AVVISO PUBBLICO PER LA SELEZIONE DI ESPERTI IN ASSISTENZA TECNICA AL PROGRAMMA IPA ADRIATIC CBC 2007-2013 Allegato A COMPITI E FUNZIONI DELLE FIGURE PROFESSIONALI OGGETTO DELL’AVVISO

COMMUNICATION OFFICER

a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) Sviluppare, aggiornare, implementare e valutare la strategia e il Piano di comunicazione di IPA ADRIATIC CBC 2007-2013 d’intesa con gli attori interessati del Programma (organismi transnazionali, paesi partecipanti, progetti, Commissione europea, altri Programmi di cooperazione, INTERACT, ecc.); Garantire la visibilità del Programma IPA Adriatic CBC rispetto ai diversi gruppi con un approccio mirato e tematico; Raccogliere, organizzare, editare e divulgare in maniera efficiente le informazioni sul Programma, le relative tematiche e progetti; Partecipare attivamente alla rete dei Communication Officer dei Programmi CTE; Sviluppare strumenti di comunicazione del Programma; Comunicazione e coordinamento con gli sviluppatori web e software; Sviluppo e realizzazione degli strumenti multimediali e/o pubblicazioni; Coordinare e contribuire alla produzione delle pubblicazioni del Programma (online e in cartaceo), incluse tutte le fasi, dal concepimento alla raccolta dei dati e delle informazioni, alla redazione, edizione e illustrazione; Supportare i beneficiari nelle loro attività di divulgazione delle informazioni sui Progetti; Divulgare tutte le informazioni che riguardano gli eventi del Programma e dell’Autorità di Gestione; Promuovere e rappresentare il Programma e i suoi progetti agli eventi esterni nei vari Paesi; Supportare il Coordinatore del JTS nelle procedure amministrative che riguardano la questione della comunicazione; Partecipare al Comitato di Monitoraggio (incontri di progetto interni, conferenze esterne, ecc.).

PROGRAMME FINANCE MANAGER (SENIOR)

a) b) c) d) e) Implementare ed aggiornare la modulistica per la presentazione dei rendiconti finanziari; Redigere i documenti di attuazione e verifica per la Commissione Europea del programma con particolare riferimento alla parte finanziaria; Redigere documenti di attestazione e verifica del Programma con particolare riferimento alla parte finanziaria; Monitorare gli impegni e i pagamenti dei fondi comunitari a livello di Programma al fine di verificare i rapporti di avanzamento finanziario e procedurale, individuando eventuali scostamenti rispetto al crono programma o al contenuto delle attività e proponendo le possibili soluzioni ai Project Partners; Predisporre i documenti necessari per le decisioni del Comitato Congiunto di Controllo in merito a richieste straordinarie concernenti variazioni di contributo, rimodulazioni sostanziali del budget, ecc;

f) g) h) i) j) k) l) m) n) o) p) q) Alimentare ed aggiornare il sistema di gestione/monitoraggio finanziario del programma attraverso la elaborazione dei dati economici finanziari utili al Monitoraggio per il relativo inserimento; Analisi statistiche quantitative e qualitative sugli indicatori, relativamente agli avanzamenti finanziari dei progetti da sottoporre agli attori del Programma ; Supportare i Lead Partners e i Beneficiari dei Progetti anche con l’Unità “Contact Point and Project management” sulle questioni finanziarie riferite ai dati sull’avanzamento per l’allineamento e la rimodulazione del budget; Supportare l’AdG nella redazione degli atti amministrativi inerenti questioni finanziarie e programmazione ed in generale per il conseguimento di una corretta gestione finanziaria; Supportare l’AdC nella redazione delle domande di rimborso alla Commissione Europea provvedendo alla istruttoria ed alla trasmissione di tutte le informazioni necessarie in merito alle procedure e verifiche effettuate sulle spese ai fini della loro certificazione; Supportare l’AdA in ordine alla regolare istruttoria dei documenti amministrativi e contabili al fine di elaborare i report di avanzamento finanziario e procedurale; Supportare gli FLCO per la validazione delle spese rendicontate attraverso la verifica di tutte le operazioni poste in essere e rispetto alle quali i beneficiari italiani hanno prodotto la dichiarazione di spesa; Istruire, ai fini della validazione, tutte le certificazioni delle spese rendicontate dai beneficiari; Verificare la correttezza formale delle dichiarazioni di spesa convalidate e redazione delle dichiarazioni di spesa da trasmettere all’AdC; Definire le procedure interne per la verifica dei rapporti di avanzamento finanziario e procedurale; Verificare le procedure finanziarie, monitorare e riportare a l’AdG i residui dei progetti; Predisporre il piano finanziario di assistenza tecnica da sottoporre a l’AdG e ai Paesi partecipanti al Programma rappresentati nel Comitato Congiunto di Controllo.

PROJECT FINANCIAL MANAGER AND MONITORING (JUNIOR)

a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) l) k) Valutazione finanziaria delle proposte progettuali secondo i criteri stabiliti dal Regolamento Finanziario IPA adottato dalla Commissione Europea; Supporto al Segretariato Tecnico Congiunto relativamente alle rimodulazioni finanziarie dei progetti approvati nei casi in cui le condizioni progettuali esterne si modifichino, nonché alla rendicontazione dei progetti finanziati; Preistruttoria delle proposte progettuali presentate dagli Enti dei territori beneficiari del Programma dando indicazioni in ordine ai criteri stabiliti dal regolamento Finanziario IPA adottato dalla Commissione Europea; Supporto alle Assistenze Tecniche Regionali nella fase di verifica della corretta applicazione dei criteri finanziari stabiliti dal Regolamento Finanziario adottato dalla Commissione nell’ambito dei progetti selezionati dal Comitato Congiunto di Controllo; Verifica dei rapporti di avanzamento finanziario dei progetti selezionati ed individuazione delle criticità e delle relative azioni correttive; Aggiornamento del sistema di gestione/monitoraggio del Programma al fine di garantire il monitoraggio finanziario dei progetti del Programma IPA Adriatic; Supporto e consulenza, in raccordo con i Project Manager, ai beneficiari principali in merito alle procedure di affidamento dei lavori, fornitura e servizi, eleggibilità delle spese e rendicontazione finanziaria; Verifica dei rapporti finanziari inviati dai beneficiari rispetto al regolamento Finanziario IPA emanato dalla Commissione; Definizione delle procedure interne per la verifica dei rapporti di avanzamento finanziario e procedurale; Verifica dei rapporti di avanzamento procedurale inviati dai beneficiari rispetto al Regolamento Finanziario IPA emanato dalla Commissione; Supportare i beneficiari principali anche al fin di verificare l’eventuale disallineamento sotto il profilo finanziario rispetto a quanto previsto, nonché proporre l’eventuale rimodulazione del budget o altre soluzioni che si rendessero necessarie; Organizzazione e partecipazione, in qualità di Manager Finanziario Junior del Programma, ai seminari

organizzarti dai beneficiari principali riguardanti questioni legali e finanziarie.

M.I.S. MANAGER AND DEVELOPER (JUNIOR)

a) b) c) d) e) Pianificare, monitorare e valutare le operazioni del Sistema informativo e gestionale del Programma M.I.S. per il monitoraggio procedurale e la rendicontazione finanziaria dei progetti IPA Adriatico; Sviluppare e attuare le procedure per l'elaborazione elettronica dei dati nel MIS; Supportare gli utenti del M.I.S. (Autorità del Programma, STC, FLCO’s, beneficiari finali) al fine di consentire il corretto utilizzo del Programma MIS e la soluzione tempestiva di specifici problemi tecnici riscontrati; Realizzare attività bug fixing finalizzata a porre rimedio agli errori di sicurezza e di esecuzione del Sistema MIS; Sviluppare e gestire nuove funzionalità relativamente alla raccolta dei dati, alla loro conservazione attraverso l’archiviazione, all’elaborazione degli stessi per la trasformazione in informazioni, nonché alla divulgazione di queste ultime ai Soggetti utilizzatori.

PROJECT MANAGER Italia, Croazia, Slovenia, Montenegro, Serbia, Albania, Grecia, Bosnia Erzegovina

a) Svolgere funzioni dell’Assistenza Tecnica e monitoraggio riguardo all’implementazione delle attività e la gestione finanziaria dei progetti assegnati dall’Autorità di Gestione, con particolare riferimento alle loro eventuali necessità di rimodulazione dei progetti, in stretta collaborazione con l’Unità di Gestione Finanziaria; b) Predisporre degli atti amministrativi relativi alle funzioni enucleate nel PMCM relativamente ai progetti ed alla loro implementazione (project changes, etc.); c) Analizzare i Report amministrativi e finanziari dei Partner dei progetti assegnati dall’Autorità di Gestione del programma IPA Adriatic CBC, anche al fine di verificare la congruità delle attività in relazione ai costi in coordinamento con l’Unità di Gestione Finanziaria e l’Autorità di Audit, al fine di monitorare l’attuazione del Programma e di proporre statistiche finanziarie; d) Supportare l’Autorità di Gestione nell’implementazione del Programma IPA Adriatic CBC attraverso l’informazione, la comunicazione e la promozione dei risultati attesi e raggiunti dai beneficiari dei progetti; e) f) Promuovere l’implementazione del partenariato cross-border mantenendo i contatti permanenti con le Autorità nazionali e locali coinvolte nel Programma, anche attraverso attività di animazione nei Paesi partecipanti per assicurare la dimensione transfrontaliera e la coerenza con le attività pianificate dall’Autorità di Gestione e del Comitato di Sorveglianza. Supportare l’Autorità di Gestione nella valutazione e capitalizzazione dei risultati del Programma e nella individuazione di good practices sia a livello locale che nazionale e in attività complementari con altri Programmi europei che coinvolgono i Paesi partecipanti al Programma IPA Adriatic; g) Contribuire all’organizzazione di iniziative pianificate/organizzate dalle strutture centrali del Programma in supporto alla diffusione delle procedure relative all’implementazione dei progetti; h) Supportare il Coordinatore ed il Programme Assistant del STC nell’attività di comunicazione e nell’individuazione delle buone prassi (anche ai fini della diffusione delle stesse tramite il sito ufficiale del Programma), anche con riferimento alla traduzione dei documenti nella/dalla lingua locale; i) Collaborare all’aggiornamento del sistema gestionale/monitoraggio del Programma al fine di raccogliere dati finanziari, fisici e statistici.

ASSISTENZA TECNICA ALL’UFFICIO CONTROLLO DI PRIMO LIVELLO

a) b) contribuire alla realizzazione della Priorità 4 - Assistenza tecnica: volta a garantire la gestione, l’attuazione, il monitoraggio, il controllo e la valutazione del Programma; fornire Assistenza Tecnica all’Ufficio Controllo di Primo Livello Italiano incardinato presso la Regione Abruzzo “Servizio della Cooperazione Territoriale - IPA Adriatic” sito in via Salaria Antica Est, 27 – 67100 L’Aquila, per l’esame di tutte le operazioni per le quali i beneficiari hanno inoltrato la rendicontazione di spesa del Progetto, al fine di una validazione finale delle spese sostenute e rendicontate secondo i seguenti principi: 1.

il principio di efficacia: richiede la verifica delle spese sostenute dai beneficiari o loro partner per l’attuazione del progetto; 2.

3.

il principio di legittimità: richiede la verifica delle spese sostenute in conformità con le regole della UE e delle regole nazionali; il principio di localizzazione delle operazioni: richiede la verifica delle spese sostenute per le operazioni svolte sul territorio eleggibile del Programma; 4.

il principio di prove documentali: richiede la verifica delle spese documentate con le fatture o la documenti contabili legalmente valida. Ai sensi dell’Art. 108 del reg. 718/2007, dovrà: c) d) e) f) verificare l’uniformità nell’interpretazione e nella valutazione della esigibilità delle spese; effettuare il controllo della corrispondenza fra i dati di avanzamento delle spese dei beneficiari rispetto al budget di progetto approvato dal Comitato Congiunto Direttivo; verificare la correttezza formale della dichiarazione di spesa presentata dai beneficiari e predisporre la dichiarazione di spesa che sarà inviata all’Autorità di Certificazione; analizzare i dati immessi nel sistema di monitoraggio ed effettuare il processo di convalida e consolidamento dei dati di spese, nonché elaborare gli stessi e predisporre la relazione sull'avanzamento del Programma.

g) Supportare l’Ufficio Controllo di I Livello Italiano nell’effettuare le verifiche in loco su un campione di operazioni stratificato per tipologia di operazione e di beneficiario.

ASSISTENZA TECNICA ALL’ADG DEL PROGRAMMA IPA-ADRIATIC CBC

a) b) c) d) e) f) g) i) h) contribuire alla realizzazione della Priorità 4 - Assistenza tecnica: volta a garantire la gestione, l’ attuazione, il monitoraggio, il controllo e la valutazione del Programma IPA-Adriatic CBC; assistere e supportare l'Autorità di Gestione nelle fasi dirette all’elaborazione delle procedure di gestione ed attuazione del Programma e di rendicontazione del Progetto dell’Autorità di Gestione del Programma IPA-Adriatic CBC; assistere e supportare l'Autorità di Gestione nelle fasi di implementazione del Programma IPA-Adriatic CBC; espletare tutte le fasi necessarie per garantire una Pista di Controllo adeguata ai sensi art. 103 lett. g Reg. 718/2007, specificatamente per tutta la documentazione a far data dal 2008; assistere e supportare l'Autorità di Gestione nell’organizzazione della documentazione del Programma IPA-Adriatic CBC, in stretta correlazione con art. 103 lett. j Reg. 718/2007; assistere e supportare l'Autorità di Gestione nell’organizzazione di seminari ed eventi diretti alla rappresentazione delle attività del Programma IPA-Adriatic CBC; assistere e supportare l'Autorità di Gestione ed i Beneficiari dei Progetti del Programma IPA-Adriatic CBC presentati nell’ambito dei singoli bandi del Programma, in ordine ai criteri di eleggibilità ed ai criteri finanziari che devono essere rispettati; assistere e supportare l'Autorità di Gestione ed i Beneficiari dei Progetti del Programma IPA-Adriatic CBC per le attività di chiusura e rendicontazione dei Progetti; nell’ambito delle attività di Assistenza Tecnica all’Autorità di Gestione del Programma IPA-Adriatic CBC dovrà supportare azioni di animazione nei territori Regionali dello Stato Italiano, quale area

l) eleggibile del Programma IPA-Adriatic CBC, provvedendo in raccordo con l’Autorità di Gestione, il Coordinatore del Segretariato Tecnico Congiunto, l’Unità Amministrativa, il Capo Unità Progetti del Programma IPA Adriatico a porre in essere le seguenti attività: 1.

comunicazione ai beneficiari delle indicazioni sui requisiti e sui criteri del Programma IPA Adriatico, in particolare con riferimento alla interregionalità e strategicità dei progetti presentati e sulla rilevanza degli stessi rispetto alle Priorità di detto Programma ed alla correlata reciprocità con i Pilastri dell’EUSAIR; 2.

redazione di schede analitiche sulle tre tematiche del Programma (1. Cooperazione economica sociale ed istituzionale; 2. Risorse Naturali, Beni Culturali e Prevenzione del Rischio 3. Accessibilità e Reti di comunicazione) articolati in: collocazione geografica dei beneficiari a livello nazionale, tematismi ed output conseguiti, effettuando un monitoraggio tra il Progetto e gli obiettivi del Programma IPA Adriatic CBC stesso, redigendo specifico documento da trasmettere con cadenza mensile all’ Autorità di Gestione, al Coordinatore ed al Capo Unità Progetti; implementare il sistema di gestione/monitoraggio per quanto concerne la realizzazione delle attività progettuali sui territori Regionali dello Stato Italiano, quale area eleggibile del Programma IPA-Adriatic CBC.