Transcript Vorming stappenplan: een integraal meerjarenplan, hoe begin ik er

Een integraal beleidsplan op
lokaal niveau: hoe werkt
dat?
Dirk Meulemans
Stafmedewerker Management en Organisatie
Inleiding
• VVSG – aanbod: BBC, beleidsplanning,
participatie, interne analyse
• Vorming “Stappenplan” – 2-daagse
• Knippen en plakken
• Vertrekpunt: van planningsverantwoordelijke in
een “gemiddeld” bestuur Dirksland
• Praktische invalshoek / beperkte theorie
• Terminologie
• Zorg voor een gemeenschappelijk begrippenkader in
het bestuur
2 - VVSG - Vorming Vlaanderen
8/04/2015
• ENKELE BASISBEGRIPPEN
• INTEGRAAL WERKEN EN PLANNEN
• BELEIDSPLAN
• TIMING
• WERKVELD / TRANSACTIEVELD
• MATRIXMODEL
• PARTICIPATIE
3 - VVSG - Vorming Vlaanderen
4 - VVSG - Vorming Vlaanderen
JONGEREN
SENIOREN
MOBILITEIT
WERKEN
WONEN
CULTUUR
Verkokering
Inclusief werken / procesmatige integratie
5 - VVSG - Vorming Vlaanderen
VEILIGHEID
WELZIJN
MOBILITEIT
WERKEN
ALLOCHTONEN
WONEN
JONGEREN
CULTUUR
SENIOREN
Integraal werken / inhoudelijke integratie
6 - VVSG - Vorming Vlaanderen
VEILIGHEID
WELZIJN
MOBILITEIT
ALLOCHTONEN
WERKEN
JONGEREN
WONEN
SENIOREN
CULTUUR
GEMEENSCHAPPELIJKE DOELSTELLINGEN
• ENKELE BASISBEGRIPPEN
• INTEGRAAL WERKEN EN PLANNEN
• BELEIDSPLAN
• TIMING
• WERKVELD / TRANSACTIEVELD
• MATRIXMODEL
• PARTICIPATIE
7 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Beleidscyclus
Planning
Bijsturing
Uitvoering
Evaluatie
8 - VVSG - Vorming Vlaanderen
ANALYSE
BELEIDSBEPALING
Planning
ACTIEPLANNING
Bijsturing
Uitvoering
Evaluatie
9 - VVSG - Vorming Vlaanderen
deelanalyses
WESPENTAILLEMODEL
ANALYSE
integratie van de analyse
visie
BELEIDSBEPALING
missie
concretisering van visie en
missie in doelstellingen
ACTIEPLANNING
10 - VVSG - Vorming Vlaanderen
middelen, activiteiten,
prestaties
Wat doen we bij planning?
HUIDIGE SITUATIE
 BELEID: nu
EXTERNE
ONTWIKKELINGEN
GEWENSTE SITUATIE =
VISIE
TOEKOMSTIGE
SITUATIE
KLOOF?
MISSIE
DOELSTELLINGEN
ACTIES
11 - VVSG - Dirk
Vorming
Meulemans
Vlaanderen
- Vorming Stappenplan
Verhouding beleidsplan en beleid
BEWUST BELEID
BELEIDSPLAN
GEREALISEERD
BELEID
NIET-GEREALISEERD
BELEID
SPONTAAN BELEID
12 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Wat betekent dit model? (1)
• Gerealiseerd beleid = bewust beleid + spontaan
beleid
• Bewust = gepland + uitgevoerd
• Beleidsplan is geen keurslijf - neemt de flexibiliteit niet
weg
• BBC  herzieningsprocedure
• Het overgrote deel van het gerealiseerd beleid
moet gepland beleid zijn
• Slechts een klein deel van het gepland beleid
mag tot niet-realisatie leiden
13 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Wat betekent dit model? (2)
• Spontaan beleid is vaak geen strategisch beleid
• Kunnen we het spontaan beleid een plaats geven
binnen ons gepland beleid?
• Oorzaken van spontaan beleid
•
•
•
•
Nieuwe maatschappelijke ontwikkelingen
Verplicht / opgelegd beleid
Een opportuniteit
Politieke oorzaak
14 - VVSG - Vorming Vlaanderen
2.4 Timing
• Start zo snel mogelijk
• 2012: analyse afwerken
ANALYSE
• Knelpunt van de participatie
•
1e
kwartaal 2013: beleidsbepaling
• 2e & 3e kwartaal 2013:
actieplanning en eindredactie
• 3e & 4e kwartaal 2013: budget 2014
15 - VVSG - Vorming Vlaanderen
BELEIDSBEPALING
ACTIEPLANNING
• ENKELE BASISBEGRIPPEN
• INTEGRAAL WERKEN EN PLANNEN
• BELEIDSPLAN
• TIMING
• WERKVELD / TRANSACTIEVELD
• MATRIXMODEL
• PARTICIPATIE
16 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Werkveld / transactieveld (1)
vraag
burgers
aanbod
actoren
gemeente
context
17 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Werkveld / Transactieveld (2)
• = plaats waar vraag en aanbod naar bepaalde
vormen van individuele en collectieve
dienstverlening op elkaar worden afgestemd
• Cultuur, wonen, werken, veiligheid, zorg,….
• Op hoeveel werkvelden is een lokaal bestuur
actief?
• Wijzigende actoren
• Actoren uit dezelfde familie
• Zelfde vraagzijde
18 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Werkveld / transactieveld (3)
• Segmentatie van burgers en grondgebied
• Socio-economisch / persoonsgebonden kenmerken =
doelgroepenbeleid
• Geografisch: gebiedsgerichte werking
19 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Matrixbenadering
WV
Bevolking
- doelgroep 1
- doelgroep 2
Grondgebied
- deel grondgebied 1
- deel grondgebied 2
20 - VVSG - Vorming Vlaanderen
WV
WV
WV
WV
• ENKELE BASISBEGRIPPEN
• INTEGRAAL WERKEN EN PLANNEN
• BELEIDSPLAN
• TIMING
• WERKVELD / TRANSACTIEVELD
• MATRIXMODEL
• PARTICIPATIE
21 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Participatie (1)
• Basis: Gemeentedecreet en OCMW-decreet
• “… neemt initiatieven om de betrokkenheid en de
inspraak van de burgers of van de doelgroepen te
verzekeren bij de beleidsvoorbereiding, bij de
uitwerking van de …dienstverlening en bij de evaluatie
ervan”.
samenloop van participatie en beleidsplanning
22 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Participatie (2)
• Integrale participatie
• Ter ondersteuning van een integraal planningstraject
• Burgers niet gehinderd door bestuurlijke indeling
• Mogelijkheid tot integraal burgerperspectief
• Advies over prioriteiten
• Clash van participatietrajecten
• Problematiek van de “gelovigen”
23 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Participatie (3)
• Bedenkingen bij het huidig systeem
• Representativiteit
• Voorwaarden voor deelname
• Plaats van de vereniging: burger of actor?
• Plaats van niet-gebruikers
• Sturing van de participatie
24 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Participatie (4)
• Wanneer?
• Planning:
• Analyse: ja
• Beleidsbepaling: in principe neen
• Actieplanning: nut?
• Beleidsuitvoering: ja
ANALYSE
BELEIDSBEPALING
Planning
ACTIEPLANNING
Bijsturing
Uitvoering
Evaluatie
25 - VVSG - Vorming Vlaanderen
• PLANNINGSCYCLUS
•
•
•
•
26 - VVSG - Vorming Vlaanderen
GEMEENTE & OCMW
ANALYSE
BELEIDSBEPALING
ACTIEPLANNING
Gemeente en OCMW: samen plannen?
• Gezamenlijke planningservaring in het kader van
Lokaal Sociaal Beleid
• Moeten gemeente en OCMW samen plannen?
• Werkvelden waarop beiden actief zijn
• Beleid mikt op dezelfde burgers en hetzelfde
grondgebied
• De noodzaak aan integratie
• Gezamenlijke participatie
• Gezamenlijke doelstellingen / acties
• Poolen van coördinatiemogelijkheden
• Stap 0 : beslissing
27 - VVSG - Vorming Vlaanderen
WESPENTAILLEMODEL
ANALYSE
BELEIDSBEPALING
ACTIEPLANNING
28 - VVSG - Vorming Vlaanderen
ALGEMENE CONTEXT
Deelanalyse per WV (per DG)
(Deel)analyse
Geïntegreerde analyse:
belangrijkste sterken, zwakten, kansen en bedreigingen
29 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Deelproces “algemene context”
• Algemene gegevens die van belang zijn voor de
analyse
• Praktische afspraken over het opzoeken en ter
beschikking stellen van die gegevens
30 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Deelproces “algemene context”
• DESTEP = methodiek om externe ontwikkelingen
te structureren
•
•
•
•
•
•
Demografisch
Economisch
Sociaal
Technologisch
Ecologisch
Politiek-bestuurlijk
31 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Succesvol inspelen op je omgeving
Scenario 1: de matrixstructuur (1)
RAAD
BELEIDSGROEP
COÖRDINATIEGROEP
DGV
32 - VVSG - Vorming Vlaanderen
WVV
IAV
Scenario 1: de matrixstructuur (2)
• Werkveldverantwoordelijke (WVV)
• Staat in voor de inhoudelijke analyse van een werkveld
• Staat in voor de participatie aan actorzijde
• Doelgroep / Deelgebied-verantwoordelijke (DGV)
• Staat in voor de communicatie van, naar en over een
doelgroep of deel van het grondgebied (DGV)
• Staat in voor de participatie aan vraagzijde
• Verantwoordelijke voor de interne analyse (IAV)
• staat in voor de analyse van het bestuur als organisatie
33 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Scenario 1: de matrixstructuur
Scenario 1: de matrixstructuur (3)
• Coördinatiegroep
• = ambtelijke werkgroep
• staat voor de inhoudelijke en procesmatige integratie
van planningstraject
• Beleidsgroep
• toetsing / terugkoppeling naar het politieke niveau
• Gemengde samenstelling
• Politiek en ambtelijk….
34 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Scenario 1: de matrixstructuur
Integratie werkveldanalyse – participatie
Verfijning,
verdieping en
objectivering
Basisanalyse
DGV
35 - VVSG - Vorming Vlaanderen
WVV
Eerste
analyserapport
Participatie
burgers
Participatie
actoren
Tweede
analyserapport
Lacunes
burgers
Lacunes
actoren
Derde
analyserapport
Scenario 2: de vaste basisgroep (1)
Raad
Basisgroep
Deskundigen
36 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Scenario 2: de vaste basisgroep (2)
• Basisgroep
• Maakt analyse van alle werkvelden
• Coördineren de analyse
• Leden = ambtenaren van het lokaal bestuur
• Ifv het werkveld wordt de basisgroep uitgebreid
met
•
•
•
•
Interne mensen
Externe deskundigen
Actoren
Burgers/gebruikers
VVSG - Vorming
37 Vlaanderen
Scenario 1bis
• Systeem van vaste werkgroepen toepassen op
clusters van werkvelden
Grondgebiedszaken
Interne
analyse
gemeente
38 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Vrije tijd en
verenigingen
Welzijn en
zorg
Interne
analyse
ocmw
Scenario 3: bovenlokaal werken (1)
LOKAAL
BESTUUR
LOKAAL
BESTUUR
LOKAAL
BESTUUR
LOKAAL
BESTUUR
GEZAMENLIJKE BASISANALYSE
LOKAAL
TOETS
39 - VVSG - Vorming Vlaanderen
LOKAAL
TOETS
LOKAAL
TOETS
LOKAAL
TOETS
Scenario 3: bovenlokaal overleg (2)
• Gemeenten met een gelijkaardig profiel
• Ad hoc
• Voor één of meerdere werkvelden
• Aansluitend op bestaande samenwerkings- en
overlegvormen
• Belang van de vertaling naar de gemeente
• Ook mogelijk bovenlokale participatie
40 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Deelproces “Geïntegreerde analyse”
• = vaststellen van de belangrijkste
maatschappelijke uitdagingen als basis voor het
beleid voor de komende jaren
• Conceptueel: afgebakende fase
• Praktijk: samenvallend met de beleidsbepaling en
de zwaartepunten in de actieplanning
• Inbreng vanuit de administratie?
• Sterkte van het MAT
• Politiek aanvaard?
41 - VVSG - Vorming Vlaanderen
WESPENTAILLEMODEL
ANALYSE
BELEIDSBEPALING
ACTIEPLANNING
42 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Factoren in de beleidsbepaling
•
•
•
•
Wettelijk: kader / opdracht
Belangen: algemeen belang, belangengroepen, doelgroepen, zuilen...
Maatschappelijke problematiek (urgent, zwaar…)
Actiemogelijkheden van het lokaal bestuur (actor, regisseur,
netwerkcoördinator…)
•
•
•
•
•
•
•
Middelen
Politieke visie
Het schepenmodel
Het lokaal bestuur als politiek systeem (ambtenaren en mandatarissen)
De verkiezingsprogramma's / verkiezingsbeloften
Innovatiegerichtheid van de organisatie / cultuur / structuur
……
43 - VVSG - Vorming Vlaanderen
WESPENTAILLEMODEL
ANALYSE
ADVIESRUIMTE
BELEIDSBEPALING
ACTIEPLANNING
44 - VVSG - Vorming Vlaanderen
De cirkels
• Buitenste cirkel = fase van beleidsbepaling
• Vaste grootte
• Binnenste cirkel = voorbehouden domein van de
mandatarissen
• Variabele grootte
• Daartussen = adviesruimte
• In welke mate is er ruimte voor advies van ambtenaren
/ anderen?
• Herhaling van het systeem op het politieke niveau
45 - VVSG - Vorming Vlaanderen
De lijntjes
• In welke mate werken we verkokerd of
geïntegreerd?
• Een vorm van afstemming is nodig
• Middelen  verkokering
• Acties en output  inclusief
• Maatschappelijke noden  integraal beleid
46 - VVSG - Vorming Vlaanderen
WESPENTAILLEMODEL
ANALYSE
INTEGRAAL
BELEIDSBEPALING
INCLUSIEF
ACTIEPLANNING
VERKOKERD
47 - VVSG - Vorming Vlaanderen
WESPENTAILLEMODEL
ANALYSE
BELEIDSBEPALING
ACTIEPLANNING
48 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Wat bespreken we?
• Werkveld en doelstellingen
• Actiemogelijkheden van het lokaal bestuur
• doorzettingsmacht
• Invulling van een beleidsplan / strategische nota
• Projectstructuur en Procedure
49 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Werkveld, doelstellingen en acties
Doelstellingen
actoren
vraag
aanbod
coördinatierol
burgers
actorrol
gemeente
50 - VVSG -
Vorming Vlaanderen
De klassieke terminologie
VISIE
Wettelijke
opdracht
MISSIE
STRATEGISCHE
DOELSTELLINGEN
OPERATIONELE
DOELSTELLINGEN
ACTOR
51 - VVSG - Vorming Vlaanderen
COÖRDINATIE
De klassieke terminologie
• Visie = de gewenste toekomstige situatie
• Op werkveldniveau (?)
• Geconcretiseerd in strategische doelstellingen
• Meestal uitgedrukt in effecten
• Op lange termijn
• Geconcretiseerd in operationele doelstellingen
• Uitgedrukt in effecten (output) / concreter
• = middel om de strategische doelstellingen te realiseren
• Korte termijn – legislatuur – politieke verantwoordelijkheid
• Missie = onze bijdrage in de realisatie van de
visie
52 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Actiemogelijkheden op werkveldniveau
• Doelstellingen op het niveau werkveld  gaat
over regie, coördinatie, afstemming, …..
• Veel gebruikte termen  vaak verschillende betekenis
• Als lokaal bestuur werk je meer en meer in een
werkveld samen andere actoren
• Begrip “doorzettingsmacht” geeft inzicht in de
actiemogelijkheden van het lokaal bestuur
53 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Het begrip “doorzettingsmacht” (1)

= de mogelijkheid van het lokaal bestuur om
eenzijdig medewerking van andere partijen af te
dwingen


ongeacht hun hindermacht
Lijn gaat van geringe tot grote doorzettingsmacht
54 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Het begrip “doorzettingsmacht” (2)
• gering:
• weinig (geen) mogelijkheden om andere partijen te
dwingen om de visie te realiseren.
• samenwerking op basis van vrijwilligheid
/onderhandelingen
• netwerkmodel - netwerkcoördinator
• groot:
• het bestuur kan andere partijen zijn wil opleggen
• ongeacht of ze wel of niet beschikken over hindermacht
• regiemodel - regisseur
55 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Graden van doorzettingsmacht (1)
NETWERKMODEL
REGIEMODEL
Doorzettingsmacht
GROOT
GERING
Werkveldsturing
Communicatief
– rationeel
56 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Financieel Juridisch
Graden van doorzettingsmacht (2)

juridische doorzettingsmacht




wettelijke of reglementaire basis
verplichtingen opgelegd aan derden
eventueel sancties
financiële doorzettingsmacht

als het lokaal bestuur wezenlijke financiële stromen
naar de actoren kan controleren of beïnvloeden


zelf al dan niet toekennen
adviesrecht
57 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Graden van doorzettingsmacht (3)
• werkveldsturing
• aanbodzijde
• inkoopmacht
• actorrol
• vraagzijde
• beïnvloeding van het gedrag van burgers
• marktmechanisme
• Markttransparantie / marktinformatie
• rationeel-communicatief
• overtuigen en motiveren
58 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Actiemogelijkheden lokaal bestuur (1)
• ACTOR
• het bestuur doet een actie volledig in eigen beheer:
operationele actie
• Volle politieke verantwoordelijkheid
• het bestuur doet een actie volledig in eigen beheer op
voorwaarde dat bepaalde randvoorwaarden
gerealiseerd worden: voorwaardelijke operationele
actie
• Monitoring van de randvoorwaarden
• Karakter van de doelstelling kan veranderen
59 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Actiemogelijkheden lokaal bestuur (2)
• Coördinatie
• Aanbodzijde
• Vraagzijde
• Marktmechanisme
REGIE
NETWERKCOÖRDINATIE
Coördinatieacties
• Juridische doorzettingsmacht
• Financiële doorzettingsmacht
• Werkveldsturing:
• Communicatief-rationele instrumenten
Van resultaatsverantwoordelijkheid tot
procesverantwoordelijkheid
60 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Actiemogelijkheden lokaal bestuur (3)
• Netwerkverkenning
• Onderzoek bij andere actoren of er bereidheid is om
aan een gezamenlijke doelstelling/effect te werken.
• haalbaarheidsstudie
• Vrij initiatief van andere actoren – geen rol voor
het lokaal bestuur
• Verbod
61 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Strategische meerjarenplanning in BBC
• Strategische nota
• beschrijft de prioritaire beleidsdoelstellingen
Art. 1
19° prioritaire beleidsdoelstelling: beleidsdoelstelling waarover expliciet
gerapporteerd wordt in de beleidsrapporten;
• Financiële nota
• het financiële doelstellingenplan;
• de staat van het financiële evenwicht.
62 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Beleidsdoelstelling
Art. 6. Elke beleidsdoelstelling bestaat uit:
1° een specifieke omschrijving van het vooropgestelde resultaat of
eventueel van het vooropgestelde effect dat de raad wil bereiken voor het
extern of intern te voeren beleid. In de mate van het mogelijke en het
nuttige wordt dat resultaat of dat effect meetbaar gemaakt;
2° een of meer actieplannen die ondernomen zullen worden voor de
realisatie van de beleidsdoelstelling. In elk actieplan wordt de
realisatietermijn aangegeven;
3° de raming van de ontvangsten en uitgaven per jaar waarop de
beleidsdoelstelling betrekking heeft.
63 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Invulling beleidsplan
• Twee opties:
• Alles in doelstellingen
• Beperkt aantal doelstellingen
• Leesbare, overzichtelijke, gestructureerde, niet al
te lange strategische nota met zo weinig mogelijk
jargon
• Bredere invulling van de strategische nota
• Beperkt aantal doelstellingen en acties
• Beleidsplan ≠ beheersplan
• Het huidig beleid een plaats geven
64 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Hoe beperk ik doelstellingen en acties?
• Denken in niveaus
• Going concern: niet vertaald in doelstellingen
• Huidige dienstverlening/beleid: wel beschrijven in de
strategische nota
• Wel budget voorzien
• E&E: (kleine) acties en projecten ter verbetering van de
effectiviteit en efficiëntie van de organisatie
•
•
•
•
Geen doelstellingen – wel budget voorzien
Gevolg van de analyse – veel ideeën voor verbetering
Een inventaris aanleggen? – opnemen in de toelichting?
Aanwenden in de budgetcyclus
• Beleidsfocus: waar gaan we voor in de legislatuur?
• uitwerken in operationele doelstellingen
65 - VVSG - Vorming Vlaanderen
VISIE
Wettelijke
opdracht
MISSIE
[SD]
HUIDIG
BELEID
Prioritaire BD
BELEIDSFOCUS
OD
ACTOR
COÖRDINATIE
Actieplannen
GOING CONCERN
OVERIG BELEID
66 - VVSG - Vorming Vlaanderen
ACTOR
COÖRDINATIE
OA
VW OA
CA
NWVK
Projectstructuur (tijdens de actieplanning)
RAAD
BELEIDSGROEP
COÖRDINATIEGROEP
VERANTWOORDELIJKE
DOELSTELLING (DV)
VERANTWOORDELIJKE
ACTIEPLAN (APV)
67 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Aandachtspunten in de procedure (1)
• Onderscheid tussen de drie niveaus
• Actieplan
• Doelstelling
• Alle doelstellingen samen
• Welk actieplan valt onder een doelstelling?
• Bewuste beslissing
• Collectieve beslissing
• Coherentie van het plan
68 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Aandachtspunten in de procedure (2)
• Bewaken van de integrale actieplanning
• Welke dienst moet betrokken worden bij het uitwerken
van welke actie?
• Toetsen van het geheel van de actieplannen aan
de beschikbare financiële en organisatorische
ruimte
69 - VVSG - Vorming Vlaanderen
Vragen?
Dirk Meulemans
02/211.55.87
[email protected]
70 -