Transcript Konsep Sistem dan Informasi.pptx

Oleh:
Drs. Edi Suryadi, M.Si.
Rasto, S.Pd., M.Pd.
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN
FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
KONSEP SISTEM
1. KONSEP SISTEM
1.1 Pengertian Sistem
PENDEKATAN
PROSEDUR
SISTEM
PENDEKATAN
KOMPONEN
PENGERTIAN SISTEM
Menurut Pendekatan PROSEDUR
 Kumpulan dari prosedur prosedur yang mempunyai
tujuan tertentu
 Serangkaian unsur yang membentuk prosedur
untuk
mencapai
tujuan
bersama
dengan
mengoperasikan
data
untuk
menghasilkan
informasi
 Serangkaian prosedur dan metode yang terpadu
oleh interaksi yang teratur sehingga membentuk
suatu kesatuan yang utuh
PENGERTIAN SISTEM
Menurut Pendekatan KOMPONEN
 Kumpulan dari komponen yang saling berhubungan
satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan
untuk mencapai tujuan tertentu.
 Sekumpulan sub sistem yang saling berinteraksi dan
bekerjasama sehingga membentuk satu kesatuan
untuk mencapai tujuan bersama
 Sekelompok objek atau satuan yang bergabung untuk
membentuk suatu keseluruhan dan bekerja, berfungsi,
atau bergerak interdependensi dan harmonis.
DEFINISI SISTEM (Kesimpulan)
KESIMPULAN
• Sistem:
Adalah serangkaian metode, prosedur, atau
teknik (subsistem) yang disatukan oleh interaksi yg
teratur sehingga membentuk suatu kesatuan yg
terpadu
1.2 KARAKTERISTIK SISTEM
SISTEM X
1. TUJUAN SISTEM
2. LINGKUNGAN EKSTERNAL
9. PROSES
5. BATAS SISTEM
A
8. INPUT
10. OUTPUT
B
D
C
6. HIRARKI SISTEM
3. LINGKUNGAN INTERNAL
7. HUBUNGAN SISTEM
4. SUB SISTEM
2.2.1 Tujuan
sistem
• Target yg ingin dicapai oleh suatu sistem
• TUJUAN SISTEM:
1. HRS MEMILIKI KRITERIA: Sbg tolok ukur dalam
menilai keberhasilan suatu sistem dan menjadi dasar
dilakukannya suatu pengendalian sistem
2. hrs konkrit: Agar mudah untuk dicapai
3. Tidak boleh abstrak
Contoh:
Tujuan menjalankan mobil yg sedang mobok akan
lebih mudah dari tujuan membuat mobil yg bagus.
Kriteria mobil mogok adalah jalan, sedangkan mobil
bagus kriterianya relatif.
2.2.2 BATAS SISTEM
• GARIS ABSTRAKSI YG MEMISAHKAN ANTARA SISTEM
DAN LINGKUNGAN
• BERSIFAT RELATIF BERGANTUNG PADA SITUASI DAN
KONDISI
2.2.3 Subsistem
SISTEM X
SISTEM B
A
B1
E1
E4
E2
E
E3
B
D
B4
SISTEM B 2
21
B2
B3
24
22
23
Sub sistem
D1
D4
D2
D3
Batas sistem
Lingkungan sistem
Eksternal/internal
• ISTILAH YG DIGUNAKAN UNT. MENUNJUKKAN
BAGIAN/KOMPONEN DARI SISTEM
• Sistem/subsistem BERSIFAT RELATIF: Dalam
konteks tertentu suatu sistem bisan menjadi sub
sistem dari sistem lainnya (Lihat gambar).
2.2.4 Hubungan sistem
• Menunjukkan hubungan antar sistem/subsistem baik
secara vertikal/horizontal
2.2.5 hirarkhi sistem
Menggambarkan hubungan sistem dengan sistem yg
lebih besar yg disebut super sistem dan hubungan
dengan sistem yg lebih kecil yg disebut sub sistem.
2.2.6 INPUT, PROSES (MODEL), DAN OUTPUT
(Data Processing Life Cycle)
Data
Diolah
Informasi
Input
Proses
Output
Data
Diolah
Informasi
Input
Model
Output
Basis
DATA
Storage
• Input, proses, dan output: Disebut sebagai siklus
pengolahan data (siklus informasi), atau disebut juga sbg
fungsi dasar sistem.
• Input:
* Segala sesuatu yg masuk ke dalam suatu sistem yg dapat
berupa: energi, manusia, data, modal, bahan baku,
layanan, dsb.
* Pemicu bagi sistem untuk melakukan proses diperlukan.
* 3. Feedback input: data atau informasi tentang kinerja dari
suatu sistem. (digunakan untuk pengendalian)
Klasifikasi input
1. serial input: Input yg diperoleh sebagai hasil (output)dari sistem
sebelumnya.
Input
Input
Proses
Proses
Output
Output
2. Probable Input
• Merupakan potensial input yg dapat digunakan oleh suatu sistem
• Suatu sistem hrs dapat menentukan input mana yg sesuai untuk
menghasilkan output yg diharapkan
• Feedback input: data atau informasi tentang kinerja dari
suatu sistem. (digunakan untuk pengendalian)
Sistem-sistem lain
Sub sistem Pembelian
1
I
P
O
2
I
P
O
Input
3
I
P
Proses
Output
O
Ke sistem lain
n
Feedback
I
P
O
• PROSES
Perubahan input menjadi output, prosesnya bisa
dilakukan oleh orang, mesin atau komputer.
• Output
Hasil dari suatu proses yang merupakan tujuan dari
keberadaan sistem.
1. Output langsung dikonsumsi konsumen
2. Output yg dikonsumsi oleh suatu subsistem yg lain dlm
sistem yg sama dlm suatu siklus produksi. Mis barang
setengah jadi
3. Output yg merupakan bagian dari output secara
keseluruhan yg dp dikonsumsi oleh suatu sistem ybs
atau yang lain, tapi menjadi tidak berguna kalau di
buang ke lingkungan. Mis. Limbah gergajian.
2.2.7 LINGKUNGAN SISTEM
PELANGGAN
TENAGA KERJA
EKOLOGI
ORGANISASI
PEMERINTAH
MASYARAKAT
INPUT
PROSES
OUTPUT
FEEDBACK CONTROL
PESAING
PERALATAN &
PERLENGKAPAN
MODAL
TANAH
ORGANISASI
Batas sistem dg lingkungannya
Yang mampu dikendalikan
Yang tidak mampu dikendalikan
• LINGKUNGAN SISTEM
* faktor-faktor diluar sistem yg mempengaruhi sistem
* Lingkungan eksternal: lingkungan yg berada diluar
sistem yg susah dikendalikan.
Contoh: lingkungan industri (sukubunga, permintaan
pasar, pp, dsb)
* Lingkungan internal: ilngkungan yg berada dalam
sistem dan dapat dikendalikan
Contoh: modal, tenaga kerja fasilitas
KESIMPULAN/ESENSI SISTEM
• Saling berkaitan sehingga menggambarkan
sebuah jaringan kerja
• Membentuk satu kesatuan
• Mencapai tujuan bersama
• Bekerja secara interdependensial (merupakan
bagian integral dari sistem lain yang lebih besar)
• Terdiri atas tiga komponen yaitu INPUT-PROSESOUTPUT (IPO)
2.3 KLASIFIKASI SISTEM
KRITERIA
KLASIFIKASI
Lingkungan
Terbuka
Tertutup
Asal pembuatnya
Buatan manusia
Buatan Allah/alam
Keberadaannya
Berjalan
Konsep
Kesulitan
Sulit/kompleks
Sederhana
Output/kinerjanya
Dapat dipastikan
Tidak dapat
dipastikan
Waktu
keberadaannya
Sementara
Selamanya
Wujudnya
Abstrak
Ada secara fisik
Tingkatannya
Subsistem/system
Super system
Fleksibilitas
Bisa beradaptasi
Tidak bias
beradaptasi
Keterangan:
• Sistem terbuka: Bila aktivitas dalam sistem tersebut
dipengaruhi oleh lingkungan
• Sistem tertutup: bila aktivitas dalam sistem tersebut tidak
terpengaruhi oleh perubahan yg terjadi di lingkungan
• Sistem buatan Allah: mis; manusia, pohon2-an,
sedangkan mobil, motor dsb merupakan sistem buatan
manusia.
• Sistem berjalan: Sistem yg sudah digunkan pada
aktivitas sehari-hari
• Sistem konsep: Sistem yg belum diterapkan (masih di
atas kertas)
• Sistem Sederhana: Sistem yg terbentuk dari sedikit
tingkatan dan komponen serta hubungan antara
tingkatan masih sederhana: mis: pengantar koran
• Sistem kompleks: Sistem terdiri dari banyak komponen
dan tingkatan yg dihubungkan dlm berbagai cara yg
berbeda.
• Sistem yg dapat dipastikan: Misalnya Sistem listrik di
rumah tempat tinggal
• Sistem yg tidak dapat dipastikan: mis; organisasi
perusahaan, organisasi pendidikan
• Sistem sementara: mis: sistem pemilu, sembako, dsb
• Sistem selamana: Mis: sistem lalu nitas
• Sistem abstrak: tidak dapat diraba: mis organisasi
perusahaan dan perguruan tinggi
• Sistem konkrit : dapat diraba: mis: mobil dsb
• Sub sistem: sistem yg lebih kecil dalam sebuah sistem
• Supersistem: sistem yg lebih besar
• Bisa beradaptasi: bisa menyesuaikan diri terhadap
perubahan lingkungan
• Tidak bisa beradaptasi: tidak bisa menyesuaikan
terhadap perubahan lingkungan.
2.4 MODEL DAN MODELING SISTEM
MODEL
•
•
ABSTRAKSI DARI SUATU PERISTIWA
INTERPRETASI SECARA EKSPLISIT DARI PEMAHAMAN TENTANG SITUASI
YG DAPAT DINYATAKAN DLM BENTUK MATEMATIKA, SIMBOL, ATAU KATAKATA
MODELING
•
PROSES PEMBUATAN MODEL YG MENGGAMBARKAN ENTITAS, PROSES,
ATRIBUT DAN HUB. SATU SAMA LAIN DARI SUATU PERISTIWA
JENIS-JENIS MODEL
•
•
•
•
MODEL FISIK: PENGGAMBARAN ENTITAS DLM BENTUK TIGA DIMENSI
CONTOH: KOMPUTER
MODEL NARATIF: PENGGAMBARAN ENTITAS DLM BENTUK LISAN/TULISAN
CONTOH: CERITA
MODEL GRAFIK: PENGGAMBARAN SUATU ENTITAS DALM BENTUK SIMBOL
GARIS ATAU BENTUK LAINNYA
MODEL MATEMATIKA: PENGGAMBARAN SUATU ENTITAS DLM BENTUK
PERSAMAAN MATEMATIKA
Jenis-jenis model:
1. Model fisik:
Menggambarkan entitas dalam bentuk tiga dimensi
Contoh
• Model Naratif:
• Penggambaran entitas dalam bentuk lisan atau tulisan.
CONTOH
Pertama bagian gudang akan mengeluarkan permintaan.
Permintaan pembelian tsb akan diberikan kepada bagian
Pembelian untuk dibuatkan order pembelian. Berdasarkan
permintaan pembelian tersebut maka bagian pembelian
akan membuat pesanan pembelian, dan berdasarkan
pesanan pembelian yg diterimanya penjual akan
mengirim barang. Kemudian barang yg diterima tersebut
dibayar sesuai dengan total harga yg tertera pada faktur.
3. MODEL GRAFIK
Penggambaran suatu entitas dalam bentuk simbol,
garis ataubentuk lainnya.
Contoh
ORDER
FAKTUR
PENJUAL
PEMBELI
ORDER
• BUKTI SETOR/
PENGAMBILAN
• SALDO REKENING
• BUKTI SETOR/
BANK
PENGAMBILAN
SIA
PT.
MAJU
FAKTUR
LAPORAN
KEUANGAN
KEBIJAKAN
PAJAK
4. Model matematika
B = f (e.p)
MANFAAT MODEL
•
•
•
MEMUDAHKAN PENGERTIAN (YG KOMPLEKS JADI
SEDERHANA)
MEMPERMUDAH KOMUNIKASI MULUT, TELINGA, MATA)
MEMPERKIRAKAN MASA DEPAN (MODEL STATISTIK DP.
MEMPREDIKSI MASA DEPAN YG AKAN TERJADI
2.5 BAHASA SISTEM
Processing
Auxiliary
operation
On page
connector
Dokumen
Off line keying
operation
Off page
connector
Multiple copies
Of one doc.
Magnetic disk
Terminal
Magnetik
tape
Input/Output
On line
storage
Online keying
Manual
operation
N
File
Decision
Document or
Processing flow
Data /
Information flow
2.6 DAUR HIDUP SISTEM
(System Life Cycle)
Mengenali
adanya kebutuhan
Pembangunan
SISTEM
Pemasangan
SISTEM
SISTEM
Menjadi usang
Pengoprasian
SISTEM
TUGAS/KASUS
•
•
•
•
•
JELASKAN DAN BERI ALASAN APABILA SUATU SISTEM MEMEILIKI 7
BUAH SUB SISTEM DAN SALAH SATUNYA TIDAK DAPAT BERFUNGSI,
APAKAH SISTEM TSB. DALAT BERJALAN SESUAI DG YG DIHARAPKAN?
APABILA ADA 7 BUAH SISTEM YG MASING-MASING BERJALAN DG BAIK.
KE 7 SUB SISTEM MERUPAKAN KOMPONEN DARI SISTEM X. APAKAH
KARENA KE 7 BUAH SUB SISTEM BERFUNGSI DG BAIK MAKA SISTEM X
PUN AKAN BERFUNGSI DG BAIK. COBA JELASKAN?
APABILA ANDA MEMBICARAKA SISTEM X DENGAN BEBERAPA TEMAN,
APAKAH SUS SISTEM DAN BATAS SISTEM DIANTARA TEMAN ANDA
AKAN SAMA, MENGAPA?
APA SESUNGGUHNYA YG DIMAKSUD DENGAN HUBUNGAN SISTEM,
APAKAH ARTI DARI HUBUNGAN SISTEM TERSEBUT DLM SISTEM
SUATU ORGANISASI
PARA AHLI MENGATAKAN BAHWA SISTEM SUATU ORGANISASI
MERUPAKAN SINERGI DARI BERBAGAI KEPENTINGAN. MENGAPA?,
JELASKAN
KONSEP INFORMASI
2. KONSEP INFORMASI
Disimpan
Arsip
Fakta
Direkam/
dicatat
Disimpan
Data
Informasi
Diproses
Keluaran
•Manual
•Mesin manual
•Mesin elektrik
•Elektronik
3.1. PENGERTIAN DATA dan FAKTA
FAKTA
DATA
Jenis Data
Sumber Data
Data Statis
•N0. rekening
•Nama
•Alamat
•N0. tlp
•N0. KTP
Eksternal
Data dinamis
•N0. urut transaksi
•Tgl transaksi
•N0. sandi
•Debit
•Kredit
Internal
Pengelompokan Data
Data
kegiatan
Data
penelitian
Data
Data
peraturan lingkungan
 Data
Gambaran fakta yang belum diubah, dimanipulasi atau ditafsirkan
 Fakta
Kenyataan atau peristiwa yang sebenarnya
3.2 Jenis data
1. Data statis: data yg umumnya tidak/jarang berubah, misalnya:
identitas nama (orang, organisasi, tempat), kode nomor (kartu
penduduk, kartu kredit, tlp, NIP, karpeg, dsb
2. Data dinamis: Data yg selalu berubah (updating), misalnya data
tabungan, gaji, kepangkatan, nilai
siswa, dsb.
Berdasarkan sifatnya:
1. Data kuantitatif: data yang menggunakan bilangan (hitungan)
2. Data kualitatif: data yg tidak dihitung dg bilangan, melainkan
diukur
dg kata-kata yg bernilai, misal: baik – buruk.
3.3 Sumber data:
1. Data internal:
Yaitu data yg berasal dari dalam organisasi sendiri
2. DATA EKTERNAL:
yaitu data yg berasal dari luar organisasi.
berdasarkan isinya:
1. Data catatan kegiatan:
Yaitu data hasil berbagai aktivitas operasional organisasi (data
transaksi) yg merupakan bahan dasar pengolahan informasi,
terdiri
atas:
1.1 Kegiatan substantif: yaitu kegiatan pokok yg menjadi fungsi
utama organisasi, misalnya: fungsi utama sekolah
melaksanakan
kegiatan pendidikan. Data substantif ini menyebabkan
perbedaan kegiatan sistem informasi baik antar organisasi/unit
organisasi
1.2 Kegiatan fasilitatif: kegiatan yg bersifat pendukung kegiatan
substantif organisasi, misalnya: keuangan, personalia, EDP, dsb.
contoh data kegiatan transaksi:
Nama Perusahaan
Nomor Rekening
Jenis Setoran
Jumlah Setoran
Tanggal
Nama Penyetor
Nama Teller
: PT. Maju Terus
: 055736489124
: Tunai
: Rp 12.000.500
: 10 Mei 2007
: Heli Kusnadi
: Dini
Data bukti setor bank
Nama Penumpang
Umur
Alamat
Tujuan
Tanggal
Jam
N0. Pesawat
Harga Tiket
: Petrus
: 55 tahun
: Jl. Sudirman 25
Ciamis
: Surabaya
: 10 Mei 2007
: 12.00 WIB
: MNA 543
: Rp 500.000,-
Data tiket pesawat terbang
2. data hasil penelitian:
1. Hasil penelitian internal
2. Hasil penelitian eksternal
3. Data lingkungan:
Yaitu semua bidang yg berkaitan dg kegiatan
organisasi
dan dapat mepengaruhi kegiatan organisasi,
misalnya:
1. Ekonomi
2. Keuangan
3. Pendidikan
4. Perdagangan
5. Politik
6. Iptek
7. Budaya, dsb.
4. data peraturan:
*Dlm pekerjaan SI, data dlm bentuk peraturan hrs
disimpan secara sistematis unt memudahkan
penelmuan kembali.
*Data peraturan dimasukan pd komputer hanya
indeksnya saja, meliputi:
1. Subjek
2. Judul peraturan
3. Lembaga yg mengeluarkan
4. Tanggal dan nomor peraturan
5. Kode dari lokasi penyimpanan dokumen fisiknya
6. Isi ringkas peraturan
KESIMPULAN:
INFORMASI:
• Hasil pengolahan data/fakta yang dapat memberikan
arti atau manfaat
• Data yg telah diproses ke dlm suatu bentuk yg
mempunyai arti bagi penerima dan memiliki nilai nyata
yg dibutuhkan unt proses pengambilan keputusan saat
ini maupun saat mendatang.
• Sebuah pernyataan yg menjelaskan suatu peristiwa
(objek/konsep) sehingga manusia dapat membedakan
sesuatu dengan yg lainnya.
• Merupakan kumpulan data yg telah diolah baik bersifat
kualitatif maupun kuantitatif dan memiliki arti lebih luas.
• Data itu sendiri berorientasi pada kegiatan operasional,
seperti transaksi.
4. BENTUK INFORMASI
• Informasi uraian: disajikan dlm bentuk uraian cerita yg
pangjang/singkat yg berisikan kalimat-kalimat yg ringkas
dan jelas, misalnya: laporan, notulen, surat, atau memo.
• Informasi rekapitulasi: informasi ringkas dg hasil akhir dari
suatu perhitungan yg berisikan angka-angka yg
disajikan dlm bentuk kolom-kolom, misalnya: neraca,
rekening, daftar pembelian, daftar penjualan, kalkulasi
harga, dsb.
• Informasi gambar: Informasi
3.3 KUALITAS INFORMASI
INFORMASI YANG BERGUNA
LENGKAP
AKURAT
TEPAT WAKTU
RELEVAN
KETERANGAN:
• Akurat:
Informasi mencerminkan keadaan yg sebenarnya.
• Tepat waktu:
Informasi tersedia pada saat dibutuhkan
• Relevan:
Informasi sesuai dengan kebutuhan
• Lengkap:
Informasi lengkap dan utuh
3.4 HUBUNGAN data, fakta, dan informasi
Kegiatan
• Pelaporan
• Komunikasi
• Transaksi
• Perjanjian
• Dsb
Direkam/
dicatat
Data
Disimpan
Disimpan
Diproses
Manual
Komputer
Arsip
Keluaran
Informasi