Transcript Vorming digitaal documentbeheer

Vorming digitaal
documentbeheer
12 december 2013
Vorming digitaal documentbeheer
Rondje van de tafel: wat staat er op
jullie pc?
Wat willen jullie anders?
Vorming digitaal documentbeheer
Inhoud:
- Wat?
- Bedreigingen
- Belang documentbeheer
- Aan de slag
Vorming digitaal documentbeheer
1. Wat?
- Het beheren van digitale documenten.
- Duurzaam! Toegankelijkheid op lange
termijn
MAAR: bedreigingen!
Vorming digitaal documentbeheer
2. Bedreigingen
-
Vindbaarheid
Afspeelbaarheid
Hanteerbaarheid
Leesbaarheid
Vorming digitaal documentbeheer
2. Bedreigingen
- Vindbaarheid:
- losse informatiedragers
- bestanden gewist of niet terug te vinden
- toegankelijkheid van online informatie op bv.
YouTube
- bestanden zitten niet gecentraliseerd
Vorming digitaal documentbeheer
2. Bedreigingen
- Afspeelbaarheid
- Snelle evolutie digitale dragers
- Kennis gaat verloren bij technici
- Hanteerbaarheid
- Bediening oudere apparatuur (fimpje)
Vorming digitaal documentbeheer
2. Bedreigingen
- Leesbaarheid
- Evolutie software
- Schade aan digitale dragers
- Gebrek aan back-ups
Vorming digitaal documentbeheer
3. Belang documentbeheer
- Documenteren (wat doet een organisatie)
- Juridisch (bewijsmateriaal of verplichting vzw
wetgeving)
- Efficiëntie (informatie hergebruiken)
Vorming digitaal documentbeheer
3. Belang documentbeheer
- Tijdbesparend
- Bronnen van de 21e eeuw!
 Keuze maken om hiermee aan de slag te
gaan = tijd en middelen investeren
Vorming digitaal documentbeheer
4. Aan de slag
-
Digitale bestanden samenbrengen
Mappenstructuur maken
Bestanden benoemen
Bestandsformaten
Bewaartermijnen
Bewaren van e-mails
Dragers
Vorming digitaal documentbeheer
4. Aan de slag - Digitale bestanden
samenbrengen
DOEL: losse bestanden samenbrengen –
screenen op virus - veiligheidskopie
Vorming digitaal documentbeheer
4. Aan de slag - Digitale bestanden
samenbrengen
- Verzamelmoment digitale bestanden
- Testen op virussen! Gratis software
- Veiligheidskopie maken
Vorming digitaal documentbeheer
4. Aan de slag - Mappenstructuur
DOEL: orde creëren - opslagplaats efficiënt
gebruiken - overzicht van bestaande
documenten
Vorming digitaal documentbeheer
4. Aan de slag - Mappenstructuur
- WAT? Mappenstructuur is boom:
hoofdmap met submappen
Vorming digitaal documentbeheer
4. Aan de slag - Mappenstructuur
- Kopie bestaande mappenstructuur maken
(‘te ordenen’)
Vorming digitaal documentbeheer
4. Aan de slag - Mappenstructuur
- Nieuwe structuur maken, van algemeen
naar bijzonder
- Gebaseerd op taken en activiteiten;
thematisch ordenen
- In principe vrije keuze, belang van
consequentie
Vorming digitaal documentbeheer
4. Aan de slag - Mappenstructuur
- Bestanden uit ‘te ordenen’ kopiëren naar
nieuwe structuur
- Verwijderen wat niet meer relevant is
- Geen lege mappen en losse documenten
in hoofdmap
Vorming digitaal documentbeheer
4. Aan de slag - Mappenstructuur
- Naamgeving:
•
•
•
•
•
•
•
•
Kort en duidelijk, kernwoord
Gebruik enkel letters en cijfers en ‘_’
Vermijd spaties! Bv. Raad_Van_Bestuur of
RaadVanBestuur ipv Raad van Bestuur
Maximum diepte van 5 mappen
Geen dubbels
Hoofdmap niet herhalen in submap
Aantal afspraken naleven
Vermijd map ‘Varia’
Vorming digitaal documentbeheer
4. Aan de slag - Mappenstructuur
- Voorbeeld:
Vorming digitaal documentbeheer
4. Aan de slag – Bestanden benoemen
DOEL: vaste structuur - bestanden snel
terugvinden
Vorming digitaal documentbeheer
4. Aan de slag – Bestanden benoemen
₋
₋
₋
₋
₋
₋
Gebruik enkel letters en cijfers en ‘_’
Duidelijke en unieke benaming
Betekenisvolle namen: bestand niet openen om te
weten wat erin staat
Mapnaam van bestand niet herhalen
Vermijd spaties! Bv. 20131121_verslag of
20131121verslag (datum is jjjjmmdd)
Volgorde van elementen in naamgeving bepaalt
structuur (datum eerst vs. type eerst)
Vorming digitaal documentbeheer
4. Aan de slag – Bestanden benoemen
- Voorbeelden:
Fout
Brief bank
Scan 000001
Ledenlijst
Goed
Brief_Bank_20131105.doc
CMJP20131028_001
Ledenlijst_2013.xls
Vorming digitaal documentbeheer
4. Aan de slag – Bestandsformaten
DOEL: gebruik van juist bestandsformaat
- Gecomprimeerd:
- online gebruik (bv. jpeg, mp3)
- compressie: verlies van bits, softwarestap
nodig, gevaar van kwetsbaarheid
Vorming digitaal documentbeheer
4. Aan de slag – Bestandsformaten
- Niet-gecomprimeerd:
- voor bewaring (bv. pdf voor tekst; tif voor
beeld, wav voor geluid, xml of msg voor e-mail)
- zware bestanden, veilig op lange termijn
Vorming digitaal documentbeheer
4. Aan de slag – Bewaartermijnen
DOEL: ballast vermijden - orde bewaren via selectie
Vorming digitaal documentbeheer
4. Aan de slag – Bewaartermijnen
- Wetgeving m.b.t. bewaartermijnen
kennen
- Kladversies en dubbels verwijderen
- Bestand in verschillende mappen? Via
snelkoppeling
Vorming digitaal documentbeheer
4. Aan de slag – Bewaartermijnen
- Wat bewaren:
• Financiële/juridische waarde?
• Praktisch nut?
• Emotionele waarde?
• Geheugensteun of kennisbron?
• Cultuurhistorische waarde?
JA? Bewaren!
- Meest kwalitatieve bestand
Vorming digitaal documentbeheer
4. Aan de slag – Bewaren van e-mails
DOEL: orde in de inbox – e-mails bewaren in
mappenstructuur.
Vorming digitaal documentbeheer
4. Aan de slag – Bewaren van e-mails
E-mail = klassiek documenttype (zoals een
brief)
E-mail bewaren: te maken met je taken, met
de organisatie waarvan je lid bent, mail van
officiële instanties.
Niet: spam, nieuwsbrieven, ‘documentatie’
Vorming digitaal documentbeheer
4. Aan de slag – Bewaren van e-mails
Bewaren: niet printen – verlies aan
technische gegevens.
Bewaren in digitaal klassement! (En:
klassement in inbox)
Vorming digitaal documentbeheer
4. Aan de slag – Bewaren van e-mails
E-mail in digitaal klassement
- toegankelijker (e-mail is persoonlijk)
- Veiliger
- logischer.
Vorming digitaal documentbeheer
4. Aan de slag – Bewaren van e-mails
Opslag: volgens regels van benoeming bestanden,
structuur aanhouden
- datum (JJJJMMDD)
- afzender
- ontvanger
- onderwerp
Vb. 20131212_EDP_RvB_Agenda
Of
EDP_20131212_RvB_Agenda
Of
Agenda_RvB_EDP_20131212
Vorming digitaal documentbeheer
4. Aan de slag – Bewaren van e-mails
Bijlages: bewaren bij mail OF afzonderlijk
maar met verwijzing naar mail in je
naamgeving
Vb. mail:
20120304_EDP_JDeVos_projectverslag.xml
Vb. bijlage:
Projectverslag_20120304_mailJDeVos.pdf
Vorming digitaal documentbeheer
4. Aan de slag – Dragers
DOEL: voor – en nadelen van verschillende
dragers kennen
WAT? Op dragers worden gegevens of
materiaal vastgelegd. Verschillende soorten
met voor- en nadelen
Vorming digitaal documentbeheer
4. Aan de slag – Dragers
- Externe harde schijf: betaalbaar en grote
opslagcapaciteit maar niet bestand tegen
schokken (transport) en gevoelig aan
temperatuurschommelingen en hoge
vochtigheid
Vorming digitaal documentbeheer
4. Aan de slag – Dragers
- Optische drager (cd, dvd, Blu-Ray): data blijft
lang intact maar gevoelig aan
temperatuurschommelingen en
luchtvochtigheid. Raakt snel beschadigd. Cd en
dvd met gouden laag zou duurzamer zijn
(bewaar ze in aparte plastic doosjes,
rechtopstaand!)
Vorming digitaal documentbeheer
4. Aan de slag – Dragers
- Flashdrive (usb-stick): klein en grote
opslagcapaciteit + bestand tegen schokken,
maar moet regelmatig vervangen worden en
grotere kans op verlies
Vorming digitaal documentbeheer
4. Aan de slag – Dragers
- Cloud: online bewaring van gegevens: gebeurt
via datacenter en is duur of Cloudcomputing
(bv. Dropbox): online documenten opslaan en
delen.
Vorming digitaal documentbeheer
4. Aan de slag – Dragers
Vorming digitaal documentbeheer
4. Aan de slag – Dragers
- Controleer en vernieuw de dragers regelmatig
- Bewaar op een droge, koele plek, liefst
afgesloten
- Maak een veiligheidskopie op een andere drager
(back-up)
- Bewaar de verschillende dragers op
afzonderlijke plaatsen
Vorming digitaal documentbeheer
Vragen?
Contact: erfgoedcel Viersprong Land van Rode –
Elisa De Puysseleyr
Sint-Antoniusplein 10 – 9860 Oosterzele
[email protected] – 09 363 88 51
Vorming digitaal documentbeheer
BRONNEN:
-
-
Digigids@work – AMVB, Stephanie Aertsen
Digitaal documentbeheer. Een voorbeeld van goede praktijk –
Jeroen Poppe, digitaal raadpleegbaar op www.faronet.be
Mappenstructuur en bestandsnamen voor digitale
documenten – Filip Boudrez
http://www.edavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn3.pdf
Standaarden voor bestandsformaten – Filip Boudrez
http://www.edavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn4.pdf
Vorming digitaal documentbeheer
LINKS:
Anti-virussoftware:
AVG Antivirus Free (Windows, gratis)
http://free.avg.com/ww-en/homepage
Avast! Free Antivirus (Windows & Mac, gratis)
http://www.avast.com/nl-be/index
Software dubbels verwijderen
http://features.en.softonic.com/8-free-tools-to-find-andremove-duplicate-files (download enkel wat je wil!)
Vorming digitaal documentbeheer
FILMPJE:
- http://www.youtube.com/watch?v=7v75
QpvISUs (vanaf 0:15)