Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
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Transcript Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
AMUE – SIFAC
Formation « Comptabilité Générale »
Vague 2010
Programme de formation
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Navigation
La comptabilité Dépenses et Missions
La comptabilité Recette
La comptabilité Générale
La comptabilité des Immobilisations
La TVA
Conclusion
Conseils aux formateurs
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Introduction à SIFAC
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2
De nombreux manuel utilisateur (MUT) et mode opératoire (MOP) sont à votre
disposition pour compléter la formation. Ils détaillent soit un flux de gestion soit, une
transaction avec des copies d’écran, pas à pas et des conseils d’utilisations.
Les MUT et les MOP sont accessibles via l’espace sifac
https://espace-sifac.amue.fr/ le nombre d’utilisateur n’est pas limité par
établissement.
Pour demander votre login et votre mot de passe il suffit d’envoyer un mail à
l’adresse mail suivante [email protected]
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Aide documentaire : L’espace Sifac
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Aide documentaire : L’espace Sifac
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Aide documentaire : L’espace Sifac
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Aide documentaire : L’espace Sifac
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L’outil d’assistance DA/DM
Les correspondants de votre établissement (2 techniques et 2 fonctionnels) peuvent
déposer une demande d’assistance auprès de l’amue via l’outil DA/DM (DA=
demande d’assistance, DM= demande de maintenance)
Si vous rencontrez des difficultés
à l’utilisation du produit
à l’utilisation d’une transaction
à trouver un MUT sur l’espace sifac
Pour une meilleure utilisation, une seule question par DA, en détaillant votre
problème, ce que vous souhaitez obtenir et si besoin une copie d’écran
http://www.amue.fr/finances/logiciels/sifac/
Cet outil sert également de base de capitalisation, vous pouvez faire des recherches
sur les anciennes DA et consulter les réponses
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Sifac
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L’outil d’assistance DA/DM
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8
Introduction :
Le projet SIFAC
■ Le nouveau Système d’Information Financier Analytique et
Comptable qui remplace NABuCo
■ Un groupe de travail composé de 17 établissements, de
l’AMUE et du groupement (Steria et Accenture) qui ont
participé à la réalisation et au paramétrage de la souche
SIFAC
■ Un projet de plusieurs années, qui sera déployé
progressivement dans différents sites
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SIFAC, c’est :
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9
Introduction : Une solution basée sur SAP
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SIFAC est basé sur une sélection adaptée des modules standards SAP.
MM
FM
Gestion des
achats
Comptabilité
budgétaire
SD
CO
Administration
des ventes
Contrôle de
gestion
FI
PP
Gestion de la
production
SAP ECC
Progiciel de
Gestion Intégrée
LE
Gestion des flux
logistiques
Comptabilité
générale
AM
PM
Gestion des
usines
TV
Gestion des
frais de mission
Seuls les modules en
rouge sont utilisés pour
répondre aux besoins de
gestion financière et
comptable des
établissements
d’enseignement supérieur.
Gestion des
immobilisations
HR
Gestion des
ressources
humaines
PS
Gestion de
projet
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10
Le mandant est la notion SAP correspondant à un environnement
technique
Les données et les traitements appartenant à un mandant sont
étanches
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Introduction : Notion de Mandant
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11
Structures données
Les modules SIFAC proposent un ensemble intégré de traitements
prédéfinis et personnalisés : création d’une commande,
comptabilisation d’une facture, livraison … pour gérer votre activité
quotidienne.
Tous les traitements SIFAC s’appuient sur un environnement qui met
en œuvre trois types de données :
Les données structurantes de paramétrage
Les données de base (référentiels)
Les données de transaction (pièces)
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Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Introduction :
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
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Introduction:
Données structurantes de paramétrage
SAP est construit sur la base d’objets structurants qui constituent le cœur du
système d’information et matérialisent dans SIFAC l’organisation, les
responsabilités, les fonctions et les différents besoins de reporting associés à
chaque service de l’établissement.
Ces données possèdent les caractéristiques suivantes :
elles représentent les données structurantes des différents domaines (Comptabilité
budgétaire, Gestion des achats, Comptabilité générale …)
elles ne peuvent être définies que par paramétrage
elles sont indispensables pour toute donnée de référence et de transaction et
influencent notablement les traitements et processus de gestion
certaines sont regroupables à des fins de reporting d’agrégation (sociétés FI)
Exemples de données structurantes de paramétrage
Comptabilité générale : société FI, code TVA, devise
Budget : périmètre financier
Dépense: organisation d’achat, division
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Introduction :
Données de base ( Référentiel)
Ce sont les informations de base indispensables à la gestion
Il s’agit des référentiels de la base de données :
ils sont définis par module et peuvent être communs à plusieurs modules
certains sont segmentés selon la notion de type de donnée de référence (permettant
l’aménagement des écrans) : fournisseurs, clients …
certains sont hiérarchisés (centres financiers) ou regroupables à des fins de
reporting d’agrégation (domaines fonctionnels, centres de coûts …)
Exemples de données de référence
Budget : centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel (destinations
LOLF), programme de financement (conventions, opérations pluriannuelles) …
Dépense: fournisseur, …
Mission : agent missionnaire …
Recette : Articles génériques, client …
Comptabilité générale : compte général, client, fournisseur
Comptabilité analytique : centre de coûts, centre de profit, nature comptable
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Introduction :
Données de « Transactions »
Elles s’appuient sur les données de paramétrage et les données de référence
Elles sont issues des actions que vous allez effectuer via les transactions, ceux sont
les données que vous allez créer et générer
Ces données sont créées uniquement par les menus de transaction utilisateur
Exemples de données de transaction
Budget : pièce budgétaire
Dépense : marché, commande d’achats
Mission : ordre de mission
Recette : convention, commande client, titre de recette
Comptabilité générale : pièce comptable
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15
Introduction :
Modélisation de l’établissement dans SIFAC
Chaque module SIFAC porte sa propre structure
organisationnelle.
La structure organisationnelle est la clé d’entrée à
toutes les transactions du domaine : une donnée de
transaction (pièce) doit obligatoirement être réalisée
dans une structure organisationnelle définie.
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Généralités :
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16
Introduction :
Modélisation de l’établissement dans SIFAC
Modélisation actuelle :
Niveau 1
Services communs
UFR
CR nœud
CR feuille
SACD
Institut
BIU ou SAIC
CR feuille
CR feuille
Niveaux 3 et 4
Sifac
Etablissement
hors SACD
Niveau 2
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Personne morale
Exemple d’une université composée de services communs, d’UFR, d’un
institut et d’un service à comptabilité distincte (BIU ou SAIC)
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17
Introduction :
Périmètre financier
Centre financier
Etablissement
hors SACD
Services communs
Centre financier
Institut
Centre financier
Centre financier
SACD
BIU ou SAIC
Centre financier
Centre financier
CR feuille
Niveaux 3 et 4
CR feuille
Centre financier
Centre financier
Centre financier
UFR
CR nœud
CR feuille
Personne morale
Niveau 2
Sifac
La structure du module de comptabilité budgétaire (FM) contient deux objets :
- le périmètre financier
- les centres financiers
Niveau 1
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Modélisation de l’établissement dans SIFAC
Structure budgétaire :
Centre financier
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18
Introduction :
Modélisation de l’établissement dans SIFAC
Structure comptable :
Société FI
Services communs
Etablissement
hors SACD
UFR
Institut
SACD
BIU ou SAIC
CR feuille
CR feuille
Niveaux 3 et 4
CR nœud
CR feuille
Société FI
Niveau 2
Sifac
Personne morale
Niveau 1
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La structure du module de comptabilité générale (FI) contient un objet :
- la société
La personne morale n’est pas matérialisée en tant que société à part entière. Par contre, il
sera possible de faire du reporting sur l’ensemble des sociétés composant l'Etablissement.
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
19
Introduction :
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Modélisation de l’établissement dans SIFAC
Structure comptable – Module FI :
La société représente une entité distincte pour laquelle des états
financiers complets sont requis (bilan et compte de résultat).
Une structure multi-sociétés est mise en œuvre pour SIFAC afin de
reconstituer les différents niveaux de production de comptabilités
distinctes :
Société établissement hors SACD
Société SACD
Société SAIC
L’ensemble de ces sociétés pourra être regroupé à des fins de
reporting pour constituer la personne morale Etablissement
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
20
Introduction :
Sifac
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Modélisation de l’établissement dans SIFAC
Structure Achats – Module MM :
Une organisation d’achat :
unique est définie pour l’établissement et ses SACD
correspond à l’entité habilitée juridiquement à passer les
commandes
représente l’unité organisationnelle en charge de l’achat
Les divisions :
autant de divisions que de « secteurs de TVA » par société FI
Les dépenses constituent également un « secteur mixte »
permet de gérer le périmètre d’accès aux contrats.
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
21
Introduction :
Modélisation de l’établissement dans SIFAC
Structure Ventes – Module SD :
Une organisation commerciale affectée à chaque « société FI»
représentée dans SIFAC
Autant de divisions que de secteurs de TVA
Une ou plusieurs agences commerciales par société FI : ce niveau de
regroupement permet de gérer le reporting et les autorisations dans
l’administration des ventes.
Sifac
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L’administration des ventes impose :
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22
Introduction : Structure analytique
Périmètre analytique, Centres de coût et de profit – Module CO
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Un périmètre analytique unique est défini par établissement
Au sein du périmètre analytique, la méthode de comptabilité analytique retenue par
l’établissement sera modélisée :
La méthode en section homogène
La méthode par activités
Les données structurantes associées au périmètre analytique sont :
Le centre de coûts :
Le centre de coûts est un collecteur de coûts (c'est-à-dire de charges directes constatées :
salaires, EDF, amortissements, dépenses de fonctionnement …) et un niveau d’analyse des
dépenses
Le centre de profit :
Le centre de profit collecte directement l’ensemble des produits comptabilisés et
indirectement les charges, via les centres de coûts qui lui sont rattachés. Le centre de profit
représente le niveau le plus fin d’analyse pour lequel on veut calculer un résultat analytique
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
23
Introduction :
Centre de coût
Centre de profit
Services communs
Centre de coût
Etablissement
hors SACD
Centre de profit
UFR
Institut
SACD
BIU ou SAIC
Centre de coût
Centre de coût
Centre de coût
Centre de coût
Centre de profit
Centre de profit
Centre de profit
Centre de profit
Centre de coût
CR nœud
CR feuille
CR feuille
Centre de coût
Centre de profit
CR feuille
Centre de coût
Centre de coût
Centre de profit
Centre de profit
Le nombre de niveaux de centres de coûts et de
centres de profit n’est pas restreint aux 4 niveaux
des centres financiers. Afin de représenter les
coûts et le résultat analytique de la personne
morale, il est possible de créer respectivement un
groupe de centre de coûts et de centre de profits.
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
Niveaux 3 et 4
Centre de profit
Niveau 2
Sifac
La structure du module de contrôle de gestion (CO) contient deux objets :
- le périmètre analytique
- les centres de coûts (CC)
Personne morale Périmètre analytique
- les centres de profit (CP)
(les CC et CP étant rattachés aux sociétés FI)
Niveau 1
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Modélisation de l’établissement dans SIFAC
Structure analytique
24
Introduction : Structure budgétaire
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Périmètre financier, Centre financier – Module FM :
Le périmètre financier :
Le périmètre financier est une donnée de paramétrage structurante
La modélisation choisie dans la souche SIFAC est la suivante : un périmètre financier
unique par la personne morale.
Un périmètre financier est associé à une nomenclature budgétaire et comptable unique :
M9.1 ou M9.3
Les centres financiers :
Le centre financier est l’unité au sein de laquelle est mis en place le budget et qu’il est
potentiellement exécuté
Les centres financiers matérialisent les niveaux de vote, de répartition, d’exécution et de
reporting budgétaire de l’établissement. Ils représentent le découpage de la structure
budgétaire de l’établissement en unités budgétaires et centres de responsabilité. Ils sont
organisés en hiérarchies.
SIFAC propose une organisation à 4 niveaux hiérarchiques de centres financiers.
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
25
Introduction : Objectifs de la formation
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Le processus global:
Comptabilité auxiliaire
client
Comptabilité
générale et
auxiliaire
Comptabilité auxiliaire
fournisseur
Clôture comptable
Comptabilité auxiliaire
immobilisations
Comptabilité générale
Objectifs de la formation:
Appréhender et maîtriser la comptabilité générale et les comptabilités auxiliaires
Être capable d’expliquer les flux comptables modélisés dans SIFAC
Pouvoir effectuer les différentes opérations comptables dans SIFAC
La clôture comptable fera l’objet d’un autre module courant 2010.
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26
Explication de l’écran
Définition des icônes
Affichage des messages système en plein écran
Les favoris
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Navigation
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
27
Exercice : Connexion à SIFAC
cf Cahier d’ exercices Chap 3
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercice
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
28
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Navigation : Explication de l’écran d’accueil
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
29
Barre d’outils standard de SIFAC
Cliquer sur ce bouton pour masquer l’étiquette « code transaction »
Cliquer sur ce bouton pour afficher l’étiquette « code de transaction »
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Navigation : Explication de l’écran d’accueil
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
30
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Navigation : Définition des icônes de la barre d’outils standard
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
31
Par défaut, SIFAC affiche tous les messages en bas de l’écran. La visibilité n’est pas
optimum.
La procédure suivante permet d’avoir tous les messages SIFAC en plein écran, ce qui est
plus confortable. Dans la barre d’outil standard, cliquer sur et sélectionner options en
cliquant dessus
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Navigation : Paramétrer les messages en plein écran
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
32
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Navigation : Paramétrer les messages en plein écran
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
33
Exercice : Paramétrage de son SIFAC
cf Cahier d’ exercices Chap 4
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercice
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
34
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
LA COMPTABILITE DES DEPENSES
Le processus global des dépenses
La gestion du référentiel fournisseur
Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier)
Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses
Visa du comptable
Paiement de la facture au fournisseur
Rejet d’une facture fournisseur/Annulation d’une facture/Emargement
La gestion des prélèvements
La gestion des avances sur Marché/récupération des avances
La gestion des retenues de garanties
La gestion des rejets de virements
La gestion des avoirs
Traitement des cessions et oppositions
La gestion des frais de missions
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
35
Le processus global des dépenses
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Les dépenses, dans SIFAC, sont générées selon trois types de flux
Dépenses liées à une commande d’achat sur ou hors marché et fonction d’un service
fait constaté indépendamment de la facturation ou Facture MM
Liquidations directes initiées dans la composante Comptable avec gestion manuelle
des schémas comptables dont intégration Paye
Liquidations sur frais de mission
Une Modélisation à choisir par l’établissement avant démarrage
Les différentes modélisations possibles pour le processus des dépenses dans
SIFAC sont :
Avec impact dans les 3 comptabilités lors de l’enregistrement comptable de la
facture (service fait non valorisé)
Avec impact dans les 3 comptabilités lors du service fait et en correction lors de
l’enregistrement comptable de la facture si écart (service fait valorisé)
Option en complément avec ou sans visa
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
36
Le processus de la dépense
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Service fait non valorisé :
Ordonnateur
Engagement
financier
Annuel
Engagement juridique –
Bon de commande
Annuel
Pluriannuel
Réservation de
fonds
FMX1
Commande d’achat
ME21N
Réservation des crédits budgétaires
annuelle uniquement
Comptable
Liquidation
Service fait
Création de la facture /
rapprochement et prise en
charge
Entrée
marchandise
MIGO
Facture fournisseur
comptabilisée
MIRO
Consom° des crédits
Impact comptable
D 6xx / 2xx
C 401
Impact analytique
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
37
Le processus de la dépense
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Service fait valorisé
Ordonnateur
Engagement
financier
Annuel
Engagement juridique –
Bon de commande
Annuel
Pluriannuel
Réservation de
fonds
FMX1
Commande d’achat
ME21N
Réservation des crédits budgétaires
annuelle uniquement
Comptable
Liquidation
Service fait
Création de la facture /
rapprochement et prise en
charge
Entrée
marchandise
MIGO
Facture fournisseur
comptabilisée
MIRO
Consom° des
crédits
Impact
comptable
D 6xx / 2xx
C 408
Impact comptable
D 408
C 401
Impact
analytique
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
38
LA COMPTABILITE DES DEPENSES
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La gestion du référentiel fournisseur
Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier)
Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses
Visa du comptable
Paiement de la facture au fournisseur
Rejet d’une facture fournisseur/Annulation d’une facture/Emargement
La gestion des prélèvements
La gestion des avances sur Marché/récupération des avances
La gestion des retenues de garanties
La gestion des rejets de virement
La gestion des avoirs
Traitement des cessions et oppositions
La gestion des frais de missions
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
39
Sifac
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Référentiel Fournisseurs
Les transactions XK01, XK02, et XK03 permettent de créer, modifier, et afficher un
fournisseur dans SIFAC.
Chaque fournisseur est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC :
Données de Base
Mandant
Numéro Fournisseur
Adresse
Description
Communication
Contacts
Coordonnées bancaires
Données Comptables
Société
Gestion de comptes
Moyens de paiement
Données d’Achat
Organisation
d’Achat
Achat
Partenaires
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
40
L’écran d’« Opération de paiement » permet de définir les comptes et les
coordonnées bancaires :
1
Coordonnées bancaires:
-Pays
-Clé bancaire,
-Compte,
-Titulaire,
-Clé,
-Code IBAN
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Données de base (vue mandant)
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
41
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Données comptables (vue société)
La vue société permet de définir les données comptables du fournisseur pour la
société donnée :
2
Tenue de compte:
- Compte centralisateur,
- Code cession/opposition
Calcul des intérêts :
- Code intérêts
Données de référence :
- Ancien N° de compte
Les valeurs du code cession/opposition sont :
01 – Procédure collective
02 – Avis à tiers détenteur
03 – Saisie attribution
04 – Autre acte juridique
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
42
Données comptables (vue société)
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La vue société permet de définir toutes les données comptables du fournisseur :
3
Opérations de paiement :
-Contrôle facture
-Destinataire du paiement s’il
diverge du fournisseur luimême
-Code de blocage paiement
4
Correspondance :
- Chargé de compte chez le
fournisseur
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
43
Données d’achat (vue Achat)
5
Conditions :
-Devise : utilisée par le
fournisseur
-Conditions de paiement
Les conditions de paiement fournisseurs sont obligatoires dans la vue achat et
rapatriées automatiquement dans les documents dépense
Les conditions de paiement fournisseurs dans SIFAC sont :
001x Payable immédiatement (affectée par défaut aux tiers Agents notamment)
045x Payable à 45 jours (DGP) (affectée par défaut aux tiers hors Agents)
x correspond au mode de paiement : Virement, Chèque, G virement à échéance, T virement
étranger.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La vue Achat permet de définir toutes les données d’achat du fournisseur :
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
44
Données d’achat (vue Achat)
Adresse de commande, si la commande doit être envoyée à une autre adresse que celle
définie dans les données générales du fournisseur
Fournisseur, fournisseur défini dans les données générales et référencé dans les commandes
d’achat
Auteur de la facture si l’auteur de la facture est différent du fournisseur auprès duquel la
commande a été passée
6
Code partenaire
Nom et Numéro du partenaire
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
3 rôles partenaires ont été définis dans SIFAC:
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
45
Données fournisseur - Initialisation d’un fournisseur
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Certains groupes de comptes ont un critère d’unicité évitant de créer plusieurs fois le même tiers
Groupe de compte
Critère d’unicité
Champ SIFAC
(obligatoire)
Z001 France Public et Personnes
Morales
N° SIRET
N° SIRET
Z002 France Indépendants
N° URSSAF ou l’inscription au registre du commerce ou le n°
d’inscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE
Identifiant ou N° SIRET
Au moins l’un des deux
doit être rempli
Z003 Union Européenne Public et
Sociétés
N° d’identification de TVA intracommunautaire
N° identification TVA
Z004 Hors UE, DOM/TOM, UE
non soumis à TVA
Pas de critère d’unicité
Z005 Agents
Pas de critère d’unicité côté fournisseur. Le n° d’INSEE est géré dans la transaction de
création d’un agent du module mission (transaction PRAA). Les fournisseurs agent sont
créés automatiquement à partir de l’agent lui-même.
Z006 Fournisseurs occasionnels
Pas de critère d’unicité
Z007 Prestations Internes
Pas de critère d’unicité
Z008 Partenaires
Pas de critère d’unicité
Z009 Agents invités
Pas de critère d’unicité côté fournisseur. Le n° d’INSEE est géré dans la transaction de
création d’un agent du module mission (transaction PRAA). Les fournisseurs agent sont
créés automatiquement à partir de l’agent lui-même.
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
46
Exercice : Création d’un fournisseur
cf Cahier d’ exercices Chap 6.1
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercice
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
47
LA COMPTABILITE DES DEPENSES
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La gestion du Référentiel fournisseurs
Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier)
Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses
Visa du comptable
Paiement de la facture au fournisseur
Rejet d’une facture fournisseur/Annulation d’une facture/Emargement
La gestion des prélèvements
La gestion des avances sur Marché/récupération des avances
La gestion des retenues de garanties
La gestion des rejets de virement
La gestion des avoirs
Traitement des cessions et oppositions
La gestion des frais de missions
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
48
Rappel des types de pièces de dépense
vus dans la section « données de base de
la comptabilité » :
KG
Réduc.Liquid.directe
KR
Liquidation directe
KZ
Paiement fournisseur
OP
Décaiss. divers OP
RA
avoir
RE
Facture
OM
ORV Mission agent
RM
Rembt Mission Agent
RP
Prestations internes Dép.
SA
Réimput. Dépenses
WE
Service fait valor.
Sifac
DEPENSES
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Les pièces de dépense
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
49
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Facture sur commande d’achat
La saisie des factures Fournisseur liées à un commande d’achat (sur et hors marché) s’effectue via la
transaction dite de Contrôle Facture MIRO et ce au regard du service fait constaté
Quelle que soit la modélisation choisie (avec ou sans valorisation du service fait, avec ou non gestion du
visa), le système contrôle que la quantité facturée est inférieure ou égale au service fait restant à facturer
La gestion de tolérance personnalisée par établissement permet de contrôler les écarts de prix éventuels
entre prix commande et prix facture
L’utilisation du type de pièce est contrôlée dans la transaction MIRO en fonction du code opération :
La saisie d’une facture s’effectue via la sélection du type d’opération Facture pour facturation initiale
relative au service fait, Chargement ultérieur pour les facturations complémentaires de prix
Le type de pièce RE est déterminé par défaut
la saisie d’un avoir s’effectue via la sélection du type d’opération Avoir pour les avoirs correspondant à l’
annulation partielle ou totale d’une facturation précédente, Déchargement ultérieur pour les avoirs de
régularisation de prix
Le type de pièce RA doit être saisi dans l’onglet Détail en lieu et place de RE déterminé par défaut
La référence sur le poste Tiers de l’avoir de la facture correspondante permet un paiement pour le montant
net lors du processus de règlement automatique ainsi que la sélection des postes ainsi liés lors du flux de
visa
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
50
Dans le flux de visa, le code blocage V s'applique à la sauvegarde du document de facturation sur les
postes Tiers pour lesquels aucun code blocage n'est saisi (soit par l'utilisateur soit par un automatisme
basé sur les données du marché - existence d'une retenue de garantie notamment).
Dans le cas où un code blocage paiement serait saisi/dérivé, il convient, post comptabilisation et
traitement complémentaire (saisie de la retenue de garantie notamment) d'apposer manuellement le
code blocage pour visa V a posteriori par la transaction de modification de poste FB02 ou en traitement
en masse.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Facture sur commande d’achat
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
51
Recherche des services faits en attente de facturation
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Chemin d’accès :
1
Logistique
Gestion des articles
Gestion des stocks
Environnement
Représentation écarts
MB5S – Liste écarts EM/EF
La liste des écarts EM/EF permet d’analyser les commandes non soldées pour un ou plusieurs fournisseurs
donnés et donc de rechercher rapidement le N° de commande d’une facture reçue sans mention de la commande
de référence.
1. Les critères de sélection (avec plage(s) de valeurs possibles) sont :
- le N° de fournisseur
- l’organisation d’achats (unique pour l’Etablissement)
- le groupe d’acheteurs
Sans sélection de fournisseur, cet état permet d’analyser/justifier les comptes de charges à payer (40810000 et
40840000)
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
52
Recherche des services faits en attente de facturation
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
2
3
4
2. Les commandes en attente de facturation (service fait non soldé) sont affichées à l’écran
3. Sélectionnez une des commandes puis double-cliquez pour
4. Accéder à l’historique de la commande
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
53
Recherche des services faits en attente de facturation
6
7
5. Sélectionnez le Document article correspondant au constat du
service fait
6. Le document est affiché (date et N° du BL notamment) et
7. le flux de documents associé peut également être visualisé
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
5
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
54
Recherche des services faits en attente de facturation
8. Pièce comptable
9. Pièces budgétaires
- Pièce de réservation de crédit générée
lors de validation de la commande
- Pièce de consommation de la réservation
liée au constat du service fait
9
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
8
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
55
Facture sur commande d’achat
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La prise en charge des factures en référence à une commande d’achat s’effectue
via la transaction MIRO
Chemin d’accès :
Logistique
Gestion des articles
Contrôle des factures logistique
Saisie document
MIRO – Créer facture fournisseur
L’écran de la transaction MIRO est organisé en 7 zones principales :
1.Structure de commande : permet d'afficher l'historique de la
commande d’achat en cours de traitement
2. Opération : Facture / Chargement ultérieur ou Avoir / Déchargement
ultérieur
3. En-tête : divisée en plusieurs onglets
7
2
1
6
3
4
4. Imputation : permet de sélectionner la ou les commande(s),
le ou les bon(s) de livraison correspondant à la facture
5. La zone Poste de facture : indique les services faits restant à
facturer (quantités et montants HT)
6. Fournisseur : identifie le tiers facturant et données bancaires
5
7. Solde : affiche le solde courant pour contrôle de l’équilibre
comptable
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
56
Facture sur commande d’achat
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
1
1. Sélectionnez l’opération
a. facture classique relative à un service fait
non encore soldé (type d’opération proposé
par défaut)
b. chargement ultérieur : facture de
régularisation de prix correspondant à
un service fait déjà soldé (facturé)
c. avoir classique annulant partiellement ou
totalement une facture précédemment saisie
et libérant le service fait lié
d. déchargement ultérieur : avoir de
régularisation de prix correspondant à un
service fait déjà soldé (facturé)
2. La société de comptabilisation est
proposée par défaut (valeur définie dans les
Paramètres utilisateur), pour une autre
sélection, choisissez l’option du menu
Traiter / Changer de société
2
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
57
Facture sur commande d’achat
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
a
b
c
d
3
e
a. L’opération Facture proposée par défaut est conservée
Saisissez :
b. la date de la facture Fournisseur (la date comptable est déterminée automatiquement)
c. la référence chez le fournisseur de la facture
d. le montant TTC et le montant de TVA
e. la devise de la facture
f. le numéro de commande référencée sur la facture ou préalablement déterminée via la liste des écarts
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
58
Facture sur commande d’achat
a
4. Une recherche sur les commandes en cours
est directement accessible via l’écran de la
transaction MIRO
a. indiquez le fournisseur concerné
b. les commandes sont listées à l’écran
(contrairement à la liste des écarts EM/EF toutes
les commandes sont affichées yc celles soldées)
b
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
4
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
59
c
c. vous pouvez sélectionner une
commande de la liste et par simple
double-clic
d
d. l’afficher en détail (accès à la
transaction ME23N) avec son
historique
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Facture sur commande d’achat
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
60
5
5. L’option d’activation de la
structure commande permet
d’afficher en paralèlle
l’historique de la commande et
de visualiser notamment la date
du service fait
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Facture sur commande d’achat
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
61
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Facture sur commande d’achat
a
6
b
7
6. Dès sélection de la commande, le montant et quantité correspondant aux services faits non encore
facturés sont proposés pour base de facturation : dans le cas proposé de facture totale sans écart de prix
(facture dite simple), ceci correspond au montant HT de la facture et à la quantité à solder
7. Aucun code TVA n’est à saisir dans l’Onglet d’en-tête, c’est au niveau du poste de commande (a) qu’il
doit être modifié si nécessaire : le code TVA saisi sur le poste de la commande d’achat est proposé par
défaut (b)
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
62
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Facture sur commande d’achat
A
a
b
Particularités de saisie d’une facture en référence à une commande :
A- De type montant/quantité :
La quantité (b) proposée correspond à la quantité commandée (non facturée).
Le montant HT de la facture proposé (a) correspond à la quantité commandée (non facturée) * prix net (unitaire).
En cas de facturation partielle, la quantité et le montant HT doivent être modifiés.
Dans l’exemple, facturation de 8 PC au lieu de 10 PC :
La quantité (a) doit être modifiée à : 8 et le montant (b) à : 960,00 (8x120,00)
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
63
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Facture sur commande d’achat
B
a
b
Particularités de saisie d’une facture en référence à une commande :
B- En valeur :
La quantité (b) proposée correspond au montant de la prestation commandée (non facturée).
Le montant HT de la facture proposé (a) correspond à la montant de la prestation (non facturée) * 1 (prix net).
En cas de facturation partielle, la quantité et le montant HT doivent être modifiés.
Dans l’exemple, facturation de 75% de la prestation :
La quantité (a) doit être modifiée à : 1500 et le montant (b) à : 1500,00 (1500,00x1)
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
64
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Facture sur commande d’achat
Si le code TVA de la facture
diffère de celui saisi à la
commande, il peut être modifié :
la liste déroulante ne propose
que les codes TVA autorisés
pour le secteur de TVA du
(c) poste
c
7
a
b
7. Indiquez la date de début de calcul du délai global de paiement, associé aux conditions de paiement du tiers
(rapatriées par défaut) – (a), il permet de calculer l’échéance de la facture (b)
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
65
8. La zone Banque partenaire permet
de sélectionner les coordonnées bancaires
du tiers : par défaut, ce sont les
coordonnées bancaires principales (“ “) qui
sont définies comme devant être utilisées
pour le paiement
8
9. La zone Destinataire de paiement
permet de sélectionner un des tiers
divergents autorisés et donc de déterminer
un tiers différent du tiers facturant pour le
paiement
9
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Facture sur commande d’achat
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
66
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Facture sur commande d’achat
10
a
11
c
b
10. Indiquez dans la zone Coûts indirects d’acquisition, le montant des frais non prévus à la commande
(frais de port, frais de gestion …) : le montant est contrôlé par rapport aux règles de tolérance définies par
l’Etablissement
11. Par défaut, le tiers facturant est celui défini lors de la commande d’achat, indiquez le tiers Auteur de la
facture si différent de celui déterminé à l’origine
Les zones suivantes sont automatiquement déterminées par le système et non modifiables :
a.
Type de pièce : RE pour facture/chargement ultérieur, RA pour avoir/déchargement ultérieur
b.
Compte centralisateur de dette : 40120000 ou 40140000
c.
Unité Budgétaire
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
67
12. L’option de simulation permet de
visualiser la pièce avant de la comptabiliser
12
13
13. L’enregistrement comptable n’est
possible que si le contrôle de solde est au
vert et aucun message bloquant n’est
généré
14. Enregistrez la pièce
15. Le N° du document enregistré est
indiqué en bas d’écran
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Facture sur commande d’achat
15
14
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
68
Facture sur commande d’achat
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
13
12
14
12. Vous pouvez afficher le
document créé
13. Via le flux de documents,
14. La pièce comptable générée
peut être visualisée
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
69
La facture fournisseur et l’intégration avec le module de
dépense
1
2
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
A partir de la pièce de comptabilité (module FI, transaction FB03), l’utilisateur peut revenir à la
pièce d’origine qui l’a générée à partir du menu environnement
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
70
Exercice : Création d’une facture fournisseur
cf Cahier d’ exercices Chap 7
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercice
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
71
CONSULTATION DU COMPTE FOURNISSEUR
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Transaction FBL1N
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
72
CONSULTATION DU COMPTE FOURNISSEUR
Pour visualiser le détail de la pièce, faites un
double clic sur la ligne
Synthèse de l’ensemble de l’écriture :
Cliquez sur
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Suite Transaction FBL1N
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
73
CONSULTATION DU COMPTE FOURNISSEUR
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Transaction FBL1N : Synthèse de poste
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
74
Exercice : Consultation du compte fournisseur et
remonter le flux jusqu’à la commande
cf Cahier d’ exercices Chap 8
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercice
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
75
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du Référentiel fournisseurs
Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier)
Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses
Visa du comptable ZSIFACFITR_VISA
Paiement de la facture au fournisseur
Rejet d’une facture fournisseur/Annulation d’une facture/Emargement
La gestion des prélèvements
La gestion des avances sur Marché/récupération des avances
La gestion des retenues de garanties
La gestion des rejets de virement
La gestion des avoirs
Traitement des cessions et oppositions
La gestion des frais de missions
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
76
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Option Visa
Le flux de visa (si choisi comme à activer par l’établissement) s’applique quelle que soit la
modélisation (service fait valorisé ou non) et le type de dépenses (sur commande ou liquidation
directe ou encore DPAO)
Ce flux est basé sur l’apposition automatique (via règle de substitution FI) du code blocage V
Visa sur les postes Fournisseur saisis via les transactions :
MIRO / MIR7/MIRO pour les dépenses sur commande d’achat
FB60/FB65/FV60/FV65 pour les liquidations directes
ZPRRW et ZPPRW_MIS pour les liquidations de frais de mission
F-47 pour les postes pour mémoire liés aux demandes d’avance/acompte et autres DPAOs
Dans le flux de visa, le code blocage V s'applique à la sauvegarde du document de facturation sur les postes Tiers
pour lesquels aucun code blocage n'est saisi (soit par l'utilisateur soit par un automatisme basé sur les données du
marché - existence d'une retenue de garantie notamment).
Dans le cas où un code blocage paiement serait saisi/dérivé, il convient, post comptabilisation et traitement
complémentaire (saisie de la retenue de garantie notamment) d'apposer manuellement le code blocage pour visa V a
posteriori par la transaction de modification de poste FB02 ou en traitement en masse.
Dans le cas où un avoir fait référence à une facture sélectionnée pour visa, les deux postes sont automatiquement
proposés
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
77
Levée du visa
Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA)
1
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
2
a
b
c
d
e
1.
Sélectionnez les factures en attente de visa (code blocage V) ; les critères suivants sont notamment
disponibles :
a. Société
b. Type de pièce (facture/avoir sur commande d’achat, liquidation directe ...)
c. Code CGS (à indiquer pour la prise en compte des postes tiers sur CGS de type avance/acompte/DPAO –
CGS F)
d. Date comptable (= date de saisie)
e. UB (appelée « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE)
Sont également disponibles le code CHD, la sélection sur le tiers, l’utilisateur qui a saisi la facture ...
2. Cliquez sur Exécuter
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
78
Levée du visa
Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA)
1.
2.
Les factures en attente de visa sélectionnées s’affichent à l’écran avec des éléments détaillés :
a. montants, code TVA
b. Code Tiers, Raison sociale, Code cession/opposition, Tiers divergent, Coordonnées bancaires
c. Service fait
d. adresse budgétaire...
En double-cliquant sur la pièce comptable, elle peut être visualisée (a) et les options classiques relatives à
l’affichage complet du flux (document facture, commande) sont disponibles (b)
a
b
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
1
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
79
Levée du visa
Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA)
1
L’onglet Données de base présente
notamment :
a. les données relatives au tiers, les
coordonnées bancaires identifiées
pour le paiement
b. l’affichage des postes non soldés du
tiers est directement accessible
c. la zone Référence correspond au N°
de facture Fournisseur
d. type de contrôle CHD applicable
1.
1
c
a
b
2.
L’affichage de la structure commande
permet de visualiser le service fait et
sa date de constat
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
2
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
80
Levée du visa
Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA)
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
3
3. L’onglet Paiement présente notamment :
a. la date de base ou date de début de calcul des
délais de règlement , les conditions de paiement
et l’échéance
b. le code blocage paiement
c. le destinataire du paiement si différent du tiers
facturant
a
b
c
4
4. L’onglet Détail comprend :
a. le montant des coûts non prévus à la
commande (frais de gestion, de port …)
b. l’ Unité budgétaire
c. le tiers facturant si différent du tiers donneur
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
81
Levée du visa
Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA)
3
1
1.
2.
3.
Sélectionnez la ou les factures à viser
Un traitement en masse est disponible ainsi que des options de filtre ou de tri
Cliquez sur déblocage pour lever le code V
Un icône identifie la ou les factures visées et le code Blocage n’est plus affiché.
La levée du visa ne sera effective qu’après enregistrement
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
2
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
82
Exercice : Levée de visa
cf Cahier d’ exercices Chap 9
Cf Manuel Utilisateur :
SIFAC_MUT_DEP_GESTION_VISA
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercices
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
83
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du Référentiel fournisseurs
Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier)
Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses
Levée de Visa
Paiement de la facture au fournisseur
Rejet d’une facture fournisseur/Annulation d’une facture/Emargement
La gestion des prélèvements
La gestion des avances sur Marché/récupération des avances
La gestion des retenues de garanties
La gestion des rejets de virement
La gestion des avoirs
Traitement des cessions et oppositions
La gestion des frais de missions
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
84
Paiement automatique – Processus
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Le processus de paiement est organisé en 5 étapes
Gestion des paramètres
1
Les paramètres permettent d’identifier les
comptes et postes à sélectionner dans le cycle de
paiement automatique ainsi que les modes de
paiement à utiliser
Lancement de la proposition
Chemin d’accès :
2
Recherche des comptes et postes
identifiés dans la saisie de paramètres
et analyse des données de paiement
Traitement et édition. de la proposition
Gestion comptable
Comptabilité financière
Fournisseurs
Traitements périodiques
F110 – Paiements ou F110S – Planifier le
programme de paiement périodiquement
3
Edition de la proposition et traitement avec
possibilité de modification des postes proposés
Lancement du cycle de paiement
4
Comptabilisation des pièces de paiement,
émargement des postes tiers,
génération des données pour les programmes d’impression
des supports de paiement.
Support de paiement
5
Télé - transmission du fichier à la banque
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
85
Paiement automatique
Code Transaction: F110
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
1. Gestion des paramètres
- Saisissez la date d’exécution du cycle
- Définissez un identifiant (code
alphanumérique libre)
Nota : Le code « identification » ne
doit comporter aucun caractère du
type '/', ':' , '\' , '"', ... "
1
Saisissez les paramètres suivants :
Date comptable : date à laquelle doit être comptabilisé le règlement
Pièces saisies au : correspond à la date d’écriture comptable de prise en
charge des factures et permet de déterminer la date limite de sélection
des pièces
Sociétés : code(s) société sur lesquels les postes tiers sont
comptabilisés. L’Etablissement étant modélisé dans SIFAC par plusieurs
sociétés FI, si le cycle de paiement ne doit pas être effectué par
composante (cas général), identification des sociétés concernées sous
forme de liste (codes société séparés par avec « , » - ex Z100,Z101,…)
2 par plage (avec parenthèses et « , » pour définition de l’intervalle –ex
(Z100,Z102)
Modes pmt : Modes de paiement devant être utilisés dans le cycle de
paiement. Seuls les modes de paiement V, G et T,I sont utilisés dans le
cadre du cycle de paiement automatique (ex VGT ou VG)
Prochaine date comptable : le cycle de paiement sélectionne tous les
postes fournisseur dont la date d’échéance est inférieure ou égale à la
date comptable indiquée qui correspond à la date prévisionnelle du
prochain cycle.
Fournisseurs : sélection des fournisseurs à payer par plage ou multivaleurs
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
86
Paiement automatique
Code Transaction: F110
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
1. Saisie des paramètres
L’onglet « protocole
supplémentaire » permet au
système d’effectuer des
contrôles lors du lancement de
la proposition de paiement.
Ces contrôles sont ensuite
visibles dans le protocole de la
transaction.
3
4
L’onglet « impression +
support donn. » est utilisé
dans SIFAC pour permettre la
génération du fichier de
paiement dans le cadre des
règlements par virement.
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
87
Paiement automatique
Code Transaction: F110
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
2. Lancement de la proposition de paiement
1
Permet de modifier la proposition
de paiement afin de bloquer au
paiement les pièces d’un
fournisseurs.
Permet de visualiser les pièces
pour règlement.
Permet de visualiser
le protocole.
2
3
Liste des principaux cas d’anomalie :
•Si le mode de paiement est « virement », pas de compte
bancaire trouvé dans la fiche fournisseur
•Pas de mode de mode de paiement sur la facture d’origine
•La pièce est contenue dans une autre proposition de paiement
•Le compte est débiteur
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
88
Paiement automatique
Code Transaction: F110
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
3. Lancement du cycle de paiement
1
Permet de visualiser
le protocole.
3
2
Permet de générer le fichier de paiement.
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
89
Paiement automatique
Code Transaction: F110
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
4. Visualiser et télécharger le fichier de paiement en local
1
2
3
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
90
Paiement automatique
4. Visualiser et télécharger le fichier de paiement en local
4 Menu : Environnement > Support de paiement > Gestion S.D.M
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Code Transaction: F110
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
91
Paiement automatique
Code Transaction: F110
4.1. Visualiser directement sur SIFAC : Menu : Traiter > Affichage contenu S.M.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
4. Visualiser et télécharger le fichier de paiement en local
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
92
Paiement automatique
Code Transaction: F110
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
4. Visualiser et télécharger le fichier de paiement en local
4.2. Télécharger puis visualiser le fichier dans Notepad :
1
2
3
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
93
Liste des paiements - 1
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Chemin d’accès :
Gestion comptable
Comptabilité financière
Fournisseurs
Système d’information
Etat pour comptabilité fournisseur
Opérations de paiement
S_P99_41000099 – Liste des paiements
effectués
a. Indiquez les références du cycle
et décochez l’option « propositions
uniquement » pour afficher la liste des
paiements réels
a
b
c
b. Vous pouvez sélectionner la société
d’origine des postes
c. Sélectionnez la ou les liste(s)
souhaitée(s)
d. L’option Gestion des mises en forme
permet de gérer les variantes
d’affichage à l’écran
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
d
94
Liste des paiements - 2
d. L’écran de sélection complémentaire
permet de cibler dés l’origine les
informations recherchées
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
e
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
95
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Liste des paiements - 3
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
96
Exercice 8 : Paiement automatique
cf Cahier d’ exercices Chap 10
Cf Manuel Utilisateur :
SIFAC_MUT_CPT_PAIEMENT_AUTO
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercice
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
97
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du Référentiel fournisseurs
Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier)
Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses
Levée de Visa
Paiement de la facture fournisseur
Rejet d’une facture fournisseur
La gestion des prélèvements
La gestion des avances sur Marché/récupération des avances
La gestion des retenues de garanties
La gestion des rejets de virement
La gestion des avoirs
Traitement des cessions et oppositions
La gestion des frais de missions
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
98
Non Validation
Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA)
3
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
2
1
Sélectionnez la ou les factures à rejeter (désélectionnez les pièces traitées auparavant)
Un traitement en masse est disponible ainsi que des options de filtre ou de tri
Cliquez sur motif pour gérer un motif de rejet
Les motifs identifiés comme pertinents par
l’établissement (gestion d’une table associée)
s’affichent dont un motif libre
Sifac
1.
2.
3.
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
99
Non Validation
Sélectionnez le motif adéquat et validez
Pour le motif libre, vous pouvez gérer un texte explicatif
Complémentaire
Après enregistrement, un écran indique les actions
effectuées
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA)
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
100
Non Validation
4
4. La zone Motif est mise à jour précédé du libellé « REFUS: »,
le poste Fournisseur reste bloqué au paiement
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA)
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
101
Non Validation
Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA)
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
5
6
5. Sauvegardez le traitement en cours
6. Un récapitulatif des actions effectuées s’affiche à l’écran
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
102
Cas de motif de non validation erreur sur
RIB
Montant
TVA
Facture ( fournisseur)
Budgétaire
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Non Validation
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
103
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Non Validation
Cas de motif de non validation erreur sur RIB
Exemple d’un fournisseur qui possède 2 comptes bancaire modification du RIB
via la transaction FB02
Cette correction n’entraine pas d’annulation, mais uniquement une modification des
données de la pièce comptable.
Cette opération peut être réalisée au niveau de l’agence comptable
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
104
Non Validation
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Cas de motif de non validation erreur sur
Montant
TVA
Facture ( fournisseur)
La manière d’annuler la pièce comptable dépend de son origine
Identification de l’origine de la pièce dans la transaction ZSIFACFITR_VISA
Origine Flux d’achat type de pièce RE/RA
Origine Liquidation directe type de pièce KR/KG
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
105
Non Validation
Montant
TVA
Facture ( fournisseur)
Exemple l’origine de la facture vient du flux Achat
1. Annulation de la facture par la transaction MR8M
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Cas de motif de non validation erreur sur
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
106
2. Il faut émarger la pièce comptable avec l’écriture d’annulation et la pièce d’origine
par la transaction F-44
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Non Validation
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
107
Non Validation
Montant
TVA
Facture ( fournisseur)
Exemple l’origine de la facture vient du flux liquidation directe
Il faut donc annuler la facture par la transaction FB08
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Cas de motif de non validation erreur sur
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
108
Exercice : Rejet de facture-Annulation de factureRapprochement de la facture et de son annulation
cf Cahier d’ exercices Chap 11
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercice
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
109
Cas de modification de pièce par le comptable
RIB (possibilité d’être modifié par le comptable pour éviter le rejet)
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Non Validation
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
110
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Non Validation
Cas de motif de non validation erreur sur RIB
Exemple d’un fournisseur qui possède 2 comptes bancaires modification du RIB
via la transaction FB02
Cette correction n’entraine pas d’annulation, mais uniquement une modification des
données du poste comptable (comme la modification de l’échéance ou la gestion d’un
tiers divergent de paiement.
Cette opération peut être réalisée au niveau de l’agence comptable
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
111
111
Exercice 10 : Erreur pouvant être modifiée par la
comptable
cf Cahier d’ exercices Chap 11.5
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercice
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
112
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du Référentiel fournisseurs
Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier)
Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses
Levée de Visa
Paiement de la facture fournisseur
Rejet d’une facture
La gestion des prélèvements
La gestion des avances sur Marché/récupération des avances
La gestion des retenues de garanties
La gestion des rejets de virement
La gestion des avoirs
Traitement des cessions et oppositions
La gestion des frais de missions
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
113
Processus associé aux DPAO
(constatation de la dépense sur le relevé TG)
2. Réception de la facture fournisseur –
3. Rapprochement de la facture avec le décaissement (F-44)
Débit 40120000 Tiers avec référence automatique sur le poste à la facture d’origine
Crédit / 47210000 (DPAO) Tiers
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
1. Création de l’écriture de la dépense F-02 avec le type de pièce KZ et le code CGS
cible : O pour la DPAO
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
114
L’enregistrement de la constatation de la dépense
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Transaction F-02 (type de pièce ZR journal bancaire)
1 ère ligne d’écriture
CC ou clé de
comptabilisation indique
le sens de l’écriture
le n°29 correspond à un
débit sur un compte
auxiliarisé fournisseur
avec CGS
Un CGS permet d’imputer
automatiquement un
compte différent du
compte centralisateur
Cf page 360 et suivant du
support
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
115
L’enregistrement de la constatation de la dépense
CC ou clé de
comptabilisation indique
le sens de l’écriture
le n°50 correspond à un
crédit sur un compte
général
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Transaction F-02 (type de pièce ZR journal bancaire)
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
116
L’enregistrement de la constatation de la dépense
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Transaction F-02 (type de pièce ZR journal bancaire)
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
117
Exercice : La constatation des prélèvements
cf Cahier d’ exercices Chap 12
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercice
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
118
FBL1N :
Consultation d’un compte
fournisseur
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Visualisation du fournisseur après l’utilisation d’un code CGS
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
119
La facture directe (sans commande d’achat)
Dans SIFAC, les modélisations proposées sont basées sur le principe d’une comptabilisation directe des dépenses
par le service ordonnateur ou le comptable fournisseur (cas de mise en place d’un service facturier) :
les postes Tiers ainsi générés (dettes fournisseur) sont automatiquement bloqués en paiement avec apposition du
code blocage Visa V dans le cas d’option pour le flux de visa et nécessitent donc la levée du code blocage par le
comptable avant mise en paiement
hors visa, les postes Tiers sont directement disponibles pour le paiement
quelle que soit l’option choisie, la gestion de codes blocage dédiés permet à chacun des acteurs de bloquer le
paiement et le processus de mise en paiement par le comptable et contrôles associés permet de piloter le
paiement effectif
Le pré enregistrement doit donc être utilisé à titre exceptionnel et non comme base du processus de
comptabilisation
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Dans le flux de visa, le code blocage V s'applique à la sauvegarde du document de facturation sur les postes Tiers
pour lesquels aucun code blocage n'est saisi (soit par l'utilisateur soit par un automatisme basé sur les données du
marché - existence d'une retenue de garantie notamment).
Dans le cas où un code blocage paiement serait saisi/dérivé, il convient, post comptabilisation et traitement
complémentaire (saisie de la retenue de garantie notamment) d'apposer manuellement le code blocage pour visa V a
posteriori par la transaction de modification de poste FB02 ou en traitement en masse.
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
120
La facture directe (sans commande d’achat)
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La saisie d’une facture sans référence à une commande d’achat s’effectue via la transaction FB60
Chemin d’accès :
L’écran de la transaction FB60 est organisé en 6 zones
principales :
Gestion comptable
Comptabilité financière
Fournisseurs
Ecriture
FB60 – Facture
1. Modèle de travail : permet de sélectionner la structure de
postes
2. Opération : Facture ou Avoir (transaction FB65)
6
1
2
3
Modèle
de travail
4
3. En-tête : divisée en plusieurs onglets
5
5. La zone Postes de facture : permet de saisir les lignes
comptables de contrepartie du poste Fournisseur
6. Fournisseur : identifie le tiers facturant et données
bancaires
7. Solde : affiche le solde courant pour contrôle de
l’équilibre comptable
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
121
La facture directe (sans commande d’achat)
b
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
a
Lors de la première saisie, certaines
« Options de traitement peuvent être
définies et mémorisées :
a.
Via l’option « Activer les modèles
de travail » ,
a’. Choisissez la variante de saisie
Z_LIQUIDATION_DIRECTE» et double –
cliquez pour la sélectionner,
b.
Des options de traitement peuvent
être définies par chaque utilisateur
a’
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
122
La facture directe (sans commande d’achat)
b’. Les options surlignées sont préconisées.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
b’
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
123
La facture directe (sans commande d’achat)
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
1
2
4
3
6
5
1. L’opération « Facture » proposée par défaut est conservée
Le type de pièce KR est automatiquement déterminée.
Saisissez :
2. le tiers facturant
3. la date de la facture Fournisseur (la date comptable est déterminée
automatiquement)
4. la référence chez le fournisseur de la facture
5. le montant TTC et le montant de TVA
6. la devise de la facture
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
124
La facture directe (sans commande d’achat)
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
7
7. Indiquez :
-
le secteur de TVA applicable (division),
-
le compte d’imputation de la dépense,
-
le montant HT du poste puis validez par la touche
Entrée pour prise en compte de la division saisie,
-
Le code TVA (la liste déroulante limite les codes
TVA à ceux pertinents pour le secteur),
-
le centre de coûts ou Eotp à imputer et l’ordre
interne lié au marché
-
Complétez les axes budgétaires non dérivés (fonds,
domaine fonctionnel si non défini au niveau du
centre de coûts ou Eotp), le domaine d’activité si
non déterminé automatiquement (secteur fiscal)
-
Le numéro de la pièce de réservation de crédits
(à sélectionner via la liste déroulante)
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
125
Si vous souhaitez compléter les
données d’imputation de cette facture,
double-cliquez sur le poste et cliquez
ensuite sur l’option « Plus » ou
naviguez sur la variante d’écran via la
barre d’outil.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La facture directe (sans commande d’achat)
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
126
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La facture directe (sans commande d’achat)
8. L’échéance est calculée en
fonction de la date de base et des
conditions de paiement (rapatriées
par défaut des données Tiers – Vue
Achats)
8
9
10
9. La zone “Banque partenaire”
permet de sélectionner les
coordonnées bancaires du tiers :
par défaut, ce sont les coordonnées
bancaires principales (“ “) qui
sont définies comme devant être
utilisées pour le paiement
10. La zone “Destinataire de
paiement” permet de sélectionner un
des tiers divergents autorisés et
donc de déterminer un tiers différent
du tiers facturant pour le paiement
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
127
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La facture directe (sans commande d’achat)
L’option de simulation permet de visualiser l’écriture comptable avant enregistrement
L’enregistrement comptable n’est possible que si le contrôle de solde est au vert et aucun
message bloquant n’est généré
Après avoir cliqué sur
, le numéro de la pièce comptable est indiquée en bas de l’écran
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
128
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La facture directe (sans commande d’achat)
Vous pouvez afficher à l’écran la pièce comptable créée via la transaction FB03
- La zone « Affectation » est automatiquement renseignée de la référence UB pour des sélections
et analyses ultérieures
- Les pièces liées (analytiques et budgétaire) peuvent être visualisées via le flux de documents
(aucune pièce d’origine hormis la pièce comptable)
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
129
a
b
a. une pièce analytique pour le montant de la facture (et une pièce sur centre de profit “miroir” )
b. une pièce d’exécution (consommation) budgétaire
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La facture directe (sans commande d’achat)
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
130
Emargement d’une facture avec une DPAO
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Transaction : F-44
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
131
Emargement d’une facture avec une DPAO
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Transaction : F-44
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
132
Exercice : Création d’une facture sans commande
(liquidation directe) et rapprochement
cf Cahier d’ exercices Chap 12.3 – 12.4
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercice
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
133
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du Référentiel fournisseurs
Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier)
Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses
Levée de Visa
Paiement de la facture fournisseur
Rejet d’une facture
La gestion des prélèvements
La gestion des avances sur Marché/Récupération des avances
La gestion des retenues de garanties
La gestion des rejets de virement
La gestion des avoirs
Traitement des cessions et oppositions
La gestion des frais de missions
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
134
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
DPAO / Avance / Acompte
Le processus standard SAP relatif aux acomptes Fournisseur et les transactions associées est utilisé
dans SIFAC pour modéliser :
le flux des dépenses avant ordonnancement (DPAO)
Les avances sur et hors marché
Les acomptes sur immobilisations
Les acomptes sur salaires
Ce processus s’appuie sur la définition de codes CGS de type acompte (au sens paramétrage SAP)
dédiés (un par schéma comptable – cf. SIFAC-DCD-FPA-CPT-Codes-CGS) soit :
O pour les DPAOs avec centralisation sur le compte 47210000
A pour les avances sur et hors marché avec centralisation notamment sur le compte 40910000
I pour les avances sur immobilisations incorporelles, M pour les immobilisations corporelles avec
centralisation respectivement sur les comptes 23710000 et 23810000
E pour les acomptes sur salaire avec centralisation sur le compte 42510000
Nota : les avances sur frais de mission sont gérées via les ordres de mission et sont comptabilisés sur
le compte 42500000 non auxiliarisé Fournisseur avec pour contrepartie le compte de Tiers lié à
l’agent; seul le processus de paiement (pour solde du poste Tiers) est géré dans la composante
Comptable
Les postes Fournisseur relatifs à ce processus entrent dans le flux de visa, dans le cas d’option pour cette
modélisation, au même titre qu’un poste de dépense classique
Cf.SIFAC_MUT_CPT_COMPTA_ACOMPTE_FOURN
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
135
Processus associé aux DPAO et avances sur marché
L’acompte fournisseur dans SIFAC
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
1. Création de la demande d’acompte – poste pour mémoire - (Transaction F-47) avec le type de pièce OP et
le code CGS cible fonction de l’opération souhaitée
2. Processus classique de visa
3. Paiement automatique (Transaction F110) ou manuel (Transaction F-58)
Débit 40911200 (avance) / 47210000 (DPAO) Tiers notamment
Crédit 5xxx
4. Réception de la facture fournisseur via le flux dépense (MM) ou liquidation directe – Blocage manuel au
paiement (le temps de saisie de la compensation de l’avance précédemment versée)
5. Compensation de l’acompte (Transaction F-54) – avance ou DPAO
Débit 40120000 Tiers avec référence automatique sur le poste à la facture d’origine
Crédit 40911200 (avance) / 47210000 (DPAO) Tiers notamment
6. Déblocage de la facture fournisseur (Transaction FB02) et apposition manuelle du code blocage V visa
pour reprise dans le flux classique Visa
7. Paiement automatique ou décaissement manuel de la facture déduite de l’acompte
Débit 40120000 Tiers (pour le montant restant)
Crédit 5xxxxxx
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
136
DPAO, avance sur marché : l’acompte fournisseur dans SIFAC
Z100
OP
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La demande d’acompte permet d’initier la demande de paiement de l’avance ou de la DPAO
Code Transaction:
F-47 (Demande)
Chemin d’accès:
Gestion Comptable
Comptabilité financière
Fournisseurs
Ecriture
Acompte
F-47 - Demande
1.
a. Saisissez les informations d’en-tête de pièce suivantes :
Date de pièce
Type de pièce (par défaut A0)
Société
Devise de transaction
Référence (reprise sur ligne de virement pour information fournisseur)
b. Indiquez le tiers bénéficiaire de l’avance et le CGS (code général spécial cible : O
pour DPAO, A pour avance, I et M pour acomptes Immobilisations et E pour
acompte sur salaires
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
137
DPAO, avance sur marché : l’acompte fournisseur dans SIFAC
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La demande d’acompte permet d’initier la demande de paiement de l’avance ou de la DPAO
2. Compléter:
- Montant
- Code TVA
3. Compléter:
- D. d’activité
- Texte
Compte collectif
technique qui sera
remplacé lors du
paiement de la
demande
d’acompte par le
compte collectif
correspondant au
code CGS cible
4. Via le bouton de synthèse
des postes
, l’utilisateur
obtient l’écran suivant :
5. Sauvegarder.
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
138
Exercice : La demande d’acompte (ou d’avance)
cf Cahier d’ exercices Chap 13.1
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercice
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
139
Exercice : Consultation du compte fournisseur
cf Cahier d’ exercices Chap 13.2
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercice
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
140
Edition d’un ordre de paiement (option non obligatoire)
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Code Transaction: ZSIFACFITR_OP
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
141
Avant de payer ne pas oublier de lever le visa via la transaction ZSIFACFITR_VISA
Transaction F110
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Paiement automatique de paiement de l’avance
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
142
Exercice : Enregistrez l’avance sur votre marché et
faites un paiement automatique
cf Cahier d’ exercices Chap 13.1 – 13.5
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercice
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
143
La compensation de l’acompte fournisseur
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La compensation de l’acompte (F-54) permet de compenser l’avance/DPAO une fois la
facture fournisseur reçue et avant que cette dernière ne soit réglée.
1. Saisir le compte
fournisseur et la
facture
correspondante
Le numéro de pièce comptable peut être retrouvé dans les
documents liés de la facture fournisseur (module achats).
2. Sélectionner l’acompte à
compenser
Puis aller dans le menu
Pièce > Simuler
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
144
La compensation de l’acompte fournisseur
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
3. Les postes sont visualisables.
Si un poste est marqué en bleu,
cela signifie qu’il manque une ou
des données obligatoires.
Double cliquer sur le poste bleu.
4. Préciser la donnée manquante.
N.B. La facture précisée plus haut
est rapatriée.
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
145
Exercice : Saisissez la facture et faites la
compensation
cf Cahier d’ exercices Chap 13.7
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercice
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
146
Rapprochement des avances (partielles) avec la facture
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Transaction F-44
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
147
Rapprochement des avances (partielles) avec la facture
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Transaction F-44
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
148
Rapprochement des avances (partielles) avec la facture
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Transaction F-44
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
149
Rapprochement des avances (partielles) avec la facture
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Transaction F-44
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
150
Rapprochement des avances (partielles) avec la facture
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Transaction F-44
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
151
Exercice : Faites le rapprochement partiel
cf Cahier d’ exercices Chap 13.10
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercice
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
152
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du Référentiel fournisseurs
Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier)
Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses
Levée de Visa
Paiement de la facture fournisseur
Rejet d’une facture
La gestion des prélèvements
La gestion des avances sur Marché/Récupération des avances/Rapprochement
La gestion des retenues de garantie
La gestion des rejets de virement
La gestion des avoirs
Traitement des cessions et oppositions
La gestion des frais de missions
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
153
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Processus associé à la retenue de garantie (RG)
1. Facture sur commande d’achat saisie dans le module achat (MM) pour son montant
total (incluant la retenue de garantie)
Débit 6xxxxxxx TVA HTR
Débit 4456xxxx TVA déductible
Crédit 40120000/40420000 TTC
2. Saisie de la retenue de garantie via un code CGS et sans gestion de TVA dans le
module comptabilité générale (FI) via la transaction F-02 :
Débit 40120000/40420000 avec la référence à la pièce FI de la facture qui lui est
associée
Crédit 40170000*/40470000** avec la date de libération théorique de la RG
* Code CGS H : RG hors immobilisation ** code CGS J : RG avec immobilisation
3. Levée du code blocage sur la facture fournisseur d’origine (modification de pièce
comptable FB02) ou apposition du code V pour Visa puis levée de visa par
ZSIFACFITR_VISA
4. Règlement (manuel F-53 ou automatique F110) Voir la section « Règlement »
Débit 40120000/40420000 – pour le montant de la facture moins la RG
Crédit 5xxxxxx
5. A l’échéance, libération de la retenue de garantie (transaction F-04 qui rapproche la
retenue de garantie avec sa pièce de libération de RG)
Débit 40170000/40470000
Crédit 40120000/40420000
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
154
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Saisie de la retenue de garantie
Dans certains cas, la facture fournisseur aura un code blocage « retenue de garantie » en
attendant que la retenue de garantie qui doit lui être associée soit saisie. Ceci peut concerner
les dépenses hors marché, ainsi que les dépenses sur marché.
La retenue de garantie est saisie dans SIFAC via la transaction F-02
Chemin d’accès:
Gestion Comptable
Comptabilité financière
Compte généraux
Ecriture
F-02 – Ecriture générale
1
1. Type de pièce
« MR » pour les
retenues de garantie
2. Premier poste saisi
permet de débiter le
fournisseur pour le
montant de la retenue
de garantie
2
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
155
Saisie de la retenue de garantie
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
3
4
5
6
7
8
3. Saisir le montant de la retenue de
garantie (qui vous a été communiqué ou
que vous avez calculé) ;
4. Préciser le numéro de facture
fournisseur (module comptable FI) à
laquelle se rapporte cette retenue de
garantie ;
5. Préciser un descriptif (facultatif, mais
facilite le suivi) ;
6. Le deuxième poste saisi permet de
transférer le montant de la retenue de
garantie sur le compte général spécial
associé (H – 40170000 ou J – 40470000)
7. Saisir une * et SIFAC récupère le
montant du poste précédent
8. Préciser la date d’échéance théorique
de la retenue de garantie (dans le cadre
de dépenses sur marché, il s’agira de la
durée de la RG ajoutée à la durée du
marché).
Puis la pièce peut être comptabilisée.
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
156
Exercice : Enregistrer la retenue de Garantie
cf Cahier d’ exercices Chap 14.1
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercice
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
157
Paiement automatique de la facture
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Transaction F110
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
158
Paiement automatique de la facture
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Transaction F110
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
159
Exercice : Payer la facture
cf Cahier d’ exercices Chap 14.3
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercice
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
160
Libération de la retenue de garantie
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La libération de la retenue de garantie est saisie dans SIFAC via la transaction F-04
Chemin d’accès:
Gestion Comptable
Comptabilité financière
Compte généraux
Ecriture
F-04 – Comtab. avec rappr.
1
1. Type de pièce
« MS » pour les
libérations de retenue
de garantie
2. Premier poste saisi
permet de créditer le
fournisseur pour le
montant de la retenue
de garantie libérée
2
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
161
Libération de la retenue de garantie
3
4
6
3. Saisir le montant de la retenue de
garantie à libérer ;
4. Préciser un descriptif (facultatif, mais
facilite le suivi) ;
5. Cliquer sur « sélectionner PNS »
6. Préciser :
• Le numéro de fournisseur à
nouveau,
• Le type de compte (K – kreditor :
fournisseur, D – debitor : client),
• Le code CGS.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
5
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
162
Libération de la retenue de garantie
7
8
7. Se positionner sur la pièce de
retenue de garantie à sélectionner
8. Cliquer pour sélectionner le poste
en question (qui passe au bleu)
9. Les montants sont alors
équilibrés
10. Simuler (menu Pièce > simuler)
et comptabiliser.
9
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
10
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
163
Exercice : Libération d’une retenue de garantie
cf Cahier d’ exercices Chap 14.5
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercices
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
164
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du Référentiel fournisseurs
Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier)
Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses
Levée de Visa
Paiement de la facture fournisseur
Rejet d’une facture
La gestion des prélèvements
La gestion des avances sur Marché/Récupération des avances/Rapprochement
La gestion des retenues de garanties
La gestion des rejets de virement
La gestion des avoirs
Traitement des cessions et oppositions
La gestion des frais de missions
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
165
Les coordonnées de votre fournisseur sont erronées ou bien le compte est clôturé.
Sur votre relevé de banque est notifié ce rejet
Transaction F-02
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Rejet de virement
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
166
Rejet de virement
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Transaction F-02
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
167
Rejet de virement
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Transaction F-02
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
168
Exercice : Saisie votre rejet de virement
cf Cahier d’ exercices Chap 15
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercices
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
169
Rejet de virement : Modification du fichier fournisseur
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Transaction XK02 ou FK02
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
170
Rejet de virement : Modification du fichier fournisseur
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Transaction XK02 ou FK02
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
171
Rejet de virement : Modification de la pièce de rejet après modification
du fichier fournisseur
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Transaction FB02
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
172
Rejet de virement : Modification de la pièce de rejet après modification
du fichier fournisseur
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Transaction FB02
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
173
Exercice : Modification du fichier fournisseur et de la
pièce de rejet
cf Cahier d’ exercices Chap 15.3
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercices
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
174
Vous avez la possibilité d’éditer un ordre de paiement : Transaction
ZSIFACFITR_OP
Levé le visa : ZSIFACFITR_VISA
Paiement via le programme automatique de paiement : F110
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Rejet de virement : Suite
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
175
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du Référentiel fournisseurs
Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier)
Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses
Levée de Visa
Paiement de la facture fournisseur
Rejet d’une facture
La gestion des prélèvements
La gestion des avances sur Marché/Récupération des avances/Rapprochement
La gestion des retenues de garanties
La gestion des rejets de virements
La gestion des avoirs
Traitement des cessions et oppositions
La gestion des frais de missions
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
176
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Préambule sur la gestion des avoirs
Le document d’avoir (hors avoir interne pour annulation) est un document émis par un fournisseur; il doit donc donner lieu à
une comptabilisation propre, distincte de la facture à laquelle il fait référence : facture et avoir sont comptabilisés séparément
dans SIFAC et non de façon regroupée via la saisie d’une pièce comptable pour le net à payer
Des types de pièce dédiés sont définis pour les avoirs dans SIFAC :
- pour les avoirs de type liquidation directe saisis notamment via la transaction FB65
KG pour les avoirs classiques
ME pour les avoirs sur marché relatifs à des pénalités
MG pour les avoirs sur marché relatifs à des actualisations en réduction
MK pour les avoirs sur marchés relatifs à des révisions de prix négatives
- pour les avoirs relatifs aux commandes d’achat saisis via la transaction de contrôle facture MIRO
RA pour les avoirs classiques
ZA pour les avoirs relatifs au constat de charges à payer saisis via la
L’utilisation du type de pièce est contrôlée dans la transaction MIRO en fonction du code opération :
la saisie d’un avoir s’effectue via la sélection du type d’opération Avoir pour les avoirs correspondant à l’ annulation
partielle ou totale d’une facturation précédente, Déchargement ultérieur pour les avoirs de régularisation de prix
Le type de pièce RA ou ZA doit être saisi dans l’onglet Détail en lieu et place de RE déterminé par défaut
La référence sur le poste Tiers de l’avoir de la facture correspondante permet un paiement pour le montant net lors du
processus de règlement automatique ainsi que la sélection des postes ainsi liés lors du flux de visa
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
177
Contrôle facture – saisie d’un avoir - 1
1. Dans la transaction de Contrôle Facture MIRO,
a. la saisie d’un avoir s’effectue via les opérations Avoir ou Déchargement ultérieur
b. Le type de pièce est contrôlé et doit être modifié dans l’onglet Détail (valeurs RA ou ZA attendues)
a
b
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
178
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Contrôle facture – saisie d’un avoir - 2
2. L’opération Avoir correspond à l’annulation totale ou partielle d’une précédente facturation : les quantités déjà
facturées et montants cumulés sur le poste de commande sont proposés pour base d’annulation; dans l’exemple cidessus le montant total facturé est de 1050 (via une facture simple et un chargement ultérieur).
Le système contrôle que le montant annulé est cohérent par rapport aux opérations précédentes
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
179
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Contrôle facture – saisie d’un avoir - 3
L’enregistrement de l’avoir libère le service fait qui est automatiquement annulé avec un code motif ORV
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
180
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Contrôle facture – saisie d’un avoir - 4
3. L’opération de Déchargement ultérieur correspond à la comptabilisation d’un avoir pour régularisation de prix :
le service fait relatif à cette correction a été soldé par une facturation précédente
les quantités déjà facturées sur le poste de commande sont proposées pour base de la correction, le montant est
à saisir en fonction de l’avoir à comptabiliser (HT)
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
181
La comptabilisation de l’avoir régularise uniquement la ou les facturations précédente(s) : le service fait reste émargé
au sens où il n’est plus disponible pour une nouvelle facturation de type classique (Opération facture)
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Contrôle facture – saisie d’un avoir - 5
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
182
Avoir et conditions de paiement - 1
En standard SAP, les avoirs sont réputés à échéance immédiate (date de comptabilisation) quelle que soit la condition de
paiement définie sur le poste Tiers; pour déroger à cette règle,
des conditions de paiement propres aux avoirs peuvent être définies dans les données tiers (vue société) – non pertinent
pour SIFAC
les conditions de paiement sont communes aux avoirs et factures et la zone Référence paiement du poste Tiers dans le
cas d’un avoir est renseignée avec la valeur V pour calcul de l’échéance
une facture peut être référencée (N° de pièce comptable correspondante) sur le poste Tiers de l’avoir pour copie des
données de paiement du poste et donc paiement pour le net lors du processus de règlement automatique
Ces 2 modes de gestion des conditions de paiement pour les avoirs dans SIFAC sont applicables quel que soit le type de
dépense : facture sur commande d’achat (transaction de Contrôle facture MIRO), liquidation directe (transaction FB65
notamment), liquidation sur frais de mission
Les données relatives au paiement des postes comptables sont définies comme modifiables, la référence à une facture peut
donc être indiquée dés la saisie de l’avoir ou post comptabilisation via notamment la transaction de modification de pièce FB02
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
183
Avoir et conditions de paiement - 2
1. Cas d’un avoir non lié à une facture (liquidation directe ou contrôle facture)
a
a
a. Les conditions de paiement sont automatiquement déterminées en fonction de celles définies dans la vue
Achats du tiers facturant, la date de base (date de début de calcul de l’échéance) doit être saisie – zone obligatoire
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
184
Avoir et conditions de paiement - 3
b. Conditions de paiement et date de base sont
mémorisées sur le poste Tiers de la pièce
comptable générée
c. mais aucun calcul d’échéance n’est
effectué : l’avoir est considéré comme
immédiatement dû
c
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
b
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
185
Avoir et conditions de paiement - 4
d. Pour déclencher le calcul de l’échéance, il faut indiquer la valeur « V » dans la zone Référence Facture du poste
d
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Tiers
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
186
Avoir et conditions de paiement – 6
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
e
e. Dans le cycle de paiement automatique (transaction F110), les postes
d’avoir sont classés automatiquement en exception et doivent être
retraités avec gestion du mode de paiement G pour les lier à un poste de
Facture (à réaffecter également au mode de paiement G) et donc générer
ainsi un paiement pour le net
Si aucune réaffectation n’est effectuée en modifiant la proposition de
paiement, ces avoirs ne seront pas « compensés » et les factures payées
pour leur montant d’origine
NB : choix SIFAC de définition des modes de paiement hors G par poste
individuel soit génération d’une ligne de virement et d’une pièce de
décaissement par poste
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
187
Avoir et conditions de paiement – 7
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
2. Cas d’un avoir lié à une facture (liquidation directe ou contrôle facture)
a
a. La zone N° de facture (en contrôle facture) et Référence Facture (en liquidation directe) permet de renseigner le
N° de facture lié à l’avoir soit lors de la saisie initiale soit post comptabilisation via la transaction de modification
FB02
Le système contrôle que la pièce référencée est bien liée au même fournisseur et recopie automatiquement les
Données de paiement de la facture : date de base, conditions de paiement, code blocage paiement,
destinataire de paiement divergent et type de banque partenaire
avec génération du message d’information
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
188
Avoir et conditions de paiement – 8
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
b. La facture référencée est mémorisée sur le
poste d’avoir (N° de pièce comptable, dans le
cas présenté, correspondant au document de
facturation indiqué dans la transaction MIRO)
c. et toutes les données de paiement rapatriées
ainsi que le calcul d’échéance effectué
Les 2 postes comptables (celui de l’avoir et de
la facture) sont ainsi intrinsèquement liés
b
Lorsque les données de paiement de la facture
sont modifiées post référencement , cette
modification est bien prise en compte pour les
postes d’avoir liés mais sans actualisation des
données (donc visibilité) sur ces derniers
Au moment du paiement automatique, le
système prend en compte les données du
poste de facture pour base de traitement
b’
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
189
c
c. Dans le cycle de paiement automatique,
les postes Facture et Avoir sont
proposés pour paiement avec génération
d’une seule pièce de règlement et donc
d’une ligne de virement pour le montant
net
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Avoir et conditions de paiement – 9
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
190
Avoirs et flux de visa – 1
1. Cas d’un avoir non lié à une facture
Dans le flux Visa, qu’il s’agisse de la transaction de Liste
des dépenses ZSIFACFITR_LIST_DEP ou transaction de
Visa comptable ZSIFACFITR_VISA, les N° de pièces et types
associés à la facture et à l’avoir doivent être sélectionnés
pour traitement dans la mesure où aucun lien n’a été défini
Par défaut, ces postes sont traités de façon séparée et
sans alerte particulière
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
191
Avoirs et flux de visa – 2
2. Cas d’un avoir lié à une facture
a
a. Dans le flux Visa, lors de la constitution de la liste des
dépenses via la transaction ZSIFACFITR_LIST_DEP, la
sélection du poste de facture entraîne automatiquement
celle du ou des avoirs lié(s) et réciproquement
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
192
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Avoirs et flux de visa – 3
b
b. La référence de l’avoir est indiquée sur la liste des paiements transmise
b’
b’. Dans le cas où la sélection est effectuée sur la pièce d’avoir, la facture correspondante est référencée
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
193
c
c. Lors du visa comptable via la transaction
ZSIFACFITR_VISA, la sélection du poste de
facture entraîne automatiquement celle de
l’avoir lié
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Avoirs et flux de visa – 4
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
194
Avoirs et flux de visa – 5
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
d
d. La levée du visa s’effectue sur la facture
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
195
e. La pièce de facture est mise à jour (levée du
code blocage) mais le poste d’avoir n’est pas
actualisé; au moment du paiement automatique, le
système prend en compte les données du
poste de facture pour base et l’avoir sera donc
également proposé au règlement
e
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Avoirs et flux de visa – 6
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
196
Exercice : Gestion des avoirs
cf Cahier d’ exercices Chap 16
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercices
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
197
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du Référentiel fournisseurs
Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier)
Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses
Levée de Visa
Paiement de la facture fournisseur
Rejet d’une facture
La gestion des prélèvements
La gestion des avances sur Marché/Récupération des avances/Rapprochement
La gestion des retenues de garanties
La gestion des rejets de virements
La gestion des avoirs
Traitement des cessions et oppositions
La gestion des frais de missions
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
198
Règlement: Cessions et Oppositions
Cas de la cession
1. Dans le cas d'une cession, lors de la liquidation ou post prise en charge, un tiers divergent
de paiement est géré manuellement sur le poste tiers.
Cette gestion présuppose la définition du tiers cessionnaire dans la liste des payeurs
divergents autorisés pour le tiers cédant. Dans ce cas, le poste est réglé au tiers
divergent ; mais le schéma comptable de prise en charge reste identique (centralisation
sur 40120000 ou 40420000).
Dans la fiche tiers (transactions XK01/02/03), le destinataire du paiement autre que le
fournisseur lui-même est précisé, et pour toute facture concernant ce fournisseur, lors du
règlement automatique, c’est ce destinataire de paiement divergent qui est réglé.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La gestion du tiers cessionnaire peut s’effectuer de deux manières :
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
199
Règlement: Cessions et Oppositions
2. Dans le cas d'une opposition, post prise en charge, le gestionnaire comptable peut
choisir d’effectuer un transfert de créance avec les étapes suivantes
Cas des avis à tiers détenteurs:
Cas n°1 (blocage lors de la saisie de la facture)
Saisie de la facture d’origine dans la Composante MM ou FI avec utilisation du code
blocage O (Code blocage Opposition) - Poste Tiers Facturant comptabilisé sur
40120000 ou 40420000. (transaction MIR4) Le code O permet de bloquer la facture
d’origine afin qu’elle ne soit pas traitée par mégarde (ce qui permet de laisser du temps
au service comptable ou contentieux pour effectuer des contrôles ou des
régularisations) (copie d’écran page suivante)
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Cas d’une opposition
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
200
Règlement: Cessions et Oppositions
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Cas d’une opposition
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
201
Règlement: Cessions et Oppositions
2. Dans le cas d'une opposition, post prise en charge, le gestionnaire comptable peut
choisir d’effectuer un transfert de créance avec les étapes suivantes
Cas des avis à tiers détenteurs:
Cas n°2 (blocage en masse postérieure à la facture)
Préciser le code blocage O sur toutes les factures prises en charges du fournisseur via
la transaction FBL1N de consultation de la balance fournisseur et la fonctionnalité de
modification en masse : (copie d’écran page suivante)
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Cas d’une opposition
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
202
Règlement: Cessions et Oppositions
Cas d’une opposition
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Modification en masse pour mettre le code blocage O
1.
Aller dans le menu Traiter > Marquer tout
2.
Aller dans le menu :
Environnement > Modification en masse > Nouvelles valeurs
3. Préciser le code blocage oppositions et un libellé explicatif
4. Cliquer sur le bouton « Exécuter modifications »
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
203
Règlement: Cessions et Oppositions
Cas d’une opposition
En cliquant sur Liste > Rafraîchir, les modifications peuvent être visualisées :
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Modification en masse pour mettre le code blocage O
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
204
Règlement: Cessions et Oppositions
2. Transfert des créances
Saisie d’une écriture via le type de pièce comptable « OP » et transaction avec
rapprochement dans la Composante FI pour transfert sur le tiers cessionnaire via le
code CGS dédié C ou T (transaction F-04)
2
1
4
3
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Cas d’une opposition
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
205
Règlement: Cessions et Oppositions
2. Saisie d’une écriture via le type de pièce comptable « OP » et transaction avec
rapprochement dans la Composante FI pour transfert sur le tiers cessionnaire via le
code CGS dédié C ou T (transaction F-04)
5. Se positionner sur le
numéro de pièce de la
première ligne et cliquer
sur
puis sur
et
toutes les pièces sont
sélectionnées (montants
en bleu et zone
« affectés » est valorisée)
5
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Cas d’une opposition
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
206
Règlement: Cessions et Oppositions
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Cas d’une opposition
2. Saisie d’une écriture via le type de pièce comptable « OP » et transaction avec
rapprochement dans la Composante FI pour transfert sur le tiers cessionnaire via le
code CGS dédié C ou T (transaction F-04)
7
8
6
6. Saisir le deuxième poste qui permet de transférer la créance sur le nouveau tiers
7. Dans la zone montant, mettre une « * » permet à SIFAC de calculer automatiquement le
montant correspondant à l’ensemble des créances sélectionnées
8. Préciser le domaine d’activité et l’échéance
9. Aller dans le menu Pièce > Simuler
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
207
Règlement: Cessions et Oppositions
2. Saisie d’une écriture via le type de pièce comptable « OP » et transaction avec
rapprochement dans la Composante FI pour transfert sur le tiers cessionnaire via le
code CGS dédié C ou T (transaction F-04)
5
• Poste 001 : Crédit (40170000) Tiers Cessionnaire (transfert sur un autre tiers avec code CGS C)
• Poste 002 : Débit (40120000) Montant des dettes d’origine et Tiers Facturant (solde les créances)
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Cas d’une opposition
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
208
Exercice : Opposition et cession
cf Cahier d’ exercices Chap 17
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercices
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
209
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La gestion du Référentiel fournisseurs
Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier)
Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses
Levée de Visa
Paiement de la facture fournisseur
Rejet d’une facture
La gestion des prélèvements
La gestion des avances sur Marché/Récupération des avances/Rapprochement
La gestion des retenues de garanties
La gestion des rejets de virements
La gestion des avoirs
Traitement des cessions et oppositions
Sifac
LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion des frais de missions
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
210
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Processus des missions dans SIFAC
Création de la mission
Autorisation de la mission (permet la réservation de crédit)
Calcul (si il y existe une avance sur la mission)
Edition de l’ordre de mission
Prise en charge comptable de l’avance de la mission (comptable)
Retour de l’agent, rectification et/ou ajustement des frais de mission
Autoriser
Calcul les frais de mission
Etat liquidatif
Prise en charge des frais de mission par l’agence comptable (comptable)
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Les frais de missions
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
211
Ordre de mission
ZPRRW
Une fois que l’ordonnateur a validé / visé l’avance, il doit ensuite créer
l’écriture comptable correspondante.
L’avance a un impact simplement dans la comptabilité financière avec
génération d’une écriture comptable de type Débit 4252/ Crédit Tiers 4012
La création de l’écriture comptable consiste en la validation de l’écriture
proposée automatiquement par le système.
Pour ce faire il doit lancer la transaction présentée dans les diapositives
suivantes.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Gestion de la demande d’avance
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
212
Ordre de mission
ZPRRW
Lorsqu’il lance la transaction l’ordonnateur ou le comptable
peut ne sélectionner que les missions qu’il a validées
Il peut aussi réduire la sélection par n° de mission:
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Gestion de la demande d’avance
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
213
Ordre de mission
ZPRRW
L’ordonnateur doit cliquer sur la pièce,
ainsi il peut afficher la pièce comptable
qui va être créée.
Eventuellement, il peut cliquer sur
« contrôler » pour vérifier la pièce.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Gestion de la demande d’avance
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
214
Ordre de mission
Gestion de la demande d’avance
ZPRRW
La pièce comptable n’est pas encore enregistrée et est à prendre en charge (statut
« justificatifs crées »):
La pièce comptable a été enregistrée avec succès l’avance comptable est créée
(statut « justificatifs enregistrés »)
La pièce comptable a été rejetée avec succès l’avance comptable n’est pas créée
(statut « rejeté ») Si le comptable rejette l’avance la mission régresse
automatiquement au statut « dem saisie » « ouvert ».
La pièce comptable n’a pu être enregistrée suite à un problème (statut « justificatifs
erronés »)
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Les différents statuts des cycles:
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
215
Ordre de mission
ZPRRW_MIS
Une fois que l’ordonnateur a validé / visé les frais de mission, il faut générer
l’écriture comptable correspondante.
Les frais de mission ont un impact simplement dans la comptabilité financière
La création de l’écriture comptable consiste en la validation de l’écriture
proposée automatiquement par le système.
La manipulation est la même que pour une comptabilisation d’avance sur
mission seule la transaction change ZPRRW_MIS
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Comptabilisation des frais de mission
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
216
Exercice : Gestion des frais de mission
cf Cahier d’ exercices Chap 18
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercices
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
217
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La Comptabilité Recettes
Processus du flux Recette
La gestion du fichier client
Prise en charge d’une facture de vente et édition
Les Encaissements :
Encaissement d’une facture par virement
Encaissement partiel
Encaissement poste résiduel
Encaissement sans que la facture soit dans le système
Encaissement inconnu
Encaissement par chèque et remise de chèque
L’écriture de la prise en charge (Signature) d’une ressource affectée
Prise en charge d’une facture d’avance
Encaissement des fonds sur une ressource affectée
Les Relances
La gestion des impayés
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
218
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La Comptabilité Recettes
Processus
recette
Processus
du du
fluxFlux
Recette
La gestion du fichier client
Prise en charge d’une facture de vente et édition
Les Encaissements :
Encaissement d’une facture par virement
Encaissement partiel
Encaissement poste résiduel
Encaissement sans que la facture soit dans le système
Encaissement inconnu
Encaissement par chèque et remise de chèque
L’écriture de la prise en charge (Signature) d’une ressource affectée
Prise en charge d’une facture d’avance
Encaissement des fonds sur une ressource affectée
Les Relances
La gestion des impayés
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
219
Le processus global de recette
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Les recettes, dans SIFAC, sont générées selon deux types de flux
Recettes liées à des commandes de vente, dans le cadre ou non d’un contrat de facturation et de
jalons associés ou Factures SD
Définition d’un article par compte de résultat (classe 7*)
Détermination des schémas comptables en fonction de l’article et du groupe d’indication d’imputation du
client (client interne, externe)
Détermination de la TVA applicable en fonction de la classification fiscale de l’article et/ou du client
Numérotation automatique de la facture
Liquidations directes initiées dans la composante Comptable – subventions notamment – avec
gestion manuelle des schémas comptables et de la TVA applicable
Edition d’une facture client disponible quel que soit le type de flux
Une Modélisation à choisir par l’établissement avant démarrage
Les différentes modélisations possibles pour le processus de recette dans SIFAC sont :
Modélisation avec impact en comptabilité budgétaire au stade de la facture SD bloquée en
comptabilité par l'Ordonnateur
Modélisation avec impact en comptabilité budgétaire au moment de la prise en charge par le
Comptable
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
220
Le processus global de recette
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Avec impact en comptabilité budgétaire au stade de la facture SD bloquée en
comptabilité par l'Ordonnateur
Ordonnateur
Comptable
Document de vente
Document de facturation
Prise en charge comptable
Commande [VA01]
Contrat [VA41]
Facture (bloquée en compta)
[VF01]
Comptabilisation
Ou rejet
[ZVFX3]
Prévision de recettes
Impact budgétaire
Ajustement de l’impact
budgétaire
Impact comptable
D 4112
C 7XX
Impact analytique
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
221
Le processus global de recette
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Avec impact en comptabilité budgétaire au moment de la prise en charge par le
Comptable
Ordonnateur
Comptable
Document de vente
Document de facturation
Prise en charge
comptable
Commande [VA01]
Contrat [VA41]
Facture (bloquée en compta)
[VF01]
Comptabilisation
[VFX3] ou
[VF02]
Prévision de recettes
Impact
budgétaire
Impact comptable
D 4112
C 7XX
Impact
analytique
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
222
La Comptabilité Recettes
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Processus du flux Recette
Gestion du fichier Client
Prise en charge d’une facture de vente
Les Encaissements :
Encaissement d’une facture par virement
Encaissement partiel
Encaissement poste résiduel
Encaissement sans que la facture soit dans le système
Encaissement inconnu
Encaissement par chèque et remise de chèque
L’écriture de la prise en charge (Signature) d’une ressource affectée
Prise en charge d’une facture d’avance
Encaissement des fonds sur une ressource affectée
Les Relances
La gestion des impayés
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
223
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Référentiel Clients
Les transactions XD01, XD02, et XD03 permettent de créer, modifier, et afficher un
client dans SIFAC.
Chaque client est défini à plusieurs niveaux :
Données de Base
Mandant
Numéro Client
Adresse
Description
Communication
Contacts
Coordonnées bancaires
Données Comptables
Société
Gestion de comptes
Moyens de paiement
Données de Vente
Organisation
Commerciale
Ventes
Facturation
Partenaires
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
224
Fonctions partenaire - Données de vente (vue ADV)
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
4 rôles partenaires ont été définis dans SIFAC:
Donneur d’ordre
Destinataire facture
Payeur
Réceptionnaire marchandise
L’onglet rôle partenaire permet d’attribuer ces rôles partenaires aux documents de
vente (transaction XD01/ XD02):
Code partenaire
Nom et Numéro du partenaire
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
225
Données comptables (vue société) transaction XD01/ XD02
Tenue de compte:
-Compte centralisateur,
-Clé de tri
Données de référence :
- Ancien N° de compte
- Matricule
Proc. de relance : Permet la
gestion des procédures de
relance
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La vue société permet de définir toutes les données comptables du client :
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
226
Données de vente (vue ADV) transaction XD01/ XD02
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La vue Domaine commercial permet de définir toutes les données commerciales du
client :
Condition de paiement : permet de calculer
l’échéance de la créance (immédiate : 0001
ou à 45 jours : 0045) et rapatriée
automatiquement dans le poste comptable
Client que le flux provienne de la
Composante Recettes ou d’une liquidation
directe
Groupe imputation : permet la
dérivation automatique (croisé avec
le groupe article) du compte général
de recette (7xxx ou 187xxx) dans
les documents de vente et donc les
recettes liées
Classification fiscale : permet la détermination automatique du code TVA
applicable aux documents de vente (croisé avec la classification fiscale article)
Ex : exempt, imposable …
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
227
Données client - Initialisation d’un client
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Les groupes de comptes ont pour la plupart un critère d’unicité qui permet d’éviter
de créer plusieurs fois le même tiers dans la base SIFAC.
Groupe de compte
Critère d’unicité
Champ SIFAC
(obligatoire)
Z001 France Public et Personnes
Morales
N° SIRET
N° SIRET
Z002 France Indépendants
N° URSSAF ou l’inscription au registre du commerce ou le n°
d’inscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE
Identifiant ou N° SIRET
Au moins l’un des deux
doit être rempli
Z003 Union Européenne Public et
Sociétés
N° d’identification de TVA intracommunautaire
N° identification TVA
Z004 Hors UE, DOM/TOM, UE
non soumis à TVA
Pas de critère d’unicité
Z005 Divers
N° URSSAF ou l’inscription au registre du commerce ou le n°
d’inscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE
Z006 Clients occasionnels
Pas de critère d’unicité
Z007 Prestations Internes
Pas de critère d’unicité
Z008 Partenaires
Pas de critère d’unicité
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
Identifiant
228
Exercice : Modification d’une fiche client
Cf Cahier d’exercice Chap 19
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercices
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
229
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La Comptabilité Recettes
Processus du flux Recette
Gestion du fichier client
Prise en charge d’une facture de vente et édition
Les Encaissements :
Encaissement d’une facture par virement
Encaissement partiel
Encaissement poste résiduel
Encaissement sans que la facture soit dans le système
Encaissement inconnu
Encaissement par chèque et remise de chèque
L’écriture de la prise en charge (Signature) d’une ressource affectée
Prise en charge d’une facture d’avance
Encaissement des fonds sur une ressource affectée
Les Relances
La gestion des impayés
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
230
Les pièces de recette
Sifac
RECETTES
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Rappel des types de pièces utilisées dans les flux de recettes :
DG
Réduction recettes
DA
Réduction Rec. Prest.internes
DP
Prestations internes Rec.
DR
Facture client
DZ
Encaissement client
SB
Ré-imputation Recettes
Les factures client sont représentées par les types de pièces DR et DP ;
Les réductions de recettes ont pour type de pièce DG ;
Les réimputations de recettes : SB.
Les pièces d’encaissement (DZ) seront vues dans la section « encaissement ».
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
231
Modélisation flux n°2 : Recettes
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Avec impact en comptabilité budgétaire au stade de la facture SD bloquée en
comptabilité par l'Ordonnateur
Ordonnateur
Comptable
Document de vente
Document de facturation
Prise en charge comptable
Commande [VA01]
Contrat [VA41]
Facture (bloquée en compta)
[VF01]
Comptabilisation
Ou rejet
[ZVFX3]
Prévision de recettes
Impact budgétaire
Ajustement de l’impact
budgétaire
Impact comptable
D 4112
C 7XX
Impact analytique
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
232
Prise en charge des documents de
facturation
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Prise en charge des documents de facturation (transaction ZVFX3)
1.
2
1
Sélectionnez l’organisation
commerciale (seul critère
obligatoire) correspondant à
l’établissement hors SACD ou au
SACD/SAIC
Des critères de sélection
complémentaires (facultatifs) tels
que : l’Unité Budgétaire, le type
de facture, l’utilisateur qui a créé
le document de facturation …
sont disponibles
2.
Cliquez sur Exécuter
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
233
Prise en charge des documents de
facturation
2
1
1.
2.
3.
4.
3
Sélectionnez une ou plusieurs factures à prendre en charge en cliquant à gauche
de la ou des lignes correspondantes
L’icône de marquage global permet de sélection toutes les pièces proposées
(puis éventuellement exclusion des pièces pour traitement en mode exception)
Lancez la comptabilisation
Affichez le protocole : la pièce a été comptabilisée
3
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Prise en charge d’une facture (transaction ZVFX3)
4
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
234
Prise en charge des documents de
facturation
Rejet d’une facture (transaction ZVFX3)
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
2
1
3
4
1.
2.
3.
4.
5.
Sélectionnez une ou plusieurs factures à rejeter en cliquant à gauche de la ou des
lignes correspondantes
L’icône de marquage global permet de sélection toutes les pièces proposées (puis
éventuellement exclusion des pièces pour traitement en mode exception) .
Cliquez sur Supprimer facture SD pour effectuer le rejet de la ou des pièce(s)
Sélectionnez le motif du rejet
Validez
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
235
Prise en charge des documents de
facturation
1
1.
Cliquez sur afficher Détails en-tête.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Données de la facture rejetée (VF03)
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
236
Prise en charge des documents de
facturation
1.
Le statut de la pièce
est E : La facture a
été supprimée par
annulation.
2.
Sélectionnez l’onglet :
Données
supplémentaires.
1
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Données de la facture rejetée (VF03)
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
237
Prise en charge des documents de
facturation
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Données de la facture rejetée (VF03)
1
Le motif de rejet de la pièce a été apposé sur la facture
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
238
Postes client – Post prise en charge
des documents de facturation
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Chemin d’accès :
Gestion comptable
Comptabilité financière
Clients
Compte
FBL5N – Afficher/modifier postes
2
1. Sélectionnez les postes standard
(comptabilisés) et les postes préenregistrés
2. Cliquez sur le bouton Sélections
libres pour identifier des critères de
sélections complémentaires non
présents dans l’écran principal
3.Indiquez les N° de pièces SIFAC
du bordereau
a. La pièce prise en charge est
comptabilisée
La pièce rejetée n’apparaît pas
dans les états comptables
(documents de facturation
uniquement); les pièces préenregistrées FI correspondantes
ont été supprimées
3
1
a
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
239
Modélisation flux n°3 : Recettes
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Ordonnateur
Valideur
Document de vente
Document de facturation
Visa
Commande
Contrat
Facture
(enregistrement complet
Statut bloqué en
comptabilité)
Passage en statut 2
pour transfert au
comptable
Gestion de 2 statuts possible
0 - initial
1- transféré pour visa
Comptable
Prise en charge
comptable
Encaissement
Comptabilisation
Ou rejet
Encaissement
Impact
comptable
D 4112
C 7XX
Impact
analytique
Impact
budgétaire
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
Impact
comptable
D 5XX
C 4112
240
Prise en charge des documents de
facturation
2
1
1.
Le statut de la pièce
est A : Facture
bloquée au transfert
à la comptabilité
générale.
2.
Sélectionnez l’onglet :
Données
supplémentaires
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Données d’un document de facturation à prendre en charge (VF03)
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
241
Prise en charge des documents de
facturation
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Données d’un document de facturation à prendre en charge (VF03)
1
1.
Le statut du VISA est à 2 Traité. La pièce peut donc être prise en charge
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
242
Prise en charge des documents de
facturation
1.
2
1
Sélectionnez l’organisation
commerciale (seul critère
obligatoire) correspondant à
l’établissement hors SACD
ou au SACD/SAIC
Des critères de sélection
complémentaires
(facultatifs) tels que : l’Unité
Budgétaire, le type de
facture, l’utilisateur qui a
créé le document de
facturation … sont
disponibles
2.
Cliquez sur Exécuter
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Prise en charge des documents de facturation (transaction ZVFX3)
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
243
Prise en charge des documents de
facturation
Prise en charge d’une facture (transaction ZVFX3)
2
1
1.
2.
3.
4.
Sélectionnez une ou plusieurs factures à prendre en charge en cliquant à gauche de la ou
des lignes correspondantes
L’icône de marquage global permet de sélection toutes les pièces proposées (puis
éventuellement exclusion des pièces pour traitement en mode exception)
Lancez la comptabilisation
Affichez le protocole : la pièce a été comptabilisée
4
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
3
4
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
244
Prise en charge des documents de
facturation
1
1.
Cliquez sur afficher Détails en-tête.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Données de la facture prise en charge (VF03)
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
245
Prise en charge des documents de
facturation
Données de la facture prise en charge (VF03)
1.
Le statut de la pièce est C :
La pièce comptable a été
créée.
2.
Cliquez sur Gestion
comptable pour afficher les
pièces créées(comptable,
analytique, budgétaire,
centre de profit)
3.
Cliquez sur le type de pièce
que vous souhaitez
visualiser. Ex : Pièce
comptable
3
1
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
2
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
246
Prise en charge des documents de
facturation
La zone Référence de la pièce
comprend le N° du document de
facturation
La prise en charge a entraîné le passage du document de facturation de statut bloqué en
comptabilité au statut comptabilisé, la génération d’une pièce analytique réelle sur
centre de profit ou Eotp (cas des conventions notamment) et d’une pièce analytique
reflet sur centre de profit : soldes et postes comptables et analytiques sont mis à jour.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Données de la facture prise en charge (VF03) – pièce comptable
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
247
Prise en charge des documents de
facturation
Rejet d’une facture (transaction ZVFX3)
2
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
1
3
4
1.
2.
3.
4.
5.
Sélectionnez une ou plusieurs factures à rejeter en cliquant à gauche de la ou des
lignes correspondantes
L’icône de marquage global permet de sélection toutes les pièces proposées (puis
éventuellement exclusion des pièces pour traitement en mode exception) .
Cliquez sur Supprimer facture SD pour effectuer le rejet de la ou des pièce(s)
Sélectionnez le motif du rejet
Validez
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
248
Prise en charge des documents de
facturation
1
1.
Cliquez sur afficher Détails en-tête.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Données de la facture rejetée (VF03)
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
249
Prise en charge des documents de
facturation
2
1.
Le statut de la pièce
est E : La facture a
été supprimée par
annulation.
2.
Sélectionnez l’onglet :
Données
supplémentaires.
1
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Données de la facture rejetée (VF03)
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
250
Prise en charge des documents de
facturation
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Données de la facture rejetée (VF03)
1
Le motif de rejet de la pièce a été apposé sur la facture
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
251
Postes client – Post prise en charge
des documents de facturation
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Chemin d’accès :
2
Gestion comptable
Comptabilité financière
Clients
Compte
FBL5N – Afficher/modifier postes
1. Sélectionnez les postes standard
(comptabilisés)
2. Cliquez sur le bouton Sélections
libres pour identifier des critères de
sélections complémentaires non
présents dans l’écran principal
3.Indiquez les N° de pièces SIFAC
du bordereau
3
1
a. La pièce prise en charge est
comptabilisée
La pièce rejetée n’apparaît pas
dans les états comptables
(documents de facturation
uniquement)
a
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
252
Balance client
1
FD10N
Chemin d’accès:
Gestion Comptable
Comptabilité financière
Clients
Compte
FD10N – Afficher soldes
2
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Code Transaction:
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
253
Balance client
FBL5N
Chemin d’accès:
Gestion Comptable
Comptabilité financière
Clients
Compte
FBL5N – Afficher/modifier postes
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Code Transaction:
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
254
Exercice : Prise en charge d’une facture recette
Cf Cahier d’exercice Chap 21.1
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercices
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
255
Edition d’une facture de vente
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Transaction VF03
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
256
Edition d’une facture de vente
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Transaction VF03
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
257
Exercice : Edition d’une facture recette
Cf Cahier d’exercice Chap 21.2
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercices
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
258
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La Comptabilité Recettes
Processus du flux Recette
Gestion du fichier client
Prise en charge d’une facture de vente et édition
Les Encaissements
Encaissement complet par virement
Encaissement partiel
Encaissement poste résiduel
Encaissement sans que la facture soit dans le système
Encaissement inconnu
Encaissement par chèque et remise de chèque
L’écriture de la prise en charge (Signature) d’une ressource affectée
Prise en charge d’une facture d’avance
Encaissement des fonds sur une ressource affectée
Les Relances
La gestion des impayés
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
259
Opérations d’encaissement client
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
L’opération d’encaissement permet :
De constater l’encaissement sur le compte bancaire ou sous compte concerné de la société
modélisant l’établissement
D’émarger (rapprocher au sens SIFAC) la ou les créances faisant l’objet du règlement
De générer automatiquement les postes d’écarts constatés dans les cas de règlements partiels , de
trop perçu ou d’application de frais bancaires notamment
De générer automatiquement les écritures sur comptes de liaison entre la société Etablissement
hors SACD et les composantes concernées (centralisation des encaissements)
De constater l’exigibilité de la TVA (hors option sur les débits)
La transaction d’encaissement est une transaction avec rapprochement qui offre des
fonctionnalités relatives :
À la sélection des créances en fonction de critères étendus
Au tri des postes Client par date, montant (valeur absolue), …
A la gestion de structures de lignes adaptées
A la gestion des écarts
Pour les encaissements par chèque, une transaction dédiée permet d’éditer et de suivre les
bordereaux de chèques transmis
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
260
Les différents opérations d’encaissement
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Encaissement avec Facture
Avec montant encaissement = montant facture
Avec montant encaissement <> montant facture dans la tolérance des écarts
Avec montant encaissement incomplet par rapport au montant de la facture
Encaissement partiel sans émargement
Encaissement résiduel avec émargement
Encaissement sans Facture ou titre de recette
Tiers identifié
Tiers non identifié
Toutes ces opérations se réalisent avec la transaction unique F-28
Emargement a posteriori
Toutes ces opérations se réalisent avec la transaction unique F-30 en utilisant
l’opération de type Encaissement
Cf. SIFAC_MUT_CPT_ENCAISSEMENTS
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
261
Opérations d’encaissement client
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exemple Avec montant encaissement = montant facture
Chemin d’accès:
Gestion Comptable
Comptabilité financière
Clients
Ecriture
F-28 - Encaissement
Renseigner:
- Date de pièce
- Compte de banque
- Montant
- Compte client
Aucune donnée ne doit être saisie dans la zone Domaine d’activité : le domaine
d’activité applicable est automatiquement déterminé en fonction des postes Tiers
sélectionnés
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
262
Exemple Avec montant encaissement = montant facture / titre de recette
Saisie de l’encaissement:
transaction: F-28
Chemin d’accès:
Gestion Comptable
Comptabilité financière
Clients
Ecriture
F-28 - Encaissement
2. Simuler la
pièce
1. Sélectionner
la pièce
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Opérations d’encaissement client
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
263
Exemple Avec montant encaissement = montant facture / titre de recette
Saisie de l’encaissement:
transaction: F-28
Chemin d’accès:
Gestion Comptable
Comptabilité financière
Clients
Ecriture
F-28 - Encaissement
Comptabiliser
la pièce
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Opérations d’encaissement client
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
264
Exercice : Encaissement complet
Cf Cahier d’exercice Chap 22
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercices
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
265
Opération d’encaissement par Virement : partiel
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Transaction F-28
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
266
Opération d’encaissement par Virement : partiel
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Transaction F-28
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
267
Opération d’encaissement par Virement : partiel
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Transaction F-28
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
268
Exercice : Encaissement partiel
Cf Cahier d’exercice Chap 22.2.1
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercices
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
269