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LE
CONTRÔLE DE GESTION
SUR SAP®
IXERP consulting
1
OBJECTIFS
Cette présentation a pour objectif de vous présenter le contrôle de gestion sur
SAP® et de décrire une démarche opérationnelle afin de vous guider dans la
mise en œuvre dans la conduite de vos projets.
IXERP consulting
2
Les données de base CO
et ses flux
IXERP consulting
SOMMAIRE
Chapitre I :
Données de base
A) CO CCA
B) CO OPA
C) EC PCA
Chapitre II :
Gestion des flux
A) CO CCA
B) CO OPA
C) EC PCA
IXERP consulting
LES DONNÉES DE BASE DE CO
IXERP consulting
DONNÉES DE BASE
« CO CCA »
IXERP consulting
Les centres de coûts
1.
Un centre de coûts est une structure de la société, responsable vis à vis de ses coûts.
La comptabilité des centres de coûts est utilisée pour déterminer à quel endroit les
coûts surviennent dans l ’entreprise.
2.
Dans SAP, le centre de coûts est un “collecteur” de coûts qui peut être équivalent aux
traditionnelles “sections analytiques”.
3.
Si le périmètre analytique est multi-sociétés, un centre de coûts est affecté, lors de sa
définition, à une société unique.
IXERP consulting
Les natures comptables (I)
Les natures comptables sont les objets porteurs de coûts et fournissent des informations sur les flux de
valeurs et la consommation de valeurs dans la société.
Les natures comptables primaires :


portent les coûts dont l ’origine est externe à l ’entreprise,
ne peuvent exister que si le compte général existe dans le plan comptable opérationnel de la société.
Les natures comptables secondaires



sont gérées uniquement dans CO,
sont liées au processus d ’activité de l ’entreprise,
illustrent les flux de valeurs internes (imputation interne d ’activités, gestion de majorations et
opérations d ’imputation).
IXERP consulting
Les natures comptables (II)
Plan Comptable
Comptabilité Financière
Comptabilité Analytique
1
Comptes
de
capitaux
2
3
4
5
8
6
7
9
Comptes
d'immobilisations
Comptes
de stocks
et encours
Comptes
de tiers
Comptes
financiers
Comptes
spéciaux
Comptes
de
charges
Comptes
de
produits
Comptes
analytiques
Natures Comptables
primaires
Natures
comptables
secondaires
Remarque : toute écriture passée sur une nature comptable primaire est
affectée à un centre de coûts, à un centre de profit, à un ordre interne ou
à un objet de résultat. Chaque nature comptable primaire est donc
affectée à un support analytique (transaction OKB9).
IXERP consulting
Ratios statistiques : définition
1.
Ce sont des clés de distribution utilisées comme :
 base de répartitions internes des coûts,
 base de déchargement d ’un centre ou d ’un ordre récepteur,
 ratio de calcul dans un reporting.
2.
C ’est une valeur budgétée ou saisie au réel sur un centre.
3.
Ce sont les seules données de base non limitées dans le temps.
Remarque :
Les ratios peuvent être « constants » (ex : effectifs) ou « totaux »
(ex.: unité téléphoniques).
IXERP consulting
Les types d ’activité

Le type d ’activité permet de mesurer / valoriser l ’activité d ’un centre.

Les types d ’activité sont définis indépendamment des centres de coûts. Ils divisent les
activités fournies par un centre de coûts en fonction de l ’imputation des coûts.

La valorisation des activités se fait à un prix de cession déterminé suivant la stratégie de
gestion choisie. Quand on divise les coûts par une quantité d ’activité, on obtient un prix de
cession pour le couple centre de coûts/type d ’activité, prix servant ensuite pour l ’imputation
interne d ’activité afin de décharger les centres.
IXERP consulting
Groupes de données de base


Afin de faciliter leur gestion, les données de base (centres de coûts, natures comptables,
ratios statistiques et types d ’activité) peuvent être organisées en groupes. Un nom de
groupe ne peut être utilisé qu’une seule fois.
Cas particulier des centres de coûts : la « hiérarchie standard » des centres de coûts est
un groupe particulier auquel tous les centres de coûts du périmètre analytique doivent
être affectés. SAP effectue un contrôle d ’univocité et d ’intégralité de cette hiérarchie. On
peut créer en parallèle des hiérarchies partielles : « hiérarchies alternatives ».
IXERP consulting
DONNÉES DE BASE
« CO OPA »
IXERP consulting
Ordres internes







Axe analytique, au même titre qu’un centre,
Durée de vie limitée dans le temps mais qui peut être supérieure à l ’exercice,
Peut être déchargé à terme sur d ’autres objets (imputation non obligatoire),
Ne doit pas être nécessairement le reflet de l ’entreprise,
Permet d ’analyser les coûts en terme de causalité,
Peut être géré en interne à CO ou en externe à CO (SD, PP).
L ’ordre est défini en priorité par un « type d ’ordre » lequel détermine le profil
d ’imputation, le profil de budget, le schéma de statuts et propose un ordre de référence
(pour un même société, un même centre de profit, un même centre de
responsabilité…données pas défaut).
Remarque :
Comme les centres, les ordres internes peuvent être regroupés en hiérarchies
mais il n ’existe pas de « groupe exhaustif » tel que la hiérarchie standard des
centres de coûts.
IXERP consulting
Les étapes d ’un ordre
Création
Lancement
Statuts
système
Clôture technique
Clôture
Archivage
IXERP consulting
DONNÉES DE BASE
« EC PCA »
IXERP consulting
Le Centre de Profit

Un centre de profit est :

une entité structurelle pouvant être multi-sociétés

rattaché à un périmètre analytique

responsable de ses performances

capable d’analyser sa profitabilité

statistique
Remarque :
Une hiérarchie standard des centres de profit doit être obligatoirement
définie et il est possible de créer des hiérarchies alternatives (ou groupes de
centres de profit).
IXERP consulting
Le Centre de Profit « DUMMY »

Un centre de profit « fictif » est rattaché à la hiérarchie standard mais ne représente rien
dans l'entreprise.

Il reçoit toutes les écritures non affectées à un centre de profit "normal", les écritures
incorrectement affectées. On peut alors les reprendre et les réaffecter à des centres de
profit.

Normalement vide, il permet de repérer les erreurs (ex : nouvel objet non affecté à un
centre de profit).

Il assure donc la cohérence entre les comptes de résultat dans FI et dans CO.
IXERP consulting
GESTION DES FLUX DANS CO
IXERP consulting
Introduction : Flux statistiques ou réels

Centres de profit : objets supportant toujours des flux statistiques

Centres de coûts : objets réels, saufs ’ils sont en présence d ’autres objets réels, ils
sont alors statistiques

Ordres et projets : objet supportant des flux statistiques ou réels

On ne peut avoir qu’un flux réel par objet mais différents flux statistiques par objet.
IXERP consulting
LES FLUX CO CCA
IXERP consulting
Intégration budgétaire
Centre de coûts
Entrée
Planif. de la production
Gestion du personnel
 Activité budgété
Capacité budgétée
 Coûts budgétés
- Personnel
Gestion des articles
- Matières consommables
Gestion des immos
- Amortissements
Comptabilité financière
- Téléphone
- Assurance
- Energie
- Tout frais général...
Maintenance
- Maintenance
Comptabilité analytique
Sortie
 Prise en charges d'activités
via imputation internes
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Centre
Cession
d'activité à
Ordre interne
Procédure Budgétaire
1
2
Budgétisation Budgétisation
des types
des ratios
d'activité
statistiques
3
4
5
Budgétisation
des coûts
primaires
(manuel)
Budgétisation
des coûts
secondaires
Budgétisation
des
Abonnements
Par nature
comptable
Non liés à
l'activité
Par type
d'activité
Liés à
l'activité
Sur la
base des
coûts
additionnels
6
Budgétisaton
Répartition
détaillée
=> Pour
Répartition
détaillée
Répartition
globale
Reporting,
Formules
Taux activité
Capacité de
production
Volume de
Production
Coûts
Par
répartition
détaillée
des natures
comptables
et plus
finement via
budgétisat.
détaillée
permutation possible
IXERP consulting
Procédure Budgétaire( Suite)
7
8
Budgétisation Budgétisation
des taux
Répartition
d'activité
globale
9
Actualisation
des budgets
10
11
Blocage des
budgets
Enveloppe
budgétaire
.
des coûts
aggrégés
Itérations
sur la base
de la
capacité de
production
budgétée
A replanifier si
changements dans les
étapes précédentes
simulations
de budgets
(exemple :
modification
de prix)
démarche
optimale
IXERP consulting
Protection
contre
toute
modification
par centre
de coûts /
groupe de
centre de
coûts
peut être effectué
indépendamment des
autres activités
budgétées
La Pré-budgétisation
Manuel
Automatique
Ratios
statistiques
PB de ratios
Transfert de SIL
Types
d’activité
PB des types
d’activité
Imputation
indirecte d’activités
Coûts
Primaires :
Secondaires :
Primaires :
Secondaires :
PB des coûts
primaires indép. de
l’activité
PB des coûts
secondaires indép.
de l’activité
Abonnement
Répartition globale
PB des coûts
primaires dép. de
l’activité
PB des coûts
Répartition
secondaires dép. de détaillée
l’activité
Imputation
indirecte d’activité
Remarque : PB = Pré-budgétisation
IXERP consulting
Principe de la budgétisation

Copie de budget : d ’une version à une autre par exemple

Revalorisation : application d ’un taux (d ’augmentation ou de diminution) à une version
de budget

Gestion des enveloppes sur les centres de coûts : affectation d ’une enveloppe de coûts
(sans détail par nature comptable) avec contrôle de disponibilité possible
IXERP consulting
Les flux réels

Imputations "directes" de quantités, coûts et revenus externes ( FI, MM, AM ...) :
simultanées dans FI et CO

Imputations analytiques de quantités, coûts et revenus


saisis dans CO (transferts internes)
périodiques (transferts, répartitions, coûts additionnels)

Imputation des ratios statistiques

Abonnements analytiques

Engagements sur commande fournisseur

Réserves de moyens financiers sans demande d’achat

Ecritures de réconciliation FI / CO
IXERP consulting
Les transferts périodiques
Centre PTT
Téléphone
Janvier
606120 + 15.000,- Euros
606120 - 15.000,- Euros
Clé de répartition
Ratio statistique
ex. Unité téléphonique
Centre de
coûts « A »
Centre de
coûts « B »
606120 + 6.000,-
606120 + 6.000,-
2.000
2.000
Centre de
coûts « C »
606120 + 3.000,-
1000
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Unités téléphoniques
La répartition détaillée
Electricité
Janvier
Centre de coûts élect.
606110 + 23.000,- Euros
606110
- 23.000,- Euros
Clé de répartition
% fixe
30%
Fabrication 1
20%
50%
Fabrication 2
Fabrication 3
606xxx + 6.900,-
606xxx + 4.600,-
606xxx + 11.500,-
du centre de
coût élect.
du centre de
coût élect.
du centre de
coût élect.
IXERP consulting
LES FLUX CO OPA
IXERP consulting
Budgets ascendant / descendant
& contrôle disponible

Parallèlement à la budgétisation ascendante détaillée en fonction des natures comptables
(idem budgétisation des centres de coûts), il est possible de budgéter, au niveau des
ordres et par exercice, des valeurs indépendantes des natures comptables (budget
descendant ou budget d’enveloppe).

Le système offre alors la possibilité de gérer un contrôle des disponibilités (contrôle en
fonction des engagements relatifs à un ordre et du budget annuel).
IXERP consulting
Budgets ascendant / descendant
& contrôle disponible
Budget:
Budget d'enveloppe:
• flexible
• ferme
• plusieurs versions
• unique
• possibilité de ne pas
garder de trace des
modifications
• correspond à la version
définitive du plan
• Traçabilité de toutes les
évolutions ultérieures
Contrôle de disponibilité :
• avertissement
• avertissement + E-mail
IXERP consulting
• erreur et rejet
Intégration budgétaire
Centres :
• allocations
Ordres :
TRANSFERT
• activités
• consommation
d'activités
• coûts budgétés
• coûts
additionnels
Déchargement
Consommation
d'activité
IXERP consulting
Flux réels sur l’ordre
Compta. financière
Compta. financière
Coûts externes
(factures)
• Compte général
• Immobilisation
• Article (stock)
Ordre
Stock
Consommation
de matières
• Maintenance
• Investissement
• Réparation
• OF
• ....
Compta. analytique
Coûts internes
Activités
Coûts additionnels
IXERP consulting
Contrôle de gestion
• Centre de coûts
• Ordre
• Projet
• Objet de résultat
• Réseau
Intégrations réels :
Flux de chargement

Coûts réels imputés directement par FI, MM, AM

Transferts de coûts et produits de postes individuels (d ’un ordre à un autre ordre)

Coûts réels internes à CO :

saisie d ’imputation d ’activité directe (de centre à ordre)

transferts périodiques (via des centres ou des ordres)

coûts additionnels périodiques (le déchargement d ’un coût additionnel peut se faire sur
un centre ou sur un ordre)
IXERP consulting
Intégrations réels :
Flux de déchargement

Le déchargement des ordres est défini suivant un profil d ’imputation lié au type de l ’ordre.

Le profil d ’imputation est composé

du schéma d ’imputation (Quels sont le ou les récepteurs ? )

et du schéma d’origine (Quelles sont le ou les natures comptables imputées ? Sont-elles
regroupées en une nature comptable secondaire ?).
IXERP consulting
Imputations réelles & Engagements

L ’engagement peut être créé par une demande d ’achat, une réservation de stocks ou
une commande d ’achat.

Il peut être réduit par une consommation effective, une entrée en stocks ou une entrée de
facture.
IXERP consulting
LES FLUX EC PCA
IXERP consulting
Méthodes de planification

Budgétisation directe d'un centre de profit :

par nature comptable

utilisation des répartitions globales ou détaillées

Reprise des budgets d'autres modules :

centres de coûts (CO-CCA)

ordres internes (CO-OPA)

OTP et graphes de projets (PS)

compte de résultat analytique (CO-PA)

production (CBN) (PP)
IXERP consulting
Ecritures réelles : Bases

Toutes les écritures dans les modules FI, MM, AA, SD et CO, affectant les profits,
sont réfléchies dans EC-PCA.

Aucune écriture ne peut être directement affectées à un centre de profit : elle est
affectée à un autre objet (centre, ordre,...), qui est lui même lié à un centre de profit.
L'écriture sur centre de profit n'est que statistique i.e. pour information.

On peut transférer un montant depuis un centre de profit, mais uniquement sur un
autre centre de profit.

Comme pour les centres de coûts, on peut utiliser les répartitions détaillée et globale.
Les centres de profit sont alors les seuls récepteurs et émetteurs admis.
IXERP consulting
Reprise d’éléments de bilan

Les éléments suivants peuvent être remontés depuis FI (bilan) sur les centres de
profit :

Balances fournisseurs

Balances clients

Stocks

Immobilisations

En-cours de production
IXERP consulting
Contact
Votre Ingénieur Commercial IXERP
BENSIMON Stéphane
TEL : 01 73 04 92 34
GSM : 06 61 79 78 32
Mail : [email protected]
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