Transcript Tech Monitor - Een verkenning van elektronisch factureren

Tech Monitor Een verkenning van elektronisch factureren voor bedrijven
Maatschappelijk Overleg Betalingsverkeer, november 2007
Introductie
Elektronisch factureren is een onderwerp dat de laatste tijd steeds meer in de belangstelling komt
te staan. Het is ook een onderwerp dat voor veel partijen nog met onduidelijkheid is omgeven. In
deze Tech Monitor worden daarom de resultaten van een verkenning van elektronisch factureren
voor bedrijven beschreven, met het oog op het bewerkstelligen van een bijdrage aan een betere
beeldvorming. Eerst wordt daartoe, op hoofdlijnen, uitgelegd wat elektronisch factureren is.
Vervolgens wordt op een van de belangrijkste aspecten ervan, de internationale standaardisering,
nader ingegaan. Ten slotte wordt toegelicht wat elektronisch factureren potentieel kan betekenen
voor bedrijven.
Elektronisch factureren
Ondernemers verstrekken, naar aanleiding van geleverde goederen of diensten, een factuur. Niet
alleen als onderdeel van een proces om de inkomsten, en daarmee de bedrijfsvoering, te borgen,
maar ook omdat dat verplicht is vanwege de wettelijke administratie- en bewaarplicht, de te
betalen BTW en andere belastingen. Een factuur is dus: een rekening voor geleverde goederen of
verleende diensten die voldoet aan de voorgeschreven vereisten en is een uitnodiging om te
betalen. Factureren maakt onderdeel uit van het inkoop- en verkoopproces waarin acties van
verkopende en kopende partij tijdvolgordelijk in een logisch verband plaatsvinden; dit kader
vormt de basis voor deze verkenning. De gegevens die op een factuur worden vermeld, moeten
voldoen aan een aantal wettelijk voorgeschreven eisen.
Het uitbrengen van een (papieren) factuur kost de verkoper geld; het verwerken van een
(papieren) factuur door de ontvangende partij kost die partij óók geld en meestal zelfs een
veelvoud ervan. Omdat (papieren) facturen worden afgeleid van gegevens die veelal al
elektronisch voorhanden zijn én worden gebruikt om weer naar elektronische gegevens te worden
vertaald, is het aannemelijk dat zowel verkoper als koper door het overslaan van de papieren
factuur en het overstappen op elektronisch factureren een aanzienlijke kostenbesparing kan
realiseren. Elektronisch factureren is het versturen van deze factuurgegevens op elektronische
wijze. Het is een alternatief voor een factuur die per gewone post wordt verzonden. Ten opzichte
van een papieren factuur moet een elektronische factuur aan een aantal aanvullende wettelijke
eisen voldoen.
Elektronisch factureren voor bedrijven gebeurt tot nu toe vooral in gesloten groepen door
gebruik te maken van het zogeheten UN/EDIFACT1, een in de jaren tachtig ontwikkelde
standaard. Deze toepassingen zijn vaak industriespecifiek. Het gebruik van UN/EDIFACT komt
1
United Nations/Electronic Data Interchange For Administration, Commerce, and Transport
(UN/EDIFACT)
vaak tot stand tussen partijen in een sector of groep zodra zij de voordelen van het
gemeenschappelijke onderlinge gebruik in zien. Dat behoeft niet altijd zo te zijn; er kan ook
sprake zijn van een partij met grote macht afgeleid uit inkoop, die afdwingt dat leveranciers
alleen op basis van UN/EDIFACT met deze partij communiceren. Leveranciers die aan afnemers
in verschillende sectoren leveren hebben daardoor veelal te maken met verschillende technische
uitvoeringsvormen. Bedrijven die internationaal opereren hebben bovendien te maken met
wetgeving die verschillend per land is geïmplementeerd. Het gebruik van UN/EDIFACT leent
zich voor het elektronisch kunnen factureren, omdat door het gebruik van deze standaard aan de
relevante wettelijke eisen kan worden voldaan. Implementeren van communicatie op basis van
UN/EDIFACT is door de complexiteit vrijwel alleen voorbehouden aan multinationals en grote
bedrijven. Voor andere bedrijven is er eigenlijk nog geen simpel te implementeren communicatie
waarmee aan de eisen kan worden voldaan. Ondanks de opkomst van het gebruik van internet in
het bedrijfsleven is het elektronisch factureren nog niet erg van de grond gekomen. Dit wordt als
een belemmering gezien voor het bereiken van de in het Lissabon Akkoord voor Europa
geformuleerde doelstellingen. Voor de Europese Commissie is dit aanleiding om met een
initiatief te komen om de knelpunten ten aanzien van adoptie en gebruik van elektronisch
factureren door bedrijven te verminderen.
Elektronisch factureren voor consumenten kenmerkt zich door een veel opener ontwikkeling dan
bij bedrijven. In Europa zijn al diverse min of meer open toepassingen voor elektronisch
factureren in de markt gezet en naar verwachting gaat het gebruik ervan bij consumenten zich de
komende jaren verder ontwikkelen. De sterke groei in internetgebruik door consumenten,
gekoppeld aan een minder strikte (fiscale) regelgeving waaraan moet worden voldaan, kan een
brede acceptatie en toepassing van elektronisch factureren door consumenten in Nederland
mogelijk maken..
De huidige activiteiten rond elektronisch factureren bij de Europese Commissie en betrokken
partijen, waaronder standaardisering van elektronische facturering voor overheid en bedrijfsleven,
richten zich hoofdzakelijk op het verlagen van de drempels die Business to Bussiness (B2B) en
Business to Government (B2G) acceptatie in de weg staan, (e-invoicing). Voor Business to
Consumer (B2C) interacties gelden, zoals gezegd, afwijkende regels. Facturering richting
consumenten, in het Engels ook wel e-billing2 genoemd, valt daarom buiten de scope van de
Europese Commissie. In een aantal landen wordt B2C al door belangrijke spelers op nationaal
niveau uitgewerkt.
Deze Tech Monitor richt zich hoofdzakelijk op de ontwikkelingen met betrekking tot elektronisch
factureren in de B2B en B2G context.
2
In de praktijk ook wel electronic bill presentment and payment genoemd. Zie opmerking in voetnoot 1.
2
Rol van de factuur in het inkoop- en verkoopproces van bedrijven
Ontvangen respectievelijk verzenden van een factuur maakt bij bedrijven onderdeel uit van het
inkoop respectievelijk verkoopproces. Deze keten omvat het gehele proces van bestelling tot en
met betaling (zie figuur 1). Iedere fase brengt voor de verkoper en/of de koper administratieve
handelingen met zich. De gegevens voor het opmaken van een papieren factuur zijn doorgaans al
in elektronische vorm in het informatiesysteem van de verkoper aanwezig. Door het overstappen
van de papieren factuur op de elektronische factuur wordt bij de verkoper het omzetten van
elektronische gegevens op een papieren factuur overbodig. Dat levert voor de verkoper voordelen
op zoals tijd- en kostenbesparingen en snellere betalingen. Ook de koper levert het tijd- en
kostenbesparingen: in elektronisch formaat ontvangen facturen kunnen automatisch in het
informatiesysteem worden ingevoerd. Daardoor neemt het aantal fouten af, verbetert de interne
procescontrole en kan direct elektronisch worden gearchiveerd.
Figuur 1 Papieren factuur ten opzichte van elektronische informatieoverdracht
Bron:ECP.nl workshop E-factureren, 20 juni 2007
De factuur is een van de belangrijkste documenten in het handelsverkeer. Naast het belang van de
factuur voor de koper en verkoper is er nog een aantal andere belanghebbende partijen. Zo wordt
bijvoorbeeld de belasting die op een factuur is gespecificeerd, achteraf verwerkt in de BTW
afhandeling met de belastingdienst. Ontvangen BTW moet worden afgedragen door de
verkopende partij. Betaalde BTW mag worden verrekend door de kopende partij indien dit een
zakelijke partij is. De factuur is daarnaast ook van belang voor de douane, banken,
verzekeringsmaatschappijen en de rechter (bewijsfunctie in geval van een dispuut).
3
Internationale standaardisering
De Europese Commissie is van mening dat het vergroten van de efficiency in informatiestromen
in hoge mate bijdraagt aan de zogeheten Lissabon Agenda: het politieke streven om rond 2010
van Europa de meest concurrerende en innovatieve economie ter wereld te maken. De Europese
Commissie heeft in dit verband elektronisch factureren aangemerkt als een belangrijk instrument
dat daaraan kan bijdragen en wil daarom belemmeringen voor een grootschalige toepassing
wegnemen.
In juli 2007 heeft de Europese Commissie een rapport van een informele werkgroep van
deskundigen uit de publieke en private sector gepresenteerd waarin de noodzaak van de vorming
van een European Electronic Invoicing (EEI) Framework wordt geschetst. Het Framework moet
een basis vestigen voor interoperabiliteit zodat informatiesystemen onderling gegevens kunnen
uitwisselen zonder tussenkomst van een handmatige verwerking. Het rapport identificeert een
aantal belemmeringen waaronder het ontbreken van internationale standaardisering en het gebrek
aan harmonisatie van Europese wet- en regelgeving (zie box 2). De Commissie doet de
aanbeveling om een EEI Stuurgroep op te zetten waarin beleidsmakers en deskundigen samen de
belemmeringen aanpakken.
Om een factuur in een elektronisch formaat te kunnen lezen wordt een elektronische taal gebruikt.
Op dit moment is er geen internationaal geaccepteerde en publiek beschikbare standaard die
algemeen toegankelijk is. Ruim een derde van de grote Europese ondernemingen gebruikt
elektronisch factureren, meestal op basis van het zogeheten UN/EDIFACT; vanwege de hoge
kosten van implementatie is deze voor het MKB eigenlijk niet geschikt. XML (eXtensible
Markup Language) wordt als de opvolger van UN/EDIFACT gezien. Voor het MKB is XML
makkelijker toe te passen en goedkoper.
In het rapport van de Europese Commissie wordt voorgesteld dat de internationale
standaardiseringorganisaties UN/CEFACT3 en ISO gaan samenwerken om een EEI-standaard te
ontwikkelen. De Europese Commissie geeft de voorkeur aan een wereldwijde – en niet aan een
uitsluitend Europese – standaard. UN/CEFACT heeft al een voorzet voor een standaard gedaan
(de Cross Industry Invoice) die nog verder ontwikkeld moet worden. Deze voorzet van
UN/CEFACT wordt door de ICT-industrie als basis gezien voor de verdere ontwikkeling naar een
internationale standaard.
3
United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business
4
Box 2 Harmonisatie wet- en regelgeving
Eind 2001 is de Europese richtlijn facturering
(2001/115/EG) tot stand gekomen met nieuwe
factureringsregels (die intussen zijn opgenomen in
de algemene BTW-richtlijn 2006/112/EG). De
lidstaten waren verplicht de richtlijn facturering op
1 januari 2004 in hun nationale wetgeving te
implementeren. Nederland heeft aan deze
verplichting voldaan door een aanpassing van de
Wet op de omzetbelasting 1969.
De factureringsregels die sinds 1 januari 2004
gelden, moeten eind 2008 geëvalueerd worden. In
verband daarmee heeft de Europese Commissie
eind juli 2007 een aanbestedingsbericht
gepubliceerd voor een breed onderzoek. Daarin
moet informatie verzameld worden over de
wetgeving in elk van de 27 lidstaten, niet alleen
over de BTW-wetgeving, maar ook over andere
wetgeving die op de factureringsregels van invloed
is. Ook het gebruik van elektronisch factureren
door bedrijven moet in kaart worden gebracht.
Verder moet aandacht worden besteed aan het
effect van afwijkende regels van de lidstaten op
grensoverschrijdend elektronisch factureren.
De nieuwe factureringsregels hebben ertoe geleid
dat in alle lidstaten het gebruik van de elektronische
factuur is toegestaan. Maar zij hebben er niet toe
geleid dat in alle lidstaten uniforme
factureringsregels gelden omdat de richtlijn op een
groot aantal punten beleidsvrijheid aan de lidstaten
biedt, ook met betrekking tot elektronisch
factureren.
Het onderzoek moet afgerond worden met
aanbevelingen om een meer geharmoniseerd,
vereenvoudigd en modern geheel van
factureringsregels op te stellen om de
administratieve lasten van bedrijven te
verminderen.
Als gevolg van deze beleidsvrijheid bestaan er
verschillen in eisen die door de individuele lidstaten
aan de authenticiteit en de integriteit van
elektronische factureren worden gesteld. Nederland
laat alle methoden toe. Andere lidstaten doen dat
niet. Het ontbreken van uniformiteit in de eisen die
lidstaten stellen, heeft tot gevolg dat
grensoverschrijdend elektronisch factureren
problematisch is.
De ontwikkeling van de uniforme Europese betaalruimte (Single Euro Payment Area, SEPA4)
draagt op een belangrijke manier bij aan de doelstellingen van de Lissabon Agenda. Ook de
ontwikkeling van elektronisch factureren heeft de Europese Commissie in dat kader als
doelstelling geformuleerd in de eEuropa Actie Plannen van 2002 en 2005. De totstandkoming van
SEPA verloopt langs twee trajecten: een wetgevings- en een operationeel traject. In het
wetgevingstraject is in april 2007 de Payment Services Directive tot stand gekomen. Deze
Europese richtlijn voor betaaldiensten vormt het juridische kader voor SEPA en wordt in de
nationale wetgeving van lidstaten geïmplementeerd. In het operationele traject zijn de banken in
Europa verenigd in de European Payments Council (EPC). De EPC is in 2002 opgericht voor het
opstellen van nieuwe, op SEPA gerichte, regels, procedures en standaarden voor eurobetalingen
in het eurogebied.
4
SEPA zorgt ervoor dat burgers en bedrijven in de gehele eurozone met dezelfde betaalmiddelen
(bankrekening, overschrijvingen, automatische incasso en betaalpassen) hun betalingen kunnen afhandelen.
5
Geen van de huidige methoden van elektronisch factureren voor bedrijven is geschikt voor
massale toepassing in het bedrijfsleven. Ook werken deze niet goed met de SEPA standaarden. In
EPC-verband zijn XML-berichtenstandaarden tot stand gekomen, gebaseerd op het zogeheten
Universal Financial Industry message scheme (UNIFI). UNIFI heeft tot doel dat alle financiële
berichtenstandaarden volgens een internationaal geaccepteerde XML-opbouw worden
ontwikkeld. UNIFI-berichten zijn wereldwijd benoemd als ISO standaard (ISO 20022). De XMLberichtenstandaarden van de EPC vormen een subset van de UNIFI-berichten.
Naar verwachting zullen de parallel in het bedrijfsleven ontwikkelde standaarden5 en de door
banken ontwikkelde standaarden uiteindelijk worden geïntegreerd in één standaard die in zowel
de bedrijfsomgeving als in de bancaire omgeving zal werken.
Gevolgen
Jaarlijks worden er circa 27 miljard facturen verzonden in Europa (circa 1 miljard in Nederland).
Uit onderzoek van e-Business Watch dat in 2005 is gedaan in opdracht van de Europese
Commissie blijkt dat slechts circa 5 procent van de onderzochte bedrijven elektronisch factureert.
PricewaterhouseCoopers (PwC) heeft in 2006 een onderzoek gehouden naar het gebruik van
elektronisch factureren bij grote Europese bedrijven. Daaruit blijkt dat circa 36 procent van deze
groep van bedrijven elektronische facturen verstuurt.
Het merendeel van de bedrijven in Europa die elektronisch factureren zijn dus grote
ondernemingen die gebruik maken van EDI. Daar waar zender en ontvanger verschillende
formaten hanteren zal een service provider de elektronische factuur moeten omzetten naar de
standaard van het informatiesysteem van de ontvanger van de factuur. Dit betekent een conversie
van de factuur. In sommige gevallen wordt er binnen een gesloten groep elektronisch
gefactureerd en dan hoeft er feitelijk niet te worden geconverteerd. Voor de omvangrijke groep
ondernemingen die nog niet elektronisch factureren (95%) betekent de komst van een
internationale standaard dat informatiesystemen zonder conversies elektronische facturen kunnen
uitwisselen. Dit impliceert geen extra kosten, maar wel meer efficiency.
Een globale schatting van de kostenbesparingen in Europa door elektronisch factureren is in het
in juli 2007 door de Europese Commissie gepubliceerde rapport gedaan. Daarin staat dat in
Europa de kosten van het verwerken van een papieren factuur gemiddeld EUR 30 zijn en van een
elektronische factuur gemiddeld EUR 6. Overstappen op elektronisch factureren zou een
ondernemer een kostenbesparing van gemiddeld 80 procent opleveren. De potentiële besparingen
per factuur zijn daarbij groter voor een ontvanger dan voor een verzender. Op deze wijze kan in
de Europese Unie in het factuurverkeer tussen bedrijven onderling volgens deze schatting
jaarlijks EUR 243 miljard worden bespaard. Dit is slechts een globale schatting die vooral
5
Voorbeeld is Universal Business Language, UBL, en ISO15000, ebXML
6
duidelijk maakt dat elektronisch factureren voor Europa als geheel tot grote besparingen leidt
voor het bedrijfsleven..
Om het Nederlandse bedrijfsleven in de volle breedte te kunnen laten profiteren van de verdere
ontwikkeling van elektronisch factureren is het belangrijk dat wordt aangesloten bij de
internationale ontwikkelingen, onder andere die rond standaardisering. Vooral voor het middenen kleinbedrijf is dit belangrijk om elektronisch factureren te kunnen toepassen in de
bedrijfsvoering, maar ook grote bedrijven zijn gebaat bij internationale standaardisering.
Uiteindelijk heeft een standaard voor elektronisch factureren alleen zin als die massaal wordt
geadopteerd en toegepast . Dit kan worden bereikt door een brede communicatie over de
ontwikkelingen rond standaardisering van elektronisch factureren. Met name het MKB is een
belangrijke doelgroep om op te richten in deze communicatie.
In Nederland is het Forum Standaardisatie in 2006 door het Kabinet ingesteld als adviesorgaan
ten aanzien van standaardisatie. De overheid en het bedrijfsleven zijn hierin vertegenwoordigd.
Bij het Forum Standaardisatie staat het European Electronic Invoicing Framework hoog op de
agenda en wordt het belang onderkend van sturing op een optimale aansluiting van de
ontwikkelingen in Nederland op die in Europa..
7