Transcript 04 Besluit 2017-002 Reglementen van Orde AB en DB

Besluit Algemeen Bestuur
Agendapunt:
04
Datum
vergadering:
15 maart 2017
Onderwerp :
Reglementen van Orde AB en DB
besluitnummer
AB 2017-002
van
L.A. Pannekeet
Aanleiding
Specifieke aanleiding van het voorstel tot actualisering van de reglementen van orde van het
dagelijks en algemeen bestuur van Omgevingsdienst IJmond vormt de wens van de gemeenten
Beverwijk, Heemskerk en Velsen tot opname van een zogenoemde besluitvormingsregel. Deze
gelegenheid is direct te baat genomen om een aantal andere aanpassingen door te voeren in de
reglementen.
Achtergrond
De afgelopen jaren is een aantal nieuwe deelnemers toegetreden tot de Gemeenschappelijke
Regeling Omgevingsdienst IJmond, te weten de colleges van de gemeenten Haarlem, Beemster en
Purmerend en het college van provincie Noord-Holland. Op dit moment loopt het traject van
toetreding van de colleges van de ‘contractgemeenten’ Bloemendaal, Edam-Volendam, Heemstede,
Oostzaan, Landsmeer, Waterland, Wormerland en Zandvoort. Na voornoemde toetreding zal het
algemeen bestuur van Omgevingsdienst IJmond bestaan uit 16 leden en het dagelijks bestuur uit 4,
mogelijk 5 leden.
Bij de verkenning van de verschillende toetredingsscenario’s voor de contractgemeenten is expliciet
de bestuurlijke positie van de IJmondgemeenten, specifiek ten aanzien van de beleidsvoorbereidende
taken die zij in de regeling hebben gebracht, besproken. Gedeeld werd dat het niet werkbaar zou zijn
hiervoor ingewikkelde (juridische) constructies op te tuigen, maar dat formalisering van een
algemene besluitvormingsregel in het reglement van orde van het bestuur de voorkeur verdient. Dit
voorstel geeft hieraan invulling.
Wijzigingen inhoudelijk
De belangrijkste wijzigingen of aanvullingen die beide reglementen betreffen:
-
In artikel 1 van beide reglementen is een begrippenlijst opgenomen;
-
In artikel 5 van beide reglementen in de mogelijkheid voor de secretaris opgenomen zich
tijdens de vergadering van het dagelijks en algemeen bestuur te laten vergezellen door een
ambtelijk adviseur;
-
In artikel 7 wordt voor toezending van de agenda en bijbehorende stukken voor het DB een
termijn van veertien dagen aangehouden en voor het AB een termijn van eenentwintig
dagen. Bij uitzondering is nazending van deze stukken tot uiterlijk een week, respectievelijke
twee weken voorafgaand de datum van vergadering mogelijk;
-
In artikel 10 zevende lid Reglement van Orde (RvO) DB en artikel 12 zesde lid RvO AB is een
besluitvormingsregel opgenomen die aangeeft dat leden zich onthouden van stemming over
taken, die niet door de deelnemer die zij vertegenwoordigen, zijn ingebracht en ook niet aan
diens belangen raken;
1
-
In artikel 12 RvO DB en artikel 23 RvO AB is de mogelijkheid opgenomen tot het elektronisch
(per mail) besluiten inzake spoedeisende gevallen en gevallen ter beoordeling aan de
voorzitter;
-
In artikel 13 tweede lid RvO DB en artikel 26 tweede lid RvO AB is opgenomen dat het
conceptverslag van de vergadering binnen een week na afloop van de vergadering wordt
toegezonden aan de leden.
In het RvO voor het AB is daarnaast nog gewijzigd:
-
In artikel 8 wordt opgenomen dat op de website van Omgevingsdienst IJmond kennis wordt
gegeven van vergaderingen van het algemeen bestuur, inclusief waar de stukken kunnen
worden ingezien.
Kanttekeningen bij de besluitvormingsregel
Voorliggende reglementen zijn ambtelijk afgestemd met alle huidige deelnemers. Daarbij werden wel
vragen gesteld bij de houdbaarheid van de besluitvormingsregel in de vorm waarin deze nu is
gegoten. Ondanks het feit dat de regel alle deelnemers regardeert en niet slechts een deel van de
deelnemers wordt het inperken van stemrecht niet direct als wenselijk gezien.
Belangrijke kanttekening die werd geplaatst bij de voorbereiding van deze stukken -en die ook
eerder in het proces van toetreding van de contractgemeenten reeds is geplaatst-, is of een
dergelijke besluitvormingsregel de wijze is waarop deelnemers met elkaar wíllen samenwerken in
een gemeenschappelijke regeling dat in de basis uitgaat van een gezamenlijk te vertegenwoordigen
belang. Daarnaast werd de praktische uitvoerbaarheid als argument aangedragen om de regel niet te
formaliseren, nu het steeds een kwestie van interpretatie blijft of een voorstel dat niet ziet op de
taken van de ene deelnemer, wel aan de belangen raakt van die deelnemer. De afgelopen jaren
hebben reeds laten zien dat het gentlemen’s agreement tussen de deelnemers in feite prima
functioneert.
Bevoegdheid
Het algemeen bestuur is dat op grond van artikel 7 van de Gemeenschappelijke Regeling
Omgevingsdienst IJmond. Het dagelijks bestuur heeft het Reglement van Orde voor het DB in haar
vergadering van 22 februari jl. vastgesteld.
Besluit:
1. Het ‘Reglement van Orde 2017 – Algemeen Bestuur Omgevingsdienst IJmond’ vast te stellen
2. Kennis te nemen van het ‘Reglement van Orde 2017 – Dagelijks Bestuur Omgevingsdienst
IJmond.
Besluit:
conform/
aanhouden/
aangepast besluit
de voorzitter,
de secretaris / directeur,
T. De Rudder
L.A. Pannekeet
2