Transcript Malmö stad KRP och nytt workflow

Projekt kundreskontraportalen
Malmö stad
Malmö
– en mångfald av möten och möjligheter
•
•
•
•
•
•
Malmö är regionens tillväxtcentrum
Här bor över 311 000 invånare
Ökande befolkning för tjugoandra året i rad
Ca 26% av stadens invånare är födda utomlands
169 nationaliteter representerade
Ung befolkning: ca 47% är under 35 år
Raindance i Malmö stad
Produktionsstart: oktober 2006
En installation med 40 ramföretag varav 25 förvaltningar
8000 användare varav 2500 beställare
Unix-server och Oracle databas
Malmö stads
ekonomisystemslösning
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Leverantörsfakturaportalen
Internfakturaportalen
Anskaffningsportalen
Kundfakturaportalen
Bokföringsportalen
Budget och Prognos
Projektmodul
Tidmodul
Frågor och Analys
Rapporter
Efterkalkyl
Koordinator – ej produktionssatt
•
•
•
•
Huvudbok, reskontror
Anläggningsredovisning
Utdataplattform – UDP
Konsolidering- kommunen
•
•
•
Cognos BI - avvecklas
QlikView
Stratsys
Kundreskontraportalen
• Raindance helt nya kundreskontra – från grunden
• Raindance användarförening har bidragit med en del
av sin timpott (750 timmar/år)
• Kärnan används för att framöver bygga en ny
leverantörsreskontra och internreskontra
• Att byta ut sin reskontra ska drivas som ett projekt
där CGI hjälper till eftersom det är ett helt nytt
arbetssätt
Deltagare i projektet
Projektledare:
 Louise Hökmark, CGI
 Per Nilsson, Malmö stad
Projektmedlemmar:
 Processgruppen för kundfakturor, Malmö stad
 Sandra Staffas, CGI
 Pilotförvaltning i Malmö stad
Processorganisation i Malmö stad
• Kommungemensam processorganisation för stadens
ekonomiprocesser som kallas för Effecto
• Uppdraget är att förbättra, utveckla och effektivisera
kommunens ekonomiprocesser
Effecto – processorganisation
Styrgrupp
Ekonomichefer
Processledargrupp
Budget
Uppföljning
Prognos
Redovisning
Bokslut
Avveckling av
handkassor
Anläggningsredovisning
Inköp
Leverantörsfakturor
Kundfakturor
Gemensam
kravhantering
Projektets upplägg
• Förstudie – systemimplementering – driftsättning
• Uppstartsmöte i januari
• Processorganisationen för kundfakturor deltog i
uppstartsfasen
Projektets upplägg
• Inventering av nuvarande upplägg gjordes under ett
antal planeringsmöten under januari-februari
• Problem och brister i nuvarande kundfakturaportal
och kundreskontra lyftes
• Prioritering av utveckling i KRP fastställdes
• CGI visar lyhördhet för de utvecklingspunkter som
Malmö stad lyfter
Projektets upplägg
• Pilotförvaltning i lämplig storlek valdes ut
• Valet föll på grundskoleförvaltningen
• Uppstarts- och planeringsmöten med
pilotförvaltningen under mars-april
• Mallar togs fram för upplägg i testmiljö
Testuppsättning
• Kundtyper
• Fakturatyper
• Kunder
• Verifikationstyper
• Tabeller på fakturor och kunder
• Konvertering (fakturor och kunder)
Testuppsättning
• Vi kommer att testa i 2014 vår
• I denna version är det första gången som KRP är
helt fristående från KR
• Vi har i skrivande stund inte fått tillgång till ”vårt”
upplägg, planerat till fredagen den 16 maj
Pilotförvaltningen
• Grundskoleförvaltningen
• Viktigt med en engagerad och driven pilotförvaltning,
vilket vi verkligen har i projektet
• Specialanpassad konfiguration, t.ex. kundtyper
Pilotförvaltningen
• Några av deras ytterligare önskemål:
 Bättre kontroller i kundregister
 Svårare att göra ”fel” så att verksamheten kan göra
mer – införa kontrollsteg i workflow
 Tydligare information om kunders betalningsvanor
• Skapa en enkel och tydlig process
• Underlätta för verksamheten
Förbättringar
• Kopiering av fakturor
• Behörighetshantering, roller
• Utdata – UDP, rapporter, direktuppdaterat
• Helkreditering och delkreditering – attest och
periodisering
Förbättringar
• Betalningscentral – lägga inbetalningar under
utredning
• Anpassade vyer och min sida
• Ny funktion för avbetalningsplan
Förbättringar
• Nya statusbegrepp
• Periodisk fakturering
• Masshantering
• Sökning
Önskad utveckling
• Bilagor, utskriftsalternativ
• Osäkra fordringar
• Skyddade adresser
• Bättre hantering av flera olika faktureringsadresser
Teknik
• Kräver BAS 4, UDP, AXT-utskrift
• Databas: Oracle eller Microsoft SQL-server
• I övrigt krävs samma som för Raindanceportalen
(Tomcat + java på webbservern)
• Kontakta er teknikkonsult
• Inga större insatser i vår tekniska miljö
Planerade aktiviteter
• Vår:
 UDP – behovsinventering
 Tester
 Beslut om produktionssättning till hösten
• Höst:
 Produktionssättning på pilotförvaltning
 Utvärdering och ställningstagande kring utrullning
 Komplettering av funktionalitet (räntehantering, osäkra
fordringar)
 Höstversion 2014 med ytterligare funktionalitet
Vi väntar på…
• Jobbhantering
• Komplett räntehantering
• Konteringsregler
• Artikelregister
Vi väntar på…
• Anståndshantering
• Konteringsmallar och favoriter
• Export/import av konteringar
Workflow
• Fakturan passerar i systemet enligt uppsatta regler.
• Flödet kan t.ex. vara granska – kontera - attestera
• Flödet kan initieras baserat på belopp, kunder,
fakturatyp, olika tabelltyper
• Attestflödet baseras på attestregelverk och en utvald
koddel, t.ex. kostnadsställe
Workflow
Workflow
• CGI liknar flödet vid en ”bröllopstårta”
Workflow
• Begreppet cirkulation finns inte längre, men möjlighet
att skjuta fakturan vidare i flödet
• ”Att – göra” lista
• Viktigt att arbeta med ersättarfunktionen i
attestregelverket
• Ha inte attestregler som ser exakt likadana ut!
Att tänka på
• Bygger på nytt workflow, nytänk!
• I nuläget inte helt integrerat med övriga
Raindanceportalen
• Gäller inte intern kundfaktura
Integrerad KRP
Att tänka på
• Integrationer måste byggas om
• Allt inte färdigutvecklat, kommer kompletteringar
2014 höst och även 2015 – möjlighet att påverka!
• Underskatta inte den tid och de resurser som krävs
för att delta i den här typen av projekt
Avslutning
• Spännande att vara med och utveckla
• Samarbete som både CGI och kund kan tjäna på
Frågor!