Transcript Pertemuan 22 Mengelola Data dan Soft Informasi Matakuliah

Matakuliah
Tahun
Versi
: M0154 / Management Support Systems
: 2005
: 1/1
Pertemuan 22
Mengelola Data dan Soft Informasi
1
Learning Outcomes
Pada akhir pertemuan ini :
Mahasiswa dapat membuat diagram /
skema jenis data/informasi yg ditampilkan
SIE
2
Konsep Dasar SIE
Objektif chapter ini :
 Mengelola Data :
- Data Development
- Data Management Issue
- Data Warehouse
 Soft Informasi :
- Jenis
- Usulan/Proposisi
- Teknologi menyediakannya
3
Manajemen Data
• Data / database merupakan bagian
utama dalam EIS. Sumber data berasal
dari internal dan eksternal, dapat
berbentuk hard-data dan soft-informasi.
• Data internal berasal dari database
perusahaan yang selanjutnya harus diekstraksi (di-transformasi) menjadi
database EIS
• Soft informasi berasal dari eksternal
dapat berupa berita, rumor, opini,
prediksi, penguraian dan projeksi
4
Contoh sumber data
Sumber data
Isi data
Market riset
Bagian Produksi
Hasil proses
komputer
Humas/Personalia
Data pesaing
Data transaksi/pengolahan produk
Hasil perhitungan sistem langsung
di transfer ke EIS
Data Ringkasan personalia
5
Mengembangankan Data EIS
Agar value informasi tampilan EIS meningkat,
gunakan penajaman dengan pertanyaan ini :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Bagian informasi manakah yang paling diminati
Bagaimana menggunakannya
Apakah ada informasi lainnya yang berhubungan
Apakah korelasinya
Apa dapat dibedakan antara ringkasan atau format
Apakah perlu terinci
Kapan perlu dilakukan updating
Tingkat akurasi
Ketepatan waktu
Apakah data sudah lengkap
6
Sumber Data
• Internal : Berasal dari database perushaan,
perlu di-ekstrak (di-transformasikan)
• Eksternal : Memerlukan program untuk filtering,
selanjutnya dihubungkan dengan data internal
untuk penggabungan tampilannya.
Data eksternal biasanya diterima apa adanya.
• Contohnya : data stockmarket, news service,
competitor, Key customer, statistik
7
Integrasi Data
• Merupakan kombinasi berbagai sumber untuk
pengembangan secra teknis maupun bisnis.
Secara teknis, berkembangnya teknik-teknik
baru memungkinkan semakin beragamnya
tampilan informasi EIS.
• Secara bisnis memungkinkan data dari sumber
yang semakin beragam digabungkan menjadi
satu informasi yang lengkap sesuai perspektif
user
8
Hubungan dengan Aplikasi lainnya
• Sebuah EIS dapat digabungkan dengan aplikasi
komputer lainnya agar mendapatkan hasil yang
lebih berdayaguna.
• Misalnya penggabungan dengan aplikasi DSS,
pemanfataan penyampaian informasi
menggunakan e-mail dan pemakaian Group
Support Software.
9
Isu-isu Manajemen Data
Integritas :
Relevansi
Akurasi
Kelengkapan
Tepat Waktu
Konsistensi
Sesuai persepsi eksekutif
Keseuaian informasi diantara
masing-masing unit
Seberapa banyak data yang
ditampilkan
Kecepatan
Penggunaan terminologi, warna
10
Isu-isu Manajemen Data (lanjutan)
Kepemilikan
• Untuk memperoleh data EIS, perlu
mempertimbangkan pemilik data, untuk itu :
 diskusikan jenis data dan pemakainnya pada EIS
 lakukan review bersama rancangan informasi yang akan
ditampilkan
 gabungkan proses transformasi data untuk
menyederhanakan proses
 buat catatan jika terdapat data yang menyimpang
 sediakan data dalam bentuk hardcopy, jika tidak
memungkinkan secara on-line
11
Isu-isu Manajemen Data (lanjutan)
Keamanan
• Bedakan antara data yang harus dilindungi
dengan data yang dapat diakses umum.
Contoh data yang sensistif : data pesaing,
data karyawan, dll
• Sebuah sistem seharusnya engandung
pilihan untuk pengamanan data, seperti
adanya data yang hanya diperbolehkan
dilihat seorang user, sedangkan yang lain
cukup ringkasannya saja
12
Isu-isu Manajemen Data (lanjutan)
Penyimpanan
• Dimana database EIS disimpan dan berapa lama ?
 Jika database disimpan di tingkat user (PC level),
response akan lebih cepat, tetapi perlu penambahan
kapasitas hardisk. Pilihan lain, adalah data tersebut
disimpan sementara waktu di PC selama diperlukan
saja. Updating data dilakukan secara periodik.
 Lamanya data disimpan, bergantung pada kebutuhan
user, besarnya volume data dan perangkat storage.
Tidak ada aturan yang pasti, namun disesuaikan
dengan kondisinya
13
Data Warehouse
•
•
Dengan data warehouse, semua data yang
berasal dari berbagai sumber internal dan
eksternal dapat digabungkan di dalam satu
tempat menyimpan (repository) dan dapat
dipilih hanya data yang diperlukan saja yang
dipelihara. Data tersebut dapat diproses
terlebih dahulu jika diperlukan sebelum
disimpan didalam database.
Gambar komponen, pembangunan dan
pemakaian data warehouse : (gbr 11.1)
14
Data Warehouse
15
Soft Information
Hard information : adalah semua data yang diperoleh
secara konvensional seperti laporan periodik tentang
finansial, sales order, inventory control. Informasi ini
disajikan secara terjadwal, sesuai dengan permintaan
serta query. Informasi diperoleh dari pengolahan database
perusahaan. Umumnya informasi seperti ini lebih
bermanfaat bagi low level management
Soft Information : Soft informasi meningkatkan pemahaman
kejadian-kejadian yang lalu, saat ini dan y.a.d.
Ketepatan & manfaatnya bergantung dari kesesuaian
terhadap keadaan saat ini yang dipahami oleh user.
Ditampilkan dalam bentuk, teks, grafik, image, voice,
berasal dari saluran formal dan informal baik internal
maupun eksternal. Informasinya berbentuk prediksi, opini,
news, ide-ide, rumor, dll.
16
Karakteristik informasi
Karakteristik
Sumber
Hard Information
Lebih di mesin
Sering internal
Akurasi
Tinggi
Tingkat ketidakpastian Tinggi
Subjek
Pada umumnya
Ketepatan waktu
Historis
Ketersediaan
Reguler
Standar
Tinggi
Pengayaan bobot
Rendah
Eksistensi
Umum
Pemilik
Umum
Jangka waktu
Jangka panjang
Kanal komunikasi
Formal
Soft Information
Human
Eksternal
Dipertanyakan
Rendah
Individual
Saat ini sampai y.a.d
Ad hoc
Rendah
Tinggi
Tak diketahui
Terbatas
Jangka pendek
Informal
17
Perbedaan Hard dan Soft-informasi
--------------------------------------------------
HARD
Financial
statement
Operational
report
Historical
Information
Laporan /
berita
Trend
industri
Data
survai
Terjadwal Penjelasan Prediksi Opini
Rencana Justifikasi Spekulasi Feeling
formal
Penilaian Prakiraan Ide-ide
SOFT
Rumor
Gosip
Desas
desus
Interpretasi Estimasi
18
Cara mengumpulkan soft informasi.
Dari hasil survai yang dilakukan untuk melihat pentingnya
soft informasi kepada 32 pengembang EIS, dengan cara
mengajukan beberapa pertanyaan berikut :
1.Apa sajakah yang menjadi soft informasi pada EIS anda ?
2.Bagaimana cara entry-datanya ?
3.Bagaimana hal itu dapat tersedia untuk user
4.Apa soft informasi tidak di dalam EIS ? alasannya ?
5.Aplikasi apa yg paling banyak memakai soft informasi ?
6.Keputusan-2 apakah yang banyak dipengaruhi ?
7.Bagaimana soft informasi mempengaruhi nilai EIS ?
8.Faktor apa sajakah yang mempengaruhi soft informasi ?
9.Di masa datang soft informasi apa saja yang diperlukan ?
19
Hasilnya (lihat gambar 12.3)
•
•
•
•
•
•
Rumors, gosip, desas-desus
Opini, feelings, ide
Prediksi, spekulasi, prakiraan, estimasi
Penjelasan, justifikasi, penilaian, interpretasi
Jadwal, rencana formal
Berita, trend industri, hasil survai eksterna
9,4 %
15,6 %
78,1 %
65,6 %
50,0 %
62,5 %
20
Gambar 12.3
21
Alasan perlunya soft informasi
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Eksekutif lebih membutuhkan soft informasi
Budaya organisasi berdampak perlunya soft informasi
dimasukkan ke EIS
Eksekutif belum tentu bersedia memasukkan soft
informasi ke dalam EIS
Soft informasi meningkatkan perhatian pada isu kritikal
Soft informasi meningkatkan perkembangan organisasi
Soft informasi menambah variasi industri
Soft informasi yang berisi data pesaing meningkatkan
nilai usaha
Soft informasi tidak selalu dimasukkan ke dalam EIS
22
Alasan perlunya soft informasi
9. Nilai soft informasi bergantung pada waktu
10. Bertambahnya kualitas dan kuantitas soft informasi
meningkatkan dukungan kepada staf
11. Beragamnya soft informasi meningkatkan nilai EIS
12. Organisasi dapat meningkatkan kuantitas dan kualitas
soft informasi
13. Identifikasi terhadap sumber, meningkatkan nilai soft
informasi
14. Penyajian soft informasi melalui EIS bergantung
teknologi
15. Rumor, gosip dan desas-desus kurang bagus
dimasukkan ke dalam EIS, sebaliknya prediksi,
prakiraan, estimasi sangat tepat dimasukkan ke
dalamnya
23
Teknologi mengolah soft informasi
1. Text based document
- new stories
- e-mail
- letter
- report
2. Commercial database
3. Robotic, secara konstan robot memantau
datasource. Jika terdapat perubahan yang
signifikan, robot akan memberi sinyal ke
system komputer untuk mengirimkan soft
informasi.
24
Penutup
Selanjutnya pertemuan 23 materi chapter 18
25