Transcript Matakuliah : <<M0164>>/<<End User Information Syste>> Tahun : <<2005>>

Matakuliah
Tahun
Versi
: <<M0164>>/<<End User Information Syste>>
: <<2005>>
: <<1/1i>>
Pertemuan <<06>>
<<Produktifitas Individu >>
1
Learning Outcomes
Pada akhir pertemuan ini, diharapkan mahasiswa
akan mampu :
• Mahasiswa dapat menghubungkan
pekerja profesional, teknis dengan tools
yang diperlukan
2
Outline Materi
• Karakteristik tugas pemasaran
• aplikasi end-user pemasaran
• Karakteristik tugas administrasi, tugas
klerikal
• aplikasi administrasi perkantoran
• masalah pada pengelolaan aplikasi
jaringan
3
Productivity Tools for
Individuals
4
EUIS : Business Solutions
•
•
Understanding individual
Needs :
Individual : MANAGER, NON MANAGER
Manager : eksekutif dan Middle
Manager
Non Manager : Profesional &Teknikal,
Sales &Marketing, dan Administration
Support
Tools : Produktifitas individu, Network,
Decision Support, CRM, 4GL.
5
EUIS Support Manager ?
• Umumnya PC men-suuport manager dengan
DSS. Namun terjadi gap antara kemampuan
teknologi terhadap mangerial needs.
• Hasil penelitian : hanya 8 % (th. 1982), 24 %
(th 1996) dari 500 manager yang pada tahun
2002 memanfaatkan teknologi (PC) untuknya
• Seharusnya PC meningkatkan kemampuan
mereka.
6
Apa yang dikerjakan Manager ?
•
Dua komponen pendukung manager :
a. Pendelegasian tugas
b. Pengaturan waktu
•
Delegasi tugas perlu tools : telepon,
calender, memo, calculator dsb.
•
Pengaturan waktu : perlu efisien dan
efektifitas. (perlu time management)
7
Memahami Knowledge Work
• Kompleksitas kerja manager tak sepenuhnya
didukung komputer
manager level atas : 2- 3 % saja didukung PC
manager lebih banyak verbal dpd anlytical
kerja manger 90 % verbal
Output komputer 5 % grafik, 50 % teks 7 %
angka
• Sebaliknya non-manager menggunakan dua
kali lebih banyak output hasil komputer
• Manager menjalankan tugas melalui orang lain
(right information in the right time dan must
filtering)
• POSDICON tidak seluruhnya tepat
8
Ciri kerja manager
• Bekerja dibawah tekanan (target), dalam
waktu singkat, variatif, diskontinyu, action
• Menggunakan informasi eksternal (soft
inf.)
• Media verbal : 65 – 75 % oral, 13 % manual
dan sisanya formal report. Sehingga SI
jarang-jarang dipakai oleh manager.
• Karena verbal, bank data berada didalam
isi kepalanya manager.
• Manager sulit mendelegasikan tugas,
karena setiap kali harus menjelaskan isi
pikirannya itu.
9
Dilema yang dihadapi manager
• Menerima lebih banyak informasi,
yang tak selalu bermanfaat, kadang
irrelevan, unreliable, late.
• Significance : relevan dengan aspek
kritis operasi bisnis, dapat
membantu evaluasi, dapat
mengarahkan ke goal.
contoh : - kenapa sales turun 20 %
- berapa % produk berperan
terhadap profitable
10
Dilema ….
• Reliabilitas : informasi yg dapat dipercaya untuk
mendukung decision
• Consistency : tidak boleh bertentangan (laporan
sales dengan laporan produksi harus cocok).
• Timelines : dapat digunakan tepat pada waktu
diperlukan untuk mengatasi problem
• Comprehensif : mudah dimengerti dan mudah
ditelusuri
• Action oriented : membantu manager untuk
melakukan tindakan sehingga informasi
mestinya berbentuk alternatif
11
Kebutuhan manager
Changing manager climate : perubahan
global, ekonomi, teknologi
mengakibatkan struktur berubah.
Struktur hirarki lebih landai,
terdesentralisasi. Para pekerja lebih
diberi otonomi dan pendelgasian
tanggung jawab dan wewenang
Peran Knowledge Worker(KW)
meningkat, cirinya meningkatnya
kontribusi kerja mereka, kepercayaan dan
kreatifitas
Efisiensi dapat diukur, efektifitas hanya
dapat diawasi pada setiap ptahap proses
Decision dibuat dengan keputusan
12
Profesional dan Teknis
TI men-support profesional dan teknis
Ciri KW : pendidikan tinggi, terlatih,
mentalnya baik
Kompensasi tinggi
Bekerja dengan dukungan informasi
Contoh : akuntan, ahli hukum, HRspesialis, engineer, researcher dll
Fokus tugas service ke customer atau
kontrol terhadap value chain
13
Kebutuhan profesional & teknis
• Tugas KW lebih terencana daripada
manager
• Lebih umum, membutuhkan informasi yang
lebih intensif
• KW biasanya seorang spesialis pada satu
bidang atau beberapa bidang
• Informasi biasanya sesuai dengan
bidangnya.
14
Generalisasi
teknis
tugas
Prof
&
KW menyediakan waktu meneliti masalah yg
kompleks
Bergantung pd ketepatan & kecepatan
kepurtusan manager
KW menghadapi tumpukan informasi dan
prosedur
Managaer menaruh kepercayaan tinggi
kepada KW
KW berperan sebagai information role
KW berfungsi analisis, dan membuat
kesimpulan
KW bekerja dalam tim
KW banyak berkolaborasi dengan yang
15
Kebutuhan para specialist
• Tracking : menelusur status event, mengambil
tindakan
• Forecast : membuat prakiraan yad
• Modeling : membuat pemodelan thd phenomena
dan klarifikasi masalah
• Statistical : menguasai teknik statistik
• Graphic : untuk analisis trend, klarifikasi data
• Report : dibuat ringkasan pimpinan
• Access : mengakses data perusahaan
• Akses eksternal data
• What If : melihat informasi dari sisi lain. Apa
sesuatu dipengaruhi oleh lainnya
• Communication : menyalurkan inf ke KW lainnya
16
Sales & Marketing
E-Commerce mengubah aturan, prosedur,
Perilaku pelanggan dapat dikontrol, pasar
lebih dekat pada demand daripada supply.
Pelanggan mendapat jalur langsung akses
produk,membandingkannya lalu membeli.
Jadi lebih dinamis
Peran KW : manufacturer, wholesaler,
agent, travel agent, RE-agent. EUIS dipakai
utk improve sales & support (misalnya
meningkatkan time management)
17
Karakteristik Sales & Marketing
Sales bertanggung jawab
meningkatkan hasil penjualan dalam
satu wilayah
Keinginan daerah pemasaran seluas
mungkin. Hambatan waktu
membatasi ukuran wilayah yang
dapat dijangkau
Peusahaan sebaliknya, lebih senang
teritory kecil, sehingga service dapat
ditingkatkan
Perlu keseimbangan antar ambisi
18
Karakteristik ….
• Bagi sales waktu lebih banyak di
lapangan daripada administrasi (3535-30 %)
• Mereka tidak terlalu peduli dengan
komputer
• Komputer mendukung informasi dan
komunikasi serta service
19
Kebutuhan bisnis sales &
marketing
• Lead generalitation : Untuk mendapat pelanggan
baru, perlu pengaturan kontak dengan customer
dengan berbagai cara
• Prospek : memerlukan daftar potensial customer
• History : harus lebih efektif
• Material : materi untuk presentasi & demo
• Informasi harga : termasuk pesaing
• Communication : CRM
• Paperwork sedikit mungkin
• Client service : dapat kontrol sales order
20
Administrative
• Clerical & administrasi ( lihat figure
3-2)
• IT menukung tugas-tugas
adminstrasi, misalnya pembelian,
mencari calon karyawan, tarining,
project management dll
21
Karakteristik admin service
•
•
•
•
Tidak ada deskripsi standar
Langsung berhadapan degn customer
Mempunyai tingkat otoritas bervariasi
Struktur tugas dari yang rutin sampai
tidak terstruktur
• Pada kantor yang sibuk (dibawah tekanan)
biasanya ada deadline
• Mengurus hal yang berkaitan dengan
cetak-mencetak, copy, dll
22
<< PENUTUP>>
Selanjutnya Pert. 07
Knowledge Management
23