Transcript Spendanalyse

“Grip op uw inkooporganisatie”
inkoopdiagnose als tool voor inkoop 2.0
André Wolterink
5 november 2014
Inkoopdiagnose als tool voor inkoop 2.0
Wie staat er voor u?
André Wolterink
Bedrijfskundige
Inkoopadviseur
Docent Hogeschool Utrecht
PublicSoft
Inkoopdiagnose als tool voor inkoop 2.0
Agenda
Wat is een inkoopdiagnose?
Wat heb je aan een inkoopdiagnose?
Wie gebruikt een inkoopdiagnose?
Hoe voer je een inkoopdiagnose uit?
Wat zijn de problemen in de praktijk?
Welke systemen zijn beschikbaar?
Inkoopdiagnose als tool voor inkoop 2.0
Wat is een inkoopdiagnose?
“Een systematische, periodieke kwantitatieve en
eventueel kwalitatieve analyse van de
bedrijfsbrede inkoopfunctie”
≠ inkoopafdeling
Inkoopdiagnose als tool voor inkoop 2.0
Anders gezegd:
Actuele en historische managementinformatie over:




Inkoopvolume
Leveranciers
Inkooppakketten
Facturen
Zowel op organisatie- als op afdelingsniveau
Inkoopdiagnose als tool voor inkoop 2.0
Wat heb je aan een inkoopdiagnose?
0-meting in professionalisering
Control, monitoren van veranderingen
Inventariseren van risico’s
Bepalen Europese aanbestedingen
Professioneler aan tafel met uw interne klant
…..
“Een inkoopdiagnose is een vereiste om grip te krijgen op
uw inkoopfunctie”
Inkoopdiagnose als tool voor inkoop 2.0
Wat heb je aan een inkoopdiagnose?
Algemeen beleid
Inkoopbeleid
Methoden Organisatie
&
&
Procedures Personeel
Interne
klanten
Inkoopproces
Informatievoorziening
Inkoopcontrol
Leveranciersmarkt
Inkoopdiagnose als tool voor inkoop 2.0
Vragen van het CvB:
Hoe groot is ons inkoopvolume?
Hoeveel leveranciers hebben we?
Hoeveel facturen ontvangen we?
Welke afdeling koopt het meeste in?
Welk inkooppakket is het grootst?
…?
Inkoopdiagnose als tool voor inkoop 2.0
Wie kan de inkoopdiagnose gebruiken?
Inkoopcoördinator
Inkoopmanager
Categoriemanager
Budgethouder
Inkoopdiagnose als tool voor inkoop 2.0
Inkoopcoördinator
 Word professionelere gesprekspartner voor uw leveranciers
en interne klanten
 Lever actuele informatie voor budgethouders en andere
stakeholders
 Stel de juiste prioriteiten in uw inkoopactieplan en leg uw
keuzes voor op basis van concrete feiten
Inkoopdiagnose als tool voor inkoop 2.0
Inkoopmanager
 Meet en beoordeel uw inkoopresultaten aan de hand van
historische en actuele spendmanagement informatie
 Ga vanuit concrete feiten in gesprek over
professionaliseringsslagen
 Ondersteun uw inkoopteam met cijfers bij het vaststellen
van prioriteiten en behalen van doelstellingen
Inkoopdiagnose als tool voor inkoop 2.0
Categoriemanager
 Weet waar uw prioriteiten liggen bij optimaliseren van uw
inkooppakket of groep
 Analyseer trends door vergelijking van actuele spenddata
met voorafgaande perioden
 Heb inzicht wie uw belangrijkste interne klanten zijn en wat
hun inkoopvolume is bij welke leveranciers
Inkoopdiagnose als tool voor inkoop 2.0
Budgethouder
Onderbouw uw budget met cijfers bij een nieuwe budgetronde
Houd grip op uw actuele uitgaven
Gebruik de schaalvoordelen van bestaande contracten
Inkoopdiagnose als tool voor inkoop 2.0
Hoe voer je een inkoopdiagnose uit?
Downloaden crediteurenadministratie
Opschonen bestand
Toewijzen leveranciers aan inkooppakketten
inkoopsegmenten
Leveranciers
€
Afdelingen
Inkoopdiagnose als tool voor inkoop 2.0
Downloaden crediteurenadministratie
Factuurregelniveau
Boekstuknummer
Kostensoorten, kostenplaatsen
Langere periode
Inkoopdiagnose als tool voor inkoop 2.0
Opschonen bestand
Beïnvloedbaar volume
Niet beïnvloedbaar volume
•
•
•
•
BTW
Salarissen
Subsidies
Interne doorbelastingen
Inkoopdiagnose als tool voor inkoop 2.0
Toewijzen leveranciers aan inkooppakketten
Pianoo indeling
Hoofdgroepen en inkooppakketten
Koppelen aan CPV-codes
Leverancier of grootboek?
Inkoopdiagnose als tool voor inkoop 2.0
Wat zijn de problemen in de praktijk?
Garbage in garbage out
Grootboeken classificeren
……
www.publicsoft.nl
Inkoopdiagnose als tool voor inkoop 2.0
Welke systemen zijn beschikbaar?
De klassieke access/excel draaitabellen
Qlik view
Vendorlink
PublicSoft
…?
Onze oplossing: PublicSoft









Gemaakt door en voor inkopers
Gericht op de publieke sector
Webbased applicatie in beveiligde omgeving
Zuivere data: Importeren en classificeren van uw
leveranciers tot op factuurregelniveau
Zelfstandig uw spendanalyses uitvoeren
Direct vergelijken met voorgaande vijf periode(n)
Inkoopmarketing: Heldere en gestructureerde grafische
weergave van uw managementinformatie
ABC Pareto analyse, Kraljic-matrix, regionale verdeling
leveranciers
En nog veel meer….
Meer weten?
We maken graag een afspraak voor verdiepingslag
Bij uw organisatie
Ook over kwalitatieve inkoopdiagnose
Afgestemd op uw vraagstelling
Demonstratie PublicSoft
www.publicsoft.nl