Transcript Document 9651370

Matakuliah
Tahun
: KETERAMPILAN INTERPERSONAL
: 2009
POKOK BAHASAN
Pertemuan 11
PERTEMUAN YANG EFEKTIF
MEETING YANG EFEKTIF DIDALAM BISNIS
•
Meeting adalah bagian yang penting didalam dunia
bisnis. Meeting terjadi diantar organisasi, antar
anggota, atau antar organisasi yang
berbeda,contohnya adalah antara pelanggan dan
supplier
•
Manfaat Pertemuan
1.Pastikan keputusan lebih baik
2.Menguatkan norma organisasi
3.Memenuhi kebutuhan akan kebersamaan
4.Memastikan proyek di jalur yang benar
Bina Nusantara University
3
Virtual meeting
• Virtual meeting adalah dimana para anggotanya
tidak berada pada tempat yang sama tetapi tetap
berhubungan satu sama lainnya.
• Virtual meeting biasanya dilakukan melalui:
- Video conferences
- Chat groups
- Conferences phone calls
- Via email
- Project intranets and extranets
Bina Nusantara University
4
Masalah dalam Pertemuan:
1.
2.
Kurang persiapan dan perencanaan
Tujuan pertemuan tidak diinformasikan secara jelas kepada para
anggota
•
4P agar meeting efektif :
1.
2.
3.
4.
Tujuan meeting (purpose)
Peserta (participants)
Perencanaan (plan)
Pelaksanaan (process)
Bina Nusantara University
5
Pentingnya meeting :
- Untuk memonitor perkembangan yang terjadi
- Pertukaran informasi
- Membuat keputusan
- Memberikan sumber penghasilan
- Memecahkan masalah
Alasan utama kegagalan meeting :
- Keluar dari subjek atau topik pembicaraan
- Kurangnya agenda atau tujuan
- Menghabiskan waktu terlalu lama
- Kurangnya persiapan dan perencanaan
Bina Nusantara University
6
Strategi Pertemuan Efektif
I. Sebelum pertemuan
– Pastikan tujuan
– Tentukan siapa yang terlibat
– Rencanakan agenda
Bina Nusantara University
7
II. Selama pertemuan
– Fokus pada proses
– Proses pertemuan terdiri dari: pengantar, saat
pertemuan berlangsung, hasil pertemuan,
evaluasi
Bina Nusantara University
8
III. Setelah pertemuan & antar pertemuan
– Rangkumkan pokok materi & agenda
pertemuan berikut
– Kirimkan hasil pertemuan kepada para
anggota
– Pastikan peserta punya daftar telepon,
email, fax, dll
Bina Nusantara University
9
– Jika ada waktu bertemu pribadi dengan semua
anggota
– Buat kesimpulan
– Kirim hasil pertemuan kepada anggota yang tak
hadir
– Buatlah sub-panitia pertemuan
– Catat kemajuan pada chart
Bina Nusantara University
10
Manfaat Meeting
•
•
•
•
Membuat keputusan yang lebih baik
Menguatkan norma organisasi
Memenuhi kebutuhan akan kebersamaan
Memastikan proyek di jalur yang benar
Bina Nusantara University
11
Sikap didalam meeting
•
-
Yang dianjurkan :
Mendengarkan
Tetap ditempat selama meeting berlangsung
Memberi masukan atau solusi
Membuat catatan
Bertanya yang tidak jelas
•
-
Yang tidak dianjurkan :
Berbicara terlalu banyak
Memberikan kritik
Keluar dari meeting sebelum selesai
Komplain
Hanya diam saja
Bina Nusantara University
12
4 type umum dari meeting :
1.
2.
3.
4.
Information sharing => beberapa member berbagi
informasi
Information Dissemination => digunakan saat
informasi penting perlu dibagikan pada member lain
Problem solving/decision making => member-member
berkumpul untuk memecahkan masalah atau
membuat keputusan
Symbolic/social => digunakan untuk merayakan
spesial even atau membagikan penghargaan untuk
pekerjaan yang telah dilakukan dengan baik
Bina Nusantara University
13
Proses Meeting
•
•
•
•
Pendahuluan atau tahap perkenalan
Pembukaan meeting
Menyelesaikan Ringkasan
Penilaian dan ucapan penutup
Bina Nusantara University
14