Transcript Procedury postępowania w przypadku wystąpienia klęski

POSTĘPOWANIE JEDNOSTEK
SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO
W PRZYPADKU WYSTĄPIENIA
KLĘSKI ŻYWIOŁOWEJ
Świętokrzyski Urząd Wojewódzki
23 marzec 2012
Obowiązujące akty prawne
regulujące zasady odbudowy i remontów obiektów infrastruktury komunalnej
samorządów
1.Ustawa
z dnia 24 czerwca 2010 roku o szczególnych rozwiązaniach
związanych z usuwaniem skutków powodzi z 2010 r. (Dz.U. Nr 123, poz.835,
ze zm.)
2.Ustawa o szczególnych zasadach odbudowy, remontów i rozbiórek obiektów
budowlanych zniszczonych lub uszkodzonych w wyniku
działania żywiołu
z dnia 11 sierpnia 2001r. ( Dz.U. Nr 84, poz. 906, ze zm.)
3.Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 4 stycznia 2011 r. w sprawie gmin,
w
których
stosuje
się
szczególne
zasady
odbudowy,
remontów
i rozbiórek obiektów budowlanych zniszczonych lub uszkodzonych w wyniku działania
żywiołu, a także szczególne zasady zagospodarowania terenów oraz zasady i tryb
nabywania
nieruchomości,
w
związku
z
osunięciem
ziemi
(Dz.U. Nr 5, poz. 14, ze zm.)
Klęska żywiołowa – rozumie się przez to katastrofę
naturalną lub awarię techniczną, których skutki zagrażają
życiu lub zdrowiu dużej liczby osób, mieniu
w wielkich rozmiarach albo środowisku na znacznych
obszarach, a pomoc i ochrona mogą być skutecznie podjęte
tylko przy zastosowaniu nadzwyczajnych środków, we
współdziałaniu różnych organów i instytucji oraz
specjalistycznych służb i formacji działających pod
jednolitym kierownictwem.
Katastrofa naturalna – rozumie się przez to zdarzenie
związane z działaniem sił natury, w szczególności
wyładowania atmosferyczne, wstrząsy sejsmiczne,
silne wiatry, intensywne opady atmosferyczne,
długotrwałe występowanie ekstremalnych temperatur,
osuwiska ziemi, pożary, susze, powodzie, zjawiska
lodowe na rzekach i morzu oraz jeziorach
i zbiornikach wodnych, masowe występowanie
szkodników, chorób roślin lub zwierząt albo chorób
zakaźnych ludzi albo też działanie innego żywiołu.
Awaria techniczna – rozumie się przez to
gwałtowne, nieprzewidziane uszkodzenie lub
zniszczenie obiektu budowlanego, urządzenia
technicznego
lub
systemu
urządzeń
technicznych powodujące przerwę w ich
używaniu lub utratę ich właściwości.
Podstawa prawna:
Ustawa o stanie klęski żywiołowej z dnia 2002-04-18 (Dz.U.
2002 Nr 62, poz. 558)
Rodzaje zdarzeń uznawanych za klęskę żywiołową wg przepisów:
1) Powódź – oznaczają szkody powstałe wskutek:
 zalania terenów w następstwie podniesienia się poziomu wód
płynących i stojących,
 zalania terenów wskutek deszczu nawalnego,
 spływu wód po zboczach lub stokach na terenach górskich
i podgórskich.
2) huragan – oznaczają szkody powstałe w wyniku działania wiatru
o prędkości nie mniejszej niż 24 m/s, którego działanie wyrządza
masowe szkody; pojedyncze szkody uważa się za spowodowane
przez huragan, jeżeli w najbliższym sąsiedztwie stwierdzono działanie
huraganu;
3) deszcz nawalny - oznaczają szkody powstałe wskutek deszczu
o współczynniku wydajności co najmniej 4; zjawisko to
obowiązkowo winno być potwierdzone przez Instytut Meteorologii i
Gospodarki Wodnej.
Potwierdzeniem deszczu nawalnego jest ekspertyza Instytutu
Meteorologii i Gospodarki Wodnej zgodnie z położeniem
terytorialnym.
Część południowa województwa od Gór Świętokrzyskich
IMGW w Krakowie, natomiast część północna województwa
IMGW w Warszawie.
Czas oczekiwania to ok. 2 tygodnie.
Prośbę o ekspertyzy do Instytutu można kierować pisemnie
lub e-mail:
[email protected]
[email protected]
4) obsunięcie się ziemi - oznaczają szkody spowodowane
przez zapadanie się ziemi oraz usuwanie się ziemi, z tym że
za szkody spowodowane przez:
a) zapadanie się ziemi - uważa się szkody powstałe wskutek
obniżenia się terenu z powodu zawalenia się podziemnych
wolnych przestrzeni w gruncie;
b) usuwanie się ziemi - uważa się szkody powstałe wskutek
ruchów ziemi na stokach;
5) grad - oznaczają szkody powstałe wskutek opadu
atmosferycznego składającego się z bryłek lodu;
6) lawinę – oznaczają szkody powstałe wskutek gwałtownego
zsuwania się lub staczania ze zboczy górskich lub
podgórskich mas śniegu, lodu, skał, kamieni, ziemi lub błota.
Wójt/ Burmistrz/ Prezydent/ Starosta natychmiast po
wystąpieniu lub w trakcie trwania zjawisk mających
znamię klęski żywiołowej, jednak nie później
niż w ciągu 48 godzin powinien zawiadomić
Wojewódzkie Centrum Zarządzania Kryzysowego
Wojewody Świętokrzyskiego.
Każde zawiadomienie będzie formalnie
weryfikowane przez pracowników Świętokrzyskiego
Urzędu Wojewódzkiego
z możliwością kontroli w terenie.
W zgłoszeniu należy podać rodzaj klęski żywiołowej
(powódź, deszcz nawalny, grad, huragan (w przypadku
budynków komunalnych), obsunięcia się ziemi oraz
lawinę), jak również zakres strat (infrastruktura drogowa,
komunalna, rolnictwo itp.).
Nie dopuszcza się określania innego rodzaju klęski
żywiołowej. Straty, które w protokole zostaną spisane
jako spowodowane przez np. intensywne, gwałtowne
opady deszczu, itp. nie będą weryfikowane
i zatwierdzane.
Po przesłaniu zgłoszenia pracownicy jednostki samorządu
terytorialnego zobowiązani są do przeprowadzenia wizji
w terenie i określenie wstępnego rozmiaru strat.
Dane takie winny zostać w maksymalnym terminie
7 dniu przesłane do Pełnomocnika Wojewody ds.
Usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych.
W informacji tej zawarte winno być zakres strat, wstępny
rozmiar i szacunek wartościowy.
W dalszej kolejności na podstawie aktualnego
Zarządzenia Wojewody Świętokrzyskiego
Wójt/Burmistrz/Prezydent/Starosta/
zobowiązany jest powołać i uruchomić
działania Komisji do spraw szacowania
skutków klęsk żywiołowych.
Komisje Gminne zobowiązane są do potwierdzenia
strat zawartych w protokole poprzez dokumentację
fotograficzną.
Komisje gminne zobowiązane są do precyzyjnego
określenia lokalizacji powstałej szkody, poprzez
podanie numeru drogi ewentualnie numeru
ewidencyjnego działki, jak również wskazanie
kilometrażu, na jakim straty wystąpiły.
W protokołach strat winny znaleźć się tylko drogi
posiadające udokumentowanych status dróg
gminnych/powiatowych. Nie należy wpisywać dróg
transportu rolnego, tzw. wewnętrznych, które nie
mają uregulowanego statusu prawnego.
Po dokonaniu wizji w terenie oraz
sporządzeniu protokołu strat
Przewodniczący Komisji Gminnej
ewentualnie osoba odpowiedzialna za
dany protokół zobligowana jest do
przesłania kompletu dokumentów do
Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania
Kryzysowego ŚUW w Kielcach.
Komplet dokumentów winien zawierać:
1. Protokół strat zatwierdzony przez Wójta/ Burmistrza/
Prezydenta/ Starostę, sporządzony zgodnie z obowiązującym
wzorem protokołu zatwierdzonym przez Ministra właściwego
ds. Usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych.
2. Oświadczenie na jakiej podstawie zostały oszacowane straty
(mogą to być kosztorysy inwestorskie, wyceny własne
dokonane przez pracowników posiadających uprawnienia
budowlane, ewentualnie średnie ujednolicone ceny w ramach
przeprowadzonych procedur przetargowych).
Jednocześnie zgodnie z wytycznymi Ministerstwa
właściwego ds. Usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych
protokół komisji gminnej powinien być sporządzony
z zastosowaniem wytycznych zawartych w rozporządzeniu
Ministra Infrastruktury z dnia 18 maja 2004 r. w sprawie
określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu
inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac
projektowych oraz planowanych kosztów robót
budowlanych określonych w programie funkcjonalnoużytkowym (Dz. U. Nr 130, poz. 1389), albo innych
przepisów wydanych na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy
z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych
(Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.).
3. Mapę poglądową przestawiającą odzwierciedlenie strat
powodziowych w szczególności dotyczy to usytuowania dróg
zniszczonych podczas klęski żywiołowej.
4. Kserokopia ekspertyzy potwierdzającej wystąpienie deszczu
nawalnego.
5. Wykaz miejscowości z poprawnymi nazwami urzędowymi
dotkniętymi klęską żywiołową.
6. Tabelę „informacja o stratach w infrastrukturze komunalnej”. Do
weryfikacji powinny zostać przesłane tylko te protokoły
w których straty wywołane klęską żywiołową są
nie mniejsze niż 5% planowanych dochodów własnych jednostki na
rok bezpośrednio poprzedzający rok wystąpienia klęski żywiołowej.
Członkowie Komisji Wojewódzkiej po otrzymaniu
kompletu dokumentacji sprawdzają pod względem
formalnym otrzymane dokumenty, następnie dokonują
weryfikacji w terenie strat przedstawionych
w protokole. Z każdej wizji w terenie Komisja
sporządza protokół weryfikacyjny, sporządzany
w dwóch egzemplarzach, przy czym jeden zostaje
przesłany do jednostki samorządu terytorialnego.
Natomiast po sporządzeniu zbiorczego zestawienia
dane te przesyłane są do Ministra właściwego ds.
Usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych.
Pod koniec bieżącego roku, ewentualnie na
początku roku następnego na podstawie pisma
Ministra właściwego ds. Usuwania Skutków
Klęsk Żywiołowych Wojewoda przesyła do
jednostek samorządu terytorialnego tabelę
z prośbą o przedstawienie listy zadań
preferencyjnych planowanych do wykonaniu
w danym roku.
Zgodnie z § 2 pkt. 3 Wytycznych w sprawie zasad i trybu
uruchamiania środków budżetu państwa dla jednostek
samorządu terytorialnego na zadania związane
z przeciwdziałaniem i usuwaniem skutków zdarzeń
noszących znamiona klęsk żywiołowych
„Dotacja nie będzie udzielona jeżeli wartość zadania,
po udzieleniu zamówienia publicznego, jest mniejsza
niż 50 tysięcy złotych. Wartość dotacji nie może być niższa
niż 40 tysiące złotych”.
Wszystkie obiekty infrastruktury komunalnej
przewidziane do remontu lub odbudowy, wskazane
jako zadania priorytetowe do realizacji w bieżącym
roku, winny być ujęte
w protokołach z oszacowania strat, sporządzonych
bezpośrednio po wystąpieniu klęsk żywiołowych
oraz pozytywnie zweryfikowane przez tut. Urząd.
Zgłoszenie zadań priorytetowych powinno obejmować:
1) oznaczenie jednostki, w tym dane adresowe;
2) rodzaj klęski żywiołowej oraz data jej wystąpienia;
3) opis zadania przedstawianego do dofinansowania, zgodny
z protokołem szkód sporządzonym przez komisję, wraz
z precyzyjnym określeniem lokalizacji dofinansowywanego
zadania poprzez wskazanie kilometrażu, nr drogi
ewentualnie numeru ewidencyjnego działki,
4) szacunkowy koszt realizacji zadania;
5) przewidywany termin wykonania zadania.
Propozycje zadań priorytetowych powinny być
usystematyzowane, zaczynając od zadań
najpilniejszych. Nie przewiduje się możliwości
zmiany zadań priorytetowych
w przypadku otrzymania promesy. Jednostka
określając swoje zadania powinna to bardzo
dokładnie przeanalizować już na etapie
planowania, w celu uniknięcia wprowadzania
zmian.
Wszystkie obiekty infrastruktury komunalnej
przewidziane do remontu lub odbudowy, wskazane
jako zadania priorytetowe do realizacji w roku
następnym, przedstawione przez Wójtów/
Burmistrzów/Prezydentów/ Starostów, winny być
ujęte w protokołach z oszacowania strat,
sporządzonych bezpośrednio po wystąpieniu klęsk
żywiołowych oraz pozytywnie zweryfikowane
przez tut. Urząd. Dane liczbowe w kolumnach
6,7,8 tabeli powinny być zgodne z protokołami
Komisji Wojewódzkiej.
Następnie Wojewoda przesyła Ministrowi zbiorcze
zestawienie zgłaszanych potrzeb z terenu województwa
zawierające dane zgodnie z otrzymanymi informacjami
z jednostek samorządu terytorialnego. Na podstawie
przedmiotowego zestawienia minister właściwy ds.
Usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych przyznaje promesy
dofinansowania zadań.
Promesa stanowi zobowiązanie do przekazania, jednostce
w niej określonej, dotacji na realizację zadania
związanego z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych,
po spełnieniu określonych w promesie warunków.
Promesa informuje o wysokości dofinansowania
z rezerwy celowej budżetu państwa, określa przeznaczenie
środków i maksymalny procentowy ich udział w wartości
zadania, a także określa dokumenty niezbędne do zawarcia
umowy o dotację oraz miejsce
i termin ich złożenia. Wykaz dokumentów niezbędnych do
przygotowania umowy o dotację określa załącznik do
promesy.
Po otrzymaniu promesy samorząd natychmiast powinien
rozpocząć przygotowywanie procedur przetargowych.
Dokumentacja przetargowa winna być zgodna z nazwą
zadania określą w promesie.
Zawieranie umów dotacji
pomiędzy Wojewodą
a
jednostką samorządu
terytorialnego
Na podstawie promesy wystawionej przez
Ministra właściwego ds. usuwania skutków
klęsk żywiołowych, ustaleń komisji
wojewódzkiej oraz po dokonaniu weryfikacji
wniosku o dotację i załączonych dokumentów,
Wojewoda zawiera z jednostką samorządu
terytorialnego umowę o dotację na
dofinansowanie zadania związanego
z usuwaniem skutków zdarzeń klęskowych.
Dokumenty niezbędne do przygotowania umowy
dotacji:
zawiera załącznik nr 1 do Wytycznych Ministra
właściwego ds. usuwania skutków klęsk
żywiołowych w sprawie zasad i trybu uruchamiania
środków budżetu państwa dla jednostek samorządu
terytorialnego na zadania związane
z przeciwdziałaniem i usuwaniem skutków zdarzeń
noszących znamiona klęsk żywiołowych.
Niezbędne dokumenty
1.Wniosek o dotację, skierowany do właściwego terytorialnie
Wojewody; wniosek powinien określać promesę Ministra, na podstawie
której został sporządzony.
2. Oświadczenie jednostki samorządu terytorialnego, że straty
wywołane klęską żywiołową są nie mniejsze niż 5% planowanych
dochodów własnych jednostki na rok bezpośrednio poprzedzający rok
wystąpienia klęski żywiołowej.
3. Kopie protokołów szkód sporządzonych przez komisję do spraw
szacowania strat, powołaną przez organy jednostki samorządu
terytorialnego:
4. Kopie protokołów sporządzonych przez komisję wojewódzką do
spraw weryfikacji strat.
5.Oświadczenie potwierdzające zabezpieczenie środków finansowych,
które jednostka samorządu terytorialnego przeznacza jako udział
własny do zadania będącego przedmiotem wniosku wraz z podaniem
źródeł sfinansowania udziału własnego (np. środki własne jednostki,
kredyt, pożyczka,…).
6. Kopia ogłoszenia o wyniku postępowania o zamówienie publiczne.
7.Kopie kosztorysu inwestorskiego oraz kosztorysu ofertowego
sporządzonego przez podmiot, któremu udzielono zamówienia
publicznego, ewentualnie kopię innego dokumentu określającego
szczegółowy opis zadania, zgodny z art. 150 pkt 1 ustawy o finansach
publicznych.
8. Kopia umowy z wykonawcą dofinansowywanego zadania.
9. Kopia zgłoszenia robót dotyczących przedmiotowego zadania lub
pozwolenia na budowę, ewentualnie kopia pozwolenia wodnoprawnego.
10. Kopie uchwał o wyborze starosty, wicestarosty lub marszałków,
wicemarszałków oraz pozostałych członków zarządu lub kopię
zaświadczenia z gminnej/miejskiej komisji wyborczej stwierdzającego
fakt wyborów wójta/burmistrza/prezydenta miasta w wyborach
bezpośrednich oraz wyciąg z protokołu sporządzonego podczas sesji
rady jednostki samorządu terytorialnego, podczas której nastąpiło
złożenie ślubowania przez wójta/ burmistrza/ prezydenta miasta lub inny
dokument pozwalający stwierdzić, że ślubowanie zostało złożone.
Ewentualnie kopia dokumentu upoważniającego inną osobę do składania
oświadczeń woli w imieniu jednostki samorządu terytorialnego.
11.Kopia uchwały o powołaniu skarbnika jednostki samorządu
terytorialnego/głównego księgowego budżetu; ewentualnie kopia
dokumentu upoważniającego inną osobę do kontrasygnaty zobowiązań
majątkowych.
12. Oświadczenie, że zadanie będące przedmiotem wniosku o dotację
jest zadaniem własnym jednostki samorządu terytorialnego.
13. Oświadczenie o wyodrębnionej ewidencji księgowej środków
otrzymanych z dotacji oraz wydatków dokonanych z tych środków
(z uwzględnieniem klasyfikacji budżetowej, wg której ujęta zostanie
dotacja celowa z budżetu państwa).
14. Zał. Nr 14
I. Wniosek o dotację - zał. Nr 1
do Umowy o dotację
Wskazówki/uwagi dla sporządzających Wniosek o dotację:
We wniosku o dotację oraz we wszystkich dokumentach do
wniosku należy stosować nazwę zadania wskazaną w promesie
MSW, na które została przyznana dotacja z rezerwy celowej
budżetu państwa,
We wniosku o dotację oraz w zestawieniach rzeczowo finansowych
podajemy nazwę klęski żywiołowej, jaką zastosowano w protokole
komisji wojewódzkiej ds. szacowania skutków klęsk żywiołowych
na terenie województwa. Egzemplarz protokołu komisji
wojewódzkiej znajduje się w dokumentacji będącej w posiadaniu
jednostki.
Wniosek o dotację oraz wszystkie dokumenty do wniosku, tj.:
zestawienia rzeczowo- finansowe,
kopia ogłoszenia o wyniku
postępowania o zamówienie publiczne, kopie kosztorysu inwestorskiego
oraz
kosztorysu ofertowego, kopia umowy z wykonawcą
dofinansowywanego zadania, kopia zgłoszenia robót dotyczących
przedmiotowego zadania lub pozwolenia na budowę, ewentualnie kopia
pozwolenia wodnoprawnego, powinny precyzyjnie wskazywać
lokalizację dofinansowywanego zadania poprzez wskazanie
kilometrażu lub nr ewidencyjnego działki ( w którym/na której będzie
realizowane zadanie) i wynikającą z niego długość odcinka np.
remontowanej lub odbudowywanej drogi, wodociągu, kanalizacji.
Wniosek o dotację jednostka sporządza tylko i wyłącznie na zadanie
wskazane w promesie MSW a
wnioskowana kwota dotacji
z budżetu państwa brutto, podana we wniosku o dotacje w poz. 8,
nie może przekroczyć kwoty wskazanej w promesie.
Kwota dotacji nie może przekroczyć 80% kosztów realizacji
zadania lub kwoty przedstawionej do dofinansowania, chyba że
ustawa stanowi inaczej.
Ponadto – zgodnie z obowiązującymi Wytycznymi - dotacja nie
może być udzielona, jeżeli wartość zadania po udzieleniu
zamówienia publicznego jest mniejsza niż 40 tysięcy złotych.
Natomiast wartość udzielonej dotacji nie może być niższa niż
32 tysiące złotych.
Wnioskowana kwota dotacji w poz. 8
wniosku o dotację winna być podawana
w pełnych złotych i zaokrąglana zawsze
w dół.
II. Zestawienia rzeczowo – finansowe;
załączniki do Wniosku o dotację
Zgodnie z Wytycznymi Ministra właściwego ds. usuwania skutków klęsk
żywiołowych, przy udziale dotacji mogą być usuwane/finansowane tylko
te szkody, które wynikają z Protokołu Komisji Wojewódzkiej ds.
szacowania skutków klęsk żywiołowych na terenie województwa,
czyli tzw. wydatki kwalifikowalne.
Pozostałe roboty związane
z realizacją danego zadania muszą być sfinansowane ze środków
własnych i są to tzw. wydatki niekwalifikowalne. Zgodnie z ww.
Wytycznymi wydatkami niekwalifikowalnymi są również wydatki
ponoszone na wykonanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej,
wynagrodzenia dla osób sprawujących nadzór inwestorski lub autorski
oraz inne wydatki , nie mające bezpośredniego związku z usuwaniem
skutków klęsk żywiołowych np. organizacja i ochrona placów budowy,
prace geodezyjne.
Straty w infrastrukturze komunalnej jednostki, przedstawione
w protokołach spisanych przez Komisje Gminne, są każdorazowo
weryfikowane przez ww. komisję wojewódzką. Oszacowanie strat
i spisanie protokołu przez komisję wojewódzką jest zawsze poprzedzone
przeprowadzeniem
lustracji obiektów infrastruktury komunalnej,
wskazanych przez przedstawicieli jednostki, jako zniszczone/uszkodzone
w wyniku wystąpienia zdarzenia klęskowego.
Jeżeli zakres rzeczowy zadania realizowanego przy udziale dotacji
celowej z budżetu państwa obejmuje tylko wydatki kwalifikowane, czyli
bezpośrednio wynikające z protokołu komisji wojewódzkiej, wówczas
do wniosku o dotację należy sporządzić tylko jedno zestawienie
rzeczowo
finansowe,
na
kwotę
wynikającą
z
umowy
z wykonawcą, obejmującą wartość prac brutto do wykonania w danym
roku. Wówczas poz.6.1 = poz.6.2 - we wniosku o dotację, czyli wartość
prac brutto objętych umową z wykonawcą jest równa
kwocie
przedstawionej do dofinansowania.
Przykład nr 1
Poniższa tabela zawiera opis zniszczeń na drodze gminnej z protokołu
komisji wojewódzkiej
Lp.
Miejscowość
Nazwa drogi
(miejscowa),
Numer drogi
Długość,
Powierzchnia
zniszczeń
(Kilometraż)
od km do km
lub w km
Opis zniszczeń
1.
XXXYYY
ooooooT
2 000 mb
od km 0+000
do km 2 +000
Zniszczona nawierzchnia
bitumiczna, spękania,
ubytki w nawierzchni,
zaniżenia. Uszkodzone
pobocza.
Wartość [zł]
320 000,00
Jednostka ogłasza przetarg na zadanie pn.„Odnowa
nawierzchni drogi gminnej nr ooooooT z msc. XXX do
msc. YYY od km 0 +000 do km 2+000”. Wartość wybranej
oferty to 294 056,10 zł. Zgodnie z kosztorysem ofertowym
wykonywane roboty to: wyrównanie istniejącej podbudowy,
położenie nawierzchni z mieszanek mineralno asfaltowych,
plantowanie poboczy i uzupełnienie poboczy.
Wszystkie ww. roboty stanowią wydatki kwalifikowalne,
ponieważ konieczność ich wykonania wynika bezpośrednio
z opisu zniszczeń zawartych w protokole komisji
wojewódzkiej. W takiej sytuacji do wnioski o dotację
sporządzamy tylko jedno zestawienie rzeczowo – finansowe.
Jeżeli zakres rzeczowy zadania, realizowanego przy udziale dotacji
z budżetu państwa, obejmuje również wydatki niekwalifikowane,
wówczas do wniosku o dotację należy sporządzić trzy zestawienia
rzeczowo – finansowe dla zadania objętego wnioskiem, tj.
- zestawienie rzeczowo – finansowe - obejmujące wartość całego
zadania, czyli kwotę wynikającą z umowy z wykonawcą ( kwota po
rozstrzygnięciu przetargu ) - poz. 6.1 we wniosku o dotacje,
-zestawienie rzeczowo – finansowe na tzw. wydatki kwalifikowalne,
które stanowią kwotę do dofinansowania - poz. 6.2 we wniosku
o dotację,
- zestawienie rzeczowo-finansowe na tzw. wydatki niekwalifikowalne,
które stanowią różnice pomiędzy poz. 6.1 a poz.6.2 we wniosku
o dotację.
Przykład nr 2
Poniższa tabela zawiera opis zniszczeń na drodze gminnej z protokołu
komisji wojewódzkiej
Lp.
Miejscowość
Nazwa drogi
(miejscowa),
Numer drogi
Długość,
Powierzchnia
zniszczeń
(Kilometraż)
od km do km
lub w km
Opis zniszczeń
1.
XXXYYY
ooo11T
450 mb
od km 0+000
do km 0 + 450
Zniszczona nawierzchnia
bitumiczna, spękania,
ubytki w nawierzchni,
zaniżenia. Zniszczone
pobocza
Wartość [zł]
120 000,00
Jednostka ogłasza przetarg na zadanie pn.„ Remont
nawierzchni drogi gminnej nr ooo11T XXX –YYY od km 0
+000 do km 0 +450”. Wartość wybranej oferty – 117 671,03.
Zgodnie z kosztorysem ofertowym wykonywane roboty to:
wyrównanie istniejącej podbudowy, położenie nawierzchni
z mieszanek mineralno asfaltowych, remont przepustu pod
drogą, plantowanie poboczy i uzupełnienie poboczy.
Roboty dotyczące remontu przepustu pod drogą nie stanowią
wydatków kwalifikowalnych, ponieważ w protokole komisji
wojewódzkiej, w opisie zniszczeń występujących na tej drodze
nie ma przepustu. Wówczas do wnioski o dotację
sporządzamy trzy zestawienia rzeczowo – finansowe, tj:
-I zestawienie na kwotę 117.671,03, obejmuje wszystkie wykonane
roboty – wartość zadania brutto - poz. 6.1 we wniosku o dotację,
-II zestawienie na kwotę 94 916,03, obejmuje wydatki kwalifikowalne
(wyrównanie istniejącej podbudowy, położenie nawierzchni z mieszanek
mineralno asfaltowych, plantowanie poboczy i uzupełnienie poboczy) ,
czyli kwotę do dofinansowania – poz. 6.2 we wniosku o dotację,
- III zestawienie
na kwotę 22 755,00 zł, obejmuje wydatki
niekwalifikowalne, czyli w tym przypadku wartość robót związanych
z remontem przepustu. Wydatki niekwalifikowalne stanowią różnicę
pomiędzy poz.6.1 a 6.2.
Kwotę dotacji, przy udziale której
realizowane jest zadanie, wyliczamy zawsze
od kwoty do dofinansowania, czyli z poz.6.2
we wniosku o dotację.
III. Oświadczenie, o wysokości strat
– załącznik nr 2:
Zgodnie z Wytycznymi Ministra właściwego ds. usuwania skutków klęsk
żywiołowych straty wywołane zdarzeniem klęskowym nie mogą być
mniejsze niż 5% planowanych dochodów własnych jednostki na rok
bezpośrednio poprzedzający rok wystąpienia klęski żywiołowej.
W oświadczeniu o wysokości strat, dane w kolumnie 1 tj. straty
w całości w roku wystąpienia klęski powinny być zgodne z danymi
zawartymi w protokołach komisji wojewódzkiej po weryfikacji strat
wykazanych w protokołach spisanych przez komisję gminną. Jeżeli
w danym roku kalendarzowym, na terenie jednostki zdarzenia klęskowe
wystąpiły np. dwukrotnie, wówczas sumujemy wielkość strat i % strat
z tych klęsk planowane dochody ( kolumna 2 tabeli) pozostają bez
zmiany
IV. Oświadczenie o zabezpieczeniu
środków własnych - załącznik nr 3
Zał. nr 3
Miejscowość, dnia…………………
.................................................................................
Pieczęć jednostki samorządu terytorialnego
Oświadczenie
o środkach finansowych jednostki przeznaczonych jako udział własny do zadania
będącego przedmiotem wniosku
Oświadczam, że jednostka ma zabezpieczone w swoim budżecie na rok …………… środki
finansowe w wysokości ….………………zł (słownie:………………………………..zł)
przeznaczone jako udział własny do zadania pn.:
………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
będącego przedmiotem wniosku o dotację z dnia …………….………..
…. ……………………..
Podpis i pieczęć skarbnika
jednostki samorządy terytorialnego/
głównego księgowego
………………………
Podpis i pieczęć
wójta/burmistrza/ prezydenta
lub zarządu powiatu/województwa
W oświadczeniu wpisujemy kwotę,
która stanowi różnicę pomiędzy poz.6.1
a poz. 8 we wniosku o dotację.
Nazwa zadania winna być zgodna
z nazwą w promesie MSW i we wniosku
o dotację.
V. Oświadczenie, zadanie własne –
załącznik nr 4
Zał. nr 4
Miejscowość, dnia..................
.....................................................................
Pieczęć jednostki samorządu terytorialnego
Oświadczenie,
że realizowane zadanie jest zadaniem własnym jednostki
Oświadczam, że realizowane zadanie pn.: …………………………………….
jest zadaniem własnym gminy/powiatu/województwa */.
…. ……………………..
Podpis i pieczęć skarbnika jednostki
samorządu terytorialnego/
głównego księgowego
*/
Niepotrzebne skreślić
………………………
Podpis i pieczęć wójta/ burmistrza/
prezydenta lub zarządu powiatu/
województwa
Nazwa zadania winna być zgodna
z nazwą w promesie MSW
i we wniosku o dotację.
VI. Oświadczenie, o wyodrębnionej
ewidencji księgowej – załącznik nr 5
Zał. nr 5
Miejscowość, dnia...............
.....................................................................
Pieczęć jednostki samorządu terytorialnego
Oświadczenie
o wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych z dotacji
oraz wydatków dokonanych z tych środków
Lp.
Nazwa zadania
Dział
Rozdzi
ał
Paragraf
Dochody
1.
2.
Remont drogi gminnej/powiatowej (..)
Odbudowa drogi gminnej/powiatowej (…)
…. ……………………..
Podpis i pieczęć skarbnika
jednostki samorządy terytorialnego/
głównego księgowego
600
600
60078 2030/2130
60078 6330/6430
Kwota
dotacji
Wydatki
4270
6050
82 000,00
195 000,00
………………………
Podpis i pieczęć
wójta/burmistrza/ prezydenta
lub zarządu powiatu/województwa
W oświadczeniu o wyodrębnionej ewidencji księgowej:
-zawsze podajemy klasyfikację budżetową dla dochodów
i wydatków, tj. podajemy dział, rozdział i paragraf,
-nazwa zadania winna być tożsama z nazwą zadania
wskazaną w promesie MSW i we wniosku o dotację,
- kwota dotacji winna być taka sama jak w poz. 8 we
wniosku o dotację
Inne uwagi:
Z kopii ogłoszenia o wyniku postępowania
o zamówienie publiczne w sposób jednoznaczny
ma wynikać, że dotyczy zadania wskazanego
w promesie i we wniosku o dotację, tj. np. dla drogi
- ma zawierać pełną nazwę zadania, kilometraż/ nr
działki , długość odcinka , wyłonionego wykonawcę
i kwotę wybranej oferty.
Z kopii załączonego kosztorysu ofertowego w sposób
jednoznaczny ma wynikać:
- nazwa podmiotu sporządzającego kosztorys ofertowy,
któremu udzielono zamówienia publicznego,
- nazwa realizowanego zadania,
- rodzaj, ilość, cena jednostkowa i wartość poszczególnych
robót oraz całkowita wartość zadania brutto.
Jednostki samorządu terytorialnego realizujące zadania
związane z usuwaniem skutków zdarzeń klęskowych
w infrastrukturze komunalnej, dotyczące budowy, odbudowy,
przebudowy winny uzupełnić dokumentację o dodatkowy
załącznik nr 14 – zamiast programu inwestycji - zawierający
informacje wynikające z § 6 ust. 1 pkt 1 b i 1f oraz z pkt 2
Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 grudnia 2010 roku
w sprawie szczegółowego sposobu i trybu finansowania
inwestycji z budżetu państwa (Dz.U z 2010 nr 238, poz.1579),
tj.:
- pkt 1 b - ocena efektywności inwestycji, w tym ekonomicznej
efektywności;
- pkt 1 f - dane o planowanym okresie zagospodarowania obiektów
budowlanych i innych składników majątkowych, po zakończeniu
realizacji inwestycji, oraz o planowanej kwocie środków finansowych
i źródłach ich pochodzenia, które umożliwiają zagospodarowanie tych
efektów rzeczowych inwestycji w planowanym okresie
- pkt 2 – analiza celowości i możliwości wykonania inwestycji
etapami.
Tak skompletowana dokumentacja, będąca podstawą do zawarcia
Umowy dotacji pomiędzy Wojewodą Świętokrzyskim a jednostką
samorządu terytorialnego, będzie traktowana jako program inwestycji
realizowanej przez jednostkę, ponieważ będzie zawierać elementy
programu inwestycji określone w § 6 ust. 1 pkt 1 ww. Rozporządzenia
W przypadku otrzymania przez
jednostkę samorządu promesy na
zadania, które obejmują różne klęski,
należy składać odrębne wnioski na
każdą klęskę.
Na podstawie zawartych z samorządami umów dotacji,
Wojewoda występuje do Ministra Finansów z wnioskiem
o uruchomienie środków z rezerwy celowej budżetu państwa
na przeciwdziałanie i usuwanie skutków klęsk żywiołowych.
Natomiast Wojewoda, niezwłocznie po zwiększeniu
wydatków przez Ministra Finansów dokonuje podziału
uruchomionej kwoty i przekazuje jednostkom środki
wynikające z zawartych umów.
Jakość dostarczonych dokumentów ma istotny wpływ
na sprawny proces sporządzania umów dotacji, tj.
poprawnie sporządzony wniosek o dotacje
i wymagane załączniki.
Ponadto przypominamy, że nie przekazanie ww.
dokumentacji do tut. Urzędu w terminie wskazanym
w promesie MSW oznacza rezygnację
z przyznanego wstępnie dofinansowania na zadania
związane z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych.
W związku z powyższym jednostki samorządu terytorialnego,
które zakończą postępowanie przetargowe, podpiszą umowę
z wykonawcą i posiadają/zgromadziły wszystkie wymagane
dokumenty określone w zał. nr 1 do wytycznych proszone są
o niezwłoczne przesłanie/przekazanie kompletnej
dokumentacji do Wydział Bezpieczeństwa i Zarządzania
Kryzysowego ŚUW w Kielcach, co umożliwi sprawną
weryfikację przekazanej dokumentacji i sporządzanie umów
bez zbędnej zwłoki.
Rozliczenie końcowe zadania
oraz dotacji.
Zgodnie z § 7 umowy dotacji jednostka samorządu
terytorialnego zobowiązana jest do sporządzenia
i przesłania do Wojewody, w terminie określonym
w umowie dotacji, Rozliczenia końcowego zadania
i dotacji. Rozliczenie zadania należy sporządzić na
formularzu, stanowiącym załącznik nr 2 do umowy
dotacji.
(pieczęć Jednostki Samorządu Terytorialnego)
miejscowość, data.............................................
ROZLICZENIE KOŃCOWE
kosztów zadania pn. ......................................................................................................................
............................................................................................................................................................
realizowanego z udziałem środków publicznych w ramach umowy dotacji Nr…………………
z dnia ……………… przez jednostkę samorządu terytorialnego ..............................................
województwo ......................................
Koszt zadania wykonanego w ramach umowy wyniósł brutto............................................ zł.
(słownie:
................................................................................................................................................)
Źródła finansowania w zł (brutto)
Środki z budżetu
Środki finansowe z pozostałych źródeł
Razem (2+3+4+5)
państwa
Środki własne
Kredyt bankowy
Inne środki
1
2
3
4
5
100%
…………%
…………..%
…………%
…………%
Kwota (zł)
Słownie
Przelew z dnia
Środki z budżetu
państwa
otrzymane
do zwrotu
WYKAZ FAKTUR / RACHUNKÓW
dokumentujących sfinansowanie zadania
Kwota faktury opłacona ze
Lp.
1.
Wystawca
2.
Nr faktury
3.
Data wystawienia
Kwota faktury
faktury
[zł]
4.
5.
środków dotacji
[zł]
6.
Razem:
(słownie (kol.6): .............................................................................................................................. )
Uwaga! W tabelę należy wpisać wszystkie faktury/rachunki wystawione przez wykonawcę lub
wykonawców w związku z realizacją zadania objętego tą umową.
Oświadczam, że dokonano zapłaty za wyżej wymienione faktury
lub rachunki.
Oświadczam, iż wymienione w wykazie faktury/rachunki, w kwocie
określonej w kolumnie Nr 6, nie były i nie będą przedkładane innym
instytucjom uczestniczącym w finansowaniu wymienionego w
umowie zadania, celem uzyskania pożyczki lub dotacji na jego
dofinansowanie.
………………......................... .................................................................... ................................................................................
skarbnik / główny księgowy
wójt/burmistrz/prezydent miasta/ starosta
wicestarosta/członek zarządu powiatu
budżetu
powiatu lub marszałek województwa
lub wicemarszałek/członek zarządu województwa
SPRAWDZONO I ZATWIERDZONO
(dotyczy
……………………………………………
data i podpis pracownika merytorycznego
Wojewody)
…………………………………………...
data i podpis Wojewody/osoby upoważnionej
Zgodnie z § 7 ust. 1 pkt 3 umowy dotacji do
sporządzonego rozliczenia końcowego należy załączyć:
•potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur lub
rachunków oraz przelewów lub potwierdzeń dokonania
zapłaty, wystawionych w związku z wydatkowanie kwot
dotyczących zadania zrealizowanego w ramach umowy
dotacji;
•protokół rzeczowo – finansowego końcowego odbioru
zrealizowanego zadania, stanowiący zał. nr 3 do umowy
dotacji
Zgodnie z § 7 ust. 2 umowy dotacji faktury
i rachunki powinny zostać zatwierdzone do wypłaty
i opisane zgodnie z rozporządzeniem Ministra
Finansów wydanym na podstawie art.39 ust. 4
lub ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych
Opis faktury winien zawierać:
1. pełną nazwę zadania, którego dotyczy – zgodną z promesą MSW
i umową dotacji
2. odniesienie do sposobu wyłonienia wykonawcy – ustawa Prawo
zamówień publicznych,
3. potwierdzenie wykonania/odbioru zadania przez inspektora nadzoru,
4. adnotacje sprawdzono:
5.
- pod względem merytorycznym
6.
- pod względem formalnym i rachunkowym
7. klasyfikację budżetową wydatkowanej dotacji
8. zapis o wysokości dotacji, przy udziale której zrealizowano
zadanie,
9. zapis o wysokości środków własnych, przy udziale których
realizowano zadanie
10. wydatki strukturalne
Załącznik Nr 3 do Umowy dotacji Nr ..................................
z dnia ..............................
PROTOKÓŁ
RZECZOWO-FINANSOWY KOŃCOWEGO ODBIORU
ZADANIA
*/ podajemy wszystkie wykonane/ odebrane przez Komisje
roboty w oparciu o zestawienie rzeczowo – finansowe
sporządzone do wniosku o dotację, obejmujące wartość
całego zadania brutto.
Jeżeli łączna wartość wykonanych robót ( brutto) jest
mniejsza niż wartość zadania wskazana
w umowie
z wykonawcą, wówczas jednostka samorządu terytorialnego
zobowiązana jest do zwrotu określonej kwoty dotacji.
Powyższe wynika § 6 ust. 3 zawieranej umowy dotacji, tj.:
w przypadku obniżenia kosztów zadania, wysokość środków
zabezpieczonych przez jst nie ulegnie zmianie, obniżeniu
ulegnie wysokość dotacji.
Przykład:
Całkowita wartość zadania (brutto) :
- 294 056,10
Kwota przedstawiona do dofinans. (brutto):
- 294 056,10
Środki własne jst (brutto):
- 58 812,10 - 20%
kosztów zadania
Kwota dotacji (brutto):
- 235 244,00 - 80%
kosztów zadania
Po dokonaniu odbioru robót okazało się, że łączna wartość wykonanych
robót (brutto) wynosi 286 356,80 (np. do remontu przepustu zastosowano
inne materiały)
Całkowita wartość zadania (brutto) :
- 289 356,80
Kwota przedstawiona do dofinans. (brutto):
- 289 356,80
(W związku z ww. zapisem środki własne zabezpieczone przez jst. nie ulegają
zmianie. )
Środki własne jst (brutto):
- 58 812,10
(Obniżeniu ulega kwota przyznanej dotacji)
Kwota dotacji (brutto):
- 230 544,70
W takim przypadku jednostka winna zwrócić do budżetu państwa kwotę
4 699,30 zł , w terminie wynikającym z zapisów zawartej umowy dotacji .
DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ
!!!