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Consiglio
dell'Unione europea
Bruxelles, 11 novembre 2016
(OR. en)
14323/16
Fascicolo interistituzionale:
2016/0266 (NLE)
SCH-EVAL 198
VISA 362
COMIX 745
RISULTATI DEI LAVORI
Origine:
in data:
Destinatario:
Segretariato generale del Consiglio
11 novembre 2016
delegazioni
n. doc. prec.:
13590/16
Oggetto:
Council Implementing Decision setting out a recommendation on
addressing the deficiencies identified in the 2016 evaluation of Italy on the
application of the Schengen acquis in the field of the common visa policy
Si allega per le delegazioni la decisione di esecuzione del Consiglio recante raccomandazione
relativa alla correzione delle carenze individuate nella valutazione del 2016 dell'applicazione, da
parte dell'Italia, dell'acquis di Schengen nel campo della politica comune in materia di visti, adottata
dal Consiglio nella sua 3496ª sessione, tenutasi l'11 novembre 2016.
In linea con l'articolo 15, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 1053/2013 del Consiglio, del
7 ottobre 2013, la presente raccomandazione sarà trasmessa al Parlamento europeo e ai parlamenti
nazionali.
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ALLEGATO
Decisione di esecuzione del Consiglio recante
RACCOMANDAZIONE
relativa alla correzione delle carenze individuate nella valutazione del 2016 dell'applicazione,
da parte dell'Italia, dell'acquis di Schengen nel campo della politica comune in materia di visti
IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,
visto il regolamento (UE) n. 1053/2013 del Consiglio, del 7 ottobre 2013, che istituisce un
meccanismo di valutazione e di controllo per verificare l'applicazione dell'acquis di Schengen e che
abroga la decisione del comitato esecutivo del 16 settembre 1998 che istituisce una Commissione
permanente di valutazione e di applicazione di Schengen 1, in particolare l'articolo 15,
vista la proposta della Commissione europea,
considerando quanto segue:
(1)
Scopo della presente decisione è raccomandare all'Italia provvedimenti correttivi per
rimediare alle carenze riscontrate durante la valutazione Schengen del 2016 nel campo della
politica comune in materia di visti. A seguito della valutazione, con decisione di esecuzione
della Commissione, è stata adottata una relazione riguardante i risultati e le valutazioni ed
elencante le migliori pratiche e le carenze riscontrate 2.
1
2
GU L 295 del 6.11.2013, pag. 27.
Decisione di esecuzione C(2016) 6003 della Commissione che stabilisce la relazione di
valutazione 2016 dell'applicazione dell'acquis di Schengen nel campo della politica comune
in materia di visti da parte dell'Italia.
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(2)
In considerazione dell'importanza del rispetto dell'acquis di Schengen, soprattutto per quanto
riguarda la corretta attuazione delle disposizioni collegate alla decisione di applicazione, al
sistema d'informazione visti (VIS), alla gestione dei visti adesivi in bianco, alla protezione
dei dati e al controllo dei fornitori esterni di servizi, dovrebbe essere data priorità
all'attuazione delle raccomandazioni nn. 3, 4, da 8 a 14, da 17 a 20, 22, 23, 26, 27, 32, 33,
35, 40, 41 e 46, in appresso.
(3)
La presente decisione recante raccomandazione va trasmessa al Parlamento europeo e ai
parlamenti degli Stati membri. Entro tre mesi dalla sua adozione lo Stato membro valutato
deve elaborare, ai sensi dell'articolo 16, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 1053/2013, un
piano d'azione volto a correggere le carenze riscontrate nella relazione di valutazione e
presentarlo alla Commissione e al Consiglio,
RACCOMANDA:
L'Italia è invitata a:
1.
fare una distinzione più chiara tra i visti Schengen per soggiorni di breve durata e i visti
nazionali per soggiorni di lunga durata in relazione alle informazioni al pubblico, alle liste di
controllo e alle statistiche; nel caso di familiari di cittadini italiani (non contemplati dalla
direttiva 2004/38/CE) richiedenti il ricongiungimento familiare, rilasciare visti nazionali per
soggiorni di lunga durata (D);
2.
prendere in considerazione l'introduzione di una distinzione tra la finalità di viaggio "visite a
familiari/amici" e "turismo" (ossia definire le visite come finalità di viaggio a sé stante);
adeguare di conseguenza le liste di controllo dei documenti giustificativi, onde evitare
confusione sui documenti richiesti, e modificare le pertinenti annotazioni sul visto adesivo;
3.
garantire che il periodo di moratoria di 15 giorni venga sistematicamente aggiunto alla
validità dei visti rilasciati;
4.
a livello centrale, garantire il tempestivo rinnovo dei contratti con i fornitori esterni di servizi
per tutti i consolati;
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5.
garantire che il modulo uniforme di domanda utilizzato da tutti i consolati nel mondo (sui siti
web e su carta) includa un riferimento all'autorità italiana per la protezione dei dati nella
clausola di esclusione della responsabilità;
6.
eliminare il riferimento all'assicurazione sanitaria di viaggio come condizione d'ingresso
nell'opuscolo informativo distribuito assieme al visto/documento di viaggio ai richiedenti
visto;
7.
garantire che sia possibile compilare statistiche sulle proroghe dei visti e sui motivi principali
delle proroghe;
VIS/sistema informatico
8.
fare un uso più sistematico del sistema informatico (L-VIS) per registrare i risultati
dell'esame, delle verifiche, dei colloqui e le altre ragioni che hanno portato alla decisione;
9.
dare ai fornitori esterni di servizi istruzioni di non eseguire la scansione della pagina dei dati
anagrafici dei passaporti e valutare se sia opportuno disattivare la funzione corrispondente nel
sistema informatico nazionale oppure consultare l'autorità italiana per la protezione dei dati in
merito alla conformità alla direttiva 95/46/CE sulla protezione dei dati 3, quale attuata dalla
legge italiana in materia, e seguirne le raccomandazioni;
10.
garantire che ogni nuova domanda sia sistematicamente collegata alle precedenti domande del
richiedente nel VIS; valutare se occorra attuare una soluzione tecnica per impedire che
domande di uno stesso richiedente siano registrate nel VIS senza essere collegate tra loro;
11.
chiudere domande pendenti in L-VIS da mesi o anni adottando una decisione di rifiuto e
quindi segnalandole come "rifiutate" nel VIS centrale; garantire che tutte le decisioni di rifiuto
di un visto vengano debitamente inserite nel VIS;
12.
consultare l'autorità italiana per la protezione dei dati in merito alla conformità della
conservazione dei dati in L-VIS e N-VIS alla direttiva 95/46/CE sulla protezione dei dati,
quale attuata dalla legge italiana in materia, e seguirne le raccomandazioni; introdurre nel
sistema informatico un meccanismo per cancellare automaticamente i fascicoli di domanda
dopo un certo periodo di tempo;
3
Direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 ottobre 1995, relativa
alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla
libera circolazione di tali dati (GU L 281 del 23.11.1995, pag. 31).
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13.
garantire che i dati inseriti nel Sistema esternalizzazione VIS utilizzato dai fornitori esterni di
servizi siano cancellati subito dopo che le domande sono prese in carico dall'ufficio visti; se
un periodo di conservazione è necessario, consultare l'autorità italiana per la protezione dei
dati in merito alla conformità alla direttiva 95/46/CE sulla protezione dei dati, quale attuata
dalla legge italiana in materia, e seguirne le raccomandazioni;
14.
consultare l'autorità italiana per la protezione dei dati sulla compatibilità delle "liste nere" con
la direttiva 95/46/CE sulla protezione dei dati, quale attuata dalla legge italiana in materia, e
seguirne le raccomandazioni; garantire che le informazioni sui divieti di viaggio ONU/UE
siano gestite a livello centrale e che gli accessi alle banche dati centrali a fini di controllo delle
domande generino un registro;
15.
utilizzare VIS Mail nei casi relativi alla cooperazione consolare, in particolare per trasmettere
le richieste all'autorità competente per i visti, inoltrare copie di documenti di viaggio e altri
documenti giustificativi relativi alla domanda e trasmettere copie elettroniche di tali
documenti;
Ambasciata/ufficio visti di Manila
16.
aggiornare il sito web dell'ufficio visti al fine di fornire informazioni al pubblico complete e
corrette e ripetere tale aggiornamento su base regolare; dare al fornitore esterno di servizi
l'istruzione di chiarire sul proprio sito web le procedure per la presentazione di domande e la
restituzione dei documenti e di prevedere la possibilità di prenotare un appuntamento a titolo
gratuito (ad esempio al telefono o online), in modo da garantire che l'importo totale dei diritti
per servizi prestati non ecceda 30 EUR;
17.
migliorare il monitoraggio del fornitore esterno di servizi, in linea con le istruzioni interne
delle autorità centrali, anche mediante visite senza preavviso presso i centri visti, e tenere
registri di tali attività di controllo;
18.
garantire che il nuovo contratto con il fornitore esterno di servizi sia sottoscritto e attuato
quanto prima;
19.
garantire che il diritto per servizi riscosso dal fornitore esterno di servizi non ecceda l'importo
massimo di 30 EUR;
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20.
dare al fornitore esterno di servizi l'istruzione di non usare il timbro di ricevibilità 4;
21.
garantire che il fornitore esterno di servizi, nell'ambito della riorganizzazione del proprio
centro visti, riservi spazio sufficiente per la zona di attesa, sportelli sufficienti e uno spazio di
lavoro sufficiente per consentire al personale di soddisfare le esigenze del numero giornaliero
di richiedenti, anche nei periodi di forte affluenza, e garantire la privacy dei richiedenti agli
sportelli;
22.
semplificare l'iter per il trattamento delle domande di visto riducendo il numero delle tappe
gestite da membri diversi del personale; garantire che l'ufficio visti disponga di un numero
sufficiente di membri del personale espatriato e che questi siano adeguatamente formati e
qualificati per l'uso del sistema informatico; istruire il personale espatriato a controllare
adeguatamente il trattamento delle domande e ad inserire o verificare le decisioni nel sistema
informatico prima della stampa del visto adesivo o del rifiuto del visto;
23.
riconsiderare il ricorso alla procedura di "presentazione al rientro" ("reporting-back") che non
dovrebbe servire da salvaguardia per mitigare il rischio migratorio (in caso di dubbi circa la
buona fede del richiedente la domanda andrebbe respinta); abolire la pratica dell'apposizione
di timbri di "presentazione al rientro" sul passaporto del titolare del visto, che può avere
ripercussioni negative su future domande del medesimo titolare; cancellare le informazioni
incorrette dalla richiesta di "presentazione al rientro";
24.
definire il profilo dei richiedenti che devono presentare la domanda direttamente
all'ambasciata perché appartenenti a una categoria di persone sistematicamente convocate per
un colloquio (ad esempio tutti coloro che viaggiano per la prima volta), oppure valutare
nuovamente il ricorso all'esternalizzazione, considerando che una percentuale molto elevata di
richiedenti che presentano la domanda al fornitore esterno di servizi è poi convocata per un
colloquio;
25.
riformulare la frase nella lettera di convocazione per il colloquio, per evitare di dare
l'impressione che la mancata presentazione costituirà motivo di rifiuto, in quanto quest'ultimo
deve obbligatoriamente fondarsi su un motivo formale;
26.
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garantire che i visti adesivi in bianco siano conservati in cassaforte;
In generale il timbro di ricevibilità non dovrebbe più essere utilizzato, in seguito alla piena
introduzione del VIS.
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27.
valutare la possibilità di utilizzare un sistema di tracciabilità elettronica dei visti adesivi,
eventualmente integrato nel sistema informatico nazionale; garantire che il personale locale
firmi un protocollo di ricevimento all'ottenimento della quantità giornaliera di visti adesivi
assegnati loro (compresi i numeri dei visti adesivi) e che gli adesivi non utilizzati siano riposti
nella cassaforte alla fine della giornata;
28.
garantire che, nel protocollo di distruzione delle domande di visto archiviate, siano registrati i
numeri delle domande interessate (o delle loro date di riferimento) e la presenza del membro
del personale;
29.
garantire che le persone a mobilità ridotta abbiano un accesso adeguato all'ufficio visti;
30.
stabilire una serie di liste di controllo ad uso dell'ufficio visti e del fornitore esterno di servizi
e allinearle pienamente con l'elenco armonizzato dell'UE dei documenti giustificativi per le
Filippine (C(2014) 6146 final, allegato 3);
31.
far sì che i richiedenti possano ottenere un appuntamento presso l'ufficio visti in tempi
ragionevoli, tenendo conto della regola generale di due settimane (articolo 9, paragrafo 2, del
codice dei visti);
32.
limitare il numero dei casi in cui il visto con validità territoriale limitata (VTL) è rilasciato
esclusivamente ai casi elencati all'articolo 25 del codice dei visti;
33.
garantire la corretta stampa, apposizione e firma del visto adesivo;
34.
fornire informazioni corrette sul modulo di rifiuto per quanto concerne lo Stato membro che
ha effettuato la segnalazione SIS;
35.
seguire le corrette procedure di invalidamento, annullamento e revoca dei visti adesivi, a
seconda del caso; in particolare nel caso di errore di stampa (errore sul visto adesivo),
invalidare il visto adesivo errato (articolo 28 del codice dei visti), sostituirlo con uno nuovo e,
se necessario, modificare i dati errati nel VIS e registrare il nuovo numero del visto adesivo
(articolo 24 del regolamento VIS); in caso di modifica dell'itinerario di viaggio del
richiedente, invitare il titolare del visto a chiederne la revoca (articolo 34, paragrafo 3, del
codice dei visti) e a presentare una nuova domanda di visto;
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36.
in caso di revoca del visto, evitare di creare più di un fascicolo di domanda nel VIS quando in
realtà vi è una sola domanda;
Ambasciata/ufficio visti di Pechino
37.
migliorare la riservatezza delle conversazioni agli sportelli dell'ufficio visti;
38.
limitare le informazioni sugli appuntamenti presso l'ufficio visti fornite all'agente di polizia
allo stretto minimo richiesto dalle autorità cinesi (ad esempio, nome e orario), al fine di
garantire la protezione dei dati;
39.
valutare il miglioramento delle misure di sicurezza dell'ufficio visti, ad esempio installando
un sistema di allarme antincendio e utilizzando almeno un metal detector all'ingresso;
40.
istruire il fornitore esterno di servizi a cessare la pratica di registrare i volti, le date di nascita e
i nomi dei richiedenti, oppure consultare l'autorità italiana per la protezione dei dati in merito
alla conformità alla direttiva 95/46/CE sulla protezione dei dati, quale attuata dalla legge
italiana in materia, prima di decidere di mantenerla;
41.
riconsiderare il ricorso alla procedura di "presentazione al rientro" ("reporting-back") che non
dovrebbe servire da salvaguardia per mitigare il rischio migratorio (in caso di dubbi circa la
buona fede del richiedente la domanda andrebbe respinta); abolire la pratica dell'apposizione
di timbri di "presentazione al rientro" sul passaporto del titolare del visto, che può avere
ripercussioni negative su future domande del medesimo titolare;
42.
prendere in considerazione un approccio più generoso per i visti con periodo di validità lungo,
tenendo conto dei viaggi precedenti del richiedente, in linea con l'articolo 24, paragrafo 2, del
codice dei visti; dare ai richiedenti la possibilità di fornire documenti giustificativi aggiuntivi,
se necessario;
43.
valutare la possibilità di chiedere alle tipologie di richiedenti sistematicamente convocate per
un colloquio di presentare le rispettive domande presso l'ambasciata, per evitare agli
interessati di doversi presentare di persona in più di una sede;
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44.
garantire che ai richiedenti si chieda di presentare una sola fotografia;
45.
eliminare l'obbligo per i familiari di cittadini UE/SEE di presentare un'assicurazione sanitaria
di viaggio;
46.
apporre i visti adesivi in piano, senza pieghe e rugosità, allineati con il bordo della pagina del
documento di viaggio;
47.
in caso di rappresentanza da parte dell'ambasciata tedesca in Mongolia, fornire moduli di
rifiuto, affinché detto rifiuto possa essere formalmente comunicato ai richiedenti da parte
dell'ambasciata tedesca.
Fatto a Bruxelles, il
Per il Consiglio
Il presidente
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