Transcript Kokoustekniikkakoulutuksen materiaali

Kokoustekniikkaa ja -käytäntöjä
Soile Koriseva
JYYn hallituksen pj 2009, Emile ry:n pj 2008
12.5.2011
Copyright 2011 Soile Koriseva
Ohjelma
1 Tervetulokahvit
2 Alustus kokoustekniikkaan ja -käytäntöihin
3 Kokoussimulaatio (hallituksen kokous)
kesto yhteensä 2h
Lopuksi mahdollisuus jäädä juttelemaan ja kyselemään
lisää.
Alustus kokoustekniikkaan ja käytäntöihin
1
2
3
4
Henkilöroolit (hpj, hvpj, siht.)
Kokoukseen valmistautuminen
Kokous (äänestäminen, jääviys, eriävä mielipide)
Sääntömääräinen kokous (valmistautuminen ja
kokouksessa käsiteltävät asiat)
5 Vinkkejä puheenjohtajille osallistavaan kokouksen
johtamiseen
1 Henkilöroolit
Yleistä
• Roolit on hyvä määritellä jokaisessa
(aine)järjestössä kirjallisesti
 jokainen hallitukseen valittu tietää roolinsa
 rooliin kohdistuvat odotukset (hall. sisäiset ja
ulkopuoliset)
 perehdytys
• Esimerkki ainejärjestö Emile ry:stä
Puheenjohtaja
• Kokouksen koollekutsuja
• (Aine)järjestöissä laatii usein esityslistan yksin tai
yhdessä sihteerin kanssa
• Kokoukseen valmistautuminen
• Kokouksen johtaminen, puheenvuorojen jakaminen ja
kokouksen läpivienti
• Pj:n hyvä ymmärtää kokoustekniikkaa ja tärkeä tietää
järjestönsä säännöt
Varapuheenjohtaja
• Varapuheenjohtaja hoitaa pj:n roolia pj:n ollessa
estynyt
• Pj ja vpj: mahd. keskinäinen yhteistyö sekä vpj:lle
järjestön hänelle määrittämät tehtävät
• Huom! Jos puheenjohtaja irtisanoutuu tehtävästään
kesken hallituksen toimikauden, ei vpj automaattisesti
siirry puheenjohtajaksi toimikauden loppuajaksi.
Sihteeri
•
•
•
•
•
Voi osallistua kokouksen valmisteluun yhdessä pj:n
kanssa
Huolehtii kokousten osanottajalistasta (osallistujat ja
puhe- läsnäolo-oikeudet)
Toimii kokouksessa puheenjohtajan apuna
Laatii pöytäkirjan
Muut ainejärjestön sihteerille määrittämät tehtävät
(esim. tosun ja token kirjoittaminen, arkistointi jne.)
2 Kokoukseen valmistautuminen
• Esityslistan laatiminen
(esimerkkinä simulaatiokokouksen esityslista:
hallituksen kokous)
• Mahdollinen iltakoulukäytäntö
 tehokas kokoukseen valmistautuminen
 vapaamuotoinen tilanne
 keskustelut, ideointi jne.
 kokouksissa säästyy aikaa
 tilanteen mukaan
3 Kokous
• Hallituksen kokous (käydään läpi kohta kohdalta simulaatiossa)
Joitakin huomionarvoisia asioita kokouksen kulussa
1 Äänestäminen
• Asiakysymyksissä usein käsiäänestys riittää (myös koeäänestys
mahdollinen  pj:n tulkinta äänestystuloksesta, mahd. myös
ääntenlaskijoiden käyttö niin halutessa)
• Henkilövalinnoissa aina suljettu lippuäänestys
• Hallituksen jäsen voi aina pyytää suljetun lippuäänestyksen 
toteutettava kyselemättä
tai pj voi tulkita sen tarpeelliseksi ja pyytää toteutettavaksi
2 Jääviys
• Hallituksen jäsen tai pj voi olla joskus jäävi eli
esteellinen valmistelemaan ja tekemään päätöstä
jostakin asiasta
• Järjestön ja jäsenen eturistiriita (esim. perhesuhteet,
vastuuvapaus)
• Jäävin henkilön on poistuttava asiakohdan käsittelyn
ja päätöksenteon ajaksi
• Jäävi henkilö pitää itse huolen siitä (tai pj muistuttaa),
että poistuu asiakohdan käsittely- ja päätösajaksi
kokouksesta
3 Eriävä mielipide
• Kokouksesta tehdystä päätöksestä voi jättää eriävän mielipiteen
(vastustus ensin)
• Eriävä mielipide on ilmaistava heti kokouspäätöksen jälkeen, se
merkitään pöytäkirjaan (usein pyydetään kirjallisena pöytäkirjan
liitteeksi, viimeistään pöytäkirjan tarkastamisajankohtaan
mennessä)
• Perustelut tai ilman perusteluja
• Eriävä mielipide vapauttaa sen ilmaisijan tehdyn päätöksen
juridisesta ja moraalisesta vastuusta, mutta ei vapauta häntä
tehdyn enemmistöpäätöksen noudattamisesta
• Huom! Hallituksen on edustettava yhdistystä/järjestöä ja
viestittävä tehdyistä päätöksistä niin jäsenistön keskuudessa
kuin ns. ulkopuolisillekin yhteisten päätösten mukaisesti. Näin
tulee toimia vaikka oma mielipide poikkeaisikin kokouksissa
tehdyistä päätöksistä.
4 Sääntömääräinen kokous
Sääntömääräiseen kokoukseen valmistautuminen
•
Kokous on pidettävä säännöissä määrättynä aikana. Säännöissä
kerrotaan, pidetäänkö vuosikokous vai mahdollisesti kaksi
vuosikokousta (kevät- ja syyskokous). Sääntöihin on kirjattu, mitä
sääntömääräisissä kokouksissa pitää käsitellä.
•
Kokous on kutsuttava koolle siten kuin säännöissä on määrätty.
Kokouskutsussa on mainittava kokouksen aika ja paikka.
•
Yhdistyksen ylimääräinen kokous on pidettävä, kun yhdistyksen kokous
niin päättää tai hallitus katsoo siihen olevan aihetta taikka vähintään
yksi kymmenesosa yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä
ilmoittamansa asian käsittelyä varten vaatii.
•
Huom! Huolellinen valmistautuminen kokouksessa käsiteltäviin asioihin
(esim. henkilövalinnat, tilin/toiminnantarkastus jne.)
Sääntömääräisen kokouksen asiat
Yhdistyslain 23 §:n mukaan kokouksessa on päätettävä
1) sääntöjen muuttamisesta
2) kiinteistön luovuttamisesta tai kiinnittämisestä taikka toiminnan kannalta
huomattavan muun omaisuuden luovuttamisesta
3) äänestys- ja vaalijärjestyksestä
4) hallituksen tai sen jäsenen taikka tilintarkastajan tai
toiminnantarkastajan valitsemisesta tai erottamisesta
5) tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä
6) yhdistyksen purkamisesta.
•
Jäsenen erottamisesta päätetään sääntömääräisessä kokouksessa,
jollei säännöissä ole toisin määrätty.
•
Kokouksen pj:n on allekirjoitettava kokouksesta tehty pöytäkirja sekä
vähintään kahden kokouksessa sitä varten valitun henkilön
tarkastettava tai yhdistyksen itsensä hyväksyttävä se.
Tilintarkastajan tai toiminnantarkastajan valinta
 Valitaan sääntömääräisessä kokouksessa
•
Toiminnantarkastaja vastaa aiempaa maallikkotilintarkastajaa (UUTTA
yhdistyslaissa). Toiminnantarkastajan on tarkastettava
yhdistyksen/järjestön talous ja hallinto yhdistyksen/järjestön toiminnan
edellyttämässä laajuudessa sekä annettava tarkastuksestaan kirjallinen
toiminnantarkastus-kertomus tilinpäätöksestä päättävälle kokoukselle.
•
Vähintään yksi henkilö ja hänelle varajäsen (ei edellytä laskentatoimen
tai tilintarkastuksen opintoja/tutkintoa)
•
Ei tarvetta tehdä sääntömuutosta, vaikka toiminnantarkastus korvaa
maallikkotilintarkastuksen.
•
”Käytännössä yhdistyksen toiminnantarkastajan tehtävänä on
ensisijassa arvioida yhdistyksen hallinnon järjestämistä, kirjanpidon ja
tilinpäätöksen yleistä asianmukaisuutta, johdon saamien etuuksien ja
lähipiiritoimien asianmukaisuutta sekä jäsenten yhdenvertaisen
kohtelun toteutumista” (Patentti- ja rekisterihallitus  tilintarkastus ja
toiminnantarkastus)
Muuta UUTTA YHDISTYSLAISSA
Etäosallistuminen yhdistyksen kokoukseen
• Säännöissä voidaan määrätä, että kokoukseen
voidaan säännöissä mainituilla edellytyksillä
osallistua myös postitse taikka tietoliikenneyhteyden
tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen
aikana tai ennen kokousta. Tällöin osallistumisoikeus
ja ääntenlaskennan oikeellisuus on voitava selvittää
tavallisessa kokouksessa noudatettaviin
menettelyihin verrattavalla tavalla.
• Vaatii sääntömuutoksen
(Patentti- ja rekisterihallitus)
5 Vinkkejä puheenjohtajille
osallistavaan kokouksen johtamiseen
•
Jakaa puheenvuorot pyytämisjärjestyksessä (kirjoita tai sihteeri
kirjoittaa ylös, jos et muista)
•
Vastuullinen pj on mielipiteet kokoava, yhteenvetoja ja päätelmiä
tekevä, ei aja vain omaa mielipidettään (keskusteluun kannustava ja
KUUNTELEVA)
•
Jokainen hallituksen jäsen voi kertoa oman sektorinsa toiminnasta
lyhyesti esim. kokouksen alussa (kaikkien jäsenten toiminta näkyväksi
 jokaisella arvokas oma työnsä sekä sitouttaminen)
•
Jos jotkut osallistuvat keskusteluun vähän: Mielipidekierros + perustelut
jokaiselta asiankäsittelyssä ennen päätöksentekoa (jokainen kertoo
kantansa vuorollaan, kaikkien mielipide esille)
•
Jos joku on kovin vilkas puhumaan: ”Onko kenelläkään enää mitään
UUTTA asiaan lisättävää”? (Herättää vilkkaimmat pohtimaan
puheenvuoronsa sisältöä aktiivisemmin)
Kiitos!
Siirrytään simulaatiokokoukseen