Transcript Manuale Upload file XML

Servizio upload fatture xml del Portale Servizi ai Fornitori del Gruppo FSI
Guida operativa
Upload fatture in formato xml
sul Portale Servizi ai Fornitori del Gruppo FSI
Servizio
Iscrizione
uploadnuovo
fatture
Fornitore
xml del Portale
del Gruppo
Servizi
FSIai
alFornitori
Portale Servizi
del Gruppo
ai Fornitori
FSI
INTRODUZIONE
Ciascun fornitore di beni e servizi del Gruppo FSI può richiedere di essere abilitato al servizio
di upload delle fatture in formato xml. Con la richiesta del servizio, il fornitore accetta di
adeguarsi al tracciato adottato per le fatture verso la Pubblica Amministrazione con alcuni
campi utilizzati su convenzioni del Gruppo FSI.
..\XML ODA\ALLEGATO A Tracciato Fatturazione XML std PA.xls
RICHIESTA DEL SERVIZIO
La richiesta del servizio viene gestita nella sezione Anagrafica.
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Si passa alla modifica
In questa sezione, appare l’elenco dei servizi disponibili.
Inserendo il flag sul servizio, viene inviata la richiesta al gruppo anagrafiche di
Ferservizi.
Le fatture da inviare possono rientrare in due casistiche: fatture riferite ad un ordine
d’acquisto o fatture per utenze (elettriche, telefoniche, ecc).
Nel secondo caso, oltre all’adeguamento al tracciato xml del Gruppo FSI, sarà richiesto
anche un elenco di tutte le voci che rientreranno nella fatturazione.
Prima dell’abilitazione al servizio xml, il fornitore sarà contattato dalla struttura di
Sistemi informatici di Ferservizi per eventuale richiesta di informazioni supplementari e
per eseguire dei test prima della registrazione in effettivo delle fatture.
A valle delle verifiche, il fornitore riceverà una mail di comunicazione dell’ammissione
al servizio.
Una volta abilitato, nella sezione Fatture, sarà visibile l’opzione Upload XML.
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UPLOAD FATTURE
Sarà possibile inviare una fattura singola o un blocco di fatture. Nel secondo caso, le
fatture dovranno essere raggruppate in un unico file .zip
Cliccando su una delle due opzioni, si apre la pop up per richiamare il file
Cliccando su Apri, si effettua l’upoload e a conclusione il portale mostra il seguente
messaggio:
Contestualmente, il portale invia una mail di conferma
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In caso di invio multiplo, con file .zip, la modalità operativa è la stessa. Se nel blocco,
sono contenute fatture che generano errore, saranno caricate solo le fatture che superano
i controlli formali e scartate le sole fatture che generano errore.
Di seguito è riportato un esempio di upload multiplo con una fattura correttamente inviata
e due scartate.
Anche la mail evidenzia la presenza di errori:
Il giorno successivo, la situazione delle fatture potrà essere verificato sulla funzionalità di
estratto conto.
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ISCRIZIONE AL PORTALE SERVIZI AI FORNITORI
Raggiunta la pagina di autenticazione attraverso il link
https://awfp.ferservizi.it/MonitoraggioFatture/ il nuovo fornitore deve cliccare in basso sul
link “Per registrarti clicca qui”.
Fig. 1
Su questa maschera cliccare sull’opzione “Conferma” senza alimentare i campi proposti.
Fig. 2
Compilare tutte le informazioni riportate nella maschera dei Dati Anagrafici.
Porre attenzione ai seguenti campi:
Codice Fornitore: si tratta del codice SAP associato a tale Fornitore sui sistemi contabili
delle società del gruppo FSI. Tale campo non è obbligatorio.
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ATI: è necessario inserire il flag, solo nel caso di richiesta di iscrizione da parte di un
Fornitore (capo mandataria) appartenente ad una Associazione Temporanea d’Impresa (ATI
o RTI) già accreditato come fornitori singolo
E-mail: indicare un unico indirizzo e-mail al quale saranno inviate tutte le comunicazioni di
servizio, l’esito di richieste puntuali e le credenziali di abilitazione. Se l’indirizzo indicato è
PEC, inserire la spunta sulla casella corrispondente.
Attenzione: non indicare caselle PEC se non abilitate a ricevere mail da indirizzi non
certificati.
Fig. 3
Tra le Funzionalità Richieste selezionare i servizi di cui si intende usufruire.
In particolare:
Gestione Estratto Conto:
consente di visualizzare lo stato di avanzamento delle proprie fatture con l’indicazione di quelle
REGISTRATE, PAGATE o IN LAVORAZIONE. Nell’esposizione delle fatture PAGATE sarà disponibile
il documento relativo alla Disposizione di pagamento;
Visualizzazione Entrate Merci:
consente di visualizzare l’elenco delle Entrate Merci fatturabili;
Inserimento Immagini delle fatture in formato PDF:
consente l’invio delle proprie fatture tramite upload in formato pdf;
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Inserimento fatture in formato xml:
consente l’invio delle proprie fatture tramite upload in formato xml;
Servizi ai professionisti
consente l’invio delle prenotule da parte dei professionisti e la visualizzazione dei dati utili alla
Certificazione Unica per il lavoro autonomo.
Nel caso di richiesta di attivazione del servizio di inserimento fatture in formato .xml, sono
esposti i documenti tecnici relativi al tracciato per la fatturazione in xml. Inoltre si aprirà una
pop up di accettazione del tracciato xml standard PA con le regole specifiche di Ferrovie dello
Stato Italiane.
Fig. 4
Nel caso invece di richiesta di attivazione dei Servizi ai Professionisti, è necessario indicare,
tramite una spunta, i Codici di Ritenuta d’Acconto da considerare.
INSERIMENTO ALLEGATO
Per perfezionare la richiesta è necessario scaricare in locale il modulo di iscrizione
precompilato con i dati inseriti nel form, cliccando su “Crea Pdf”.
Ipotesi 1 --- Mantenere la sessione internet aperta
Il modulo così scaricato sul proprio PC, dovrà essere timbrato e firmato da un legale
rappresentante o da una persona procurata.
A questo punto il modulo compilato dovrà essere allegato cliccando sul tasto “Sfoglia”.
Al termine di tutte le attività, è possibile cliccare sull’opzione “Invia”.
Arriverà una mail all’indirizzo indicato nel form
Ipotesi 1 --- Terminare la sessione internet per completare l’iscrizione in un momento
successivo
Dopo aver cliccato sull’opzione “Crea Pdf” e aver salvato il modulo sul proprio PC, è possibile
interrompere il processo di iscrizione cliccando su “Invia”. Arriverà una mail all’indirizzo
indicato nel form con l’indicazione dell’ID RICHIESTA da utilizzare successivamente.
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Per completare l'iscrizione sarà poi necessario accedere nuovamente al sito
https://awfp.ferservizi.it/MonitoraggioFatture/
e nella sezione Dati di autenticazione cliccare su "Per registrarti clicca qui" ed inserire l'ID
RICHIESTA ricevuto all'indirizzo e-mail indicato nella scheda.
Fig. 5
Cliccare su “Conferma”.
Il form che appare espone i dati precedentemente inseriti. I dati non sono modificabili in
questa fase.
Se fosse necessaria qualsiasi modifica, occorrerà eliminare la richiesta e crearne una nuova.
Per eliminare la richiesta cliccare su “Elimina Richiesta”
Fig. 6
Per perfezionare la richiesta di iscrizione occorre allegare il modulo in pdf con i dati anagrafici
della società, precedentemente scaricato sul proprio PC, timbrato e firmato da un legale
rappresentante o da una persona procurata. Cliccare sul tasto “Sfoglia” per ricercare il file
da allegare.
Al termine di tutte le attività, è possibile cliccare sull’opzione “Invia” per terminare il
processo di iscrizione.
Arriverà una mail all’indirizzo indicato nel form con l’allegato inserito sul Portale Servizi ai
Fornitori e con l’indicazione che la pratica sarà presa in esame dagli operatori e sarà inviata
una nuova e-mail con le credenziali di accesso al Portale servizi ai fornitori.
Se prima di ricevere le credenziali via mail, il fornitore prova a iscriversi nuovamente o ad
inserire l’ID della richiesta per visualizzare la propria pratica, il Portale Servizi ai Fornitori lo
bloccherà con un messaggio di errore.
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Con l’arrivo della mail con le credenziali, potete accedere al sito
https://awfp.ferservizi.it/MonitoraggioFatture/ inserendo il Login e la Password ricevute.
Fig. 7
RIFIUTO DELLA RICHIESTA DI ISCRIZIONE
Nel caso la richiesta di iscrizione venga rifiutata, arriverà una mail con motivazioni riportate.
Sarà possibile procedere con una nuova richiesta di iscrizione.
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