Factsheet

Berichtenverkeer iJW 2.0 en iWMO 2.0

________________________________________________________________________ Inleiding

Vanaf

januari 2017

gaat gemeente Apeldoorn

uitsluitend werken

met het berichtenverkeer. Bent u nog niet aangesloten op het berichtenverkeer, dan is uw

directe actie

noodzakelijk. Daarbij is het ook van belang dat u bent

aangesloten op Vecozo

. Wij vragen u vriendelijk, doch dringend, om contact met ons op te nemen, zodat wij u voor januari 2017 kunnen aansluiten op het berichtenverkeer. Zorg ervoor dat uw administratie op orde is. Dit geldt alleen voor zorgaanbieders die nog niet zijn aangesloten op het berichtenverkeer bij gemeente Apeldoorn. In deze factsheet geeft gemeente Apeldoorn per berichtenpaar aan hoe gemeente Apeldoorn werkt met het berichtenverkeer. Ook vindt u antwoorden op de vragen die zijn gesteld naar aanleiding van de berichtenverkeersessie iWMO/iJW 2.0 gehouden op 23 en 24 november.

iWMO315 / iJW315 Verzoek om toewijzing

Een verzoek om toewijzing voor Jeugd verloopt op dit moment via de website van het CJG, te vinden via: http://www.cjgapeldoorn.nl/pagina/aanvraag-dvo/687968 Wij ontvangen graag een iJW315 bericht. Mocht er extra informatie nodig zijn dan neemt het CJG contact met u op. Wij ontvangen graag een iWMO315 bericht. Mocht er extra informatie nodig zijn dan neemt het WMO-loket contact met u op.

iWMO301 / iJW301 Toewijzing en iWMO302 / iJW302 retourbericht

Vanaf

januari 2017

stuurt gemeente Apeldoorn alleen een digitale iWMO301 / iJW301 toewijzingsbericht. Er worden geen e-mails meer gestuurd met daarin de dienstverlening opdrachten (DVO). Om een goed werkend berichtenverkeer te krijgen sturen zorgaanbieders naar gemeente Apeldoorn een iWMO302 / iJW302 retourbericht. Op dit moment wordt niet van elke zorgaanbieder een iWMO302 / iJW302 retourbericht ontvangen. Met de berichtenapp is het mogelijk automatisch retourberichten terug te sturen wanneer u de berichtenapp hebt gekoppeld aan Vecozo. Mocht u een toewijzing niet hebben ontvangen, dan kunt u contact opnemen met voor het WMO-loket: wmoloket [email protected]

of via telefoonnummer 055-5805161. Voor Jeugd: [email protected]

Factsheet Berichtenverkeer iWMO 2.0 en iJW 2.0 2016, Editie 3, Pagina 1

iWMO305 / iJW305 Aanvang zorg en iWMO306 / iJW306 retourbericht

Gemeente Apeldoorn verzoekt u voor elke indicatie het bericht iWMO305 of iJW305 Aanvang zorg te sturen. Dit doet u uiterlijk binnen 5 werkdagen nadat de zorg is gestart. Sinds oktober 2016 ontvangt u van ons een iWMO306 of iJW306 retourbericht op de Aanvang zorg berichten. U stuurt altijd een iWMO305 of iJW305 bericht, nadat u een iWMO301 of iJW301 bericht heeft ontvangen van gemeente Apeldoorn. U dient contact met ons op te nemen mocht u geen iWMO301 of iJW301 bericht hebben ontvangen van gemeente Apeldoorn. Het gebruik van een Start-Zorg bericht voor jeugd-GGZ heeft geen meerwaarde omdat, zolang er in de jeugd-GGZ nog met de bestaande productstructuur wordt gewerkt, de VOT (iJW315) en de Factuur (iJW321) de grenzen aangeven. Aanvullende informatie voor het uitvoeren van de regiefunctie is in dit geval dus niet nodig.

iWMO303D / iJW303D declaratie en iWMO304 / iJW304 retourbericht

Vanaf cak-periode 1 2017 vindt uitsluitend de betaling plaats via het berichtenverkeer. Gemeente Apeldoorn werkt uitsluitend met een iWMO303D en iJW303D (declaratie) bericht. Wanneer de declaraties via het berichtenverkeer worden verwerkt hoeft geen aanvullende factuur meer verstuurd te worden tenzij anders is afgesproken met gemeente Apeldoorn. Wanneer gemeente Apeldoorn uw declaratie verwerkt, ontvangt u van gemeente Apeldoorn een iWMO304 of iJW304 retourbericht. In dit bericht staat onder andere welke declaratieregels zijn afgekeurd en welk bedrag wordt betaald. Binnen 1 week na het verzenden van het retourbericht vindt de betaling plaats. Belangrijk: Declaratieregels over 2016 dient u

apart

aan te leveren en daarvan vragen wij u na goedkeuring een pdf factuur aan te leveren. Precies op dezelfde wijze zoals wij met u in 2016 uw declaratieregels hebben verwerkt. Door het berichtenverkeer stappen wij over op een ander financieel systeem. Door deze scheiding aan te brengen borgen wij de rechtmatigheid van onze betalingen. Tijdens de berichtenverkeersessies zijn de meest voorkomende redenen van uitval besproken. Mocht u nog geen gebruik maken van elektronisch declareren kunt u in de presentatie de meest voorkomende uitval lezen. http://zorgaanbiedersinfo.nl/images/Berichtenverkeersessie_iJW_2829_september_DEF.pdf

iWMO307 / iJW307 Stop Zorg en iWMO308 / iJW308 retourbericht

Wij ontvangen graag een 307 stop zorg bericht voor elke toewijzing die eerder dan de einddatum van de toewijzing stopt. Dit doet u uiterlijk binnen 5 werkdagen nadat de zorg is gestopt. Sinds oktober 2016 sturen wij van ieder ontvangen iWMO307 of iJW307 stop zorgbericht een iWMO308 of iJ308 retourbericht. Factsheet Berichtenverkeer iWMO 2.0 en iJW 2.0 2016, Editie 3, Pagina 2

Het gebruik van een Stop Zorg bericht voor jeugd-GGZ heeft geen meerwaarde omdat, zo lang er in de jeugd-GGZ nog met de bestaande productstructuur wordt gewerkt, de VOT (JW315) en de Factuur (JW321) de grenzen aangeven. Aanvullende informatie voor het uitvoeren van de regiefunctie is in dit geval dus niet nodig.

iJW321 Einddeclaratie (DBC) GGZ en iJW322 retourbericht

Vanaf periode 1 2017 vinden ook de betalingen voor de JGGZ alleen plaats via het berichtenverkeer. Voor declaraties die via het berichtenverkeer verwerkt worden hoeft geen aanvullende factuur meer verstuurd te worden. Wanneer gemeente Apeldoorn uw declaratie heeft verwerkt, dan ontvangt u van gemeente Apeldoorn een iJW322 retourbericht. In dit bericht staat onder andere welk bedrag wordt betaald. U vindt hierin vooralsnog geen informatie over afgekeurde declaratieregels. Gemeente Apeldoorn neemt contact met u op om te door te nemen. De software van gemeente Apeldoorn wordt hier medio februari 2017 op aangepast. Wanneer u gebruik wenst te maken van tussentijds declareren bij de SGGZ kan dit op productcode 32000 SGGZ - Financiering OHW GGZ. Wij maken tussentijds declareren alleen mogelijk op de iJW303D. Op het einde van het traject verwachten wij dat u het tussentijdse gedeclareerde bedrag crediteert op productcode 32000. U declareert de volledige trajectprijs op de geleverde productcode. Verdere informatie kunt u ook vinden op onze website via de link: http://www.zorgaanbiedersinfo.nl/51-nieuws-jeugdhulp/192 declaratie-jeugd-ggz-bij-de-gemeente-apeldoorn

Productcodelijst

U vindt onze regionale productcodelijst Jeugd en WMO op onze website www.zorgaanbiedersinfo.nl

. Hier vindt u ook de productcodelijsten voor 2017. Jeugd productcodelijst 2016 + 2017: http://www.zorgaanbiedersinfo.nl/jeugdhulp WMO productcodelijst 2016 +2017: http://www.zorgaanbiedersinfo.nl/wmo/11 apeldoorn/35-uw-factuur-aanbieden

Berichtenapp

Met de komst van de berichtenapp ( https://berichtenapp.vng.nl

) is het voor iedere zorgaanbieder mogelijk eenvoudig aan te sluiten op het berichtenverkeer. Wij zien dan ook geen reden meer om niet aan te sluiten op het berichtenverkeer. Op onze website vindt u de belangrijkste informatie over de Berichtenapp: http://www.zorgaanbiedersinfo.nl/component/search/?searchword=berichtenapp&searchp hrase=all&Itemid=146 U vindt ook informatie hoe u zich moet aanmelden voor de Berichtenapp: https://vng.nl/files/vng/pagina_attachments/2016/201607165-veelgestelde-vragen-berichtenapp vs19072016.pdf

Factsheet Berichtenverkeer iWMO 2.0 en iJW 2.0 2016, Editie 3, Pagina 3

Tijdens de laatste presentatie over het berichten zijn meerdere vragen gesteld over de berichtenapp. U vindt alle vragen en antwoorden onderaan deze factsheet.

U dient aangesloten te zijn op vecozo.

Factsheet

Vragen & antwoorden berichtenverkeer iJW 2.0 en iWMO 2.0

________________________________________________________________________

Op

23

en

24 november

is er een berichtenverkeersessie iWMO/iJW 2.0 gehouden. Doel van de sessie was om aanbieders te informeren en met ons in gesprek te gaan over het gebruik en het toepassen van het berichtenverkeer. Onderwerpen die besproken waren zijn: • waar staan wij als gemeente Apeldoorn nu • hoe ver bent u als zorgaanbieder • welke ontwikkelingen spelen er op dit moment • waar moet u rekening mee houden als u overgaat op het berichtenverkeer. Tijdens de sessies zijn een aantal praktische vragen vanuit het werkveld naar voren gekomen en beantwoord door gemeente Apeldoorn. Naast specifieke vragen van diverse aanbieders over hun persoonlijke situatie, waren er ook een aantal vragen die voor alle aanbieders van toepassing zijn. In deze factsheet zijn deze algemene vragen en antwoorden opgenomen.

Toewijzing

In het begin van een traject heb ik meer uren nodig dan in het verdere verloop van het traject. Hoe moet ik hiermee omgaan?

Op onze regionale productcodelijsten vindt u onze bouwstenen met de frequentie waarin gedeclareerd moet worden. Alle bouwstenen voor Jeugd worden afgegeven met de frequentie ‘totaal binnen de geldigheidsduur beschikking’. U bepaalt samen met de cliënt de hoeveelheid zorg die per periode wordt ingezet. Veel bouwstenen voor de WMO worden afgegeven met de frequentie ‘per 4 weken’. U kan niet meer zorg declareren over een 4 wekelijkse periode dan is toegewezen. We gaan voor een aantal bouwstenen de frequentie alsnog afgeven met ‘totaal binnen de geldigheidsduur beschikking’. De bouwstenen waarover het gaat vindt u terug in de productcodelijst 2017. Daarbij zijn de volgende zaken van belang om te weten: • Ingangsdatum hiervoor is 01-01-2017. Factsheet Berichtenverkeer iWMO 2.0 en iJW 2.0 2016, Editie 3, Pagina 4

• Reeds afgegeven indicaties laten we intact. Bij een wijziging en/of herindicatie wordt deze omgezet naar de nieuwe frequentie. • Er komt voor de leesbaarheid van de beschikking een standaardzin waarbij de cliënt verwezen wordt naar het ondersteuningsplan voor een duiding betreffende de verdeling van uren. • Op de DVO worden de totaal uren voor de geldigheid van de indicatie vermeld.

Er is mondeling afgesproken om de zorg vast in te zetten. Ik ben al begonnen met het leveren van zorg, maar ik heb nog geen toewijzing ontvangen.

Het komt voor dat in overleg met gemeente Apeldoorn of het CJG de zorg al wordt ingezet voordat een toewijzing is afgegeven. Het is voor u als aanbieder van belang dat u de toewijzing met juiste ingangsdatum ontvangt om de rechtmatigheid van de zorg te kunnen garanderen. U verstuurt de start- en declaratieberichten naar de gemeente nadat u een toewijzing hebt ontvangen. Gemeente Apeldoorn heeft geconstateerd dat toewijzingen voor cliënten die ook onder de participatiewetgeving vallen vertraagd worden afgegeven.

Let op: declareren kan pas na ontvangst van een 301 bericht.

Kost het veel werk om een 302 retourbericht te sturen?

Via uw eigen software kunt u instellen dat er automatisch een retourbericht (IWMO/IJW302) gestuurd wordt na ontvangst van een toewijzing (IWMO/IJW301). Indien u de Berichtenapp gebruikt en deze is gekoppeld aan Vecozo, dan kunt u ook automatisch een bericht retourneren. Mocht u daar vragen over hebben dan kunt u contact opnemen met [email protected]

.

Is het mogelijk om een notificatie te krijgen van Vecozo als er door gemeente(s) berichten voor mij zijn geplaatst?

Dit is mogelijk. Als u inlogt op de website van Vecozo, dan kunt u dit aanpassen bij de instellingen, zo kunt u bijvoorbeeld een notificatie e-mail ontvangen als er nieuwe berichten voor u zijn. Mocht u er zelf niet uitkomen dan kunt u contact opnemen met de servicedesk van Vecozo: E-mail: [email protected]

Tel. 013 – 46 25 641 (ma. t/m do. 9:00 tot 17:00 uur, vr. 9:00 tot 15:30 uur) Factsheet Berichtenverkeer iWMO 2.0 en iJW 2.0 2016, Editie 3, Pagina 5

Start

Moet ik bij een herindicatie een nieuw start-bericht (IWMO305 / IJW305) aanleveren?

Bij een herindicatie dient een nieuw start-bericht gestuurd te worden. Dit is omdat u een nieuwe toewijzing ontvangt.

Declaratie

Op mijn betaalspecificatie ontvang ik een verslagnummer in plaats van factuurnummers? Hoe kan ik zien wat er betaald is?

Het is voor ons op dit moment niet mogelijk een factuurnummer mee te sturen bij de betaling. De bedragen uit de iWMO304 of iJWM304 retourbericht moet overeenkomen met het bedrag dat is uitbetaald. Indien u meerdere declaraties gelijktijdig heeft ingediend worden deze als één bedrag betaald. Indien de betaling afwijkt van de informatie uit het 304 retourbericht verzoeken wij u om contact op te nemen met het team Factuurbeheer. U kunt hiervoor een mail sturen naar [email protected]

of via telefoonnummer 055-5805164 (bereikbaar van 08.30-12.00 uur. Vermeld in de mail altijd het verslagnummer en uw AGB-code.

Mag ik jeugdproducten tussentijds declareren bij gemeente Apeldoorn?

Alleen specialistische GGZ kan tussentijds gedeclareerd worden. Daarvoor ontvangt u van ons een toewijzing met productcode 32000. De overige producten kunnen niet tussentijds gedeclareerd worden omdat deze kortlopend zijn of per stuk worden geïndiceerd .

Als gemeente Apeldoorn een declaratieregel afwijst, moet ik hiervoor in mijn declaratieprogramma een creditregel aanmaken? Moet ik deze creditregel ook naar gemeente Apeldoorn sturen?

Gemeente Apeldoorn werkt alleen met een iWMO303D / iJW303D (declaratie)berichten. Hierdoor hoeven er geen creditregels gestuurd te worden als gemeente Apeldoorn declaratieregels afkeurt. Indien uw systeem wel vraagt om het aanmaken van een creditregel voor bijvoorbeeld een correctie, is dit alleen voor uw eigen administratie. Creditregels dient u alleen aan te leveren indien u een fout ontdekt in een goedgekeurde regel, bijvoorbeeld als u teveel uren hebt gedeclareerd in een bepaalde periode.

Jullie beschikkingsnummer bestaat uit acht cijfers, in de berichtenapp moet ik echter negen cijfers invullen. Wat nu?

Als het beschikkingsnummer korter is dat negen cijfers, dient u voor de overige posities voorloopnullen te vullen (voorbeeld: beschikking 12345678 wordt in de Berichtenapp

0

12345678). Factsheet Berichtenverkeer iWMO 2.0 en iJW 2.0 2016, Editie 3, Pagina 6

Vanaf versie 2.1 (3 april 2017) van het berichtenverkeer zal het beschikkingsnummer vervangen worden door een toewijzingsnummer. Meer informatie vind u hierover op de site van I-standaarden. https://www.istandaarden.nl/storage/app/media/Documentatie/istandaarden/iwmo/ontwikkeling iwmo-21/Functionele%20uitwerking%20iWmo%202.1.pdf

De beschikking van mijn cliënt eindigt gedurende een CAK-periode en de nieuwe beschikking start de volgende dag, hoe declareer ik dit?

In dit geval dient u voor deze cliënt twee declaratieregels aan te maken: - één declaratieregel die loopt vanaf de startdatum van de periode t/m de einddatum van de “oude” beschikking met de ingezette eenheden over deze periode. - Een tweede declaratieregel met de startdatum van de nieuwe beschikking t/m einddatum van de gedeclareerde periode. De geleverde zorg dient gedeclareerd te worden op de juiste beschikking zodat u geen uitval krijgt op de beschikte uren.

Waar vind ik de CAK periodes?

De CAK-periodes zijn terug te vinden op de site van het CAK. Wanneer u periodiek declareert (m.u.v. DBC’s) dient u zich aan deze periodes te houden. De periodekalender van 2017 vind u in onderstaande link. https://www.hetcak.nl/portalserver/stream/cak-zakelijk/1-ik-werk-bij-een-gemeente/1-6 downloads/periodekalender2017.pdf

Welke datum hanteer ik als begindatum voor mijn declaratie? De begindatum van de indicatie of de begindatum van het startbericht?

Voor declareren hanteert u de begindatum van het start-bericht. Het is niet mogelijk om te declareren over een periode voor de startdatum.

Einddeclaratie GGZ

Hoe declareer ik als GGZ-aanbieder directe en indirecte tijd in een iJW303D-bericht bij een DBC? Bij een 303D-bericht dient u de directe en indirecte tijd bij elkaar op te tellen en dient u dit als één declaratieregel in. N.B. bij een iJW321 bericht dient u wel een splitsing te maken tussen directe en indirecte tijd. Factsheet Berichtenverkeer iWMO 2.0 en iJW 2.0 2016, Editie 3, Pagina 7

Als een DBC start in 2016 en eindigt in 2017 op welke manier moet ik deze dan declareren? Via berichtenverkeer of op de oude manier met een PDF?

Bij een DBC is de einddatum leidend. Valt deze in 2017 dan kunt u (als u op het berichtenverkeer zit) via het berichtenverkeer declareren en hoeft u geen PDF factuur te sturen. Valt de einddatum in 2016 dan dient u nog een PDF factuur te sturen, tenzij anders is overeengekomen met gemeente Apeldoorn.

Berichtenapp

Is de Berichtenapp alleen voor gemeente Apeldoorn?

De Berichtenapp is gratis en landelijk ontwikkeld en kan door alle gemeenten en zorgaanbieders gebruikt worden.

Kan ik met de Berichtenapp ook creditfacturen maken?

In de Berichtenapp kunt u aangeven of een declaratieregel gedebiteerd of gecrediteerd dient te worden. Mocht u willen weten hoe dit moet dan kunt u contact opnemen met [email protected]

.

Kan ik met de berichtenapp meerdere declaratieregels in één declaratie zetten?

Met de Berichtenapp kunnen ook meerdere declaraties in dezelfde factuur gezet worden. In de Berichtenapp zelf kunt u meer informatie vinden over hoe u dit kunt doen.

Kan ik met de Berichtenapp ook bulkfacturen en over meerdere periodes declareren?

Dit is mogelijk. In de Berichtenapp vindt u onder de knop “Over deze app” meer informatie over de manier waarop u deze declaraties kunt aanleveren.

Heb ik de Berichtenapp nodig om te declareren als ik al een softwarepakket heb?

Indien u al over een softwarepakket beschikt, waarmee u via Vecozo kunt declareren is de Berichtenapp niet noodzakelijk. Mocht u nog geen software hebben dan is de Berichtenapp heel nuttig.

Hoe kan ik met de Berichtenapp gaan werken?

Indien u wel met de Berichtenapp wenst te werken, dient u hiervoor een toestemmingsformulier in te vullen en deze op te sturen naar Vecozo. Zij zullen dan zorgen dat het voor u mogelijk wordt om met Berichtenapp via Vecozo berichten te versturen en ontvangen. Factsheet Berichtenverkeer iWMO 2.0 en iJW 2.0 2016, Editie 3, Pagina 8

Onderstaand vindt u een link van de VNG met de meeste gestelde vragen over de Berichtenapp: https://vng.nl/files/vng/pagina_attachments/2016/201607165-veelgestelde-vragen-berichtenapp vs19072016.pdf

Factsheet Berichtenverkeer iWMO 2.0 en iJW 2.0 2016, Editie 3, Pagina 9