Transcript Materi_Presentasi_NC..

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
BKN
KNOWMENT AIE
Information Technology
National Civil Service Information System
(NCSIS)
PENGENALAN APLIKASI SAPK
Training NCSIS Application
NCSIS
Agenda Pelatihan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
NCSIS Project Snapshot & Program Sosialisasi
SAPK: Pengenalan
SAPK: Pengadaan
SAPK: KP
SAPK: Pensiun
Mekanisme Peremajaan (Update) Data, Kontrol & Supervisi
Aplikasi HRMA:Unit Organisasi & Formasi
NCSIS
1. NCSIS Project Snapshot & Program
Pelatihan
•Misi dan Visi NCSIS
•Tujuan dan Manfaat Training NCSIS
•Ruang Lingkup Proyek NCSIS
•Aplikasi-aplikasi NCSIS
•Program Workshop Pelatihan
NCSIS
Visi dan Misi NCSIS
Visi Proyek
• Kontribusi BKN pada strategi Good Governance dengan peran serta
aktif dalam Program Reformasi Pemerintah, Manajemen
Perencanaan SDM, Manajemen & Pembangunan yang efisien, efektif,
transparan dan dapat diandalkan.
Misi Proyek
• Membangun sistem informasi manajemen terpadu mencakup semua
area fungsional di BKN dan modul pertukaran data yang diperlukan
dengan stakeholder terkait.
• Mengimplementasikan
secara menyeluruh Rantai Strategi
Manejemen, mencakup semua faktor (kepemimpinan, onganisasi,
proses bisnis, keterlibatan pengguna, dan alih pengetahuan)
• Memastikan Pembangunan Kemampuan institusi melalui Program
Pelatihan yang menyeluruh dan strategi alih teknologi yang realistis
NCSIS
Ruang Lingkup Proyek NCSIS
Fokus Area
•
•
•
•
•
•
Infrastruktur
Aplikasi
Implementasi
Pelatihan
Sosialisasi
Fungsi Pengamanan
Lokasi Proyek
• BKN Pusat
• 12 Kantor Regional
NCSIS
Aplikasi-aplikasi NCSIS
Penjelasan Singkat
• SAPK
• Sistem aplikasi pelayanan terdiri dari modul Pengadaan, KP, Pensiun, Mutasi, Kontrol &
Supervisi dan Pension Data Management
• HRMA
• Aplikasi yang akan menyediakan laporan, analisis, dan pemantauan perangkat lunak terpadu
untuk membantu BKN membuat keputusan yang lebih baik dalam Manajemen SDM. Terdiri dari
modul Position Inventory, Formasi, Performance Management dan Welfare & Remuneration.
• Interface with Stakeholder
• Modul yang menghubungkan aplikasi dan database BKN dengan Stakeholder , seperti TASPEN,
ASKES, BAPERTARUM.
• Export Module with BKD, Kanreg, Instansi
• Modul ini akan menangani mekanisme export informasi dari BKN Pusat ke Kanreg dan BKD.
• Enhancement Portal BKN
• Redesign Portal BKN dan Kanreg dan penambahan fitur-fitur baru.
• Document Management System
• Aplikasi yang menangani dokumentasi dan informasi BKN. Terdiri dari Sistem Manajemen
Dokumen C/PNS terdiri dari Modul Manajemen Dokumen Elektronik, Kontrol Arsip, Peranan
Pengguna, Mail Tracking System
• BKN Internal Management Functions
• Aplikasi untuk kebutuhan Manajemen BKN terdiri dari Modul Manajemen Aset dan Presence
Control System.
• EIS & DSS
• Sistem Informasi Manajemen untuk eksekutif senior dalam membantu proses pengambilan
keputusan.
• Helpdesk & Monitoring System
• Sistem untuk memonitoring kinerja jaringan dan komponennya secara terus menerus, sehingga
apabila terjadi masalah dapat segera terdeteksi dan diperbaiki.
NCSIS
Penggunaan Aplikasi NCSIS
BKN Pusat
• Semua
BKN Kanreg
• SAPK (Pengadaan, KP, Pensiun, Peremajaan Data,
Control & Supervision)
• HRMA (Unor)
• Portal
• Document Management System
• Internal Management Functions
• EIS & DSS
• Helpdesk & Monitoring
BKD/Instansi
• SAPK (Pengadaan, KP, Pensiun, Peremajaan Data)
• HRMA (Unor, Formasi)
• Portal
NCSIS
2. SAPK: Pengenalan
•Ruang Lingkup SAPK
•Fungsi-fungsi Utama SAPK
•Fitur-fitur Baru SAPK
NCSIS
Ruang Lingkup SAPK
Terdapat 6(enam) modul utama yang dikembangkan dalam Sistem
Aplikasi Pelayanan:
SISTEM APLIKASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN
PELAYANAN
PENGADAAN
PELAYANAN
KP
PELAYANAN
PENSIUN
PEREMAJAAN
DATA
CONTROL &
SUPERVISION
PENSIUN DATA
MANAJEMEN
ADMINISTRATION APPLICATION
NCSIS
Fungsi-fungsi utama SAPK
Pelayanan Pengadaan
• Pengadaan/penerimaan CPNS
• Pusat & Kanreg
• Honorer, Sekdes
• Perhitungan Masa Kerja Bawaan
• Pembuatan NP (NIP baru)
• Pembuatan SPMT (Surat Perintah Menjalankan Tugas)
• Pembuatan SK
• Periksa Status per Berkas/Usul/Instansi
Pelayanan KP
• KP s/d IIId
• KP IIId s/d IVb
• KP > IVb
• Pusat & Kanreg
• Jenis KP sesuai dengan eligibilitasnya
• Pembuatan SK
• Periksa Status per Berkas/Usul/Instansi
NCSIS
Fungsi-fungsi utama SAPK
Pelayanan Pensiun
• Pensiun s/d IVb
• Pensiun > IVb
• Pusat & Kanreg
• Pensiun KPP
• Pensiun Anumerta
• Pensiun APS
• Periksa Status per Berkas/Usul/Instansi
Peremajaan Data
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Pindah Instansi
Peninjauan Masa Kerja
DPB, DPK
Update informasi Keluarga C/PNS
CPNS menjadi PNS (umum & >2thn)
Riwayat KP, Golru, Jabatan
DikLat dan Sertifikasi
Status dan Kedudukan
Hukuman dan Penghargaan
Alih Status
NCSIS
Fungsi-fungsi utama SAPK
Kontrol & Supervisi
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Log perubahan data sensitif
Workload by profile
Dokumen yang dibuat instansi
Dokumen yang dicetak
Status & Tracking berkas
Riwayat perubahan
Berkas BTL & TMS
CLTN belum kembali
CPNS belum diangkat
Pension Data Management
•
•
•
•
•
Aktifitas InPassing
Janda/Duda PN
Update informasi Ahli Waris & Janda/Duda
Tracking & Riwayat
Rekapitulasi
NCSIS
Fitur-fitur Baru SAPK
1
Manajemen Tugas & Berkas
• Berkas dibagi berdasar pelayanan (Pengadaan, KP dan Pensiun).
• Workflow manager, untuk fleksibilitas, pengubahan aktifitas pada alur kerja
apabila terjadi perubahan regulasi.
• Berkas dapat dilacak dan ditampilkan status dan riwayatnya
• Semua informasi terkait dapat saling terhubung. Contoh dapat melihat riwayat KP,
jabatan, golru apabila dibutuhkan dalam sebuah proses KP.
• Workload tugas dapat diatur sesuai dengan profil, area kerja dan variabel
lainnya. Mekanisme pengaturan workload ini membuat pembagian beban kerja
lebih merata
• Kalkulasi, kinerja dan statistik Tugas dan Berkas
• Memungkinkan BKD/Instansi untuk memuktahirkan semua data yang diperlukan
termasuk informasi C/PNS
NCSIS
Fitur-fitur Baru SAPK
3
Pembuatan Konsep otomatis di KP dan Pensiun
• Aktifitas pembuatan konsep otomatis pada pelayanan KP dan
Pensiun, sesuai dengan jenis KP dan Pensiun.
• Manual override memungkinkan, aplikasi akan memberikan advise.
Otorisasi lebih tinggi diperlukan.
• Eskalasi ke profil atau aktifitas yang telah ditentukan apabila ada
pengecualian.
NCSIS
Fitur-fitur Baru SAPK
5
Penjadwalan, pesan, penomoran otomatis
• Jadwal otomatis yang dapat diatur untuk aktifitas Pengadaan,
KP, Pensiun. Jadwal dapat disimpan di database.
• Penjadwalan dan reminder otomatis untuk berkas sehubungan
dengan Status dan Kedudukan (CLTN dan Kembali, Hukuman,
Pembebasan Jabatan).
• Pembuatan nomor dan template otomatis untuk pembuatan
surat. Dapat diatur sesuai kebutuhan.
NCSIS
Fitur-fitur Baru SAPK
6
Manajemen Keamanan & Audit Log
• Pengaturan hak, tugas dan tanggung jawab, akses via Profile
Management.
• Otorisasi berjenjang untuk hal penting, atau pengecualian.
• Mekanisme strong-typed password, time-expiration dan
automatic log-off.
• Modifikasi informasi penting dicatat dalam log.
• Laporan summary dan performance
• Transmisi Data secara aman melalui mekanisme SSL pada
komunikasi internet.
NCSIS
Fitur-fitur Baru SAPK
7
Pencetakan & Dokumen Elektronis
• Semua dokumentasi dicetak secara elektronis. Pencetakan fisik tetap
bisa dilakukan.
• Pencatatan Pencetakan: aplikasi mencatat surat-surat penting yang
telah dicetak, siapa, kapan dan berapa kali. Hal ini untuk pengawasan
dan audit.
• Preview dokumen penting sebelum dicetak.
• Penyeragaman dan simplifikasi surat yang sering dicetak.
• Template dan penomoran otomatis. Dapat dimodifikasi sesuai
kebutuhan.
• Tipe surat yang sering dicetak dapat disimpan konten-nya ke dalam
database.
NCSIS
Fitur-fitur Baru SAPK
8
Integrasi dengan DMS
• Dokumen yang wajib, apabila diperiksa oleh aplikasi belum ada file
elektronis-nya dapat dihubungkan langsung dengan modul Document
Management System untuk di-scan.
• Alur kerja dari semua Pelayanan akan menyertakan aktifitas ini.
Dokumen dapat di-scan BKD/Instansi atau di Pusat tergantung
ketersediaan scanner.
• Dokumen dapat diambil dari DMS oleh aplikasi ketika dibutuhkan.
NCSIS
Fitur-fitur Baru SAPK
9
Integrasi dengan Portal
• Periksa status, kelengkapan dokumentasi pelayanan
Pengadaan, KP dan Pensiun via Portal.
• Update informasi terbatas PNS via Portal.
• Simulasi KP dan Pensiun via Portal.
• Mengunduh (download) form, dokumen yang sering dipakai via
portal.
NCSIS
3. SAPK: Pengadaan
•SOP Layanan Pengadaan yang Baru secara
Umum
•Mekanisme (Baru) pada Layanan
Pengadaan.
•Praktek
NCSIS
SOP Layanan Pengadaan
SOP layanan Pengadaan yang Baru secara umum
NCSIS
SOP Layanan Pengadaan
Mekanisme (Baru) pada Layanan Pengadaan
• Nomor Agenda (masuk dan keluar) di-generate otomatis oleh sistem.
• Untuk Berkas data bermasalah, Jika berkas data bermasalah (ada
kesalahan atau kekeliruan pada berkas) dalam hal ini setelah diperiksa
oleh Tim Admin, maka berkas tersebut dikategorikan Berkas Tidak
Lengkap (BTL) dan langsung dikirim dan dilengkapi oleh BKD/Instansi
(prosedur : Perbaiki Berkas Pengadaan).
• Ada profil tambahan yang menerima dan mengunggah SK yaitu Profil
Penerimaan SK.
NCSIS
4. SAPK: Kenaikan Pangkat
•SOP Layanan KP yang Baru secara Umum
•Mekanisme (Baru) pada Layanan KP
•Praktek
NCSIS
SOP Layanan KP
SOP Layanan KP yang Baru Secara Umum
NCSIS
KP 3c kebawah dari BKD Kabupaten
SOP Layanan KP
Mekanisme (Baru) pada Layanan KP
• Nomor Agenda (masuk dan keluar) di-generate otomatis oleh sistem
• Jika berkas data bermasalah (ada kesalahan atau kekeliruan pada berkas)
dalam hal ini setelah diperiksa oleh Tim Admin, maka berkas tersebut
dikategorikan Berkas Tidak Lengkap (BTL) dan langsung dikirim dan
dilengkapi oleh BKD/Instansi (prosedur : Perbaiki Berkas KP).
• User dapat langsung melakukan update data (mutasi), sesuai dengan hak
akses yang diberikan.
• Penggunaan barcode pada SK.
• Banyak perhitungan dan pemeriksaan manual terkait seperti kalkulasi CLTN,
Hukuman, atau lainnya telah dibantu aplikasi secara otomatis
NCSIS
5. SAPK: Pensiun
•SOP Layanan Pensiun yang Baru secara
Umum
•Mekanisme (Baru) pada Layanan Pensiun
•Praktek
NCSIS
SOP Layanan Pensiun
SOP Layanan pensiun yang baru secara umum
NCSIS
Pensiun BUP 4b kebawah dari BKD Propinsi
SOP Layanan Pensiun
Mekanisme (Baru) pada Layanan Pensiun
• Nomor Agenda masuk di-generate otomatis oleh sistem.
• Untuk Golongan IV/b ke bawah, SK Pensiun dicetak oleh Tim Teknis Pensiun
• Penggunaan barcode pada SK
• Jika berkas data bermasalah (ada kesalahan atau kekeliruan pada berkas) dalam hal ini
setelah diperiksa oleh BKN, maka berkas tersebut dikategorikan Berkas Tidak Lengkap
(BTL) dan langsung dikirim dan dilengkapi oleh BKD/Instansi (prosedur : Fix Berkas
Pengadaan).
• Banyak perhitungan dan pemeriksaan manual terkait seperti kalkulasi CLTN, Hukuman,
atau lainnya telah dibantu aplikasi secara otomatis
NCSIS
6. Mekanisme Peremajaan Data
•Update/Modifikasi Data
•Prosedur Pengubahan Data
•Kontrol & Supervisi
•Praktek
NCSIS
Mekanisme Update Data
Update/Modifikasi Data pada KP dan Pensiun
• Dalam pembuatan Usul KP dan Pensiun, pengguna BKD akan diinformasikan tentang
kualitas data.
• Sistem secara otomatis akan menjalankan rangkaian validitas mengikuti regulasi BKN,
seperti tingkat pendidikan, masa kerja aktual golongan, masa kerja jabatan aktual,
golongan atasan langsung dan lainnya.
• Daftar validasi akan ditampilkan kepada pengguna, adalah tanggungjawab pengguna
untuk melanjutkan proses layanan, apabila ada ketidaksesuaian proses update bisa
dilakukan dalam modul mutasi, sehingga proses layanan tidak terganggu oleh validasivalidasi tersebut.
• Tidak semua informasi PNS dapat diubah oleh BKD, oleh karenanya ada beberapa
informasi harus diubah oleh staf BKN.
• Tim Teknis BKN akan menjalankan validasi yang sama, mereka juga mempunya
wewenang untuk mengubah informasi.
NCSIS
7. Unit Organisasi & Formasi
•Ruang Lingkup, Fungsi Utama dan Fitur
HRMA
•Praktek
NCSIS
Human Resource Management Analysis
Terdapat 4(Empat) Modul utama yang akan dikembangkan dalam aplikasi
HRM ANALYSIS.
HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
ANALYSIS
POSITION
INVENTORY
FORMASI
PERFORMANCE
MANAGEMENT
WELFARE &
REMUNERATION
STATISTICS DATA
NCSIS
Hubungan Pembinaan SDM dengan modul HRMA
NCSIS
Hubungan Antar Aplikasi NCSIS dengan HRMA
NCSIS
Modul-modul dan Informasi dari Sistem HRMA
1. Formasi
2. Position
Inventory


Data penetapan rincian formasi
Data kekuatan jumlah PNS yang ada termasuk kekurangan &
kelebihan
Data tenaga guru, kesehatan & teknis lainnya
Statistik jumlah sekola, rombel, RS di daerah




UNOR
Uraian Tugas/Tupoksi unit-unit
Peta Jabatan (termasuk jumlah & profil staf)
Data jabatan struktural, fungsional umum & tertentu


NCSIS
Modul-modul dan Informasi dari Sistem HRMA
3. Performance
Management
4. Welfare &
Remuneration



Penilaian administratif PNS
Kamus kompetensi
Profil kompetensi individu untuk bahan pertimbangan penempatan
jabatan & pangkat




Tabel gaji berkala
Bobot kerja
File perundang-undangan
Tunjangan umum PNS, Tunjangan Jabatan tertentu, Tunjangan
Struktural
Jenis tunjangan PNS
Anggaran belanja pegawai
Variabel kompetensi



NCSIS
UNOR (Unit Organisasi)
MEKANISME PADA UNIT ORGANISASI :
• Cepat Kode di-generate otomatis oleh sistem.
• User di level BKD, BKN Kanreg dan BKN Pusat dapat membuat,
mengubah, menghapus, memindahkan, dan mengganti urutan unit
organisasi.
• User dapat langsung melakukan pindah unor pns, sesuai dengan hak
akses yang diberikan.
• Untuk prosedur pembuatan unor yang akan dibuat di level Kanreg
dan level Pusat ada tambahan menu untuk memilih unor yang berada
di bawah lingkupnya masing masing, dengan fasilitas pencarian
berdasarkan nama atau kode cepat.
NCSIS
Data UNOR
Data pada tab Data Unor hanya menampilkan informasi Unor :
• Nama Unor
• Nama Jabatan
• Eselon, dan
• Kode Cepat
NCSIS
Data UNOR
Data pada tab Uraian Jabatan hanya menampilkan informasi :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Tugas Pokok
Fungsi
Ikhtisar Jabatan
Unit Kerja
Bahan Kerja
Perangkat/Alat Kerja
Hasil Kerja
Tanggung Jawab
Wewenang
Nama Jabatan yang berada dibawah jabatan ini
Korelasi Jabatan
Kondisi lingkungan kerja
Resiko Bahaya
Syarat Jabatan
Standar Prestasi Kerja
Informasi lain
NCSIS
Data UNOR
Data pada tab Kompetensi Jabatan hanya menampilkan informasi :
• Item kompetensi
• Definisi Kompetensi
• Bobot atau Level Kompetensi
NCSIS
Data UNOR
Data pada tab Kepala Unit & Staff hanya menampilkan informasi :
• Informasi yang ditampilkan untuk data kepala unit yang menduduki
jabatan tersebut antara lain :
•Nama PNS
•NIP
•Golongan
•TMT Jabatan
•Nomor SK
•Tanggal SK
• Sedangkan data informasi staf yang berada didalam unit tersebut,
informasi yang ditampilkan adalah:
•NIP Lama
•NIP Baru
•Nama
•Golongan
•Jenis Jabatan
•Nama Jabatan
•Informasi Nomor dan Tanggal SK
NCSIS
Alur Prosedur Formasi
NCSIS
Formulir Penyusunan Penetapan Formasi
Daftar Formulir untuk Instansi Daerah :
• 1.
Formulir 1, Penyusunan Bezzeting Tahun.
• 2.
Formulir 2, Pengolahan Formasi Tahun Anggaran.
• 3.
Formulir 3, Daftar Kebutuhan PNS Pusat/Daerah Menurut Jabatan Tahun Anggaran.
• 4.
Formulir 3-R, Rekapitulasi Kebutuhan PNS Pusat/Daerah Menurut Jabatan Tahun Anggaran.
• 5.
Formulir 3a, Daftar Kebutuhan Tenaga Guru TK Negeri Tahun Anggaran.
• 6.
Formulir 3b, Daftar Kebutuhan Tenaga Guru SD Negeri Tahun Anggaran.
• 7.
Formulir 3c, Daftar Kebutuhan Tenaga Guru SLTP Negeri Tahun Anggaran.
• 8.
Formulir 3c-R, Rekapitulasi Kebutuhan Tenaga Guru SLTP Negeri Tahun Anggaran.
• 9.
Formulir 3d, Daftar Kebutuhan Tenaga Guru SMU Negeri Tahun Anggaran.
• 10.
Formulir 3d-R, Rekapitulasi Kebutuhan Tenaga Guru SMU Negeri Tahun Anggaran.
• 11.
Formulir 3e, Daftar Kebutuhan Tenaga Guru SMK Negeri Tahun Anggaran.
• 12.
Formulir 4, Daftar Kebutuhan Tenaga Kesehatan Tahun Anggaran.
• 13.
Formulir 4-R, Rekapitulasi Kebutuhan Tenaga Kesehatan Tahun Anggaran.
• 14.
Formulir 5, Daftar Usul Formasi Pegawai Negeri Sipil Tahun Anggaran.
• 15.
Formulir 6, Daftar Jumlah Pegawai Yang Berhenti, Pensiun, dan Meninggal Dunia Tahun Anggaran.
• 16.
Formulir Profil Daerah (Profil Wilayah, Profil APBD, Profil Pegawai Negeri Sipil, Profil Penduduk
dan Profil Unit Organisasi Daerah).
NCSIS
Formulir Penyusunan Penetapan Formasi
Daftar Formulir untuk Instansi Pusat :
• 1.
• 2.
• 3.
• 4.
• 5.
• 6.
• 7.
• 8.
• 9.
Formulir 1, Penyusunan Bezzeting Tahun.
Formulir 2, Pengolahan Formasi Tahun Anggaran.
Formulir 3, Daftar Kebutuhan PNS Pusat/Daerah Menurut Jabatan Tahun Anggaran.
Formulir 3-R, Rekapitulasi Kebutuhan PNS Pusat/Daerah Menurut Jabatan Tahun Anggaran.
Formulir 4, Daftar Kebutuhan Tenaga Kesehatan Tahun Anggaran.
Formulir 8, Daftar Jumlah Pegawai Yang Berhenti, Pensiun Dan Meninggal Dunia Tahun Anggaran.
Formulir 5, Susunan Jabatan Utama (Golongan IV).
Formulir 6, Perwakilan RI Diluar Negeri Daftar Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil Tahun Anggaran.
Formulir 7, Perwakilan RI Diluar Negeri Daftar Kebutuhan Pegawai Lokal Staf Tahun Anggaran.
NCSIS
MONITORING STATUS FORMASI
Perubahan atau perjalanan Status pada Formasi :
•
•
•
•
•
1.
2.
3.
4.
5.
Usulan
Pertimbangan
Rincian
Validasi BKN
Pengadaan
Modul Monitoring ini adalah modul yang digunakan untuk melihat statusstatus yang telah dilewati formasi dari berbagai instansi.
NCSIS
Thank you for your attention
Terima kasih atas perhatiannya
Gracias por su atención
NCSIS