Transcript Diligence onderzoek Bibliotheek

Gemeente Vlaardingen
RAADSMEMO
Aan
De gemeenteraad van Vlaardingen
Portefeuillehouder
A.J. Hoekstra
Onderwerp
Due diligence onderzoek naar het samengaan van de bibliotheken van Vlaardingen en
Maassluis / Midden Delfland
Datum
Registratienummer
24januari2017
1538557
Aantal bijlagen
-1-
Geachte leden van de raad,
Tijdens de besluitvorming rond de Voorjaarsnota2ol6 heeft u een amendement aangenomen waarin u
ons college heeft opgedragen in de sluitende begroting 2017 en Meerjarenraming 2017-2020 uitte gaan
van de ontvlechting en fusie Bibliotheek Vlaardingen met Bibliotheek Maassluis/Midden Delfland per 1
januari 2018.
Voorts heeft u aangegeven dat de gepaard gaande meerkosten voor de gemeente zijn te financieren
vanuit de begrotingssaldi. Ten behoeve van de ontvlechting en verzelfstandiging zijn op uw voorspraak
in de meerjarenbegroting bedragen opgenomen van respectievelijk €600.000,- in 2016 voor
onvermijdelijke frictiekosten en €900.000,- in 2018 voor desintegratiekosten.
Het in de begroting 2016 opgenomen bedrag van €600.000,- wordt gestort in een voorziening
Verzelfstandiging bibliotheek aangezien de frictiekosten zich in 2017 en 2018 zullen voordoen.
Tot slot heeft u kenbaar gemaakt pas definitief te besluiten over voorgenoemde ontvlechting en fusie na
due diligence onderzoek (boekenonderzoek door accountant bij fusies en overnames), naar (financiële)
consequenties, randvoorwaarden en risico’s uitgaande van het borgen van tenminste het huidige niveau
van dienstverlening.
Het due diligence onderzoek is in de periode van oktober tot en met medio december 2016 doorlopen.
Het college onderschrijft de conclusie in het rapport die luidt dat in algemene zin een samengaan van de
bibliotheken van Vlaardingen en Maassluis / Midden Delfland leidt tot minder kwetsbaarheid, tot meer
innovatie- en ontwikkelkracht en realiseerbaar is binnen de door u gestelde financiële kaders. Het
college wil u er op attenderen dat in de aanloop naar de fusie en ontvlechting een aantal keuzes zijn te
maken.
In het onderzoek wordt aangegeven dat de bibliotheek Maassluis Midden Delfand “uitermate weinig vet
op de botten heeft”. Deze organisatie is financieel kwetsbaar door het beperkte eigen vermogen van ca.
€50.000,-. Daarbij komt dat de gemeente Maassluis (mogelijk) met ingang van 2017 de subsidie aan de
bibliotheek met 5% verlaagd.
In het onderzoek wordt verder aangegeven dat de gefuseerde bibliotheek op basis van de te verwachten
totale exploitatie een weerstandsvermogen nodig heeft van minimaal €400.000,- tot € 500.000,-.
Opsteller:
‘t’.
Eiiskoot
Dit weerstandsvermogen zal moeten worden ingebracht door de drie subsidiërende gemeenten. Indien
de gemeenten Vlaardingen, Maassluis en/of Midden Delfland daartoe niet bereid of instaat zijn bestaat
het risico dat de bibliotheek onvoldoende toekomstbestendig is op zowel financieel als vernieuwend
terrein. Waardoor het beoogde effect van de verzelfstandiging en fusie van de Vlaardingse bibliotheek
onvoldoende dan wel niet zal worden bereikt.
De nieuwe bibliotheekorganisatie moet voldoende uitgebalanceerd zijn om de toekomstbestendigheid
langdurig te kunnen garanderen. In de verdere uitwerking is dat een aandachtspunt waar in het
bedrijfsplan aandacht aan moet worden besteed.
Naar aanleiding van het due diligence onderzoek heeft ons college besloten tot verdere uitwerking van
het traject ten einde 1januari 2018 te komen tot ontvlechting en fusie van de bibliotheken van
Vlaardingen en Maassluis Midden-Delfland en u te informeren over dit besluit.
Vooruitlopend op afronding van het due diligence onderzoek is, gezamenlijk met de bibliotheek
Maassluis / Midden Delfiand een uitvraag gestart voor het vervolgtraject. Er zijn drie gespecialiseerde
bureaus gevraagd om een beoogd projectleider een plan van aanpak te laten presenteren voor de fusie,
ontvlechting en de aMegingen die daarbij een rol spelen. In januari selecteren Vlaardingen en Maassluis
/ Midden Delfland gezamenlijk het bureau.
In het voorjaar van 2017 volgt een bedrijfsplan om te komen tot een nieuwe, toekomst bestendige,
gefuseerde bibliotheekorganisatie. Het bedrijfsplan voorziet in een missie, visie, ambitie,
organisatiestructuur en nieuw functiehuis, extra scholing in samenhang met eventuele nieuwe functies,
juridische vormgeving van nieuwe organisatie, ICT, financiën, gezamenlijk beleidskader en
uitvoeringsplan in relatie tot de subsidierelaties met de drie gemeenten. Verder biedt het bedrijfsplan een
implementatietraject naar een gefuseerde organisatiestructuur. Tot slot, biedt het bedrijfsplan een
duidelijk beeld van de juridische (arbeidsrechtelijk) en fiscale aspecten van de ontvlechting van de
bibliotheek.
Naast het bedrijfsplan gaan de betrokken partijen een gezamenlijke overeenkomst aan waarin nogmaals
de fusie per 1januari 2018 wordt bekrachtigd.
De kosten van het uitgevraagde vervolgtraject zijn voor Vlaardingen geraamd op €50.000,- tot €
75.000,-. Deze kosten worden opgenomen in de tweede voorgangsrapportage.
Ons college stuurt er op aan om u in mei 2017 een voorstel ten aanzien van de effectuering van de
ontvlechting en fusie van de Bibliotheek Vlaardingen met de Bibliotheek Maassluis / Midden Delfland
voor te leggen. Eventuele financiële consequenties betrekt ons college bij de Voorjaarsnota 2017.
Wij verwachten u m
Hoogac tend
Burgem este
dit schrijven afdoende te hebben geïnformeerd.
wet ouers van de gemeente Vlaar
ans,
de se
mr. A.G. Knol-va Leeuwen
,-c
de urgemeester,
r. A.M.M. Jetten MSc