Transcript DOKUMENTACJA OBROTU MAGAZYNOWEGO

EKONOMIKA LOGISTYKI
Znaczenie dokumentacji
Dla prawidłowego zarządzania materiałami w magazynie stosujemy
odpowiednią dokumentację odnośnie ich przepływu.
Stosowanie właściwej dokumentacji pozwala nam prowadzić
ewidencję, oraz dostarcza wiadomości o poszczególnych rodzajach i fazach
obrotu materiałami.
Ogólny podział dokumentów
magazynowych
Dokumenty magazynowe ogólnie możemy podzielić na:
 podstawowe dokumenty - organizacyjne:
–
–
–
–
–
–
–
Instrukcja magazynowa - regulujący przebieg oraz zasady procesu magazynowego
Regulamin pracy - określający organizację i porządek w procesie pracy, oraz prawa i obowiązki
Instrukcja obiegu dokumentów - źródło informacji na temat stanów magazynowych oraz
realizowanego obrotu.
Dokumentacja adresowa – zawiera informacje o lokalizacji i ilości asortymentów
Dokumentacja opisująca sposób przechowywania danych osobowych
Dokumenty eksploatacyjne wózków widłowych – kontrole stanu technicznego
Karta charakterystyk preparatów i substancji niebezpiecznych – w przypadku
gdy magazyn takowe przechowuje
 dokumenty obrotu magazynowego
Dokumenty obrotu magazynowego
a) dokumenty przychodu materiałów
–
–
–
–
PZ (przyjęcie z zewnątrz)
PW (przyjęcie wewnętrzne),
ZW (zwrot wewnętrzny),
MM (przesunięcie międzymagazynowe);
b) dokumenty rozchodu materiałów
– WZ (wydanie na zewnątrz),
– RW (rozchód wewnętrzny),
– MM (przesunięcie międzymagazynowe).
Charakterystyka dokumentów
przychodu materiału
• Dokument PZ – przyjęcie zewnętrzne.
Używany przy zakupie materiału oraz nieodpłatnym przyjęciu (wymagana
adnotacja „nieodpłatne przyjęcie”). Dokument wystawiany w 3 sztukach
(oryginał + 2 kopie), wystawiany przez odpowiedniego pracownika
magazynu na podstawie faktury lub rachunku uproszczonego.
Oryginał – składany do działu księgowości
Kopia – dołączana do faktury
Druga kopia – pozostaje w aktach magazynu
Dokument powinien zawierać: pieczątkę i numer zakładu, nr dokumentu
magazynowego, dokładny adres dostawcy oraz jego NIP i REGON, nr faktury
VAT lub rachunku uproszczonego, dokładną nazwę materiału, otrzymana ilość,
datę oraz podpis osób zarządzających przyjmowaniem materiałów.
Obr.1. Przykładowy dokument PZ
Charakterystyka dokumentów
przychodu materiału
• Dokument ZW – zwrot materiałów.
−
−
−
−
Podstawa udokumentowania zwrotu materiału.
Powodem zwrotu może być:
Pobranie materiału w ilości większej niż wymagana,
Pomyłkowe pobranie niewłaściwego materiału, w efekcie zwrot,
Osiągnięto oszczędność,
Materiał jako zapas nieprawidłowy, wykryty podczas kontroli.
Oryginał – dział księgowości
Kopia – dla jednostki zwracającej materiał
Druga kopia – przeznaczona dla magazynu
Dokument ten powinien zawierać następujące dane: pieczątka jednostki
organizacyjnej zwracającej towar, numer magazynu przyjmującego materiał, numer
kolejny dokumentu, nazwa materiału i jednostka miary, ilość materiału, indeks
materiałowy, cena materiału, data i podpis osoby wystawiającej i zatwierdzającej
ZW oraz osób odpowiedzialnych za magazyn.
Obr. 2. Przykładowy dokument ZW
Charakterystyka rozchodów materiałów
• Dokument MM – przesunięcie międzymagazynowe.
Podstawowy dokument potwierdzający przemieszczenie materiałów
pomiędzy magazynami.
Oryginał – dział księgowości
Kopia – magazyn wydający
Druga kopia – magazyn przyjmujący
Dokument powinien zawierać: symbol magazynu zdającego materiał,
symbol magazynu przyjmującego materiał, dokładną nazwę materiału,
ilość materiału, symbol PKWiU, jednostkę miary ,cenę i datę.
Obr. 3. Przykładowy dokument
MM
Charakterystyka poszczególnych
dokumentów
• Dokument RW – ruch wewnętrzny.
Dokument potwierdzający wydanie materiałów na potrzeby wewnętrzne
jednostek organizacyjnych przedsiębiorstwa. Wystawiany przez jednostkę
pobierającą materiał.
Oryginał – dział księgowości
Kopia – magazyn wydający materiał
Druga kopia – osoba pobierająca
Jednostka pobierająca -> magazyn -> księgowość
Wystawiany dokument musi zawierać: nazwę materiału, ilość, jednostkę
miary, nazwę jednostki pobierającej (pieczęć), oryginalny podpis osoby
zatwierdzającej, źródło finansowania. Następnie magazyn uzupełnia dane: data
wydania, numer magazynu, numer bieżący dowodu, indeks, jednostka miary,
ilość wydana, podpis osoby wydającej. Dokumenty ułożone chronologicznie
przekazywane są do działu księgowości przeważnie raz w miesiącu.
Obr. 4. Przykładowy dokument RW.
Charakterystyka poszczególnych
dokumentów
• Dokument WZ – wydanie na zewnątrz.
Służy do udokumentowania:
- Rozchodu materiału przeznaczonego na sprzedaż,
- Rozchodu materiałów podlegających przerobowi we własnych
jednostkach
organizacyjnych,
- Nieodpłatnego przekazania
Oryginał – dział księgowości
Kopia – odbiorca
Druga kopia – magazyn
Trzecia kopia wraz z zamówieniem – dział gospodarki materiałowej
Dokument powinien zawierać: dokładne dane jednostki lub osoby
zamawiającej, nr magazynu, nazwę materiału, indeks, jednostkę miary,
cenę, ilość podaną w zamówieniu, ilość wydaną przez magazyn, datę
wystawienia dokumentu, podpisy osób odpowiedzialnych za wydanie.
Obr. 5. Przykładowy dokument WZ
Współczesne metody dokumentacji
W dzisiejszych czasach klasyczne formy dokumentacji
magazynowych wypierane są przez ich elektroniczną formę.
Przyczyniły się do tego systemy kodów kreskowych oraz
rozwój urządzeń elektronicznych, prowadząc do stworzenia
przenośnych terminali służących do odczytywania kodów
z towaru i wykonywania na nich operacji w danych magazynu
(przyjmowanie, wydawanie, kompletacja materiałów).
Najczęściej używanym w magazynach typem kodowania jest
EAN128. Do odczytu kodów możemy użyć terminali takich
jak: IT 7000, kieszonkowy CPT-8000 lub urządzeń
Datalogic Memor.
Współczesne metody dokumentacji
Terminal odczytujący
kody
Etykieta transportowa z
kodem
Współczesne metody dokumentacji
Korzyści wynikające ze stosowania systemu
kodów kreskowych w magazynach:
Przyśpieszenie operacji
przyjęć i wydań
Możliwość skanowania przyśpiesza
raportowanie rozbieżności pomiędzy
stanem przesyłki a dokumentami
Ułatwienia w zakresie zarządzania stanem
magazynowym według zasady FIFO i
FEFO
Możliwość szybkiego
wydrukowania dyspozycji
rozmieszczenia towaru
Oszczędność czasu i pieniędzy