Bestuursverslag seizoen 2015-2016 Algemene Ledenvergadering v.v. ESTO

ALV - oktober 2016 -

Beste leden, aanwezigen bij de Algemene Ledenvergadering, Met trots presenteren wij het verslag van het seizoen 2015-2016. In dit document wordt stilgestaan bij de meest kenmerkende momenten van afgelopen seizoen. Het financiële verslag wordt bij de Algemene Ledenvergadering op 26 oktober uitgedeeld en toegelicht. Wij hopen dat wij u hiermee voldoende geïnformeerd hebben. Voor vragen kunt u altijd bij één van ons terecht. Het bestuur Bart Walraven (seniorenzaken) Ralph Righton (jeugd) Marien van Doorn (accommodatie) Martijn Verlaan (bar) John Haenen (sponsoring) Arno Zijm (penningmeester) Frank Neef (respecto)

Algemeen seizoen 2015-2016

Voorzitter en secretaris

We konden er wederom ook dit seizoen niet omheen: een seizoen zonder voorzitter en secretaris. In praktische zin is het bestuurlijk opgelost maar het blijft toch een lastige angel in de aansturing van onze club. Net als vorig seizoen heeft het bestuur door teamwork de nodige gaten dichtgelopen en onze erevoorzitter Han Koevoets (

inmiddels ook al trotse drager van een Koninklijke onderscheiding

) verdient een vermelding voor zijn hulp bij de bestuursdiensten op zondag. Het blijft blijkbaar toch lastig om iemand te vinden die deze nobele taak op zich wil nemen. We blijven ons er voor inspannen en hopen dat we toch snel het goede nieuws kunnen brengen dat we een voorzitter gevonden hebben. Misschien voelt u zich geroepen? Het goede nieuws is dat Marian van Kippersluis zich heeft gemeld om ons te versterken als secretaris!

ESTO vrijwilligers

We zijn een gezonde en vitale vereniging, althans in financieel en sportief opzicht. Qua bemensing is het minder goed nieuws. Daarom is afgelopen seizoen de vrijwilligerscommissie opgericht. Onder leiding van Wim Hendriks is geprobeerd om gericht mensen te vinden om posities binnen de vereniging in te kleuren. Dat bleek lastiger dan verwacht. Het bemensen van de bar is succesvol opgepakt. Het restant aan vrije plekken, waaronder die van voorzitter, bleek zo lastig dat de commissie zichzelf inmiddels ook weer heeft opgeheven.

ESTO1

Ons eerste elftal was ingedeeld in de 3 e klasse B. Ondanks de wisselende resultaten over het seizoen wist het eerste elftal toch een verdienstelijke 8 e plaats af te dwingen. In de winterstop is in gezamenlijk overleg besloten om het contract met de hoofdtrainer te verlengen. De verzorgerster heeft aangegeven haar dienstverband met de club met een extra jaar te verlengen. Goed nieuws! ESTO bestuursverslag seizoen 2015-2016 pag. 1

Senioren 2015-2016

Organisatie

Bestuurslid / ad interim ESTO-voorzitter zondag Coördinator selectie Coördinator lagere senioren : Bart Walraven : Oscar de Heij : Jasper van de Berg

Werkzaamheden

Technische Zaken, bestaande uit het onderhouden van contact met de begeleidingsstaf, het contracteren van (nieuwe) leden van de staf etc., werd met ondersteuning van een van de andere bestuursleden, verzorgd door het bestuurslid seniorenzaken. De selectie kende een begeleidingsteam dat deels een betaalde functie had. Dit betrof de trainers van ESTO 1, ESTO 2, een keepertrainer en een verzorger. De overige begeleiding (grensrechters en leiders) werd op vrijwillige basis verzorgd.

Taken seniorencommissie

De seniorencommissie bestond uit een drietal personen. Zij hebben zicht gericht op het wedstrijdsecretariaat, de scheidsrechterszaken, coördinatie van de bestuursdiensten (zondag) en de entreeregeling. De keuring van de velden werd afzonderlijk onder beheer van het bestuurslid accommodatie uitgevoerd in samenwerking met de consul van de KNVB. Op wedstrijddagen is voorzien in de ontvangst van gasten via de bestuursdiensten. Op wedstrijddagen van ESTO 1 wordt de bestuursdienst verzorgd door een team bestaande uit gastvrouwen. De overige bestuursdiensten worden door een tweetal personen verzorgd. Gebleken is dat deze bezetting onvoldoende is.

Wedstrijdzaken

Voor de competitie en het bekertoernooi werden door ESTO zeven seniorenteams ingeschreven bij de KNVB.

ESTO 2

werd ingedeeld in de Res. 3 e Klasse. Het team heeft een zeer goed seizoen gehad, mede door de komst van nieuwe spelers ( A-jeugd ). Hierdoor werd de basis voor het selectievoetbal wat breder. Het team heeft het hele seizoen meegedaan voor het kampioenschap. Enkele wedstrijden voor het einde van de competitie wist het 2 e het kampioenschap binnen te halen. Na één seizoen in de reserve 3 e klasse wist het team dus wederom te promoveren. Het team stond onder leiding van Leen Verhagen. Het contract van de trainer van het 2 e elftal is na de winterstop niet verlengd. Na één seizoen is de samenwerking beëindigd. Na het voeren van gesprekken zijn de opengevallen posities weer ingevuld. Hierbij is Oscar de Heij ( trainer 2 e elftal ) toevoegd aan de staf voor het seizoen 2016/2017. De overige contracten werden verlengd met 1 seizoen.

De overige teams

speelden hun competities uit met wisselende resultaten. Het 5 e elftal wist na jaren kampioen te worden in de reserve 6 e klasse. ESTO bestuursverslag seizoen 2015-2016 pag. 2

Voetbaltechnische Commissie

Dit seizoen was er geen Voetbaltechnische Commissie voor de senioren actief.

Vooruitblik 2016-2017

Het seizoen 2016-2107 is gestart met 2 selectieteams en 5 recreatieve teams. Op een enkel team na heeft elk team een goede bezetting voor komend seizoen. Na afloop van de bekercompetitie is besloten het 4 e elftal niet deel te laten nemen aan de competitie. De oorzaak hiervoor is onderbezetting in het dit team. ESTO bestuursverslag seizoen 2015-2016 pag. 3

Jeugd 2015-2016

Organisatie (jeugdbestuur/commissie)

Bestuurslid, ad interim ESTO-voorzitter zaterdag Vice voorzitter jeugd Jeugd coördinatoren Jeugd secretaris Wedstrijdsecretaris Materiaalbeheer Letter coördinatoren Toernooicommissie Bestuursdiensten Scheidsrechters Voorzitter Jeugd Ontspannings Commissie

Wedstrijdzaken

Voor de competitie werden door ESTO de volgende teams ingeschreven bij de KNVB: 2 x A, 3 x B, 3 x C, 5 x D, 7 x E, 6 x F, 1 x Giganten, de stadioncompetitie (circa 20-30 kinderen) en de Ienieminies (circa 16 kinderen). Het aantal leden en teams zijn blijven groeien. De A2 heeft de KNVB beker gewonnen en E3/E7 zijn kampioen geworden. Alle teams hebben aan ten minste één thuistoernooi en één uittoernooi deelgenomen. De Giganten hebben meegedaan met een toernooi bij ADO Den Haag. Veel kinderen hebben meegedaan aan het : Ralph Righton : Corné de Heij : Jan Willem Bakker / Jeroen Raaphorst : Jacqueline Burggraaff : Dennis ten Brink : Richard van Dijk : Mark Rijnbeek (A), Manfred Nicolaas (B), Bernard Peppink (C), Jan Willem Bakker (ad interim D), Jeroen Raaphorst E, Patrick Groeneveld (F en stadion), Jose Nicolaas (G), Jan Streng en William Groeneveld (ieniemienies). : Mark Prins en Corné de Heij : Michele Meijboom : Ramon Bijl : Esther van Zoest Oliebollentoernooi wat tegelijk met de nieuwjaarsreceptie plaatsvond.

Verloop

Gedurende het seizoen zijn er geen teams teruggetrokken uit de competitie. Er is een aantal leden aan het einde van het seizoen vertrokken. Daar staat tegenover dat er weer meer nieuwe aanmeldingen zijn voor het seizoen 2016-2017. ESTO bestuursverslag seizoen 2015-2016 pag. 4

Evenementen / projecten

Het JOC heeft dit jaar weer een fantastische jeugdolympiade georganiseerd, de spel en bout middag en het sinterklaasfeest. In de maand juni is er een kampioensoptocht door Bodegraven geweest met dank aan Nico Groenendijk en Egbert Tuithof. ESTO heeft meegedaan aan het BRAVO scholen project waar op 4 vrijdagmiddagen. De opkomst is dit jaar minder dan voorgaande jaren geweest. Onze B en C jeugd heeft deelgenomen aan een internationaal voetbaltoernooi in Denemarken. De overige B en C teams die niet hebben deelgenomen hebben daarvoor een teambudget gekregen voor een leuke dag.

Voorbereiding seizoen 2016-2017

ESTO heeft 27 jeugdteams ingeschreven voor de competitie. Daarnaast nog steeds de Giganten, Stadioncompetitie en de Ieniminies. ESTO bestuursverslag seizoen 2015-2016 pag. 5

Bar 2015-2016

Organisatie

Bestuurslid / voorzitter barcommissie : Martijn Verlaan Bestellingen : Carla Groenendijk Coördinator zaterdag : Bianca Van Zwol Coördinator zondag Voorzitter Reco : Wim Hendriks : Rico vd Poll

Reco.

Afgelopen seizoen zijn er door de recreatie commissie weer diverse succesvolle evenementen georganiseerd. De quiz werd door de mooie diversiteit aan deelnemers prompt één groot feest door een uitgekiende muziek ronde. Traditiegetrouw gingen tijdens de spel en bout diverse leden weer met prachtige prijzen naar huis. Nieuw dit jaar was de carnavalsviering één week voor het echte carnaval. Ineens heette onze vereniging “Borftse zotten” en het Estorant werd tijdelijk omgedoopt tot “Ut Kievitsgat”, met een heuse prins carnaval en de raad van 11 of waren het er nou 15(?) werd de polonaise ingezet. Tijdens de seizoensafsluiting werd er weer uitgepakt met diverse activiteiten in festivalsfeer. Hiermee kwam er samen met het mooie weer van die dag weer een seizoen tot een tevreden einde. ESTO bestuursverslag seizoen 2015-2016 pag. 6

Respecto 2015-2016

Organisatie

Bestuurslid / voorzitter commissie Commissieleden : Frank Neef : Jurian vd Berg, Maaike Beltman, Thijs Rietveld, Naziha Lachmani

Wat waren we van plan en wat is daarvan gekomen?

1.

Aandacht voor de scheidsrechters en met name de jeugdigen 2.

3.

Bestuurlijke aandacht bij incidenten ESTO-teams/spelers Activiteiten rondom Positief Coachen Ad1) Aandacht voor scheidsrechters

“Goed fluiten is

ook

van invloed op het gedrag van spelers en toeschouwers”.

Dat uitgangspunt hebben we mede gehanteerd bij het actiepunt rondom de scheidsrechters. In de staart van seizoen 2014-2015 hebben we zoveel mogelijk scheidsrechters bij elkaar geroepen om samen te kijken naar hun rol en ontwikkelwensen als ESTO-scheids. Daaruit bleek een duidelijke opleidingswens bij een aantal jonge scheidsrechters. De opleidingen zijn inmiddels gestart. Het viel ook op dat het nog best lastig was om al onze verenigingsscheidsrechters bij elkaar te krijgen. Het was nog niet vanzelfsprekend blijkbaar. In het begin van het seizoen 2015-2016 hebben we Kevin Blom naar de club gehaald. Hij heeft een onvergetelijke en waardevolle bijeenkomst met onze jeugdige scheidsrechters verzorgd. In oktober 2015 is er vanuit de KNVB de ‘week van de scheidsrechter’ georganiseerd. Daarop hebben we aangehaakt door de jeugdteams uit te dagen om een zo origineel mogelijk bedankje voor hun scheidsrechter te organiseren. Het resultaat is via Facebook en de ESTO-website gedeeld. Dat gaf mooie resultaten! Ad2) Bestuurlijke aandacht bij incidenten Respecto is opgericht om actief aandacht te geven aan sportiviteit en respect en bij voorkeur altijd vanuit een positieve houding. Om goed te snappen waarom iets gebeurd en er ook een passende aanpak tegenover te kunnen stellen is door Frank Neef, als bestuurslid namens respecto, af en toe aangehaakt bij gesprekken over zaken die zijn voorgevallen. In maart 2015 is bij de ingelaste ALV toegelicht welke maatregelen genomen zijn naar aanleiding van de derby ESTO1-Bodegraven1. Ook is ESTO bestuursverslag seizoen 2015-2016 pag. 7

een aantal keer met de jeugdvoorzitter geschakeld over voorvallen met jeugdspelers en/of jeugdleiders. Het is niet de ambitie om respecto in te zetten als normen en waarden-politie. Het bewust opzoeken van incidenten legt echter wel bloot dat ook bij ESTO, net als bij andere voetbalverenigingen, er aandacht mag zijn voor hoe we met elkaar omgaan. Bij volwassenen en kinderen onder elkaar maar ook bij hoe volwassenen soms omgaan met kinderen. Ad3) Positief Coachen Het was de ambitie om ook in het seizoen 2015-2016 weer iets aan te bieden rondom positief coachen en begeleiden van spelers. Helaas is dat niet gelukt. Reden hiervoor was het gebrek aan mankracht om het van de grond te krijgen.

Informatieboekje jeugd

Vanuit respecto is het informatieboekje voor de jeugd op touw gezet. Reden hiervoor is dat een dergelijk boekje een sterk middel is om aan iedereen te laten zien waar de club voor staat. Het boekje is in het begin van het seizoen tijdens de ‘Aftrap’ uitgedeeld aan alle leiders om binnen hun team te verspreiden.

Sportverdienstenduim

Een beetje trots mogen we terugkijken op een warme aanmoediging vanuit de sportgemeenschap in Bodegraven-Reeuwijk. Tijdens het sportgala heeft de respecto commissie de ‘sportverdienstenduim’ gekregen. Een fijne aanmoediging en prachtige reclame voor onze club! ESTO bestuursverslag seizoen 2015-2016 pag. 8

Sponsoring 2015-2016

Organisatie

Bestuurslid / voorzitter sponsorcommissie Commissieleden : John Haenen : Caroline Rijnbeek, Martijn Francken, Egbert Tuithof

Resultaten/terugblik

De sponsorcommissie heeft wederom een groei kunnen realiseren in de sponsorinkomsten. Het bedrag aan inkomsten is het afgelopen seizoen toegenomen met € 6.362, -. Het totaal bedrag komt hiermee op € 49.529, - Met trots kunnen we melden dat we weer een aantal nieuwe sponsors aan ESTO hebben kunnen verbinden. Maar de voornaamste reden voor financiële groei hebben we te danken aan het feit dat enkele bordsponsors hun contract wilden upgraden naar een goud- en zilverpakket. Hieruit blijkt dat de invoer van overzichtelijke sponsorpakketten (met sponsordoeken) nu zijn vruchten afwerpt. Zoals te zien is in onderstaande prognose, verwacht de sponsorcommissie ook komend seizoen weer een verdere groei. ESTO bestuursverslag seizoen 2015-2016 pag. 9

Momenteel beschikken wij over 146 sponsordeals.

Vooruitblik

Momenteel wordt hard gewerkt aan een nieuwe pitch om zo in aanmerking te komen voor de verlenging van het ING sponsorcontract. Binnenkort zal gefaseerd een nieuw ophangsysteem voor de reclameborden gemonteerd worden. Door dit schuifsysteem zal een meer toekomstbestendige oplossing voor onze sponsors langs het hoofdveld ontstaan. In samenwerking met Burggraaff farm technologies en firma van der Valk vindt op 29 oktober 2016 het Esto business event plaats. Dit zal ongetwijfeld een leerzaam en gezellig evenement worden, dus we hopen dat de vele ondernemers van onze vereniging zich ook zullen aansluiten bij de business club. ESTO bestuursverslag seizoen 2015-2016 pag. 10

Financiën 2015-2016

Organisatie

Bestuurslid / penningmeester Ondersteuning penningmeester : Arno Zijm : Rick Duits Ledenadministratie : Leo Wolswijk

Terugblik

Terugkijkend op het seizoen 2015-2016 kan gesteld worden dat het financieel gezien wederom een goed jaar is geweest voor de vereniging. In het seizoen 2014-2015 nam de omzet met 15% toe, destijds is al aangegeven dat deze groeicijfers helaas niet eeuwig vast te houden zijn. Gedurende 2015-2016 zijn de baromzet, sponsorinkomsten en contributies redelijk gelijk gebleven. De lasten over het afgelopen seizoen zijn gedaald wat onder aan de streep leidt tot een positief resultaat van €14.284. Zoals reeds aangekondigd loopt mijn termijn als Penningmeester ten einde, wegens tijdgebrek (o.a. vanwege mijn studie) heb ik ervoor gekozen mij niet meer verkiesbaar te stellen. Erg spijtig aangezien ik de functie de afgelopen jaren met veel plezier heb vervuld. Ten tijden van mijn aantreden behaalden we een negatief resultaat, de afgelopen jaren is dit omgebogen tot een positief resultaat van 14K. Zonder de keiharde inzet van de vele vrijwilligers die onze vereniging rijk is had dit niet mogelijk geweest, waarvoor mijn dank! Er zijn diverse gespreken gevoerd met potentiële opvolgers helaas heeft dit tot op heden nog niet geresulteerd in een definitieve kandidaat.

Investering in kantine

Tijdens de Bijzondere Ledenvergadering in februari hebben de leden ingestemd om de kantine te renoveren. De kosten voor deze renovatie bedragen in het boekjaar 2015 2016 €28.664. Deze kosten zijn direct ten laste van de voorziening groot onderhoud gebracht zoals onze statuten voorschrijven. Het overige deel van de kosten die betrekking hebben op de kantinerenovatie zullen terug te vinden zijn in de cijfers over het seizoen 2016-2017.

Kascontrole

Net als afgelopen jaren is ook dit jaar een kascontrole verricht. Deze kascontrole is verricht door de heren: Wim Bruijnen, Peter Verdoold en Martijn van Oort. Zij hebben hun goedkeuring verleend aan de jaarrekening, de administratie over het boekjaar (seizoen) 2015-2016 en hebben de penningmeester decharge verleend voor zijn werkzaamheden in 2015-2016.

Een aantal financiële highlights van dit seizoen:

 De vereniging heeft het afgelopen seizoen een positief resultaat behaald van €14.284. Dit resultaat zal conform de statuten worden toegevoegd aan het verenigingsvermogen. Het positieve resultaat is voornamelijk te verklaren doordat de kosten in het seizoen 2015-2016 lager zijn t.o.v. voorgaand jaar. De daling van deze kosten komt grotendeels doordat er minder 14K minder is uitgeven aan kleding/wedstrijdkosten. ESTO bestuursverslag seizoen 2015-2016 pag. 11

 De personeelskosten zijn ten opzichte van voorgaand jaar toegenomen, dit komt simpelweg door het feit dat er meer trainers een vergoeding ontvangen. Dit kan een groot dilemma en gevaar vormen voor de aankomende jaren aangezien het vinden van trainers/vrijwilligers een steeds lastiger verhaal wordt.  De huisvestingskosten zijn voornamelijk toegenomen door een naheffing van een die wij van Stedin hebben ontvangen. Zij zijn de afgelopen jaren vergeten huur voor de meter in rekening te brengen, zodoende hebben wij een naheffing ontvangen voor de afgelopen 5 jaar. De kosten hiervoor bedragen zo’n 5 à 6K.  De bureaukosten zijn toegenomen door de aanschaf van nieuwe pc’s in de bestuurskamer.  De kosten voor sportvelden zijn ten opzichte van voorgaand jaar gedaald. Dit is te verklaren doordat er voorgaand jaar veel nieuwe sponsorborden zijn aangeschaft.  De kleding- en wedstrijdkosten zijn ten opzichte van voorgaand seizoen gedaald dit is te verklaren doordat er in het seizoen 2014-2015 geïnvesteerd is in kleding voor de trainers en begeleiders en spelmaterialen.  De kosten voor bestuur & commissies zijn afgenomen doordat in seizoen 2014-2015 het 2-jaarlijks vrijwilligersfeest plaatsvond.  Net zoals vorig jaar is de marge inkoop/verkoop van de kantine gehaald. Dit moet meer dan 100% zijn vanwege fiscale c.q. belastingtechnische redenen.  Richting het einde van het seizoen 2015-2016 is er meer liquiditeit aangehouden om zodoende de verbouwing van de kantine te kunnen bekostigen.  De begroting van aankomend seizoen 2015-2016 is gebaseerd op het seizoen 2014-2015. Hierin zijn enkele aannames en ervaringen van dit seizoen meegenomen.

Uitdagingen voor 2016-2017:

De financiële huishouding die we als vereniging hebben opgezet moeten we proberen vast te houden. Hierbij zijn er voor aankomend seizoen diverse uitdagingen. De eerste hiervan is het bezetten van de vrijkomende bestuursposten. Een tweede uitdaging is het verlengen van diverse aflopende sponsorcontracten waaronder de hoofdsponsor van de jeugd. Uiteraard hebben wij in het verlengen van de sponsorcontracten alle vertrouwen. Een andere uitdaging is het bezetten van de vacatures binnen onze vereniging. Actieve vrijwilligers zijn de levensader van deze club, echter blijken deze helaas steeds moeilijker te vinden. Desondanks deze uitdagingen staat onze vereniging er sportief en financieel gezien goed voor en zien wij het (financiële) seizoen 2016-2017 positief tegemoet. ESTO bestuursverslag seizoen 2015-2016 pag. 12

Accommodatie 2015-2016

Organisatie

Bestuurslid / penningmeester

Hoofdveld en extra speelcapaciteit

: Marien van Doorn In het afgelopen seizoen is veel bestuurlijke aandacht gegaan naar een extra veld. Uiteraard wordt al jaren gekeken naar het hockeyveld dat vaak ongebruikt naast ons ligt. Ook de kwaliteit van het hoofdveld baart steeds meer zorgen. Door het intensieve gebruik sluit het veld veel sneller dan oorspronkelijk gepland. Er zijn veel gesprekken gevoerd met de BSV (stichting BuitenSport Voorziening) en de gemeente. Laatste wapenfeit was het gesprek met wethouder Laura Leijendekkers en de BSV. Namens ESTO hebben Ralph Righton en Frank Neef nogmaals gepleit voor een versnelde grootschalige opknapbeurt van het hoofdveld en de aanleg van een extra speelveld. Omzetting van het trainingsveld naar kunstgras is ook als optie meegenomen. De meest recente inspectie (juni2016) wijst dat het hoofdveld nog voldoet aan de minimale eisen. Daarmee is er onvoldoende aanleiding om in te grijpen. Daarnaast staat de renovatie van het hoofdveld pas voor 2021 gepland en is er tot die tijd geen geld voor een volledige renovatie. Het best haalbare resultaat in het gesprek werd de opdracht die de gemeente aan de BSV heeft gegeven om het hoofdveld op de meest nijpende plekken op te knappen, te weten doelgebied en penaltystippen. Daarnaast wordt het veld in de zomer van 2017 opnieuw gekeurd. Duidelijkheid over de inzet van het hockeyveld komt naar verwachting eind 2016. Als die duidelijkheid er is gaan we weer om tafel met de wethouder en BSV.

Veld 2

De voorgaande seizoenen is er regelmatig commentaar gekomen over de grasmat van veld 2. Afgelopen seizoen is er extra aandacht gegaan naar veld 2 en vooral het maaien ervan. Het resultaat mag er zijn: er ligt weer een heerlijke grasmat.

Verbouwing van het ESTOrant

Tijdens de ledenvergadering in het voorjaar van 2015 is besloten om te investeren in het ESTOrant. In de zomermaanden is er hard gewerkt. Er zijn nieuwe koelkasten geplaatst en er is een koffie hoek gekomen. Daarnaast is er een 2 e doorgang richting de keuken gerealiseerd. De prijslijsten zijn vervangen door tv schermen. Het geheel heeft weer een frisse en moderne look gekregen. ESTO bestuursverslag seizoen 2015-2016 pag. 13