Transcript Prüfbehörde-SMF
Vorhabensprüfungen der Prüfbehörde im Rahmen der EU-Finanzkontrolle
Informationsveranstaltung zum Thema „Coaching von Projektträgern“ am 15. Januar 2013 Heiko Fiedler (Referent im Sächsischen Staatsministerium der Finanzen)
Sächsisches Staatsministerium der Finanzen Referat 17 – Kontrolle EU-Fonds
Aufgaben der Prüfbehörde im Rahmen der EU Finanzkontrolle
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Aufgaben der Prüfbehörde
bzw. der nationalen Prüfer (= „Finanzprüfergruppe“)
Vorhabensp rüfungen Lead- und Projektpartner Systemprüfungen nationale Behörden bzw. Stellen Jährlicher Kontrollbericht und Stellungnahme (= „Testat“) zum 31. Dezember an die Europäische Kommission Sächsisches Staatsministerium der Finanzen Referat 17 – Kontrolle EU-Fonds
Vorhabensprüfungen
Wer?
Wen?
Wie lange?
Wann?
Was?
Wo?
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Sächsisches Staatsministerium der Finanzen Wer?
Finanzministerium der Tschechischen Republik
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Wen?
Lead- und Projektpartner, die nach einer Zufallsstichprobe ausgewählt wurden (Stichprobe aus Projekten, für die im Vorjahr Ausgaben an die Europäische Kommission gemeldet wurden)
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Wann?
Grundsätzlich im ersten Kalenderhalbjahr (gemeinsame jährliche Stichprobenziehung des sächsischen und tschechischen Finanzministeriums zu Beginn des Jahres)
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Wo?
Vor Ort bei den Lead- und Projektpartnern
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Was?
Vollständige Prüfung („Vollprüfung“) sämtlicher, mit den Ausgaben in Zusammenhang stehenden Belege im Original
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Wie lange?
Je nach Umfang des Projektes ca. 1 bis 3 Tage
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Häufige Fehlerfeststellungen
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„SOLL - IST - VERGLEICH“:
Wurden die sich aus den folgenden Dokumenten ergebenden geltenden Regelungen/Vereinbarungen (= „
SOLL
“) tatsächlich eingehalten (= „
IST
“)?:
Umsetzungsdokument Zuwendungsvertrag
Kooperationsvertrag
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Vertragsgrundlagen
• •
Zuwendungsvertrag Gemeinsames Umsetzungsdokument (GUD)
Pflicht zur Einhaltung des GUD über § 22 Zuwendungsvertrag zuschussfähige Ausgaben: Tz. 5.4 Allgemeiner Teil GUD, Sachsen: Nationaler Teil II Tz. 1.1 bis 1.3 Tschechische Republik: Nationaler Teil III Tz. 2 GUD nicht zuschussfähige Ausgaben: Tz. 5.5 Allgemeiner Teil GUD, Sachsen: Nationaler Teil II Tz. 1.4 Tschechische Republik: Nationaler Teil III Tz. 2.1 GUD
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Vertragsgrundlagen
Zuwendungsvertrag Gemeinsames Umsetzungsdokument (GUD)
• Vergabebestimmungen: § 11 Zuwendungsvertrag, Anlage für tschechische Kooperationspartner, Tz. 5.3.7 Allgemeiner Teil GUD, Nationale Teile jeweils Tz. 1.2 GUD sowie Anhang zum GUD • Zweckbindungsfrist: § 6 Zuwendungsvertrag • Informations- und Publizitätspflichten: § 13 Zuwendungsvertrag sowie Anlage zum Zuwendungsvertrag • Aufbewahrungspflichten: § 15 Zuwendungsvertrag
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Erfahrung aus den Förderperioden 2000 - 2006 und 2007 - 2013:
Die weitaus meisten Fehlerfeststellungen beruhen auf Verstößen gegen
nationale
Bestimmungen!
Verstöße gegen
EU
Bestimmungen Verstöße gegen
nationale
Bestimmungen
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Häufige Fehlerfeststellungen
• Nichtvorliegen bzw. fehlende Dokumentation des Verteilungsschlüssels bei der Abrechnung anteiliger Gemeinkosten (z. B. Telefongebühren, Büromaterial) Auf Basis von Pauschalsätzen gebildete Gemeinkosten sind nicht zuschussfähig (Tz. 5.4.8 Allgemeiner Teil GUD)! • nicht nachgewiesene Kosten bzw. fehlender ausschließlicher Projektbezug bei Telefonkosten, Büromaterial, Reisekosten • Abrechnung von Personalkosten für nicht projektbezogene Tätigkeiten (z. B. bei anteiliger Tätigkeit), Nichtvorhandensein von Tätigkeitsnachweisen oder mangelhafte Tätigkeits nachweise, nicht förderfähige Gehaltsbestandteile
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Häufige Fehlerfeststellungen
• Verstöße gegen Vergabevorschriften (z. B. unzureichende Dokumentation der Auftragsvergabe, insbesondere mangelhafte Vergabevermerke) Besonders schwerwiegend sind z. B. eine fehlende öffentliche Ausschreibung oder eine falsche Vergabeart.
• fehlender Nachweis der Einholung von mindestens drei Vergleichsangeboten • Nichtberücksichtigung des Vorsteuerabzugs • Nichtberücksichtigung von Einnahmen (Verstoß gegen Mitteilungspflichten gemäß § 9 Zuwendungsvertrag) • Verletzung der Informations- und Publizitätsvorschriften
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Häufige Fehlerfeststellungen
• • • • • • Ausgaben vor dem Datum der offiziellen Antragsregistrierung, d. h. außerhalb des Bewilligungszeitraums - soweit keine Projektvorbereitungskosten (vgl. § 4 Zuwendungsvertrag) materielle Abrechnungsfehler (z. B. Doppelverbuchung, Zahlendreher) fehlender Nachweis der tatsächlichen Mittelverausgabung (Kontoauszüge, Kassenbuch) Nichteinhaltung der Zweckbindungsfrist von 5 Jahren bei Investitionen nicht tatsächliche Ausgaben: Abrechnung von Sicherheitseinbehalten eingeräumte Skonti nicht in Abzug gebracht (vgl. Vereinbarung gemäß Anlage zum Zuwendungsvertrag)
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Häufige Fehlerfeststellungen (genereller Hinweis)
Sorgfältige Dokumentation aller Vorgänge, um eine lückenlose Nachvollziehbarkeit des Förderverfahrens und der getroffenen Entscheidungen einschließlich der tragenden Erwägungsgründe zu ermöglichen.
„Was nicht dokumentiert ist, hat nicht stattgefunden!“ Sächsisches Staatsministerium der Finanzen Referat 17 – Kontrolle EU-Fonds
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
Děkuji za pozornost !
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