Transcript Kontrola zamówień publicznych w mikroprojektach

Kontrola zamówień publicznych
w mikroprojektach w ramach Programu
Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita
Polska – Republika Słowacka 2007-2013
Szkolenie współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
oraz budżetu państwa w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita
Polska – Republika Słowacka 2007-2013.
1
Wytyczne w zakresie Kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Współpracy
Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007-2013
W przypadku mikroprojektów kontrolę ex-ante i ex-post przeprowadza Euroregion Beskidy.
Kontrola EX-ANTE obejmuje sprawdzenie dokumentów przekazanych przez beneficjenta
Kontrolerowi i jest wykonywana na podstawie LISTY SPRAWDZAJĄCEJ do kontroli
ex-ante zamówień publicznych przed rozpoczęciem procedury zamówienia publicznego.
Euroregion Beskidy weryfikuje dokumentację w szczególności pod względem:
 zgodności z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, w szczególności zachowania
zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców,
 zgodności zakresu zamówienia z zakresem przewidzianym w projekcie,
 możliwości użycia dyskryminujących zapisów w opisie przedmiotu zamówienia,
2
 możliwości nie podania kryteriów wyboru i udzielenia zamówienia w ogłoszeniu
i w specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
 prawidłowości wyboru trybu zamówienia,
 przestrzegania wytycznych dotyczących informacji i promocji
W ciągu 7 dni roboczych Stowarzyszenie „Region Beskidy” przekazuje beneficjentowi pisemną
informację o wynikach weryfikacji.
Informacja zawiera m.in. zastrzeżenia:
 Kontroler nie ponosi odpowiedzialności za przeprowadzenie procedury zamówienia,
 Brak zastrzeżeń Kontrolera na etapie kontroli ex-ante nie oznacza, że Kontroler nie
zidentyfikuje uchybień w postępowaniu o udzielenie zamówienia na dalszych etapach
kontroli.
Jeżeli Euroregion Beskidy ma zastrzeżenia do dokumentacji, w piśmie informuje beneficjenta,
że nie wprowadzenie zmian do dokumentacji może skutkować uznaniem części lub całości
wydatku za NIEKWALIFIKOWALNY.
3
Kontrola ex-ante przeprowadzana jest w ramach realizacji projektów, w których została
podpisana umowa o dofinansowanie pomiędzy Stowarzyszeniem „Region Beskidy”
i beneficjentem.
W przypadku gdy zamówienie publiczne zostało przeprowadzone przed podpisaniem umowy
o dofinansowanie, Stowarzyszenie „Region Beskidy” weryfikuje dokumentacje przetargową
podczas kontroli ex-post.
Nie przekazanie dokumentów do kontroli ex-ante przez beneficjenta nie powoduje nałożenia
sankcji na beneficjenta przez Kontrolera.
Przykładowa dokumentacja do kontroli ex – ante postępowania zamówień publicznych
Przetarg nieograniczony:
1.
Dokumentacja dotycząca oszacowania wartości zamówienia (na podstawie czego dokonano
oszacowania i kiedy),
2. Projekt ogłoszenia,
3. Projekt SIWZ wraz z załącznikami (projektem umowy lub istotnymi dla stron
postanowieniami, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie
zamówienia publicznego lub ogólnymi warunkami umowy.),
4
Kontrola EX-POST odbywa się w trakcie kontroli administracyjnej według LISTY
SPRAWDZAJĄCEJ do kontroli administracyjne – kontrola ex-post zamówień
publicznych. Zakres kontroli obejmuje całość przeprowadzonej procedury zamówienia
publicznego.
W trakcje kontroli procedury zamówienia Kontroler zwraca szczególną uwagę na możliwość
zaistnienia następujących błędów:
 brak oddzielenia etapu oceny ofert od wyboru najkorzystniejszej oferty,
 nierzetelne zastosowanie kryteriów wyboru podczas wyboru najkorzystniejszej oferty,
 nie podanie w ogłoszeniu i w specyfikacji istotnych warunków zamówienia kryteriów oceny
ofert,
 przeprowadzenie procedury zamówienia niezgodnie z unijnymi zasadami przejrzystości,
równego traktowania i zakazu dyskryminacji,
5
 niedostateczne udokumentowanie decyzji podjętej przez Komisję Przetargową,
 udzielnie robót dodatkowych/uzupełniających bez zastosowania procedury zamówienia
publicznego
W przypadku wydatków równych lub wyższych niż 30 000,00 PLN, polscy beneficjenci są
zobowiązani do dostarczenia 3 ofert lub innych dokumentów potwierdzających rozeznanie
rynku, w celu udokumentowania racjonalności i efektywności poniesionych wydatków.
Przykładowa dokumentacja do kontroli ex – post postępowania zamówień publicznych
Przetarg nieograniczony:
1. Informację na temat procedur wewnętrznych udzielania zamówień publicznych stosowanych
u Zamawiającego (opis procedur, podział obowiązków członków Komisji Przetargowej,
tryb pracy Komisji Przetargowej, informacji czy zostało wystawione odpowiednie
pełnomocnictwo w przypadku powierzenia określonych czynności dotyczących procedury
przetargowej własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej),
2. Dokument powołujący komisję przetargową,
6
3. Ogłoszenie o zamówieniu, ogłoszenie o zmianie ogłoszenia – w przypadku wprowadzenia
zmian do ogłoszenia (ze wszystkich miejsc gdzie zostało zamieszczone),
4. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia wraz z załącznikami,
5. Projekt umowy z wykonawcą,
6. Dokumentacja dotycząca ewentualnych pytań do SIWZ, a w przypadku umieszczenia SIWZ
na stronie internetowej wraz z informacją, czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostały
umieszczone na stronie internetowej,
7. Dokumentacja dotycząca ewentualnych zmian w SIWZ,
8. Wszystkie złożone oferty wraz z dokumentami poświadczającymi daty ich złożenia,
7
9. Informacja czy w toku badania i oceny ofert zamawiający żądał od wykonawców wyjaśnień
dotyczących treści złożonych ofert lub dokonał poprawek w złożonych ofertach (zgodnie
z art. 87 ustawy Pzp) i jeżeli tak to czego dotyczyły,
10. Protokół z postępowania o udzieleni zamówienia publicznego wraz z wszystkimi
załącznikami (w szczególności Druk ZP-11 Oświadczenie o braku wyłączenia
z postępowania, Druk ZP-20 Karta indywidualnej oceny ofert, Druk ZP-17 Informacja
o spełnieniu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu, Druk ZP-19 Oferty
odrzucone, Druk ZP-21 Streszczenie oceny i porównanie złożonych ofert, Druk ZP-12
Zbiorcze zestawienie ofert, Druk ZP-18 Lista wykonawców wykluczonych z postępowania
o udzielenie zamówienia, Druk ZP-22 Informacja o złożonych protestach i odwołaniach,
8
11. Informacja czy podczas otwarcia ofert podano informacje wymagane w art. 86 ust. 4 ustawy
Pzp (jeżeli wzmianka, o tym nie znajduje się w innych dokumentach, np. w protokole),
12. Informacja czy po wyborze najkorzystniejszej oferty powiadomiono wykonawców o tym
wyborze oraz o wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie
faktyczne i prawne (kserokopie pism),
13. Ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia publicznego,
14. Kopie umowy z wykonawcą,
15. Informacja czy na zamawiającego została nałożona kara pieniężna w związku z udzielonym
zamówieniem,
9
16. Informacja czy wykonawca przestrzegał harmonogramu kontraktu,
17. Informacji czy dokonano znacznych modyfikacji w realizacji zamówienia,
18. Informacji czy w przypadku nie wywiązania się wykonawcy ze zobowiązań umownych
beneficjent nałożył na wykonawcę kary umowne.
10
Szkolenie współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego oraz budżetu państwa w ramach Programu Współpracy
Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007-2013.
www.euroregion-beskidy.pl
Stowarzyszenie „Region Beskidy”
ul. Widoki 18/1-3
43-300 Bielsko-Biała
Polska
tel.: +48 33 488 89 21
fax: +48 33 488 89 30
e-mail: biuro@euroregion-beskidy,pl
11