Transcript Mail Merge.ppt

MAIL MERGE
Pengertian
Mail Merge adalah sebuah fasilitas yang
disediakan Microsoft Word untuk
membuat dokumen berangkai (dokumen
yang perlu dikirimkan kepada banyak
orang dengan format, isi dan maksud
yang sama).
Tahapan Membuat Mail Merge
Terdapat lima tahapan utama yang harus dilakukan
untuk membuat Mail Merge, yaitu:
1. Membuat atau menyiapkan dokumen utama
(Main Document);
2. Membuat atau menyiapkan alamat sebagai
sumber data (Data Source);
3. Menggabungkan Main Document dengan Data
Source
4. Menyisipkan data yang ada pada Data Source ke
dalam Main Document
5. Menampilkan data pada Main Document
Tahap 1
A. Buat dokumen baru, dengan langkah-langkah
sebagai berikut.
1. Klik tombol Office Button.
2. Klik tombol New pada daftar yang ditampilkan.
3. Klik tombol Blank document pada kotak dialog
yang ditampilkan.
4. Klik tombol Create. Sebuah dokumen kosong akan
ditampilkan.
5. Ketik dokumen surat yang akan dibuat mail merge.
Tahap 1
B. Simpan dokumen surat, dengan menggunakan
langkah-langkah sebagai berikut.
1. Klik tombol Office Button.
2. Klik tombol Save As pada daftar yang ditampilkan.
3. Ketik Surat Undangan sebagai nama dokumen surat
mail merge di kotak isian File Name.
4. Tentukan folder tempat penyimpanan di bagian
Folders.
5. Klik tombol Save.
Tahap 1
C. Buat dokumen Surat Undangan menjadi format
dokumen Letter, dengan menggunakan langkahlangkah berikut.
1. Klik tab Maillings pada Ribbon.
2. Klik tombol Start Mail Merge pada Group Start Mail
Merge.
3. Klik tombol Letter pada daftar yang ditampilkan
Tahap 2
A. Buat dokumen baru, dengan menggunakan
langkah-langkah sebagai berikut.
1. Klik tombol Microsoft Office Button.
2. Klik tombol New pada daftar yang ditampilkan.
3. Klik tombol Blank document pada kotak dialog
yang ditampilkan.
4. Klik tombol Create. Sebuah dikumen kosong akan
ditampilkan.
Tahap 2
B. Buat tabel dengan menggunakan langkahlangkah sebagai berikut.
1. Klik tab Insert pada Ribbon.
2. Klik tombol Tabel pada Group Table.
3. Klik tombol Insert Table pada daftar yang
ditampilkan. Melalui langkah ini kotak dialog
Insert Table ditampilkan.
Tahap 2
3. Tentukan jumlah kolom di kotak Number of Columns.
4. Tentukan jumlah baris di kotak Number of Rows.
5. Tekan OK
6. Ketik data ke dalam tabel.
7. Simpan ke dalam folder yang ditentukan
Tahap 3
Buka dokumen
surat mail merge (Surat
Undangan), dengan menggunakan langkahlangkah berikut.
1. Klik tab View pada Ribbon.
2. Klik tombol Switch Windows pada Group
Windows.
3. Klik Surat Undangan pada daftar yang
ditampilkan.
Tahap 3
Gabungkan main document surat mail merge (Surat
Undangan) dengan data source (Data Pegawai) melalui
langkah-langkah berikut.
1.
2.
3.
4.
5.
Klik tab Maillings pada Ribbon.
Klik tombol Select Recipients pada Group Start Mail Merge.
Klik tombol Use Existing List pada daftar yang ditampilkan.
Tentukan Folder tempat penyimpanan file Data Pegawai.
Klik nama file yang akan dijadikan data source surat mail
merge pada daftar yang ditampilkan. Misalnya Data Pegawai.
6. Klik tombol Open.
Tahap 4
Gunakan langkah-langkah berikut untuk menyisipkan
data source (Data Pegawai) ke dalam main document
surat mail merge (Surat Undangan).
1. Klik pada area dokumen yang akan dijadikan tempat
menyisipkan field. Misalnya di bawah Kepada Yth. pada
alamat surat.
2. Klik tab Mailings pada Ribbon.
3. Klik tombol Insert Merge Field pada Group Write &
Insert Fields.
4. Klik satu field yang ditampilkan pada daftar. Ulangi
langkah ke 2 untuk menyisipkan field yang lain. Nama
Field akan ditampilkan pada main document surat mail
merge, sebagai berikut
Tahap 5
Gunakan langkah-langkah berikut untuk menampilkan data
pada main document surat mail merge.
1. Klik tab Mailings pada Ribbon.
2. Klik tombol Preview Results pada Group Preview Results.