Transcript Audyt wewnętrzny w systemie zapewnienia o stanie kontroli

Izba Celna w Przemyślu
ul. Sielecka 9
37-700 Przemyśl
tel.: +48 16 676 43 00
fax :+48 16 676 44 44
www.przemysl.ic.gov.pl
Planowanie strategiczne w Służbie Celnej
Podstawy i wyzwania ówczesnych strategii:
wymagania sformułowanych w Customs Blueprints – wytycznych Komisji Europejskiej dla
administracji celnych państw kandydujących do Unii Europejskiej,
istotne dla SC wyzwania: uzyskanie, a następnie umocnienie pozycji Polski w Unii
Europejskiej, zmiany zasad działania aparatu finansowego państwa oraz rosnące
oczekiwania podmiotów gospodarczych.
Aktualnie strategia działania Służby Celnej odwołuje się m.in. do dokumentów
strategicznych:
„Wieloletniego planu strategicznego dla elektronicznej administracji celnej” (Multi-Annual
Strategic Plan –MASP) .
Strategii Przyszłości Cła (Future Customs Initiative) oraz programu e-Cło.
Strategia działania Służby Celnej
na lata 2010-2015
Strategia Służby Celnej
2010-2015
(BSC, zarządzenie MF)
Misja, Wizja
cele strategiczne
w perspektywie
zewnętrznej – klientów
(Jak powinni nas postrzegać
klienci, abyśmy zrealizowali
swoją wizję?),
INICJATYWY STRATEGICZNE
KROKI MILOWE
cele pośrednie
z perspektywy
wewnętrznych
procesów biznesowych
(Jakie procesy wewnętrzne
musimy doskonalić, aby klienci
byli zadowoleni?),
cele pośrednie
z perspektywy rozwoju
(Jak zachować zdolność do
zmian i poprawy efektywności,
aby zrealizować naszą wizję?),
System kontroli zarządczej w Służbie Celnej
Strategia Służby Celnej 2010-2015
Inicjatywa strategiczna –
Wdrożenie jednolitego systemu kontroli
zarządczej w Służbie Celnej
Minister Finansów decyzją nr 36/SC
z dnia 1.10.2010r. powołał
Zespół ds opracowania jednolitego systemu
kontroli zarządczej w Służbie Celnej
System kontroli zarządczej w Służbie Celnej,
25 kwietnia 2011r.
zatwierdzony przez Szefa Służby Celnej
(KSIAZKA)
System kontroli zarządczej w Służbie Celnej
Komponenty i zasoby strategiczne budowy systemu
System wyznaczania celów i zadań
Polityka zarządzania ryzykiem
Zasady monitorowania i oceny kontroli zarządczej
Obszary działalności/ryzyka
(podstawowa, zarządcza, wspomagająca)
Mierniki
Model współzależności komponentów
kontroli zarządczej w Służbie Celnej
Mechanizmy kontroli
Informacja i komunikacja
Monitorowanie i ocena
Ministerstwo Finansów
I i II poziom
Cele i zarządzanie ryzykiem
Izba Celna I poziom
Środowisko wewnętrzne
Strategiczne zasoby budowy
kontroli zarządczej
Zasoby strategiczne – fundament
budowy SKZ w SC.
Kultura
Organizacyjna
Ludzie
Każdy z zasobów składa się z
szeregu komponentów, które dla
Kontrola
Zarządcza
Procesy
sprawności działania organizacji
Systemy
jako całości powinny mieć kształt
jednolitych systemów, procesów,
procedur, polityk, dobrych
praktyk itp.
Zasoby strategiczne oceniamy cyklicznie - metodą CAF
I etap ocena istniejącego stanu (” jakimi zasobami strategicznymi dysponuje
jednostka i jaki jest poziom rozwoju tych zasobów”.)
II etap ocena poziomu zarządzania zasobami strategicznymi.
EFEKT - kompleksowa ocena poziomu dojrzałości organizacji w zakresie
zarządzania zasobami strategicznymi.
Ocena powinna być przeprowadzana okresowo, nie rzadziej niż raz na trzy lata.
System wyznaczania celów i zadań
Cele
strategiczne
Cele pośrednie /
inicjatywy
strategiczne
Poziom strategiczny
(Minister Finansów)
Cele i zadania Ministra Finansów
określone w planie działalności
Cele i zadania dyrektora izby celnej
określone w planie działalności
Poziom operacyjny
(dyrektor izby celnej)
Plan działalności Izby Celnej
Propozycje celów
Szefa Służby Celnej
Plan działalności
Ministerstwa Finansów
części
A,B,C
część A
Plan działalności
Izby Celnej
Cele z planu MF
dotyczące Służby Celnej
część B
Cele sformułowane przez
IC w obszarach
działalności
Służby Celnej
Zarządzanie ryzykiem
Identyfikacja ryzyka
Analiza ryzyka
w obszarach
działalności SC,
zadania statutowe
(ryzyka operacyjne),
cele IC (ryzyka
strategiczne)
oddziaływania
ryzyka (5 stopni),
prawdopodobieństwo
(5 stopni), ocena, mapa
ryzyka, hierarchizacja
i rejestr ryzyka
Reakcja na ryzyko
apetyt na ryzyko,
mechanizmy kontrolne
i inne działania,
monitoring i
raportowanie.
TERMINY
Proces identyfikacji i analizy ryzyka - raz do roku
Raporty z oceny poziomu ryzyka, skuteczności mechanizmów kontrolnych
i podejmowanych działań:
 z obszaru o najwyższym zagrożeniu – raz na kwartał
 z obszaru o średnim zagrożeniu – raz na pół roku
 z obszaru o najniższym zagrożeniu – raz do roku
Monitoring źródeł kontroli zarządczej
• Monitoring realizacji planu działalności
• Realizacja zadań statutowych
• Monitoring ryzyk
• Kontrole instytucjonalne, funkcjonalne, zewnętrzne
• Audyt wewnętrzny
• Protokoły z okresowych narad kierownictwa
• Realizacja dochodów i wydatków budżetowych
• Analiza skarg i wniosków
• Samoocena systemu kontroli zarządczej
• Sprawozdawczość
• Inne źródła
System zbierania informacji o stanie
kontroli zarządczej
Źródło
informacji o
stanie KZ
Kto dostarcza
informację
Czy stwierdzono
nieprawidłowość/
problem/słabość
KZ
Kryterium
oceny
TAK
1-oznacza
nieprawidłowość
małą istotną
2-oznacza
nieprawidłowość
istotną
NIE
3-oznacza
nieprawidłowość
bardzo istotną
Działania zaproponowane i podjęte w celu poprawy
funkcjonowania kontroli zarządczej w danym obszarze
Kontrola zarządcza a audyt wewnętrzny
Kontrola zarządcza
Co to jest ?
Po co ?
Jak ?
ogół działań
działania podejmowane są dla zapewnienia
realizacji celów i zadań jednostki
w sposób zgodny z prawem, efektywny,
oszczędny i terminowy
Audyt wewnętrzny
jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest
wspieranie kierownika jednostki w realizacji celów i zadań
przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności
doradcze
Rola i zadania komórki organizacyjnej Izby Celnej oraz audytu
wewnętrznego w zakresie funkcjonowania systemu KZ
Komórka
organizacyjna
IC
• wspomaga Dyrektora IC w
kształtowaniu procesów zarządczych
m.in. w zakresie kontroli zarządczej.
WSPÓŁPRACA
Audyt
Wewnętrzny
• systematyczna ocena funkcjonującego systemu
kontroli zarządczej,
• realizacja zadań zapewniających oraz świadczenie
usług doradczych na rzecz dyrektora izby,
• współpraca z komitetem audytu i komórką audytu
wewnętrznego w Ministerstwie Finansów;
Audyt - zadania zapewniające
Zgodności
działalności z
przepisami prawa
oraz procedurami
wewnętrznymi
Wiarygodność
sprawozdań
Skuteczności i
efektywności
działania
Ocena kontroli
zarządczej dotycząca
Ochrona zasobów
Przepływu
informacji
wewnętrznej/
zewnętrznej
Zarządzanie
ryzykiem
Audyt - doskonalenie kontroli zarządczej w wyniku czynności
doradczych
Przepływu informacji
wewnętrznej
/zewnętrznej
Upowszechniania
standardów kontroli
zarządczej
propozycje działań
naprawczych w
obszarach
Dostosowania
wewnętrznej uregulowań
do potrzeb kontroli
zarządczej
Weryfikacja celów zadań i mierników
w planie działalności IC Przemyśl
Wizerunku IC – jako
nowoczesnej i
skierowanej na potrzeby
klientów jednostki
Zespól ds. wdrożenia projektów
działań doskonalących – wdrożenie
metody CAF
Zespół projektowy
„Klient w centrum uwagi”
Samoocena kontroli zarządczej
Udział w analizie ryzyka oraz
konsultacje w zakresie kształtu RR
Ocena zasobów strategicznych IC
metoda CAF
Szkolenie kadry kierowniczej –
upowszechnienie standardów kadry
kierowniczej
Opiniowanie uregulowań
wewnętrznych /zewnętrznych
Kurs e-lerningowy z kontroli
zarządczej
Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej
w Izbie Celnej w Przemyślu za 2011r.
Zastrzeżenia:
Obszar komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej
Styczność ze zjawiskami niepożądanymi (mobbing, molestowanie,
nietolerancja, demotywowanie, faworyzowanie).
Niski poziom identyfikacji z KZ
Wiarygodność sprawozdań
Ale podejmujemy działania
„Klient w centrum uwagi administracji” (Opracowanie katalogu i kart usług oraz
udostępnienie ich klientom zewnętrznym, strategia komunikacyjna, optymalizacja
procesów)
Przeprowadzenie w IC i UC samooceny w oparciu o metodę CAF 2006
oraz opracowanie planów doskonalących
Wdrożenie systematycznego badania satysfakcji funkcjonariuszy
i pracowników IC oraz wdrożenie działań naprawczych
Innowacyjne projekty usprawniające funkcjonowanie IC w
kontekście przygotowań do EURO 2012
Inicjatywa 3I
Monitoring
Źródeł KZ
Plany
doskonalenia
Strategia
komunikacji
Inicjatywa
3i
Badania
ankietowe
Klient
w centrum uwagi
administracji
CAF
Zespoły
zadaniowe
EURO 2012
Zapewnienie
o stanie kontroli
zarządczej
DOŚWIADCZENIA
• Opór wobec zmiany (odejście od utartych sposobów działania)
• Kolejne zadanie do realizacji obok codziennych obowiązków
• Niezrozumienie - po co mi kontrola zarządcza?
• Sprawny start, solidny fundament – jednolity system KZ w całej Służbie Celnej
• Profesjonalne wsparcie we wdrażaniu kontroli zarządczej
PERSPEKTYWY
• skupienie uwagi na istotnych aspektach, eliminacja zbędnych czynności,
• innowacja, kreatywność, wykorzystanie szans
• możliwość minimalizacji biurokracji
• szybka i sprawna reakcja na problemy - identyfikacja najsłabszych ogniw działania
• zmiana mentalności – angażowanie ludzi, pobudzanie do aktywności, motywacja,
przełamywanie uprzedzeń, integracja (współudział w projektowaniu)
• Samodoskonalenie się organizacji
ul. Sielecka 9
37-700 Przemyśl
tel.: +48 16 676 43 00
fax :+48 16 676 44 44
www.przemysl.ic.gov.pl