Transcript SPORTI Medlems- og kontingentløsning

SPORTI foreningsløsning
Foreningsadministration for NIHF
Esbjerg, Juni 2012
Indhold
1.
2.
3.
4.
5.
6.
SPORTI’s funktioner
SPORTI’s online tilmeldingssystem
SPORTI’s medlemsdatabase
Økonomi, priser og jura
Kommende tiltag og forbedringer
Kontakt til SPORTI
SPORTI’s funktioner
• Tilmelding til aktiviteter
– Tilmelding til stævner, kåringer, skovture, kurser, foredrag
• Medlemsdatabase
– Udsendelse af kontingentopkrævninger, online
indmeldelsesformular
• Rytterlicenser
– Kontrol af betalt rytterlicens ved tilmelding til aktivitet
• Registreringer
– Registrering af bedækningstilladelser, følanmeldelser,
ejerskifter, hestepas
• Billetløsning
– Print-selv billetter med stregkoder
– Inklusiv modul til skanning af stregkoder
SPORTI’s online tilmeldingssystem
Tilmelding til stævner, kåringer, skovture,
kurser, foredrag m.v.
Trin 1: Oprettelse af aktivitet
• Send informationer til
[email protected], så klarer vi
oprettelsen
• Modtag link til
tilmeldingsformularen
• Godkend oprettelsen
• Tilmelding er klar
Trin 2: Administration af aktivitet
•
•
•
•
Download deltagerlisten og tilkøb
Download deltagere i ICE-test format
Send e-mail til deltagere
Statistik over tilmeldte
Trin 3: Selve tilmeldingen
•
•
•
•
•
Udfyld formular
Vælg betalingskort og godkend betaling
Indtast kortoplysninger
Modtag kvittering på skærm og e-mail
Se dit navn på deltagerlisten
Trin 4: Afregning
• Når tilmeldingen er sluttet og SPORTI har modtaget alle
penge overføres de til arrangørens konto
• SPORTI medsender specifikation over hvad beløbet
dækker
• Normalt afregnes én gang per måned samt senest syv
bankdage efter sidste tilmeldingsfrist
SPORTI’s medlemsdatabase
Udsendelse af kontingentopkrævninger,
medlemslister, e-mail til medlemmer m.v.
Medlemsregistrering
•
•
•
•
•
•
Oprettelse af klub
Oprettelse af medlemmer
Medlemslister
Udtræk til Excel
Søgning efter medlemmer
Statistikker
Oprettelse af klub
(foretages af SPORTI)
• Kontakt SPORTI på [email protected] / 20 71 73 84
• Send følgende oplysninger:
•
•
•
•
Info om klub + logo
Hvem skal være administratorer?
Kontingenttyper + priser
Kontingentperiode
Opret medlem
• Medlemsnummer
tildeles automatisk
• Køn og Fødselsdato
bruges til statistikker
• Mangler I andre
oplysninger?
Medlemslister
•
•
•
•
Aktive (betalte)
Nye (men ikke betalte)
Udløbet
Udmeldt
• Lister kan sorteres
• Lister kan udtrækkes
til Excel
Udtræk til Excel
1. Udvælg Medlemmer
3. Klik på Save
2. Vælg Eksporter + Udfør
Det bliver ikke meget lettere …
Søgning efter medlemmer
Statistikker
Kontingent opbygning
Når kontingentet er betalt forlænges
medlemskabet med 1 år.
Processen ved kontingentopkrævninger
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Medlemmer vælges fra medlemslisten
Opret regning og vælg regningstype (kontingenttype)
Vælg udsend med e-mail
Alle medlemmer med e-mail modtager en mail fra
SPORTI med tilhørende link
Medlem kontrollerer personlige oplysninger på SPORTI
og betaler med betalingskort
Medlem modtager kvittering på skærm og per e-mail
Medlemslisten opdateres efter gennemført betaling
Evt. udsendes påmindelse/rykker x dage før/efter
sidste betalingsfrist
4) Mail til medlemmer
5) Kontrol og
eventuel
opdatering af
personlige
oplysninger
5) Godkendelse af betaling
Kontingent Toppur 2009
5) Indtast betalingskort oplysninger
6) Kvittering på e-mail
(og skærm)
Martin Skov
Bemærk:
Tekst på kvitteringer
rettes til, så det passer
med det bestilte
Oversigt over opkrævninger
Bemærk
• En regning/kontingent er IKKE lig et medlem
• Der er ikke forskel på familiemedlemmer og enkelt
medlemmer – de er alle ligeværdige medlemmer
• Familiemedlemmer skal (bør) have samme adresse
Økonomi, priser og jura
Økonomi, priser og jura
• Kr. 10,- per tilmeldt ekvipage
• Kr. 10,- per kontingentopkrævning
• Gratis oprettelse af klubben
• Gratis oprettelse af aktiviteter
på SPORTI’s kalender
• Indkomne beløb overføres
normalt 1 gang per måned
• Hyppigere overførsler er
muligt f.eks. når beløb er
meget store
• SPORTI har en standard
kontrakt som alle kunder
bedes underskrive
SPORTI har forsikring mod netbanksindbrud og en kriminalitetsforsikring mod
at en af de tre partnere i SPORTI løber med indestående i banken. SPORTI er
et I/S (interessentskab), så vi hæfter personligt for eventuelle tab.
Fordele og ulemper
Fordele ved SPORTI’s foreningsløsning
• Hurtig udsendelse af
kontingentopkrævninger
• Hurtig udsendelse af påmindelser
• Medlem opdaterer selv
kontaktoplysninger ved betaling
• Stævnetilmeldinger, kåring og
kurser kan også tilmeldes via
SPORTI
• Der kan laves forskellige udtræk
af lister/rapporter til Excel
• Der kommer statistik over
aldersfordeling, der kan bruges til
DIF indberetninger
• SPORTI sørger for backup af alle
data hver dag
• Ingen omkostninger til drift og
udvikling
• Indflydelse på fremtidig udvikling
af medlemsløsningen
• Medlemsdelen kan benyttes uden
brug af kontingentdelen
Ulemper ved SPORTI’s medlemsløsning
• Medlem skal have gyldig email adresse
• Alle funktioner er ikke 100%
udviklet endnu
• Medlem skal have
betalingskort
• Alle indbetalte beløb går ind
på SPORTI’s konto inden de
videreføres til NIHF, klubben
eller arrangøren
• Medlem skal have Internet
adgang
• Indtil videre står SPORTI for
udsendelse af opkrævninger
• SPORTI’s hjemmeside er p.t.
kun på dansk
Back up af data
• SPORTI har alle data liggende
på en hostet server, det vil
sige hos en udbyder af servere
• Hver enkelt klub kan altid
downloade alle
medlemsoplysninger til Excel
• Denne udbyder sørger for
daglig backup af alle data der
ligger på SPORTI’s
hjemmeside og tilhørende
databaser
• Det anbefales at klubben
sørger for på den måde at
tage backup af egne data
• SPORTI ejer kun softwaren –
ikke de data der indtastes af
klubberne
Kommende tiltag og forbedringer
Vi arbejder kontinuerligt for at forbedre
vores services overfor forbund, klubber,
arrangører og medlemmer/deltagere
Nye funktioner under overvejelse
• SPORTI på flere sprog, herunder
norsk
• Kunder kan selv oprette aktiviteter
og redigere i dem
• Oversigt over økonomi
(tilgodehavender)
• Hestesport får egen kalender og
faneblad
Kontakt til SPORTI
Kontakt til SPORTI
•
•
•
•
•
•
Martin Skov
Tarp Byvej 34
6715 Esbjerg N
Mobil 20 71 73 84
E-mail [email protected]
www.sporti.dk
• Send en mail hvis du vil modtage denne præsentation,
SPORTI’s standard kontrakt eller blot høre mere om
SPORTI’s tilbud