Transcript Status eKommune – Møre og Romsdal

Prosessanalyse som verktøy for å endre
arbeidsprosesser
• Tradisjonelt betraktes
en organisasjon som
et hierarki, der
utviklingsarbeid skjer
innenfor den enkelte
enhet
Rådmann
Dir 1
Dir 2
Dir 3
• Prosessorientering er
å rette fokus på
hvordan
medarbeidere fra
ulike enheter
samarbeider om
felles oppgaver.
eKommune 2012
Prosessperspektivet
• Hvilke tjenester tilbyr vi?
• Hvordan samarbeider vi internt for å gi best
mulig tjenester?
• Hvem er ”kundene” våre?
• Hvordan behandler vi kundene våre?
Kjernen i prosesstankegangen er at virksomheten
styres ved hjelp av definert prosesser, samspillet
mellom dem og kontinuerlig kontroll med at
prosessene når sine mål.
eKommune 2012
I den prosessorienterte organisasjonen
spør man:
• Organisasjonsutvikling
• Ved innføring av nye IT-systemer
• Kvalitetssystemer
eKommune 2012
Aktuell i mange sammenhenger
eKommune 2012
Prosessbegrepet
(Jon Iden: Prosessutvikling)
• Hva (aktiviteter)
• Hvem (rolleinnehaver)
• Hvordan (arbeidsflyt)
eKommune 2012
Arbeids- og informasjonsflyt
eKommune 2012
Ressurser
• Mennesker
• Hjelpeverktøy
•
•
•
•
•
Hensikt
Mål
Målinger
Rapportering
Regler
eKommune 2012
STYRING
Prosesseier
• Nøkkelrolle
• Bør utnevnes så tidlig som mulig
• En form for matriseorganisering
En prosesseier ar ansvarlig for hvordan prosessen er
utformet og fungerer. Han skal overvåke og vurdere
prosessens ytelse fra begynnelse til slutt, og har
myndighet til å endre på prosessen ved behov
eKommune 2012
Prosesseier-rollen
1. De uformelle og udokumenterte.
2. De prosesser som er dokumentert, men ikke blir fulgt.
3. De prosesser som både er beskrevet og innarbeidet.
It har mye med prosesseffektivisering å
gjøre. Det er ikke tenkelig å utvikle
prosesser i dag uten datamaskinstøtte.
eKommune 2012
Prosesser kommer i tre kategorier.
Ledelses-prosesser
Kjerne-prosesser
Støtte-prosesser
eKommune 2012
Ulike typer prosesser:
Prosessoversikt Nes kommune nivå 1
Ledelsesprosesser
Økonomiplanlegging
Budsjett
Virksomhets/tjenesteutvikling
Stat
Kjerneprosesser
Bolig, eiendom og
teknisk
Helse, sosial og
omsorg
Næring og landbruk
Oppvekst og
utdanning
Kultur og fritid
Virksomhet
Borger
Intern
Støtteprosesser
Personal og lønn
Regnskap
Dokumentsenter
Skatt
Servicetorg
Drift og
vedlikehold
IKT
Politisk
Sekretariat
Økonomi
eKommune 2012
Kommuneplanleggining
Kunde
Nivå 2 – Oppvekst og utdanning
eKommune 2012
Oppvekst og
utdanning
Barnehage
Pedagogisk tjeneste
Skole
Administrasjon
Lønn & personal
Barnehage
Søknad om barnehageplass
Endring av
barnehageplass
Barn med enkelt vedtak
Utarbeidelse av
faktureringsgrunnlag
eKommune 2012
Nivå 3 – Oppvekst og utdanning
eKommune 2012
Prosessen med
prosessen
Enhet for bygg og eiendom, arbeidsområder:
- Administrasjon av boligene
- Service-/leveranseavtaler (renhold)
- Byggeprosjekter
- Forvaltning, drift, vedlikehold av kommunale bygg
Utdrag fra referat – Administrasjon av boligene:
Det er uklarheter i ansvarsforhold mellom EBE, omsorg, sosial og flyktning. B.
innkaller til nytt møte, der vi tegner opp saksgangen.
(Resultat: Vi lot alle impliserte enheter tegne sin oppfatning av saksgangen.)
eKommune 2012
Eksempel fra en kjerneprosess:
eKommune 2012
Kjerneprosess
•
As Is - fasen
•
To Be - fasen
eKommune 2012
Støtteprosess
(1) Full analyse i alle kommuner
– As-is gjennomføres i alle
kommuner
– To-be utarbeides felles på
tvers av kommunerne
(2) Utgansgspunkt i én kommune
• As-is gennomføres i én
kommune
• Validering gjennomføres
på tvers av kommunene
• To-be utarbeides felles på
tvers av kommunene
Fordeler:
• Høy grad av involvering /
Eierskap
• Letter implementering
Fordeler:
• Hurtigere enn scenarie 1
Ulemper:
Ulemper:
• Tidskrevende
• Mindre grad av involvering
• Forutsetter at prosessene er
rimelig like mellom
kommunene
eKommune 2012
Ved kommunesamarbeid:
eKommune 2012
Ledelsesprosess:
eKommune 2012
Ledelsesprosess (forts):
eKommune 2012
Fra AS IS til TO BE
Verktøy på tvers i forvaltningen:
Barnet
inn i
samfunnet
Fødsel og
navnevalg
Graviditet
eKommune 2012
”Nytt barn eDialogen” – konseptbilde
fra Skattedirektoratets samarbeidsprosjekt
Mulige
tjenester i Nytt
barn dialogen:
Melding
om
fødsel
Helsekort
gravid
Svangerskap
spenger
Farskapsmelding
Første gangs
navnevalg
Fødselsattest
Foreldrepenger
Barnetrygd
Helsekort barn
Vaksinas
jonsregis
ter
SYSVAK
Søknad
om
barnehag
eplass
Søknad
om
kontantstøtte
Fødselscaset – Del 1 (Fokus: Helsevesen og Folkeregisteret)
Kommunehelsetjenesten
Fastlege / Helsestasjon / Jordmor
•Fastlege / helsestasjon sender søknad om
fødested
•Fastlege / helsestasjon gjør jevnlige
svangerskapskontroller
Helsejournal
for barnet
< lokal
elektronisk
løsning>
Farskapsmelding
(hvis far ikke gift
med mor)
Attesteres av mor
og offentlig person
< papir >
•Fastlege / helsestasjon kan ha dialog med
sykehus ved spesielle behov
•Dersom den gravide har en yrkessituasjon som
er skadelig for fosteret vil fastlege / helsestasjon
vurdere behovet for endret arbeidssituasjon eller
permisjon med svangerskapspenger (i samråd
med arbeidsgiver). Skjema sendes NAV.
(Forutsetter FNR)
< papir >
•Svangerskapskontroll med ultralyd i 18.uke.
Søknad om
svangerskapspenger
< papir >
•Kontakt med fastlege/helsestasjon ved
spesielle behov
Etter fødsel:
•Ved fødsel journalføres ”Helsekortet” fra
svangerskapet
< papir >
•Fødselsrapport sendes til helsestasjon
•Fødselsmelding sendes Medisinsk
fødselsregister og Det sentrale folkeregister
(DSF)
•Hjemmebesøk fra helsestasjon innen 2 uker.
•6 kontroller på helsestasjon første leveår (barnet
har egen journal (basert på lokale løsninger)
•Eventuelle andre prøver (f. eks.
fostervannsprøve) avtales
Fødselsrapport
Etter fødsel:
Fødselsmelding
< papir >
•Diverse interne prosesser sykehus (avhengig
av fødselsnummer)
•Rapportere til nasjonalt vaksinasjonsregister
Det sentrale folkeregister (DSF)
Melding om
navnevalg
•Den gravide tildeles fødested (brev til
gravid/fastlege/helsestasjon)
< papir >
•Tar imot fødselsmelding fra Norsk helsenett
(elektronisk) eller i papirform fra
sykehus/helseforetak.
•Utsteder fødselsnummer og sender tilbake til
norsk helsenett (elektronisk) eller i papirform til
sykehus/helseforetak.
Fødselsattest
•Tar imot navnevalgsskjema (papir) og
registrerer navn på barnet.
< papir >
•Utsteder fødselsattest og sender til foreldre
(papir)
Fødselsnummer
papir >
<
Melding
(XML)
Kvittering
tilbake (XML)
FNR melding
(XML)
Elektronisk
fødselsmelding
DSF
2012
eKommune
og
Mottar og behandler farskapsmelding
søknad om svangerskapspenger
< papir >
•”Helsekort” utstedes og følger den gravide
gjennom svangerskapet
Elektronisk
fødselsmelding
MFR
Norsk helsenett
ASP / Formidlingssentral for
sykehusene (eiet av de regionale
helseforetakene)
Medisinsk fødsels-register (MFR)
Vaksinasjonsregister
Helsekort
Før fødsel:
(SYSVAK)
•Graviditet konstateres
Søknad om
fødested
NAV
Før fødsel:
Helseforetak (sykehus)
Valgmulighet
Dokument
Aktivitet
Underliggende
prosess
eKommune 2012
Rollebånd