Een dag uit het leven van… de secretaris!

Ik loop naar de bank om mijn laptop te pakken, kruip terug mijn bed in, klap mijn laptop open en start internet op. Ik log in op de mail van Postelein en bekijk de mailtjes, het is niet zo veel deze keer. De mailtjes van Studystore zet ik in het postvak van Thijs, de LinkedIn updates gaan naar Gaby en de algemene mailtjes zet ik in mijn eigen postvak. Daar kijk ik later wel naar, eerst maar eens kijken of er nog iets in mijn agenda staat wat gepromoot moet worden vandaag. Ik zie dat ik nog wat losse Facebookposts heb staan en één activiteit moet promoten. Vol goede moed begin ik berichtjes te typen. Promotie van een actie op de PosteleinPas, een berichtje van AthenaStudies, allemaal plan ik ze vooruit. Wat een fantastische optie is dat toch. Hoef ik me daar de komende dagen geen zorgen over te maken. Eén van de berichtjes staat voor later vandaag gepland, dus kan ik nu een activiteit promoten. In de Gmail van de mediacommissie zoek ik de posteraanvraag waar de promotie-tekst in staat. Daarna download ik via de Drive de poster en de banner voor Facebook. Ik maak het evenement aan via Facebook en plaats een berichtje op Blackboard en de website. Daarna verwijder ik op de website het bericht over de activiteit van gisteren, zodat de website up-to-date blijft. Omdat ik nu toch ingelogd ben, loop ik even de verschillende pagina’s van de website langs om te kijken of alles nog klopt. Ik pas de agenda nog aan, want dat hoort er ook bij als een nieuwe activiteit bekend is. De laatste pagina, de openingstijden, klopt bijna niet meer, dus die verander ik vast. Daarom realiseer ik me ineens dat vandaag de nieuwe maand begonnen is, dat betekent dat het tijd is voor de nieuwsbrief! Ik word al helemaal enthousiast als ik bedenk dat ik weer los kan gaan met plaatjes zoeken en stukjes typen. Eerst ga ik naar de Google Drive van de mediacommissie om de banner van de nieuwsbrief te downloaden. Die upload ik als eerste in de nieuwe nieuwsbrief, waarna ik alle informatie over lopende evenementen kopieer en plak vanaf Facebook. De lege plekjes vul ik op met andere dingen, zoals AthenaStudies, PosteleinPas en op dit moment bestuurswerving! Nadat de testversie er goed uitzag, is het moment daar. De nieuwsbrief wordt verzonden naar alle 960 mensen uit de lijst en ik mag de aap high-fiven! Terug naar de andere mailtjes. Ik bekijk alle mailtjes en probeer ze te beantwoorden. Eén mailtje bevat een vraag waar ik zelf het antwoord niet op weet, dus die schrijf ik op voor de volgende bestuursvergadering. Daarna loop ik door alle mapjes en bekijk of ik nog meer belangrijke mails moet mededelen. Dan ga ik gelijk maar verder met het klaarmaken van de notulen van de aankomende bestuursvergadering. Ik zorg dat de juiste datum bovenaan staat, ik neem de agendapunten over en typ mijn mededelingen. Als dat klaar is, pak ik de notulen van de afgelopen bestuursvergadering erbij. Die ga ik even verder uitwerken, tot ik me bedenk dat ik maar eens mijn bed uit moet komen en ik stap onder de douche. Na me verder klaargemaakt en gegeten te hebben, wordt het nu toch maar eens tijd om naar de Posteleinkamer te gaan. Voordat ik daar heen ga, rijd ik langs de Appie XL om thee en koekjes in te slaan voor Postelein. Met mijn zelfscanner en koekjes in de bonus loop ik zo blij als een kind in luchtkasteel de Albert Heijn weer uit en fiets ik door naar de uni. Daar aangekomen is de Posteleinkamer helaas al gesloten, maar vertel ik mijn bestuursgenootjes net iets te enthousiast over het geluidje dat de zelfscanner maakt als je iets in de bonus koopt en hoe blij dat me maakt. Na het opruimen van de boodschappen vul ik gelijk een declaratieformulier in en stop die in het postvak van Thijs. Er is verder geen post en er liggen geen inschrijfformulieren in mijn postvak, dus hoef ik niet te beginnen aan de ledenadministratie. Gelukkig maar, want ik vind dat het weer tijd is om te eten, voordat we naar de SOFv alv in Spinoza gaan!