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專案生命週期與組織架構 企電三甲 4a01b027陳慧軒 4a01b030廖純亭 4a01b041洪妙慈 專案生命週期 專案生命週期的階段：第一種看法 1.概念階段 2.定義階段 3.計畫階段 4.執行與監控階段 5.結案階段 專案生命週期的階段：第一種看法 1.概念階段：問題剛發生對很狀況不了解，須做調查。 2.定義階段：任務在於澄清專案目標、確認專案資源需求。 3.計畫階段：三大要素①策略：著重長期方計 ②戰術：著重細部計畫 ③後勤：確保資源足夠能完成工作 4.執行與監控階段：專案執行時，必須有人確保進度依循進 行，只要發現任何偏差立即採取修正措施。 5.結案階段：在於對整個專案一路走來的狀況進行檢討。 專案生命週期的階段：第二種看法 專案生命週期的階段：第二種看法 第一階段－確認需要：確認「需要」、「問題」、 「機會」，提供顧客所需求的計劃書，以便能明確說 出顧客需要與解決方案。 第二階段－研擬計劃書：準備問題的解決方案、估計 需要的時間、推算所需的時程，每項都以文字紀錄。 第三階段－執行專案：更細部規劃強調有品質方式， 在有現預算時間內完成所有交付的工作範圍。 第四階段－終止專案：客戶交付需求以被完成，並評 估專案執行的成果，改善並從中學習。 專案管理的五大流程 1.啟始流程 2.規劃流程 3.執行流程 4.監視與控制流程 5.結案 專案管理的五大流程 1.啟始流程：啟始於「了解問題、需求、機會」，結束 於需求建議書。 2.規劃流程：①發展專案計畫②與關鍵人員適當的互動 ③取得對專案的承諾④維護專案的計畫 3.執行流程：啟始於顧客與專案團隊簽訂合約，終止於 專案在具品質的方法、預算時程內、顧客滿意下達成 目標。 4.監視與控制流程：比較實際執行與計畫的差異，如果 差異過大就啟動修正行動，須從頭到尾貫徹執行。 5.結案：目的從中學習，以做未來專案借鏡。 專案利害關係人 1.提供專案資金或資源 2.參與專案 3.位於專案責任鏈中的一環 4.專案的成敗會影響其利益或得失 5.會受專案產品的影響 6.會受專案結果的影響 專案管理辦公室 1.專案成員的辦公室 2.專案組合管理辦公室 3.訓練專案管理最佳實務 的辦公室 符加價值的服務： ①專案進度的整體檢視 ②專案成果管理 ③重新配置短期開發資源 ④建立維持標準與方法 ⑤專案中學習的知識加以彙整 ⑥提供訓練改善效度 ⑦ 評估成熟度採取改善行動 組織結構－職權與職責 上司 職 權↓ 職 責 ↓ ↓↓ 下屬 ↑↑ 負 責 傳統組織管理與專案管理的比較 功能管理 專案管理 組織的直 線劃分 功能單位對目標達成負直接的責 任、直線指揮、幕僚諮詢 有層級存在，但直線功能單位僅 呈支援地位 組織層次 原則 職權關係鏈由主管到部屬遍及全 組織，事務垂直由上向下傳達 重點在於橫向及斜向之流向，重 要事項乃依任務需求情況而定 主管與部 屬關係 主管對部屬的金字塔型關係而進 行 主管與主管之間、管理者之間、 同事與同事之間關係而進行 組織目標 一元性目標 多元性目標 指揮統一 管理者是各項活動的首腦，均以 相同計劃為主 管理者需跨越功能線和組織線， 始能達到各單位的共同目標 職權與職 責 主管與部屬關係的統合必須經過 職權與幕僚諮詢服務達成 專案管理者的職責大於職權，績 效升遷需向另一位管理者負責 時間幅度 可經由不斷的業務而長遠存在 專業時間有限定，組織時間也就 有一定的限度 專案常見的組織結構 優點 缺點 功能式組織 工作內容不重覆 功能性卓越 組織較僵化 命令傳達時間長 較不以顧客為焦點 矩陣式組織 有效利用資源 促進學習知識交換 增進溝通 以顧客為焦點 須向功能經理與專案經理兩 方面報告 權力需要平衡 專案式組織 具資源控制權 對顧客負責 較不具成本效益 專案和專案間，知識的轉移 較低度 組織結構對專案之影響 功能式組 織 功能式 矩陣組織 平衡式 矩陣組織 專案式 矩陣組織 弱矩陣式 平衡 矩陣式 強矩陣式 專案式 組織 專案經理 人之權利 無或很少 低度 低度到中 度 中度到高 度 高度到幾 乎完全 全職參與 專案之人 員比例 幾乎是0% 0-25% 15-60% 50-95% 85-100% 專案經理 人之角色 兼任 兼任 全職 全職 全職 專案管理 之行政幕 僚 兼任 兼任 兼任 全職 全職 專案職稱 專案協調 者 專案協調 者 專案經理 專案經理 專案經理 專案經理 何謂專案經理？ 是指為專案規劃與執行之成敗負全職人，專案 核准證明確認專案經理，並描述專案經理實行 專案時所擁有的全職，專案經理的主要職權在 於規劃專案，然後執行與管理專案工作。 專案經理應有的技能 1.溝通技能 2.組織與規劃技能 3.編製預算與管理預算技能 4.衝突管理技能 5.協商與影響技能 6.領導技能 7.專案團隊建立與激勵技能 專案經理必須完成的四項計畫書 1.工作說明書：是專案工作要求的詳細描述。 2.專案規格書：描述專案的應用領域、創作思路， 對實際問題的解決方案。 3.里程碑進度表：包括專案開始日、專案終止日、 其他重要事項、交付與報告等。 4.工作分解結構：專案要求確認之後，第一個工 作就是發展工作分解結構。 心得 事先良好的規劃是專案成功的重要因素，要完成 如期如質的目標，先行懂得評量組織資源及專案自身 條件，運用工具以掌握辨識重要利害關係人的期望， 當條件不足需引用外在資源時，須對採購所需注意事 項有所掌握，明白其引進的風險及事前作因應措施。 在合作的過程中，對策略合作夥伴，應以對等的 心態去面對，而不是誰佔優勢，誰佔劣勢。提升了我 的視野，發現原來專案管理可以運用一套非常有邏輯 規則的系統，讓專案管理可以更有效率。 洪妙慈 心得 看到第2章專案的生命週期與組織架構，讓我想到 一個美國影集:誰是接班人The Apprentice，片中描述 隊伍互相競爭銷售、速度，還有專案組織的應用，在 裡面運用的活靈活現，以上是題外話。總之，專案管 理比一搬組織管理，更有效率，選擇對的專案管理程 序、能幹的專案經理，還要依循適合公司的資源與條 件，才能帶來成功的專案產品、創造公司利潤。 陳慧軒 心得 我個人覺得關於專案的生命週期要如何成功運行， 且不浪費個階段所花費的心力必須要靠執行力，除了各 個階段需要做好分配與控制外，執行的人員也很重要， 就如其中的經理人，要如何確實地去執行每個階段及工 作的分配，還有各層級組織該具備哪些工作與知識等， 生命週期要實際規劃，充分掌握其運行，才能夠使整個 工作的專案規劃實行的確實且不浪費一絲資源。 廖純亭 謝謝大家