Transcript Document 9655171

‫من املتوقع في أداء أي مؤسسة أن تظهر بعض املشكلت التي‬
‫قد تؤثر في أدائها فمن هذه املشكلت ما يتعلق ب …‪.‬‬
‫‪-1‬امكانات املؤسسة‬
‫‪-2‬أفراد املؤسسة‬
‫‪-3‬اسلوب اإلدارة‬
‫‪-4‬عالقة املؤسسة باملؤسسات األخرى‬
‫متى تقول عندي مشكلة‬
‫فما هو تعريف املشكلة أوال ‪:‬‬
‫هي عقبة أمام تحقيق األهداف ‪.‬‬
‫الهدف‬
‫المشكلة‬
‫البد من وضع معايير منضبطة لألهداف يمكن من خاللها أن تقول عندي مشكلة‬
‫المعيار الخيالي‬
‫ال مشكلة‬
‫المعيار المثالي‬
‫امتياز‬
‫االنجاز‬
‫انحراف غير مقبول‬
‫ال مشكلة‬
‫مشكلة‬
‫مشكلة‬
‫الزمن‬
‫ما يجب ان يتصف به‬
‫املتصدر لحل املشكلت‬
‫‪ -1‬األستعانه باهلل تعالى والثقة‬
‫بعونه عز وجل‬
‫كما قال (ص)‬
‫(( واستعن باهلل وال تعجز))‬
‫‪-2‬الثقة بالنفس والقدرة‬
‫على حل املشكلت‬
‫‪-3‬األمل وعدم اليأس والقنوط‬
‫)(انه ال ييأس من روح هللا‬
‫اال القوم الكافرون ))‬
‫‪-4‬الصبر واملصابرة في‬
‫املشكلت وعلجها‬
‫مواجهة‬
‫قال‬
‫((ومن يصبر‬
‫(صلى)‬
‫يصبره هللا)(‬
‫‪-5‬األستعانه‬
‫باألفراد‬
‫أحيانا‬
‫وبأهل الخبرة أحياناأخرى‬
‫(( ال خاب من استشار ))‬
‫‪-6‬املوضوعية واتباع‬
‫األسلوب العلمي في حل‬
‫املشكلت‬
‫‪-7‬عدم التهاون أو التباطؤ‬
‫في حل املشكلت التي ال‬
‫يكون الزمن جزء من العلج‬
‫فيها‬
‫‪-8‬الحماس لتنفيذ علج‬
‫املشكلت كالحماس لتلمس‬
‫وتحليل ودراسة اسبابها‬
‫األسلوب العلمي‬
‫لحل املشكلت‬
‫‪1‬‬
‫‪2‬‬
‫عرف المشكلة‬
‫حلل األسباب‬
‫الكامنة أو المحتملة‬
‫‪6‬‬
‫نفذ الحل‬
‫وقوم التقدم‬
‫‪3‬‬
‫عرف الحلول‬
‫الممكنة‬
‫‪4‬‬
‫اختر الحل‬
‫األفضل‬
‫ضع خطة عمل‬
‫‪5‬‬
‫‪-1‬الخطوة األولى‬
‫‪-1‬تعريف وتحديد املشكلة وذلك‬
‫من خلل‪...‬‬
‫‪-1‬تحديد مظاهر وأعراض املشكلة‬
‫‪-2‬جمع حقائق ومعلومات حولها مثل‬
‫كيف حدثت ؟ وملاذا ؟‬
‫من ارتبط باملشكلة ؟‬
‫أين نشأت ؟ ومتى ؟‬
‫‪-3‬النتيجة التى ترغب في الوصول اليها بعد حل‬
‫املشكلة ‪.‬‬
‫‪ -4‬تحديد املشكلة الحقيقية ؟…‪.‬‬
‫فقد تكون األولى عرضا من أعراضها ويتحدد هنا‬
‫معرفة …‪..‬‬
‫نطاق املشكلة واطارها‬
‫نتائجها‬
‫اسبابها الحقيقية‬
‫الوصف‬
‫الخطوة‬
‫الطريقة‬
‫‪ - 1‬عرف المشكلة‬
‫التعريف‬
‫اكتب عرضا مقنعا‬
‫عرض المشكلة‬
‫للمشكلة القائمة‪،‬ثم‬
‫الحالة المرغوبة‬
‫لخص بإيجاز أين تحب‬
‫أن تكون‪،‬أو النتيجة‬
‫التي ترغب في الوصول‬
‫إليها بعد حل‬
‫المشكلة ‪.‬‬
‫تعريف المشكلة ‪ :‬اإلخاء الروتيني‬
‫عرض املشكلة‬
‫هو تحول اإلخاء الحقيقي الذي دعا اليه اإلسلم الى علقة أشبه بالعلقة اإلدارية بين املوظفين في قسم واحد‪،‬بما ينتاب هذه‬
‫العلقة من جوانب سلبية كثيرة وبما يغلب عليها من طابع الجفاف في العلقات والطبيعة الروتينية التى تربط املوظفين‬
‫بعضهم ببعض‬
‫الحالة املرغوبة‬
‫اإلخاء الحقيقي الذي دعا اليه اإلسلم و اشاعة روح املحبة والترابط بين األفراد‬
‫مظاهر المشكلة ‪:‬‬
‫‪ -1‬عدم اإلحساس باملحبة األخوية تجاه العضو اآلخر‪.‬‬
‫‪-2‬عدم السؤال عن األحوال في حالة األزمات‪.‬‬
‫‪ -3‬عدم عيادته اذا مرض أو تعزيته اذا مات له قريب‪.‬‬
‫‪ -4‬فتور الترحيب عند اللقاء‪.‬‬
‫‪ -5‬عدم التواصل بالهاتف أو الزيارات عند اختلف مراكز العمل ‪.‬‬
‫‪ -6‬التخلي عن مساعده عند الحاجة ‪.‬‬
‫الوصف‬
‫الخطوة‬
‫الطريقة‬
‫‪ - 2‬حلل األسباب‬
‫الكامنة واملحتملة‬
‫شكل السبب‬
‫عرف األسباب‬
‫والنتيجة‬
‫الكامنة‬
‫املحتملة‪،‬وحدد‬
‫األسباب الجذرية‬
‫للمشكلة واألكثر‬
‫احتماال ‪.‬‬
‫أسباب المشكلة ‪:‬‬
‫‪ -1‬قلة البرامج اإليمانية في منهج املؤسسة‪.‬‬
‫‪-2‬قلة وجود القد وات‪.‬‬
‫‪-3‬ضعف التركيز على جانب األخوة في املناهج‪.‬‬
‫‪ -4‬غلبة الجانب اإلدارى التنفيذي على الجانب األيماني‪.‬‬
‫‪-5‬كثرة دخول العناصر الضعيفة في املؤسسة ‪.‬‬
‫‪ -6‬الجهل الشرعي بأهمية األخوة وواجباتها ‪.‬‬
‫‪ -7‬قلة اللقاءات اإليمانية األخوية خارج نطاق العمل اإلدارى ‪.‬‬
‫‪ -8‬كثرة تنقلت األفراد مما ال يتيح لهم بناء علقة أخوية قوية‪.‬‬
‫‪-9‬عدم القيام بواجبات األخوة أو ضعف القيام بها ‪.‬‬
‫‪ -10‬عدم التوافق في الطبيعة البشرية ‪.‬‬
‫‪-11‬اختلف الهمم في التحرك في الدعوة واالختلف في التوافق في العمل ‪.‬‬
‫‪ -12‬جفاف الطبع ‪ ،‬والجهل بطرق كسب القلوب ‪.‬‬
‫البرامج‬
‫المناهج‬
‫اإلخاء‬
‫اإلدارى‬
‫طبيعة المكان‬
‫األفراد‬
‫طريقة العمل‬
‫‪-2‬الخطوة الثانية‬
‫طرح البدائل املختلفة لحل املشكلة‬
‫فهل هناك اعتبارات يجب أن تراعى عند طرح‬
‫بدائل الحلول ؟‬
‫‪-1‬اشراك اآلخرين في تصور الحلول‬
‫‪-2‬امكانية اعتبار عدم اتخاذ‬
‫قرار هو أحد البدائل‬
‫‪-3‬تقييم و مناقشة جميع البدائل املمكنة‬
‫دون استثناء‬
‫الخطوة‬
‫الطريقة‬
‫الوصف‬
‫‪- 3‬عرف‬
‫عصف األفكار‬
‫ضع قائمة طويلة من‬
‫الحلول‬
‫الحلول الممكنة‬
‫المحتملة‬
‫للمشكلة دون تقويم‬
‫الفاعلية‪ ،‬ثم اختصر‬
‫القائمة إلى بضعة‬
‫حلول محتملة ‪.‬‬
‫الحلول المحتملة ‪:‬‬
‫أ‪-‬زيادة اشراك األعضاء في عمل مشترك واطالة االحتكاك بعضهم ببعض ‪.‬‬
‫ب‪ -‬التركيز على الجانب األخوي والتنبيه عليه قبل القيام بأي عمل اداري ‪.‬‬
‫ج‪-‬التركيز على الجانب األخوي في املناهج‪.‬‬
‫د‪ -‬ترجمة املعاني النظرية في األخوة الى تطبيقات عملية لتعميق املحبة بين األعضاء‪.‬‬
‫ه‪ -‬ضبط النظم اإلدارية دوما بالضوابط اإليمانية واألخوية حتى ال تتغلب اإلداريات عليها‪.‬‬
‫و‪ -‬التهادي بين األفراد يعمق روابط األخوة ‪.‬‬
‫ز‪ -‬اجراء بعض الدورات في فن التعامل والترحيب ‪.‬‬
‫ح‪ -‬أن تكون جزءا من املنهج القرآني للمؤسسة‪.‬‬
‫ط‪ -‬بث بعض العناصر اإليمانية التي توقظ وتؤلف بين األفراد حتى وان كانوا ضعفاء في اإلنتاجية ‪.‬‬
‫ك‪ -‬تضييق الهوة بين فترات التقييم حتى يتم استدراك ما يمكن استدراكه‪.‬‬
‫ل‪-‬االختيار املناسب لألفراد وخاصة املسئول الذي تكون أولى مهامه ربط العناصر بعضها مع بعض ‪.‬‬
‫‪ -3‬الخطوة الثالثة‬
‫تقييم البدائل ؟ ……‪ ..‬كيف ؟‬
‫الخطوة األولى‪:‬‬
‫تقليل البدائل الى عدد محدد من ‪ 6‬الى‪ 8‬بدائل‪.‬‬
‫وذلك بالحذف والتجميع …وتستخدم في هذه الخطوة‬
‫قائمة تقليل االختيارات واألفكار وهي كاألتي ‪:‬‬
‫الهدف منها‬
‫إلقاء الضوء على البدائل املطروحة ‪ ..‬ثم نقللها ألقل عدد‬
‫ممكن وهي كاألتي ‪:‬‬
‫‪ -1‬تعرض جميع البدائل ‪..‬وتناقش للتوضيح ‪..‬‬
‫‪ -2‬تحديد املعاييرالتي تعتبرنقاط تصفية وانتقاء مثل ‪:‬‬
‫•** هل هذا البديل واقعي وملئم للظروف املتاحة ؟‬
‫•** هل اإلمكانيات البشرية واملادية املتاحة تناسب هذا البديل ؟‬
‫•** هل جرب هذا البديل من قبل وأثبت فشله ؟‬
‫•** هل ستكون هناك مشكلة جديدة من هذا الحل ؟‬
‫البديل الجيد‬
‫توافقه مع‬
‫أهداف‬
‫املؤسسة‬
‫وسياستها‬
‫ومواردها‬
‫األهداف‬
‫التي‬
‫يحققها‬
‫كفاءته‬
‫توافقه مع‬
‫الوقت‬
‫والسرعة‬
‫توافقه مع‬
‫الظروف‬
‫املكاسب‬
‫التي‬
‫يحققها‬
‫املخاطر‬
‫املحتملة‬
‫‪ -3‬تعرض البدائل ويتم التصويت عليها‪..‬‬
‫نعم‬
‫ال‬
‫ال يفي بالمعايير‬
‫يفي بالمعايير‬
‫‪-4‬ويمكن اعتماد أسلوب األغلبية البسيطة (نصف األفراد ‪ )1 +‬البقاء البديل‬
‫مدرجا في قائمة البدائل‪.‬‬
‫‪-5‬اذا لم يحصل البديل على األغلبية البسيطة يوضع بين قوسين هكذا ( )‬
‫ويعني أنه يمكن الرجوع اليه‪.‬‬
‫‪-6‬يسمح في حدود ضيقة بمناقشة املعارضين واعادة التصويت ‪.‬‬
‫‪-7‬تتكرر العملية ليصبح عدد البدائل ‪.. 6‬مثل‪.‬‬
‫‪-8‬يمكن أن تتم عملية التقليل بدمج عدة بدائل متشابهة في بديل واحد ‪.‬‬
‫محددات ينبغي وضعها في االعتبار عند تحديد مجموعة‬
‫البدائل وأهمها‪:‬‬
‫•محددات تشريعية وتتمثل في اللوائح والنظم السائدة‪.‬‬
‫•السياسات سواء على مستوى الدولة أو املنظمة‬
‫•املوارد املتاحة (مالية‪-‬بشرية …‪)..‬‬
‫•محددات ثقافية (مقدسات‪-‬محرمات‪ -‬تقاليد‪-‬أعراف)‬
‫•محددات تنظيمية (نمط القيادة‪-‬نظم االتصال‪-‬العلقات‬
‫التنظيمية ‪)..‬‬
‫الخطوة الثانية ‪ :‬الترتيب التقييمي للبدائل ‪.‬‬
‫وذلك باستخدام الطرق التالية‪:‬‬
‫أوال‪ :‬استخدام نموذج ترتيب املعايير‬
‫كيف تستخدم نموذج ترتيب املعايير ؟‬
‫•حدد في صياغة جيدة البدائل التي تم اختيارها وأعط كل‬
‫بديل رمزا مثل (ا‪،‬ب‪،‬ج…‪).‬‬
‫•حدد املعايير التي يجب أن تأخذ في االعتبار لتقييم هذه‬
‫البدائل (بين ‪ 6 : 4‬معايير) وضع لكل معيار رقما‪.‬‬
‫•استخدم الجدول التالي ‪:‬‬
‫البدائل‬
‫املعايير‬
‫أ‬
‫‪1‬‬
‫‪2‬‬
‫‪3‬‬
‫المجموع‬
‫ب‬
‫ج‬
‫د‬
‫‪ -4‬حدد األوزان النسبية ‪ ..‬واتفق على القياس املستخدم‬
‫مثل‬
‫دائما‬
‫‪3‬‬
‫غالبا‬
‫أحيانا‬
‫أبدا‬
‫‪2‬‬
‫‪1‬‬
‫صفر‬
‫‪ :‬املعايير ‪ -1‬يحقق األهداف ‪ -2 -‬يلئم الظروف‪ -3 -‬كفاءته‬
‫البدائل‬
‫المعايير‬
‫أ‬
‫ب‬
‫ج‬
‫د‬
‫‪1‬‬
‫‪3‬‬
‫‪2‬‬
‫‪1‬‬
‫‪1‬‬
‫‪2‬‬
‫‪1‬‬
‫‪3‬‬
‫‪2‬‬
‫‪1‬‬
‫‪3‬‬
‫‪1‬‬
‫‪1‬‬
‫‪1‬‬
‫‪1‬‬
‫‪5‬‬
‫‪6‬‬
‫‪4‬‬
‫‪3‬‬
‫المجموع‬
‫ثانيا ‪ :‬أسلوب أخذ األصوات‬
‫تعتبر عملية التصويت هي أسهل وسائل االختيار بين البدائل ولكن اذا تمت هذه الطريقة بأن‬
‫يختار كل عضو بديل واحدا من البدائل املعروضة فهذا يعني أن بقية البدائل تأخذ وزن‬
‫صفر عنده ولكن في الواقع ال يكون ذلك ‪..‬‬
‫فيمكن استخدام فكرة الوزن النسبي السابقة عند أخذ األصوات أو باعطاء كل فرد عددا م‬
‫األصوات مساويا لآلخرين ‪ ..‬يوزعها طبقا لتفضيلته ‪ ..‬ويمكن وضع قاعدة عامة لذلك حسب‬
‫املعادلة‪.‬‬
‫عدد األصوات = ‪ *1.5‬عدد البدائل‬
‫فاذا كان عدد البدائل ‪6‬‬
‫اذن عدد األصوات = ‪ 9 = 1.5 *6‬أصوات لكل فرد‬
‫وبذلك يقرر األفراد كيفية توزيع أصواتهم على الخيارات املختلفة بما يكشف عن تفصيلتهم‬
‫النسبية ‪.‬‬
‫ثالثا ‪ :‬أخذ األصوات بطريقة المقارنات الثنائية‬
‫المقارنات‬
‫أ‬
‫أ‬
‫ب‬
‫‪2‬‬
‫ج‬
‫‪4‬‬
‫ب‬
‫ج‬
‫المجموع‬
‫‪4‬‬
‫‪3‬‬
‫‪7‬‬
‫‪3‬‬
‫‪6‬‬
‫‪4‬‬
‫‪8‬‬
‫‪ -4‬الخطوة الرابعة‬
‫اختبار واختيار البديل األمثل‬
‫فما هو البديل األمثل؟‬
‫‪ -1‬األكبر أثرا وأقل كلفه‬
‫ممكنة‬
‫‪ -2‬األكثر ملءمة لنظام العمل‬
‫وتوجهات اإلدارة العليا‬
‫‪ -3‬األكثر واقعية وفاعلية‬
‫أنتبه‬
‫فأنت لست مرغما على اختيار البديل األمثل حسب نماذج التقويم ‪ ..‬فلبد أن تأخذ في‬
‫الحسبان النتائج املتوقعة لكل بديل ‪ ..‬واحتماالت حدوث عواقب غير مرغوب فيها ‪.‬‬
‫فقد ينطوي الحل األمثل حسب التقويم على قدر من املخاطرة أكبر مما ترغب أو تتحمله ‪.‬‬
‫ان االختيار ال ينصب على البديل األمثل بقدر‬
‫ما ينصب على البديل األنسب ‪..‬‬
‫‪ -5‬الخطوة الخامسة‬
‫تنفيذ ومتابعة‬
‫الحل‬
‫ما أهمية هذه الخطوة ؟‬
‫‪-1‬ألنها مكمله للجهود واألوقات التي بذلت‬
‫في الخطوات السابقة‬
‫‪-2‬هى املؤشر على صحة وسلمة‬
‫تطبيقها‬
‫الخطوة‬
‫الطريقة‬
‫‪ - 5‬طور خطة العمل‬
‫خطة العمل‬
‫ماذا‬
‫من‬
‫الوصف‬
‫اكتب خطة مفصلة‬
‫متى‬
‫ت سرد التوجهات‬
‫واألهداف والوسائل‬
‫ومعيار اإلنجاز‬
‫والجهة المنفذة‬
‫والمدة الزمنية‬
‫والميزانية وجهة‬
‫المتابعة‪.‬‬
‫الخطوة‬
‫الطريقة‬
‫‪ - 6‬طبق الحل‬
‫خطة العمل‬
‫وقيم التقدم‬
‫ماذا‬
‫من‬
‫الوصف‬
‫تابع باستخدام‬
‫متى‬
‫الخطة لتضمن تحقيق‬
‫‪X‬‬
‫‪X‬‬
‫‪X‬‬
‫‪X‬‬
‫‪X‬‬
‫خطوات العمل ‪.‬‬
‫الحالة املرغوبة(التوجهه)‬
‫األخاء الحقيقي‬
‫األهداف‬
‫(البدائل)‬
‫تحقيق واجبات األخوة‬
‫الوسائل‬
‫دراسة‬
‫فقه‬
‫األخوة‬
‫معيار األنجاز‬
‫تحقيق الزيارات‬
‫بين األفراد‬
‫بنسبة ‪ %70‬في‬
‫األزمات‬
‫املدة الزمنية‬
‫شهر‬
‫الجهه املنفذه‬
‫التربية‬
‫املتابعة‬
‫الشعبة‬
‫امليزانية‬
‫‪100‬ريال‬
‫اآلن هل تستطيع أن تطبق ما‬
‫تعلمته…؟‬
‫مطلوب أن نرى كيف يعمل نموذج‬
‫حل املشكلت ‪.‬‬
‫نموذج عملي ‪:‬‬
‫‪ -1‬ضعف االنضباط‬
‫‪ -2‬حب الظهور والتشرف للمسئولية‪.‬‬
‫‪ -3‬الفتور ‪.‬‬
‫‪ -4‬ضعف الجانب اإليمانى ‪.‬‬
‫‪ -5‬االنفعال والحدة والتعصب للرأي ‪.‬‬
‫‪ -6‬ضعف اإلنتاجية الدعوية ‪.‬‬
‫‪ -7‬ضعف الحركة الذاتية ‪.‬‬
‫‪-8‬التمحور وعمل الجيوب ‪.‬‬
‫‪ -9‬ضعف ثقة الفرد في قيادته ‪.‬‬
‫‪ -10‬الحساسية املفرطة ‪.‬‬
‫‪ -11‬تغليب املصلحة الشخصية على مصلحة الدعوة ‪.‬‬
‫‪ -12‬التسرع وعدم الرؤية ‪.‬‬
‫ان دور املؤسسة كبير في تلمس واقعها بشكل دائم‬
‫الكتشاف بذور املشاكل قبل تفاقمها فكثير من املشاكل‬
‫ما كان لها أن تؤثر على مسيرة العمل لوال التغاض ي‬
‫وضعف املتابعة والتباطؤ في التصدي لها‪.‬‬
‫وآخر دعونا ان الحمد هلل رب العاملين‬