Transcript Verslag ALV juni 2016 - Huurdersvereniging Salland

Notulen algemene ledenvergadering van Huurdersvereniging Salland
D.D 29 juni 2016
Aanwezig: volledig bestuur HVS, Tom van der Holst -beleidsmedewerker en Leden HVS
* 1
-
-
* 2
Opening:
Voorzitter Rinus van Houte opent de vergadering met een woord van welkom.
Het eerste half jaar was druk en hectisch voor het nieuwe bestuur, er was heel veel te
regelen en er was vooral puin te ruimen mbt de ledenadministratie wat niet op orde was.
Dit leidde tot o.m afscheid nemen van dhr. Van de Berg, door zijn toedoen werd het bestuur
geconfronteerd met onterechte aanmaningen aan leden over contributies en een verkeerd
telefoonnummer waardoor een mv. in Raalte allerlei boze telefoontjes kreeg.
Met de ondersteuning van beleidsmedewerker Tom van der Holst is inmiddels de
ledenadministratie op orde.
Vaststellen agenda:
- Verslag kascommissie vervalt omdat er eerst nieuwe leden voor de commissie gezocht worden.
Dhr. Winterlink en dhr. v/d Berg willen samen met Dhr. De Roos de kascommissie vormen als de
leden hiermee akkoord kunnen gaan. Dit wordt algemeen aangenomen.
* 3
-
-
Mededelingen:
Salland Wonen heeft een financiele handreiking gedaan naar HVS om het tekort gedeeltelijk
recht te trekken. 5000 euro als schenking en 5000 euro als renteloze lening. Dit om te
voorkomen dat HVS in liquiditeitsproblemen komt.
Nog steeds komen halverwege 2016 rekeningen binnen van het jaar 2015.
Jaarverslag 2015 is niet klaar
Financieel jaarverslag 2015 wordt in deze vergadering door Tom toegelicht.
De kascommissie gaat in de 2e ledenvergadering van 2016 het financieel jaarverslag
goedkeuren.

4 Verslag van de vergadering van 24 november 2015:
-
Het concept wordt per pagina doorgenomen. Er zijn geen op /aanmerkingen en het verslag
wordt vastgesteld. Met dank aan dhr. Ooms voor het notuleren.

5 Jaarverslag 2015:
-
Tijdens de ledenvergadering november 2015 werd het nieuwe bestuur ingesteld en deze kon
meteen flink aan de slag. Het bestuur ontkomt er niet aan om enkele zaken toe te lichten en
waar men mee geconfronteerd werd. Unaniem is het bestuur van mening dat men afgezien
had van deze functie als het lijk eerder uit de kast was gekomen.
Er waren uitgaven gedaan die niet begroot waren.
-
-
-
-
-
-
-
-
De financiele positie van HVS is matig tot dramatisch. Salland Wonen heeft groot deel
opgelost door financiele ondersteuning.
Volgens de nu op orde zijnde ledenadministratie heeft HVS 2130 leden. Helaas is de opkomst
voor deze vergadering erg klein – helaas maar 8 personen. Reden! Geen nieuwsbrief -alleen
via de stentor, nieuwsblad van Salland en de website. Het lijkt erop dat men niet alle leden
op deze manier bereikt. Voorstel: via de email – van een groot deel van de leden is een
emailadres bekend in de administratie en daarnaast misschien een uitnodiging naar de leden
zonder email [dat zullen veel ouderen zijn] of toch weer helemaal terug naar de nieuwsbrief.
In elk geval lijkt erop dat de uitnodiging op deze wijze voor deze vergadering niet gewerkt
heeft. HVS is een grote vereniging en het is jammer dat de leden zich niet betrokken voelen.
Hierin ligt nog een behoorlijke slag te doen - ook om mensen te krijgen vanuit de leden voor
ondersteuning en graag extra bestuursleden om HVS goed te laten draaien
De lijst van vrijwilligers die eventueel nieuwsbrieven wil bezorgen moet actueel gemaakt
worden. Bij de vorige bezorgronde zijn een aantal mensen niet benaderd terwijl men wel
bereid is.
De contributie inning heeft niet goed gewerkt, er werden onterechte aanmaningen gestuurd
waardoor er excuusbrieven moesten worden verstuurd. Dit bracht extra kosten met zich
mee.
Dhr. Van de Berg had nog een bedrag tegoed voor verleende diensten, omdat HVS schade
heeft ondervonden van zijn doen en laten is men -met wederzijds akkoord- met gesloten
beurs uit elkaar gegaan.
Het kantoor van HVS is verhuisd van de Marktstraat naar het gebouw van Salland Wonen.
Salland Wonen kwam met dit voorstel en na ook naar andere mogelijkheden te hebben
gekeken heeft het bestuur van HVS het voorstel aanvaard en heeft de verhuizing in maart
plaats gevonden. Er is een eigen kantoor en ruimte voor vergaderingen en archief in de
kelder. Er kan gebruik gemaakt worden van de faciliteiten zoals printer, de keuken etc. De
huur is laag en het bestuur is erg tevreden met de nieuwe werkplek.
Er wordt nog gewerkt aan herkenbaarheid aan de buitenkant zodat de huurders gemakkelijk
naar binnen kunnen lopen. Leden weten de weg al wel te vinden naar het nieuwe kantoor is
de ervaring van bestuur en Tom van der Holst.
Inmiddels zijn er diverse overleggen geweest met Salland Wonen, de politiek, gemeentes en
Hoog. Ook waren er persmomenten om zichtbaar te blijven als HVS met een nieuw bestuur.
De Website is vernieuwd en er is een nieuw emailadres.
-
Vraag: wat is er inhoudelijk besproken met Hoog. Antwoord: Detachering van Tom van der
Holst loopt eind 2016 af, voorstel naar Hoog om de uren van Tom te verminderen en
daardoor de kosten te verlagen. Hier is niet positief op gereageerd, het contract kan niet
opengebroken. Na 2016 zal HVS kennis moeten inhuren dit brengt ook kosten met zich mee
HVS zal dit moeten afwegen. Tot eind 2016 blijft HVS gebruik maken van de kennis en
ervaring van Tom.

6 Financieel jaarverslag 2015
-
Tom van der Holst licht verslag toe per pagina.
-
Enkele vragen van de leden:
-
-
Wat houdt post facturen overige kosten 2015 in. - Dat zijn kosten gemaakt in 2015 waarvoor
de rekening in 2106 is binnen gekomen.
Er is 12.000 euro meer uitgegeven dan er begroot is.- Dit grote verschil zit in de kosten van
de accountant , juridische kosten en ingehuurde expertise in 2015 door het toenmalig
bestuur.
Er is 5000 euro meer aan opbrengsten dan begroot. – Dit is het bedrag dat SW als gift heeft
toegekend.
Er staat voor scholing bestuur 0 euro begroot, terwijl er een nieuw bestuur is. – SW stelt een
bedrag beschikbaar om bestuursleden te scholen wanneer dit nodig.
Waarom staat de renteloze lening van SW niet op de balans. – dit komt in 2016 op de
jaarrekening.

7 Verslag kascommissie:
Voorstel is om het verslag van de kascommissie in de ledenvergadering van november 2016
te laten vaststellen. De kascommissie heeft te laat het financieel verslag ontvangen, is nog
niet compleet en door de a.s vakantieperiode is er niet de mogelijkheid om op korte termijn
deze klus te doen. - Leden en bestuur zijn hiermee akkoord.

-
8 Samenstelling kascommissie:
Zie onder punt 2

9 Bestuurssamenstelling:
In november gaat dhr. Ordelman afscheid nemen van HVS. Bestuur doet een oproep naar
leden om zich te melden voor een bestuursfunctie en vooral de noodzaak van een
penningmeester voor HVS wordt benadrukt door bestuur en de kascommissie.

-
10 Rondvraag:
Voorstel om toch te besluiten tot een persoonlijke uitnodiging of nieuwsbrief naar de leden
bij een volgende ledenvergadering. De opkomst is zeer matig – de advertentie in de stentor
en weekblad wordt schijnbaar toch door velen over het hoofd gezien.
Het rondbrengen van een nieuwsbrief is een grote klus en de lijst van mensen die willen
lopen is niet up to date. Bestuur gaat hierin actie ondernemen.
Moet de contributie niet verhoogd. -dit wordt tijdens de ledenvergadering in november
voorgelegd aan de leden. De reservepot moet aangevuld door onder meer
contributieverhoging.
Is het een idee om mensen persoonlijk te benaderen voor een bestuursfunctie?
Is de contributie voor 2016 door alle leden inmiddels betaald. – Door 200 leden nog niet, hier
wordt intussen aan gewerkt.
Opmerking van dhr. Ooms. In de laatste nieuwsbrief waarin het nieuwe bestuur werd
voorgesteld stond een stukje over het oude bestuur. Dhr. Ooms vindt dit niet erg chic, een
trap na naar een persoon die zich jaren met alle bezieling heeft ingezet voor HVS.
-
-

-
h
11 Sluiting:
Iedereen wordt bedankt voor de komst en deelname aan de vergadering.