Transcript Format workshop evaluatiegesprek

Beoordelingsgesprekken
2013
Jouw ervaring als medewerker
Agenda en doel
1.
2.
•
•
•
Inleiding
Performance reviews
Tijdslijn
Scoren
Het beoordelingsgesprek zelf
1. Inleiding - verwachtingen …
Wanneer is iemand tevreden ?
• Als iemand iets ervaart zoals hij het
MINIMAAL verwacht
• Wat wilt dit zeggen voor klanten (intern &
extern), kandidaten, medewerkers, … ?
•
PERCEPTIE = SUBJECTIEF = REALITEIT
4
Wat beïnvloedt gedrag?
•
•
•
•
Verleden
kennis, identiteit, religie, cultuur, emotie, ervaring, …
Heden (korte termijn)
persoonlijk gevoel, vertrouwen, het weer, luisteren, geld,
voldoen aan ‘image’ en verwachtingen, …
Toekomst (lange termijn)
uitdaging, overtuiging, vertrouwen, ethiek/waarden,
verbeelding, doel, verlangen, promotie, …
=> verleden, heden én toekomst beïnvloeden gedrag
Kijk ik met dezelfde bril naar al mijn
medewerkers?
Hoe kijk ik naar
het gedrag en
prestatie van mijn
medewerker(s)?
Doel / Missie / Waarden
Wat is de impact hiervan op onze
(beoordelings)gesprekken,
feedbackmomenten en aansturing van mijn
team
• Wat is belangrijk?
• Waar willen we op letten om de juiste ‘toon’
te zetten?
• Welk ‘klimaat’ hebben we hiervoor nodig?
• Wat zijn ‘do’s’ en ‘don’ts’ in deze context?
•
2. Performance reviews
•
•
•
Huidige evaluatiecyclus - tijdslijn
Scoren – Ranken - Kalibratie
Communicatie: een goed beoordelingsgesprek
Wanneer zijn de performance
reviews voor jullie geslaagd?
Evaluatiecyclus
Beoordelingsgesprek:
BEOORDELEN van resultaat
en ontwikkeling
Functioneringsgesprek: BETREKKEN
door bespreken voortgang en geven
ondersteuning
Contractgesprek: ONTWIKKELEN
Afspraken over te behalen resultaten en te ontwikkelen competenties
Januari
Juli-augustus
December - januari
+ continu feedback momenten om te sturen naar
resultaat én te coachen naar ontwikkeling
Beoordelingsgesprek
•
•
•
Beoordeling van prestaties, functie-uitvoering en gedrag
van de medewerker over het hele jaar
Voornamelijk 1 richtingsverkeer mbt de score
Beoordelen van WAT en HOE
•
•
•
•
•
Wat heeft medewerker gerealiseerd?
Hoe – waren de realisaties conform de afspraken?
Voor welke medewerkers? Ook uitzendkrachten?
Conclusies en afspraken van het beoordelingsgesprek
krijgen vervolg in het ‘contractgesprek’.
Minimaal x maand in dienst/effectief gewerkt in betrokken
jaar om een score te krijgen
Scoren
•
Hou bij het scoren rekening met
•
•
•
•
•
•
Uitvoering van de functie, functioneren in het team, ambassadeur,
…
Vooropgestelde doelstellingen
(Kern)competenties en gedrag / waarden
Heb je voldoende info om hier een gefundeerd antwoord
op te geven? Waar/bij wie kun je extra info vinden?
Durf een standpunt innemen – het blijft jouw inschatting –
neem verantwoordelijkheid voor jouw keuze!
De ranking binnen je team/afdeling en kalibratie binnen
MT zorgen ervoor dat scores binnen de organisatie
worden afgestemd.
Scoren - beoordelingsgesprek
Score
Toelichting
Vervolgacties medewerker en
leidinggevende
C = onvoldoende
= de taakvervulling, gedrag en/of competentie
voldoen niet aan de verwachtingen/ gemaakte
afspraken en medewerker toont dit ook niet op
andere gebieden
3 mogelijke acties:
Maak een concreet actieplan met
zichtbare resultaten op 2 maanden termijn
Bekijk de mogelijkheden om naar een
andere functie over te stappen binnen de
organisatie
Exit
B = matig
= de taakvervulling, gedrag en/of competentie
voldoen niet helemaal aan de verwachtingen; er zijn
aandachtspunten die verbeterd moeten worden
Stel een verbetertraject op en volg kort op –
zichtbare resultaten worden op termijn van 6
maand verwacht
A = volgens
verwachting
= perfecte fit in functie/ functieniveau - tevreden – de
taakvervulling, gedrag en competentie geschiedt
conform de verwachtingen/gemaakte afspraken
Ontwikkelacties om verder te groeien en/of om
job leuk te houden.
A+(4) = Boven
verwachting
= overtreft op een aantal kerntaken/ competenties de
verwachte functie-vervulling, en/of gemaakte
afspraken – medewerker neemt ontwikkeling in eigen
handen
Maak afspraken over verdere ontwikkeling,
gericht op verdieping of verbreding van het
werkpakket om job leuk te houden, bekijk ook
de mogelijkheden voor een loopbaanstap op
korte of lange termijn.
A++ (5) =
Uitmuntend
= de kerntaken en competenties overtreffen de
verwachtingen – leervermogen om op korte termijn
verder te groeien
Stel een plan op om een loopbaanstap te
realiseren met streven om dit binnen 1 jaar te
doen en/of extra ruimte voor opleiding.
Meer info: [email protected]
Scoren
•
Score A = effectief goed!
•
•
Brede categorie
Objectieve criteria – richtlijnen:
•
Nine box model
Potentieel
Competenties
Ambitie
Leervermogen
B
A
A++
A
A+
A
?
B
C
Performantie
Score op resultaten
én competenties
Jouw team - scores
•
Sta even stil bij je team: wie zijn je toppers
& wie zijn je low performers? Waarom?
•
•
Verschil tussen high performer en een high
potential
Overzicht
Evaluatiecyclus - tijdslijn
Week
Door
Voor/
met
Verwachte
Tijdsbesteding
Workshops
HR
Alle LG
Scoren elke mw
Alle LG
Ranking binnen afdeling
MT en
HRM
LG
u
Kalibratie binnen organisatie
HRM
MT
u
Bepalen cyclus volgend jaar
HRM
MT
u
Terugkoppelen kalibratie naar LG
MT
LG
u
Beoordelingsgesprekken incl.
voorbereiding
Alle LG
MW
Impact loon
HRM/
DIR
Brief naar medewerkers met nieuw
salaris
HRM
u
u/mw
MW
u/mw
Enkele situaties
1.
2.
3.
4.
Medewerker is halverwege jaar van functie veranderd – presteerde
top in vorige functie – heeft nu passende functie qua niveau en zit
nog volop in leertraject – medewerker heeft bij overgang naar deze
nieuwe (hogere) functie loonsverhoging gekregen
Medewerker heeft doelstellingen behaald en haalt in uitvoering van
de functie niet het gewenste niveau
Medewerker levert goede prestaties in de functie – heeft negatieve
uitstraling en roddelt over collega’s van andere afdelingen. Dit
heeft negatieve impact op motivatie van collega’s.
Medewerker haalt vooropgestelde resultaten niet – is belangrijke
teamplayer die veranderingen/nieuwe zaken positief onthaalt en
deze binnen het team weet te ‘verkopen’
Het gesprek zelf
Succesfactoren voor goed
(beoordelings)gesprek
Voorbereid
Tijd
Luisteren
Respect
Rust
21
LEIDINGGEVENDE
<
=
>
MEDEWERKER
Basics
•
•
Bereid het gesprek goed voor:
•
Zorg dat je zelf achter de score staat
•
Welke effect wil je bekomen?
•
Speel de ‘bal’ en niet de ‘man’
•
Hoe hoger de ‘kwaliteit’ van de doelstellingen, functioneringsgesprek,
tussentijdse feedback en dagelijkse coaching, des te gemakkelijker de
beoordeling
•
Zorg dat jullie beiden zijn voorbereid op het gesprek
•
Vul scores en eventuele toelichting / verslag al in – breng voorbereiding
mee naar het gesprek
•
Kies kritisch een beperkt aantal ‘zwakke’ punten
beoordelen is een continu proces
Structuur van het gesprek
•
•
Deel aan het begin van het gesprek de beoordeling mee
Licht toe hoe je tot deze beoordeling gekomen bent ahv
resultaatsafspraken & gedragscompetenties
•
•
•
•
•
Vraag eventueel feedback over jouw functioneren als
leidinggevende (zie volgende slide)
Ruimte voor vragen
•
•
•
Gebruik concrete situaties die je beoordeling toelichten
Ik-boodschappen
Geef aan wat je goed vindt in het functioneren & welke onderdelen
verbetering behoeven.
hoe is het gesprek verlopen? welk gevoel heb je hierbij?
Bespreek welke follow-up gewenst is (=basis contractgesprek)
Sluit het gesprek af
24
Voorbereiding door de medewerker
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Wat is – op professioneel gebied - je grootste succes van het afgelopen jaar?
Wat boeit jou in je huidige functie?
Welke zijn je sterke punten voor deze functie? Welke zijn je te ontwikkelen
punten? Hoe wil je dit aanpakken?
Wat heb je het afgelopen jaar bijgeleerd? Heb je deze kennis ook gedeeld met
collega’s? Zo ja, hoe?
Welke talenten/kennis/kunde heb je nog te weinig kunnen gebruiken?
Heb je de vooropgestelde doelen bereikt? Hoe heb je dit aangepakt?
Wat vind je van jouw samenwerking met je (interne en/of externe) klant, je
collega’s, … ? Hoe zou je de samenwerking nog kunnen verbeteren?
Vind je dat je voldoende initiatief en verantwoordelijkheid kunt nemen? Zo ja, kun
je concreet voorbeeld geven? Zo nee, wat kan je leidinggevende doen om ervoor
te zorgen dat dit in de toekomst wel gebeurt?
In welke richting wil je op professioneel vlak nog verder groeien binnen de
organisatie? En op welke termijn zie je dit?
Vind je jezelf een ambassadeur voor je organisatie? Waarom wel? Waarom
(nog) niet?
Wat zijn voor jou de sterktes van onze organisatie als werkgever?
Heb je nog andere punten die je tijdens het gesprek aan bod wilt laten komen?
Voorbereiding door de leidinggevende
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Wat is het belangrijkste doel van de functie?
Welke zijn de belangrijkste resultaatsgebieden van de functie? Probeer deze
zo concreet mogelijk te beschrijven. In welke mate heeft de medewerker
deze behaald?
Welke zijn de sterke punten van de medewerker voor deze functie?
Welke zijn nog te ontwikkelen punten? Heb je suggesties hoe jullie dit het
beste aanpakken?
Wat is de medewerker zijn/haar grootste talent? Waarin blinkt hij/zij uit? Hoe
kunnen jullie dit talent nog meer inzetten in het team en/of binnen de
organisatie?
Kun je een voorbeeld geven waarbij je medewerker verantwoordelijkheid
opneemt? Hoe kun je je medewerker helpen om dit nog meer te doen?
Waarom is hij/zij een ambassadeur van je organisatie? Waarom (nog) niet?
Welke tips kun je meegeven?
Welke is de belangrijkste evolutie die de medewerker het afgelopen jaar
heeft doorgemaakt? (zowel in de uitvoering van de job als eventueel extra
kennis)
Heb je nog andere punten die je tijdens het gesprek aan bod wilt laten
komen?
Feedback vragen
Je zou feedback kunnen vragen over volgende zaken:
• Ondersteuning bij uitvoering van het werk
•
•
Delegeren van bepaalde taken
•
•
Krijg je voldoende informatie?
Communicatie
•
•
Krijg je voldoende verantwoordelijkheden?
Informatiedoorgave
•
•
Ben ik er als je me nodig hebt?
Vind je dat we zaken goed kunnen bespreken (luisteren én praten) - Vind je dat we
problemen kunnen bespreken?
Waardering
•
Krijg je voldoende feedback over je gepresteerde werk? Schouderklopje?
Als je dit doet, doe er dan ook iets mee 
Jouw team – de gesprekken
Voor welke medewerkers verwacht je vlot
gesprek? Waarom?
• Welke gesprekken zie je minder zitten?
Waarom?
•
Tips & Tricks
•
•
•
Plan voldoende tijd in je agenda
Start met een ‘eenvoudig’ gesprek
Stel de moeilijkste gesprekken niet uit tot het
laatst
•
•
•
•
•
•
Bereid deze extra goed voor
Zelfvertrouwen
Reserveer een lokaal/ruimte waar je rustig kunt
zitten
Vermijd storende factoren (GSM, …)
Luister naar elkaar
ga bij voorkeur in ‘hoekpositie’ of naast elkaar
zitten
"Als je iets goeds ziet,
geef dan een compliment.
Als je iets fouts ziet,
bied dan je hulp aan.”
Hulp is vaak ‘gewoon’ luisteren 
Los de problemen van de ander niet op
Leer eventueel hoe hij/zij het wel kan doen