Transcript IO01_Secretaris v2

Brandweerzone Vlaams-Brabant West
Dienst Personeel
IO01-SECRETARIS
Statutair – onbepaalde duur – voltijds
Functionele loopbaan: A11-A14
Afdeling: Interne organisatie
DOEL VAN DE FUNCTIE
Als secretaris sta je in voor het organisatorisch ondersteunen van de voorzitters van de vergaderorganen en de
zonecommandant bij het uitvoeren van bestuurlijke taken.
Je bent secretaris van het zonecollege, de zoneraad, het managementteam en het postverantwoordelijken
overleg, het CPBW (tijdelijk), het BOC en de technische werkgroep (vakbond).
Als secretaris maak je de notulen van de vergaderingen van de bestuurlijke organen en bewaak je de daar
gemaakte afspraken en besluiten.
Tevens ben je verantwoordelijk voor het bewaken van de beslissingsprocessen, de wijze van controle, en
toezicht uitoefenen. Je waakt erover dat het leiderschap binnen de organisatie gebaseerd wordt op openheid,
verantwoording en integriteit.
PLAATS IN DE ORGANISATIE
De secretaris staat onder directe leiding van de zonecommandant en ten dienste van hem en de andere diensten
van de administratieve organisatie zoals de dienst personeel.
U geeft directe leiding aan de onthaaldienst en de communicatiedienst.
FUNCTIEBESCHRIJVING
ORGANISEREN EN FACILITEREN VAN VERGADERINGEN VAN ZONECOLLEGE EN ZONERAAD:







Functiekaart
Opstellen en uitwerken van de jaarkalender (agenda van de vergaderingen van de raad en het college).
Het voorbereiden van de vergaderingen van de raad en van het college, met name het bevorderen en
bewaken van de tijdige aanlevering van voorstellen, informatie, stukken e.d. zowel vanuit de interne
administratie als vanuit externe fora.
Verslagen worden tijdig bezorgd aan de leden.
Het garanderen van de openbaarheid van bestuur.
Het opstellen van de notulen van de vergaderingen van de raad en het college.
Het bezorgen van de beslissingen, de zonale beraadslagingen, alsook van alle nodige stukken voor de
uitoefening van het toezicht, aan de bevoegde toezichthoudende overheid.
Vastlegging van bewaking van de uitvoering van de genomen bestuursbesluiten.
Secretaris – niv A


Mede aanspreekpunt vormen voor vragen vanuit (leden van) het zonecollege en zoneraad.
Beheren van de uittreksels, maken van een time-tabel, de uittreksels bezorgen aan de juiste diensten
en deze archiveren.
ORGANISEREN EN FACIL ITEREN VAN VERGADERI NGEN VAN HET MANAGEMENTTEAM, DE
TECHNISCHE WERKGROEP EN, VERGADERINGEN VA N HET COMITÉ PREVENTIE EN BESCHERMING
OP HET WERK (CP BW: TIJDELIJKE FUNCTIE), HET BIJZONDER OVERLEG COMITÉ (BOC) EN
EINDELOOPBAANCOMMISSIE:





Opstellen en uitwerken van de jaarkalender (agenda van de vergaderingen).
Het voorbereiden van de vergaderingen, met name het bevorderen en bewaken van de tijdige
aanlevering van voorstellen, informatie, stukken e.d. zowel vanuit de interne organisatie als vanuit de
externe fora.
Het opstellen van notulen van de vergaderingen van managementteam, overleg
postverantwoordelijken, BOC, CPBW, en andere technische werkgroepen (vakbond).
Vastlegging en bewaking van de uitvoering van de genomen besluiten.
Mede aanspreekpunt vormen voor vragen vanuit (leden van) managementteam en andere
diensthoofden van de interne organisatie.
SECRETARISTAKEN:



Opstellen van concept brieven en notities voor de voorzitters van de vergadering en de
zonecommandant.
Beoordelen op volledigheid en voorleggen van documenten ter ondertekening door de voorzitter en
zonecommandant, op juiste wijze (laten) afhandelen.
Verder sorteren (na schifting door de administratief medewerker) van inkomende post voor de
voorzitter en zonecommandant, aangeven van prioriteiten en zelf afhandelen van bepaalde
standaardzaken.
ONTWIKKELEN, IMPLEME NTEREN EN OPTIMALISE REN VAN PROCEDURES, METHODEN EN
WERKMIDDELEN, IN OVE RLEG MET ELKE ENTITE IT, TENEINDE EEN EFFICIËNTE EN KWALITATIEVE
WERKING VAN ELKE ENT ITEIT TE GARANDEREN:



Opvolgen van nieuwe ontwikkelingen op vlak van zijn/haar beheersdomein.
Integreren en implementeren van nieuwe ontwikkelingen, methoden, procedures en werkmiddelen,
rekening houdend met de specificiteit van de zone.
Opvolgen en waar nodig bijsturen van de methoden, procedures en werkmiddelen.
OPVOLGEN VAN DE WETT ELIJKE EN ANDERE VOORSCHRIFTEN MET BETRE KKING TOT WERKING
VAN DE VERSCHILLENDE ENTITEITEN EN IMPLEMENTEREN ERVAN EN BE WAKEN IN OVERLEG MET
ELKE ENTITEIT:



Functiekaart
Opvolgen van de ontwikkelingen rond de wet- en regelgeving van belang voor de dienst.
Assimileren en implementeren van de wet- en regelgeving teneinde de procedures, werking en kennis
actueel te houden.
Vertalen en communiceren van de wet- en regelgeving naar de medewerkers.
Secretaris – niv A
COACHEN, AANSTUREN E N EVALUEREN VAN DE MEDEWERKERS VAN HET SECERTARIAAT EN
COMMUNICATIEDIENST TENEINDE DE MOTIVATIE EN EFFICIËNTIE VAN HET TEAM TE
MAXIMALISEREN:



Coördineren en aansturen van de medewerkers bij het uitvoeren van de operationele
werkzaamheden.
Ondersteunen van de medewerkers bij de operationele werkzaamheden met behulp van advies en
operationele ondersteuning.
Evalueren van de medewerkers en bijsturen waar nodig.
INSTAAN VOOR EEN VLOTTE COMMUNICATIE:




Communicatie met de hiërarchische meerdere, diensthoofden, personeelsleden,…
Bewaken van de toepassing van de wet- en regelgeving en van het statuut.
Communiceren van problemen en informatie naar de betrokken dienst.
Organiseren en opvolgen van intern overleg .
De functie-inhoud is niet limitatief. Er kunnen andere taken opgelegd worden, afhankelijk van de vereisten van
de dienst en om de continuïteit van de dienstverlening te kunnen verzekeren.
INTERPERSOONLIJKE RELATIES
Contact
Aard overleg
Intern – Extern - Beide
Zonecollege en Zoneraad
Voorbereiding dossiers
Intern
Zonecommandant
Samenwerking en ondersteuning
Intern
Dienst personeel
Samenwerking en ondersteuning
Intern
Dienst logisitiek
Samenwerking en ondersteuning
Intern
Personeelsleden
Informeren
intern
TECHNISCHE EXPERTISE
Diploma: Master
Vereiste ervaring: Geen maar is een pluspunt
Software: MS office
Functiekaart
Secretaris – niv A
Functiekaart
Secretaris/ Jurist – niv A
GEWENST PROFIEL
Competentie
Gedragsindicatoren
Resultaatgerichtheid
Zich blijven richten op het afgesproken resultaat of het
gestelde doel, ook bij problemen, tegenslag,
tegenwerking of afleiding.
Samenwerken
Bijdragen aan het gezamenlijk resultaat door een
optimale afstemming met anderen.
Loyaliteit
Zicht verbonden voelen met de organisatie en proberen
te voldoen aan de verwachtingen van de organisatie.
Omgevingsbewustzijn
Goed geïnformeerd zijn over vakinhoudelijke,
organisatorische,
maatschappelijke
of
politieke
ontwikkelingen of andere relevante omgevingsfactoren.
Voortgangsbewaking
Anticiperen op en bewaken van de voortgang van
gemaakte afspraken en plannen.
Zorgvuldigheid (accuratesse)
Gerichtheid op detailinformatie en hiermee accuraat en
effectief omgaan.
Tactisch schakelen
Effectief blijven functioneren door inspelen op gedrag
van anderen of veranderingen in de situatie of omgeving.
Improvisatie- en schakelvermogen.
INTERESSE?
Functiekaart
Secretaris/ Jurist – niv A