Transcript Komentarz

System Zarządzania Jakością
w zatwierdzonej organizacji szkoleniowej
Part-147
1
System Zarządzania Jakością to system, za
pomocą którego organizacja szkoleniowa może:
• monitorować swoją działalność,
• stwierdzać występowanie odchyleń od
ustalonych przepisów i standardów,
• podejmować odpowiednie działania naprawcze,
a przez to - utrzymywać zgodność z przepisami
oraz własnymi procedurami.
2
Zakres i złożoność Systemu Zarządzania Jakością
powinny odzwierciedlać wielkość i złożoność
organizacji szkoleniowej.
Zróżnicowane podejście do realizacji systemu, w
zależności od „wielkości” organizacji sugerują
AMC do wymagań.
Tym niemniej, niezależnie od wielkości i
złożoności organizacji szkoleniowej, obowiązują
te same założenia i zasady zarządzania jakością.
3
Wymagania odnośnie Systemu Zarządzania
Jakością dotyczą wszystkich rodzajów organizacji
lotniczych.
Ze względu na wspólny cel i sposoby jego osiągania,
System Zarządzania Jakością w organizacjach
lotniczych o kilku profilach działania (przewóz,
obsługa, szkolenia) może być systemem wspólnym.
4
Wymagania dotyczące ustanowienia SZJ w AMTO
Part-147 zwierają się w dwóch zasadniczych
punktach:
147.A.130 Procedury szkolenia i systemu jakości
147.A.105 Wymagania odnoszące się do personelu
5
147.A.130 Procedury szkolenia i systemu jakości
a) Organizacja musi określić procedury akceptowalne przez
kompetentne władze w celu zapewnienia właściwych
standardów szkolenia i zgodności ze wszystkimi odpowiednimi
wymaganiami, określonymi w niniejszym Part.
6
147.A.130 Procedury szkolenia i systemu jakości
b) Organizacja ustanawia system jakości obejmujący:
1. funkcję niezależnego audytu w celu monitorowania
standardów szkoleniowych, rzetelności egzaminu wiedzy
teoretycznej i sposobu oceny umiejętności praktycznych,
zgodność i odpowiedniość procedur, oraz
2. system przekazywania informacji zwrotnych dotyczących
niezgodności z audytu napływających do osoby (osób), a
następnie do kierownika odpowiedzialnego, określonych w
punkcie 147.A.105 lit. a), w celu zapewnienia, w miarę
potrzeby, działań naprawczych.
7
147.A.105 Wymagania odnoszące się do personelu
a)
Organizacja wyznacza Kierownika Odpowiedzialnego, który
odpowiada za zapewnienie, że wszystkie zobowiązania w zakresie
szkolenia mogą zostać sfinansowane i przeprowadzone zgodnie z
wymaganiami określonymi w niniejszym Part.
b)
Mianuje się osobę lub grupę osób odpowiedzialnych za
zapewnienie, że organizacja szkoląca w zakresie obsługi przestrzega
wymagań określonych w niniejszym Part. ….
8
AMC 147.A.105 Wymagania dotyczące personelu
1.
Duże organizacje szkoleniowe (organizacje mające możliwość
prowadzenia szkoleń dla 50 lub więcej szkolonych) powinny
mianować Kierownika Szkolenia, który będzie odpowiedzialny za
zarządzanie organizacją szkoleniową na co dzień. Osoba ta może być
jednocześnie Kierownikiem Odpowiedzialnym. Dodatkowo,
organizacja taka powinna mianować Kierownika ds. Jakości, który
będzie odpowiedzialny za zarządzanie systemem jakości jak to
podano w paragrafie 147.A.130(b) oraz Kierownika ds. Egzaminów,
który będzie odpowiedzialny za zarządzanie systemem
egzaminacyjnym opisanym w Part-147, Subpart C i D. Osoba ta może
być jednocześnie instruktorem i/lub egzaminatorem.
9
Komentarz:
1. Za ustanowienie systemu zarządzania jakością odpowiada
Kierownik Odpowiedzialny (w dużej organizacji – powołuje się
Kierownika Jakości).
2. Niezależne audyty mogą być prowadzone przez zewnętrznego
audytora lub grupę audytorów wewnętrznych (etatowych lub
nieetatowych).
3. Wszystkie aspekty zgodności z wymaganiami Part-147 powinny
być sprawdzane co 12 miesięcy. Mogą być prowadzone
jednorazowo lub podzielone na cykl audytów zgodnie z
przyjętym planem.
4. Za jakość i skuteczność szkolenia odpowiadają wszyscy
pracownicy MTO, zarówno osoby nominowane jak i wszyscy
instruktorzy i egzaminatorzy.
10
Komentarz:
5. Organizacja powinna ustanowić minimalne wymagania
kwalifikacyjne dla audytorów (poziom wykształcenia
ogólnego, szkolenia specjalistyczne, praktyka)
6. Organizacja powinna ustanowić procedurę weryfikacji
kwalifikacji audytorów przed nadaniem im odpowiednich
uprawnień
7. Audytorzy powinni mieć odpowiednie przygotowanie w
zakresie znajomości wymagań (Part-147 i Part-66),
charakterystyki organizacji szkoleniowej w tym szczegółową
znajomość procedur obowiązujących w audytowanym
obszarze, technik audytowania oraz umiejętność
nawiązywania kontaktów z innymi pracownikami, a także
odpowiednie doświadczenie zawodowe
11
Komentarz:
8. W małych organizacjach szkoleniowych, funkcja
prowadzenia niezależnych audytów może być zlecona
innej organizacji szkoleniowej zatwierdzonej według Part147 lub osobie akceptowalnej dla właściwego nadzoru
lotniczego.
Warunkiem umożliwiającym wybranie przez małą organizację
szkoleniową opcji zlecania funkcji prowadzenia audytów
jest przeprowadzanie dwóch audytów podczas każdego
okresu 12-to miesięcznego, z których jeden jest
niezapowiedziany.
9. Jeśli organizacja szkoleniowa jest jednocześnie
zatwierdzona zgodnie z innym Part (np. 145),
wymagającą posiadania systemu jakości, systemy te
mogą zostać połączone.
12
Komentarz:
10. Jeśli szkolenia lub egzaminy są zlecane innym
organizacjom, działającym pod systemem jakości
organizacji zlecającej:
(i) powinna być stworzona procedura audytu wstępnego,
podczas którego organizacja zatwierdzona zgodnie z Part
147 sprawdzi organizację planowaną jako potencjalnego
podwykonawcę w celu określenia, czy oferowane usługi
będą zgodne ze standardami wymaganymi przez Part-147,
(ii) kolejne audyty w organizacji podwykonawcy powinny być
przeprowadzane nie rzadziej niż raz na 12 miesięcy w celu
zapewnienia ciągłej zgodności ze standardami Part- 147,
(iii) procedura nadzorowania podwykonawcy powinna
zawierać konieczność rejestrowania audytów oraz plany
przeprowadzania działań naprawczych.
13
Komentarz:
W zatwierdzonej organizacji szkolenia Part-147 audytom wewnętrznym
w ramach SZJ powinny być poddawane następujące obszary:
1. Podział kompetencji i odpowiedzialności personelu kierowniczego;
2. Kwalifikacje personelu dydaktycznego (wykładowców, instruktorów,
egzaminatorów);
3. Ewidencja szkoleń odświeżających kadry dydaktycznej;
4. Upoważnienia/zakresy obowiązków wydanych kadrze dydaktycznej;
5. Kompletność i zgodność programów szkoleń z wymaganiami;
6. Procedury, standardy i sposób prowadzenia zajęć;
7. Procedury, standardy i sposób prowadzenia egzaminów;
14
Komentarz:
W zatwierdzonej organizacji szkolenia Part-147 audytom wewnętrznym
w ramach SZJ powinny być poddawane następujące obszary:
8. Prowadzenie i przechowywanie zapisów ze szkoleń i egzaminów
(dzienniki zajęć, ewidencja szkolonych i egzaminowanych)
9. Baza szkoleniowa (wyposażenie audio-wizualne, oświetlenie,
izolacja termiczna i akustyczna sal wykładowych i warsztatów itp.)
10. Aktualność, zgodność ze wzorcem oraz dostępność charakterystyki
MTOE;
15
Komentarz:
W zatwierdzonej organizacji szkolenia Part-147 audytom wewnętrznym
w ramach SZJ powinny być poddawane następujące obszary:
11. Jakość i kompletność materiałów szkoleniowych;
12. Zabezpieczenie w pomoce szkoleniowe;
13. Jakość i zabezpieczenie pytań egzaminacyjnych;
14. Analiza wyników egzaminów;
15. Zgodność stosowanej dokumentacji ze wzorcami zawartymi w
zatwierdzonym MTOE;
16. Podwykonawcy.
16
Komentarz:
Proces audytu wewnętrznego obejmuje następujące czynności:
• ANALIZA DOKUMENTÓW
• PRZYGOTOWANIE DO WYKONANIA AUDYTU
•Wstępne przygotowanie – w tym opracowanie list kontrolnych
•Opracowanie programu audytu w danym obszarze organizacji
•Uzgodnienie terminu audytu
• OPRACOWANIE SZCZEGÓŁOWEGO PLANU- HARMONOGRAM U AUDYTU
•AUDYT OBSZARU
• Spotkanie otwierające
•Audyt (przegląd próbek dokumentów, rozmowy i wywiady, obserwacje,….)
•Ocena wyników
•Spotkanie zamykające
•OPRACOWANIE RAPORTU
17
Komentarz:
Skuteczność audytowania zależy od stosowanych technik:
•
•
•
•
•
•
Wywiady i rozmowy z pracownikami;
Analiza dostępnych dokumentów;
Badanie dostatecznej liczby przykładowych dokumentów;
Uczestniczenie w czynnościach, które składają się na proces szkolenia;
Uczestniczenie w czynnościach, które składają się na proces
egzaminowania;
Oględziny pomieszczeń, pomiar temperatury i np. wilgotności
Podczas audytu wskazane jest wykorzystywanie list kontrolnych, prowadzenie
notatek, robienie zdjęć, kserokopii.
18
Komentarz:
Wszelkie działania w ramach Systemu Zarządzania Jakością muszą być
dokumentowane.
Oznacza to, że organizacja musi opracować i na życzenie inspektora Władzy
lotniczej, udostępnić:
1.
2.
3.
4.
5.
Procedurę prowadzenia audytów wewnętrznych;
Procedurę raportowania;
Procedurę nadzorowania akcji korekcyjnej;
Plany audytów wewnętrznych;
Dokumenty potwierdzające kwalifikacje i niezależność audytorów
wewnętrznych;
6. Raporty z audytów wewnętrznych;
7. Raporty z audytów u podwykonawców;
8. Plany akcji korekcyjnej;
9. Dowody na podjęcie i przeprowadzenie akcji korekcyjnej;
10.Dowody na zamknięcie niezgodności;
11.Sprawozdania z ocen Kierownictwa.
19
Komentarz:
1. Sprawnie działający Systemu Zarządzania Jakością to gwarancja
utrzymania standardów szkolenia, a tym samym gwarancja
utrzymania Certyfikatu
2. Dobry Kierownik Jakości to taki, który jest niezależny, ma
nieograniczony dostęp do KO oraz całości organizacji, zna
perfekcyjnie wymagania, MTOE, swoje prawa i powinności oraz
cieszy się pełnym zaufaniem Kierownika Odpowiedzialnego.
20
Komentarz:
1. O wartości Systemu Zarządzania Jakością stanowi 7 jego elementów:
1. Procedury: planowania , prowadzenia i dokumentowania szkoleń
dostosowane do specyfiki AMTO;
2. Dobry plan audytów;
3. Terminowa realizacja audytów wewnętrznych;
4. Procedura raportowania niezgodności;
5. Skuteczna procedura nadzoru nad ich usuwaniem;
6. Kwalifikacje, niezależność i zaangażowanie audytorów ;
7. Odpowiednia ranga nadana Systemowi Zarządzania Jakością
przez Kierownika Odpowiedzialnego (Polityka Jakości).
21
Komentarz:
Brak niezgodności z audytu wewnętrznego powinien być dla Kierownika
Odpowiedzialnego pierwszym sygnałem o braku efektywności Systemu
Zarządzania Jakością.
Jedynym skutecznym sposobem upewnienia się przez KO o działaniu SZJ są
regularne spotkania z kadrą kierowniczą poświęcone tylko i wyłącznie
omawianiu wyników audytów i skuteczności akcji korekcyjnej:
„Kierownik Odpowiedzialny powinien zorganizować co najmniej raz w roku
spotkanie z personelem kierowniczym, na którym poszczególni kierownicy
złożą sprawozdania ze stanu wykonania działań korygujących”
22
Komentarz:
Zgodnie ze zmienionym brzmieniem pktu 147.B.120 lit. a) :
„a) W każdej organizacji (szkoleniowej) przeprowadza się pełny audyt pod
kątem zgodności z załącznikiem (Part-147) w odstępach czasu
nieprzekraczających 24 miesięcy. Audyt obejmuje kontrolę przynajmniej
jednego szkolenia oraz jednego egzaminu przeprowadzanych przez organizację
szkolącą w zakresie obsługi technicznej.”
23
Komentarz:
Wszystkie audyty w ramach nadzoru bieżącego wykonywane przez
inspektorów Nadzoru, będą rozpoczynały się od sprawdzenia
wyników kontroli wewnętrznej oraz postępów w usuwaniu
stwierdzonych niezgodności.
W organizacjach, które udowodnią efektywność własnego Systemu
Zarządzania Jakością, częstotliwość audytów zewnętrznych będzie
zmniejszana do dopuszczalnego minimum.
W organizacjach, w których System Zarządzania Jakością jest fikcją,
audyty zewnętrzne będą „zagęszczane”, a każda stwierdzona
niezgodność będzie automatycznie „dublowana” niezgodnością dot.
pkt 66.A.130, czyli dotyczącą SZJ.
24