Transcript Equipo 3 – Planeación y control del proyecto

Administración Exitosa de Proyectos
PLANEACION Y CONTROL DEL PROYECTO
INTEGRANTES:
CAMACHO DE LA PAZ GUILLERMO
JOCELYN GONZALEZ VAZQUEZ
SILVIA MARIA OLAVE GUILLEN
ROCIO M. MORA ARGUELLO
MARISOL ALVARADO
JOSE LUIS ARRIAGA RODRIGUEZ
Materia: Desarrollo de Proyectos Tecnológicos
Profesor: Dr. Ángel Luis Rocha Aceves
Planeación
Planeación:
Plan:
Disposición sistemática de tareas para el logro de un Objetivo
Establece lo que se necesita hacer y como se debe hacer.
Como ir desde donde uno se encuentra hasta donde se quiere estar
Pasos Para Realización del Plan:
Objetivo
Desarrollar un EDT
Desarrollar un Diagrama de Red
Utilizar una Metodología de Admón.. Del Proyecto
Objetivo del Proyecto

Definición del Objetivo del Proyecto.

Es el Resultado Esperado o el producto Final.

Tiene q ser alcanzable , específico, medible y claro.


El logro del objetivo debe ser reconocible tanto para el
cliente como por el contratista.
Se define en términos de alcance, programas y costo.
Estructura de División del Trabajo (EDT )


Divide un proyecto en piezas o partidas manejables
Es un árbol jerárquico de partidas de trabajo.
Criterios para determinar el nivel:
 Nivel 1= nivel en el cual a una persona individual o una
organización se le puede asignar la responsabilidad de
realizar el paquete de trabajo.

Nivel 2= el nivel al cuál usted desea controlar el
presupuesto, supervisar y recopilar información de costos
durante el proyecto.
Ejemplo EDT
Festival
Memo
Festival
Nivel 0
Memo
Nivel 1
v
Festival
Memo
Memo
v
Nivel 3
Festival
Festival
Festival
Memo
Memo
Memo
Festival
v
Memo
v
Nivel 2
Festival
v
Festival
Memo
v
v
v
v
v
v
v
vv
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
Matriz de responsabilidades


Método utilizado para mostrar, en un formato
tabular, las personas que tienen la responsabilidad
de realizar las partidas de trabajo en una EDT.
Herramienta útil porque muestra el papel de cada
persona en respaldar el proyecto global
Matriz de responsabilidades del
proyecto del festival

1.
2.
3.
4.
5.
6.
Definición de
actividades
Diseñar los puestos
Especificar los
materiales
Comprar los
materiales
Construir los puestos
Pintar los puestos
Desmontar los puestos
X=
responsabilidad
de cada partida
P=
responsabilidad
principal
S=
responsabilidad
de respaldo para
una partida de
trabajo
espécifico
Lynn
S
P
P
P
S S
S
Neil
Keith
Joe
Jim
Jeft
Jack
S
Damian
Bill
S
Chris
Betch
Partida EDT Partida de trabajo
Festival
1
Publicidad
1.1
Anuncios en los periódicos
1.2
Carteles
1.3
Boletos
2
Relación de voluntarios
3
Juegos
3.1
Puestos
3.2
Juegos
3.3
Premios
Andrea
Matriz de responsabilidades del
proyecto del festival
P
P
S
P
S
S
S
S
S
P
S
P
S
P
S
S
P
S
Desarrollo de la Red del Plan

La planeación en redes
es una técnica útil para
la planeación,
programación y el
control de proyectos,
que consiste en muchas
actividades
interrelacionadas.
Técnicas de planeación en redes
Técnica de evaluación y revisión de
programas (PERT)
Método de la ruta crítica (MRC ö CPM)
Método de diagramas de precedencias
(MDP)
La técnica de evaluación y revisión gráfica
(TERG)
Gráfica de Gantt ó gráfica de barras
Gráfica de Gantt




Herramienta de planeación y programación de manera
simultanea
Puntos importantes
La persona que dibuja las líneas o barras tiene que estar
consciente de las interrelaciones en las actividades, es decir
cuales se tienen que terminar antes que se puedan iniciar
otras y cuales pueden realizar en forma concurrente.
La gráfica de Gantt no muestra visualmente las
interrelaciones, existen programas de computación para
administración de proyectos se pueden producir mostrando
interdependencias al utilizar flechas de conexión.
Principios de la Red



Hay principios básicos para comprender y seguir al
preparar y dibujar un diagrama de red.
Existen diferentes formatos para dibujar el
diagrama.
Un formato es la actividad en el cuadro (AEC),
conocido también como actividad en el nodo (AEN),
y otro formato más es la actividad en la flecha
(AEF).
Gráfica Gantt para el proyecto del estudio de mercado de consumidores
Actividad
Persona Responsable 0 10
Identificar a los consumidores seleccionados como meta
Desarrollar el borrador del cuestionario
Cuestionario para prueba piloto
Susan
Susan
Susan
Imprimir cuestionario
Preparar etiquetas para el envio por correo
Enviar cuestionario y obtener respuestas
Desarrollar el programa de computación para comprobar datos
Steve
Steve
Andy
Susan
Programa de computación para pruebas
Capturar los datos de las respuestas
Analizar resultados
Preparar informe
Andy
Jim
Jim
Jim
20
30
40
50
60
70
80
90
100
110
120
130 140
ACTIVIDAD EN EL CUADRO (AEC)

En el formato cada actividad está representada por un cuadro en
el diagrama de red y la descripción de cada una se escribe dentro
del cuadro.
OBTENER
VOLUNTARIOS


Las actividades requieren de tiempo y con frecuencia su descripción
se inicia con un verbo.
Cada una está representada por un cuadro y sólo por uno.
Además, a cada cuadro se le asigna un número de actividad único.
ACTIVIDAD EN EL CUADRO (AEC)


Las actividades tienen una relación de precedencia y están
vinculadas a través de flechas que muestran la dirección de la
procedencia.
Ciertas actividades, se tienen que realizar en un orden
escalonado, como por ejemplo; solo después de que se haya
terminado de “Lavar automóvil”, se puede iniciar “Secar
automóvil”
Lavar
automóvil
Secar
automóvil
ACTIVIDAD EN EL CUADRO (AEC)

Algunas actividades se pueden realizar concurrentemente. Por
ejemplo, como se muestra a continuación, “Obtener voluntarios”
y “Comprar materiales” se pueden realizar al mismo tiempo,
una vez concluidas, se puede iniciar “Construir el puesto”
Obtener
voluntarios
Obtener
voluntarios
Construir
el puesto
Comprar
materiales
Pintar
el puesto
Comprar
materiales
ACTIVIDAD EN LA FLECHA (AEF)






En este formato la actividad está representada por una
flecha en el diagrama de red.
La descripción de la actividad va encima de la flecha.
Las actividades están vinculadas por círculos llamados
eventos.
Un evento es el fin de las actividades que entran al mismo y
el inicio de las que salen de él.
A cada evento se le asigna un número único.
Se tienen que terminar todas las actividades que entran en un
evento (círculo) antes de poder iniciar cualquier otra actividad
dependiendo de ese evento.
ACTIVIDAD EN LA FLECHA (AEF)

Como por ejemplo, las actividades “Obtener voluntarios” y
“Comprar materiales” se pueden hacer concurrentemente, pero
solo cuando ambas se han terminado, se puede iniciar la
actividad “Construir el puesto”
6
Obtener voluntarios
Construir
el puesto
8
7
Desarmar
el puesto
Comprar materiales
Pintar el
puesto
9
11
10
Limpiar
12
ACTIVIDADES FICTICIAS

Es una actividad especial con tiempo cero y representada por una
flecha discontinua en el diagrama de red. Ëstas se usan sólo con el
formato de actividad en la flecha y son necesarias por dos
razones:



Para ayudar en la identificación única de actividades.
Para mostrar ciertas relaciones de precedencia, que de lo contrario no se
podrían presentar.
En el dibujo del diagrama de red de actividad, hay dos reglas
básica, con relación a la identificación única de actividades:


Cada evento en el diagrama, debe tener un número de evento único.
Cada actividad necesita tener una combinación única de números de
eventos precedentes y sucesores.
ACTIVIDADES FICTICIAS

Ambas actividades A y B que se presentan a continuación, tienen la
combinación de números de eventos predecesor-sucesor 1-2. Esto
no se permite en un diagrama de red AEF, porque, si alguien se
refiriera a la actividad 1-2, no sería posible conocer si se trata de
la actividad A o de la B.
A
1
2
B
ACTIVIDADES






La inserción de una actividad ficticia, tal como se muestra abajo, permite que
las actividades A y B tengan combinaciones únicas de números de eventos predecesorsucesor. En a) a la actividad A se le conoce como 1-3 y a la actividad B
como 1-2. En forma similar, en b) a la actividad A se le conoce como 1-2 y a la
actividad B como 1-3. Ambos enfoques son formas aceptables de hacer frente a
esta situación.
A
1
B
(a)
2
1
A
2
B
3
(b)
3
LAZOS




A continuación, presentada en formatos AEC y AEF, se muestra una relación
ilógica entre actividades conocidas como un lazo . Al preparar un diagrama
de red
no se permite dibujar actividades en un lazo porque representa una ruta de
actividades
que se repiten a perpetuidad.
A
1
B
2
A
1
2
B
C
C
3
3
(b)
ESCALONAMIENTO






Algunos proyectos tienen un grupo de actividades que se repiten varias veces.
Por ejemplo, obsérvese un proyecto que incluye pintar tres habitaciones. Para
pintar cada habitación se requiere 1) preparar la habitación que se va a pintar,
2) pintar el techo y las paredes y 3) pintar los bordes. Supóngase que se dispone
de tres expertos -uno para la preparación, otro para pintar los techos y las
paredes y otro para el retoque final.
Actividades que se realizan en forma consecutiva
a) Formato de actividad en el cuadro
Preparar habitación 1
Pintar habitación 2
Decorar habitación 3
b) Formato de actividad en la flecha
1
Preparar habitación 1
2
Pintar habitación 2
3
Decorar habitación 3
Diagrama de Red para un proyecto de manera detallada
Se deben tomar en cuenta las siguientes pautas:
1.
2.
3.
4.
Si se ha preparado para el proyecto una estructura de división del
trabajo e identificar las actividades para cada paquete.
Dibujar una red a nivel de resumen y después ampliarla de forma
detallada
El nivel del detalle quizá quede determinado por cierta interfases obvias
puntos de transferencia
Las actividades no deben ser más largas en duración estimada que los
intervalos de tiempo en los cuales el progreso real del proyecto se
revisara y comprara con el planeado.
Estructura del programa de trabajo para el proyecto de un estudio de
mercado de consumidores
Estudio del mercado
de consumidores
________________
JIM
2.0
1.0
Informe
Cuestionario
____________
Susan
___________________
JIM
1.2
2.1
2.2
1.1
Diseño
Respuestas
Programas de
Computación
Informe
Susan
Steve
Andy
Jim
Identificar a
consumidores
Desarrollar el
borrador del
cuestionario
Imprimir cuestionario
Preparar las etiquetas
Desarrollar programas
de computación
Probar programas de
computación
Capturar los datos de
la respuesta
Preparar informa
Diagrama de red para el proyecto de un estudio de mercado de
consumidores
Preparar las
etiquetas para el
envió por correo
Identificar a los
consumidores
1
Susan
Elaborar el
borrador del
cuestionario
2
Susan
Revisar los
comentarios y
terminar el
cuestionario
3
4
Steve
Susan
Imprimir el
cuestionario
5
Steve
Desarrollar
programas de
computación para
análisis de datos
6
Andy
Planeación para el Desarrollo de un
Sistema de Información

Un sistema de información (SI) es un sistema basado en computadoras
que acepta datos como entrada, procesa los datos y produce
información útil para los usuarios. Los mas de información incluyen
sistemas computarizados de entrada de pedidos. máquinas de cajeros
automáticos y sistemas de facturación, nóminas e inventarios.
Ciclo de vida para desarrollo de
sistemas (CVDS)
Puesta en marcha
del sistema
Prueba del sistema
Desarrollo
del sistema
Definición del
problema
Análisis del sistema
Diseño del
sistema
PROGRAMAS DE COMPUTACIÓN PARA LA
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
La mayor parte de los
programas de computación para
la administración de proyectos,
tienen la capacidad de
proporcionar gráficas de Gantt
que muestren las
interdependencias entre las
tareas al relacionar las tareas y
sus predecesores mediante
líneas con puntas de flechas.
PROGRAMACIÓN



DURACIÓN ESTIMADA DE CADA ACTIVIDAD
Esta duración estimada tiene que ser el tiempo total transcurrido -el tiempo
para que se haga el trabajo más cualquier tiempo de espera relacionado.
Este estimado se tiene que basar en la cantidad de recursos que se espera
utilizar. El cálculo debe ser agresivo, pero realista. No debe incluir tiempo
para cosas que posiblemente salgan mal. Tampoco debe ser
optimistamente corto.
TIEMPOS DE INICIO Y TERMINACIÓN
DEL PROYECTO

Para establecer una base sobre la
que se pueda calcular un programa
usando la duración estimada para
las actividades, es necesario
seleccionar un tiempo de inicio
estimado y un tiempo de terminación
requerido para el proyecto global.
Estos dos tiempos (o fechas) definen
la ventana o el espacio total de
tiempo en el la que se tiene que
completar que se tiene que
completar el proyecto.
CÁLCULOS DEL PROGRAMA

Es una tabla de tiempos para cada actividad y que
muestre:
 Los
tiempos (o fechas) más tempranos en que se puede
iniciar y terminar cada actividad, sobre la base del
tiempo (o fecha) de inicio estimado del proyecto
 Los tiempos (fechas) más tardíos en que se tiene que
iniciar cada actividad con el fin de completar el
proyecto en el tiempo (fecha) terminación requerido
Tiempos tempranos

Tiempos de inicio y terminación más tempranos
El tiempo de inicio más temprano (ES, por sus siglas en
ingles, Earliest Start Time) es lo más pronto en que se puede
iniciar una actividad en particular, y calculada sobre la
base del tiempo de inicio estimado del proyecto y de las
duraciones estimadas para las actividades precedentes.
 El tiempo de terminación más temprano (EF, por sus siglas
en ingles, Earliest Finish Time) es lo más pronto en que se
puede terminar una actividad en particular, y calcula
sumando la duración estimada de la actividad al tiempo de
inicio más temprano de la misma:

Tiempos tardíos

Tiempos de inicio y terminación más tardíos
El tiempo de terminación- más tardío (LF) es lo más tarde
que se puede completar una actividad en particular para
que todo el proyecto se concluya en la fecha acordada, y
se calcula sobre la base del tiempo de terminación
requerido del proyecto y la duración estimada para
actividades sucesivas.
 El tiempo de inicio mas tardío (LS)es la fecha más tardía
en que se puede iniciar una actividad en particular para
que todo el proyecto se complete en su fecha de
terminación requerida y se calcula el estando la duración
estimada de la actividad del tiempo de terminación mas
tardío.

Holguras


Total. La holgura total para una ruta de actividades
en particular es común a las algunas actividades
otras tareas y es compartida entre todas ellas en
esa ruta.
Libre. Ésta es la cantidad de tiempo que se puede
demorar una actividad en particular, sin retrasar el
tiempo de inicio más temprano de sus actividades
sucesoras inmediatas.
Ruta critica

No se puede terminar un proyecto hasta que se
finaliza la ruta de actividades más larga (la que
solicita más tiempo). A este trayecto más largo en el
diagrama de red global se le denomina ruta
crítica.
PROGRAMACIÓN PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS
DE INFORMACIÓN
Con frecuencia aunque se realice una
programación, gran porcentaje de los proyectos
de SI se terminan mucho más tarde de lo que se
prometió originalmente, o nunca llegan a su fin.
Uno de los factores más importantes en la
programación efectiva es llegar a duraciones
estimadas de las actividades que sean tan
realistas como resulte posible.
Problemas comunes que con frecuencia llevan a los proyectos
de desarrollo de SI más allá de sus tiempos de terminación
requeridos
•
Falla en identificar todos los requisitos del usuario.
•
Falla en identificar apropiadamente los requisitos del usuario.
•
Crecimiento continuo del alcance del proyecto.
• Subestimar las curvas de aprendizaje para nuevos paquetes de programas de
computación.
•
Equipos de computación incompatibles.
•
Fallas en el diseño lógico.
•
Selección deficiente de los programas de computación.
•
Falla en seleccionar la mejor estrategia de diseño.
•
Problemas de incompatibilidad de datos.
•
Fallas en realizar todas las fases del programa.
Ej de Sistema Información: ABC Office Designs
ABC decidió crear un SI con duración de 50
semanas.
El gerente de sistemas identificó las principales
tareas que era necesario llevar a cabo y desarrolló
la estructura de división del trabajo, la matriz de
responsabilidades y el diagrama de red.
Proyecto del sistema de informes de ventas
Actividad
Predecesores
inmediatos
estimada (semanas)
Ej de
Sistema Información:
ABC
OfficeDuración
Designs
1.
2.
3.
Recopilar información
Estudiar Factibilidad
Preparar informe de definición del
problema
------1,2
3
4
1
4. Entrevistar a los usuarios
5. Estudiar el sistema existente
6. Definir requisitos del usuario
7. Preparar informe del análisis del sistema.
3
3
4
5,6
6
8
5
1
8.Entradas y salidas
9. Procesamiento y base de datos
10. Evaluación
11. Preparar informe del diseño del sistema
7
7
8,9
10
8
10
2
2
12. Desarrollar programas de computación
13. Desarrollar equipos de computación
14. Desarrollar red
15. Preparar informe del desarrollo del
sistema
11
15
11
11
12,13,14
10
6
2
16.Probar los programas de computación
17.Probar los equipos de computación
18.Probar red
19.Preparar informe de pruebas
15
15
15
16,17,18
6
4
4
1
19
19
20,21
4
2
1
20.Capacitación
21.Conversión del sistema
22.Preparar informe de puesta en practica
Ej de Sistema Información: ABC Office Designs
Se calcularon los tiempos de inicio mas tempranos
(ES), de terminación mas temprana (EF), para cada
actividad, así como la fecha mas tardía de inicio
(LS) y la fecha mas tardía de finalización (LF).
Además de la holgura.
Programas de Computación para la administración de
proyectos.
Casi todos los paquetes de programas de
computación para la administración de
proyectos permiten realizar las funciones de
programación de lo que se ha mencionado
anteriormente.
Conclusión
Después de que se realice un plan para un
proyecto, se debe desarrollar un programa, en
el cual se debe estimar cuánto durará cada
actividad, desde el momento en que inicia
hasta que termina.