Transcript Opis projektu - Samorząd Studentów UW
Sprawy finansowe
Barbara Banasik
Plan prezentacji
1. rejestracja w systemie Cerber 2. wniosek o dofinansowanie 3. rozliczenie projektu 4. sprawozdanie z projektu
Część 1 – rejestracja czyli jak zacząć
Cerber – co to jest?
•
składanie wniosków
•
zbiór uchwał
•
składanie sprawozdań
•
budżety
Rejestracja krok po kroku
1. rejestracja.cerber.samorzad.uw.edu.pl
2. Rejestracja jest dwuetapowa: Rejestracja jednostki koła naukowe i inne organizacje studenckie Rejestracja osoby Przewodniczący + pełnomocnicy finansowi
Kto może korzystać z Cerbera?
Podstawą prawa do składania wniosków jest uchwała złożona w Biurze ZSS.
Przewodniczący ZSS i RM
• na mocy uchwały o wyborze na Przewodniczącą/ego
pełnomocnicy finansowi ZSS i RM
• na mocy uchwały ZSS jednostki lub RM
Rejestracja krok po kroku
1. Wprowadź dane osobowe 2. Zarejestruj 3. Donieś do biura ZSS UW dokumenty potwierdzające przyznanie pełnomocnictwa (uchwałę)
Uchwały •
wszystkie wzory na stronie samorzad.uw.edu.pl
dotacje > akty prawne > wzory uchwał
•
w sprawie udzielenia pełnomocnictwa finansowego
•
w sprawie odwołania pełnomocnictwa finansowego
•
w sprawie wyboru przewodniczącego ZSS
•
w sprawie wyboru przewodniczącego RM DS
Ważne!
Proszę najpierw dokonać rejestracji w systemie, potem donieść dokumenty do Biura.
Pełnomocnictwa finansowe złożone w Biurze przed 15 października wygasają 30 listopada.
Budżet ZSS UW
I filar
• ZSS-y jednostek •Rady Mieszkańców
II filar
• ZSS-y jednostek • Rady Mieszkańców • Koła Naukowe • Inne organizacje (AIESEC, NZS)
III filar
• ZSS UW
Część 2 – Wniosek o dofinansowanie Czyli jak złożyć idealny wniosek?
Cerber - początek
w n i o s k i . c e r b e r. s a m o r z a d . u w. e d u . p l
Przygotowanie projektu 1. • P l a n o w a n i e p r ze d s i ę w z i ę c i a • P l a n o w a n i e p r z y c h o d ó w i w y d a t kó w 2.
• S p o r z ą d ze n i e i d e a l n e g o w n i o s k u 3.
Idealny wniosek 1. • Zw i ę z ł y, p r e c y z y j ny o p i s • D o b r ze o p i s a n e p r o g n o zo w a n e p r z y c h o d y 2.
• P r ze my ś l a n e , d o b r ze o p i s a n e ko s z t y 3.
Składanie wniosku - etap I
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Nazwa projektu Podmiot Podmioty współorganizujące Osoba Inne instytucje zaangażowane Miejsce Charakter przedsięwzięcia Ilość uczestników Zasięg projektu
Osoba odpowiedzialna – kto to jest?
– odpowiada za prawidłową realizację projektu – składa w Biurze ZSS faktury do rozliczenia – składa w Biurze ZSS sprawozdanie przedsięwzięcia wraz z niezbędnymi dokumentami
Składanie wniosku - etap I
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Nazwa projektu Podmiot Podmioty współorganizujące Osoba Inne instytucje zaangażowane Miejsce Charakter przedsięwzięcia Ilość uczestników Zasięg projektu
Charakter przedsięwzięcia?
Mieszany, np. kulturalno-integracyjny
Poza projektami…
ZSS jednostki może również złożyć wniosek o:
•
materiały biurowe
•
wyposażenie do biur organów Samorządu
Składanie wniosku - etap I
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Nazwa projektu Podmiot Podmioty współorganizujące Osoba Inne instytucje zaangażowane Miejsce Charakter przedsięwzięcia Ilość uczestników Zasięg projektu
Zasięg projektu
Składanie wniosku - Etap II
1. opis projektu 2. przewidywane korzyści 3. data właściwego wydarzenia 4. harmonogram
Składanie wniosku - Etap II 1. Opis projektu • rozwinięcie szczegółowe
wcześniejszych pozycji
• opis i uzasadnienie charakteru • opis merytoryczny • opis planowanego przebiegu
przedsięwzięcia
• dlaczego warto dofinansować
przedsięwzięcie
Opis projektu - zawartość
Opis projektu – treść:
●
rozwinięcie szczegółowe wcześniejszych pozycji
–
Opis miejsca
–
Wkład posczególnych podmiotów organizujących
–
Krótkie rozwinięcie "charakteru przedsięwzięcia
Opis projektu - zawartość
Opis projektu – treść:
●
opis merytoryczny
●
opis planowanego przebiegu przedsięwzięcia
–
precyzyjny ale zwięzły plan logistyczno – organizacyjny
–
Powiązanie z kosztami (tak samo nazwane pozycje)
Opis projektu - zawartość
1. dlaczego warto dofinansować przedsięwzięcie?
a) bo jest ważny z punktu widzenia integracji społeczności b) bo jest cykliczny, łączy się z wieloletnią tradycją c) ma wartość dodaną dla życia kulturalnego d) jest innowacyjny, orginalny, unikalny e) jest dobrze przemyślany organizacyjnie f) ma dopracowany kosztorys
Idealny opis projektu • • • •
Idealny opis charakteryzuje się: Zwięzłością (składa się jedynie z potrzebnych informacji – każde zdanie wnosi coś nowego do opisu) Precyzją (opis dobrze oddaje charakter przedsięwzięcia Wyważoną treścią (jest jej na tyle dużo, żeby zrozumieć kosztorys i zalety projektu, a na tyle mało żeby można było się zapoznać z nim w 3 min.) Przejrzystością (osoba nie znająca realiów jednostki ani projektu po pierwszej lekturze znakomicie orientuje się w przedsięwzięciu
Składanie wniosku - Etap II 2. Przewidywane korzyści • Dla uczestnika • Dla społeczności akademickiej • Dla Uniwersytetu, dla ZSS UW
Składanie wniosku - Etap II 3. Harmonogram prac • przygotowanie
przedsięwzięcia
• data lub przedział czasowy
właściwego przedsięwzięcia
Składanie wniosku – Etap III
1. kosztorys 2. przychody 3. opis kosztorysu
Składanie wniosku – Etap III
Zasady budowania kosztorysu: 1. Uwzględniamy wszystkie ponoszone koszty.
2. Wpisujemy realne i dokładne koszty: koniecznie koszt jednostkowy!
3. Uwzględniamy wszystkie przychody.
4. Wszystkie pozycje muszą być dobrze opisane!
Czego nie finansujemy?
Zarządzenie Przewodniczącego ZSS UW
• • • •
produkty spożywcze paliwo kwiaty usługi wykonywane zagranicą (z wyłączeniem noclegu i transportu)
•
cateringu na spotkania świąteczne powyżej 1800 zł
Wyżywienie/catering - uwagi • • •
wymagana zgoda rektorska (dołączana do wniosku) z wyłączeniem
•
konferencji naukowych
•
spotkań świątecznych
•
obozów zerowych catering na spotkania świąteczne do 1800 zł!
Umowy •
Obowiązek podpisywania umów:
–
Transport (zawsze)
–
Inne powyżej 4000 zł (np. nocleg, koszulki)
•
Wszystkie umowy zawieramy na wzorach ZSS UW.
•
Podpis składa jedynie usługodawca.
•
Obowiązek złożenia w Biurze ZSS na co najmniej 5 dni przed wykonaniem.
Umowy • • • • • • •
samorzad.uw.edu.pl > dotacje > wzory umów Osoba fizyczna Osoba prawna Współorganizacja imprezy Najem ośrodka Przewóz Dostawa Catering
Katalog firm obligatoryjnych •
materiały biurowe
•
papier uw.edu.pl
•
bilety lotnicze, wizy itd. www.bwz.uw.edu.pl
Planowanie budżetu
Podstawowe źródła przychodów: 1. Cegiełki 2. I filar 3. Dziekan / Dyrektor jednostki 4. II filar
Złożenie wniosku
1. wydrukuj wniosek 2. podpisy wszystkich osób ubiegających się o dofinansowanie 3. złożenie wydrukowane go wniosku w Biurze ZSS
Zasady składania wniosków
1. jedno przedsięwzięcie – jeden wniosek 2. wniosek łączny na I i II filar 3. wniosek ZAWSZE przed wydarzeniem 4. nie dotujemy przedsięwzięć o charakterze
przede wszystkim turystycznym lub rekreacyjny
politycznym lub religijnym
Wnioski - ważne terminy ● ● ●
I filar co najmniej na 3 dni przed rozpoczęciem przedsięwzięcia (złożenie w Biurze) do 30 listopada po 31 października maks. 30 % budżetu II filar
●
i do 15 dnia każdego miesiąca, z wyłączeniem lipca, sierpnia grudnia
Część 3 – komisja finansowa Jaką drogę pokonuje wniosek?
Droga, którą przebywa wniosek Osoba wnioskująca Biuro Komisja Finansowa Zarząd UWAGA!
Wersja elektroniczna idzie za wersją papierową.
Kryteria oceny wniosku
1. koszty [15%]; 2. szczegółowość opisu merytorycznego [15%]; 3. szczegółowość kosztorysu [15%]; 4. innowacyjność [10%]; 5. stosunek dotacji do pozostałych przychodów 6. korzyści dla uczestników [9%]; 7. zasięg [9%]; 8. charakter projektu [7%]; [10%] 9. perspektywa kontynuacji przedsięwzięcia [5%]; 10.kwota dotacji przeznaczana na jednego uczestnika projektu [5%];
Część 4 – rozliczenie projektu Jak przetrwać?
Rozliczenie projektu •
oryginały faktur
•
Wystawione nie wcześniej niż w dniu imprezy
•
faktury przelewowe – termin min. 21 dni
•
złożone w Biurze w ciągu 7 dni
•
Dobrze opisane
•
ZAWSZE należy wykonać kopie WSZYSTKICH faktur
Rozliczenia - terminy ●
umowy na co najmniej 5 dni przed
●
faktury w ciągu 7 dni od wystawienia
●
sprawozdania w ciągu 30 dni od zakończenia projektu
●
Sprawozdania do 15 grudnia
Idealny opis faktury
1. za co?
2. kiedy?
3. gdzie?
4. kto brał udział?
5. [dlaczego?] 6. charakter przedsięwzięcia 7. numer uchwały przyznającej dotację 8. oświadczenia
Opis faktury – przykłady (1) Faktura za plakaty na Połowinki Komisji Finansowej, organizowane przez KF, rozwieszone w budynku Samorządu Studentów w dniach 10-11.03.2010r. Charakter przedsięwzięcia: integracyjny. Numer uchwały: I/47/821/PM/2011. Potwierdzam wykonanie usługi [podpis][pieczątka].
Opis faktury – przykłady (2) Faktura za wynajem sali kinowej w Kinie Muranów na Przegląd filmów subkontynentu indyjskiego, organizowanego przez Komisję Finansową i ZSS UW. Przegląd odbył się w dniach 24-28.10.2011r. Udział wzięli: studenci UW (350 osób) oraz inni (150 osób). Charakter przedsięwzięcia: kulturalny. Numer uchwały: II/47/822/PM/2011. Potwierdzam wykonanie usługi [podpis][pieczątka]. Załączniki: Umowa na wynajem sali.
Oświadczenie - treść
Treść powinna składać się z trzech elementów: 1. Potwierdzam wykonanie usługi [podpis].
2. Gotówką zapłacił/a [imię i nazwisko], proszę o zwrot na konto [numer konta, adres posiadacza/ki].
3. Pieczątka
Załączniki do faktur
1. umowy 2. lista otrzymujących [nagrody, koszulki, itp.] 3. lista uczestników [transport, nocleg] 4. tabela kursu walutowego z danego dnia [rachunki zagraniczne]
Droga, którą przebywa faktura Osoba rozliczająca Biuro ZSS Kwestura Kwestorka Kanclerz Przewodniczący ZSS Kasa
Sprawozdanie
1. Numer sprawozdania 2. Nazwa projektu [jak we wniosku] 3. Osiągnięte rezultaty 4. Nieprzewidziane sytuacje 5. Koszty 6. Przychody 7. Opis kosztorysu
Nieprzewidziane sytuacje
1. WSZYSTKIE zmiany w kosztorysie 2. koszty dodatkowe 3. zmiany terminu 4. zmiany ilości uczestników 5. zmiany programu przedsięwzięcia 6. zmiany miejsca 7. inne
Sprawozdanie
1. Numer sprawozdania 2. Nazwa projektu [jak we wniosku] 3. Osiągnięte rezultaty 4. Nieprzewidziane sytuacje 5. Koszty 6. Przychody 7. Opis kosztorysu
Załączniki do sprawozdania
1. WYŁĄCZNIE kopie faktur i rachunków 2. kopie umów 3. tabele kursów walutowych z danego dnia Sprawozdania bez załączników będą odrzucane .
Postępowanie Komisji •
Sprawdzanie zgodności z wnioskiem.
•
Sprawdzanie zgodności z załącznikami.
•
Załączniki ułożone w kolejności jak w kosztorysie.
•
Podpisane drukowanymi literami nazwą z kosztorysu.
Niezłożenie sprawozdania
W przypadku niezłożenia lub odrzucenia sprawozdania ZSS UW wykonuje 2 czynności:
1. blokuje budżetu jednostki do czasu wyjaśnienia, 2. powiadamia władze uniwersyteckie.