Transcript Verslag vergadering

Brandweerzone Vlaams-Brabant West
Dienst Personeel
IO02 – SECRETARIAATSMEDEWERKER
Contractueel – onbepaalde duur – voltijds
Functionele loopbaan: C11 - C14
Afdeling: Interne organisatie
DOEL VAN DE FUNCTIE
Uitvoeren van administratieve taken gekoppeld aan de dienstverlening van de dienst secretariaat.
PLAATS IN DE ORGANISATIE
Je werkt onder de leiding van en rapporteert aan de zonecommandant en staat ten dienste van de
administratieve organisatie.
FUNCTIEBESCHRIJVING
JOBINHOUD
1.
Briefwisseling
 De dienst secretariaat biedt ondersteuning aan de andere diensten.
 De binnenkomende en uitgaande briefwisseling wordt op het secretariaat gecoördineerd.
De secretariaatsmedewerker vormt door het invoeren van de dossiergegevens een eerste
en belangrijke schakel in de verdere geautomatiseerde dossierbehandeling. Er dient een
briefwisselingssysteem worden opgezet om inkomende en uitgaande post te beheren.

2.
3.
Functiekaart
Er wordt garantie gegeven dat de briefwisseling, de dossierbehandeling en de andere
logistieke en administratieve taken (o.a. klassement, kopieerwerk, vastleggen
vergaderingen, afspraken, data) efficiënt en kwaliteitsvol verlopen
 Daarnaast houdt de secretariaatsmedewerker het klassement van het secretariaat bij en
beheert de documenten die gemeenschappelijk zijn voor het secretariaat.
 Hij of zij kan zelfstandig brieven opmaken.
Domein secretariaat
 De secretariaatsmedewerker fungeert als aanspreekpunt voor algemene en concrete
vragen.
 Hij/zij ontvangt en filtert alle telefonische oproepen, fungeert als telefonisch knooppunt
voor het gehele secretariaat, en behandelt allerlei vragen, hetzij door zelf een antwoord te
formuleren of door te verwijzen naar de juiste contacten.
Domein organisatie
 Openen van deur en begeleiden en wegwijs maken van bezoekers.
 Beheer van de vergaderzalen en verschillende leslokalen, verzorgen van broodjes en drank
secretariaatsmedewerker – niv C
4.
tijdens vergaderingen.
 Bestellingen algemene diensten
Projectwerk
 Bijdragen tot verschillende secretariaatsdomeinen
INSTAAN VOOR EEN VLOTTE COMMUNICATIE:


Communicatie met de hiërarchische meerdere, diensthoofden, personeelsleden, burgers,…
Correct informeren van burgers
De functie – inhoud is niet limitatief. Er kunnen andere taken opgelegd worden, afhankelijk van de vereisten
van de dienst en om de continuïteit van de dienstverlening te kunnen verzekeren.
INTERPERSOONLIJKE RELATIES
Secretaris
Rapporteren en afstemmen
Intern
Burgers
Informeren
Extern
TECHNISCHE EXPERTISE
Diploma:
Getuigschrift van hoger secundair onderwijs of bekwaamheidsdiploma dat toegang verleent tot het hoger
onderwijs of gelijkwaardig door ervaring.
Vereiste ervaring: Relevante ervaring is een pluspunt
Software: vlotte omgang met courante IT toepassingen (office)
GEWENST PROFIEL
Samenwerken
Zich identificeren met het team. Kennis en informatie op een transparante
manier delen en de teamgeest bevorderen teneinde mee te werken aan het
behalen van afgesproken teamresultaten.
Dienstbaarheid
Geloofwaardigheid verwerven door de personeelsleden en de
leidinggevende steeds met respect behandelen en zijn/haar vragen steeds op
een transparante, integere en objectieve wijze te behandelen.
Hoffelijkheid
Zijn persoonlijk voorkomen en houding aanpassen aan uiteenlopende
situaties volgens de regels van de organisatie.
Loyaal handelen
Het loyaal ondersteunen, uitdragen en uitvoeren van de genomen
beslissingen met behoud van een constructief kritische geest. Een
voorbeeldfunctie hebben en een discrete houding aannemen.
Stiptheid en nauwkeurigheid
Taken worden stipt afgehandeld en opgevolgd.
Functiekaart
secretariaatsmedewerker – niv C
Eerlijkheid
INTERESSE?
Vertrouwen verwerven door op een eerlijke manier om te gaan met collega’s
en burgers.