Transcript caso de la subgerencia ingresos y egresos

¿CÓMO ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS
EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN?
Lic. Eric A. Peña Sánchez
Especialista de Archivos y Gestión Documental
de la Oficina de Administración de la Información
de la Secretaría General de ESSALUD
[email protected]
ARCHIVOS DE GESTION
-
Son los responsables de organizar,
conservar y ofrecer el servicio de
los documentos EMITIDOS y
RECIBIDOS.
ARCHIVOS DE GESTION
-
Por lo general, están a cargo de la
secretaria, técnico u auxiliar de
archivos.
ARCHIVOS DE GESTION
Tipos de Documentos
-
Documentos de Archivo
Son aquellos de cualquier tipo de soporte, puede ser emitido
y/o recibido por una persona natural o jurídica en el
ejercicio de sus funciones y/o actividades.
-
Documentos de Apoyo a la Gestión
Son aquellos cuya característica es mantener informado al
personal, pero que no refleja las funciones de la
dependencia.
DOCUMENTOS DE APOYO A LA
GESTIÓN
SI
NO
REVISTAS
NORMAS LEGALES
LIBROS
FOTOCOPIAS
PROYECTOS
NO SON DOCUMENTOS DE ARCHIVO
REVISTAS
PERIODICOS
LIBROS
DOCUMENTO DE ARCHIVO: SERIES
DOCUMENTALES
Es la agrupación de documentos emitidos y recibidos por una unidad
orgánica en el desarrollo de sus funciones y/o actividades.
PIEZA DOCUMENTAL SIMPLE: Formado por un tipo documental cuyo
contenido mantiene una unidad de información. Ejemplo: planillas,
constancias, convenios, etc.
PIEZA DOCUMENTAL COMPUESTA: Formado por dos o más tiempos
documentales que se sustentan, cuyo contenido mantienen una unidad
de información. Ejemplo: legajos de personal, comprobantes de pago,
etc.
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Clasificar
Ordenar
Signar
CLASIFICAR
Separar o dividir los documentos en
grupos de documentos relacionados a la
estructura orgánica, funciones ejercidas y
actividades desarrolladas por la
institución.
CLASIFICAR
- EXPEDIENTES: legajos de personal, resoluciones, etc.
Una serie documental es el conjunto de documentos emitidos y
- REGISTROS:
formularios,
planillas,
partes
etc.
recibidos por
una unidad
orgánica
en elasistencia
desarrollo
de una
misma función y/o actividad, denominándose por lo regular en
plural
- CORRESPONDENCIA: cartas, oficios, memorandos, etc.
ORDENAR
Unir y relacionar los elementos de
cada grupo de documentos,
mediante un orden lógico más
conveniente:
Alfabético.
Numérico
Cronológico
SIGNAR
Asignar a los grupos de documentos
símbolos de codificación para su
identificación y ubicación, pudiendo ser
letras, números o la combinación de
ambos.
ORDENAR Y SIGNAR
ARCHIVADORES DE PALANCA
1
ESSALUD
SUBGERENCIA DE INGRESOS Y EGRESOS
SG/OAI
CARTAS EMITIDAS
SG/OAI
SG/OAI
SUBGERENCIA DE
ADMINISTRACIÓN DE LA
INFORMACIÓN
SUBGERENCIA DE
ADMINISTRACIÓN DE LA
INFORMACIÓN
SUBGERENCIA DE
ADMINISTRACIÓN DE LA
INFORMACIÓN
ADIN/04
ADIN/04
ADIN/04
CORRESPONDENCIA EMITIDA
CORRESPONDENCIA EMITIDA
CORRESPONDENCIA EMITIDA
CARTAS
CARTAS
CARTAS
001 a 100
101 a 200
201 a 300
ENE - ABR
MAY - SET
OCT – DIC
2014
2014
2014
1
2
3
101 a 200
MAYO - SETIEMBRE
Signatura o código
2014
2
Ordenamiento Numérico
ORDENAR Y SIGNAR
ARCHIVADORES DE PALANCA
1
ESSALUD
SUBGERENCIA DE INGRESOS Y EGRESOS
GCF/GT
SUBGERENCIA DE INGRESOS
Y EGRESOS
CARTAS EMITIDAS
GCF/GT
GCF/GT
SUBGERENCIA DE INGRESOS
Y EGRESOS
SUBGERENCIA DE INGRESOS
Y EGRESOS
101 a 200
MAYO - SETIEMBRE
Signatura o código
INEG/02
INEG/02
INEG/02
RENDICIÓN DE VIÁTICOS
RENDICIÓN DE VIÁTICOS
RENDICIÓN DE VIÁTICOS
APA – CAR
DOM – POR
ROS – SAN
2014
2014
2014
1
2
3
2014
2
Ordenamiento Alfabético
ORDENAR Y SIGNAR
ARCHIVADORES DE PALANCA
1
ESSALUD
SUBGERENCIA DE INGRESOS Y EGRESOS
GPEyS/GECO
GPEyS/GECO
SUBGERENCIA DE AUDITORIA
CLÍNICA
SUBGERENCIA DE AUDITORIA
CLÍNICA
AUCL/02
AUCL/02
AUCL/02
ACTAS DE SUPERVISIÓN
ACTAS DE SUPERVISIÓN
ACTAS DE SUPERVISIÓN
01/ENE – 30/ABR
05/MAY – 07/SET
07/SET – 15/DIC
2014
2014
2014
1
2
3
GPEyS/GECO
CARTAS EMITIDASSUBGERENCIA
DE AUDITORIA
CLÍNICA
101 a 200
MAYO - SETIEMBRE
Signatura o código
2014
2
Ordenamiento
Cronológico
CASO DE LA SUBGERENCIA
INGRESOS Y EGRESOS- 2014
a) 02 archivadores de cartas emitidas.
b) 15 tomos de comprobantes de pago emitidos.
c) 05 archivadores de normas legales del peruano y .
.
copias informativas.
d) 03 archivadores de cartas, oficios, informes
recibidos.
e) 03 archivadores de folders denominados subsídios .
.
emitidos.
f) 03 archivadores de resoluciones recibidas de la
…
Presidencia ejecutiva y Gerencia General.
.
“Al revisarlo veremos que es una unidad orgánica de línea de la Gerencia de Tesorería, que a su vez, depende
de la Gerencia Central de Finanzas del Seguro Social de Salud. Entre sus funciones se encarga de emitir
comprobantes de pago, recibir los sustentos de viáticos de la institución, gestionar el pago de subsidios de la
institución, entre otros”.
CASO DE LA SUBGERENCIA
INGRESOS Y EGRESOS
CLASIFICACIÓN
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
a) 02 archivadores de cartas emitidas.
b) 15 tomos de comprobantes de pago .
emitidos.
d) 03 archivadores de cartas, oficios, .
informes recibidos.
e) 03 archivadores de folders
.
denominados subsídios emitidos.
(expedientes)
DOCUMENTO DE APOYO A LA
GESTIÓN
c) 05 archivadores de normas legales
del peruano y copias informativas.
.
f) 03 archivadores de resoluciones
recibidas de la Presidencia ejecutiva .
Gerencia General.
.
y
CASO DE LA SUBGERENCIA
INGRESOS Y EGRESOS
CLASIFICACIÓN
CORRESPONDENCIA
a) 04 archivadores de cartas emitidas.
b) 05 archivadores de cartas, oficios, .
informes recibidos. (expedientes)
EXPEDIENTES
a) 15 tomos de comprobantes de pago
emitidos.
.
b) 05 archivadores con fólderes
denominados subsidios emitidos.
.
(expedientes)
CASO DE LA SUBGERENCIA
INGRESOS Y EGRESOS
ARCHIVADORES DE PALANCA
1
ESSALUD
SUBGERENCIA DE INGRESOS Y EGRESOS
GCF/GT
GCF/GT
GCF/GT
SUBGERENCIA DE INGRESOS
Y EGRESOS
SUBGERENCIA DE INGRESOS
Y EGRESOS
INEG/03
INEG/03
INEG/03
CORRESPONDENCIA RECIBIDA
CORRESPONDENCIA RECIBIDA
CORRESPONDENCIA RECIBIDA
CARTAS EMITIDASSUBGERENCIA
DE INGRESOS
Y EGRESOS
101 a 200
MAYO - SETIEMBRE
2014
Ordenamiento Numérico
2
01ENE - 04ABR
2014
05MAY - 06SET
07OCT – 30DIC
2014
2014
Ordenamiento
Cronológico
Ordenamiento Alfabético
1
2
3
CASO DE LA SUBGERENCIA
INGRESOS Y EGRESOS
ARCHIVADORES DE PALANCA
1
ESSALUD
SUBGERENCIA DE INGRESOS Y EGRESOS
GCF/GT
GCF/GT
GCF/GT
SUBGERENCIA DE INGRESOS
Y EGRESOS
SUBGERENCIA DE INGRESOS
Y EGRESOS
INEG/03
INEG/03
INEG/03
CORRESPONDENCIA EMITIDA
CORRESPONDENCIA EMITIDA
CORRESPONDENCIA EMITIDA
CARTAS
CARTAS
CARTAS
CARTAS EMITIDASSUBGERENCIA
DE INGRESOS
Y EGRESOS
101 a 200
MAYO - SETIEMBRE
2014
Ordenamiento Alfabético
2
001 a 100
101 a 200
201 a 300
01ENE - 05ABR
06MAY - 07SET
09OCT – 29DIC
2014
2014
2014
1
2
3
Ordenamiento
Cronológico
Ordenamiento Numérico
CASO DE LA SUBGERENCIA
INGRESOS Y EGRESOS
ARCHIVADORES DE PALANCA
1
ESSALUD
SUBGERENCIA DE INGRESOS Y EGRESOS
GCF/GT
CARTAS EMITIDAS
GCF/GT
GCF/GT
SUBGERENCIA DE INGRESOS
Y EGRESOS
SUBGERENCIA DE INGRESOS
Y EGRESOS
SUBGERENCIA DE INGRESOS
Y EGRESOS
INEG/02
INEG/02
INEG/02
RENDICIÓN DE VIÁTICOS
RENDICIÓN DE VIÁTICOS
RENDICIÓN DE VIÁTICOS
APA – CAR
DOM – POR
ROS – SAN
101 a 200
MAYO - SETIEMBRE
2014
2
Ordenamiento
Cronológico
Ordenamiento Alfabético
2014
2014
2014
Ordenamiento Numérico
1
2
3
CASO DE LA SUBGERENCIA
INGRESOS Y EGRESOS
ARCHIVADORES DE PALANCA
1
ESSALUD
SUBGERENCIA DE INGRESOS Y EGRESOS
GCF/GT
GCF/GT
GCF/GT
SUBGERENCIA DE INGRESOS
Y EGRESOS
SUBGERENCIA DE INGRESOS
Y EGRESOS
INEG/01
INEG/01
INEG/01
COMPROBANTES DE PAGO
COMPROBANTES DE PAGO
COMPROBANTES DE PAGO
001 a 100
101 a 200
201 a 300
CARTAS EMITIDASSUBGERENCIA
DE INGRESOS
Y EGRESOS
101 a 200
MAYO - SETIEMBRE
2014
2
Ordenamiento Alfabético
Ordenamiento
Cronológico
ENE - ABR
MAY - SET
OCT – DIC
2014
2014
2014
1
2
3
Ordenamiento Numérico
CASO DE LA SUBGERENCIA
INGRESOS Y EGRESOS
1
ARCHIVADORES DE PALANCA
ESSALUD
SUBGERENCIA DE INGRESOS Y EGRESOS
CARTAS EMITIDAS
IZQUIERDA - DERECHA
A
R
101 a 200
R
MAYO - SETIEMBRE
2014
2
I
B
A
---A
B
A
J
O
DOCUMENTOS DE ARCHIVO O DOCUMENTOS DE APOYO
A LA GESTION
RESOLUCIONES FEDATEADAS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO O DOCUMENTOS DE APOYO
A LA GESTION
PARTES DE ASISTENCIA DIARIA
DOCUMENTOS DE ARCHIVO O DOCUMENTOS DE APOYO
A LA GESTION
CORRESPONDENCIA – PROYECTOS DE CARTA
[email protected]
¡GRACIAS!