Eidgenössisches Finanzdepartement EFD

Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB

eGov Symposium 2013 Mobiles Arbeiten in der Bundesverwaltung

Neuhaus Lorenz ISB 05.11.2013

Rückblick: vor gut 10 Jahren…

+ = Mobiles Arbeiten war oft Führungskräften vorbehalten.

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Mobiles Arbeiten in der BV / L. Neuhaus / 04.11.2013

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Rückblick: vor gut 10 Jahren…

Wichtigste Gründe waren:

• • Hardware- und Kommunikationskosten waren hoch Mobilität unterstützte und beschleunigte vor allem die Entscheidungsfindung • • • Arbeiten von unterwegs war einsam und isoliert Mobilgeräte bedeuteten u. a. auch Prestige Es gab praktisch keine Services Eidgenössisches Finanzdepartement EFD

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Mobilservices ab 2005

Es wurden erste Mobilservices installiert: • Remote Access Service (RAS) • Outlook Web Acces (OWA) • OTA-Zugriff auf die Mailbox Mit tieferen Kosten für Geräte und Kommunikation wurde Mobilität auch in der BV breiter eingesetzt  mittleres Kader, Projektleiter etc.

Datensync meist noch mit Kabel ausser OTA mit den ersten Smartphones Erstes eingesetztes OS: Windows Mobile Eidgenössisches Finanzdepartement EFD

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Smartphones & iDevices

• iPhone wird von den Kunden stark nachgefragt • Ab 2009 wird iPhone 3GS als erstes iOS Gerät homologiert • iPad folgt 2010 • Windows Mobile wird mit Windows Phone 7 ersetzt  Homologierung WP7 nicht möglich • iOS ist aktuell einziges zugelassenes OS • Bundesverwaltung hat eine Zwei-Produkte-Strategie  wir beobachten den Markt für zweites OS Eidgenössisches Finanzdepartement EFD

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Typische Geschäftsfälle

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Hochmobil im Inland, erreichbar, Zugriff auf Fachanwendungen Mobil im In- und Ausland, dauernd und überall erreichbar, aktuell informiert, sofort entscheidfähig Stationär BV-extern, benötigt Zugriff auf Office- und Fachanwendungen Mobiles Arbeiten in der BV / L. Neuhaus / 04.11.2013

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Initiativen „Mobiles Arbeiten“

EPA, AG ortsunabhängiges Arbeiten ISB SD BUS, Stossrichtungen mobiles Arbeiten • • •

Wichtige Treiber:

Das Bedürfnis nach mobilem Arbeiten im Regierungs- und Verwaltungsbereich wächst seit Jahren Diverse Strategien behandeln u. a. dieses Thema Verschiedene Politische Vorstösse (Motion + Postulate) Eidgenössisches Finanzdepartement EFD

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Übersicht „Mobiles Arbeiten“

Einflussfaktoren:

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Hierarchie Strategische Vorgaben

Relevant für mobiles Arbeiten Personal Strategie Bund IKT Strategie Bund BA Strategie UCC Smartphone BA Standards Eidgenössisches Finanzdepartement EFD

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Konkretisierung der Strategien

Folgendes will…:

Personal Strategie Bund • • BV will attraktiver Arbeitgeber bleiben Modernes Arbeitsumfeld schaffen IKT Strategie Bund BA Strategie Eidgenössisches Finanzdepartement EFD

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• • Die IKT unterstützt zeitlich flexibles und mobiles Arbeiten IKT Services werden in Verfügbarkeit und Sicherheit auf die Bedürfnisse der mobilen Arbeit ausgerichtet • • Integration BA und Telefonie Freie Wahl der vom Arbeitsplatztyp abhängigen Endgeräte (Grundfunktion) Mobiles Arbeiten in der BV / L. Neuhaus / 04.11.2013

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Aktuelle Strategien umsetzen

Wie gehen wir vor?

• Fehlende Services/Produkte ableiten • Anforderungen erheben und beschreiben • Mit LB/LE abstimmen und priorisieren • Projekte beantragen, umsetzen

Wichtig:

• Zu standardisierende Produkte und Services zentral erarbeiten und definieren (zentrales Engineering) • Bei Erreichen der Produktreife  Transition zu den IT Dienstleister der BV Eidgenössisches Finanzdepartement EFD

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Pilotprojekt Eidg. Personalamt

Ziele:

1. Auswirkungen auf die

Führung und Zusammenarbeit

sowie die Organisation aufzeigen.

Anforderungen definieren bezüglich: Führungsstil Zusammenarbeit unter Mitarbeitenden Personalrechtliche Rahmenbedingungen Infrastruktur Technologie Eidgenössisches Finanzdepartement EFD

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Pilotprojekt Eidg. Personalamt

Ziele:

2.

Definierte Kriterien als Grundlage für mobiles Arbeiten und Home Office überprüfen.

3.

Inhalte und Themen für künftige Ausbildungsmassnahmen der Kader und Mitarbeitenden ableiten.

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Pilotprojekt Eidg. Personalamt

Zusammen spiel von

Infrastruktur Technologie Personalrecht Kader und Mitarbeitende

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ist

der

Erfolgsfaktor

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Pilotprojekt Eidg. Personalamt

Rahmenbedingungen:

• Teilnahme am Pilot ist freiwillig • Details zur Zusammenarbeit werden zwischen Vorgesetzten, Mitarbeitenden und Organisation geregelt

Aktueller Stand:

• Pilot im Juli 2013 gestartet / Ende im Dezember 13 • Wissenschaftliche Begleitung durch Hochschule Luzern • 60 Teilnehmer aus verschiedenen Departementen mit und ohne Erfahrung • Erste Befragung der Teilnehmer läuft Eidgenössisches Finanzdepartement EFD

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Problemstellungen beim mobilen Arbeiten

Kundenbedürfnis nach Mobilität und Usability steigt • Datenbank • Share • Intranet • Lokal C:\ • Persönliche Fileablage • Mail • Auf Gerät • Mail • Cloud Daten Daten schlechter Eidgenössisches Finanzdepartement EFD

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Mobilität/Usability besser Mobiles Arbeiten in der BV / L. Neuhaus / 04.11.2013

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Stand Mobile Services

Strategische Services und Produkte

RAS OWA OTA UCC VDI Studie Win 8* Private Cloud Wireless**

* Punktueller Einsatz von Windows 8 + Windows to Go ** Ausbau der Wireless Netze (Quantität + Qualität) Eidgenössisches Finanzdepartement EFD

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Mobiles Arbeiten und UCC

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Timeline Programm UCC

Ablösung klassische Telefonie in der BV

WTO

1.7.12 - 8.10.12

sUCCess ' 12

Jul 2012

Zuschlag WTO

8.10.12

Start sUCCess

1.1.13

Jan 2013 Today Jul Jan 2014

1. Pilot

1.4.14

1.1.13 - 30.6.14

Pilot

1.4.14 - 30.6.14

Einführung Migration 1. Dep.

1.7.14

Jul Jan 2015 1.7.14 - 31.12.15

1.7.15

Migration 7. Dep.

Jul

' 15 Ende Programm UCC

31.12.15

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Mobiles Arbeiten und UCC

Herausforderungen UCC:

• Benutzerakzeptanz – weg von klassischer Telefonie Erreichbarkeit, Präsenzanzeige, neue Endgeräte • Projektleitung bei Einführung • Neue Telefonnummer • Qualität: Bandbreite, Lync Endgeräte, Prozesse

Herausforderungen allgemein:

• Mobiles Arbeiten in der BV zulassen (Führung) • Neue Arbeitsformen und Techniken effizient einsetzen  Mut Collaboration zu Nutzen Eidgenössisches Finanzdepartement EFD

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Vision/Abschluss

X + Eidgenössisches Finanzdepartement EFD

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= Mit mobilem Arbeiten und Collaboration, Ziele gemeinsam erreichen!

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