Transcript Sjekklista for 13.kjøring

7. Sjekklista for 13. kjøring
Sjekkliste for 13.kjøring
• Aktivitetene skal utføres i nummerrekkefølge
2
Sjekkliste for 13. kjøring – punkt 1
• Kjøre ut oversikt over mer enn 2 år gammel restferie
• Transaksjonskode PT_QTA10
– Variant Cus&opal07
• Denne listen skal i utgangspunktet være TOM
3
Sjekkliste for 13. kjøring – punkt 2
• Kontrollere og avstemme alle refusjoner fra NAV
inneværende år
– DFØ for fullservicekunder
– Transaksjonskode PC00_M20_RMB_RECON
• Kontroller og avstem differanser der hvor man ikke
forventer inn mer penger
4
Annet vedrørende NAV
• Refusjonsavstemmingsrapporten har et kommentarfeltet
helt ut til høyre, benytt dette feltet og legge inn en kort
forklaring på hvorfor du korrigerer
• Dersom K27-rapporten ikke blir lest inn til hovedlønn
desember, skal du ikke lage manuelle posteringer til
regnskapet
• Det holder at den leses inn før 13. kjøringen
5
Sjekkliste for 13. kjøring – punkt 3
• Etter at hovedlønn har blitt overført til bank 6. desember
er det viktig å starte med å kontrollere lønns- og
trekkoppgavene
• Ifølge kjøreplan 2013 kan man starte med dette allerede
7. desember
• Et forslag på lønns- og trekkoppgaver blir da lagt ut på Opalcon
• Frist for å være ferdig med denne kontrollen er en uke før
13. kjøring (fullservice)
– Aller siste frist er 19.12.13 (når endelig kjøring starter)
• Benytt transaksjonskode PC00_M99_CWTR
• Kjør ut en oversikt over SD-koder (LT-koder) som krever
tilleggsopplysninger
6
Sjekkliste for 13.kjøring – punkt 3
• Forslaget på Opalcon skal kvalitetssikres før registreringsfristen for 13. kjøring
• Registreringsfrist:
• Aller siste frist:
16.12.13.kl 20:00
19.12.13 (NÅR ENDELIG KJØRING STARTER)
• Ønsker du å søke opp kun en person, klikk på
– Edit
– Find
– Legg inn etternavn/ansattnummer
Da vil du kommer rett inn på den personen du søkte etter, se neste
foil
7
Sjekkliste 13. kjøring – punkt 3
• Kontroller forslaget
1) Lønn (111-A)
2) Skattepl. del av ulykkesforsikringen (116-A)
3) Feriepengegrunnlaget (000)
4) Forskuddstrekk (950)
5) Fagforening (311)
6) Premie pensjonsordninger (312)
7) SD-koder m/tilleggsopplysninger
1)
2)
5)
3)
6)
7)
8
4)
YHR_OPPGPL
• Kontroll av LT-oppgaver enkeltpersoner
9
Sjekklista for 13. kjøring – punkt 3
• Mange SD-koder krever tilleggsopplysninger
• De tilleggsopplysningene som er registrert før hovedlønn desember blir
med på forslaget som DFØ legger ut på Opalcon 7. desember. Om
dette ikke er gjort må:
• Basis- og delservicekunder selv rette eventuelle feil/mangler
• IT0014 Faste tillegg/trekk
• IT0015 Variable tillegg/trekk
• IT0419 Tilleggsinfo ved Lønns- og trekkoppgaver
• Fullservicekunder fylle ut og sende DFØ blankettene
•
•
90 Tilleggsopplysninger til lønns- og trekkoppgaven
91 EK-tjenester
10
Sjekklista for 13. kjøring – punkt 3
• Transaksjonskode PC00_M99_CTWR
– Variant Cus&opal9A
• Viser «alle» lønnarter som krever tilleggsopplysninger
– Variant Cus&opal84 – 95 og 98
• Viser tilleggsopplysninger L/T - oppgaver
– Variant Cus&opal1A
• Viser opplysninger for oppgave til ansatte på Jan Mayen
• Rapportene sjekkes, eventuelle feil/mangler av
tilleggsopplysninger registreres i IT0419
• Disse rapportene legges ut på Opalcon for fullservicekunder
11
Kontroller balansekonti vedr. lønn
• Samarbeid gjerne med en regnskapsmedarbeider og
kontroller konti i regnskapet for:
•
•
•
•
Negativ netto/lønn
Tilbakebetalt lønn
Tilbakeholdt lønn
Manuell utbetalt lønn
• Lag spørringer fra periode 201300 – 201312 – om mulig
med brudd pr. ansattnummer – og følg opp samtlige
uoppgjorte beløp!
• Sjekk gjerne også andre aktuelle konti – f.eks.:
Lønnsforskudd, Reiseforskudd og ikke minst Feilkonto
12
Kontroller feilkontoen – eks. Agresso
Få gjerne med deg en regnskapsmedarbeider og
kontroller feilkontoen pr. dags dato. Er alt oppgjort, skal
denne aggregerte spørringen resultere i bare nuller
13
Kontroller YHR_OPPGPL i SAP
1. Kjør først YHR_OPPGPL uten å velge variant:
Kontroller SD-kode 950 Forskuddstrekk – at det ikke er
oppført ørebeløp
(Ingen stor feil – men ser dumt ut og må gjøres rede for)
14
Kontroller YHR_OPPGPL i SAP
2. Deretter velg oppsett /CUSOPAL01
Kikk igjennom de
lønnartene som er
brukt - er de
logiske for din
etat?
15
Kontroller YHR_OPPGPL i SAP
3. Velg deretter oppsett /CUSOPAL03
• Sjekk at pensjonstrekket er kodet enten med innbetaling
eller uten innbetaling
(Nesten alle etater har kun en av delene, men det er fort
gjort å velge feil lønnart)
16
Sett noe mistenkelig?
• Detaljene (ansattnummer) finner du ved å kjøre en egen
lønnartrapport, PC00_M99_CWTR
• Lurt å bruke variant CUS&OPAL 82 som utgangspunkt
• Bytt ut lønnart «OREF» med den du ønsker å se detaljer for
• Leter du f.eks. etter ørebeløp på skattetrekket, legg inn
lønnartene 8006, 8007 og 5590 (Feilen skyldes manuell
registrering) og finn den aktuelle registreringen
• Evt. feil korrigeres ved å finne den/de aktuelle postene
på den ansatte
• Bytt til riktig lønnart eller evt. korrigere beløp (skatt)
17
YHR_OPPGAVEPL
• Mappekortet «Koder med feil» viser negative SD-koder
– Se eventuell liste på Opalcon
– Kjør YHR_OPPGPL for hele inneværende år
– «Koder med feil» må rettes før kontrollperioden til 13.
kjøringen er over
• Mappekortet «Utelatte kod.» viser ansatte som har hatt
utbetalinger på mindre enn kr 1 000
18
Sjekkliste for 13. kjøring – punkt 6
• Negative SD-koder må rettes
– DFØ gjør dette for fullservicekunder, men DFØ må ofte vite litt
om sammenhengen
• Benytt transaksjonskode PA30
– Eventuelle feil rettes
– Tilbakeføring av lønn fra foregående år nullstilles ved
akkumulatorlønnart/endringsoppgave (kommer tilbake til dette)
19
Når du har personer med spesiell avlønning
• Kjør YHR_OPPGPL for hvert enkelt ansattnummer for
personer med:
•
•
•
•
•
Svalbardlønn (SD-kode 913A)
Lønn på Jan Mayen (SD-kode 914A)
Arbeidsmarkedstiltak (SD-kode 141A)
Arbeid utført i utlandet (SD-kode 113A)
Arbeid i utlandet utført for den norske stat (SD-kode 127A)
• Du finner personene ved å kjøre egenkomponert lønnartrapport på
aktuelle lønnarter – Jfr. YHR_OPPGPL kjørt samlet på etaten
• Vær på spesielt på jakt etter ekstraytelser, overtid etc.
som innrapporteres i SD-kode 111A
• Skal disse rettes?
20
Sjekkliste for 13. kjøring – punkt 6
• Et eksempel på hvordan lønn opptjent i utland i
perioden 01.07.11 til 30.09.11 skal legges inn
21
Sjekkliste for 13. kjøring – punkt 17
• Rette feil på personalstamdata
– Simuler lønn for alle som er rettet
– Benytt transaksjonskode PC00_M20_CALC_SIMU
• Variant: XXSIM.KORRIG
– Gi beskjed til DFØ når alle feil er rettet
• DFØ gjør dette for fullservicekunder
22
13. kjøringen er siste sjanse til feilretting
Bedre å bruke litt tid før 13. kjøringen avsluttes –
enn mye tid i ettertid med endringsoppgaver
• 13. kjøringen er teknisk sett en rekalkulering av en
hovedlønnskjøring
• De siste dataene fra SAP-reiser innhentes – og evt. AGA vedr.
disse reisene beregnes
• Korreksjoner av bonuskjøringer (Dato for bonuskjøringen vises
i feltet for Bet.dato)
• OBS! Føringer i IT0057 (Formidlingstrekk) er ikke med i på 13.
kjøringen. Vurder om store endringer i grunnlag for fagforening
etc. skal føre til manuelle korrigeringer til januarlønn 2014
23
Sjekkliste for 13. kjøring – punkt 18
• Siste mulighet til retting er for basis- og delservicekunder:
– Kl 20:00 den 19.desember
• Siste mulighet til retting er for fullservice :
– Kl 12:00 den 19. desember (evt. senere etter avtale)
• Benytt transaksjonskode PC00_M99_CWTR
– Variant: Cus&opal 52 - Korrigeringskjøring, store og små beløp
– Variant: Cus&opal 5A - Negativ netto – korrigering
– Variant Cus&opal 5B - Feil bankkontonummer - korrigering
24
Kontrollperioden for 13. kjøring
• Har ditt firma tilbakeført lønn/godtgjørelser etc. på en
ansatt kan skattegrunnlaget bli negativt
• Skatt må da godskrives manuelt
• Benytt:
– PA30, IT0015, lønnart 8007
– Beløpet registreres som et negativt beløp når skatt skal
godskrives
25
Negativ netto på 13. kjøringen
• Kontroller alle med negativ netto på 13. kjøringen
– For personer som ikke har lønn neste år, skal negativ
netto kreves inn omgående
– For fast ansatte er det ingen krise med negativ netto –
beløpet ligger kun på «vent» og trekkes inn på lønnen i
januar
– Dersom skattegrunnlaget også er blitt negativt må skatt
korrigeres på 13. kjøringen
26
Små rekalkuleringsbeløp
• På 13. kjøringen dukker det ofte opp rekalkulerte
«småbeløp» som forårsaker negativ netto m.m.
– Disse beløpene bør nulles ut, men det kan være
vanskelig da du ikke alltid kan «stole på» simulert
lønnslipp
– Tenk ut fra de faktiske posteringen på reell lønnsslipp
etter 1. nattkjøring av 13. kjøringen
27
Sjekkliste for 13. kjøring
• Siste dag under 13. kjøring:
• Kunden må ha en kontaktperson
tilgjengelig helt til kjøringen er
fullstendig avsluttet, remittert og
mottaksretur mottatt
28