MBA-OM NL 50-C

Core Course Operations Management

WELKOM

Core Course Operations Management

Blok II Instrumenten

Verwachtingen Instrumenten

1.

Rondje over wat jullie idee/verwachting is van deze dag

Inleiding op deze dag

Doel van Instrumenten  Herhaling blok 1, beklijven...

  Gebruik van instrumenten & inzicht in procesgang werkwijze ontwikkelen Vinden van een knelpunt voor OM  Aanzet tot eigen ALP obv format

Agenda lesstof

      Samenvatting blok 1 Theorie ALP werkwijze & instrumenten   Algemeen Probleemoplossend Model voor de ALP Organisatie bij het schrijven van een ALP ALP Onderwerpkeuze:  Methodologie, zelf doen  Zelf oefenen met instrumenten  Vaststellen welk knelpunt je op gaat lossen (scan) ALP format tbv plan van aanpak Subsetvragen/discussie Einde

Nog één keer de definitie van OM

OM is het vakgebied dat zich bezighoudt met (het ontwikkelen) van werkwijzen ofwel de wijze waarop mensen werken. (= geconditioneerd gedrag gericht op in stand houden van bedrijven). Daarom noodzakelijk om te weten wat werk is en waarom mensen werken.

Ontwikkelen is auditeren, (her)ontwerpen en borgen van gewenste output en processen, zodanig dat de gestelde doelen worden bereikt en het zelflerend vermogen van de organisatie wordt versterkt

Output Werkwijze (procedure)

Samenvatting Blok I Visie

      Bedrijven en instellingen (5) Processen als bouwstenen voor bedrijven en instellingen  Directieve en operationele processen   Auditeren, ontwikkelenen borgen plus rapport (verantwoording) Operationele Push & Pull  Samenhang tussen processen (11, 16) Activiteiten als bouwstenen voor processen   Activiteiten van een proces Samenhang en karakter tussen en van activiteiten (17) Organen in bedrijven en instellingen Operations Management   PDCA (conditioneren van gedrag) (22) Processtappen van W, A, B & R B2P

Operations Management

Het belang van operations management

 De operations bepalen de sterkten én zwakten van bedrijven en daarmee  De uitgangspositie om te kunnen adapteren  Het vermogen om te kunnen adapteren Daarom voor elke manager / medewerker van belang   Flexibiliteit = mate waarin bedrijf kan veranderen wanneer de klant of omgeving dit verlangt zonder aanpassing in S,B,W maar ook Efficient, snel én tegen gewenste kwaliteit én u niek Strategie door unieke DNA!

O/D/VW Doelen

Operations Management

Samenhang tussen de courses

 We maken onderscheid tussen directieven en disciplines van waaruit een bijdrage wordt geleverd aan die directieven  OM (W) en SM (S,B)  Outputbenadering  hierdoor ontstaat conditionering  HRM, FM, IM, MM  Themabenadering  rekening houden met de conditionering  In de ALP-en integreren de disciplines in de strategie, beleid en de werkwijzen

Nu verder met Instrumenten

 Werkwijze ALP Format  Organisatie van de ALP  Valkuilen bij de uitvoering  Instrumenten

Werkwijze ALP + Format “ontwikkelen werkwijze”

 Volgens Algemeen Probleem Oplossend Model  Volgens de visie op een proces  Bevat alle elementen van een proces

Algemeen Probleem Oplossend Model

Dit model biedt een werkkader waarlangs nieuwe werkwijzen kunnen worden ontwikkeld

Algemeen Probleem Oplossend Model

Wat zijn de ingrediënten/bouwstenen van een werkwijze/procedure:  Organisatie en procesgang (“die” stap door “die” functionaris)  Volgordelijkheid  Verwijzing naar gebruik van instrumenten

ALP Procesgang

• Plan van aanpak •Gegevens verzamalen (LO/VO) • Analyse • Conclusies + aanbevelingen • GONOGO Rapport • Detailontwerp • Bouwen/testen • Vrijgaverapport • Overdracht

De organisatie van een ALP

Stuurgroep Opdrachtgever Uitbesteden PROJECTMANAGER Aanemen Projectonder steuning Projectleden (gebruikers)

Organisatie ALP (II)

PL KBG Aannemen Uitbesteden PM    ALP in alle waarschijnlijkheid in een team Mogelijke organisatieproblemen:  Verzoek vindt waarschijnlijk niet plaats  Hoe bouw je het projectteam op?

 Hoe definieer je het besturingscentrum?

Oplossing  Stel een klankbordgroep op  Projectleider is projectmedewerker

Organisatie ALP (III)

PL KBG Aannemen Uitbesteden PM  Antwoorden aan het afnemend proces  Plan van aanpak  GONOGO rapport  (Vrijgave)

Samenvatting ALP proces

   Output van ALP is een werkwijze We maken gebruik van de werkwijze “ontwikkel een werkwijze”  Volgordelijke procesgang, (project)organisatie en instrumenten ALP eindigt met GONOGO rapport inclusief plan voor implementatie  Twee beantwoorde vragen aan het afnemend proces (PVA en GONOG)

Valkuilen

bij de uitvoering

     Solo uitvoering Plan niet schrijven voor de overigen fasen maar direct gaan implementeren Géén projectstructuur in plan “hoe verder” Ingewikkelde en uitgebreide interviews (complex, tijdrovend, etc) Te groot of te algemeen onderwerp

Instrumenten

 Brainstormen (algemene techniek)  Trefwoordendatabase (Literatuuronderzoek)  Trefwoorden memo’s, daarna clusteren  Huidige werkwijze (Veldonderzoek)  Procesgang in kaart brengen  Organisatie ervan  Instrumentenlijst

Huidige werkwijze in kaart brengen

1 met a,b,f Beschrijf A ctiviteit 1 met a,b,f Beschrijf A ctiviteit Document 1 2 met b,c,e Beschrijf A ctiviteit Document 2 Controle Nee 1 met c,d,e Beschrijf A ctiviteit Ja 3 met a,f Beschrijf A ctiviteit Keuze

M e de w e r k e r s

   Medew erker 1 Medew erker 2 Medew erker 3      

Ins trum e nte nlijs t

Instrument a Instrument b Instrument c Instrument d Instrument e Instrument f Einde

Instrumenten

 Relatiediagram (analyse)   Brainstorm over knelpunten Trek pijlen naar oorzaak en gevolg  Programma van eisen (analyse)    Brainstorm over de eisen en voorwaarden Zet eisen af tegen de voorwaarden Keuze van PVE  Morfologie (concepten)    Gebruik bij ingrediënten waarbij je deeloplossingen zoekt Biedt mogelijke varianten Oefening Morfologie

Instrumenten

 L-matrix / Gegevensmatrix (keuze)     Wegen van alternatieve (deel)oplossingen Eventueel weging toekennen aan programma van eisen Scoren van de alternatieven Keuze

Samenvatting Instrumenten

Brainstorm Trefwoorden database Overeenkomst en diagram Flow chart Organogram Instrumenten lijst (Inter)Relatie diagram Morfologie L-Matrix LO x x x Analyse VO O/G PVE Alternatieven /Concepten x x x Keuze x x x Huidige Werkwijz e x x x

Instrumenten & Tools

Fase

Brainstorm Trefwoorden database Overeenkomsten diagram Flow chart Organogram Instrumenten lijst (Inter)Relatie diagram Morfologie L-Matrix

Tool

Mindmapping Brown Paper Mindmapping Post-it Mindmapping Visio iGrafx Brown Paper Proces Visio PPT Visio Excell Excell Word Icm Mindmapping Excell

Praktijkvoorbeelden van instrumenten

 Voorbeelden

Methodologie, zelf doen…!

 Knelpunten opsporen tbv ALP OM en nog te verifiëren voor resterende ALP-en dmv oefeningen  Opdrachten om mee te oefenen

Opdracht 1 Referentiekader en oefening I

Er van uitgaande dat wij als gemeenschappelijke ervaring hebben dat wij een MBA volgen aan de BSN Nederland definieren wij “onze” positie in het porter / transformatiemodel en benoemen we de output (hoogste nivo)

Oefening II:

Belangrijkste processen (hulpmiddel HGdKdhB)

  Definieer naar output de belangrijkste pull-processen Definieer naar output de belangrijkste push-processen  Gebruik minimaal 1 divergerende en 1 convergerende technieken  Brainstormen adhv mindmapping  Overeenkomstendiagram en of stickeren  We sluiten af met een “rondje” van de resultaten

Oefening III:

Knelpuntopsporing met behulp van diverse instrumenten

 Bepaal welk knelpunt je gaat oplossen (in Output, Pull en Push)  Inventariseer (uit het hoofd) knelpunten in de output van pull en ga na door welke knelpunten in de werkwijze binnen het pull proces of de input ervan (leverancier of voorraad) dit veroorzaakt wordt.

 Gebruik minimaal een divergerende en een convergerende techniek  Brainstormen adhv mindmapping  Overeenkomstendiagram  Sluit af met een presentatie van de resultaten (3x), wie wil presenteren??

Oefening IV&V:

Knelpunten beoordelen&Benoemen

 Knelpunten beoordelen voor alle processen  Ga per proces, per knelpunt na of dit knelpunt óók veroorzaakt wordt doordat de (geborgde) werkwijze niet voldoet (=geschikt voor alle courses), danwel doordat het geborgde beleid (=niet OM) of zelfs doordat de geborgde strategie niet voldoet (=niet OM).

 Oefening V: Knelpunten benoemen  Daarna kunnen per proces de knelpunten verdeeld worden over de courses en ontstaat een (nog te verifiëren) inzicht in de ALP onderwerpen per course.

 Sluit af met een presentatie van de resultaten (3x), wie wil presenteren??

Waar staan we, check

ALP Voorstel

INHOUD

 Handleiding ALP voorstel

Subset vragen

Hebben we alle vragen gehad?

Wrap up

Ervaring oefening Terugblik op vandaag HTZD of IZGWD