“Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie”

Dit is een uitgave van de “Student Alliance Wageningen” SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 1

SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 2

1 Voorwoord

Dit is een verslag over de meldingen die wij hebben ontvangen via het “Meldpunt avondcolleges”. Via dit onderzoek tracht de “Student Alliance Wageningen” een volledig beeld te schetsen van de achtergrond, het gebrek aan informatie en inspraak met betrekking tot de capaciteitsproblemen, concluderend met de resultaten van het meldpunt. Dit onderzoek heeft een tweeledig doel. Aan de ene kant willen wij de student informeren, aan de andere kant willen wij hun stem laten horen.

Mijn dank gaat uit naar alle afgevaardigden en besturen van de aangesloten lidverenigingen. In het bijzonder Caya de Leeuw van Weenen, Louise Logie, Marlies Koerts en alle besturen die de tijd hebben genomen hun ervaringen te delen. Ook wil ik de respondenten van het meldpunt bedanken voor hun medewerking. Fons Jansen, Aart-Jan van de Glind Dagelijks bestuur “Student Alliance Wageningen” Januari 2017 SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 3

2 Inhoudsopgave

3 4 Samenvatting Inleiding 5 De pilot met avondcolleges

5.1

Studeren is niet enkel in collegebanken vertoeven

6 Besluitvormingsproces rond de pilot

6.1

Brainstormsessie 9 mei 2016 (en schriftelijke response) 6.2

Het protest op 19 mei 2016

7 Informatievoorziening en transparantie

7.1

(On)beschikbare informatie.

8 Meldpunt avondcolleges

8.1

8.2

Het SAW meldpunt avondcolleges Opzet en Uitkomsten van het meldpunt 8.3

8.3.1

Analyse en discussie

De avond: het enige moment dat iedereen tijd heeft 8.3.2

8.3.3

Sport en Gezondheid Studieprestaties en extra-curriculaire activiteiten 8.3.4

8.3.5

Avondeten en rust Besturen, commissies en sociale cohesie 8.3.6

8.4

Mobiliteit

Mening lid-verenigingen

9 Conclusie

SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie”

13

13 14 15 16 17 18

19

25 5 6 7

8

8

8 9

10

10

11

11 12

4

3 Samenvatting

Van 5 september tot en met 23 december 2016 voerde Wageningen University een pilot uit met avondcolleges om te kijken of dit een oplossing kan bieden voor het capaciteitsprobleem van de universiteit. Door de pilot zat ongeveer 20% van de studenten ofwel in periode 1, ofwel in periode 2 één of twee avonden per week (meestal tot 19:00 of 20:00 uur) in de collegebanken. Voor dezelfde periode opende de Student Alliance Wageningen (SAW) het meldpunt avondcolleges . De SAW constateerde een gebrek aan transparantie en legitimiteit bij het tot stand komen van de pilot: De medezeggenschapsorganen waren niet om advies of instemming gevraagd en concrete toezeggen voor meer betrokkenheid ontbraken na het studentenprotest ervaring te delen. . Daardoor was het onduidelijk of docenten en studenten wel voldoende gehoord zouden worden, en of hun ervaring wel mee zouden worden gewogen in het beslissingsproces. Met het meldpunt wil de SAW alle betrokkenen de kans geven om hun In totaal zijn er 199 zinvolle meldingen binnengekomen bij het meldpunt avondcolleges, het merendeel van de meldingen is geplaatst door studenten die avondcolleges volgden. 148 studenten meldden dat ze hun verbredende activiteiten (lezing, vergadering, sporttraining, repetitie, etc.) genoodzaakt moesten overslaan. Door 43 studenten werd een opmerking gemaakt over de kwaliteit en effectiviteit van het avondonderwijs. 33 studenten waren indirect betrokken en ervaarden al nadelen van de avondcolleges. Zeven studenten maakte een melding ten positieve van de avondcolleges. Zij gaven aan de tijd in de middag nuttig te besteden aan andere zaken en dat ze geen verplicht avond college hadden. Twee docenten plaatsten een melding. Zij gingen in op het opgemerkte verschil in concentratie tussen de middag en avond groep en de lage aanwezigheid van de studenten tijdens het avond vak. Enkele studentenorganisaties (studie-, sport- en studentenverenigingen) wilden de effecten van de pilot met avondcolleges op hun organisatie toelichten. Deze toelichtingen blijken overeen te komen met de meldingen die studenten individueel maakten. Volgens hen hadden de avondcolleges niet allen invloed op het animo voor extra-curriculaire activiteiten, maar ook werd het organisatorisch vermogen van studentenorganisaties onder druk gezet door de pilot. Studieverenigingen hebben geconstateerd dat avondcolleges leiden tot minder effectief onderwijs. De Student Alliance Wageningen concludeert dat, ondanks de beperkte toepassing van avondcolleges, de brede ontwikkeling en het welzijn van studenten gedurende de pilot met avondcolleges werd beperkt. De deelnemende studenten waren minder vaak in staat om extra-curriculaire activiteiten bij te wonen. Daarnaast werd het organiserend vermogen van studentenorganisaties op de proef gesteld. Er zullen minder activiteiten door studenten kunnen worden georganiseerd, indien de avondcolleges worden ingevoerd. Als laatste neemt de SAW een gebrek aan transparantie bij de universiteit waar. De notulen van de verschillende inspraak organen zijn summier en cryptisch. Vaak wordt verwezen naar SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 5

interne documenten die vanwege onduidelijke redenen aan geheimhouding onderworpen zijn. Daarom is het voor studenten onduidelijk waarom het capaciteitsprobleem niet door alternatieven opgelost zou kunnen worden.

4 Inleiding

De Wageningen Universiteit heeft de afgelopen jaren een enorme groei meegemaakt. Waar er nog geen decennia geleden sprake was van opheffing van het onderwijsinstituut kampt zij nu met capaciteitsproblemen. De grote populariteit van het groene onderwijs en de focus op techniek door de regering en het bedrijfsleven liggen hieraan ten grondslag. In dit hoofdstuk wordt daarom aandacht gespendeerd aan de verschillende factoren die mee hebben gespeeld bij de huidige capaciteitsproblemen. In Nederland valt het merendeel van het onderwijs onder het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Waterschap (OCW). Het groene onderwijs kent echter een uitzonderingspositie. Zij viel onder het Ministerie van Landbouw, welke enkele jaren geleden is ondergebracht bij het Ministerie van Economische Zaken (EZ). Het EZ hanteert echter een andere financieringsmethode dan het OCW. Binnen het EZ wordt het budget ieder jaar met maximaal 2% bijgesteld, naar boven of naar beneden. Dit kan in tijden van krimp positief uitpakken, maar het speelt nu al jaren parten bij de universiteit. Zij kent namelijk een gemiddelde groei van 8% in de afgelopen vijf jaar. Uit een brief van de ministers van OCW en EZ, uit september 2015, blijkt dat ingrijpen onnodig wordt gevonden met het argument dat de vergoedingen nu gelijk worden getrokken. Het groene onderwijs kreeg immers door de verdeling in verschillende ministeries al jaren meer geld dan het reguliere onderwijs. Het kantelpunt lijkt nu bereikt te zijn. Het groene onderwijs is populairder dan ooit en de studentenaantallen zijn de afgelopen jaren flink gegroeid. Dit is mede te danken aan de herpositionering van de universiteit in Wageningen en aan de focus op techniek vanuit de regering en het bedrijfsleven. Het techniekpact waarmee bètastudies worden gestimuleerd speelt hierbij een belangrijke rol. Uit de cijfers blijkt dat technische universiteiten nu dreigen te bezwijken onder het aantal studenten door het succes van het techniekpact. Alle technische universiteiten hebben de laatste vijf jaar een groter marktaandeel weten te bemachtigen, waardoor het volledige aandeel op nationaal niveau 22,6% bedraagt (2015). 6 SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie”

Marktaandeel technische universiteiten

25,0% 20,0% 17,8% 17,7% 17,4% 17,7% 18,5% 19,0% 20,8% 22,6% 15,0% 10,0% 8,2% 8,0% 7,8% 7,8% 7,8% 7,9% 8,4% 9,0% Technische Universiteit Delft Technische Universiteit Eindhoven Universiteit Twente Wageningen Universiteit totaal 5,0% 0,0% 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

Afbeelding 1: Marktaandeel technische universiteiten (Bron: Wageningen universiteit)

De technische universiteiten hebben al aangegeven dat er ingegrepen moet worden. Zij voelen zich anders genoodzaakt tot studentenstops om problemen te voorkomen. Arthur Mol gaf zelf te kennen dat de ruimte om te manoeuvreren op is en onderwijsinstellingen dreigen vast te lopen als het regering niet ingrijpt. “Het is vijf voor twaalf”, vertelde de rector bij de discussieavond ¨ISO on tour” op 16 januari in Wageningen. Geconcludeerd kan worden dat een mix van interne en externe factoren hun bijdrage hebben geleverd aan de huidige capaciteitsproblemen. Het limiet op het onderwijs budget van EZ, de inzet op bètastudies en het techniekpact, hebben de vraag naar Wagenings onderwijs en de druk op capaciteit vergroot. Het bestuur van de universiteit zegt onderzoek te doen en verbetering te boeken in ruimtegebruik, maar vooralsnog is dat niet zichtbaar gemaakt.

5 De pilot met avondcolleges

Door de verschillende factoren uiteengezet in het voorgaande hoofdstuk is er weinig geld overgebleven voor de uitbreiding van de nieuwe campus aan de rand van Wageningen. De universiteit moet om de onderwijskwaliteit te kunnen blijven garanderen kritisch naar al haar bedrijfsprocessen kijken. Om de balans weer in orde te krijgen is werden avondcolleges als oplossing voorgesteld: een logische oplossing vanuit het bedrijfseconomisch perspectief van de universiteit. De campus wordt namelijk voor het grootste gedeelte van de dag onbenut gelaten. Efficiënter gebruik van de beschikbare gebouwen zal de druk op de vastgoed exploitatie verlichten. De raad hoopt zo de kwaliteit hoog te houden. Echter, deze redenering gaat voorbij aan de rol die extra-curriculaire activiteiten en welzijn spelen in de ontwikkeling van studenten. SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 7

5.1

Studeren is niet enkel in collegebanken vertoeven

Studeren is meer dan alleen examens halen en nominaal afstuderen. Juist de extra-curriculaire activiteiten vormen de student en bieden een goede aanvulling op hetgeen in de collegezalen wordt onderwezen. Veel studenten zijn daarom lid van studie-, sport- of gezelligheidsvereniging en verrichten daar commissie werk of nemen een tussenjaar om een bestuursfunctie te vervullen. ASVA, de studenten unie in Amsterdam, heeft enkele jaren geleden onderzoek gedaan naar de “actieve student” en illustreren het belang van deze activiteiten. “Naast dat dergelijke activiteiten vaak een plezierige vrijetijdsbesteding voor studenten met zich mee brengen, dragen extra-curriculaire activiteiten ook bij aan de brede vorming van de student. Denk hierbij bijvoorbeeld aan ontwikkeling van de individuele- en groepsverantwoordelijkheid van de student (Owings, 1995) en diverse praktische, communicatieve of sociale vaardigheden die doorgaans minder aandacht krijgen in de opleiding van de student. Verder kunnen extra-curriculaire activiteiten ook een positief effect op het leerproces van de student hebben. Activiteiten zoals sport, vrijwilligerswerk of bijvoorbeeld een bestuursfunctie van een studievereniging kunnen het engagement van studenten verhogen, oftewel een positieve leerhouding van een student die zich met aandacht, interesse, investering en inspanning ontwikkelt (Marks, 2000). Engagement wordt gezien als een essentiële factor tijdens iemands studie. Verschillende onderzoeken brengen naar voren dat de participatie in extra-curriculaire activiteiten de betrokkenheid bij de studie kan verhogen en de waarschijnlijkheid van studie-uitval vermindert (Lamborn et al, 1992; Fin, 1993).” (ASVA Studenten Unie, 2010) Omdat extracurriculaire activiteiten in de huidige tijd zo belangrijk zijn, is het essentieel om de impact van avondcolleges daarop te weten. Een uitgebreide evaluatie van de invloed van de pilot met avondcolleges bleek echter geen onderdeel van de officiële evaluatie.

6 Besluitvormingsproces rond de pilot

De beslissing om een pilot rond het thema avondcolleges te organiseren is genomen binnen de experimentele ruimte van de raad van bestuur. Dat wil zeggen dat de formele medezeggenschapsorganen niet om advies of instemming hoefde te worden gevraagd. Omdat het geen structurele wijziging betreft was het college vrij een pilot te organiseren. De medezeggenschapsraden konden enkel suggesties doen omtrent vorm van de pilot. Hierdoor is besloten om eerstejaars Bsc-vakken in de eerste periode geen avondcolleges te geven en om alle hoorcolleges in de avond op te nemen en beschikbaar te maken via WUR-TV.

6.1

Brainstormsessie 9 mei 2016 (en schriftelijke response)

Naar aanleiding van de start van de pilot heeft de raad van bestuur in samenwerking met de studentenraad een brainstrom event georganiseerd. Het doel van deze avond was de SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 8

meningen van de studenten te inventariseren en zo alternatieven voor avondcolleges te verzamelen. Bij de brainstormsessie waren vele verontruste studenten in eigen persoon of als vertegenwoordiging van verenigingen aanwezig om hun mening te geven. De verschillende suggesties werden genoteerd en achteraf beantwoord in de vorm van een open brief. Verschillende verontrustende studenten merkte op dat de groei van de universiteit langzaam zijn tol eist. Duidelijke pijnpunten waren het ontbreken van ruimte om je fiets te parkeren en een overvolle bibliotheek in de zelfstudie week. Oplossingen konden volgens de studenten gevonden worden in het beperken van de groei door minder geld uit te geven aan promotie en door een eventuele uitbreiding van het aantal Numerus Fixus-studies, zodat groei beperkt kan worden en de huidige capaciteit optimaal benut wordt. Daarnaast werden er ook suggesties gegeven die betrekking hadden op het beter benutten van de capaciteit die op dit moment aanwezig is. Zo zien studenten veel lege lokalen terwijl er wel onderwijs geroosterd staat. Ook werden alternatieve locaties geopperd voor onderwijs, zoals de bioscoop, het theater, de Dreijen (het oude campusterrein); structureel of als tijdelijke oplossing. Tijdens de sessie werd ook duidelijk dat studenten bang zijn dat het met de avondcolleges hetzelfde zal vergaan als de invoering van de Tenure track. De Tenure track, een contractvorm voor promovendi, is enkele jaren eerder ingevoerd zonder dat de pilot goede resultaten had opgeleverd. Arthur Mol verzekerde de aanwezige studenten echter dat dit niet het geval mocht wezen. Het College van Bestuur heeft via een open brief gereageerd op de zorgen en suggesties van de student (zie bijlage). Voor veel studenten was het antwoord van het college echter een teleurstelling. Geen van de suggesties van de studenten werd in overweging genomen. De brief leek daarom meer op een uiteenzetting waarin het college zijn besluit legitimeert dan op een daadwerkelijk antwoord op de zorgen van de student.

6.2

Het protest op 19 mei 2016

Veel organisaties hadden het gevoel dat, ondanks de georganiseerde brainstormsessie, hun stem niet gehoord zou worden. Om hun onvrede kracht bij te zetten werd een protest georganiseerd en onder de naam van de Nieuwe Universiteit Wageningen organiseerden verschillende studentengroeperingen zich. Op 19 mei verzamelden rond de 500 studenten zich voor het bestuursgebouw Atlas. De kritiek van de protesterende organisaties was vooral gericht op de impact van avondcolleges op het studentenleven en, wat nogmaals de belangrijke rol van extracurriculaire activiteiten in de brede ontwikkeling van de student onderstreepte. Ook werd het de raad kwalijk genomen dat zij een passieve houding innamen ten opzichte van de benodigde capaciteit om de groei in studentenaantallen op te vangen. Al jaren neemt het aantal studenten toe met gemiddeld 8%. Deze capaciteitsproblemen waren te voorzien, zo beargumenteerde de woordvoerder van De Nieuwe Universiteit Wageningen (DNU-W). Ook SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 9

sprak hij zijn zorgen uit over het gebrek aan inspraak en de inbreuk op het privéleven van de student.

7 Informatievoorziening en transparantie

Zoals in het voorgaande hoofdstuk uiteen is gezet, zien we dat de onvrede van de student voortkomt uit het onvermogen daadwerkelijk invloed uit te oefenen op het besluitvormingsproces. Belangrijk onderdeel hiervan is de onwil van de universiteit de student adequaat te informeren over de plannen en alternatieven. Documenten met betrekking tot de capaciteitsproblemen worden geheimgehouden en de vraag naar dialoog blijft onbeantwoord. Dit hoofdstuk gaat dan ook dieper in op de huidige ontoegankelijkheid van informatie en de vraag waarom transparantie nodig is.

7.1

(On)beschikbare informatie.

Vanuit de universiteit is keer op keer benadrukt dat zij een transparante universiteit zijn. Mocht de student dat willen zou zij alle informatie via de daartoe bestemde sites kunnen bemachtigen. Na veel gezocht en gesproken te hebben is echter naar voren gekomen hoeveel informatie er ontbreekt op de daartoe bestemde sites. De notulen van de verschillende medezeggenschapsorganen, in overleg met de Raad van Bestuur, zijn summier en cryptisch. Vaak wordt verwezen naar interne documenten die vanwege onduidelijke redenen aan geheimhouding onderworpen zijn. Een goed voorbeeld is de volgende passage uit de notulen van de SCS meeting nummer 119 (alle overige notulen omtrent avondcolleges zijn terug te vinden in de bijlage).

“The report of the independent audit has been discussed and included 9 recommendations. The EB has asked CER&I all to implement them all except for one, recommendation 4 will not be implemented. The university does not expect that a lot will be improved by implementing recommendation 4, while it will cost a lot of effort and will have a big impact on the process." (Notulen CSC 119, overlegvergadering WUR studentenraad)

Het desbetreffende rapport is voor de student ontoegankelijk, waardoor de context voor deze openbare notulen ontbreekt. Openbaarheid van notulen is belangrijk, maar zonder voldoende achtergrondinformatie nutteloos. Vanuit dit oogpunt is het daarom onmogelijk studenten goed te informeren over de gaande processen en het belang hiervan. Wij pleiten ervoor deze informatie vrij toegankelijk te maken voor studenten, zodat zij hun mening op feiten kunnen baseren, in plaats van op geruchten. Om duidelijk te maken om hoeveel documenten het gaat hebben wij een lijst opgesteld met alle interne documenten die nodig zijn om een volledig beeld te vormen van de problemen en de oplossingen omtrent avondcolleges. Het gaat hierbij om vijftig documenten. De interne referentienummers staan hieronder. (voor een uitgebreid overzicht nummers en namen zie de bijlage). SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 10

ID_int_5208 ID_int_5209 ID_int_5618 ID_int_5620 ID_int_5621 ID_int_5622 ID_int_5639 ID_int_5648 ID_int_5654 ID_int_5655 ID_int_5656 ID_int_5661 ID_int_5666 ID_int_5667 ID_int_5668 ID_int_5674 ID_int_5677 ID_int_5690 ID_int_5695 ID_int_5702 ID_int_5719 ID_int_5720 ID_int_5724 ID_int_5727 ID_int_5728 ID_int_5754 ID_int_5755 ID_int_5761 ID_int_5762 ID_int_5810 ID_int_5811 ID_int_5842 ID_int_5843 ID_int_5848 ID_int_5849 ID_int_5850 ID_int_5917 ID_int_5922 ID_int_5928 ID_int_5956 ID_int_5967 ID_int_5969 ID_int_5979 ID_int_5990 ID_int_6008 ID_int_6016 ID_int_6017 ID_int_6020 ID_int_6030 ID_int_6040 ID_int_6041

8 Meldpunt avondcolleges

Om inzicht te krijgen hoe studenten, personeel, studie verenigingen en studentenorganisaties reageren op de avondcolleges, heeft de universiteit een enquête laten opstellen voor deze groepen die hebben deelgenomen aan de pilot. Deze enquête is afgenomen door een onafhankelijk bureau. De WUR enquête is afgenomen op het eind van de eerste en tweede periode. De enquête voor studenten bevat de volgende onderwerpen: achtergrondkenmerken, deelname aan vakken, kwaliteit van onderwijs, kwaliteit facilitaire diensten, avondbesteding, oordeel en suggesties. Voor studentenorganisaties waren vragen opgesteld over achtergrondkenmerken en avondactiviteiten. De enquête bevatte meerkeuzevragen met opties om aanvullingen te geven. De uitkomsten van de pilot zijn tot heden niet beschikbaar voor SAW en de Studentenraad. Naast de enquêtes zijn er ook diepte-interviews afgenomen. Deze interviews waren geen fysieke ontmoetingen, maar telefoongesprekken tussen de studenten en medewerkers van het bureau. Uit gesprekken met geïnterviewde studenten blijkt dat het bureau onafhankelijk handelt, maar dat zij niet de volledige context begrijpt van het studeren in Wageningen. 8.1

Het SAW meldpunt avondcolleges

Om te zorgen dat alle studenten betrokken worden bij de discussie over avondcolleges, heeft de SAW op haar website een meldpunt geopend. De evaluatie kende namelijk twee grote SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 11

tekortkomingen. Met het meldpunt proberen wij een aanvulling te bieden op de informatie die al verzameld wordt. Ten eerste wordt er in de evaluatie geen rekening gehouden met 80% van de studenten die niet direct betrokken zijn bij de pilot. Deze 80% heeft daarentegen ook een mening over avondcolleges. Ze beoefenen bijvoorbeeld groepsactiviteiten en ondervinden last doordat teamleden avondcolleges volgen. Het besluit over avondcolleges heeft impact op alle studenten, dus horen alle studenten ook een toegankelijke mogelijkheid te hebben om hun mening hierover te delen. Ten tweede kon de universiteit geen duidelijkheid verschaffen over de verschillende parameters waarop werd getoetst en hoe deze toetsing plaats vond. De SAW achtte het daarom van belang een eigen onafhankelijk meldpunt op te zetten. Studenten konden de simpele open vraag "Wat zijn jou ervaringen met avondcolleges?" beantwoorden.

8.2

Opzet en Uitkomsten van het meldpunt

Het meldpunt van de SAW was van de eerste dag van het collegejaar tot en met de laatste dag van de kerstvakantie geopend. Uit de antwoorden van de deelnemers kan worden opgemaakt dat alle meldingen zijn gedaan door studenten. Enkele reacties zijn echter geschreven door studenten die ook student-assistent zijn. Door de open opzet van het meldpunt hebben veel studenten hun persoonlijke mening gegeven over avondcolleges. In totaal zijn er 199 meldingen gemaakt. Op enkele uitzonderingen na zijn alle reacties daadwerkelijke beargumenteerde bijdragen. Zij geven inzicht in hoe avondcolleges zich hebben verhouden tot het dagelijks studentenleven. De reacties beschrijven ervaringen en dilemma’s die studenten hebben ervaren. Uit de 199 meldingen is er geturfd welke aspecten het meest naar voren komen. Bij een melding kunnen meerdere aspecten van toepassing zijn. SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 12

Opmerking over:

het beoefenen van sport op recreatief of professioneel niveau

Aantal:

61 ontspannen, socializen en integratie (slaap, eten, sport en ontspanning bij de studentenvereniging) het niet kunnen combineren van avondcollege en andere geplande activiteiten besturen en commissies (planning van vergaderingen, opkomst) 51 48 44 kwaliteit studeren (concentratie, opnamen, voorbereidingstijd en opkomst) extracurriculaire activiteiten (draagvlak, organisatiemogelijkheden, opkomst) eten (tijd, kwaliteit en sociale aspecten) sociale cohesie o.a. in studentenhuizen en bij verenigingen mobiliteit (reistijd, planning) Voordelen van tijdsplanning (meer tijd op andere dagdelen) Overlap van vakken met avondcolleges roostering(lege leslokalen overdag) extrakosten (rooster is laat bekend) Conflicten met bijbaantjes 39 25 4 4 3 3 24 13 7 7

8.3

Analyse en discussie

8.3.1

De avond: het enige moment dat iedereen tijd heeft Wageningen heeft een actieve verenigingscultuur die grotendeels op avondactiviteiten leunt. Door het sterke onderscheid tussen "overdag les" en "‘s avonds vrij" plannen studenten hun vaste vrije avonden in met sporten en activiteiten bij studieverenigingen en studentenverenigingen. Uit de meldingen blijkt dat studenten vaak actief zijn bij verschillende organisaties. Studenten hechten veel waarde op deze activiteiten. SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 13

Uit de meldingen komt naar voren dat de student regelmatig moet kiezen tussen de avondactiviteit en avondcollege. Dit is vooral van toepassing als avondcolleges gedurende de volledige periode samenvallen met vaste groepsactiviteiten. De vaste groepsactiviteiten die het vaakst benoemd worden, zijn commissieavonden, trainen en eten.

"Door de invoering van avondcolleges is het niet of nauwelijks mogelijk deel uit te maken van belangrijke commissies binnen studie/studenten verenigingen. Indien je toch deel uit maakt van zo'n commissie wordt je voor de keuze gezet om je steentje bij te dragen bij de commissie of het volgen van college. Het gaat hierbij ook om belangrijke commissies welke zelfs door de universiteit ondersteunt worden." “Ik vind de avondcolleges erg vervelend. Ik heb bij beide vakken avondcollege in periode 1, wat betekent dat ik maandagavond en dinsdagavond op de universiteit verwacht wordt. Maandagavond moet ik er eigenlijk wel heen, omdat ik de stof uit het college dinsdag al moet kunnen toepassen. Dinsdag zou ik eventueel later terug kunnen kijken, maar dit is ook niet ideaal. Ik mis er delen van vergaderingen (maandag) en activiteiten van mijn studentenvereniging (dinsdag) door, wat ik erg onhandig vind. (...)”

8.3.2

Sport en Gezondheid In Wageningen zijn ruim 40% van alle studenten actief bezig met sport. 40% daarvan is aangesloten bij een sportorganisatie. Voor deze studenten is sport een vast onderdeel van het studeren in Wageningen. Het draagt bij aan een gezonde levenswijze, ontspanning en nieuwe vriendschappen. Uit de meldingen blijkt dat groepssporten veel (in)directe hinder ondervinden van avondcolleges. Aan de ene kant zijn er meldingen binnen gekomen van studenten die zelf niet kunnen trainen omdat zij een college volgen. Aan de andere kant zien we studenten die niet kunnen trainen, doordat hun team niet compleet is of trainer afwezig. Vooral bij roeien geven sporters aan dat dit negatief uitpakt voor hun prestaties.

“Met de invoering van avondcolleges wordt het onmogelijk gemaakt om fanatiek te kunnen sporten. Als wedstrijdroeier van W.S.R. Argo train ik elke dag na mijn colleges maar als je colleges hebt tot 20:00-21:00 kun je 's avonds dus niet meer trainen. Nu zou je hier als tegenargument kunnen geven dat je 's middags of 's ochtends geen college hebt als je

SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 14

avondcolleges hebt, en dan kan trainen. Dit werkt echter niet, je traint immers gezamenlijk als ploeg en iedereen heeft een ander rooster. Activiteiten zoals in dit geval wedstrijdroeien vind ik belangrijk voor je ontwikkeling naast je universitaire loopbaan. Avondcolleges verhinderen dit, wat ik een zeer kwalijke zaak vind. Er kan niet van studenten verwacht worden dat ze van 8:30 tot 21:00 beschikbaar kunnen zijn. Ik kan door verplichte avondpractica niet meer met mijn ploeg trainen. Ik begrijp niet hoe de WUR achter zulke ontwikkelingen kan staan...” “Ik zie dat ik volgende periode avondcolleges heb op woensdagavond maar dan heb ik altijd dansles, waardoor ik nu mijn team in de steek moet laten of college moet missen. Dat is een keuze die ik liever niet wil maken.”

8.3.3

Studieprestaties en extra-curriculaire activiteiten Veruit de meeste studenten geven aan dat de studieprestaties onder de avondcolleges leden vanwege een gebrek aan concentratie. Een volle dag op de campus en avondcolleges trekken een zware wissel op het concentratievermogen van de student. Het onregelmatige rooster dat door avondcolleges ontstaat, zorgt ervoor dat studenten te weinig tijd hebben om zich op de volgende dag voor te bereiden of onvoldoende te slapen. Deze zaken zorgen ervoor dat de studieprestaties onder druk komen te staan. Uit de meldingen blijkt dat sommigen de avondcolleges overslaan, omdat bepaalde avondactiviteiten prioriteit hebben. Dit blijkt met name het geval als de avondcolleges niet verplicht zijn of waarbij studenten in een computerlokaal knowledge-clips keken met een docent. Enkele studenten gaven aan financieel voor verrassingen te komen staan. Dit kwam doordat zij niet konden werken of een avondcollege op dezelfde tijd wordt gegeven als een cursus waarvoor is betaald. Deze verrassingen komen, doordat de student niet op tijd ervan op de hoogte was welke onderdelen van de avondcollege verplicht waren Naast studeren nemen veel studenten ook deel aan extra-curriculaire activiteiten. Veel van deze activiteiten vinden in de avonden plaats. Hieronder vallen bijvoorbeeld bestuursvergaderingen, lezingen, symposia en workshops die georganiseerd worden door de WUR of studentenorganisaties. Onder de meldingen zaten ook enkele organisaties die aangaven dat de opkomst lager was dan voorheen.

“Ik zit in de excursiecommissie van mijn studie en mocht eens een supergave excursie organiseren, maar op de terugweg stonden we in de file en waren 6 mensen, waaronder ik, te laat voor avondpracticum. We

SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 15

moeten nu nog een keer terugkomen volgende week. Door de avondcolleges kunnen wij geen verre excursies meer organiseren en zijn we erg beperkt in ons aanbod.” “Als student-assistent bij avondpractica, is mijn ervaring dat studenten minder geconcentreerd zijn. Ze lopen tegen problemen aan doordat ze dingen over hoofd zien, terwijl tijdens de middagpractica dat totaal niet het geval is. In mijn ogen gaat avondcolleges ten koste van de kwaliteit van het onderwijs aan Wageningen University & Research.” “Ik ben betrokken bij de pandzaken van Unitas. Dit is een ongelofelijk leerzaam project om deel van uit te maken: wie heeft welke belangen, waar investeer je geld in, wie is er van welke ontwikkelingen op de hoogte, het gebruik (of niet) van media-aandacht, contact met overheden, et cetera. Deze vergaderingen vinden 's avonds plaats en kunnen zomaar 3 uur duren. (Vergaderingen verplaatsen naar lunchpauzes is dus geen optie.) Ik kies ervoor, met pijn in mijn hart, om mijn avondcolleges niet te bezoeken en extra vaak een studieboek erbij te pakken. Ik merk dat het studeren lastiger gaat, omdat ik me niet aan mijn studiegenoten kan optrekken. Ik heb nu nog de keuze om mijn extracurriculaire activiteiten boven mijn college te verkiezen, maar als ik straks verplichte contacturen in de avond zou krijgen betekent dat dat ik me niet buiten mijn vakgebied kan ontwikkelen. Dat lijkt me zonde voor mijn toekomst.” “I am taking the Python course which has an evening class planned. I wanted to start a Dutch language course which is in the same time-slot. Luckily the Python class is a tutorial, which can be done in your own time (but without the help of student assistants to answer questions), so I will do the Dutch class and try to complete the assignments on my own at another time.”

8.3.4

Avondeten en rust Het koken en avondeten wordt gezien als een belangrijk onderdeel van de dagelijkse routine. De meeste studenten ontbijten kort en ook de lunch wordt vaak gebruikt om te vergaderen. Hierdoor is de dag volledig gevuld met activiteiten en wordt het avondeten gezien als een moment om tot rust te komen. De maaltijd wordt dan samen met huisgenoten of vrienden bereid en genuttigd, wat de sociale cohesie bevordert. Hier speelt ook een grote rol dat de SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 16

avondcolleges in de pilot direct na de middagcolleges gepland waren (zonder substantiële pauze).

“It affects my social student life. I can't have my weekly dinners with my different groups of friends from my student association anymore. Evening lectures don't fit in an optimal student life.” “Samengevat heb ik zojuist ontdekt dat ik vandaag zo goed als continu college heb tussen half 4 en 8 uur en daarmee geen tijd heb om te eten en even rustig alles te laten bezinken. (...) [Voor één vak] heb ik vandaag volgens het rooster op internet en het rooster van het vak zelf college van 15.30 tot 18.00 uur. Daarna heb ik voor [het tweede vak] avondcollege van 18.15 tot 20.00 uur. Dat wil zeggen dat ik 5 maal drie kwartier college heb met daar steeds een kwartiertje pauze tussen. In de pauze van 18.00 tot 18.15 zou ik graag eten, maar moet ik dus ook nog van het Forum naar het Orion en mijn eten zien op te warmen. Redelijk onmogelijk dus. En vanaf half 4 tot na 8 uur niet eten is ook niet echt een optie. (...)”

8.3.5

Besturen, commissies en sociale cohesie De reden waarom zoveel studenten tevreden zijn over Wageningen is omdat er een sterke cohesie is. Studenten komen vaak op meerdere manieren met elkaar in aanraking en veruit de meeste studenten wonen ook in Wageningen. Lange reistijd met OV, relatief goedkope kamers, een kleine stad en een rijk avond programma maakt het wonen hier zo aantrekkelijk. Het verenigingsleven heeft hier ook van geprofiteerd. Wageningen kent veel actieve studentenorganisaties. Veel organisaties hebben een bestuur, dat voltijd of deeltijd de vereniging lijdt. Daarnaast hebben veel verenigingen commissies die zorgen dat dat alle activiteiten plaats kunnen vinden. Veel studenten dragen zo hun steentje bij aan een organisatie en geniet wat de organisatie te bieden heeft. Het meeste van dit vrijwilligerswerk gebeurt in de lunches of avonden. Avondcolleges gooien echter roet in het eten. Zo kunnen part-time besturen moeilijk aanwezig zijn bij vereningsactiviteiten en wordt het voor actieve leden moeilijk gezamenlijk te vergaderen.

“Drie mensen van mijn bestuur(IxESN) hadden een avondcollege voor en tijdens één van onze activiteiten, waardoor er veel meer druk kwam te staan op de rest van het bestuur en wij als bestuur slecht vertegenwoordigd waren tegenover onze nieuwe leden.”

17 SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie”

“(...) Ik [mis] mensen van de studentenvereniging met een taak wat de structuur in de war schopt. We moeten taken overnemen en ze missen groepsvorming en plannen. Organiseren gaat lastig en chagrijnige en vermoeide mensen die later aanschuiven is niet fijn. Sociaal heeft het veel impact en afspreken gaat lastiger. Studenten hebben sociale ontspanning en leuke dingen nodig. Dat mis ik nu en dat geeft meer stress. Een blije student die geniet van het leven leert beter, denk ik. Hopelijk wordt hier wat mee gedaan.” “Ik ben bestuurslid van WaHo, de studentenvolleybalvereniging in Wageningen. (...) Door de enorme groei van het aantal studenten groeien wij als vereniging ook heel erg hard. (...) Als een trainer avondcollege heeft en dus geen training kan geven, zijn hier vijftien mensen de dupe van. En dan heb ik het nog niet eens gehad over het aantal leden dat zijn/haar eigen training niet kan volgen vanwege avondcollege. (...) Daarnaast vergaderen wij als bestuur één keer per twee weken in de avond, maar we hebben erg veel moeite om de vergaderingen te plannen aangezien bestuursleden verplichte avondcolleges hebben. (...)”

8.3.6

Mobiliteit Ongeveer zeventig procent van de studenten aan de WUR woont in Wageningen. Hiertegenover staat dus dat dertig procent van de studenten iedere dag tussen Wageningen en hun woonplaats op en neer reist. Het grootste gedeelte van deze groep maakt daarbij gebruik van het openbaar vervoer. De avonddienstregeling van zowel de NS als verschillende andere vervoerders verschilt van de dienstregeling overdag. Er rijden minder treinen en bussen, waardoor de reistijd ‘s avonds langer is dan ‘s ochtends of ‘s middags, uit de reacties blijkt dat studenten met avondcolleges hier last van ondervinden, omdat ze erg laat thuiskomen en niet op tijd kunnen slapen.

“(...) Ik woon vanwege belangrijke redenen nog thuis en reis samen met drie andere studiegenoten vijf uur per dag. Als ik avondcollege zou hebben, zou ik met een goede aansluiting pas om half elf thuis zijn, maar omdat de sprinters en intercity's rond deze tijd minder vaak rijden waarschijnlijk pas half twaalf. Kamers is voor mij geen optie, dus als de avondcolleges zouden worden doorgevoerd, zou ik genoodzaakt zijn om met deze studie te stoppen. Mijn sociale leven zou met deze tijden vernietigd worden (...) en (...) dit [is] niet goed voor mijn gezondheid (...). Ik denk dat deze laatste twee punten ook gelden voor studenten die wel op kamers zitten. (...)”

SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 18

“Voor een student die niet in Wageningen woont zijn avondcolleges lastig. Ze veroorzaken grote 'gaten' in je rooster, je wordt verplicht om op de campus wat te gaan eten en het naarste is nog dat je er veel langer over doet om thuis te komen omdat het OV minder vaak rijd in de avonden. [Ik reis ‘s avonds] anderhalf uur in plaats van 45 minuten. (...)”

8.4

Mening lid-verenigingen

Naast de meningen vanuit het meldpunt hebben we ook enkele lid-verenigingen gevraagd hun ervaringen te delen. Verschillende leden hebben dan ook de gelegenheid te baad genomen de knelpunten op papier te zetten. Hieruit blijkt dat zij hinder ondervinden bij het, organiseren van activiteiten en vergaderingen. Ook blijken er naast organisatorische problemen minder mensen is staat zijn om aan deze extra-curriculaire activiteiten deel te nemen, wat de motivatie van actieve leden niet ten goede komt. Zij onderstrepen daarnaast het belang van een democratisch besluitsvoeringsprocess en inspraak door de student. Hieronder vind u een greep uit de ervaringen van lid verenigingen.

"The study associations WSBV Sylvatica and B.V.W. ‘Biologica’ aim at stimulating their members interest in the study fields forest - and nature conservation and biology, at increasing the bonding between the students of those studies and at supporting the representation of those students in the different boards and organs of the WUR. To achieve this, we organise a broad range of activities for our members. Since our members are studying at daytime, these activities mainly occur in the evening hours. The organisation of these activities is carried out by part-time boards or committees. Their meetings also occur mainly in the evening hours, for the same reason. For the functioning of our organisations we depend on the evenings, we expect that evening lectures decrease both the interest for boards and committees, as the interest for the activities themselves. Anecdotical evidence indeed suggests that such effects have arisen within our organisations. Due to the small scale of the pilot, these effects are however hard to verify. However, if a substantial larger part of our members will have evening lectures regularly, we expect these effects to increase. Mandatory evening lectures would of course be even more impactful for our organisations. If mandatory evening lectures would become WUR policy, the least damage would be done if they would be restricted to master courses."

Vincent Oostvogels (Voorzitter W.V.W. Biologica)

"Dear readers,

SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 19

I’d like to report on our experience with the evening lectures so far, I aim to give an honest portrayal of the impact it has had on NSW so far. For while we have had issues arise due to the evening lectures, we also understand the necessity for a healthy learning environment. During the pilot we’ve been given a taste of what it is like to have lectures in the evening, and sadly it does affect our organisation. It interferes with the meetings of commissions, and as such communication between members has to happen during for example lunch breaks which often rushes these meetings. During the pilot it certainly was not insurmountable because of the limited amount of courses that had implemented evening lectures. We hope that evening lectures will not affect the much more structural components of our organisation, and will remain a final resort to combat the problems arising from the growth of the WUR. We appreciate the attentiveness given to the matter by the university and hope to see the continual effort to ensure the best student experience possible, which we know Wageningen can offer! Kind Regards,

Christoph Brühl (Assessor Extern NSW 2016-2017)

" "- Our association contributes to a high quality study and/or student experience on the WUR, because we are trying to give students pleasurable studentlife. We also stimulate our members to fill in the PACE evaluation, in order to increase the quality of the education at the WUR. Furthermore, we are trying to organize educative evenings for our members, this can give problems with evening lectures. - We organize lots of activities ranging from fun evenings, to serious and learning evenings. (This includes CV evenings and guest lectures). This can interfere with the evening lectures, because all the activities are organized in the evening. So, evening lectures can decrease the amount of members we can expect on our activities. - It would most likely drastically affect our activities. We are trying to organize evenings for all our members, and if they have evening lectures lots of our efforts are wasted. - The best way is to stop with evening lectures. However, if that is not possible, the best way is to give the lectures early of the evening. In that

SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 20

way it might be possible that our members still attended our activities."

Louise Logie (Afgevaardigde Semper Florens)

"Dear Council, In this letter, I will explain why SWU Thymos is against evening lectures. From a sportive view, several arguments are being posed. In other words, I hope to guarantee the interests of sporting students in Wageningen with this letter. SWU Thymos is the sports foundation/council of Wageningen and tries to create the best sporting climate for students. SWU Thymos organises sports events and internal competitions between students. At the moment, 27 student sports associations are represented by SWU Thymos. About 70 different sports can be practised at Sports Centre de Bongerd. Our organisation is of high value to the sporting students, because sports is an excellent way to spend your leisure time, to relax from studying or to meet other students to sports with. From a study viewpoint, students perform better in their studies if they get enough physical activity per week. With that being said, sports highly contributes to the student experience at the WUR. SWU Thymos currently represent 4590 students that are active in doing sports in Wageningen. About 1800 of these sporting students are member of a student sports association. Student sports associations have their training mostly in the evening from Monday through Friday. A lot of sporting students may not be able to attend the training(s) from their student sport association if evening lectures are implemented. Moreover, they may also not be able to attend social events that are organised by their sport association. Other sporting students who are not member of a student sports association, the so-called unbound sporters, take part in sports courses provided by the Bongerd. These sporting students also include students that make use of the gym, the squash courts, tennis courts or the swimming pool. Some sports courses are only given in the evening hours and some of the free swimming time is only available in the evening. Therefore, student who wants to do these sports activities may also not be able anymore to do these in the evening, if evening lectures are implemented

SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 21

The pilot study had some an impact on some sporting students, especially the fact that they had to miss their training from their association. Training hours, in general, do not change much, so it can be unfortunate for some students when there is a conflict between their lectures and training. If 50% of the students would have two evening lectures per week, it could result in missing zero, one or two trainings. SWU Thymos does not want to draw a borderline on evening lectures. The fact is, some training hours already start at 5:30 PM. Drawing a borderline on evening lectures, saying they may take until 8 PM, wouldn’t help these students either. The sporting climate in Wageningen is very good. You can see this when looking at all the bicycles that are parked around the Bongerd in the evening. We want to keep it that way. Implementing evening lectures would significantly lower the quality of sports experience in Wageningen. With sportive regards,

Filip Hendricks Chairman DB ‘16/’17"

" "The study association M. S. V. Alchimica is not only concerned about her own members, but she also finds the wellbeing of other students important, whether they study Molecular Life Sciences or something else. She is glad to contribute to this by joining the Student Alliance. Initially Alchimica was one of the first willing to engage with SAW in the discussion around evening lectures, but she also thought it would be best if all study associations joined. When standing together associations can have more influence than they would have alone. This happened, and now every association sent a representative to form a block, led by the daily board of SAW. We are against evening lectures, and we hope that there will be a valid reason to implement them when it has to come so far. Alchimica sees the importance of an independent party that can also critically examine cases about housing, education, subsidies etcetera, whereby the interest of the student are leading. Not only the normal student will have advantage of that, but also the many associations that Wageningen is rich of. Especially for the smaller ones it is hard to survive,

SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 22

and Alchimica finds it important that they are not being disadvantaged, as she sees that many of her members find leisure and relaxation in those associations. As Molecular Life Sciences is growing, Alchimica expands to one of the larger study associations of the WUR, but she still feels connected to all other associations. She believes it is just one big network, that should be maintained to keep Wageningen lively and attractive to students. The Student Alliance can play a big role and improve the situation for many students and student groups in Wageningen. SAW fights for the rights of the student, without locking out any of those she stands for. Alchimica knows that her opinion matters, and in the SAW council of representatives she can carry out her vision."

Caya de Leeuw van Weenen (Afgevaardigde Alchemica)

"We zijn in principe niet tegen avond colleges Als dit echt de enige oplossing is dan is het maar zo. We gaan er natuurlijk van uit dat als studenten een keer een avondcollege hebben, dat dit in plaats van een college overdag is, waardoor het ze geen extra tijd gaat kosten. maar als er ook een andere manier overwogen wordt zeggen wij dat dit dan eerst geprobeerd moet worden. De avond colleges moeten dus naar onze mening de allerlaatste oplossing zijn. Dit vooral omdat het voor ons ook ten koste gaat van het verenigingsleven, sport en het is ook niet fijn voor studenten die niet in Wageningen wonen en nog moeten reizen dan 's avonds. - Daarnaast moeten de criteria op basis waarvan de pilot wordt geëvalueerd duidelijker worden. Ook vonden wij dat de pilot niet altijd even goed georganiseerd was. Zo was er binnen Di-Et-Tri een lid die in haar beide vakken avond colleges had, en deze vielen dan ook nog eens op dezelfde avond. Hierdoor moest ze kiezen naar welke ze toe ging. Als ze dan dus avondcolleges gaan invoeren moet dit beter geregeld worden zodat dit soort problemen niet gaan ontstaan (bijvoorbeeld door te zeggen dat alleen de middagvakken avondcollege's mogen geven)."

Roos Versteeg (Commissaris Onderwijs, Di-Et-Tri)

"Tartlétos, the Wageningen student athletic association, doesn’t only provide its members with training of experienced trainers, but has also a social component by organizing activities after trainings or on other days. This way students of Wageningen can combine exercise with a lot of fun with others. The evening lectures cause a decline in members present at

SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 23

our trainings and for them the possibility of exercising together is limited. During the pilot we saw less of our active members at the track, because they were forced to choose between evening lectures and training. If 50% of the students have 2x a week evening lectures the amount of members present at the training will decline, because our members will plan an individual training rather than missing the lecture or they might stop training at all. The evening lectures will cause for a lot of people who cannot come to the training and because we’re a sport association, we drive on people being present, so if people cannot come to the training we seize to exist."

Charlotte van Haren (Voorzitter, W.A.V. Tartlétos)

''Mercurius Wageningen and Ipso Facto together are represented by the same seat in the SAW. After surveys taken among our members, it turns out that our members are not in favour of the mentioned evening lectures as a solution to capacity problems. Even in the case of capacity problems, evening lectures are not the best solution in our opinion. Together we encourage the more efficient use of university buildings and rooms to face the growth of student numbers. The reason why we think evening lectures are not the best solution, is because our members have made it very clear that evening lectures can be obstacle for student life in the evening, considering social, sport and educative activities. We as study associations too are dependent on the evening hours to organise our activities. Therefore, we'd like to emphasize the fact that evening lectures can be a burden to our study associations.''

Thijs Kivits (Mercurius & Ipso Facto)

SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 24

9 Conclusie

Het meldpunt met de 199 ervaringen heeft de mening van de student in kaart proberen te brengen. De bijdrages laten zien hoe avondcolleges een negatieve invloed hebben op het studentenleven in Wageningen. Naast studenten die hebben deelgenomen aan de pilot hebben ook studentassistenten en andere betrokkenen een bijgedragen geleverd. De SAW zal zich blijven inzetten voor het verbeteren van de dialoog omtrent de capaciteitsproblemen. Studenten ondervinden een negatief effect op de studieprestaties. Studenten zitten langer op de campus doordat zij in de ochtend colleges of groepswerk hebben. Het concentratieniveau neemt af waardoor de aandacht er in de avond maar moeilijk bij te houden is, zo melden verschillende studenten. Ook student-assistenten constateerde een lagere opkomst en werkten studenten minder effectief. Of dit zich ook vertaald in slechtere studieresultaten is afwachten. Wel kunnen we constateren dat er meer inspanning geleverd moet worden wat de studielast verzwaard. De avondcolleges maken inbreuk op het studentenleven en de brede ontwikkeling van de student. Uit de meldingen blijkt dat studenten moeten kiezen tussen extracurriculaire activiteiten en avondcolleges. Zo ondervinden veel studenten problemen bij het combineren van sport- en verenigingsactiviteiten met het volgen van colleges in de avonduren. Een deel van de studenten geeft dan ook aan de extracurriculaire activiteiten prioriteit te geven, ze willen hun vereniging of (sport)team niet laten zitten en vinden hun eigen welzijn erg belangrijk. Het is de mening van de SAW dat studenten niet gedwongen moeten worden een keuze te maken tussen studie en extracurriculaire activiteiten. Brede ontwikkeling van de student is in onze ogen onderdeel van het studeren en de universiteit dient hierin zijn verantwoording te nemen. Naast de impact van avondcolleges op het individu, wordt het organisatorisch vermogen van verenigingen aangetast. Studenten organisaties geven aan dat zij leunen op de inzet van hun leden. De avond wordt gezien als een moment om activiteiten voor te bereiden en te organiseren. Door avondcolleges wordt dit bemoeilijkt. Problemen zitten in het plannen van vergaderingen, het niet compleet zijn van de werkgroep en de lage opkomst bij activiteiten. Het gebrek aan transparantie en inspraak heeft het vertrouwen in de universiteit geschaad. Ondanks het feit dat notulen van de verschillende inspraakorganen openbaar zijn kan de student geen mening vormen op basis van deze informatie. Vaak wordt gerefereerd naar interne documenten die vanwege onduidelijke redenen aan geheimhouding onderworpen zijn. Doordat achtergrondinformatie ontbreekt is veel van de openbare informatie nutteloos. Zo geeft de universiteit bijvoorbeeld geen inzage in de resultaten van het onderzoek naar alternatieve oplossingen voor het capaciteitsprobleem. Het gevolg is dat studenten het gevoel hebben genegeerd te worden, zo bleek ook tijdens de brainstormsessie en het protest. Om het vertrouwen te herstellen en het besluitvormingsproces democratisch te laten verlopen pleiten wij voor meer openheid van zaken, te beginnen met het vrijgeven van de vijftig interne documenten omtrent de capaciteitsproblemen. SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 25

De SAW zal zich niet neerleggen bij de invoering van avondcolleges, zolang er geen transparante besluitvorming mogelijk is. Concreet betekent dit dat de student mee moet kunnen praten over alternatieven en inzicht heeft in de motivering van de universiteit, zodat de student goed geïnformeerd een mening kan vormen. Pas als een evenwichtig dialoog kan plaatsvinden op basis van goed onderbouwde meningen kan er gekeken worden of, en in welk geval, avondcolleges een (nood)oplossing kunnen zijn. SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 26

10 Bijlage

SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 27

10.1

Bijlage 1: Antwoord RvB: “Raad van bestuur streeft naar optimaal gebruik onderwijsruimten”

Raad van bestuur streeft naar optimaal gebruik onderwijsruimten

Wageningen University ziet zich voor de opgave gesteld om de capaciteit voor het onderwijs aan bachelor- en masterstudenten te verruimen, omdat de belangstelling voor onderwijs in ons Wageningse domein nog steeds toeneemt. De raad van bestuur heeft daarover in Impulse met studenten en docenten gesproken op 9 mei jl. Studenten hadden veel vragen over een verruiming van het collegerooster en drongen aan op het onderzoeken van verschillende mogelijkheden de capaciteit te verruimen. De raad van bestuur denkt dat alle mogelijkheden om de onderwijscapaciteit te vergroten tegen het licht moeten worden gehouden. In dit stuk wordt een nadere toelichting gegeven op de verschillende mogelijkheden en het komende onderzoek naar verruiming van het collegerooster.

Wageningen University heeft een grote aantrekkingskracht op nationale en internationale bachelor- en masterstudenten. Dat heeft te maken met de goede kwaliteit van ons onderwijs, de hoge kwaliteit van de onderwijsvoorzieningen op Wageningen Campus en de grote belangstelling voor ons domein Gezonde Voeding en Leefomgeving. De grote wereldvraagstukken – zoals is er wel genoeg gezond voedsel voor de toekomstige generaties – vragen om goed opgeleide academici. Maar ook het klimaatvraagstuk en het streven naar een biobased economy vraagt om gemotiveerde en goed opgeleide Wageningers. Al meer dan 11 jaar staat Wageningen University, ondanks de sterke groei, op de eerste plaats in de keuzegids en ook internationaal scoort de universiteit goed. De individuele benadering van studenten, de brede vakkenkeuze met veel vrijheid en de mix van onderwijsmethoden dragen daar zeker aan bij. In ons domein staat Wageningen University in internationale rankings zelfs al een paar jaar achtereen op de eerste plaats. De oriëntatie op een domein maakt dat Wageningen gemotiveerde studenten trekt die – over het algemeen – goed weten wat ze willen. Dat is terug te zien in het studierendement: weinig uitval en studenten studeren relatief snel. De raad van bestuur wil dit niet alleen continueren, maar waar mogelijk verder verbeteren. Met de veranderingen in het studiefinancieringsstelsel is het voor de student natuurlijk nog belangrijker om effectief en efficiënt te kunnen studeren en geen tijdverlies op te lopen. In het strategisch plan is daarom opgenomen dat, met behoud van de huidige hoge onderwijskwaliteit, gewerkt gaat worden aan vernieuwing en innovatie in het onderwijs. Dat moet bijdragen aan goed, effectief en efficiënt onderwijs voor de groeiende aantallen belangstellende studenten. Belangrijke uitgangspunten blijven: Actieve deelname aan het onderwijs door studenten Maatwerk Individuele benadering Vernieuwing van de onderwijsmethodiek, zoals flipped classroom, blended learning en andere nieuwe onderwijsvormen Versterking van de internationale oriëntatie via de ‘international classroom’

Uitdagingen

Dat deze elementen bijdragen aan een sterke belangstelling in en groei van de universiteit is logisch en toe te juichen, maar het stelt de universiteit wel voor uitdagingen. Toen in 2007 Forum werd geopend zette de groei in en dat leidde er toe dat versneld is besloten tot de bouw van Orion (geopend in 2013) en Helix. Wageningen University beschikt daarmee over prachtige state of the art onderwijsvoorzieningen op de campus. Toch lijkt het er op dat er een tekort aan onderwijsruimten zal ontstaan. Op basis van geprognotiseerde studentenaantallen zal vanaf 2017/2018 zich een tekort aan onderwijsruimten voordoen op onze campus, bij ongewijzigd beleid. Tegelijkertijd daalt door demografische ontwikkelingen het aantal 18 jarigen in Nederland vanaf 2018/2019, hetgeen de lange termijn WU studentenaantallen onzeker maakt. Het accommoderen van de vooralsnog toenemende studentenaantallen vraagt om creatieve oplossingen en om flexibiliteit. Randvoorwaardes bij het zoeken naar oplossingen zijn: Behoud en verbetering van de kwaliteit van het onderwijs Studeerbaarheid van onze programma’s. Financierbaarheid Duurzaamheid 28 SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie”

SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 29

SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 30

10.2

Bijlage 2: Openbare Agenda’s en Notulen m.b.t. capaciteitsproblemen

10.2.1

CSC

SCS 115 SCS 116 Agenda

6. Consequences of growth WU – process – confidential – (information)

ID Int 5656 Background information Growth : SC: ID Int 5690 SC Questions - Vision on consequences of growth WU : EB: ID Int 5677 15-CvB1468 Response EB to remarks OWUR-C Growth WU 
 Status: For discussion; a first discussion on the content (SC’s vision, EB’s vision) and on the process

Minutes

6. Consequences of growth WU – process - confidential

The SC explained that various documents have been circulated concerning the consequences of the growth in student numbers of Wageningen University in the past year(s) ( ID Int 5656 ; an overview in The SC has looked into the various documents and thereupon prepared a memo for discussion in the CSC ( ID Int 5690 55 progress ). ). The memo included various remarks of the SC regarding the process that lead to the university’s choice of the current vision, which concerned 1. The involvement of participation councils/lack of cooperation and communication with participation councils; and 2. The advice of the working group being scenario 3 (influencing growth), while the EB chose scenario 2 (accepting growth). All in all, the SC proposed a reconsideration of the university’s vision on growth, in cooperation with the participation councils. The SC had various questions: 
 ● The SC asked whether the EB agrees that it is quite important that the participation councils play an important role when it comes to the implementation of such a vision on growth in student numbers. The rector concluded from the SC’s memo that the SC felt to have never been involved in the procedure and that the SC does not agree with the scenario chosen. That is why the rector started by explaining how the organisation has been SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 31

involved in the discussion, and how minor the discussion is in terms of change. The current policy “accommodating growth” –which basically implies to facilitate student who want to study at WU– is a continuation of a policy in place for several years now. Developing the strategic plan ’14 ’18, the university looked into whether the organisation can still manage the growth in student numbers. Therefore the university decided to have a working group reflect on the growth in student numbers. People from different departments (students, PhD candidates, professors, etc.), representing a different point of view, took part in working groups. Usually no incumbent members from participation councils take part in working groups, because they need to be able to reflect on the result of the working groups. The rector understood that a working group is not a representation of the whole organisation, as in ‘it is supported by the entire organisation’. What the EB thought was the overall result of the working groups, has been included in the Strategic Plan. The Strategic Plan has been discussed with the SSC and COR, which has been the moment for participation councils to respond the EB’s decision.


 The rector added that the policy of the ministry is aimed at facilitating students to be able to study. There are very strict regulations for universities to restrict the entry to education programmes. The university is monitoring problems, and so far only one education programme has instated a (temporarily) Numerus Fixus. Currently Food Technology is one of the fastest growing education programmes and the university is closely monitoring to see whether additional measures are needed. The university regularly discusses the situation with the programme director and programme committee. Wageningen is, compared to others, an extremely small university. The rector has seen no effect on the quality of education going from 4.000 students to 10.000 students. That is why the university is also not too worried about not being able to maintain the high standard when growing a little bit further. One issue the university is facing, is the financing of the ministry and the university is dealing with that issue.


 ● With regard to the Strategic Plan the SC pointed out that it is mentioned the university has decided to not artificially restrict the growth in university enrolment, nor will the university strongly promote this growth. Demographic data indicate a decline after 2020. In the same Strategic Plan the importance of having an international classroom is mentioned as well, and world-wide the demand for higher education is still increasing sharply. The SC wondered how ‘the active recruitment of international students’ and ‘not strongly promoting growth’ go together. The rector answered that the SC is right in that the university is constantly recruiting and having open SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 32

days in terms of explaining the different possibilities of studying at WU to prospective students, not only in the Netherlands but also in other countries. However, the goal is not to maximize growth nor to have every student visiting the open days to enrol. The SC understood that the university does not want to maximize the growth. However, recruitment via social media is intensified and a lot more effort has been put in recruitment. The rector indicated that indeed, the university has an active policy and does not sit back only giving information when a prospective student contacts the university. The university wants to make clear to the outside world what the university is doing. If the university would not do that, people and prospective students will not know Wageningen University nor what the university is doing. The university has seen that happening in the past, resulting in declining student numbers. The university does not want to have as many students as possible, but only those students who are interested. ● The SC explained to be aware that the working group has done its job right. However, the SC would like to discuss the decision before the working group was set up, because the working group was already called Accommodating growth. The rector explained that he himself has been a member of the committee Growth, having a very open discussion, looking at different kinds of aspects and developing four different scenarios from actively maximizing growth to completely restricting growth. ● The SC believed that when the EB decides to go into a certain direction, it is important that directors of the education programmes, professors, staff and students support the chosen direction. In an interview the rector has mentioned that support is an important thing. The SC pointed out that critical remarks have been made about the university growing too fast. The working group has also indicated that whichever scenario is chosen, it should be supported by everyone. In addition, the working group pointed out that it might be hard for the university to continue growing like that. The SC asked whether the rector agreed that the support of the participation councils is also important for the implementation.


 The rector believed that the support of participation councils is important, and that is why the rector also took the effort to explain the procedure in more detail, why and when different kinds of steps were taken and why the EB believes the decision taken is in the best interest of the university. Many different kind of working groups have been set up by the university, working on different subjects. Various products of the working groups (e.g. reports) have been, and will be, presented to participation councils. The products of SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 33

the working groups have been used as input for Strategic Plan ’14-’18, amongst others with regard to the vision on growth. The rector wondered why the discussion was not on the table when the Strategic Plan was discussed? It will be rather impossible to reconsider the decision taken. The SC explained not to be asking the university to throw away the Strategic Plan. The SC is, however, wondering, to what extent an informed choice can be made if not aware of the consequences. The rector made clear that the university does not know the full consequences. The university has thought about many different possibilities in a highly uncertain and changing world, whereupon the university has decided what would be the best way to go. The participation council’s position often is at the last stage, when working groups have discussed all the pros and cons.


 ● The SC concluded that the university acknowledged the importance of the support of the participation councils on the EB’s vision, which in its turn is important for the implementation of measures that result from the vision. The SC believed the Strategic Plan is a lot broader, taking into account the whole organisation. When discussing growth and student numbers, the rector is already going into more specifics. The SC sees it more as an

implementation

councils in of the Strategic Plan. The SC asked if the rector could understand that, in the light of lacking involvement of the participation

developing

a vision on growth, the councils may have difficulties with supporting the vision. The rector could not really answer the question, because the university believes that participation councils were not side lined in the process. If the SC believes to have been side-lined, then it would be good to have a good look at how these processes are organised. However, the rector had no doubts about the way it has been organised and discussed with the various participation councils. The rector saw the SC’s worries, but could not exactly determine what the university has done that caused the SC’s worries. The university asked what the SC would need to support the vision.


 ● The SC pointed out that so far, the topic has been confidentially discussed. This was also a concern of the Student Council, because the issue concerns the whole university and should be a broad discussion. The SC represents students and would like to ask students for their opinion, but the SC would like it to be an informed opinion. The rector explained that the SC, as co-decision maker, has certain kinds of responsibilities, and certain kinds of discussions cannot be open for everyone. It is the same for the EB, the EB does not send all reports to all staff members. Instead the EB informs staff members about the arguments why certain decisions have been taken. SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 34

One of the important issues for the EB is that the growth will not have consequences for the quality of education. In the past the university has proved to be able to keep up the level of quality. With regard to the confidentiality, the university explained that there is a difference between the vision on growth –which is not confidential and stated in the Strategic Plan–, and the discussion on which measures to take to accommodate the growth. The reports of the working groups regarding growth have been confidentially sent to the confidential. participation councils. At a high level the organisation is talking about growth, which is not confidential. The underlying reports, on how to implement certain measures, those are ● The SC indicated to foresee consequences of the growth in student numbers, that have not been there in the past. In addition, the SC explained to be concerned about the process that lead to the decision for scenario 2, which implies that the SC might have difficulties with the implementation of measures to deal with the growth. The rector indicated that the same kind of discussion might have taken place even when the university would have chosen for a different scenario. Important for the SC would be to develop a vision of what is a good university. Measures taken are only partly related to the decision of going for scenario 2. It would be important to not mix the very concrete level of measures with ideas on a vision on what do we do with students. Discuss continuity of policy at the moment when it is reflected, i.e. the Strategic Plan. The SC thanked the rector for the discussion and believed that the point the SC wanted to make, has been made clear in the discussion. The rector winded up by saying that the process discussed was about the process in the past, but the future is also important.

SCS 117a SCS 117b Agenda

7. Accommodating growth WU – timeschedule (information)

ID Int 5656 Background information Growth : EB: SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 35

ID Int 5754 15-CvB2852 Letter Timeline Growth WU Status : For information and discussion ID Int 5755 15-CvB2852 Enclosure_Towards maximal use of education facilities

Minutes

7. Accommodating growth WU – time schedule

The EB has sent the timeline of elaborating the topic Growth of student numbers of WU to the SC, SSC and COR for information ( ID 5667 , ID 5668 ). The rector started by giving a brief introduction and would walk through the document with the SC, to see what the main issues are for the discussion. First the university has looked at the estimations of the increase in student numbers, and of course there is still some uncertainty. The university has looked at the different types of measures that are possible to solve the problems that arise and divided them into three main categories. Next the university has looked at what kind of information is needed for the university to be able to decide to what extent the measures can help to accommodate student growth. The university has prepared a schedule at what time decisions need to be taken. The three types of measures are: 1. increasing efficiency of the current facilities, 2. the course schedule –to optimize the current 10 hour schedule, and to extend the course schedule, and 3. the contribution of educational reform to better and more efficient use of facilities. The rector explained the timeline for each of the type of measures, and how and which information to university is going to collect to be able to take a decision. The SC thanked the university for receiving the document, which gave a clear overview and some insight in what kind of information the university is collecting and how. Still, the SC had various questions: 


●

The SC wondered to what extent the 10-hour course schedule and extending the course schedule are related. The rector explained that in principle those two can be separated. There is something to gain by only adjusting the current 10-hour schedule. However, if the university would like to extend the course schedule, then a rescheduling of the current 10 hour schedule is needed as well. ● The SC asked until what time courses can be scheduled in the 10-hour and 13-hour schedule. The rector indicated that it is not yet clear how the schedule should look like, a 10-, 11-, 12- or 13-hour schedule. It will depend on the results from the research the university is planning to carry out. SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 36

● The SC asked, as educational reform has been mentioned as being a continuous process, if more effort will be put into educational reform. The rector explained that within the educational reform, the university will focus on how it can contribute to a higher efficiency in the use of space, and on how the university can help chair groups with new ways of education. A teaching academy and competence centre are set up to support teachers with new forms of education. ● The SC asked how the EB values the opinion and standpoint of students and staff in general. The SC wondered if besides the COR, SC and SSC, the students and staff are consulted in the process as well. The rector indicated that it will be a broader discussion, e.g. it will be discussed with professors of chair groups and staff members who give the practicals. The broader it is discussed, the better the university will know what the problems are and what possible solutions might be. The decision-making process will result in involvement of the central participation councils. ● The SC asked to what extent the level of support of students and staff plays a role in the actual decision-making process. The rector indicated that support does play a role. Still, the degrees of freedom are limited, i.e. constructing a new education building is out of the question. The university needs to make sure that all courses can be given and that the programme should be feasible for students to study. Of course the least disturbing measures will be the best measures, but at a certain moment compromises will have to be made. At the moment of the consultation meeting the university had no idea what each measure can contribute to solve the problem. In addition, the university has no certain preference yet with regard to the three types of measures and want to investigate the preferences of the different constituencies (staff, students, supporting staff, etc.). ● The SC noted that the timeline seems to favour one of the measures, i.e. extending the course schedule. The rector emphasized that the university is not in favour of evening lectures. However, the university cannot wait with investigating evening lectures until all the other options are explored for the very reason that not a lot is known about evening lectures. The university wants to investigate if evening lectures are feasible, what the consequences might be, time is needed to fine-tune the policy, etc. If the university starts too late, it might be too late to still develop a sound policy. In addition, extending the course schedule will require a decision from the SC unlike the other measures. All in all, good investigation and preparation SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 37

is needed.


 ● The SC asked what the working session will entail. The rector explained that because of it being a major issue and change for students and staff, the university would like to discuss certain issues in advance before presenting the proposal. It will give the university several opportunities to receive input from students and staff in an earlier stage, and to discuss the results from the research conducted by the university: how does the planning system work, what do the results mean, why a 13-hour schedule seems to work more efficiently than other schedules, what are the degrees of freedom within which solutions need to be found, etc.


 ● The SC wondered if De Dreijen is also taken into account in the timeline and the three types of measures the university is focusing on. The rector indicated that De Dreijen is not an additional long- term option due to budgetary reasons. De Dreijen is a temporary measure for 3 to 4 years. It will solve problems in the short term and give the university time to look for and investigate other options. ● The SC asked if extending the course schedule by introducing evening lectures is a long-term solution. The rector confirmed that it concerns a long-term plan to be prepared for the future, i.e. the coming five years. The university will constantly monitor the number of students, and if needed adjust the plan

SCS 118 Agenda

6. Accommodating growth WU (information)

ID Int 5656 Background information Growth : SC: ID_5695_Reply_SC_on_Growth_WU-time_table 
 Status : for information and discussion; including a verbal update of the meeting of January 18 th , 2016

Minutes

6. Accommodating growth WU


 SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 38

The SC has sent a reply ( ID_5695 ) to the EB’s letter regarding Timeline Growth WU ( ID 5667 meeting (see: , ID_5695 ID 5668 the OWUR-C 32 meeting ( ). The SC explained that ‘Accommodating Growth’ is a hot topic at the university, which has also been discussed in ID_A_255 ). During that meeting it has been discussed whether or not there should be an additional brainstorm about ‘Accommodating Growth’. The SC has reflected a bit on that discussion and feels that the focus was really much on facilities instead of guaranteeing that all the new students that are coming with the growth actually also have the highest quality of education possible at Wageningen University. That is why the SC proposed to continue the discussion in the direction of actually guaranteeing the quality of education while having the growth. The SC asked if the EB agrees that, in the light of upcoming pilots on possibilities of accommodation, the discussion should be continued with the focus on quality. The university was a bit surprised, because it set of activities with regard to the quality of education.


 seemed to be new information and was not the question as sent to the EB before the CSC ). Concerning the SC’s proposal the rector was a bit hesitant, because the university has quite an advanced quality assurance system. The rector wondered what could be added to the already existing system. OWI (board and programme committees) and CER&I are constantly monitoring all kinds of quality in relation to education. The rector agreed that quality is of utmost importance. Wageningen is still number one according to the Dutch study choice guide (Keuzegids). The rector did not understand the request of the SC for an additional emphasis or an additional The SC was pleased to hear that quality is important, and that the monitoring is done and works well. Still, monitoring is not looking into the future, but looking back at what has happened and is happening. The point the SC would like to focus on is how the university addresses the quality in the future with the growing student numbers. It might be that new instruments will be needed indeed to ensure the quality of education in the future. The SC would like to brainstorm about those kind of issues. The rector once more referred to the system already in place, including the yearly Education Modification Cycle of which ‘improvement of the quality in education’ is one of the important goals. The SC is right that monitoring is looking back, but it seems to be the only thing that the university can do to have indications if the quality is lacking behind as experienced by students. In addition to that, there is the review accreditation reports and evaluation reports. The rector asked why the SC feels that the university needs to do something for quality in addition SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 39

to what the university already is doing. The SC indicated that the point is not so much that there is less quality now, but there are new ways of education coming up in the light of accommodating growth , e.g. MOOCs, and they need a different approach of ensuring the quality. What are the options for the university to ensure that all those students coming to Wageningen can have the best quality of education, instead of saying afterwards “that went really wrong” resulting in lowering the quality of education. So to think ahead instead of afterwards reflecting on something. The rector said the SC is right that new ways of education is taking place, but the SC seemed to suggest that the current system of guaranteeing quality is not apt for the new education mode. The SC emphasised not to imply that. If the university implements innovation in education, it would also be logical according to the SC to think about the innovation in assessing those educational practices. The rector believed that in principle it would be good if the SC defines its position and critical notes for assessing the quality of (future) education. This could be discussed with staff members who are engaged in innovation of education. It can also be compared to the conventional ways of education and determined if new forms of evaluating is necessary. A wide brainstorm on that topic would not be very helpful though. The EB added that ‘ensuring quality’ and how it will be monitored is a limiting condition (in Dutch: randvoorwaarde) for developing and implementing new ways of education. The SC explained that part has not been really clear, because the discussion so far mainly focused on accommodating growth by means of the facilities. A broad brainstorm might indeed not be a good idea. However, a meeting with specific invitees (critical stakeholders) to assess “what do we want in the future with the different innovations in education” and to see how the quality can be guaranteed would for the SC be very helpful. The rector added that it would be good in any case to inform the SC on how the university deals with innovation in education and quality assurance. Thereupon the SC can determine whether issues remain that are not addressed. The SC believed that this would be a very good first step. The university will organise a meeting with OWI and CER&I (

A 118-3

). The rector continued with an update on the Timeline Growth WU. A working session has taken place on January 18 to the EB, and will be sent to the SC for information ( th , which was quite constructive. The three lines of solutions were discussed and minutes have been made of this working session. An external audit on the whole scheduling process has taken place. The report (summary) has been sent

A 118-4A

). The SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 40

university is investigating various scenarios for alternative working places for students, like BYO device. The EB has asked CER&I to come up with an implementation plan and the idea is to also involve students. An internal report has been made on the optimisation of the present schedule. The summary and conclusions will be sent to the SC for information (

A 118 4B

). What educational reforms contribute to accommodating growth still needs to be assessed. Hopefully more will be clear in March, whereupon the SC will be informed. Last but not least, the university is working on the pilot Evening Lectures. Most likely a framework of the pilot will be ready early March, which will be shared with the SC ( of the scheduling process of 2016-2017.

A 118-4C

). Thereupon the SC will be given the opportunity to give comments. Next the university will finalise the pilot for final approval somewhere in April. The schedule is tight because

SCS 119 Agenda

10.2.2

5. Accommodating growth WU – Education Facilities (information) ID Int 5656 Background information Growth : SC: ID_5724_Memo_on_Accommodating_Growth_WU–Pilot_Evening_Lectures ID_Int_5956_Accommodating_growth_WU–Questions_on_report_audit_scheduling Status : for information and discussion; including a verbal update with regard to the state of affairs

Minutes

5. Accommodating growth WU – Education Facilities

The SC has prepared a memo ( ID_5724 ), including several questions in the confidential part ( ID_Int_5956 ). Although the questions arrived late, the EB was able to answer several of the 60 questions.

Audit

The SC was pleased to have received the reports from both the independent SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 41

and internal audit. Both reports contained interesting information, and the SC believed that some of the ideas and recommendations might be very helpful to solve the capacity problems. The SC indicated to be curious to the follow-up and asked its first question: 


1. What is the opinion of the Executive Board with regard to the audits?


 The EB also believed that the reports are valuable.




2. Will the proposed solutions be explored in the near future?


 The report of the independent audit has been discussed and included 9 recommendations. The EB has asked CER&I all to implement them all except for one, recommendation 4 will not be implemented. The university does not expect that a lot will be improved by implementing recommendation 4, while it will cost a lot of effort and will have a big impact on the process. The Rector did not know what exactly has been decided with regard to the occupation report, but will inform the SC later on.


 The SC asked if CER&I has a deadline for implementing those regulations. The Rector explained that no deadline was set; some might be implemented quickly, while others might need some time. It was proposed to ask the director of CER&I for an update in the informal meetings. The Rector asked whether the audits have been discussed in a technical meeting. This was not the case, and the SC got permission to schedule a meeting about the audits. The next questions in the SC’s memo discussed. ( ID_Int_5956 ) were confidentially Other issues, not in the memo, were discussed as well:

Technical meeting on pilot evening lectures

The SC has had a nice technical meeting. The SC will receive a list of the courses that might be included and the more detailed research questions for the pilot. Of course the SC will have no formal rights, but CER&I indicated to value the SC’s input. The SC did have some concerns about the time frame. Two other major concerns the SC addressed were: 1. evening lectures in the 1 st period for 1 st year BSc students, and 2. video recording of the evening lectures. With regard to 1. the SC explained that not all 1 during the first period which are really important for 1 st st year BSc students will have a room in Wageningen in the first period. In addition, various associations will have a lot of introduction activities in the evening year students to join. Therefore the SC emphasized to not schedule evening lectures for 1 st year BSc student in the first period. The Rector believed it to be a fair point, which will be considered by the university. If possible, the university will try SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 42

to prevent scheduling evening lectures in the 1 st period for 1 st year BSc students. With regard to 2. the SC has understood that the evening lectures concern three types of education: group work, computer practicals and lectures. The SC believed it to be very important that all lectures given in the evening are recorded, for the students to be able to look at it afterwards. The Rector explained that by doing a pilot, the university would like to evaluate different scenarios and to gain knowledge, e.g. are there differences in attendance, participation, perceptions of students etc. In that case it would be interesting to know if there are differences between lectures being recorded and lectures not being recorded. The SC understood that for the university it is interesting to see if there are differences. Still, the SC doubted whether this variable would be more important to test compared to other variables. In addition, for the students itself it would not so much be a pilot, for them it would be reality and they did not choose to be part of a pilot. The Rector indicated to understand the SC’s point, and asked whether this was discussed during the technical meeting as well so that it can be considered by the university. The SC confirmed this was the case.

SC survey

The Rector was referring to an idea of the SC to circulate a survey. The Rector wondered if the SC was planning to link the survey to the pilot. The SC explained to be busy with adjusting the survey and to include some questions on what students would like to see is being measured in the pilot. The Rector proposed to integrate the SC’s survey with the evaluation of the pilot among students who actually have been involved in the pilot. That would result in more real data that can be used, and in opinions of students who have experienced evening lectures. The SC had not discussed that yet, but still believed it would be important to also ask students for their opinion before the pilot starts. The intention of the survey is to know more about the students’ expectations and concerns. If that is known, it might be used as input for the setup (of the evaluation) of the pilot. The university noted that students’ concerns will also be brought to the table during the WU broad meeting, which will be used as input. 43 SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie”

SCS 120 Agenda

6. Accommodating growth WU – Education Facilities (information)

- ID Int 5656 Background information Growth (still needs to be updated) : EB: Letter TO summaries : SC: ID_5762_16-01037_Reply_SC_to_Summary_TO-s_pilot_extended_schedule 
 ID_5761_Memo_results_SC-questionnaire_evening_education 
 ID_Int_6030_Memo_on_Brainstorm_session_9-5-16 Optimal_use_of_educational_facilities Status : for information and discussion; including a verbal update with regard to the state of affairs

Minutes

1. Opening

The SC Technical Chair, Gaby Schmelzer, opened the 120 th consultation meeting of the Student Council and the Executive Board at 13.04 hrs., and welcomed everyone present including those in the public gallery. Many students were in the public gallery to hear more about the pilot and plans to extend the course schedule. That is why it was decided to first discuss agenda item 6. ‘Accommodating growth WU – Education Facilities’. The order of the agenda was accepted.

Accommodating growth WU – Education Facilities

The SC has sent several documents to the EB for discussion; 1. a reply to the letter of the EB regarding the summary of the technical meetings on the pilot extended course schedule ( ID_5762 ), 2. a memo on the results of the SC-questionnaire on evening education ( ID_5761 ), and 3. a memo on the brainstorm session held on the 9 th of May, 2016 ( ID_Int_6030 ).

1. Summary of the technical meetings on the pilot extended course schedule

During technical meetings the SC has been able to give some suggestions –partly based on the problems and issues that should be taken into account, SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 44

which have amongst others been indicated by the students in the public gallery. The SC has received a letter of the EB, summarising some of the agreements that have been made. Still, the SC has some questions and concerns as explained in its reply letter ( ID_5762 ).


 - First year Bachelor students 
 The Rector explained that the university discussed the issue extensively, and has decided to exclude the first year BSc students from the pilot for the first period to give them an easy start in Wageningen to get used to student life. The SC was pleased with this decision.


 - Supporting staff – voluntary basis 
 With regard to the evaluation, the SC believed that supporting staff members who do it on a voluntary basis will more likely be positive and might therefore influence the result of the evaluation. The Rector explained that the COR requested the pilot would take place as much as possible on a voluntary basis with regard to supporting staff. The Rector also believed it might influence the result of the evaluation, which should indeed be taken into account.


 - Scheduling lectures on same day vs. different days letter ( 
 The Rector confirmed that it would be interesting to evaluate how students experience it if the evening lecture is scheduled on the same day for six weeks or not. The Rector did not understand the SC’s question with regard to the PC practical courses. The SC explained that in the EB’s ID_5754 ) it is mentioned that ‘during the pilot only one half-day block of the (various) PC-practical courses during the semester will be shifted to the evening.’ However, it was not clear whether it is per week or period. The Rector answered that will be one per week.


 - Catering services at the Campus in the evening can be done about it ( 
 The Rector believed this to be an interesting point and emphasized that it would be good to have a separate discussion on the meals offered not being perceived as very healthy and diverse. The Rector therefore suggested to schedule a technical meeting with Facilities & Services, to discuss this more elaborately and to see whether something

A 120-1

).


 - Other options to accommodate growing number of students 
 The Rector indicated that the university is open to hear about other options to accommodate students. A number of options that have been mentioned during the public meeting of May 9 during the meeting of May 9 th th on accommodating growth are included by the university to further investigate. The SC emphasised that certain specific options have been mentioned and by the SC. It would be nice to get a response to how it is investigated and why it will or will not be included. The Rector explained that the university is preparing a written statement with the different options mentioned on May 9 th , including a brief explanation what the university will be doing with those options. This statement will be widely communicated (e.g. Intranet, Resource). Still, not SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 45

all options will be explored and included in the pilot. The SC stressed the importance of investigating those other options at the same time as the pilot is taking place. The Rector answered that options that are included will run parallel to the pilot. Communication plan 
 The Rector indicated that a communication plan is being prepared, which will be sent to the participation councils for information. The SC stressed once more that it would be important to also include the programme committees in the communication plan, and also the first year students. In addition, depending on when it will be communicated to staff and students, the summer might be late due to summer holidays and the absence of students and staff.

2. Results of the SC-questionnaire on evening education

Before the meeting of May 9 th , the SC circulated a short survey of four open questions about evening education, to receive input from the students. Close to 400 students filled it in at the time of writing the memo ( ID_5761 ), and in te meantime close to 500 student have filled it in. Later the university will receive an updated version of the results. The SC asked for a first reply to the results of the questionnaire and how these concerns will be taken into account in the pilot and/or actual policy. The Rector thanked the SC for the results of the questionnaire, which provided helpful information on how students look at both the positive and negative side of extending the course schedule. There were some results that were already expected and known, but also unexpected results like the indifference whether the course schedule will be extended to 20.00 or 21.00 hrs. The gathered information will help the university to do the evaluation of the pilot, including a number of new items to be evaluated afterwards. The SC asked whether the results will also be included in the set-up of the pilot. The Rector answered that the questionnaire has been filled in by students who have not experienced the extended course schedule yet. The pilot, however, is to actually undergo the extended course schedule and then evaluate it. So now the university knows what kind of consequences the students expect, and by doing the pilot it can be tested whether those expected consequences indeed materialise. An independent company will do the evaluation and a technical meeting with amongst others the SC will be scheduled to discuss the evaluation in advance. The SC focused on one of the results, i.e. that about 150 students indicated that they expect it will be difficult to concentrate in the evening. This might have consequences for the quality of education. SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 46

The SC wondered what the university was thinking about this aspect. The Rector answered that research has been carried out, which point out that students can better concentrate in the evening compared to the morning. Questions related to this issue will be included in the questionnaire. The SC indicated to have found literature that state the opposite.

3. WU broad meeting on ‘ Towards the optimal use of educational facilities’ - held on the 09-05 2016

The SC prepared a memo on the meeting that was held on May 9 th ( ID_Int_6030 ), which had been briefly discussed in the 34 th OWUR-C meeting. - Tenure Track pilot comparison 
 The Rector explained that the pilot is being done to learn from it. The results of the pilot will be taken seriously. There are also other issues that need to be taken into account, and all together will lead to a final decision-making process in which the SC will be involved as well. For clarification the SC asked whether it is true that after the pilot, it might be possible that the university decides to not implement evening education. The Rector confirmed that it was indeed a possibility.


 - Peak moments – efficient use of education facilities 
 The SC asked whether it will be investigated how the education facilities can be used more efficiently at the same time of the pilot. The Rector confirmed that the university is investigating three lines at the same time, and if possible already implemented: 1. Innovation of education, 2. Better scheduling and use of education rooms, and 3. Extending the course schedule. The course scheduling is being investigated in detail, looking at the need for rooms, peak moments and flexible solutions. For example, various course schedulers have already handed in time slots that were booked, but not actually used. In other words, it is being investigated at the same time. In due course the university could make an overview what the results are of the rescheduling and inform the SC. The SC appreciated that and would like to receive that overview in due course (

A 120-2

). - Other pilots The rapid growth in student numbers has been mentioned several times during the meeting of May 9 th , and is considered to be the source of the problem by the SC and many students. The SC asked whether the university SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 47

will also look into this aspect and whether a pilot will be done on decreasing the efforts in recruiting students. The Rector believed that the university and SC have a different definition of the problem. The basic principle of the university is to be open to all students, except for programmes with a (temporary) numerus fixus. The line of approach is to accommodate students who are interested to study at Wageningen University, as decided upon in the Strategic Plan. There is no active policy to get as many students as possible to Wageningen. A policy that the university could implement is to have a selection procedure for the master programmes. The SC would like to focus on the promotion, and not on the selection of students. The Rector once more indicated that the university is not doing additional promotion to attract students and added that many other universities also have quite an increase in student numbers and have implemented an extended course schedule. The SC asked for clarification whether student and study associations will be included in the survey after the pilot. The Rector explained that the questions of the survey on evening lectures will only be sent to students who follow a course in the evening. In other words, only the students from the student and study associations who follow a course in the evening will receive the survey. The university will include the experiences of the student and study associations via a specific survey.

SCS 121 Agenda

10. Accommodating growth WU – Education Facilities (information)

ID Int 5656 Background information Growth à NEEDS TO BE UPDATED : Subjects to be discussed: Accommodating growth WU - general Accommodating growth WU - pilot evening lectures 
 Status : for information and discussion; including a verbal update with regard to the state of affairs

Minutes

10.

Accommodating growth WU – Education Facilities

The SC thought that it would be nice to give an overview of what has been done, discussed and decided upon with regard to accommodating growth in 2015-2016.


 50 At the beginning of the year, the SC was informed that the SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 48

university took the decision to accommodate the growth in student numbers. The growth in student numbers might be influenced by demographic changes, the influx of Dutch students may stabilise in the future and the influx of international students is more uncertain. The university feels that it has a responsibility towards society to offer students a place to study. More and more education will take place in a digital setting, and the university expects that the current availability of rooms will be sufficient to accommodate the future number of students. Last but not least, the EB decided not to invest in additional education buildings, but rather in people keeping the limited funding of the government in mind.

growing student numbers: 
 
 The next step for the university was to investigate how the growing number of students can be accommodated, and a working group was set up. The working group came up with three different routes to accommodate the

1. More efficient use of the current education schedule


 An internal and external audit has been carried out, which resulted in a report including various recommendations. The SC was pleased that all recommendations, apart from one, were further investigated. Working groups have been set up by cER&I to investigate some of the recommendations. Close communication between cER&I, OWI and Programme Committees is needed to make sure the current schedule is used more efficiently.

2. Educational innovation

Past years, and hopefully also coming years, there has been a call for innovation, to stimulate programme committees and teachers to innovate education so that the growing student numbers can The SC also believes that programme committees play an important role, as well as close communication between programme committees, OWI and the different stakeholders (e.g. 4 teachers). 70 be accommodated.

3. Educational activities in the evening

This route was cause for major discussions. The EB would like to explore this route by doing a pilot, to see how much can be gained by having educational activities in the evening. The SC first investigated its rights with regards to the pilot, because of the magnitude of the consequences for students. The SC’s rights have been discussed, and in the end it was decided to do the pilot because the EB wants to explore all three options. In Spring there has been a brainstorm session , so that the topic could be discussed university-wide which the SC believed to be of great importance. Prior to SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 49

the brainstorm session the SC launched a survey, which has been filled in by close to 500 students. The SC prepared a report that includes the results of the survey, and the SC will make sure to send the final version to the EB (

A 121-7

). Sometime after the brainstorm session, a protest was organised by student organisations which showed that there is interest in this topic university-wide. The EB has made an overview of what has been discussed, amongst others during the brainstorm, which is available on intranet. The SC has asked to be involved with the set-up of the pilot and the set-up of the evaluation, and has been able to give input.


 The SC would like to stress a few more issues. The SC is very critical with regard to evening education. The SC hopes that the pilot will be evaluated in a thorough and fair way. The decision to not implement evening education should remain possible, certainly when it turns out that the pilot gives insufficient or negative results. The SC believes that much can be gained from the other two routes that have been identified by the working group, by implementing more tailor-made solutions for peak moments. These might take more means and time, but will influence a lot less students. Last but not least, the SC believes that the university should have a critical look at its promotion and recruitment strategy, in the Netherlands as well as abroad. The Rector informed the SC that the EB has had a discussion with other universities coping with similar kind of problems. Those universities also decided not to invest in bricks and stones, but rather in people. In other words, the discussion taking place at WU is not unique. The EB has decided to set up a steering committee, including staff members who are directly involved (e.g. lecturers) and a student, which is overlooking the three routes as mentioned by the SC. The group tries to steer the process, to get the most out of it and advises the EB on the actions to be taken. The Rector explained that the communication plan is almost finished, and is to be expected in the short-term. Last but not least, the Rector asked the SC whether the note from the brainstorm session has been forwarded to the student and study associations. The SC confirmed that it has been circulated. 50 SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie”

SCS 122 Agenda Minutes

10.2.3

SC

SC 195 SC 196 SC 197

missing

SC 198 SC 199 Agenda

9. Consequences growth WU - confidential (information)

University: - ID Int 5656 Background information Growth 
 for summary check: ID Int 5666 New summary for the purpose of 4 June 2015 Status : for information

Minutes

unavailable SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 51

SC 200 SC 201 Agenda

9. Consequences of growth WU – update – confidential – (information)

Status : for information/discussion; a verbal update will be given and there will be time to ask questions

Minutes

unavialable

SC 202 SC 203

missing

SC 204 SC 205 Agenda

8. Accommodating growth WU - Education Facilities (information)

EB: - ID 5667 15-CvB2852 Letter Timeline Growth WU - ID 5668 15-CvB2852 Enclosure_Towards maximal use of education facilities ER&I: - ID_Int_5810_Programme_of_meeting_on_January_18th_2016 : QvsQ committee: - ID Int .... Preparation for meeting on January 18 th - ID_Int_5811_Concept_reply_letter_on_Timeline_Growth_WU Status: For discussion 52 SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie”

Minutes

unavailable

SC 206 Agenda

5. Accommodating growth WU - Education Facilities (information)

Background information: 
 ID Int 5656 Background information Growth QvsQ committee/SC: 
 ID_Int_5849_Concept_reply_letter_on_Timeline_Growth_WU_incl_comments 
 ID_Int_5843 20160118 Werksessie MZ onderwijsruimtes 
 ID_Int_5850_Notes_of_informal_meeting_on_accommodating_growth_18-01-2016 Status : for discussion & agreement on content of CSC-memo/letter – preparation for CSC

Minutes

unavailable

SC 207

missing

SC 208 Agenda

6. Accommodating growth WU - Education Facilities - update (information)

Status : for information; a verbal update will be given

Minutes

unavailable

SC 209 Agenda

6. Accommodating growth WU - Education Facilities (information)

ID_Int_5928_Accommodating_growth_WU-Update_SC209 Status : for information and discussion; preparation for CSC-meeting SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 53

Minutes

unavailable

SC 210 Agenda

9. Accommodating growth WU - Education Facilities (information)

QvsQ committee: ID_Int_5990_Summary_of_various_TOs_regarding_Accommodating_Growth 
 (1) structure of pilot evening lectures, (2) quality assurance education, and (3) rights on pilot Corporate Governance & Legal Services: 
 ID Int 5979 Pilot Evening Lectures–Rights of the Student Council ID Int 5656 Background information Growth 
 Status: for information, discussion, & decision on survey questions

Minutes

unavailable

SC 211 Agenda

7. Accommodating growth WU - Education Facilities (information)

Topics to be discussed: SC survey pilot evening lectures – first results Preparation for WU broad meeting on May 9th, 2016 Status : for information and discussion; a verbal update will be given

Minutes

unavailable 54 SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie”

SC 212 Agenda

6. Accommodating growth WU - Education Facilities (information)

Topics to be discussed: SC questionnaire pilot evening lectures – first results: o ID_Int_6016_Memo_results_SC-questionnaire_evening_education Experiences WU broad meeting on May 9th, 2016 
 Reply SC to TO summaries: o ID_Int_6017_Reply_SC_to_Summary_TO-s_pilot_extended_schedule Issues to be discussed in next CSC-meeting à memo? Status: for information and discussion; a verbal update will be given & preparation for CSC meeting

Minutes

unavailable

SC 213

Missing

SC 214 Agenda

12. Accommodating growth WU - Education Facilities - update (information)

ID Int 5656 Background information Growth (still needs to be updated) Status: for information; a verbal update will be given on the state of affairs

Minutes

unavailable 55 SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie”

SC 215 SC 216 SC 217 SC 218 Agenda

9. Brainstorm on accommodating growth WU and evening lectures (SC’s initiative)

EB: ID_Int_5917_16-00028_Report_Audit_scheduling Status : for discussion

Minutes

Unavailable 10.2.4

OWUR-C

OWUR-C 29 Agenda

7. (EN) COR/SSC: Consequences growth WU (confidential) 29.7

Documents EB: consequences growth WU ( ID Int 5620 / UK ID Int 5620 , ID 5208 , ID 5209 ) SC report: Vision on Investments and Budget cuts (ID Int 5618) Presentation growth and education rooms ( ID Int 5655 ) 
 Concept minutes TO- F.Bakema /B.Wessels 16-9-2015 ( ID Int 5654 ) Memo COR/SSC ( ID Int 5661 ) Overview background information ‘Growth’( ID Int 5656 ) Status: confidential discussion

Minutes

This subject was discussed confidentially (A 29-6) (A 29-7) 56 SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie”

OWUR-C 30 Agenda

5.(EN) SSC: Consequences growth WU (confidential) 30.5

Documents EB: consequences growth WU ( ID Int 5620 / UK ID Int 5620 , ID Int 5621 , ID Int 5622 ; uit 2014: ID 5208, ID 5209) 
 SC report: Vision on Investments and Budget cuts (ID Int 5618) 
 Letter EB Responses OWURC September 30, 2015 related to accommodating the growth ( ID Int 5677 ) Memo SSC ( ID 5639 ) Overview background information ‘Growth’ ( ID Int 5656 ) Status: discussion

Minutes

The SSC referred in memo ID 5639 to the discussions in OWUR-C 29, specifically to the wish of the SSC to receive more background information regarding the subject growth of WU, such as calculations behind the numbers provided in the different documents and a bottleneck analysis with respect to availability of education rooms.

SSC in December 2015 (A 30-6). 
 The rector answered that the EB is willing to share as much information as possible on the subject with both SSC and SC. However, this information needs to be actual and correct. Up till now general discussions on growth have taken place. Currently the collection of actual data has started, as well as discussions on the specific measures that need to be taken. In order to share the most actual information, a timeline regarding specific measures on growth will be sent to the COR, SC and

OWUR-C 32 Agenda

7. (NL/EN) COR/SSC: Growth WU 32.7

Letter EB: timeline Growth WU ( ID Int 5754 , ID Int 5755) 
 TO January 18, 2016 - power point presentation ( ID_Int_5843 ) Memo COR/SSC Growth WU ( ID Int 5848 ) Status: discussion

Minutes

Discussion took place on (1) the EB letter ‘Timeline Growth WU’(15/CvB2852; ID 5667 ) and its enclosure ‘Towards maximal use of educational facilities ( ID 5668 ) and SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 57

(2) a working session on this 15 topic on January 18, 2016 with members of the COR and SSC attended. The following questions were posed: 1.

In the working session several ideas to increase efficiency in the use of educational facilities were mentioned. The opinion of the EB is asked on the following suggestions: a. Use the self-study weeks more often for education. Answer rector: This option is already available and will be optimized.


 b. Send an automatic mail when teachers have booked a room, but are not using it.


 Answer rector: This is not a preferable way of communication in the organization.


 c. Work with laptops in other rooms instead of strictly using PC rooms for computer practicals . Answer rector: The option ‘bring your own device’ is a good one and already discussed in the EB. The measure will be introduced either 2016-2017 or 2017-2018. The SSC will be kept updated (A 32-7) . For the moment further exploration of this system is needed. Communication will be taken care of.


 d. Contact universities worldwide that experienced rapid growth . Answer rector: This is constantly done, specifically e.g. with China.


 e. Transfer courses to smaller rooms in the period when students have dropped out. Answer rector: Practically this measure is not realistic. Reservations are made for the whole period for the maximum number of students. 2. Can the EB set up a survey among students and employees on how to tackle the problem of growing student numbers (aim: collect ‘out of the box’ ideas, get more support after broad consult). Answer rector: The EB is not in favour of involving the whole WU-community at random: many people (students, course coordinators, course committees) are involved already and a survey is one-sided and too general to raise valuable arguments. Instead of a survey the possibility of a public brainstorm session will be explored by the EB, in collaboration with the SC (A 32-8) . 3. To what extent will the WUR Council be involved to give input on the content of a pilot on evening lectures?


 Answer rector: The contents of the pilot will be discussed with the SSC as soon as relevant and legal rights of the SSC regarding this pilot (when these rights are at stake) will be taken seriously into account. SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 58

4. During the working session it became clear that WU needs to invest in new buildings or the Dreijen when a total of 11.500 students is reached. Taking into account that a number of 12.000-13.000 students around 2020 will be reached, investments in buildings seem needed anyway. Answer EB: The present financial situation of WU makes it impossible to invest in additional buildings. Also, demographic developments may lead to a decrease in the number of students in due time. The EB will look into the need of investments from a structural perspective. For the moment options with minimal investments, such as new numeri fixi, will be explored. The difference in opinion between EB and COR and SSC on this issue remains.

OWUR-C 33 OWUR-C 34 Agenda

4. (NL/EN) COR/SSC: Pilot courses evening hours 34.4

Letter EB: Pilot courses evening hours ( ID_5719 , ID_5720 ) 
 Letter EB: Impact of educational innovation on use of space ( ID_5727 , ID_5728 ) Concept minutes OWUR-C 33A: pilot evening courses (( ID Int 6008 ) Letter EB: Summary TO’s pilot extended schedule ( ID_5754 ) Evaluation brainstormsession 09-05-2016 ( ID_Int_6020 ) 
 Status: discussion

Minutes

WUR Council and EB evaluated the brainstorm session on evening lectures of May 9, 2016 and discussed the questions in evaluation memo ID Int 6020 . 1. How will the suggestions and concerns stated in the brainstorm session of May 9 be incorporated in the set-up of the pilot and the growth discussion in general?


 The rector: A summary of suggestions (both on the pilot as well as general suggestions) will be made by the EB, with a further explanation of what has been done and what will be done (A 34-2). Parties such as the Opcies and student organisations will get this information as well. 2. Why is a pilot needed when a lot of negative consequences are already addressed and predicted by students and staff?


 SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 59

The rector: we agreed to a pilot to learn from it, to get more information out of it. Some problems will be taken away in the pilot, others will need to be solved later. Not many teachers and supporting staff were present at the brainstorm session– via the pilot their experiences will be taken into account as well. 3. Is the EB willing to inform students and employees about the current situation and future procedure to accommodate growth ? The rector: We will keep the WUR Council well informed. A communication plan will be provided end of May (A 34-3) . The WUR Council urges the EB to make clear that there is neutrality in the pilot. According to the rector neutrality is guaranteed. The EB is not in favour of evening courses, however, they seem necessary. In the evaluation (done by an external party) the WUR Council will be involved, also to discuss the results (A 34-4) . 4. The university still puts a lot of effort in recruiting new students. WU seems to become a victim of its own success. Is less promotion an option?


 The rector: As far as we can foresee at this moment WU can accommodate all students next year and the normal study schedule will be followed. WU is successful, and has new challenges indeed. The EB intends to continue to act with respect to the recruiting of students as is done normally. 10.2.5

WUR-C

WUR-C 53 Agenda

(EN) COR/SSC: Consequences growth WU (confidential)

Documents EB: consequences growth WU ( ID Int 5620 /UK ID Int 5620, ID 5208, ID 5209 ) SC report: Vision on Investments and Budget cuts ( ID Int 5618 ) Status: confidential discussion

Minutes

This agenda item was discussed confidentially (A 53-8) . 60 SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie”

WUR- 54 Agenda

(NL/EN) COR/SSC: Consequenties groei WU (vertrouwelijk)

TO onderwijsruimtes metF. Bakema/B.Wessels (14-15u) MemocommissieHAM vragenTO Bakema/Wessels( ID Int 5648 ) Status: ter vertrouwelijke bespreking

Minutes

Minutes TO F.Bakema /B.Wessels 16-9-2015 (to be expected) ( A 54-8) . Memo COR/SSC (to be expected)- Cie HAM (Lois/Bram) ( A 54-9) .

WUR- 55 Agenda

(EN) COR/SSC: Consequences growth WU (confidential)

Documents EB: consequences growth WU ( ID Int 5620 /UK ID Int 5620, ID 5208, ID 5209 ) SC report: Vision on Investments and Budget cuts ( ID Int 5618 ) Presentation growth and education rooms ( ID Int 5655 ) Concept minutes TO- F.Bakema /B.Wessels 16-9-2015 ( ID Int 5654 ) Memo COR/SSC ( ID Int 5661 ) Overview background information ‘Growth’ ( ID Int 5656 ) Reaction EB questions WUR-C in OWUR-C 29 Growth WU ( ID Int 5677 ) Memo SC,to be dealtwith in consultationmeetingSC14-10-2015( ID Int 5674 ) Status: confidential discussion

Minutes

This agenda item was discussed confidentially

WUR- 56 Agenda

(EN) SSC: Consequences growth WU (confidential)

DocumentsEB:consequencesgrowthWU (ID Int 5620/ UK ID Int 5620,ID Int 5621,ID Int 5622) SC report: Vision on Investments and Budget cuts (ID Int 5618) LetterEB Responses OWURC September30,2015 related to accommodating the growth (ID SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 61

Int 5677) Memo cie. HAM in answer to ID Int 5677 (ID Int 5702) Status: initiative BOB: judging

Minutes

The memo of cie. HAM ( ID Int 5702), in answer to EB-letter ID Int 5677 , will be adapted for discussion in the consultation meeting 11-11-2015 (A 56-14) .

WUR- 57 WUR- 58 Agenda

(NL/EN) COR/SSC: Timeline Growth WU 58.7

Letter EB: timeline Growth WU ( ID Int 5754 , ID Int 5755) Status: ter bespreking (bOb)

Minutes

COR, SSC and SC received for information purposes a memo of the EB containing a time table regarding the growth of the student numbers of Wageningen University towards maximal use of the education facilities. The cie. HAM will take the lead regarding this ( followed by cie. P and cie. E&R). January 18, 2016 a meeting on workspace is going to take place (representatives SC: Bram Kerssemakers, Nick van Nispen, Frans van Gemerden and Yufei Wang; representatives SSC/COR staff: Betty van Gelder, Wim Chardon). As a result a memo will be written to be dealt with in WUR-C (A 58-11) . Ultimately the WUR Council and SC will write separate responses. The pilot evening letters needs further investigation.

WUR- 59 Agenda

(NL/EN) COR/SSC: Letter EB timeline Growth WU

Letter EB: timeline Growth WU ( ID Int 5754 , ID Int 5755) 
 TO minutes meeting January18, 2016 ( ID Int 5842 , ID_Int_5843 ) Status: discussion ( bOb)

Minutes

Missing in minutes SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 62

WUR- 60 WUR- 61 WUR- 62 WUR- 63 Agenda

(NL/EN) COR/SSC/SC: Pilot courses evening hours

This item will be dealt with in the presence of Mr. Mol, rector magnificus WU Letter EB: Pilotcourses eveninghours ( ID_5719 , ID_5720 ) 
 Letter EB: Impact of educational innovation on use of space ( ID_5727 , ID_5728 ) Memo cie. E&R as a result of a TO with c-ER&I 31-3-2016 ( ID Int 5967 ) Memo with questions to EB ( ID Int 5969 ) Status: discussion (bOb)

Minutes

A memo of cie. E&R was discussed (ID Int 5969). The questions in this memo, as well as several additional questions, were discussed in an extra consultation meeting with the rector, that took place during this internal WUR Council meeting (minutes OWUR-C 33A).

WUR- 64 Agenda

(NL/EN) COR/SSC: Pilot Evening Lectures 64.7

Memo DB enmondelingverslagprotestbijeenkomst19/5 ( ID_Int_6040 , ID_Int_6041 ) Status: bespreking (Bob)

Minutes

The WUR Council discussed the results of the brainstorm meeting on evening lectures on May 9, 2016 and the protest meeting of May 19, 2016 ( ID Int 6040 , ID Int 6041 ). It was noticed that many students but relatively few teachers attended these meetings. The question was posed whether an initiative of the WUR Council (a poll) to find out the opinion on evening lectures of staff members is needed. It was also brought forward that the EB had SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 63

decided that no first year BSc courses will be included in the pilot. Also, that all lectures will be recorded. In the discussion it became clear that the opinion of the WUR Council members on the pilot is rather divided. Although the WUR Council in majority is willing to agree with it, the Council is not convinced of its necessity since it is not clear at all whether evening lectures are really necessary. One of the questions of the WUR Council is whether the present infrastructure is optimally used at the moment. Are evening courses the solution of the Growth problem? Is it certain that student numbers will decrease in the future, which makes investments in new buildings unnecessary? Because of these fundamental reasons the WUR Council is highly critical on the introduction of evening lectures. In the view of the WUR Council the opinion of staff and supporting staff on the subject needs to be further investigated as well, but no decision is taken on a WUR Council initiative in this respect. The WUR Council is also eager to know how the results of the pilot will be evaluated. Although it may turn out, as the EB has stated, that the conclusion (‘lesson learned’) of the pilot may be that evening lectures are not going to be implemented, the WUR Council highly doubts this possible outcome.

HAM will take the view of the WUR Council on this subject further into account. The implementation of the pilot is going to be discussed with the ad hoc cie. in TO, on initiative of Mr. Bakema.


 
 The cie. An article on the subject will be written in the WUR Council News letter (A 64 9) .

WUR- 65 WUR- 66 WUR- 67

SAW: “Het meldpunt avondcolleges, een open evaluatie” 64