Transcript #K$+ 2.8.1) Magazzini

#K$+
2.8.1) Magazzini
Questa funzione serve per l’organizzazione dei magazzini.
Inserimento/ Aggiunta: permette di inserire le voci di magazzino. L’unico parametro obbligatorio da
inserire è la DESCRIZIONE, gli altri sono facoltativi.
Ricerca
Consente la ricerca di una voce di magazzino precedentemente registrata per la consultazione, per la
correzione dei dati inseriti o per aggiungerne altri.
Può essere effettuata mediante la descrizione, anche parziale, della voce.
Data inizio/fine gestione magazzino: si può definire la data di inizio/fine della gestione di un magazzino.
Inserendo la data fine, quel magazzino, a partire da quella data non verrà più visualizzato nelle funzioni degli
Ordini.
Tipo messaggio sottoscorta: in fase di inserimento di ordini o bolle, il programma visualizza un
messaggio informando l’operatore se la quantità dell’articolo del magazzino è sottoscorta.
Stampa testo corpo ordine: si può scegliere di stampare un testo ordine Standard o Personalizzato. In
quest’ultimo caso si deve inserire il testo cliccando sul tasto
.
Il testo Standard è il seguente:
“Con la presente vi ordiniamo quanto di seguito elencato.
Per evitare spiacevoli inconvenienti e ritardi vi preghiamo di effettuare la fatturazione attenendovi
rigorosamente alle seguenti norme:
- ogni fatture deve essere riferita ad un solo ordine;
- ogni fattura deve riportare numero e data del nostro ordine”.
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Magazzini
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2.8.1) Magazzini
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2.8.2) Accesso operatori per Magazzino
Questa funzione permette di definire CHI può accedere e per quali MAGAZZINI, quindi di limitare l’accesso
degli operatori.
AGGIUNGERE UNA NUOVA ABILITAZIONE
1) Selezionare l’operatore da abilitare cliccando sul tasto indicato
2) Se non c’è nessun magazzino collegato, apparirà il messaggio “Non è stato trovato alcun magazzino
collegato alla persona selezionata” e si attiverà il tasto
aprendosi la seguente mascherina:
3) Procedere così per ogni operatore. SI RICORDA CHE PER ORA NON E’ POSSIBILE INSERIRE UNA
DATA DI INIZIO VALIDITA’ PRECEDENTE A QUELLA DEL SISTEMA.
4) Se si deve eliminare un’abilitazione è sufficiente selezionarla dall’elenco e cliccare su
COME CONSULTARE LE ABILITAZIONI DI UN OPERATORE
1) Selezionare l’operatore da consultare e cliccare su
;
2) Vengono estratti in automatico tutti i magazzini abilitati. Se si desidera visualizzare solo quelli validi (in
base alla data di FINE VALIDITÀ ABILITAZIONE) cliccare sul tasto
a visualizzare tutti i magazzini cliccare su
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Accesso operatori per magazzino
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2.8.2) Accesso operatori per magazzino
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. Se si vuole ritornare
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2.8.3) Gruppi merceologici
I gruppi merceologici servono per raggruppare in un gruppo omogeneo i vari articoli che vengono gestiti.
E’ un dato aggiuntivo non obbligatorio che può essere inserito nella scheda degli articoli nella funzione
2.8.4
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Gruppi merceologici
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2.8.3) Gruppi merceologici
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2.8.4) Anagrafe generale articoli
Questa funzione permette di inserire delle informazioni dettagliate relative all’articolo gestito.
I campi obbligatori sono la DESCRIZIONE e la DESCRIZIONE RIDOTTA, gli altri campi sono tutti
facoltativi.
Data inizio/fine gestione articolo: inserire la data a partire dalla quale si gestisce l’articolo. Inserire
l’eventuale data di fine gestione per non visualizzare più quell’articolo da quella data in avanti.
Gruppo merceologico: inserire il gruppo merceologico di riferimento.
Unità di misura: inserire l’unità di misura dell’articolo. Può essere inserita direttamente da qui.
Scorta minima: è possibile inserire il numero di beni che rappresentano la scorta minima al di sotto della
quale si ritiene di dover provvedere al riordino.
Quantità min. Ordine: inserire l’eventuale quantità minima di beni da ordinare richiesta dal fornitore per
effettuare l’ordine.
Gg per ordine: indicare entro quanti giorni effettuare l’ordine.
Aliquota IVA: indicare l’aliquota IVA applicabile al bene.
Codici statistici aggiuntivi: ulteriori codici per rilevazioni statistiche
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Anagrafe generale articoli
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2.8.4) Anagrafe generale articoli
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2.8.5) Articoli per magazzino
Si tratta del mastro del magazzino per ciascun articolo codificato: serve per l’organizzazione del magazzino,
per conoscere la situazione dei beni ivi giacenti.
I presupposti per la consultazione del mastro magazzino è la presenza di un articolo codificato nella funzione
2.8.4 e l’associazione dell’articolo al rispettivo magazzino che va fatta da questa funzione (2.8.5) secondo le
istruzioni seguenti.
COME ASSOCIARE GLI ARTICOLI AL MAGAZZINO
1) Cliccare su
ed inserire o ricercare il magazzino da gestire;
2) Inserire o ricerca l’articolo da associare. Il magazzino e l’articolo sono campi obbligatori.
3) In automatico si compileranno i campi sottostanti se sono stati già inseriti nella funzione precedente
ANAGRAFE PER ARTICOLI funzione 2.8.4., altrimenti compilarli.
4) Al fine di una corretta gestione dei buoni di scarico è necessario inserire anche l’ALIQUOTA IVA e
l’ULTIMO PREZZO ACQUISTO: questi dati vengono utilizzati dal programma per calcolare il valore dello
scarico.
GIACENZA EFFETTIVA si basa sul consegnato effettivo, quindi sulle bolle di consegna del fornitore
(registrate nella funzione 2.8.8)
GIACENZE EFFETTIVE INIZIO ANNO + CARICO DA BOLLE (il consegnato dal fornitore) –
SCARICO DA BUONI (il consegnato ai dipendenti)
GIACENZA DA ORDINI si basa sugli ordini che può avere un valore essere diverso dal consegnato.
Chi non gestisce le bolle da fornitore deve fare riferimento a questa giacenza per conoscere la quantità in
magazzino.
GIACENZA ORDINI INIZIO ANNO + CARICO DA ORDINI – SCARICO DA BUONI (il consegnato ai
dipendenti)
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Articoli per magazzino
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2.8.5) Articoli per magazzino
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2.8.6) Ordini di magazzino
Questa funzione serve per gestire gli ordini dell’ente.
La procedura permette di inserire, modificare, eliminare e stampare gli ordini. La gestione degli ordini è
strettamente legata al magazzino, che viene sempre aggiornato in tempo reale.
Inoltre tramite i documenti (fatture dia acquisto da ordine) della Finanziaria si procede allo scarico dell’ordine.
1. Per aggiungere un ordine cliccare sul tasto
ed inserire:
I dati OBBLIGATORI sono:
- il magazzino;
- il capitolo e la definizione della competenza/residui;
- l’impegno (se nella funzione 8.1 Dati generali/altre procedure, c’è la spunta nella casella
IMPEGNO OBBLIGATORIO)
- il fornitore;
- la destinazione.
Tutti gli altri campi sono facoltativi. Al termine cliccare su
per salvare.
2. In riferimento al CAPITOLO vengono visualizzati:
STANZIAMENTO ASSESTATO
DA IMPEGNARE (stanziamento assestato – l’impegnato)
DA ORDINARE SU CAPITOLO (da impegnare sul capitolo – importo già ordinato sul
capitolo)
3. In riferimento all’IMPEGNO vengono visualizzati:
IMPORTO dell’impegno
DA PAGARE
DA LIQUIDARE
ORDINI DA LIQUIDARE
DISPONIBILITA’ PER ORDINI: è data dal LIQUIDARE SU IMPEGNO – ORDINI E FATTURE ASSOCIATI
DIRETTAMENTE ALL’IMPEGNO.
In particolare se si ha:
un ordine completamente evaso e dall’importo del Da Liquidare viene detratto
quindi chiuso (da fatture oppure
l’importo della fattura
manualmente, mettendo la spunta
su Evaso da fatture’)
un ordine aperto
un ordine parzialmente
evaso
dall’importo del Da Liquidare viene detratto
l’importo dell’ordine
dall’importo del Da Liquidare viene detratto
l’importo delle fatture associate e dell’ordine
rimasto
L’importo della disponibilità ad ordinare è visualizzabile anche a mastro nel
castelletto del capitolo e corrisponde al campo Da Liquidare Provv. Compresi doc.
assoc.
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Ordini di magazzino
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2.8.6) Ordini di magazzino
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A mastro, richiamando il capitolo associato all’ordine avremo la seguente situazione:
o nel castelletto verrà evidenziato l’importo totale degli ordini nel campo ORDINI IMPEGNATI;
o nel dettaglio dell’IMPEGNO verranno visualizzati tutti gli ordini associati a quell’impegno fintanto
che l’ordine non viene evaso dalle fatture completamente, quindi chiuso. Dal quel momento in poi
non sarà più visibile nel mastro.
GLI ORDINI CHIUSI (EVASI COMPLETAMENTE) NON VENGONO VISUALIZZATI A
MASTRO.
4. Una volta compilata la prima finestra dell’ordine, cliccare sul tasto
per inserire gli
articoli. Questa seconda finestra serve per inserire gli articoli ordinati.
E’ possibile inserire anche un ordine senza gli articoli generando così un ordine con importo 0; si
potrà terminare di completare l’ordine anche successivamente. La presenza di un ordine con importo
0 con influisce sulle giacenze di magazzino.
5.
Cliccare su
per aggiungere gli articoli
6. Digitare direttamente il codice dell’articolo da ordinare o ricercarlo cliccando su
. Se si desidera
inserire un ARTICOLO NON CODIFICATO, basta dare invio per posizionarsi sul campo dopo il binocolo
e scrivere la descrizione dell’articolo.
7. L’Unità di Misura, la quantità ordinata, prezzo unitario e Aliq.IVA vengono proposti in automatico solo
se presenti nella scheda dell’articolo di magazzino (funzione 2.8.5). Se sono assenti, inserirli.
8. Nella sezione Totali il campo DISPONIBILE riporta la disponibilità ad ordinare sull’impegno o sul
capitolo a secondo se è stato inserito nell’ordine l’impegno. L’ORDINATO visualizza l’importo totale
del valore degli articoli presenti in quell’ordine
9. Terminato l’inserimento degli articoli sul tasto
alla prima pagina
e poi su
per uscire dal Dettaglio e ritornare
10. TASTI che si trovano nel dettaglio:
serve per visualizzare la scheda dell’articolo
serve per esportare in automatico la lista degli articoli in un foglio excel
serve per ordinare la lista degli articoli inseriti come si desidera. Cliccando su questo tasto appare la
seguente finestra in cui mettendo la spunta di fianco al Nome colonna si può scegliere l’ordinamento in
base a più elementi. Cliccare poi su
11. Nella prima pagina i tasti
e
servono per visualizzare le BOLLE e le
FATTURE che verranno associate all’ordine (le fatture devono essere registrate dalla funzione 2.1.1
DA ORDINI).
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2.8.8) Bolle da fornitore
Questa funzione permette di registrare le bolle di consegna degli articoli emesse dal fornitore.
Una volta caricate le bolle, queste vengono associate in automatico all’ordine: infatti se si ricerca l’ordine
dalla funzione 2.8.7 e si clicca sul tasto
viene visualizzato l’elenco delle bolle inserite.
Allo stesso modo è possibile controllare la movimentazione del magazzino dalla funzione 2.8.5 ARTICOLI PER
MAGAZZINO dove si vedrà il campo CARICO DA BOLLE movimentato.
1. Cliccare sul tasto
ed inserire il N. BOLLA (campo alfanumerico), FORNITORE, DATA DELLA
BOLLA ed eventuali NOTE.
2. Cliccare su
3. A questo punto per inserire gli articoli si può procedere in 2 modi alternativi:
1° METODO:
4. Cliccare su
nella sezione ARTICOLI PER BOLLA DA FORNITORE, apparirà la finestra del
DETTAGLIO ARTICOLO;
5. digitare il numero dell’ordine oppure ricercare tutti gli ordini aperti per quel fornitore cliccando su
; dall’elenco selezionare uno alla volta gli articoli da inserire facendo doppio clic sulla riga.
6. Inserire la QUANTITA’ DEL MOVIMENTO (q.tà del bene consegnato) e dare Invio. In automatico nella
parte sovrastante appariranno tutti gli articoli consegnati.
7. Procedere così per ogni articolo.
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Bolle da fornitore
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2.8.8) Bolle da fornitore
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2° METODO (veloce):
4. cliccare su
questo tasto permette di visualizzare l’elenco di tutti gli articoli di
tutti gli ordini associati ad un fornitore per un determinato anno.
5. spuntare gli articoli consegnati cliccando sulla casellina
modificare LA Q.TA’ BOLLA .
nella colonna CONSEGNA e confermare o
6. Cliccare su
, rispondere di SI alla domanda che viene posta ed in automatico il programma
assegna tutti gli articoli selezionati alla bolla.
7. Infine cliccare su
per memorizzare i dati.
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2.8.9) Buoni di consegna
I buoni di consegna servono per documentare il flusso di uscita del magazzino: i buoni certificano la consegna
dei materiali ordinati ai vari uffici dell’Ente.
Ogni volta che gli articoli escono dal magazzino, viene inserito un buono di consegna, sul quale è indicato il
tipo di articolo, la descrizione, il numero di pezzi ed il valore corrispondente.
Insieme agli ordini, il buono di consegna permette di mantenere aggiornato il magazzino: i buoni decurtano
la disponibilità delle voci di magazzino (sia la giacenza effettiva che quella da ordini). Quindi il buono di
consegna è strettamente collegato alle bolle da fornitore con cui il magazzino viene caricato
delle quantità.
La procedure permette, tuttavia, viste le diverse modalità con cui gli enti gestiscono gli ordini, di registrare i
buoni di consegna anche in assenza delle bolle da fornitore. In questo caso per sapere le quantità in
magazzino si dovrà far riferimento alla GIACENZA DA ORDINI (funzione 2.8.5. Articoli per magazzino).
1. Cliccare su
ed inserire obbligatoriamente:
- il MAGAZZINO;
- la DATA DEL DOCUMENTO
Gli altri dati sono facoltativi.
BENEFICIARIO DI CONSEGNA: se si conosce il codice inserirlo direttamente altrimenti cliccare sul
: il programma estrae tutti i beneficiari che sono stati codificati come beneficiari di consegna (dalla
funzione 6.2.1 Gestione Beneficiari sul campo Tipo: ci deve essere Ben.Buono Cons. )
2. Cliccare su
per memorizzare i dati.
3. Per inserire gli articoli si può procedere in 2 modi alternativi:
1° METODO
-
Cliccare su
nella sezione ARTICOLI PER BUONO DI CONSEGNA, apparirà la finestra del
DETTAGLIO ARTICOLO;
-
digitare il codice dell’articolo oppure ricercarlo cliccando su
inserire la QUANTITÁ CONSEGNATA
inserire o modificare il prezzo unitario
-
cliccare su
per memorizzare i dati.
Procedere in questo modo per ciascun articolo
;
Ci sono casi in cui non si ha l’esigenza di gestire i flussi di magazzino ma si
desidera solo poter registrare e stampare i buoni di consegna per articoli anche
non codificati. In questo caso il buono funge da mero documento che attesta l’avvenuta
consegna della merce.
Per consentire tale gestione semplificata e scollegata al magazzino la procedura Ordini e Magazzini permette
di inserire dei buoni di consegna anche per articoli non presenti in magazzino (quindi non
codificati) ma comunque ordinati.
Una volta posizionati sul campo ARTICOLO fare Invio e scrivere la descrizione, inserire l’unità di misura (se
necessario), la quantità consegnata, il prezzo unitario e l’aliquota IVA. Il programma calcolerà in automatico
il VALORE DEL CONSEGNATO e facendo freccia in basso si assegnerà quell’articolo al buono.
Inoltre, sempre nei buoni di consegna si ha la possibilità di modificare il prezzo unitario e/o
aliquota IVA di un articolo sia esso codificato che non.
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Buoni di consegna
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2.8.9) Buoni di consegna
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2° METODO (veloce):
-
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Cliccare su
: si pare una maschera in cui vengono visualizzati tutti gli articoli
del magazzino scelto, disponibili per la consegna.
Per scegliere l’articolo/i da caricare mettere la spunta sulla casellina nella colonna Consegna e nella
colonna Q.tà da consegnare indicare la quantità che si desidera consegnare al beneficiario.
-
Terminata la selezione degli articoli cliccare su
-
Rispondere di Si al messaggio proposto e cliccare su
per assegnare gli articoli al buono;
per memorizzare i dati inseriti.
Se si sta tentando di caricare degli articoli che in magazzino non sono disponibili, il programma proporrà il
seguente messaggio:
LA QUANTITÁ MOVIMENTATA È SUPERIORE ALLA QUANTITÁ DISPONIBILE. IMPOSSIBILE REGISTRARE IL
MOVIMENTO. CONTROLLARE LE QUANTITÁ MOVIMENTATE.
In questo caso bisogna controllare che ci siano effettivamente le disponibilità che si desiderano consegnare:
verificare il mastro magazzino dell’articolo dalla funzione 2.8.5.