Transcript Präsentation zum Vortrag SWA 2012

Langzeitarchivierung:
Umsetzung im DV-Verbund
Baden-Württemberg
72. Südwestdeutscher Archivtag
Bad Bergzabern, 23. Juni 2012
Reinhard Schal und Dr. Christian Keitel
Datenzentrale Baden-Württemberg (DZBW)
Softwarelösungen für die öffentliche Verwaltung
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Rechtsform
Gründung
Sitz
Anzahl Mitarbeiter
Anzahl Kunden
Erlöse 2011
Vorstand
Anstalt des öffentlichen Rechts
1971
Stuttgart
rund 250
ca. 2.000 bundesweit
ca. 35 Mio. €
Karl Tramer (Vorsitzender)
Joachim Kischlat
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Situation und Vortragspunkte
Standardisierte Archivschnittstellen zur Langzeitarchivierung
 16.10.2009 :
Einstimmiger Beschluss im Projektausschuss der DZ:
„Der Projektausschuss nimmt Kenntnis von dem Auftrag an den DVV,
zusammen mit den Archiven der Gemeinden und der Stadt- und
Landkreise einheitliche Schnittstellen zur Langzeitarchivierung
aufzubauen. Die Federführung wurde der Datenzentrale übertragen.“
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Sachstand AG Archivschnittstelle
Weiteres Vorgehen Zwischenarchiv
Weiteres Vorgehen digitale Langzeitarchivierung
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Nov 11
Aktueller Stand – Archivschnittstelle
 Projektergebnisse der AG‘n Archivschnittstellen
werden im Fachgremium des DVV vorgestellt

Jan 12
Dez 11
Dez 11
Einheitliche XML-Schnittstelle für Fachverfahren
 Zwischenarchiv
 Langzeitarchivierung
 Projektergebnisse und Konzeptansatz Zwischenarchiv
werden in UAG EWO sowie in UAG Gewerbe der AG
Archivschnittstellen besprochen
 1. DVV-Termin mit Landesarchiv-BW:
Technische Lösung des Landesarchivs wird den RZVertretern vorgestellt (Teilnehmer: DZ, RZ, Archivare)
 DZ erstellt Projektskizzen für die elektronische
Übergabe von Registerdaten an die Archivare
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Weitere Schritte – AG Archivschnittstelle
06./07.2012
3. Mai 12
7. März12
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Sachstand und weiteres Vorgehen werden im
Fachgremium des DVV besprochen:
 Realisierung eines Zwischenarchivs wird befürwortet
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Fokussierung auf DIMAG als in Frage kommende Software
für Langzeitarchivierung
2. DVV-Termin mit Landesarchiv-BW:

Erörterung von technische Fragen aus RZ-Sicht,
 Weitere Themen: Lizenzkosten und Support-Leistungen des
Landesarchivs

Abgleich der DVV/RZ-Anforderungen mit den
gegebenen technischen Rahmenbedingungen von
DIMAG und ermitteln des Deltas
 Die DZ berücksichtigt in ihrer Aktivitätenplanung 2013
das Thema Langzeitarchivierung
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Aktueller Stand – Langzeitarchivierung
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Derzeit Abstimmung im DVV
 Ziele des Fachgremiums
 Entscheidungsvorlage für einen Gremienbeschluss
im 2. HJ 2012 und schaffen von Planungssicherheit für
2013 ff in DZ und in den RZ
 Aufbau einer strukturierten Gesamtlösung für kommunale
Archive und Kreisarchive in BaWü
 Planung von Info-Veranstaltungen für Archivare und
Angebot einer Software und eines Systems für die
Langzeitarchivierung zur Erfüllung der gesetzlichen
Aufgaben
 Betrieb einer Langzeitarchivierungssoftware in den
kommunalen Rechenzentren Baden-Württembergs
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Zwischenarchiv – Zielsetzung der DZ
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Sicherung der bisher „zwischengelagerten“ TeilLöschungen im Einwohnermeldewesen und Aufbereitung
für eine Überführung in ein Zwischenarchiv
Bereitstellung einer neutrale Lösung zur
Zwischenspeicherung und Weiterleitung „archivarisch“
aufbereiteter Daten

beginnend mit Fachgebiet Einwohnermeldewesen
 Anschließend Fachgebiet Gewerberegister-Daten

Zwischenarchiv als Kommunikationsmedium zur
einheitlichen elektronischen Datenübernahme aus
verschiedenen Fachverfahren zur Weiterleitung an ein
Langzeitarchiv
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Zwischenarchiv – Modell (DZ)
Pool von
TeilLöschungen
XML
EWOVerfahren
Gewerbe-Verf.
Daten
XML
Zwischenarchiv
Einwohnermelderegister
Langzeitarchiv X
Daten
XML
Meta
XML
Langzeitarchiv Y
Langzeitarchiv Z
xx-Verf.
…
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Zwischenarchiv – geplante Aktivitäten der DZ
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Zusammenstellen der Anforderungen an das
Zwischenarchiv aus Sicht der Archivare, der RRZ
(Betreiber) und der DZ-Fachverfahren
Festlegen von Synergien für jegliche Fachverfahren und
Beteiligte im Themenumfeld der Archivierung:
Zwischenarchiv als vorgelagertes System einer
Langzeitarchivierung
Nutzung der in der „AG Archivschnittstellen“ entwickelten
Konzepte zur Realisierung von XML-Schnittstellen zur
Übergabe von Fachverfahrensdaten an ein
Zwischenarchiv bzw. ein Langzeitarchiv
Einwohnerwesen:
Logik zur Zusammenführung der Datensegmente aus
Teil-Löschen für die Übergabe an ein Langzeitarchiv
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Zwischenarchiv – Bisherige Anforderungen
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Elektronische Übergabe vom Fachverfahren ans
Zwischenarchiv zur Aufbereitung
Sammlung der Daten mit unterschiedlichen Löschfristen
(Einwohnerwesen) und zentrale Zusammenführung dieser
Teildatensätze
Verknüpfung der Teildatensätze zu einem kompletten
Datensatz bei endgültiger Löschung des Falles
Weitergabe als kompletter Datensatz pro Person/Gewerbe an
digitales Langzeitarchiv
Möglichkeit PDF(A) aus XML-Primärdaten zentral zu
erzeugen
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Zwischenarchiv – Bisherige Anforderungen
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Möglichkeit zur Erzeugung weiterer einheitlicher
Metadaten für die Archivierungsvorgänge aus dem
Zwischenarchiv
Dokumentation der Datenaufbewahrung und -übergabe
zur transparenten Nachvollziehbarkeit des Datenverbleibs
Protokollierung der erzeugten Archiv-Dateien der
Verfahren (z. B. Einwohnerwesen) im Zwischenarchiv
Möglichkeit zur Wiederherstellung gelöschter Daten des
Vorverfahrens durch Rückführung aus Zwischenarchiv
Einsicht der Daten im Zwischenarchiv für berechtigte
Archivare oder Personen, die ein berechtigtes Interesse
vorweisen können (Beachtung von Auskunftssperren)
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Langzeitarchivierung – weiteres Vorgehen
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Gemeinsame Festlegung der Basis für eine
landeseinheitliche Vorgehensweise zur
Langzeitarchivierung im DVV (DZ und RZ)
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Auswahl der benötigten Software
 Klärung von Fragen zum Produktionsbetrieb
 Erstellen von Geschäftsmodellen / Angeboten
 Klären von Fragen des 1.- und 2. - Level-Supports
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
Durchführen von Info-Veranstaltungen für Archivare zu
Intentionen des DVV
DZ-Arbeitsplanung 2013:
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Realisierung der Übergabe von Gewerbedaten an das
Zwischenarchiv zur Weiterleitung an digitales Langzeitarchiv
Realisieren der Schnittstelle
Zwischenarchiv  Langzeitarchiv
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Diskussion
Reinhard Schal
Geschäftsbereichsleiter
Produkte Kommunen bei der
Datenzentrale Baden-Württemberg
Tel.: 0711/8108-27321
Fax: 0711/89696022
eMail: [email protected]
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