Transcript Le portail RH - Gilles Schneider

LE PORTAIL RH
cnam 2010-2011
Le portail RH
Définition
Le portail RH est un espace qui réunit l'ensemble des
données et informations relatives aux processus RH et
nécessaires aux employés.
généralement dans le cadre d’un intranet
 composé de données structurées (bases de données
internes) ou non structurées (documents bureautiques,
contenus)
 réservé au personnel de l’entreprise

Le portail RH
définition

offre des possibilités de personnalisation la page d'accueil pour une
personne ou un groupe de personnes

possède ou interface un moteur de recherche

donne accès à l'ensemble des données et des informations RH

actualités internes ou concernant les RH

une information actualisée nécessaire pour le travail

une série de sites web ou de portails qui se rapportent à la sphère
d'activités RH

portail de communication et de pilotage associé au système de paie de
l’entreprise
Le portail RH
Contexte

inflation des règlementations sociales

environnement toujours plus complexe

nouvelles problématiques


gestion des talents

gestion des informations RH

gestion du temps
profit à tirer des évolutions technologiques
Le portail RH
Enjeux

automatisation des processus

réduction des coûts

plus d’informations, transmises et partagées plus vite

solutions simples pour rendre les équipes RH plus efficaces

moyen de conserver la motivation des employés
Le portail RH
enjeux

des processus RH fluides et fiables

de nouvelles fonctions et de nouveaux services à disposition


des équipes RH  efficacité

des managers  capacité de décision

des employés  acteurs
image de la DRH

centralisation = bureaucratie, conservatisme, inefficacité

décentralisation = autonomie, affirmation de la spécificité,
reconnaissance
Le portail RH
Précautions

garantir la sécurité des données

authentification par mot de passe, gestion des profils,
données cryptées, …

offrir une disponibilité maximale de l’outil

encourager l’utilisation
Le portail RH
précautions

éviter l’exclusion
 nécessité d’une culture informatique
 recenser le niveau d’appropriation des outils informatiques et
notamment les « grands débutants »
 évaluer le niveau et les usages des utilisateurs
habituels des
outils informatique
 nécessité de moyens équivalents
 identifier les agents qui n'ont pas d'email professionnel
 identifier les agents qui n’ont pas de poste de travail pour des
questions logistiques ou organisationnelles et risquent de ne pas
avoir d’accès
Le portail RH
précautions

nouvelles attributions


gérer différemment l’entrée d’un nouveau salarié

création du compte utilisateur dans l’annuaire

création d’une adresse de messagerie
gérer un réseau de référents RH

mise en œuvre préalable au portail

formation

animation
Le portail RH
Annuaire

élément capital : référentiel des identités de l’entreprise

attribution de la DRH : maîtrise des mouvements de personnel

se base sur l’annuaire d’entreprise ou peut être synchronisé avec lui
(LDAP, Active Directory)

authentification unique (SSO : single sign-on)
Le portail RH
annuaire

indispensable pour le fonctionnement des circuits de validation

problématique des mesures de sécurités de l’entreprise

évolution vers le dossier individuel


consultation et modification des informations personnelles

production des pièces justificatives
notion d’annuaire enrichi

passage de la fiche employé au profil de talents

lieu de recueil des informations
Le portail RH
Organigramme

représentation de l’organisation hiérarchique de l’entreprise

attribution de la DRH : maîtrise des mouvements de personnel

se base sur l’annuaire d’entreprise ou peut être synchronisé avec lui

appui possible du fonctionnement des circuits de validation
(distinction hiérarchique et fonctionnel)
Le portail RH
Circuits de validation-Workflow

littéralement "flux de travaux«

représentation sous forme de flux des opérations à réaliser pour
accomplir l'ensemble des tâches ou activités regroupées en un
même processus

un outil de gestion de workflow modélise et automatise les flux
d'informations dans l'entreprise
Le portail RH
Circuits de validation : workflow


application

production (gestion de contrats, de demandes, …)

administratif (formulaires, …)

coopératif (publications, documents, …)
type


procédural
 procédures pré-établies
 cheminement figé
dynamique (ad hoc)
 intervention sur le cheminement
Le portail RH
Circuits de validation : workflow

éléments associés à chaque étape d’un workflow

personnes (utilisateurs, annuaire)

statut (soumis, validé, refusé, archivé, …)

applications ou services (écran de saisie, traitements, envoi de mail
…)

processus tiers

délais
Le portail RH
Circuits de validation : workflow
Le portail RH
Intégration d’applications

aller chercher l’information ou elle se trouve

dispense la DRH des actions à faible valeur ajoutée

favorise la réactivité de mise à jour des données

diminue les erreurs de saisie

réduit l’utilisation du papier

ajoute un charge non-métier dans les services

demande des connaissances règlementaires

nécessite la mise en place d’un réseau de compétences
Le portail RH
intégration d’application : congés

saisie des demandes par l’employé

circuit de validation pris en charge par le workflow

pas de nouvelle saisie à la DRH

compteurs mis à jour dynamiquement

consultables


par l’employé

par le manager
alimente les planning en temps réel
Le portail RH
intégration d’application : formation

catalogue consultable en ligne

saisie des demandes par l’employé

choix des sessions

consultation de l’historique

circuit de validation automatisé

supports de formation
Le portail RH
intégration d’application : recrutement

liste des postes proposés en interne

caractéristique des postes (description, responsable, lieu, mission,
début d’activité, type de contrat, ...)

possibilité de postuler

gestion du vivier de candidats
Le portail RH
intégration d’application

notes de frais

gestion du temps

tableaux de bord

évaluations

gestion des compétences

…
Le portail RH
Offre de service RH

utilisation de la gestion des contenus de l’intranet

actualités RH

articles d’information

procédures

formulaires

liens vers des sites web
Le portail RH
offre de services RH : exemple











recrutement, mobilité interne
carrière
congés
missions, déplacements
protection sociale
formation, concours
instances paritaires
hygiène, prévention et sécurité
action sociale
loisirs, vacances, culture
expressions syndicales
Le portail RH
Technologies


widgets

contraction de windows et gadget

donne des informations (flux rss, …)
portlets

application à intégrer dans un portail

développés avec le langage Java

spécifications JSR168, JSR286, WSRP sur l’interopérabilité
Le portail RH
technologies


webparts

équivalent des portlets pour Microsoft

développés en ASP
web services

programme s informatiques

communication et échange de données

application et systèmes hétérogènes

environnements distribués
Le portail RH
Mobilité

le SIRH est de plus en plus mobile

téléphones intelligents et tablettes tactiles

initiée avec des application de recrutement (Recrutae)

des acteurs importants s’engagent : Oracle et Taleo

réponse à une attente des managers nomades
Le portail RH
Accompagnement

conduire le projet de changement

intégrer la gestion de projet dans ses compétences
Le portail RH
accompagnement portail rh


considérations

mise en œuvre du portail RH  transformation du SIRH

processus d’amélioration continue

réussite liée à la conduite du changement
constat sur les projets concernant les projets sur les SI

30% n’aboutissent pas

50% dépassent le budget

60% ne respectent pas les délais
Le portail RH
accompagnement portail rh

constat sur les projets SIRH

50% des projets libre service ne voit pas le jour

plus de 50% des salariés ne voient pas de changement après leur
implantation

66 % n’atteignent pas les objectifs fixés
Le portail RH
accompagnement portail rh

causes d’échec

projets complexes

nécessitent des remises en causes importantes : arbitrages métiers,
flux d’informations, processus, organisation, rôle des acteurs, …

confiance incertaines entre les partenaires

manque de maitrise des résultats visés

appropriation insuffisante par les acteurs

perte de confiance et démotivation
Le portail RH
accompagnement portail rh

principales erreurs commises

oublier d’associer certains employés

mener des actions de communication éparses

programmer des formations au dernier moment

engendrer la perception d’un outil imposé
Le portail RH
accompagnement portail rh

objectifs majeurs à poursuivre pour la réussite du projet

appropriation par l’utilisateur final
 sensibilisation dès le début du projet
 visibilité régulière sur l’avancement
 responsabilisation dans ses futures attributions

pertinence de l’outil et adéquation à la fonction
 définition des nouvelles méthodes de travail
 définition des règles et procédure associés

intégration des nouveaux outils dans l’organisation
 implication des acteurs de tout niveau hiérarchique
 prise en compte des interactions transversales
Le portail RH
accompagnement portail rh

bâtir une équipe projet « conduite du changement »

utiliser la démarche pour améliorer la performance par le management


en fédérant les collaborateurs autour de pratiques communes

en les élevant grâce à leur nouvelles fonctions
utiliser la démarche pour améliorer et consolider le management

en pérennisant le dispositif dans les fondamentaux de la vie de
l’entreprise

en alimentant le cycle d’amélioration continue
Le portail RH
accompagnement portail rh

risque majeur d’un projet de transformation
LA RÉSISTANCE AU CHANGEMENT

premier défi à relever face à cette résistance

anticiper

vaincre
Le portail RH
accompagnement portail rh

causes de cette résistance

causes individuelles

changement synonyme de rupture

remise en cause

perte de points de repères

interrogations sur sa qualification

interrogations sur son rôle dans l’entreprise
Le portail RH
accompagnement portail rh

causes de cette résistance


causes structurelles

changement des conditions de travail

révision des processus
causes culturelles

évolution du système des valeurs

évolution des responsabilités
Le portail RH
accompagnement portail rh

identifier les alliés potentiels des opposants au changement

nécessité de faire porter positivement l’ambition projet

contrecarrer les rumeurs

la majorité suit le courant positif ou négatif

l’acceptation totale est un leurre
Le portail RH
accompagnement portail rh

clé du succès : le rythme de la démarche

agir et faire réagir continuellement

une conduite du changement réussie ne supporte pas de temps morts

chaque étape du projet doit être ponctuée d’opérations
d’accompagnement visibles

susciter une dynamique en continue avec tous les acteurs concernés

effectuer un pilotage interactif soutenu
Le portail RH
accompagnement portail rh

ce pilotage interactif se traduit par des actions :

de convergence
(validation de l’organisation, des processus cibles avec les sponsors,
les directions impliquées et les partenaire sociaux)

de communication
(annonce des objectifs tout au long du projet et de façon
transparente auprès des acteurs concernés)

d’implication
(identification des porteurs du projet, constitution d’un réseau)
Le portail RH
accompagnement portail rh

ce pilotage interactif se traduit par des actions :

de mesure
(du retour sur investissement humain par des retours d’expérience,
du retards ou aléas du projets,
du succès par des indicateurs de satisfaction)

de partage
(le progrès du à la transformation,
les bonnes pratiques à adopter,
les nouvelles compétences acquises)
Le portail RH
accompagnement portail rh

LA COMMUNICATION

outil maître en conduite du changement

nécessité d’une préparation minutieuse

utilisation de tout ses atouts

gérer toutes les éventualités

s’adapter aux diverses situations de crises
Le portail RH
accompagnement portail rh

LA COMMUNICATION

qualifier les impacts du projet
 bâtir une communication autour de registres adaptés

registre des relations : tisser les liens et fédérer autour du projet

registre de la souveraineté : affirmer la certitude du choix, foi dans la
transformation à venir

registre des bénéfice : mettre en valeur les hommes dans leur
fonction
Le portail RH
accompagnement portail rh

LA COMMUNICATION

chaque instance à un droit d’annonce et un niveau de parole

direction générale, DSI, sponsors : les enjeux au lancement, les
réussites phares, les situations de crises, l’aboutissement

direction de la communication et DRH : les objectifs, l’avancement
du projet, les petites victoires, les retards

le management : les « off » (prévenir, rassurer les réticents,
motiver les alliés au projet)

l’équipe projet « conduite du changement » : aide à l’élaboration
et pilotage du plan de communication
Le portail RH
accompagnement portail rh

LA COMMUNICATION

précautions


doit être portée à tous les échelons hiérarchiques

instaurer un climat de confiance

démontrer le but commun
ne pas se limiter aux bienfaits de l’outil mais porter un message
plus général et plus stratégique sur la transformation


être plus crédible

adhésion à la nouveauté plus forte
veiller au ton : déterminé, pédagogique, enjoué, prometteur, …
Le portail RH
accompagnement portail rh

LA MÉTHODOLOGIE

constituer une équipe projet multi-compétences

exercer un pilotage en continu et le planifier

respecter les grandes étapes (cf. tableau)

évaluer en continu et porter une attention particulière aux utilisateurs
finaux

acceptation du changement

bénéfices perceptibles à tous les niveaux
Le portail RH
accompagnement portail rh

LA MÉTHODOLOGIE

bénéfices

équipes projets : dialogue facilité

DRH : optimisation des coûts de formation et développement des
compétences

utilisateurs : appropriation du changement et mesure de leur
contribution
Le portail RH
annexes
Le portail RH
annexes
source : 01 informatique
Le portail RH
annexes
PDCA des émotions
Source : http://ligne-bleue.over-blog.com/article-76963.html