Transcript Verslag kalendervergadering winter 2017-2018

1
VERSLAG KALENDERVERGADERING WINTERSEIZOEN 2017-2018
12.12.2016
VERWELKOMING
Nieuwe naam, logo en huisstijl
U weet het al, of u hebt het ongetwijfeld al gehoord; de naam Wielerbond Vlaanderen is gewijzigd
in Cycling Vlaanderen.
Zeg dus niet langer Wielerbond Vlaanderen, maar wel Cycling Vlaanderen!
Cycling Vlaanderen staat voor alles wat wielrennen is in Vlaanderen, zowel competitief als recreatief.
Met de baseline “Kloppend hart van het wielrennen” werd alvast de toon gezet.
Het nieuwe logo weerspiegelt 100% de oneindige rijkheid van het fietsen in Vlaanderen.
Het oneindigheidsteken geeft het typische Vlaamse parcours weer: bochtig, hoog en laag, onder en
boven, …
Een oneindige afwisseling die je enkel in Vlaanderen terugvindt. Vlaanderen, dat is het kloppend hart
van het wielrennen!
Met de naam Cycling Vlaanderen wordt vanaf heden naar buiten getreden als communicatief en
commercieel merk.
Het nieuwe logo mag je vanaf nu ook gebruiken.
Nieuw scanprogramma
Vanaf volgend jaar zullen de leden van de Vlaamse Wielerbond ( VWB) en ook van de VBR geen
vergunning meer bezitten. Zij zullen zich laten inscannen door middel van hun identiteitskaart.
Bij Cycling Vlaanderen zullen wij ook in de toekomst blijven gebruik maken van een vergunning.
Om beide systemen te kunnen scannen zullen wij ons een nieuw scanprogramma moeten
aanschaffen.
Dit zal nog wel enkele maanden duren vooraleer dit klaar is.
In afwachting zullen wij enkel het aantal ingeschreven WBV leden kunnen noteren.
1D- en 2D-scanners
Misschien ondervond je al eens problemen bij het inscannen van de vergunning?
De meeste clubs scannen met de goedkopere 1D-scanners. Het grote nadeel is echter dat
wanneer de streepjescode beschadigd je deze moeilijk kan inscannen. Met een 2D-scanner
vergroot je de mogelijkheden..
Daarnaast kan je met dit soort scanners ook ‘beschadigde’ codes nog steeds inlezen. Bovendien,
iets wat momenteel meer en meer voorkomt, kun je ook codes op een scherm inscannen.
Met een 1D scanner lukt het soms, maar met de 2D-scanners is dat geen probleem meer!
Samengevat
1D-scanner - Kan beschadigde codes slecht of niet meer lezen
- Scant alleen codes in groot formaat
2D-scanner- Kan ook beschadigde codes makkelijk uitlezen - Leest ook codes in zeer klein
formaat - Kan ook codes op een scherm inlezen
Vlaamse laureaatschappen
Voor zowel het Vlaams Laureaat Wielertoerisme (55), het Classic Laureaat (17), het VTT
laureaatschap (39) als het VTT marathonlaureaatschap (10) is de belangstelling zeer laag. Er werd
dan ook een voorstel tot stopzetting van al deze laureaatschappen ingediend.
Op het toeristencongres dat eind februari zal plaatsvinden zullen wij het hierover zeker terugkomen.
2
Het Esso laureaatschap en het LM laureaatschap blijven wel nog bestaan.
In de provincie blijven onze laureaatschappen wel nog bestaan… zoals Provinciaal zomerlaureaat,
VTT zomerlaureaat en vtt winterlaureaat.
Strookjes voor dagvergunningen
Vanaf januari zullen de clubs de alfabetische lijsten met dagrijders niet meer hoeven door te mailen
naar Cycling Vlaanderen in Gent.
Zij zullen de strookjes nog wel 1 jaar moeten bijhouden. Dus deze strookjes moeten nog steeds
ingevuld worden door de dagrijders. Het is dus de verantwoordelijkheid van de clubs dat dit allemaal
serieus verloopt.
Het juiste aantal dagrijders moet nog steeds in het scanprogramma worden toegevoegd
De clubs krijgen nog wel hun 75 centjes terug gestort..
Korte terugblik Winterseizoen 2016-2017
Wat betreft de winter van 2016 kunnen we spreken van goed weg en mountainbikeseizoen.
Tot begin november konden wij genieten van prachtig weer.
Het aantal deelnemers is bij de meeste organisaties gestegen.
De cyclotochten worden eindelijk als volwaardig geschouwd door de clubs. Er is dan ook geen
onderscheid meer tussen vtt en cyclo.
Het voorlopig aantal deelnemers van de huidige winter: Wij zitten aan 22.380 deelnemers.
Dat zijn 16.088 mountainbikers en 6292 cyclotoeristen
Flyers.
Het is altijd een promotie voor uw organisatie als er flyers worden gedrukt.
Wij verwachten dat u de sponsors van de PCR ook op uw flyer plaatst.
U mag ook een flyer naar ons doormailen, ( in JPEG) wij plaatsen die dan op onze facebook. Ons
facebook account heet: Wielerbond Recreatief Fietsen.
Opgelet, Cycling Vlaanderen Gent heeft ook een eigen facebook account
Beurtrol
Dan wil ik het nog eens hebben over de vtt beurtrol.
Wij hebben de laatste twee jaar dit herleidt tot 3 roll-up’s en enkele spandoeken met de bak waar de
flyers in liggen.
Nog steeds is het voor veel clubs niet mogelijk om hierin wat ordelijk te zijn.
Voor de zomer 2017 zullen de clubs die materiaal lenen een borg moeten betalen.
Wie de materialen als eerste komt afhalen zal een borg van 100 euro betalen.
Als de volgende organisator de materialen komt afhalen , zal deze, na controle, de borg doorbetalen.
Als er zaken ontbreken moet die natuurlijk de borg niet betalen. De PCR zal dan de ontbrekende
materialen aanrekenen.
KALENDER WINTERSEIZOEN 2017-2018
Op deze kalender staan er 35 VTT organisaties gepland.
Tevens zijn er ook 35 cyclo-tochten genoteerd.
Enkel op de kerst vtt in Astene wordt geen cyclotocht georganiseerd.
We starten in Herzele met Fiets & Mountainbike Happening en eindigen in Aalter waar we met de
slothappening te gast zijn bij WTC Aalter Sportief op zaterdag 17 februari 2018.
De fiets en mountainbike happening is dus het einde van de zomer, en de start van de winter. Verder
blijft alles hetzelfde als de huidige winter.
Iedereen ( vtt & Cyclo) mag deelnemen aan de Oost-Vlaamse WINTER TOURS van Cycling
Vlaanderen.
3
Het inschrijvingsrecht voor deelname aan deze recreatieve veldtoertochten of cyclotochten
bedraagt 3,00 euro, met uitzondering van de VTT Classic der Vlaamse Ardennen te Kluisbergen.
En ondertussen is dit voor iedereen duidelijk: De cyclo-deelnemers betalen ook 3 euro.
De cyclotoeristen en de mountainbikers komen allemaal in aanmerking voor het
winterlaureaatschap en het Enamelaureaatschap. Zij zitten ook in de trommel voor de
naturaprijzen en kunnen eveneens een hoofdprijs winnen.
!! Nogmaals….We verwachten wel van onze organisatoren dat de cyclo-deelnemers een even
goeie bevoorrading ontvangen als onze VTT’ers
De meeste cyclo deelnemers verwachten ook een papieren wegwijzer. Denk daar dus aan.
Trouwens een wegwijzer naar de voorzitter doormailen is nog steeds verplicht. Bij een ongeval
wordt de wegwijzer opgevraagd..
Ook moeten de cyclo toeristen kunnen gebruik maken van de wasgelegenheid en afspuitplaatsen.
M/V OK Logo
Naast de warme drank, frisdrank en de versnapering in de bevoorradingspost (en) vragen wij extra
aandacht voor toiletten aan deze bevoorradingsposten.
U kon bij de aanvraag van uw vtt organisatie aanduiden of u het M/V OK Logo zal aanvragen.
Voorlopig staat dit genoteerd onder het nr 8.
Maar dit logo moet nog eens apart aangevraagd worden bij Mathieu Bruyneel in Gent
Het M/V OK label werd vorig jaar gelanceerd door Cycling Vlaanderen om meer vrouwen te
stimuleren deel te nemen aan wielertochten.
Als organisatie kan je dit label ontvangen als je voldoet aan een aantal voorwaarden:
- Sanitaire voorzieningen op startplaats, bevoorradingsposten en aankomstplaats
-Gescheiden kleedkamers aan de start
-Gescheiden douches in de aankomstzone
-Technische bijstand gedurende het event
Graag stimuleren wij zoveel mogelijk organisaties om te voldoen aan deze voorwaarden en dit
label aan te vragen bij Cycling Vlaanderen.
Het zou fijn zijn dat alle tochten op de winterkalender het label M/V OK dragen! Zonder dat we dat
bvb moeten verplichten in de toekomst.
!! Dus ik herhaal het, enkel op aanvraag kan dit logo verkregen worden.
Mathieu zal ook het logo aanvinken op de website.
Zorg er steeds dat aan de aankomst voldoende tuinslangen ter beschikking zijn om de fietsen te
reinigen, en dat er overal kleedkamers met wasgelegenheid voorzien is.
Bewaakte fietsparking is niet verplicht op een organisatie, maar wij raden dit ter stelligste aan.
Hou deze laagdrempelig en bij voorkeur gratis.
Zorg voor een systeem zodat ze geen 2 x betalen.
LAUREAATSCHAPPEN WINTERSEIZOEN 2017-2018
Het WBV provinciaal winterlaureaatschap omvat 4 onderscheidingen:
20 – 25 – 30 tochten en alles gereden hebben.
Zowel vtt’ers als cyclotoeristen zullen worden opgenomen in de stand voor de Trekcup.
ENAME CUP
Naast het TREK WINTER TOURS laureaatschap bestaat tevens het Ename laureaatschap.
4
Aan dit laureaatschap, zowel voor mountainbikers als voor cyclotoeristen is een herinnering
verbonden geschonken door brouwerij Roman uit Oudenaarde.
ALLERLEI
In de winterperiode kan er iemand van onze PR afgevaardigden aanwezig zijn op uw organisatie.
Houd dus een tafel vrij in de onmiddellijke buurt van een stopcontact.
De WBV afgevaardigde zal zelf contact opnemen wanneer dit moet gebeuren.
Onze provinciale winterkalender van de Oost-Vlaamse TREK mountainbiketours zal terug 5.000
exemplaren gedrukt worden.
De kalender zal tevens geraadpleegd kunnen worden via onze website cyclobike.be.
FIETSBIJSTAND
Goed nieuws voor onze recreatieve leden!
Vanaf 2017 kun je maar liefst 7x gebruikmaken van onze fietsbijstand, en dat ook buiten de
landsgrenzen!
Heb jij wel eens pech gehad onderweg en had je het juiste materiaal niet bij? Of was de schade zo
groot dat je niet meer verder kon? Met de Cycling Vlaanderen fietsbijstand kun je steeds zonder
zorgen op pad!
Voor 2017 bieden we jou twee leuke extraatjes:
 Geniet als individueel lid van 7 interventies per jaar i.p.v. 3. Ook leden met een
familievergunning kunnen 7 keer beroep doen op de Cycling Vlaanderen fietsbijstand.
 Doe je al graag eens een ommetje in Nederland of Luxemburg? Vanaf 2017 wordt je ook
geholpen tot 30km buiten de landsgrenzen (enkel Ned en Lux!)
Cycling.be
Vanaf 2017 zal je het “cycling.be” magazine enkel digitaal kunnen lezen.
Toiletten
We hebben voor onze organisatoren een samenwerkingsovereenkomst gesloten met Toi Toi&Dixi.
Om de algemene kwaliteit op toertochten te verhogen konden we heel interessante huurprijzen
bedingen bij deze aanbieder van mobiele toiletten.
Opgelet : minstens 14 dagen op voorhand bestellen.
Prijzen (exclusief BTW):
Leveringen tot 4 stuks
Dixi B/Toi Fresh
Per toilet
KROS (urinoir/4pers.)
Per urinoir
Toi Cap (rolstoelgebruikers) Per toilet
30,00 EUR/event (excl. BTW)
35,00 EUR/event (excl. BTW)
85,00 EUR/event (excl. BTW)
Alle informatie vind je op de CV website:
http://recreatie.dewielerbond.be/WBVvoorclubs/Clubondersteuning.aspx?Disc=19
Fruit
Wielerbond Vlaanderen heeft voor haar clubs een overeenkomst gesloten met Groep Achiel De
Witte, een groothandelsorganisatie in groenten en fruit, met als bekendste merk hun appelsienen en
clementines van CIBEL.
Clubs die een recreatieve wielertocht organiseren via Wielerbond Vlaanderen, kunnen aan zeer
voordelige prijzen fruit aankopen voor de bevoorrading van hun tocht.
Een bestelling gebeurt via de clublogin.
Alle informatie vind je op de WBV website:
Etixx
5
Er kunnen (voorlopig) nog emmers etixx besteld worden via Mathieu Bruyneel in Gent .
Een emmer weegt 7.5 kg en is goed voor +/-500 deelnemers. U krijgt er ook 500 drinkbekertjes
bij.
Na Nieuwjaar wordt het contract met Etixx wel bekeken…meer dan waarschijnlijk zullen wij
opteren voor een andere dranksponsor. Wij houden jullie op de hoogte.
Een tent kan je gratis huren, enkel dient hiervoor een borg te worden betaald.
Je kan ook een verdeelton huren. Per uitgeleende verdeelton zal 50 euro waarborg gevraagd
worden. Ook bestellen bij Mathieu Bruyneel in Gent
Korte pauze
SAMENSTELLING EN GOEDKEURING KALENDER 2016
Eventuele verschuivingen, wijzigingen of toevoeging van afstanden, formules of startplaatsen
behandelen we nu tijdens het voorlezen en overlopen van het ontwerp van de kalender.
Een winterritje kan gekoppeld worden aan uw vtt organisatie.
In de winterperiode kan maximum één VTT organisatie en één cyclotocht per dag doorgang vinden
in de provincie
Een cyclotocht gekoppeld aan een vtt organisatie krijgt de voorrang.
Een kidstocht is verplicht op elke vtt organisatie.
Variabele data hebben geen voorrang meer op het weekend.
Deze variabele data zijn: 1 januari, 1 november, 11 november, 25 & 26 december.
Voor de volgende winter stelt zich geen probleem, maar in de toekomst zullen wij beide vtt’s toelaten.
De club mogen uiteraard naar een andere datum gaan voor 1 jaar zonder zijn vaste datum te
verliezen.
BVB WTC Maldegem stelde zich nu al kandidaat om de vtt slothappening te organiseren in het jaar
dat zij normaal op 11 november uitkomen. (2018)
En volgende winter zal WTC Walter Godefroot op 28/11 organiseren
De starturen op zaterdag zijn van 8 tot 14.00 u. Vanaf 20 november wordt een half uur later gestart.
Op zondag zijn de starturen van 8 tot 11uur. Vanaf 20 november wordt ook hier een half uur later
gestart.
U krijgt - na vandaag - welgeteld 3 dagen om eventuele wijzigingen door te mailen.
Waarom is dat ?
Dat is omdat begin februari de kalender zal opgestuurd worden naar alle leden. Daarin zal niet alleen
de zomerkalender 2017 staan maar ook de winterkalender die daar op volgt.
Op de website kunnen wij altijd onvoorziene wijzigen aanduiden, maar het zal dan in de gedrukte
kalender verkeerd staan.
Heeft iedereen het lastenboek gelezen?
Is iedereen akkoord met de richtlijnen in het lastenboek?
Dan wordt er ook verwacht dat men zich aan de richtlijnen houd.
Mocht er iemand merken dat de info onderaan de kalender niet klopt, dan mag hij dit direct
melden…..
Voorzieningen:
1 = sporthal / 2 = parking / 3 = douches = H+D / 3H = douches heren / 3D = douches dames / 4
= emmer water / 5 = cyclotocht / 6 = aandenken / 7 = snack / 8 = M/V ok Logo / 9 =
Enamecup
6
Moeilijkheidsgraad:
A = vlak parcours / B = licht heuvelend / C = matig heuvelend / D = zwaar heuvelend
KALENDER WORDT VOORGELEZEN
Afhandeling en definitieve goedkeuring van de kalender.
Tegen 20 december 2016 wordt de definitief goedgekeurde kalender dan overgemaakt aan de
Wielerbond te Gent, daarna wordt de kalender doorgestuurd naar de MTB gids 2017. (Go biking)
Houd daar dus rekening mee.
De kalender werd door Chris opgemaakt en Johan heeft deze al op de server van Cycling
Vlaanderen gezet. Enkel de wijzigingen van vandaag moeten nog aangepast worden.
Kijk deze gegevens dus zeker na voor 20 december.
De gegevens voor de zomerkalender moesten jullie al gecontroleerd hebben ….
Achteraf dus niet komen reclameren als er iets niet correct staat op de website.
Het zal ook de laatste keer zijn dat wij dit doen. De volgende keer zullen de clubs hun
organisaties moeten ingeven op de website, net zoals de zomerkalender.
Wij zullen wel nog een voorontwerp doormailen, net zoals wij dat nu deden.
Of er nog een kalendervergadering komt moeten wij nog bekijken. Dat zou dan een
kalendervergadering voor de zomer en de winter bij elkaar zijn.
Zeer belangrijk:
Via de VTT-applicatie van de provincie Oost-Vlaanderen moeten alle vtt’s van de volgende
winterperiode ingevoerd worden voor 15 april 2017. Wie dit niet doet krijgt geen machtiging en
riskeert ook niet te worden opgenomen in onze winterkalender.
Een paar clubs deden dit nu al.
De PCR wenst u verder nog een zalig kerstfeest een prettig jaareinde en nog een goede
thuiskomst.