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網路時代職場修練 優 遊 資 訊 大 海 Death by information Overload 作者：保羅‧漢普 Paul Hemp 前 言 你是不是被大量超載的資訊淹沒了？在這個 資訊快速更新與累積的時代，原本應提供我 們很多幫助的資訊，反而造成我們的負擔， 甚至造成負面影響。 目前研究顯示，資訊的數量激增，並且對人 們的工作造成干擾，這不僅對個人福利，也 對決策、創新和生產力造成負面影響 幸好，創新的技術和技巧，為個人和組織提 供了一線生機。 探 討 主 旨 負面效應 個人篇 1.工作和家庭，資訊成災 2.資訊太多，腦子變漿糊 負面效應 企業篇 處理小訊息，大損生產力 工作與家庭，資訊成災 資訊的閘門一開，各種形式的內容就席捲而 來：手機上的簡訊，以及社交網站Twitter的 tweet訊息。黑莓機上的Facebook交友快訊， 以及語言郵件，還有頂尖的殺手級應用：電 子郵件 另一方面，有些資訊以往不存在，或是無法 取得，但現在隨手可得，因此我們不敢忽視， 必須持續搜尋 回選單 資訊太多，腦子變漿糊 有研究人員說，人們若是無法在獲得資訊之後盡快 處理，就會感到壓力，這樣可能會讓你精疲力竭， 心神渙散。 精神科醫師和注意力缺失症專家愛德華‧哈洛威 (Edward Hallowell)指出，現代職場會引發所謂的 「注意力缺失特性」(attention deficit trait)，性質類 似基因遺傳的注意力缺失症。 作家琳達‧史東(Linda Stone)注意到，現在有些人 得了所謂的「電子郵件呼吸暫停症」(e-mail apnea)， 就是在處理電子郵件時，會不自覺暫停正常穩定的 呼吸。 惠普(HP)委託進行的一項調查指出，因電子 郵件和電話而分心的知識工作者，智商平均 會比自己正常水準降低十分，這是吸食大麻 時智商降幅的兩倍。 資訊隨時可用，往往模糊了工作和家庭的界 線，這種趨勢可能會以令人意想不到的方式 影響個人生活 回選單 處理小訊息，大損生產力 當個人奮力處理資訊泛濫的問題時，大部分 組織也在不知不覺中付出了昂貴的代價。原 因之一就是，員工花時間處理價值有限的資 訊，反而損失了創造生產力的時間。 前英特爾資深工程師納森‧賽爾德斯 (Nathan Zeldes)說：「許多企業仍否認有資 訊超載的問題，員工雖深受其苦，卻不反抗， 因 為一般人都認為，聯繫溝通是有益無害 的。」 根據微軟(Microsoft)對自家員工電郵習慣的調查， 員工若因電子郵件通知而中斷工作，平均要花24分 鐘才能重拾擱置的工作。 哈佛商學院學者泰瑞莎‧艾馬比爾(Teresa M. Amabile)的研究指出，員工被各種訊息打斷而使工 作變得零碎時，創意活動會大打折扣。 研究人員注意到，資訊超載會因為不知道收件人是 否或何時回覆訊息，導致決策延誤。西北大學研究 員尤藍‧卡爾門(Yoram Kalman)指出，因為線上無 回應而造成模稜兩可情況，後果有時候比延後回覆 更嚴重。 每年因效率降低導致的成本支出，高達近十億美金， 其中包括處理非必要電郵，以及在工作被打斷後重 回正軌所損失的時間 結 論： 利 用 協 助 工 具 個 人： 1.科 技 2.心 態 翻 新 企 業： 1.科 技 2.改 變 文 化 個人工具： 1. 科 技 有一些新的軟體工具，提供各種加強管理收件夾的 方法，有些是根據你與特定寄件人過去的往來的情 況，來決定訊息的重要性，然後排出Outlook訊息的 先後順序：有些則根據來信和自己工作專案的相關 程度，把電子郵件分門別類：還有些則是過濾掉已 不再相關的電子郵件。 Google工程師已設計出一種功能，這項功能就是 Gmail頁面上的一個選用連結，在此連結按一下螢 幕會變灰色，並顯示「休息時間！起來走動一下， 把一些真正該做的工作做好，或是吃一下點心。我 們會在15分鐘後回來。」然後開始倒數，15分鐘後 才可在查看訊息。 回選單 個人工具： 2. 心 態 翻 新 如大衛‧艾倫(David Allen)提高個人生產力的方法 「執行完成」(getting things done 簡稱GTD)，但 是如果你的個性是忽略的郵件越來越多，便會飽受 焦慮的折磨，那這項建議就不適用。 或者 「清空收件夾」(inbox zero)，這是知名網站 創辦人莫林‧曼恩(Merlin Mann)的原則。 或是只有一頁的網站five.senten.es要求人們採行的 做法是：「不論收件人是誰、主題為何，所有電郵 的回信最多不超過五句。」 回選單 企業工具： 1. 科 技 例如做 出一套會考慮各種因素，包括寄件人 是否為客戶，還是通訊錄有註記的收件人， 可以根據個別使用者的行為來專門設計。 甚至寄件者可以用此郵件的重要性的多寡來 給予收件者虛擬貨幣，當收件者要回信時也 是需要這些貨幣來回信，利用這樣來區別信 件的重要與否。 甚至電腦會偵測你的打字速度和滑鼠的應用 來判斷收件者是否在忙碌，如果此信件真的 很重要，還可以選擇要打擾收件者來傳送訊 息 回選單 企業工具： 2. 改 變 文 化 找出替代電子郵件的管道： 1.比如設定一週一次的「無電郵早晨」，就是那段時 間公司內部的傳送郵件、電話 、聊天訪談都不行， 但對外的卻可以，這樣做是為了開闢一個相對不受 打擾的較長時段。 2.就是少用電子郵件，多利用電話，或者當面訪談 的方法來敲定一些事情。 3. 明確規定什麼類別的資訊應該要採用何種溝通管 道。 4. 利用一些電子郵件有的自動回覆系統 5.規定何時開始關掉電子郵件伺服器 報 告 結 束