Transcript Over WEBFLEET

Over WEBFLEET ...................................................... 4
Componenten van WEBFLEET............................................................................... 4
WEBFLEET........................................................................................................ 4
LINK ................................................................................................................ 4
Connected navigatiesystemen.......................................................................... 4
Niet-aangesloten navigatiesystemen ................................................................ 4
Remote LINK ................................................................................................... 5
LINK 105/ecoPLUS ........................................................................................... 5
Object .................................................................................................................. 5
Tracking en tracing............................................................................................... 5
Ingebouwde systemen..................................................................................... 5
Draagbare systemen ........................................................................................ 5
Tracking .......................................................................................................... 6
Tracering ......................................................................................................... 6
Rit ........................................................................................................................ 6
Rit met LINK-systeem....................................................................................... 6
Rit alleen met navigatiesysteem ....................................................................... 6
Stilstand ............................................................................................................... 6
Stationaire draaitijd .............................................................................................. 6
Gebeurtenis.......................................................................................................... 7
Ritgebeurtenis ...................................................................................................... 7
Opdracht.............................................................................................................. 7
Werktijd ............................................................................................................... 7
Werktijd rapporteren op verschillende voertuigen of apparaten ....................... 7
Onderhoudsschema ............................................................................................. 8
Onderhoudstaak .................................................................................................. 8
Rapport op aanvraag............................................................................................ 8
Gepland rapport................................................................................................... 8
Aanmelden bij WEBFLEET..................................................................................... 9
Kaartweergave ..................................................... 10
Zoomen en slepen.............................................................................................. 10
Kaarttypen ......................................................................................................... 10
TomTom-kaart ................................................................................................... 11
Kaart op volledig scherm.................................................................................... 11
Zoeken op de kaart ............................................................................................ 11
Tracking en tracing............................................... 13
Orderstatus volgen............................................................................................. 13
Realtime kaartgegevens ..................................................................................... 13
Voertuigroute..................................................................................................... 13
De activiteitentijdbalk in de kaartweergave .................................................... 14
Positiefilter ......................................................................................................... 14
De activiteitentijdbalk in de weergave 'Ritgegevens' ...................................... 14
Opdrachtbeheer.................................................... 15
Opdrachten verzenden ....................................................................................... 15
Aan opdrachten gaan werken ............................................................................ 15
Opdrachtstatus verzenden.................................................................................. 16
Opdrachtopties .................................................................................................. 16
Opdrachtoverzicht.............................................................................................. 16
Slimme opdrachttoewijzing .................................. 18
Adressen op de kaart ......................................................................................... 18
Werkstatus......................................................................................................... 18
Verkeersinformatie ............................................................................................. 18
Snel opdrachten toewijzen aan het dichtstbijzijnde voertuig............................... 19
Communicatie met bestuurder ............................. 20
Een bericht naar een bestuurder sturen .............................................................. 20
Een bericht naar alle of een aantal bestuurders sturen........................................ 20
Tekstberichten verwerken op uw TomTom PRO ................................................. 20
De statusberichten voor de verschillende voertuigen definiëren .......................... 21
Statusberichten gebruiken.................................................................................. 21
Statusberichten doorsturen naar uw e-mailadres ................................................ 22
Eenvoudig voertuigbeheer.................................... 23
Standaard voertuiggegevens toewijzen .............................................................. 23
Referentie voor brandstofverbruik.................................................................. 23
Voertuigeigenschappen specificeren................................................................... 23
Een nieuwe editie toevoegen ......................................................................... 24
Rapporten over brandstofefficiëntie............................................................... 24
Specificaties naar meerdere voertuigen kopiëren................................................ 24
Basisinstellingen voor een voertuig configureren ................................................ 24
Statusberichten en orderberichten voor voertuigen configureren ....................... 25
Configuraties voor randapparatuur en accessoires ............................................. 25
Instellingen voor het gebruik van de digitale tachograaf ................................ 26
Voertuigconfiguraties/-instellingen kopiëren naar meerdere voertuigen ............. 26
Eén voertuig toewijzen aan een groep ............................................................... 26
Meerdere voertuigen toewijzen aan een groep .................................................. 27
De toewijzing van meerdere voertuigen uit een groep tegelijkertijd verwijderen
27
Voertuiggroepen gebruiken ............................................................................... 27
Voertuigonderhoud .............................................. 29
Onderhoudsschema's maken ............................................................................. 29
Onderhoudsintervallen .................................................................................. 29
Wanneer moet er een onderhoudstaak worden uitgevoerd?.......................... 29
De herinnering gebruiken .............................................................................. 29
Een onderhoudsschema kopiëren....................................................................... 29
Toezicht houden op onderhoudstaken ............................................................... 30
Onderhoudstaken verwerken......................................................................... 30
Onderhoudsrapporten maken........................................................................ 31
Gebruikersbeheer in WEBFLEET ........................... 32
Gebruikers maken.............................................................................................. 32
Toegang verlenen tot WEBFLEET ................................................................... 32
Profielinstellingen .......................................................................................... 32
Sessies........................................................................................................... 32
Mislukte aanmeldingen ................................................................................. 32
Groepen gebruikers ........................................................................................... 32
Rechteninstellingen voor rapporten, opdrachten en gebieden............................ 33
Rechten voor de toegang tot voertuigen, adressen en chauffeurs ...................... 33
Managementrapportages..................................... 35
Over de dashboardweergave ............................................................................. 35
Grafieken configureren ...................................................................................... 35
Details van grafieken weergeven........................................................................ 36
Scrollen op de tijdlijn.......................................................................................... 36
De details weergeven......................................................................................... 36
Dashboardweergaven afdrukken........................................................................ 37
Werktijden melden............................................... 38
Een bestuurder maken ....................................................................................... 38
Instellingen voor de TomTom PRO ..................................................................... 38
Rapportage aan WEBFLEET ................................................................................ 38
Een "werktijdrapport" genereren ................................................................... 39
Logboek ............................................................... 40
De logboekmodus selecteren ............................................................................. 40
Privé- of zakelijke modus.................................................................................... 40
Logboekrecords beheren ................................................................................... 40
Een "logboekrapport" genereren ................................................................... 41
Rapportage .......................................................... 42
De structuur van de rapporten ........................................................................... 42
Grafieken ...................................................................................................... 42
Overzichten ................................................................................................... 42
Tabellen ........................................................................................................ 42
Voorwaardelijke markeringen........................................................................ 42
De weergave Rapporten .................................................................................... 42
Het tabblad Manager .................................................................................... 43
Rapporten op aanvraag ..................................................................................... 43
Het eerste gebruik ......................................................................................... 43
Filterinstellingen ............................................................................................ 43
Voorwaardelijke markeringen........................................................................ 43
Geplande rapporten in het "Archief" .................................................................. 44
Instellingsinformatie ...................................................................................... 44
Geplande rapporten in het archief bewaren................................................... 44
Rapporten beheren - overzicht ........................................................................... 44
Uw rapporten aanpassen met een eigen logo................................................ 45
Een voorbeeld weergeven van uw rapport..................................................... 45
| 2
Rapporten maken en beheren .............................. 46
Adressenbeheer ................................................... 68
De juiste sjabloon kiezen .................................................................................... 46
De bestandsindeling en de lay-out selecteren ..................................................... 46
De lay-out van rapporten wijzigen...................................................................... 46
Grafieken wijzigen.............................................................................................. 47
Tabellen met details wijzigen.............................................................................. 47
Kolommen..................................................................................................... 48
Groeperen ..................................................................................................... 48
Voorwaardelijke markeringen ........................................................................ 48
De leveringsinstellingen definiëren ..................................................................... 48
Leveringsinstellingen voor rapporten op aanvraag ......................................... 48
Leveringsinstellingen voor geplande rapporten .............................................. 49
Filterinstellingen............................................................................................. 49
Een rapport voltooien......................................................................................... 49
Rapporten aan gebruikers toewijzen .................................................................. 49
Adressen maken ................................................................................................ 68
Adresnamen in positiegegevens .................................................................... 68
Adressen in groepen beheren. ........................................................................... 68
Adressen in de kaart tonen ................................................................................ 69
Adressen op de kaart laten zien..................................................................... 69
Stilstand op een adres........................................................................................ 69
Veiligheid en efficiëntie van uw bestuurder.......... 51
Rijstijl in de bestuurderslijst................................................................................. 51
De OptiDrive-grafiek........................................................................................... 51
Meer informatie over de OptiDrive-variabelen .................................................... 52
Pas de OptiDrive-indicator aan ........................................................................... 52
Rapportage over veiligheid en efficiëntie ............................................................ 53
Het Dashboard configureren .............................................................................. 53
Gedetailleerde informatie bekijken in het Dashboard.......................................... 54
Tachograafinformatie beheren ............................. 55
Het gebruik van Tachograph Manager voorbereiden .......................................... 55
De aanvullende service aanschaffen ............................................................... 55
Toegang tot alle voertuigen en bestuurders ................................................... 55
Overzicht van Tachograph Manager ................................................................... 55
Bestuurders met tachografen maken in de standaardinterface van WEBFLEET .... 56
De rapportagefuncties benutten .................................................................... 56
Bestuurderskaartnummers importeren voor gebruik in WEBFLEET.................. 56
Bestuurders maken met behulp van tachograafbestanden.................................. 56
Handmatig bestuurders maken in Tachograph Manager..................................... 57
Bestuurdersgegevens ......................................................................................... 57
Voertuigen maken.............................................................................................. 58
Belangrijk: maandelijkse kosten per voertuig.................................................. 58
Voertuiggegevens .............................................................................................. 58
Belangrijk – deactivering van voertuigen ........................................................ 59
Voertuigen upgraden voor het op afstand downloaden van tachograafinformatie
59
Deadlines voor downloads ................................................................................. 59
Landspecifieke deadlines voor downloads .......................................................... 60
Downloads op afstand van digitale-tachograafinformatie in WEBFLEET.......... 60
Meldingen voor het downloaden van informatie vanaf de bestuurderskaart of de
massaopslag ...................................................................................................... 60
Tachograafinformatie handmatig uploaden........................................................ 61
Belangrijk: maandelijkse kosten per voertuig.................................................. 61
Tachograafbestanden handmatig uploaden of downloaden met TachoSync .. 61
Afzonderlijke bestanden downloaden................................................................. 62
Automatische verwijdering van bestanden die door TomTom zijn gearchiveerd62
Archiefgeschiedenis ....................................................................................... 62
Meerdere bestanden naar een e-mailadres verzenden ........................................ 62
Rapporten over rijtijden en rustperiodes ............................................................. 63
Rapporten over sociale overtredingen ................................................................ 63
Diepgaande analyse van activiteiten van bestuurders en voertuigen ................... 63
Activiteiten van bestuurders of voertuigen voor meerdere dagen weergeven . 64
Verslag van bestuurdersactiviteiten .................................................................... 64
Restende rijtijd ..................................................... 65
Dagelijks resterende rijtijden in de kaartweergave .............................................. 65
Meldingen over sociale overtredingen ................................................................ 65
Drie typen sociale overtredingen.................................................................... 65
Gedetailleerde informatie over sociale overtredingen ..................................... 66
Wekelijks resterende rijtijden in de chauffeursweergave ..................................... 66
Meer informatie over 'Vandaag' .................................................................... 66
Meer informatie over 'Huidige week' ............................................................. 66
Meer informatie over 'Volgende week' .......................................................... 66
Verkorte rustperiode...................................................................................... 66
Overtredingenindicator .................................................................................. 67
Disclaimer:..................................................................................................... 67
3 |
Gebieden gebruiken ............................................. 71
Overzicht van gebieden...................................................................................... 71
Status van gebieden ...................................................................................... 71
Vierkante en ronde gebieden maken.................................................................. 71
Veelhoekige gebieden maken ............................................................................ 72
Een gebied in de vorm van een corridor ............................................................. 72
Extra functies van gebieden ............................................................................... 73
Meldingen voor gebieden inplannen. ................................................................. 73
Voertuigen aan gebieden toewijzen ................................................................... 74
Accountinstellingen.............................................. 75
Overzicht van instellingen .................................................................................. 75
Gebruikers in staat stellen accountinstellingen te beheren ............................. 75
Gebruikerspecifieke accountinstellingen............................................................. 75
Instellingen voor voertuigen op de kaart........................................................ 76
Accountinstellingen ........................................................................................... 76
Orderinstellingen ........................................................................................... 76
Locatiegegevens............................................................................................ 76
Adreskleuren labelen.......................................................................................... 76
Status- en orderberichten definiëren .................................................................. 77
De workflow voor orders aanpassen .................................................................. 77
Waarschuwingen voor enkelvoudige workflowstatussen ............................... 78
Orderstatussen .............................................................................................. 78
Instellingen voor rapportage .............................................................................. 78
De OptiDrive-indicator aanpassen.................................................................. 78
Te snel rijden ................................................................................................. 79
Brandstofmeldingen ...................................................................................... 79
Over WEBFLEET
Over WEBFLEET
Hier vindt u een beschrijving van de termen die worden gebruikt in de context van fleet management, de
WEBFLEET-oplossingen, en hoe u zich aanmeldt bij WEBFLEET.
Componenten van WEBFLEET
Er zijn drie varianten van WEBFLEET-oplossingen: a) WEBFLEET verbonden met een LINK-systeem, b)
WEBFLEET verbonden met een LINK-systeem en een TomTom-navigatiesysteem, c) WEBFLEET verbonden
met een TomTom-navigatiesysteem.
Componenten van WEBFLEEToplossingen
WEBFLEET
WEBFLEET is het belangrijkste onderdeel van WEBFLEET-oplossingen. WEBFLEET is de internetapplicatie
voor het beheren van voertuigen en opdrachten en voor toegang tot de TomTom-functie Tracking en
tracing.
LINK
De TomTom LINK is een black box die in het voertuig wordt geïnstalleerd. De LINK wordt aangesloten op
de stroomvoorziening en het contactsignaal van het voertuig. Het registreert starten en uitzetten, de
verplaatsing en de positie van het voertuig, en verzendt al deze gegevens naar kantoor. Het is via mobiele
netwerken verbonden met WEBFLEET en maakt communicatie mogelijk tussen het kantoor en een
TomTom-navigatiesysteem. Dit apparaat maakt tracking en tracing mogelijk.
Verschillende modellen van de LINK worden ondersteund in WEBFLEET*: TomTom LINK 510/530, TomTom
LINK 410, TomTom LINK 200, TomTom LINK 300/310, TomTom LINK (eerste generatie)
TomTom LINK 200 wordt aangesloten op de OBD-II-poort van het voertuig. Het voorziet in algemene
trackinggegevens en kan niet worden verbonden met een TomTom PRO.
Connected navigatiesystemen
De term 'Connected' verwijst naar alle navigatiesystemen die worden geleverd met een ingebouwd
modem voor mobiele netwerken. Connected navigatiesystemen hoeven geen verbinding te maken met
een LINK maar worden rechtstreeks verbonden met WEBFLEET.
Er zijn verschillende generaties van Connected navigatiesystemen die op dit moment worden ondersteund
in WEBFLEET*: PRO 5250 (TRUCK), PRO 9150, PRO 9100, GO 9000, GO 715.
De aangesloten GO-systemen lijken op elkaar, maar de PRO-navigatiesystemen hebben andere software
en functioneren daarom ook anders.
Niet-aangesloten navigatiesystemen
De term 'niet-aangesloten' verwijst naar alle navigatiesystemen die een LINK-systeem nodig hebben voor
communicatie met WEBFLEET en het kantoor.
Er zijn verschillende generaties niet-aangesloten apparaten die momenteel in gebruik zijn*: PRO 7250
(TRUCK), PRO 8270 (TRUCK), PRO 8275 (TRUCK), PRO 7150 (TRUCK), PRO 7100 (TRUCK), GO 7000
(TRUCK), GO x20/x30, GO x10.
De niet-aangesloten GO-systemen lijken op elkaar, maar de niet-aangesloten PRO-navigatiesystemen
hebben andere software en functioneren daarom ook anders.
Over WEBFLEET | 4
* Het kan zijn dat bepaalde systemen niet beschikbaar zijn voor uw regio.
Remote LINK
TomTom Remote LINK* is een afstandsbediening. Deze moet via Bluetooth worden verbonden met een
bijbehorende LINK 510/530/410/3xx-unit die in een voertuig is geïnstalleerd. Er zijn twee variaties:
Remote LINK Working Time: met Remote LINK Working Time kunnen meerdere medewerkers hun
werktijden via de LINK 510/530/410/3xx registreren.
Remote LINK Logbook: met Remote LINK Logbook kunnen bestuurders een logboek bijhouden via de
LINK 510/530/410/3xx.
LINK 105/ecoPLUS
TomTom LINK 105/ecoPLUS* haalt via de OBD-II-aansluiting van het voertuig gegevens op over het
brandstofverbruik. Deze gegevens worden in realtime naar WEBFLEET verzonden. TomTom LINK 105/
ecoPLUS werkt met de LINK 5xx/4xx/3xx via Bluetooth. Bekijk de installatiegids van de TomTom LINK 105/
ecoPLUS voor informatie over compatibiliteit.
* Het kan zijn dat bepaalde systemen niet beschikbaar zijn voor uw regio.
Object
Een object is de centrale factor in WEBFLEET. Een object kan een voertuig zijn, zoals een auto,
vrachtwagen of aanhanger. Een TomTom-systeem wordt geïnstalleerd in het voertuig of de aanhanger.
Het TomTom-systeem stuurt alle relevante gegevens die verband houden met het voertuig of de
aanhanger naar WEBFLEET. Dit kan bijvoorbeeld informatie betreffen zoals positie, tijd, snelheid,
enzovoort. Het object wordt vervolgens weergegeven op de kaart en in de respectievelijke lijsten in
WEBFLEET. Het wordt toegevoegd aan de WEBFLEET-database op het moment dat het na installatie wordt
geactiveerd.
Tracking en tracing
Tracking en tracing is de algemene term die wordt gebruikt voor het bijhouden van de positie van een
object zowel in realtime als historisch gezien. Dit omvat normaliter ook de functionaliteit om te
communiceren met voertuigen en hun bestuurders. Tracking en tracing vereist speciale hardware en
software. WEBFLEET gebruikt zowel ingebouwde als draagbare systemen.
Ingebouwde systemen
24-uursbewaking en -beveiliging wordt mogelijk gemaakt door het gebruik van ingebouwde LINKsystemen.
Het LINK-systeem geeft informatie over positie, bewegingen, starten en andere gebeurtenissen
(bijvoorbeeld dat de motor draait) met betrekking tot het specifieke voertuig. Dit kan niet worden
uitgeschakeld.
Het LINK-systeem verzendt normaal gesproken zes posities per minuut zolang het voertuig wordt bestuurd
in landen die onder uw WEBFLEET-abonnement vallen. De landen en het aantal posities dat wordt
gerapporteerd variëren per abonnement. Controleer uw WEBFLEET-contract voor meer informatie. Met de
API (Application Programming Interface) WEBFLEET.connect is één positie per minuut standaard in deze
landen. U kunt het aantal positierapporten voor WEBFLEET.connect-integraties uitbreiden met meer
posities per minuut door de extra service HD Tracking te boeken. Raadpleeg het formulier Additional
Service (Extra service) voor meer informatie.
Een LINK-systeem in het voertuig is vereist voor aanvullende systemen zoals: niet-aangesloten
navigatiesystemen, Remote LINK, LINK 105/ecoPLUS, digitale tachograaf.
Raadpleeg www.tomtom.com/business voor informatie over compatibiliteit.
Deze systemen bevatten basisfuncties zoals verzenden en accepteren van opdrachten en berichten,
rapporteren van werktijden, bijhouden van logboeken, rapporteren van chauffeursgedrag, rijdtijden van
bestuurder en bijrijder, en brandstofverbruik.
Draagbare systemen
Over WEBFLEET | 5
Deeltijd tracking en tracing kan worden bereikt met Connected Navigation-systemen die rechtstreeks
communiceren met WEBFLEET.
Tracking
Tracking is het bijhouden van de positie, beweging, rijden en andere gebeurtenissen van een voertuig in
realtime. Het voertuig meldt diens actuele snelheid en de richting waarin het rijdt aan WEBFLEET.
Daarnaast kunt u zien of een voertuig vaststaat in een file, is geparkeerd en/of stationair loopt. Dit type
informatie is beschikbaar in WEBFLEET, bijvoorbeeld op de kaart en in het detailvenster van het voertuig.
Tracering
Tracering is het vermogen om de posities, bewegingen, het rijden en andere gebeurtenissen in een
historisch overzicht te bekijken. De informatie wordt gedurende negentig dagen opgeslagen in WEBFLEET
en kan in deze periode worden geëvalueerd.
Rit
Een rit is een beweging van een voertuig van een beginpositie naar een eindpositie. Nadat een rit is
beëindigd, wordt er een ritrapport verzonden naar WEBFLEET met alle ritrelevante gegevens zoals starttijd,
eindtijd, stilstand, stationair draaien en brandstofverbruik.
Rit met LINK-systeem
Het begin van een rit wordt gerapporteerd wanneer het voertuig wordt gestart en het voertuig zich
beweegt of wanneer de GPS-positie van het voertuig gedurende een minimumperiode verandert
(standaard is vijf minuten), ten opzichte van het starten van voertuig.
Het einde van een rit wordt gerapporteerd wanneer een van de volgende omstandigheden van toepassing
is: a) het voertuig wordt uitgeschakeld en blijft gedurende een minimumtijd uit (standaard vijftien
minuten), en het voertuig beweegt niet of de GPS-positie van het voertuig verandert niet, b) de ritmodus
van het logboek wordt veranderd van privérit naar zakelijke rit of omgekeerd, c) de bestuurder is
vervangen en dit wordt via het TomTom-navigatiesysteem of de digitale tachograaf gemeld.
Rit alleen met navigatiesysteem
Wanneer u een Connected navigatiesysteem gebruikt, worden er in de volgende situaties ritten
gerapporteerd:
Het begin van een rit wordt gerapporteerd wanneer de volgende omstandigheden van toepassing zijn op
het navigatiesysteem: a) het dient goed te zijn gemonteerd op het dock in het voertuig, b) het dient GPSontvangst te hebben, c) de GPS-positie van het voertuig verandert.
Het einde van een rit wordt gerapporteerd wanneer een van de volgende omstandigheden van toepassing
is op het navigatiesysteem: a) het is verwijderd uit het dockingstation, b) het is uitgeschakeld, c) het staat
ten minste tien minuten stil, d) de logboekmodus is veranderd van zakelijk in privé of omgekeerd, e) de
bestuurder is vervangen en dit is gerapporteerd via het TomTom-navigatiesysteem (afhankelijk van het
model en de versie van de software).
Stilstand
Een stilstand wordt gerapporteerd wanneer het voertuig niet meer beweegt of wanneer de GPS-positie
van het voertuig gedurende een minimumtijd niet meer verandert (standaard vijf minuten). Het einde van
een stilstand wordt vastgesteld op het moment dat het voertuig beweegt of de GPS-positie van het
voertuig verandert. De volledige stilstandinterval wordt gerapporteerd aan WEBFLEET wanneer de stilstand
wordt beëindigd.
Stationaire draaitijd
Stationaire draaitijd is de tijd dat het voertuig stilstaat terwijl de motor draait of de tijd dat het voertuig
heel langzaam beweegt. Stationaire draaitijd wordt na vijf minuten vastgesteld.
Over WEBFLEET | 6
Gebeurtenis
Gebeurtenissen zijn incidenten die worden opgeslagen op het TomTom-navigatiesysteem en in de vorm
van berichten worden gerapporteerd aan WEBFLEET. Voorbeelden hiervan zijn: a) vooraf gedefinieerde
statusberichten, b) vooraf gedefinieerde opdrachtgerelateerde statusberichten, c) aanwezigheid in
bepaalde geografische zones, d) informatie over het loskoppelen van randapparatuur, ongewenste
functies, digitale invoergebeurtenissen, enzovoort. Statusberichten en geozone gebeurtenissen worden
geclassificeerd als melding, waarschuwing of alarm op drie niveaus, al naargelang hun prioriteit.
Ritgebeurtenis
Een ritgebeurtenis wordt gerapporteerd aan WEBFLEET wanneer een bestuurder een bepaald
acceleratieniveau overschrijdt. Acceleratie wordt opgeslagen tijdens remmen, bochten en sturen en
uitzonderlijke acceleratie, zoals botsingen.
Opdracht
Een opdracht is een bericht met instructies over wat er moet worden gedaan. Er zijn drie soorten
opdrachten: leveringsopdrachten, ophaalopdrachten en serviceopdrachten. Een opdracht bevat een
opdrachtnummer en een vrij tekstbericht van maximaal 500 bytes. De volgende informatie kan worden
toegevoegd aan een opdracht: a) contactpersoon, b) telefoonnummer contactpersoon, c) geplande
datum van uitvoering, d) adres voor bestemming dat kan worden weergegeven op het TomTomnavigatiesysteem voor de bestuurder, e) coördinaten van de bestemming voor gebruik in TomTomnavigatiesysteem voor berekening van route naar opdrachtlocatie, f) gewenste aankomsttijd, g)
tijdtolerantie voor het begin van de uitvoering om een waarschuwing te genereren indien de tolerantie
wordt overschreden, h) een aanlooptijd voor aankomstbericht. De opdrachtinstructies worden op het
navigatiesysteem weergegeven en kunnen worden geaccepteerd, geweigerd of opgeslagen voor later. De
bestuurder of bijrijder kan een opdracht accepteren of weigeren en kan de activiteiten starten en voltooien
door de bijbehorende opdrachtstappen uit te voeren. Als een bestuurder de opdracht weigert of
annuleert, wordt hij gevraagd een reden in te voeren. Alle opdrachthandelingen die de bestuurder
uitvoert, genereren berichten die worden verzonden naar WEBFLEET.
Werktijd
Werktijd kan worden gerapporteerd aan WEBFLEET via: a) een Connected Navigation-systeem: de
bestuurder kan werktijd rapporteren door zich bij het Connected Navigation-systeem te identificeren, b)
een navigatiesysteem in combinatie met een LINK-systeem: de bestuurder kan werktijd rapporteren door
zich bij het navigatiesysteem te identificeren, c) een Remote LINK Working Time in combinatie met een
LINK-systeem: meerdere medewerkers kunnen hun werktijd rapporteren via één installatie wanneer ze zich
door middel van een persoonlijke ID Key identificeren, d) een digitale tachograaf. De volgende
werktijdstatussen kunnen worden gerapporteerd aan WEBFLEET: a) Woon-werkverkeer. b) Begin pauze. c)
Begin werk, geeft ook einde van pauze aan als de laatst gemelde status Begin pauze was. d) Einde werk,
geeft ook einde van een pauze aan als de laatst gemelde status Begin pauze was.
Werktijd rapporteren op verschillende voertuigen of apparaten
Normaliter worden bij het rapporteren van werktijden de begin- en eindtijd in hetzelfde voertuig
uitgevoerd, maar als bestuurders en medewerkers verschillende voertuigen gebruiken en dus ook
verschillende systemen, dienen de volgende regels in acht te worden genomen: a) als een bestuurder
wisselt tussen PRO-navigatiesystemen of Remote LINK-systemen, zijn werktijden bestuurdergericht, b) als
een bestuurder wisselt tussen GO-navigatiesystemen, zijn werktijden voertuiggericht , c) werksessies
moeten worden afgesloten, met Einde werktijd voordat een systeem wordt verbonden met een ander
systeem, d) het afsluiten van werksessies op een ander systeem dan het systeem waarmee u uw
werksessie bent begonnen, is alleen mogelijk als u Remote LINK gebruikt met een ID Key of als u PROnavigatiesystemen gebruikt.
Over WEBFLEET | 7
Onderhoudsschema
In een onderhoudsschema wordt een onderhoudstaak beschreven die moet worden uitgevoerd voor een
voertuig. Hierin wordt gedefinieerd wanneer de taak staat gepland en of de taak één keer moet worden
uitgevoerd op een bepaalde datum of bij een bepaalde kilometerstand, of op een bepaalde datum of bij
een bepaalde kilometerstand moet worden gestart en daarna met regelmatige tussenperioden moet
worden herhaald. Wanneer een taak volgens het onderhoudsschema bijna moet worden uitgevoerd,
wordt er in WEBFLEET een onderhoudstaak gemaakt. Er kan ook een herinnering worden gegeven op een
bepaalde tijd of bij een bepaalde afstand voordat de taak moet worden uitgevoerd, zodat u op tijd op de
hoogte bent van de onderhoudstaak.
Onderhoudstaak
Een onderhoudstaak voor een voertuig wordt gemaakt op basis van het bijbehorende onderhoudsschema.
De taak verschijnt in WEBFLEET wanneer deze bijna moet worden uitgevoerd of er wordt een herinnering
voor de taak gegeven.
Rapport op aanvraag
Rapporten op aanvraag zijn rapporten die zijn toegewezen aan gebruikers zodat ze deze op elk gewenst
moment kunnen downloaden. Voordat het rapport wordt gedownload, kan de gebruiker filters en
voorwaardelijke markeringen instellen. De gegevens die in het rapport worden opgenomen, worden
verzameld op het moment dat de gebruiker het rapport uit WEBFLEET downloadt.
Gepland rapport
Geplande rapporten zijn rapporten die periodiek automatisch worden gemaakt. Ze kunnen elke dag, elke
week, elke maand of elk kwartaal worden gegenereerd.
Er zijn twee soorten geplande rapporten:
(1) Geplande rapporten die automatisch naar een e-mailadres worden verzonden - Geplande rapporten
die naar een e-mailadres worden verzonden, worden niet opgeslagen in het "Archief" in WEBFLEET.
(2) Geplande rapporten die moeten worden opgeslagen in het archief - Geplande rapporten die worden
opgeslagen in het "Archief" kunnen op elk gewenst moment worden gedownload gedurende de
bewaarperiode, die kan worden ingesteld op het moment dat het rapport wordt gemaakt. De
bewaarperiode kan maximaal drie jaar zijn, afhankelijk van de leveringsperiode die u hebt ingesteld. Deze
kan zijn: elke dag, elke week, elke maand of elk kwartaal. De rapporten worden automatisch verwijderd
nadat de opgegeven bewaarperiode is verstreken. Daarnaast kunnen accountbeheerders rapporten
handmatig verwijderen uit het "Archief".
Over WEBFLEET | 8
Aanmelden bij WEBFLEET
Ga naar http://business.tomtom.com/login om u aan te melden bij WEBFLEET. Voer de accountnaam, uw
gebruikersnaam en wachtwoord in. Selecteer de taal die u voor WEBFLEET wilt gebruiken en klik
vervolgens op Login.
Meld u aan bij WEBFLEET met uw
gegevens
Over WEBFLEET | 9
Kaartweergave
Kaartweergave
WEBFLEET biedt verschillende typen kaarten. In dit hoofdstuk leert u meer over hoe u met de kaart kunt
werken, welke typen kaarten beschikbaar zijn in WEBFLEET en welke informatie door de verschillende
typen kaarten wordt geboden.
Zoomen en slepen
Als u WEBFLEET opent, ziet u de kaart met alle voertuigen in de groep voertuigen die op dit moment is
geselecteerd. U kunt heel gemakkelijk inzoomen op de kaart. Gebruik gewoon uw muiswiel of de
zoomniveaukeuzehulp rechtsboven op de kaart. Als u op de linkermuisknop drukt, kunt u de kaart in elke
willekeurige richting slepen zodat u bepaalde voertuigen kunt volgen.
Druk op de linkermuisknop en sleep
de kaart naar de beste positie.
Als u wilt inzoomen op de kaart,
gebruik dan het muiswiel of pas de
weergave aan tot het gewenste
zoomniveau.
Kaarttypen
WEBFLEET biedt de volgende kaarttypen om uw voertuigen en opdrachten weer te geven: TomTom-kaart
met actuele verkeersinformatie, Google-kaart en satellietkaart. Klik voor het meest realistische overzicht
van uw voertuigen op de knop Satelliet linksboven op de kaart.
Klik op de knop Satelliet voor het
meest realistische overzicht van de
locatie van de voertuigen.
Kaartweergave | 10
TomTom-kaart
De TomTom-kaart geeft actuele verkeersinformatie weer met files, wegwerkzaamheden en mogelijke
vertragingen. Om vertragingen in uw service te voorkomen, kunt u opdrachten toewijzen aan de
bestuurder die de beste positie heeft ten opzichte van de opdracht.
Bekijk actuele verkeersinformatie op
de TomTom-kaart.
Kaart op volledig scherm
Een functie die op alle kaarten wordt ondersteund, is de mogelijkheid om de kaart te vergroten tot het
volledige scherm. Hierdoor krijgt u het beste overzicht van uw wagenpark en de bewegingen van de
voertuigen. Klik op het navigatorpictogram onder de indicatie voor het zoomniveau om de kaart op
volledig scherm weer te geven. Klik er nog een keer op om terug te keren naar de kaartweergave met de
lijst met voertuigen aan de zijkant.
Vergroot de kaart tot volledig
scherm om meer van uw voertuigen
te zien.
Zoeken op de kaart
De WEBFLEET-kaart bevat een krachtige, uitgebreide zoekfunctie om voertuigen, adressen, plaatsen en
gebieden en alle voertuigen op een adres of bij een plaats te vinden die past bij het zoekwoord dat u hebt
ingevoerd. Klik op de knop Zoek met het vergrootglaspictogram rechtsboven op de kaart en voer uw
zoekwoord in. Druk vervolgens op Enter op het toetsenbord. De lijst met zoekresultaten geeft alle
passende resultaten per categorie. U kunt ook naar een specifiek adres zoeken. Klik op de knop Zoek stad
Kaartweergave | 11
met het huispictogram, rechtsboven op de kaart. Voer de adresgegevens in, selecteer het land en klik op
Zoek. Alle zoekresultaten worden in een lijst of op de kaart weergegeven.
Zoek op de kaart naar voertuigen,
adressen en plaatsen.
Zoek een specifiek adres op de kaart
met Zoek stad.
In Kaartinstellingen, rechtsboven op de kaart, kunt u instellen welke items op de kaart moeten worden
weergegeven. U kunt ook filters maken voor items, zodat bijvoorbeeld alleen adressen en voertuigen uit
een bepaalde groep of met een bepaalde kleur worden weergegeven op de kaart.
Met de knop Print kaart rechts van de kaart onder de zoomniveaukeuzehulp kunt u de huidige
kaartweergave heel eenvoudig afdrukken. Dit is handig als u bijvoorbeeld moet kunnen bewijzen welke
route een voertuig heeft genomen.
Kaartweergave | 12
Tracking en tracing
Tracking en tracing
In dit hoofdstuk leert u hoe een overzicht met alle orders van alle voertuigen weergeeft en hoe u op elk
moment kunt zien waar uw voertuigen zich bevinden.
Orderstatus volgen
WEBFLEET biedt eenvoudig een up-to-date overzicht van de status van alle orders die aan uw voertuigen
zijn toegewezen. U kunt een filter instellen om de selectie te verfijnen. De orders kunnen afzonderlijk of
gezamenlijk worden gefilterd op voertuiggroep, afzonderlijke voertuigen, status en tijdperiode. Deze filters
kunnen worden uitgebreid met een filter waarin u zelf tekst kunt invoeren. Klik op 'Orders' in het bovenste
menu om de lijst met orders weer te geven. Om de verschillende filters toe te passen, selecteert u de
relevante informatie in de vervolgkeuzemenu's en voert u de gewenste tekst in het tekstvak in. Tijdens het
selecteren en invullen van de filters wordt de lijst automatisch aangepast.
U kunt de status van alle orders die
aan uw voertuigen zijn toegewezen
volgen met behulp van meerdere
filters.
Realtime kaartgegevens
De positie van elk voertuig wordt met WEBFLEET om de tien seconden geregistreerd. Deze posities worden
iedere minuut naar WEBFLEET verzonden. Dit betekent dat u uw wagenpark in het oog kunt houden en
voertuigbewegingen in realtime kunt volgen op de kaart.
De meest recente posities van al uw
voertuigen worden automatisch op
de kaart weergegeven.
Voertuigroute
De informatie over al uw voertuigen die door WEBFLEET is opgeslagen, wordt gedurende 90 dagen
bewaard. Zodoende kunt u altijd eenvoudig controleren waar uw voertuigen de afgelopen 90 dagen zijn
geweest. Met WEBFLEET kunt u de route van een voertuig voor één dag of voor een periode van een paar
uur tot maximaal zeven dagen bekijken. Om de route van een voertuig te bekijken, opent u het vak met
voertuiggegevens op de kaart en klikt u op 'Route'. Selecteer een dag of een begin- en einddatum. De
route op de kaart laat informatie zien zoals ritgebeurtenissen, stilstand met bijbehorende informatie zoals
positie, begin- en eindtijd, en de algehele duur van de stilstand. Als u met de muisaanwijzer over de route
beweegt, verschijnt er een tag met de huidige tijd en snelheid van de desbetreffende voertuigpositie. Het
voertuigvak geeft voor de huidige order informatie weer over de status, de bestemming, de verwachte
Tracking en tracing | 13
aankomsttijd en het tijdstip van de laatste positie-update. U kunt ook de richting bekijken waarin het
voertuig reed en de meest recente positie.
Bekijk de route van een voertuig
voor één dag of voor een periode
van een paar uur tot maximaal zeven
dagen. Ontvang meer
gedetailleerde informatie over
snelheid, stilstand enz. van de route.
Het vak met voertuiginformatie geeft
voor de huidige order informatie
weer over de status, de
bestemming, de verwachte
aankomsttijd enz.
De activiteitentijdbalk in de kaartweergave
Als u 'Tijdbalk weergeven' in het venster 'Route' selecteert, wordt er een activiteitentijdbalk weergegeven
onder in de kaart. De rit wordt als grafiek weergegeven inclusief relevante informatie over stilstand, rijden
enz. met verschillende kleuren. Als u de muisaanwijzer boven de tijdbalk houdt, verschijnt er een tooltip
met uitleg over de verschillende statussen.
Positiefilter
Stel een tijdfilter in om de ritgegevens voor uw voertuigen te bekijken in de lijstweergave. Om deze functie
te activeren, klikt u op 'Details' in het voertuiginformatievak en klikt u vervolgens onder 'Posities' op
'Ritten'. Gebruik voor meer specifieke invoer het vervolgkeuzevak en voer uw zoekopdracht in het
dialoogvak 'Filter' in.
Gebruik filters om de lijstweergave
aan te passen bij het zoeken naar
ritgegevens voor uw voertuigen.
De activiteitentijdbalk in de weergave 'Ritgegevens'
De geselecteerde rit wordt bovenin weergegeven als grafiek. De rit wordt weergegeven inclusief relevante
informatie over stilstand, rijden etc. met verschillende kleuren. Als u de muisaanwijzer boven de grafiek
houdt, worden er meer details weergegeven. U kunt inzoomen op tijdperiodes door op de tijdsegmenten
onder de grafiek te klikken. Hetzelfde kunt u doen voor de logboekgegevens op het tabblad 'Logboek'.
Tracking en tracing | 14
Opdrachtbeheer
Opdrachtbeheer
In dit hoofdstuk vindt u informatie over hoe u opdrachten met bestemmingsadressen kunt verzenden naar
uw medewerkers op de weg, over hoe uw bestuurders aan dergelijke opdrachten werken en hoe u de
meest recente status van de opdracht kunt bekijken.
Opdrachten verzenden
Met WEBFLEET kunt u eenvoudig opdrachten naar uw voertuigen verzenden. Klik op het voertuig op de
kaart en klik vervolgens op "Verzend". Selecteer "Verzend opdracht" en vervolgens het type opdracht. U
hebt de keuze uit levering, afhalen en serviceopdracht. Voer een opdracht ID in en voeg een opdrachttekst
toe. U kunt ook de uitvoeringsdatum, de gewenste aankomsttijd en een bepaalde tolerantie instellen. U
voegt het adres van de bestemming toe door het handmatig in te voeren of door uw eigen lijst met vooraf
gedefinieerde adressen te gebruiken. U kunt bovendien de naam en het telefoonnummer van de
contactpersoon aan de opdracht toevoegen zodat uw bestuurder van alles op de hoogte is.
Verzend leveringen,
afhaalmomenten en
serviceopdrachten met slechts een
paar klikken naar uw voertuigen.
Aan opdrachten gaan werken
Direct nadat u de opdracht hebt verzonden, ontvangt de medewerker op de weg de instructies op zijn
TomTom PRO. Het pictogram "Opdrachten" op het WEBFLEET-scherm op de TomTom PRO laat de
bestuurder het aantal net ontvangen opdrachten zien. Tik op dit pictogram om de lijst met opdrachten op
te halen. Selecteer de nieuwe opdracht uit de lijst. Nieuwe opdrachten worden aangegeven met een pijl.
Om de opdracht te weigeren, tikt u eerst op de knop "Opties" en vervolgens op "Wijs opdracht af". Om
aan de opdracht te gaan werken, tikt u op "Accepteer" en vervolgens op "Start". U wordt nu gevraagd om
de navigatie naar de opdrachtbestemming te starten. Nadat u op "Rijd" hebt getikt, wordt de route
berekend en wordt de navigatie naar de opdrachtbestemming gestart.
Begin met opdrachten en navigeer
naar de opdrachtbestemming door
gewoon op het scherm te tikken.
Opdrachtbeheer | 15
Opdrachtstatus verzenden
Met de TomTom PRO kunt u de huidige status van de opdracht eenvoudig aan het kantoor melden door
op het opdrachtstatuspictogram op het WEBFLEET-scherm te tikken. Om een nieuwe opdrachtstatus aan
het kantoor te melden, tikt u op "Volgende stap".
Meld de huidige opdrachtstatus aan
het kantoor en bespaar tijd.
Opdrachtopties
De WEBFLEET-functies op uw TomTom PRO bieden diverse opdrachtgerelateerde opties zoals het
annuleren of uitstellen van de opdracht. U kunt ook de opdrachtgeschiedenis weergeven met de acties die
u hebt gemeld en de tijd waarop u ze aan het kantoor hebt gemeld. Tik op de knop "Opties" om de
opdrachtgerelateerde opties weer te geven.
Annuleer of stel opdrachten uit, of
geef de opdrachtgeschiedenis weer
met behulp van opdrachtopties.
Opdrachtoverzicht
Klik op de knop "Details" om de huidige status van de opdrachten van uw bestuurder weer te geven in het
objectvak. Rechts worden alle opdrachten (actief en uitgesteld) weergegeven. Klik op de knop
"Opdrachten" om meer details van een opdracht te bekijken. Er wordt een lijst met alle opdrachten
weergegeven. U kunt verschillende filters instellen, zoals op groep, voertuig, status, tijd en vrije tekst.
Selecteer een opdracht uit de lijst door op de opdracht te klikken. Rechts wordt de opdrachtinformatie
weergegeven. Hier kunt u de opdracht bewerken (in het geval dat de omstandigheden zijn veranderd) en
Opdrachtbeheer | 16
de workflow van de opdracht en de locatie op de kaart bekijken. U kunt deze opdracht ook annuleren. Op
dit scherm kunt u tevens een nieuwe opdracht naar een van uw voertuigen verzenden.
Bekijk de huidige status en meer
details over de opdrachten van de
bestuurder.
Stel verschillende filters in om de
lijstweergave te optimaliseren.
Bekijk alle opdrachtgegevens.
Bewerk de opdracht, bekijk de
workflow en de locatie op de kaart
of maak nieuwe opdrachten.
Opdrachtbeheer | 17
Slimme opdrachttoewijzing
Slimme opdrachttoewijzing
Wijs op slimme manier opdrachten toe op basis van realtime informatie, variërend van beschikbaarheid
van de bestuurder en het dichtstbijzijnde voertuig tot verkeersinformatie op de route. Dit hoofdstuk laat
zien hoe u vertraging kunt voorkomen en hoe uw wagenpark files kan vermijden.
Adressen op de kaart
Om naar een bestemming op de kaart te zoeken, klikt u op het adrespictogram in de rechterbovenhoek
van de kaart en voert u de adresgegevens in. Vervolgens drukt u op "Zoek". Het adres verschijnt direct op
de kaart met een label. Wanneer u de muis boven de adreslabel plaatst, verschijnt een informatievenster
met de optie het adres toe te voegen aan uw adreslijst of een opdracht te maken (zie stap "Snel
opdrachten toewijzen aan het dichtstbijzijnde voertuig").
Gemakkelijk naar adressen op de
kaart zoeken.
Voeg het adres toe aan uw adreslijst.
Verzend een opdracht met deze
bestemming naar een voertuig.
Werkstatus
Om te zien of uw voertuigen beschikbaar zijn voor nieuwe opdrachten, zijn alle voertuigen voorzien van
een werkstatuspictogram. Groen betekent "Voertuig is beschikbaar...", geel betekent "Voertuig is bezig..."
en grijs betekent "Voertuig is niet beschikbaar...". Voor meer informatie over een geselecteerde opdracht
klikt u op "Details" en "Opdrachten". De huidige opdrachtstatus wordt weergegeven. Om te zien hoeveel
andere lopende opdrachten zijn toegewezen aan dit voertuig, klikt u op de knop "Opdrachten" en stelt u
de status en het tijdfilter in. De lijst met opdrachten wordt gefilterd.
Controleer welk voertuig
momenteel beschikbaar is.
Bekijk meer informatie over de
huidige opdracht van uw voertuig.
Zie welke andere opdrachten zijn
toegewezen aan dit voertuig.
Verkeersinformatie
Door files, wegwerkzaamheden enz. heeft het dichtstbijzijnde voertuig mogelijk meer tijd nodig om op de
bestemming van de opdracht aan te komen dan een ander. Om verkeersinformatie op de kaart te zien,
activeert u de verkeersinformatieweergave door in de linkerbovenhoek van de kaart op de "TomTom"-
Slimme opdrachttoewijzing | 18
knop te klikken. Vervolgens klikt u op het pictogram kaartinstellingen in de rechterbovenhoek van de kaart
en vinkt u "Verkeersinformatie" aan.
Activeer verkeersinformatie op uw
kaart om te zien welk voertuig het
beste gepositioneerd is voor een
klus.
Klik op de informatievakjes voor
meer informatie.
Snel opdrachten toewijzen aan het dichtstbijzijnde voertuig
De gemakkelijkste manier om een opdrachttoe te wijzen aan het best gepositioneerde voertuig is een
nieuwe opdracht te maken. Hier kunt u het bestemmingsadres voor die opdracht opgeven. Met behulp
van dat adres maakt WEBFLEET een lijst van de voertuigen, gesorteerd op beschikbaarheid en geschatte
reistijd. Er wordt rekening gehouden met verkeersinformatie en de daadwerkelijke afstand. Ga naar
"Opdrachten" in het hoofdmenu. Klik op "Nieuw" aan de rechterzijde om een opdracht te maken. Voer
alle opdrachtgegevens in. Selecteer het adres. Voor het best gepositioneerde voertuig klikt u op
"Suggesties van TomTom". WEBFLEET toont u een lijst van de voertuigen, gesorteerd op beschikbaarheid
en geschatte reistijd. Selecteer het gewenste voertuig. Druk op "Sla op" en vervolgens op "Verzend
opdracht".
Open het venster "Verzend opdracht"
om uw opdracht gemakkelijk toe te
wijzen aan het best gepositioneerde
voertuig, voorgesteld door TomTom
op basis van verkeersinformatie en
de daadwerkelijke afstand.
Slimme opdrachttoewijzing | 19
Communicatie met bestuurder
Communicatie met bestuurder
Naast het verzenden van opdrachten, zijn er diverse manieren om met uw bestuurders te communiceren.
Dit hoofdstuk beschrijft hoe u berichten naar uw bestuurders kunt sturen en hoe zij berichten kunnen
beantwoorden. WEBFLEET kan berichten van uw bestuurders tevens doorsturen naar uw e-mailadres voor
optimale communicatie.
Een bericht naar een bestuurder sturen
Om een tekstbericht naar een van uw bestuurders te sturen, klikt u op de knop "Verzend" in het
bijbehorende objectvak en voert u uw tekstbericht in.
Stuur een tekstbericht naar een van
uw bestuurders.
Een bericht naar alle of een aantal bestuurders sturen
U kunt één tekstbericht naar alle of een paar van uw bestuurders tegelijk sturen. Hiermee spaart u tijd uit
en kunt u uw workflow verbeteren. U selecteert voertuigen door eerst in het bovenste menu op
"Voertuigen" te klikken en vervolgens op de bijbehorende voertuigen te klikken terwijl u de Ctrl-toets
ingedrukt houdt. Om alle voertuigen te selecteren, drukt u de Ctrl- en A-toets op uw toetsenbord tegelijk
in of klikt u op de knop "Alles" in het gedeelte rechtsonder aan het scherm. Rechtsbovenaan wordt een
bericht weergegeven met de lijst met ontvangers. Voer uw bericht in en klik op "Verzend" om het bericht
naar de geselecteerde voertuigen te verzenden.
Om een tekstbericht naar meerdere
voertuigen tegelijk te sturen,
selecteert u de voertuigen door
tegelijkertijd op de Ctrl-toets en de
linkermuisknop te drukken. Om alle
voertuigen te selecteren, drukt u op
Ctrl en A of klikt u op "Alles".
Tekstberichten verwerken op uw TomTom PRO
De bestuurder krijgt een melding wanneer er een nieuw bericht is ontvangen door middel van een signaal
en het pictogram "Berichten" op het WEBFLEET-scherm dat het aantal nieuwe berichten aangeeft.
Wanneer de bestuurder op het pictogram Berichten tikt, kan hij het bericht lezen. Er wordt automatisch
een bericht verzonden naar WEBFLEET dat het bericht is ontvangen en is gelezen door de bestuurder.
Bestuurders kunnen vanuit TomTom PRO uiteraard ook tekstberichten naar het centrum sturen. Om dat te
Communicatie met bestuurder | 20
doen, moeten ze op "Nieuw bericht" tikken. Ze kunnen vervolgens een bericht invoeren en op "Verzend"
tikken.
WEBFLEET wordt automatisch
geïnformeerd dat het bericht is
gelezen.
Stuur gratis tekstberichten via
TomTom PRO naar WEBFLEET.
De statusberichten voor de verschillende voertuigen
definiëren
Met WEBFLEET kunt u statusberichten en opdrachtgerelateerde statusberichten voor uw voertuigen
definiëren. Deze berichten dragen bij aan een betere communicatie tussen de bestuurder en het centrum
(zo kunnen bij bepaalde telkens terugkerende gebeurtenissen statische berichten worden gebruikt). Om
statusberichten voor een object te definiëren, klikt u op "Details" en vervolgens op "Configureer" bij
"Contract/Apparaat". Klik op "Statusberichten" en voer het statusbericht in. U kunt een
waarschuwingstype selecteren voor bepaalde berichtfuncties zoals het doorsturen van e-mail.
Definieer statusberichten gewoon
met behulp van bepaalde
waarschuwingstypen voor uw
voertuig.
U kunt tevens opdrachtgerelateerde
statusberichten definiëren.
Statusberichten gebruiken
De bestuurder selecteert gewoon het statusbericht dat hij zou willen verzenden en kan er zelf voor kiezen
of hij wel of geen tekst toevoegt voordat het bericht wordt verzonden. Open het menu "Berichten", tik op
Communicatie met bestuurder | 21
"Nieuw bericht" en vervolgens op "Sjablonen". Kies een sjabloon uit de lijst. Om tekst toe te voegen aan
het statusbericht tikt u op de toetsenbordknop en voert u uw tekst in. Tik vervolgens op "Verzend".
Verzend moeiteloos statusberichten
naar het centrum.
Indien nodig kunt u gewoon vrije
tekst toevoegen aan het vooraf
ingestelde statusbericht.
Statusberichten doorsturen naar uw e-mailadres
U kunt een statusbericht doorsturen naar uw e-mailadres. U doet dit door het waarschuwingsniveau per
voertuig (object) te selecteren en vervolgens het e-mailadres te selecteren waarnaar u het bericht wilt
doorsturen. Klik in het menu bovenaan op "Meer" en selecteer "Meldingen/Opties". Klik rechts op
"Nieuw" om een nieuwe regel te maken of op "Bewerken" om een bestaande regel te wijzigen. Selecteer
het type melding dat u wilt doorsturen naar het e-mailadres. U kunt verschillende typen tegelijk aanvinken.
Selecteer de groep en/of het voertuig waarvan deze meldingen moeten worden doorgestuurd. Voer de
naam van de ontvanger en het bijbehorende e-mailadres in en klik op "Sla op".
Stuur statusberichten door naar uw
e-mailadres.
Selecteer het waarschuwingsniveau
per voertuig en het bijbehorende emailadres.
Selecteer de voertuigen waarvan de
meldingen moeten worden
doorgestuurd.
Communicatie met bestuurder | 22
Eenvoudig voertuigbeheer
Eenvoudig voertuigbeheer
WEBFLEET helpt u uw wagenpark efficiënt te beheren. In dit hoofdstuk vindt u nuttige informatie over het
vaststellen van de standaard voertuiggegevens en -specificaties, hoe u de in uw voertuigen geïnstalleerde
hardware configureert voor rapportage aan WEBFLEET zoals u dat wilt en hoe u uw account instelt voor
een aangepast overzicht van uw wagenpark volgens uw vereisten.
Standaard voertuiggegevens toewijzen
Wanneer u nieuwe voertuigen hebt toegevoegd aan uw WEBFLEET-account, worden deze weergegeven
met een automatisch toegewezen naam en standaardgegevens. WEBFLEET laat u deze gegevens,
bijvoorbeeld voor de kentekenplaat en kilometerteller, gemakkelijk bewerken. Klik op "Voertuigen" in het
hoofdmenu en selecteer vervolgens het voertuig in de lijst. Open het gedeelte "Voertuiggegevens" in het
detailvenster en klik op "Bewerken". Er verschijnt een pop-upvenster. Op het tabblad "Voertuiggegevens"
kunt u een pictogram en een kleur voor uw voertuig/voertuigtype selecteren in de vervolgkeuzelijst. Hier
kunt u een ID en beschrijving opgeven. Deze worden gebruikt om het voertuig te classificeren in
WEBFLEET. Daarnaast kunt u de huidige kilometerteller van het voertuig opgeven, een beschrijving
toevoegen en de kentekenplaat en datum van registratie opgeven. U kunt ook instellingen opgeven voor
het brandstofverbruik en voor rapporten over snelheidsovertredingen.
Bewerk de gegevens van uw
voertuigen en pas het scherm aan.
Referentie voor brandstofverbruik
In het gedeelte "Referentie voor brandstofverbruik" kunt u selecteren welke waarde voor het
brandstofverbruik wordt gebruikt als referentiewaarde in rapporten over het brandstofverbruik. U kunt
laten verwijzen naar de waarde die is ingesteld voor het volledige WEBFLEET-account of een
voertuigspecifieke waarde opgeven. Als u een accessoire gebruikt die direct via het voertuig informatie
over het brandstofverbruik verkrijgt, kunt u ook selecteren dat de informatie van de accessoire wordt
gebruikt.
Voertuigeigenschappen specificeren
U kunt eenvoudig alle relevante specificaties van uw voertuig selecteren en toewijzen zoals aangegeven
door de fabrikant, bijvoorbeeld gewicht, afmetingen en brandstofverbruik. U hoeft de
registratiedocumenten van uw voertuig er dus niet langer op na te slaan om alles te vinden. Met een paar
muisklikken, en wat bladeren en filteren kunt u de relevante gegevens ophalen uit de WEBFLEET-database.
U kunt ook ontbrekende informatie toevoegen die specifiek is voor uw voertuig. U kunt de
voertuigspecificaties voor één voertuig definiëren door het voertuig te selecteren. Ga in het detailvenster
naar het gedeelte "Voertuiggegevens" en klik op "Bewerken". Klik op het tabblad "Voertuigspecificaties"
Eenvoudig voertuigbeheer | 23
op "Specificeren". Gebruik de filters of blader om het merk, de uitvoering enz. te zoeken. Selecteer uw
voertuig in de lijst en klik op "Selecteren". U kunt ontbrekende gegevens in de lege velden typen.
Selecteer voertuigspecificaties zoals
aangegeven door de fabrikant,
bijvoorbeeld breedte, hoogte,
gewicht en meer, en wijs deze toe.
Een nieuwe editie toevoegen
Als u het model niet kunt vinden, klikt u op "Nieuwe editie toevoegen". Hier kunt u alle specificaties voor
uw voertuig invoeren en deze opslaan in de WEBFLEET-database. U kunt de toegevoegde editie gebruiken
voor andere voertuigen in uw wagenpark met dezelfde uitvoering.
Rapporten over brandstofefficiëntie
De details op basis van het geselecteerde voertuigmerk en het geselecteerde model, en de aanvullende
gegevens die u hebt opgegeven, worden ook gebruikt ter ondersteuning van andere TomTom-systemen
en -apparaten, zoals de TomTom LINK 105/TomTom ecoPLUS, voor rapportage over efficiënt
brandstofverbruik.
Specificaties naar meerdere voertuigen kopiëren
Wanneer u meerdere voertuigen van hetzelfde merk en hetzelfde model hebt die dezelfde specificaties
hebben, hoeft u alleen de voertuigspecificaties van één voertuig te selecteren en aan te passen. Nadat u
dit nauwkeurig hebt gedaan, kunt u de specificaties naar de andere voertuigen kopiëren. Houd de Ctrltoets ingedrukt en klik in de "Voertuigen"-weergave op de voertuigen in de lijst met voertuigen van
dezelfde uitvoering waarnaar u de specificaties wilt kopiëren. Klik in het detailvenster op "Specificaties".
Blader naar het voertuig waarvan u de specificaties wilt kopiëren en klik op "Kopiëren". Zorg ervoor dat u
de specificaties voor dit voertuig hebt ingevoerd voordat u ze kopieert.
Kopieer met een paar muisklikken
voertuigspecificaties van één
voertuig naar meerdere voertuigen
van hetzelfde merk en dezelfde
uitvoering.
Basisinstellingen voor een voertuig configureren
Het is nuttig om de basisinstellingen voor uw voertuigen te configureren. Zo kunt u deze laten rapporteren
zoals u dat wilt, uw personeel ritmodi en werktijden laten rapporteren en veel meer. Om de
basisinstellingen voor uw voertuig te configureren, selecteert u een voertuig in de weergave Voertuigen.
Open in het detailvenster het gedeelte "Contract/Apparaat" en klik op "Configureren". Als de Driver
Terminal in uw voertuig is geïnstalleerd, kunt u verschillende aanpassingen voor het gebruik van de Driver
Eenvoudig voertuigbeheer | 24
Terminal doorvoeren. Zo kunt u instellen dat de bestuurder zich moet identificeren, of logboek of
werktijdenregistratie activeren op de Driver Terminal. Daarnaast kunt u het rapportage-gedrag van de
LINK, zoals stilstand- en ritherkenning, selecteren en aanpassen. Hier kunt u tijdstippen instellen waarop
uw LINK-systeem tijdelijk ontwaakt vanuit de slaapstand. U kunt bovendien de WEBFLEET-bestuurderslijst
naar de Driver Terminal verzenden zodat beide kunnen worden gesynchroniseerd. Als u de aanpassingen
hebt doorgevoerd, klikt u op "Opslaan".
Configureer de basisinstellingen
voor de geïnstalleerde hardware in
uw voertuigen, zoals de Driver
Terminal en LINK-systemen.
LET OP: de instellingen en opties op het tabblad "Basisinstellingen" kunnen per installatie verschillen.
Statusberichten en orderberichten voor voertuigen
configureren
U kunt algemene statusberichten en orderspecifieke berichten opgeven die uw bestuurders kunnen
gebruiken bij het rapporteren van gebeurtenissen met de Driver Terminal. Selecteer een voertuig, ga naar
"Contract/Apparaat" in het detailvenster en klik op "Configureren". Op het tabblad "Statusberichten" kunt
u maximaal vijftien algemene berichtteksten invoeren die worden overgedragen naar de Driver Terminals
van uw bestuurders. Op het tabblad "Orderberichten" kunt u maximaal vijftien statusberichten maken die
uw bestuurders uit de lijst kunnen selecteren om aan kantoor te rapporteren wanneer ze met een order
bezig zijn. Of deze berichten kunnen worden doorgestuurd naar uw e-mail, is afhankelijk van het type
melding dat u per bericht hebt geselecteerd en van de manier waarop u de meldingen hebt aangepast.
Typ het bericht in de velden en selecteer een type melding. Voordat u naar een ander tabblad gaat of het
venster sluit, klikt u op "Opslaan" om uw berichten op te slaan.
Geef algemene statusberichten en
orderspecifieke berichten op die uw
bestuurders kunnen gebruiken bij
het rapporteren van gebeurtenissen
met hun Driver Terminal.
LET OP: standaard worden de voorgedefinieerde status- en orderberichten gebruikt die voor het gehele
WEBFLEET-account zijn opgegeven. Als u voertuigspecifieke status- en orderberichten wilt activeren,
schakelt u het vakje "Vooraf gedefinieerde statusconfiguraties toewijzen" uit.
Configuraties voor randapparatuur en accessoires
Met WEBFLEET kunt u meerdere verschillende instellingen opgeven voor randapparatuur en accessoires.
Selecteer een voertuig, ga naar "Contract/Apparaat" in het detailvenster en klik op "Configureren". Op het
tabblad "Ingang" of "Ingangen/Uitgangen" kunt u selecteren waarvoor de interfaces worden gebruikt. De
beschikbaarheid van in- en uitgangen is afhankelijk van het systeem dat in het voertuig is geïnstalleerd. Als
Eenvoudig voertuigbeheer | 25
u een Remote LINK of een TomTom LINK 105 hebt die u wilt verbinden met uw LINK, kunt u deze
aangeven op het tabblad "Accessoires". De LINK maakt dan verbinding met deze apparaten.
Bepaal waarvoor de in- en
uitgangen van uw LINK moeten
worden gebruikt. Geef aan welke
Bluetooth-accessoires verbinding
mogen maken met de LINK die in
het voertuig is geïnstalleerd.
Instellingen voor het gebruik van de digitale tachograaf
Op het tabblad "Ingangen/Uitgangen" kunt u verschillende opties selecteren voor het gebruik van de
digitale tachograaf. Deze instellingen zijn alleen van toepassing als uw LINK is verbonden met een digitale
tachograaf.
Voertuigconfiguraties/-instellingen kopiëren naar meerdere
voertuigen
U kunt ervoor zorgen dat alle voertuigen waarin dezelfde TomTom Telematics-hardware is geïnstalleerd op
dezelfde manier informatie naar WEBFLEET verzenden, door alle basisinstellingen en configuraties van één
voertuig te kopiëren naar meerdere andere voertuigen. Dit geldt bijvoorbeeld voor status- en
orderberichten, ritrapportage en stilstandherkenning. Pas de instellingen voor één voertuig aan en gebruik
ze als referentie voor andere voertuigen. Zorg ervoor dat alles is zoals u het wilt. Gebruik de Ctrl-toets en
de linkermuisknop en selecteer in de Voertuigen-weergave de voertuigen die zijn uitgerust met dezelfde
hardware in de lijst met voertuigen waarnaar u de instellingen wilt kopiëren. Ga in het detailvenster naar
het gedeelte "Contract/Apparaat" en klik op "Configureren". Blader naar het voertuig waarvan u de
instellingen wilt kopiëren. WEBFLEET laat het aantal geselecteerde voertuigen zien waarnaar de
instellingen kunnen worden gekopieerd. Dit aantal kan variëren als u voertuigen hebt geselecteerd waarin
andere hardware is geïnstalleerd. Klik op "Kopiëren". Er wordt een pop-upvenster weergegeven met het
tabblad "Basisinstellingen". Hier wordt u gevraagd te bevestigen dat u de instellingen in één keer wilt
kopiëren naar de geselecteerde voertuigen. Klik op "Meerdere selecties kopiëren".
Zorg ervoor dat alle voertuigen
waarin dezelfde hardware is
geïnstalleerd op dezelfde manier
informatie naar WEBFLEET
verzenden, door alle
basisinstellingen en configuraties
van één voertuig te kopiëren naar
meerdere andere voertuigen. Dit
geldt bijvoorbeeld voor status- en
orderberichten, ritrapportage en
stilstandherkenning.
Eén voertuig toewijzen aan een groep
Nadat u alle relevante voertuiggegevens hebt toegewezen, kunt u dit voertuig in een paar stappen
toewijzen aan een of meerdere groepen. Selecteer het tabblad "Groepen" en selecteer de groep(en)
waaraan u het desbetreffende voertuig wilt toewijzen. Als er geen groepen zijn, klikt u op "Nieuwe groep"
rechtsonder op het scherm. U kunt de naam van bestaande groepen wijzigen door te klikken op de
Eenvoudig voertuigbeheer | 26
actieknop "…" en de groepsnaam te bewerken. Klik op de actieknop "X" om groepen te verwijderen. Als
deze groep voertuigen bevat die niet ook zijn toegewezen aan een andere groep, worden deze voertuigen
automatisch gegroepeerd in de groep met de naam "Niet toegewezen".
Wijs een voertuig toe aan een of
meerdere groepen.
Maak eenvoudig nieuwe groepen.
Meerdere voertuigen toewijzen aan een groep
Met WEBFLEET kunt u gemakkelijk meerdere voertuigen toewijzen aan een nieuwe of bestaande groep.
Houd de Ctrl-toets ingedrukt en klik op de voertuigen die u wilt groeperen. Als u alle groepen wilt
selecteren, drukt u tegelijkertijd op de Ctrl- en A-toets. Rechts op het scherm worden onder Groepen de
verschillende voertuignummers en het aantal geselecteerde voertuigen weergegeven. U wijst de
geselecteerde voertuigen toe aan een bestaande groep door de groep te selecteren in de vervolgkeuzelijst
en te klikken op "Toewijzen". Als u de voertuigen wilt toewijzen aan een nieuwe groep, typt u een naam
voor de groep in het tekstveld en klikt u vervolgens op "Maken". Selecteer de groep in de vervolgkeuzelijst
en klik op "Toewijzen".
Wijs meerdere voertuigen toe aan
één groep.
Wijs meerdere voertuigen toe aan
een groep die u speciaal maakt voor
deze voertuigen.
De toewijzing van meerdere voertuigen uit een groep tegelijkertijd verwijderen
U kunt de toewijzing van meerdere voertuigen tegelijkertijd uit een groep verwijderen. Selecteer in de
weergave "Voertuigen" alle voertuigen in de lijst terwijl u de Ctrl-toets ingedrukt houdt. Open in het
detailvenster het gedeelte "Groepen" en klik op de knop "Toewijzing verwijderen".
Voertuiggroepen gebruiken
U kunt groepen gebruiken als een filterinstelling voor rapporten, berichten, orders enz., maar groepen zijn
ook erg handig wanneer u een overzicht van uw wagenpark op de kaart wilt weergeven. Wanneer u
Eenvoudig voertuigbeheer | 27
namelijk een groep selecteert, worden direct alleen de voertuigen die deel uitmaken van deze groep op de
kaart weergegeven.
Gebruik voertuiggroepen om uw
voertuigen op de kaart weer te
geven.
Eenvoudig voertuigbeheer | 28
Voertuigonderhoud
Voertuigonderhoud
Met WEBFLEET kunt u onderhoudstaken voor uw voertuigen plannen en de onderhoudsintervallen volgen.
U kunt eenmalige onderhoudstaken maken en onderhoudstaken maken die na een bepaald aantal
gereden kilometers of na een tijdsinterval opnieuw moeten worden uitgevoerd. Met WEBFLEET ontvangt u
automatisch een melding wanneer een onderhoudstaak moet worden uitgevoerd, zodat u een goed
overzicht hebt van het voertuigonderhoud en daarmee de waarde van uw wagenpark kunt handhaven.
Onderhoudsschema's maken
Als u een onderhoudsschema wilt maken, selecteer dan het gewenste voertuig op de kaart of in het
detailvenster rechts op het scherm. Klik in het gedeelte "Onderhoudstaken" op "Maken". Selecteer in het
nieuwe venster het tabblad "Onderhoud" en klik op "Nieuw". Selecteer een pictogram, voer een naam en
een beschrijving van de onderhoudstaak in en geef de geplande datum voor de onderhoudstaak op. Geef
in "Onderhoudstaakregel" op of u een herhaalde taak of een eenmalig taak wilt maken. Als de
onderhoudstaak herhaaldelijk moet worden uitgevoerd, voer dan een tijdsinterval of een afgelegde
afstand tussen de taken in. Selecteer of de taak moet worden herhaald na een vast interval of nadat de
taak is gemarkeerd als voltooid. U kunt ook instellen wanneer er in WEBFLEET een automatische
herinnering wordt weergegeven (in de vorm van een gekleurd gereedschapspictogram rechtsboven in het
hoofdmenu). Klik op "Opslaan" om uw nieuwe onderhoudsschema op te slaan.
Maak een onderhoudsschema,
bepaal de datums waarop en de
intervallen waarna de taak moet
worden uitgevoerd en stel een
herinnering in.
Onderhoudsintervallen
Het onderhoudsinterval kan een periode, een bepaald aantal gereden kilometers, of een combinatie van
beide zijn. Als u een combinatie van beide instelt, wordt het interval gebruikt dat het eerst wordt bereikt.
In het onderhoudsschema wordt vastgelegd of enerzijds de onderhoudstaak na een vaste periode of een
bepaald aantal gereden kilometers moet worden herhaald, of anderzijds het interval opnieuw moet
worden gestart nadat de op dat moment geplande onderhoudstaak is gemarkeerd als voltooid.
Wanneer moet er een onderhoudstaak worden uitgevoerd?
Een onderhoudstaak moet worden uitgevoerd zodra de ingestelde datum of het ingestelde aantal gereden
kilometers wordt bereikt. Het aantal gereden kilometers dat u bij "Eerste gepland voor" instelt, is geen
relatieve waarde maar heeft betrekking op het daadwerkelijke aantal gereden kilometers dat op de
kilometerteller van het voertuig wordt weergegeven.
Een geel gereedschapspictogram rechtsboven in het hoofdmenu geeft aan dat onderhoudstaken moeten
worden uitgevoerd. Bij achterstallige onderhoudstaken is het gereedschapspictogram rood.
De herinnering gebruiken
U ontvangt een herinnering wanneer het ingestelde tijd- of afstandsinterval voor de geplande datum voor
de onderhoudstaak is verstreken. Stel een periode of afstand in die redelijk is voor het beheer van de
onderhoudsplanning.
Een onderhoudsschema kopiëren
Nadat u een onderhoudsschema voor een voertuig hebt gemaakt, kunt u het naar andere voertuigen
kopiëren. Selecteer het gewenste onderhoudsschema in de lijst met onderhoudsschema's voor uw
Voertuigonderhoud | 29
voertuig en klik op "Kopiëren". Selecteer een voertuig in de lijst. U kunt de beschrijving van het schema
bewerken, evenals de datum waarop of het aantal gereden kilometers waarna het onderhoud voor het
eerst moet worden uitgevoerd voor het geselecteerde voertuig. Klik op "Bewerken" om het schema te
bewerken. Klik op "Toepassen" om uw wijzigingen voor dat specifieke voertuig op te slaan. Nadat u de
datum en/of het aantal gereden kilometers hebt gewijzigd voor elk voertuig waarnaar u het schema wilt
kopiëren, houdt u de Ctrl-toets ingedrukt en selecteert u de gewenste voertuigen. Als u alle voertuigen in
de lijst wilt selecteren, klik dan op "Alle". Klik op "Opslaan" om de taak naar de geselecteerde voertuigen
te kopiëren.
Kopieer onderhoudstaken naar een
of meerdere voertuigen.
Wanneer u een onderhoudstaak naar een ander voertuig kopieert, wordt het aantal kilometers dat moet
worden afgelegd voordat de onderhoudstaak weer moet worden uitgevoerd, gewijzigd in
overeenstemming met de regel. Als u bijvoorbeeld een taak waarvoor een interval van 15.000 km is
ingesteld, kopieert naar een voertuig met een kilometertellerstand van 30.000 km, wordt het aantal
afgelegde kilometers tot de volgende onderhoudstaak automatisch ingesteld op 45.000 km. Controleer
na het kopiëren van een taak of het gewijzigde interval correct is voor het desbetreffende voertuig.
Toezicht houden op onderhoudstaken
Wanneer in WEBFLEET een onderhoudstaak is gemaakt, wordt rechtsboven in het hoofdmenu een geel
gereedschapspictogram weergegeven wanneer de taak moet worden uitgevoerd. Bij achterstallige
onderhoudstaken is het gereedschapspictogram rood. U kunt de lijst met onderhoudstaken bekijken door
te klikken op het gereedschapspictogram of op "Meer..." in het hoofdmenu, en vervolgens "Onderhoud"
te selecteren in de lijst. In de lijst worden open en voltooide onderhoudstaken weergegeven op basis van
de status en de datum waarop de taak moet worden uitgevoerd. U kunt de lijst filteren op
voertuiggroepen, afzonderlijke voertuigen en open, achterstallige en voltooide onderhoudstaken. Met het
pictogram in de eerste kolom krijgt u snel een overzicht van de status van uw onderhoudstaken. Selecteer
een onderhoudstaak in de lijst om deze te lezen. Als u een bestuurder op de hoogte wilt brengen van de
uit te voeren onderhoudswerkzaamheden, kunt u hem of haar een bericht sturen door te klikken op
"Bericht verzenden". Klik op "Als gelezen markeren" om te bevestigen dat de taak is gelezen. Wanneer de
onderhoudstaak is voltooid, selecteert u de taak in de lijst en klikt u op "Voltooid". Klik op "Verwijderen"
als u de onderhoudstaak uit de lijst wilt verwijderen.
Bekijk een overzicht van alle open
en voltooide onderhoudstaken, licht
uw bestuurders in en verwerk de
taken.
Onderhoudstaken verwerken
Voertuigonderhoud | 30
U moet de onderhoudstaak eerst lezen. Selecteer de onderhoudstaak in de lijst en klik op "Als gelezen
markeren" in het detailvenster rechts op het scherm. Als u alle onderhoudstaken in de lijst als gelezen wilt
markeren, klik dan op "Alles als gelezen markeren" in het detailvenster. De datum waarop de taak is
gelezen en de WEBFLEET-gebruikersnaam van de gebruiker worden aan de taak gekoppeld.
Nadat de taak is uitgevoerd, kan worden aangegeven dat deze is voltooid. Selecteer de onderhoudstaak in
de lijst en klik op "Voltooid" in het detailvenster rechts op het scherm. De datum waarop de
onderhoudstaak is voltooid en de gebruikersnaam van de WEBFLEET-gebruiker worden vastgelegd.
Onderhoudstaken blijven in de lijst staan totdat deze handmatig worden verwijderd. U kunt een
onderhoudstaak verwijderen door de taak te selecteren in de lijst en te klikken op "Verwijderen".
Onderhoudsrapporten maken
U kunt een onderhoudsrapport in CSV- of PDF-indeling downloaden in de weergave "Rapporten".
Voertuigonderhoud | 31
Gebruikersbeheer in WEBFLEET
Gebruikersbeheer in WEBFLEET
Met WEBFLEET gebruikersbeheer kunt u werknemers, business partners of klanten toegang tot WEBFLEET
geven. In dit hoofdstuk leert u hoe u gebruikers met verschillende profielen in WEBFLEET kunt maken en
machtigingen kunt toewijzen die variëren van alleen inzage tot volledige administratieve rechten.
Gebruikers maken
In WEBFLEET kunt u in enkele eenvoudige stappen gebruikers maken. WEBFLEET biedt verschillende vooraf
gedefinieerde gebruikersprofielen. De profielrechten variëren van alleen inzage tot administratieve rechten
en u kunt een periode bepalen om de toegang van de gebruiker tot het systeem te beperken. Als u een
nieuwe gebruiker wilt maken, moet u in het hoofdmenu op "Meer" klikken en "Gebruikers" in de lijst
selecteren. Klik vervolgens u in het detailvenster op "Nieuw". Voer in het venster "Nieuwe gebruiker" op
het tabblad "Gebruikergegevens" de gebruikersnaam in die voor aanmelding bij WEBFLEET zal worden
gebruikt. Voer ook de naam van de gebruiker en een wachtwoord in. Selecteer een profielinstelling voor
die gebruiker. Onder "Interface" kunt u bepalen of de gebruiker de standaard WEBFLEET-interface te zien
krijgt of alleen de kaart. Klik op "Opslaan" om uw wijzigingen op te slaan.
In enkele eenvoudige stappen
gebruikers definiëren als
administrateur, standaardgebruikers
of gasten.
Toegang verlenen tot WEBFLEET
Bij "Gebruikersgegevens" kunt u de toegang tot WEBFLEET beperken door de begin- en einddatum voor
een gebruiker in te stellen. Gebruik de kalender om de datums te bepalen.
Als een gebruiker heeft geprobeerd om zich met onjuiste toegangsgegevens bij WEBFLEET aan te melden,
wordt de toegang na de derde poging geblokkeerd. U kunt de toegang deblokkeren door op de knop
"Deblokkeren" te klikken op het tabblad "Gebruikersgegevens".
Profielinstellingen
Onder "Profielinstellingen" kunt u kiezen uit profielen die verschillende rechtenniveaus bieden voor het
gebruik van WEBFLEET. Onder het geselecteerde profiel verschijnt gedetailleerde informatie over dat
profiel.
Sessies
Op het tabblad "Sessies" ziet u een overzicht van de WEBFLEET-sessies van een gebruiker. U kunt het begin
van iedere sessie zien evenals het adres vanwaar de gebruiker zich bij WEBFLEET heeft aangemeld. U kunt
de lijst filteren op periode en door termen in te voeren.
Mislukte aanmeldingen
Op het tabblad "Mislukte aanmeldingen" kunt u zien wanneer een gebruiker heeft geprobeerd om zich
met onjuiste gegevens bij WEBFLEET aan te melden. Getoond wordt het tijdstip, samen met het adres
vanwaar de gebruiker heeft geprobeerd zich aan te melden. U kunt de lijst filteren op periode en door
termen in te voeren.
Groepen gebruikers
U kunt gebruikers in groepen beheren om zo het overzicht te behouden. Selecteer een gebruiker in de lijst
en klik op "Bewerken" in het detailvenster. Op het tabblad "Groepen" kunt u nieuwe groepen maken, hun
Gebruikersbeheer in WEBFLEET | 32
namen aanpassen en bestaande groepen verwijderen. U kunt de gebruiker aan een of meerdere groepen
toewijzen door ze in de linkerkolom te selecteren. Klik op "Toewijzing opslaan" om uw wijzigingen op te
slaan.
Uw gebruikers in groepen beheren.
De functie "Groepen" is slechts bedoeld om uw gebruikers te beheren en het overzicht te behouden. Voor
een groep gebruikers kunt u geen rechten beheren. Rechten kunnen alleen per gebruiker worden
beheerd.
Rechteninstellingen voor rapporten, opdrachten en gebieden
U kunt de rechten van een gebruiker tot op gedetailleerd niveau beheren. Klik op "Geavanceerd" onder
"Profielinstellingen". Op het tabblad "Systeem" kunt u bepalen of de gebruiker het wachtwoord kan
wijzigen en toegang heeft tot de gebruikers- en accountinstellingen in WEBFLEET en deze kan wijzigen. U
kunt de gebruikersrechten instellen voor het maken en beheren van rapporten, opdrachten en gebieden
en toegang verlenen tot WEBFLEET.connect.
De algemene instellingen en
rechten beheren voor het werken
met rapporten, opdrachten en
adressen.
De knop "Geavanceerd" is geactiveerd zodra u een gebruiker heeft gemaakt en opgeslagen.
In het onderdeel "Algemeen" kunt u de gebruiker in staat stellen zich aan te melden bij WEBFLEET, zijn
wachtwoord te veranderen en zijn gebruikers- en accountinstellingen te bewerken. U kunt de
"Gebruikersinstellingen" en "Accountinstellingen" vinden onder "Instellingen", rechtsboven in de
gebruikersinterface van WEBFLEET.
Rechten voor de toegang tot voertuigen, adressen en
chauffeurs
U kunt bepalen tot welke voertuigen, adressen, chauffeurs en groepen de gebruikers toegang hebben.
Bovendien kunt u verschillende machtigingsniveaus voor een gebruiker instellen voor de toegang tot
bepaalde voertuigen, adressen en chauffeurs. Selecteer het tabblad "Voertuigen" in het venster
"Geavanceerd rechtenbeheer". Hier kunt u bepalen welk type toegang de gebruiker krijgt. Selecteer in de
lijst bovenaan een minimaal rechtenniveau dat van toepassing is op alle voertuigen. U kunt de
toegangsrechten van de gebruiker uitbreiden naar individuele voertuigen en/of groepen voertuigen door
voertuigen en/of groepen voertuigen aan de lijst toe te voegen. Klik op "Nieuw voertuig" of "Nieuwe
Gebruikersbeheer in WEBFLEET | 33
groep". Selecteer een of meerdere voertuigen of groepen in de lijst en selecteer dan "Rechtniveau" voor
toegang tot deze items in de lijst onderaan het venster. Klik op "Toewijzen". Ga op dezelfde manier te
werk om de gebruikersmachtigingen te bepalen voor adressen en chauffeurs op de tabbladen "Adressen"
en "Chauffeurs".
Toegang verlenen tot individuele of
groepen voertuigen, adressen en
chauffeurs. Verschillende niveaus
met toegangsrechten bepalen.
Wanneer u de toegangsrechten voor alle voertuigen selecteert, denk er dan aan dat u voor bepaalde
voertuigen of groepen de rechten alleen kunt verruimen door deze aan de lijst toe te voegen.
Als u niet wilt dat de gebruiker toegang heeft tot alle voertuigen, dient u "Geen" te selecteren in de
vervolgkeuzelijst. U dient vervolgens de voertuigen of groepen toe te voegen aan de lijst onderaan door
op "Nieuw voertuig" of "Nieuwe groep" te klikken. Kies hier het "Juiste niveau" voor de geselecteerde
voertuigen en klik op "Toewijzen". De gebruiker krijgt dan alleen toegang tot die voertuigen binnen het
geselecteerde rechtenniveau.
Als u de gebruiker verschillende typen toegang tot verschillende voertuigen wilt geven, dient u meerdere
selecties en toewijzingen door te voeren.
Gebruikersbeheer in WEBFLEET | 34
Managementrapportages
Managementrapportages
In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u de eisen van uw bedrijf kunt instellen en hoe u de informatie die
u nodig hebt met het dashboard kunt zoeken. Ontdek hoe u het dashboard en de afzonderlijke grafieken
kunt configureren die de prestatie van uw wagenpark weergeven in vergelijking tot de KPI's (kritieke
prestatie-indicators) in trends- of positiegrafieken. Bekijk de dashboardgrafiek voor een trend van een
periode en de positie van voertuigen, bestuurders en groepen voor de huidige dag, week of maand. Zie
hoe u de details van informatie kunt weergeven en hoe u dashboardweergaven kunt afdrukken.
Over de dashboardweergave
U kunt grafieken aan het dashboard toevoegen en eruit verwijderen. Configureer het dashboard om vier,
zes of negen grafieken tegelijk weer te geven voor een optimaal overzicht van de prestaties van uw
voertuigen ten opzichte van verschillende KPI's. Schakel tussen de drie verschillende overzichten zonder de
grafieken van het dashboard te verwijderen. Gebruik de vier knoppen linksboven op het dashboard om
grafieken toe te voegen en selecteer het aantal grafieken.
Voeg grafieken toe en schakel
tussen de verschillende weergaven
die mogelijk zijn in het dashboard.
U kunt grafieken eenvoudig
verwijderen uit en toevoegen aan
het dashboard.
U kunt tot negen grafieken maken. Verwijder een grafiek door op het kruisje op de grafiek te klikken. Als
u het aantal grafieken in het dashboard verlaagt met de Verander indeling-knoppen linksboven, zijn de
grafieken die niet worden weergegeven, niet verwijderd.
Grafieken configureren
U kunt elke grafiek zodanig configureren dat deze de prestaties van uw voertuigen weergeeft ten opzichte
van een van de vele KPI's die in het dashboard beschikbaar zijn. U kunt kiezen tussen positie- en
trendweergave in grafieken. Configureer de grafiek voor voertuigen of voertuiggroepen, of voor
bestuurders of bestuurdersgroepen. En definieer de boven- en ondergrenzen om uitzonderingen en uw
drempelwaarden zichtbaar te maken. Selecteer Dashboard in het hoofdmenu. Klik vervolgens op het
moersleutelpictogram voor de grafiekconfiguratie rechtsboven in de grafiek om de instellingen voor die
grafiek te definiëren.
Configureer de dashboardgrafiek
om de gewenste KPI, type grafiek,
periode en entiteit te gebruiken en
om de drempelwaarden te
definiëren.
Het bereik van de drempelwaarden wordt met een lichtgroene achtergrond in de grafiek aangegeven.
Alles wat buiten de gedefinieerde drempelwaarden ligt, wordt aangegeven met een lichtrode
achtergrond, die zichtbaar wordt wanneer u met de muis over de items linksboven in de grafiek beweegt.
Managementrapportages | 35
Een blauwe lijn in de grafiek geeft de gemiddelde prestaties van uw wagenpark weer. Beweeg de muis
over de items linksboven in de grafiek om de bijbehorende grafische elementen in de grafiek te markeren.
Details van grafieken weergeven
U kunt de grafieken zeer gedetailleerd weergeven. Klik op het pictogram Toon details rechtsboven aan de
grafiek om het detailvenster te openen. In het bovenste gedeelte van het detailvenster geeft een trend de
prestaties gedurende een bepaalde tijd aan. In het onderste gedeelte wordt een positie weergegeven die
naar de dag, week of maand verwijst die u in de tijdlijn hierboven hebt geselecteerd. Vergroot de
weergave van het onderste of bovenste gedeelte zodat deze volledig in het vlak past met behulp van de
knop Maximaliseer grafiek rechtsboven het vlak.
Bekijk de dashboardgrafiek voor een
trend van een periode en de positie
voor de huidige dag, week of
maand.
De drempelwaarden en de gemiddelde waarde worden net als in het hoofdvenster van het dashboard
weergegeven in de grafieken van het detailvenster. U kunt de weergave aanpassen met de filters boven
aan het venster en door de positiegrafiek te ordenen op bestuurders/voertuigen of op groepen, in
oplopende of aflopende volgorde.
Scrollen op de tijdlijn
Het dashboard bevat een krachtige functie waarmee u door de tijdlijn kunt scrollen in het bovenste
gedeelte van het detailvenster. De datumitems onder of boven de trendgrafiek zijn interactief. U kunt op
items klikken met een pijl om ze naar het volgende datumniveau te slepen, van dag tot week en van
maand tot jaar. Gebruik de pijlen naar links en rechts op de tijdlijn om eroverheen te scrollen.
Wijzig de datuminstellingen voor de
trend.
De details weergeven
Het WEBFLEET-dashboard geeft ook inzicht in de gedetailleerde informatie van elke grafiek. Als u een balk
selecteert in de positiegrafiek in het onderste gedeelte, krijgt u de volledige informatie waar het resultaat
Managementrapportages | 36
uit bestaat. Als informatie verband houdt met ritten, kunt u deze zelfs in het dashboard op de kaart
bekijken.
Bekijk gedetailleerde informatie
voor elk voertuig of elke bestuurder.
Dashboardweergaven afdrukken
U kunt heel eenvoudig dashboardweergaven op papier afdrukken of in PDF opslaan door op de
afdrukknop te drukken, rechtsboven aan elke weergave in het dashboard.
Dashboardweergaven afdrukken op
papier of opslaan in een PDF.
Managementrapportages | 37
Werktijden melden
Werktijden melden
Uw bestuurders kunnen hun werktijden melden door op het scherm te tikken. Zo beheert WEBFLEET
automatisch een groot deel van de administratie van uw bedrijf. Opmerking: met WEBFLEET kunt u
werktijden melden en de records tegelijkertijd gebruiken om een logboek bij te houden. U dient de
ritgegevens na afloop te bewerken zodat ze overeenkomen met uw rit. Raadpleeg "Logboek" voor meer
informatie.
Een bestuurder maken
Om werktijden te melden, dient een bestuurder eerst te worden aangemaakt in WEBFLEET. Zijn gegevens
dienen tevens een bestuurder ID te omvatten. Om dit te doen, selecteert u in het menu bovenaan
"Meer..." en vervolgens "Bestuurders". Klik vervolgens op "Nieuw" en voer de vereiste gegevens in.
Maak een nieuwe bestuurder aan
met alle gegevens, inclusief een
Bestuurder ID.
Instellingen voor de TomTom PRO
De bestuurder dient zijn Bestuurder ID in te voeren in de TomTom PRO. Klik op "Configureer" onder
"Contract/Details" op het bijbehorende voertuig. Selecteer vervolgens "Werktijdregistratie" onder
"Functie". Om de bestuurder te dwingen zijn ID in te voeren wanneer hij de TomTom PRO inschakelt,
selecteert u het vakje bij "Navigatiesysteeminstellingen". Indien u een starttijd of eindtijd voor het werk, of
pauze wilt voorstellen, kunt u dit hier instellen.
Activeer de werktijdregistratie voor
uw TomTom PRO.
U kunt de bestuurder dwingen zijn
Bestuurder ID in te voeren wanneer
hij de TomTom PRO inschakelt.
Rapportage aan WEBFLEET
Wanneer de bestuurder zijn TomTom PRO inschakelt, wordt hij in het vervolg gevraagd om zijn Bestuurder
ID in te voeren. De bestuurder kan direct de starttijd of eindtijd voor zijn werk of een pauze melden door
op de bijbehorende knoppen te tikken, indien dit zo in WEBFLEET is ingesteld. De bestuurder kan
Werktijden melden | 38
werktijden ook later melden door op de knop "Werktijd" te tikken op het WEBFLEET-scherm op de
TomTom PRO.
Meld werktijden gewoon door op
het scherm van uw TomTom PRO te
tikken.
Een "werktijdrapport" genereren
In de weergave "Rapporten" kunt u werktijdrapporten maken voor al uw bestuurders. Dit kan in een PDFen in een CSV-bestandsindeling.
Werktijden melden | 39
Logboek
Logboek
Indien u wilt dat WEBFLEET het aantal afgelegde kilometers van uw voertuigen voor belastingdoeleinden
bijhoudt, kunt u de logboekfunctie gebruiken. De bestuurder geeft op TomTom PRO aan of hij een privéof zakelijke rit maakt of u kunt dit instellen in WEBFLEET.
De logboekmodus selecteren
Om een logboek bij te houden, dient de bestuurder zijn Bestuurder ID in te voeren in de TomTom PRO.
Deze instellingen moeten eerst worden opgeslagen in WEBFLEET en vervolgens naar de TomTom PRO
worden verzonden. Open het configuratiedialoogvenster voor het bijbehorende voertuig onder "Contract/
Details" en selecteer Logboek.
Activeer de logboekfunctie voor uw
TomTom PRO.
Privé- of zakelijke modus
Om de ritmodus voor het logboek te wijzigen, tikt de bestuurder op de knop "logboek" op het WEBFLEETscherm op de TomTom PRO. Hier kan de bestuurder selecteren of hij in privé- of in zakelijke modus staat of
dat het om woon-werkverkeer gaat.
Selecteer de ritmodi die relevant zijn
voor uw logboek.
Logboekrecords beheren
Met WEBFLEET kunt u uw logboekrecords eenvoudig beheren. Er worden logboekrecords gegenereerd
wanneer u "Werktijden melden" selecteert. Om de gegenereerde gegevens te bewerken, opent u de lijst
"Details" die bij het voertuig hoort en vervolgens het gedeelte "Positie". Klik op "Ritten" en selecteer het
Logboek | 40
tabblad "Logboek". Om het type rit te wijzigen dat wordt aangeduid door een klein pictogram, klikt u op
het pictogram. U kunt tevens de reden van uw ritten en de contactgegevens bewerken.
Bewerk uw logboekgegevens met
een paar klikken op het scherm.
Wijzig het type rit, de reden en
bewerk de contactgegevens.
Een "logboekrapport" genereren
Een PDF-rapport biedt een duidelijk overzicht van zakelijke ritten en privéritten. In de weergave
"Rapporten" kunt u heel eenvoudig logboekrapporten downloaden.
Logboek | 41
Rapportage
Rapportage
WEBFLEET biedt een uitgebreid aantal rapportsjablonen waar u uit kunt kiezen om uw eigen, persoonlijke
rapporten te maken. Er is geen limiet voor het aantal rapporten dat kan worden gemaakt en alle rapporten
kunnen op aanvraag worden gedownload of automatisch volgens planning worden gemaakt. Ze kunnen
ook worden opgeslagen in het rapportenarchief van WEBFLEET of naar uw e-mailadres worden
verzonden. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u rapporten leest, downloadt en naar wens aanpast.
De structuur van de rapporten
Wanneer u een PDF-rapport van boven naar beneden leest, wordt het gedetailleerder en bevat het meer
informatie. Grafieken, totale aantallen en individuele overzichten bieden u de meest relevante informatie
over alle bestuurders, voertuigen of dagen die u hebt geselecteerd voor dit rapport. In de tabellen met
details vindt u problemen, kunt u mogelijke verbeteringen identificeren en kunt u op de hoogte blijven van
de huidige prestaties van uw wagenpark. Voorwaardelijke markeringen helpen hierbij door items in de
tabel te markeren die volgens de voorwaarden die u hebt ingesteld uitzonderingen zijn.
Grafieken bieden een visuele
indruk. Overzichten bieden een
snelle indruk. Tabellen geven de
details weer. Voorwaardelijke
markeringen markeren de
uitzonderingen.
Grafieken
De grafieken geven een visuele weergave van de inhoud van het rapport, en door de rangorde,
trendlijnen, cirkeldiagrammen of gestapelde staven bent u snel op de hoogte van prestatieproblemen.
Door de waarden van uw wagenpark te vergelijken met referentiewaarden kunt u de juiste beslissingen
nemen. Stel op een slimme manier filtercriteria in om de waarden die in de grafiek worden gebruikt te
wijzigen en genereer speciale rapporten voor individuele bestuurders uit uw wagenpark.
Overzichten
De rapporten bevatten overzichten per wagenpark of geselecteerde groep en per object (voertuig,
bestuurder of periode). Zo kunt u eenvoudig individuele prestaties vergelijken met algehele prestaties.
Tabellen
In de tabellen zijn de gedetailleerde gegevens die worden gevisualiseerd in de tabellen en weergegeven in
het overzicht, duidelijk geordend. Met de bladwijzers in de tabellen kunt u de bestuurder, het voertuig of
de periode waar u naar op zoek bent, snel vinden. Het individuele overzicht biedt inzicht in de prestaties
van het voertuig, de bestuurder of een gespecificeerde periode.
Voorwaardelijke markeringen
U kunt de waarden die u wilt bekijken definiëren. U kunt tevens een kleur selecteren om uitzonderingen
en problemen in het rapport zichtbaar te maken.
De weergave Rapporten
Selecteer "Rapporten" in het hoofdmenu om de rapportagefuncties van WEBFLEET te openen. Vanuit het
tabblad "Rapporten" kunt u in slechts een paar stappen rapporten op aanvraag downloaden. Stel de filters
in en definieer de voorwaardelijke markeringen. Klik vervolgens op "Download". Vanuit het "Archief" kunt
u rapporten downloaden die volgens planning periodiek zijn gegenereerd en die zijn opgeslagen in het
"Archief". Ze worden dan geordend op datum en type rapport. Indien u een accountbeheerder bent of
Rapportage | 42
extra rapportagerechten hebt, kunt u bestaande rapporten naar wens aanpassen, nieuwe rapporten
maken met de verschillende rapportsjablonen en ze beheren op het tabblad "Manager".
Download rapporten op aanvraag of
geplande rapporten die zijn
opgeslagen in het "Archief". Maak
nieuwe rapporten, pas bestaande
rapporten aan en beheer de
toewijzing aan gebruikers.
Het tabblad Manager
Het tabblad "Manager" is alleen zichtbaar voor accountbeheerders of gebruikers met extra
rapportagerechten die ook rapporten mogen maken en beheren.
Rapporten op aanvraag
Klik op "Rapporten" in het hoofdmenu en selecteer het tabblad "Rapporten" voor een duidelijk geordende
lijst met alle rapporten op aanvraag die aan u zijn toegewezen. Zoek het gewenste rapport met behulp
van het vrije tekst-filter of door de kolommen te sorteren. Om de populairste rapporten snel te vinden,
kunt u rapporten als favorieten markeren. Nadat u een rapport in de lijst hebt geselecteerd, klikt u op
"Filterinstellingen" in het rechterdeelvenster en stelt u de filters naar wens in. U kunt ook uitzonderingen in
het rapport markeren door te klikken op "Voorwaardelijke markeringen" in het rechterdeelvenster en
vervolgens op "Toevoegen". Hier kunt u één of meer voorwaarden definiëren. Om het rapport te
downloaden, klikt u gewoon op "Download".
Selecteer het rapport dat u wilt
downloaden in de lijst, stel de filters
in en voeg één of meer
voorwaardelijke markeringen toe.
Het eerste gebruik
Wanneer u de rapportagefunctie voor het eerst gebruikt, ziet u een paar standaardrapporten in de lijst
staan. Accountbeheerders en gebruikers met extra rapportagerechten kunnen meerdere rapporten aan u
toewijzen.
Filterinstellingen
In de "Filterinstellingen" kunt u de periode, een afzonderlijk item of een groep selecteren. Afhankelijk van
de instellingen voor dit rapport kan het gaan om een voertuig, een bestuurder of een dag (periode) zijn.
Er wordt rekening gehouden met specifieke gebruikersrechten met betrekking tot voertuiggroepen,
voertuigen, bestuurders, adressen enz. bij het downloaden van het rapport.
Voorwaardelijke markeringen
Rapportage | 43
U kunt voor elke voorwaarde afzonderlijk instellen of een cel of rij moet worden gemarkeerd. U kunt
tevens de kleur selecteren die moet worden gebruikt om de uitzondering te markeren. U kunt
verschillende voorwaarden toevoegen door op "Toevoegen" te klikken. Of u kunt voorwaarden uit de lijst
verwijderen door op de X te klikken.
Geplande rapporten in het "Archief"
U kunt met WEBFLEET het versturen van rapporten plannen. Dit kan per dag, per week, per maand of per
kwartaal. Geplande rapporten kunnen naar een e-mailadres worden verzonden of worden opgeslagen in
het "Archief". Door geplande rapporten in het archief op te slaan, kunt u een goed overzicht van de
rapporten houden en hebt u toegang tot de rapporten gedurende een door u opgegeven periode. U kunt
ze op elk gewenst moment veilig downloaden vanuit het "Archief" zonder uw inbox te laten overlopen.
Selecteer het tabblad "Archief" voor de lijst met geplande rapporten die zijn opgeslagen in het "Archief".
De rapporten zijn geordend in mappen met de rapportnaam. Ze zijn gemarkeerd met de datum en de tijd
waarop ze zijn opgeslagen. Blader naar en selecteer uw rapport en klik op "Download".
In het "Archief" worden
downloadbare geplande rapporten
gedurende een gespecificeerde
periode bewaard.
Instellingsinformatie
Wanneer u het tabblad "Archief" voor het eerst opent, is de lijst leeg.
Geplande rapporten moeten worden gemaakt door accountbeheerders of gebruikers met extra
rapportagerechten. Selecteer het rapport om het op te slaan in het "Archief". De gebruikers aan wie dit
rapport is toegewezen, ontvangen een melding via e-mail zodra het rapport is gearchiveerd. U kunt per
account maximaal tien verschillende geplande rapporten instellen voor opslag in het "Archief".
Let op: geplande rapporten die als bijlage worden verzonden naar een e-mailadres, worden niet
opgeslagen in het "Archief".
Geplande rapporten in het archief bewaren
U kunt de bewaarperiode instellen wanneer u een rapport maakt. De bewaarperiode kan maximaal drie
jaar zijn, afhankelijk van de leveringsperiode die u hebt geselecteerd toen u het rapport maakte. De
leveringsperioden waar u uit kunt kiezen zijn: elke dag, elke week, elke maand of elk kwartaal. De
rapporten worden automatisch verwijderd na de ingestelde bewaarperiode of ze kunnen handmatig door
een accountbeheerder worden verwijderd uit het "Archief".
Rapporten beheren - overzicht
Accountbeheerders en gebruikers met extra rapportagerechten kunnen rapporten maken, bewerken en
aan gebruikers toewijzen. Selecteer het tabblad "Manager" in de weergave "Rapporten". Alle eerder
gemaakte rapporten worden links weergegeven. U kunt de lijst filteren door tekst in te voeren in het
filtervak boven de lijst en u kunt de lijst sorteren op rapportnaam, bestandsindeling en type levering.
Wanneer u een rapport in de lijst selecteert, worden de beschrijving, de schemadetails en de toewijzingen
in het rechterdeelvenster weergegeven. U kunt het rapport kopiëren, bewerken en verwijderen, en u kunt
een voorbeeld weergeven van het rapport dat u hebt geselecteerd. U kunt tevens nieuwe rapporten
maken door op "Nieuw" te klikken. De "Rapportbeheerder" wordt geopend en helpt u bij het maken van
Rapportage | 44
uw nieuwe rapport. Op het tabblad "Manager" kunt u ook een afbeelding uploaden die dan wordt
weergegeven in al uw rapporten. Dit kan bijvoorbeeld uw bedrijfslogo zijn.
Op het tabblad "Manager" kunnen
accountbeheerders rapporten
maken, bewerken, kopiëren,
toewijzen en verwijderen en kan er
een voorbeeld van rapporten
worden weergegeven.
Uw rapporten aanpassen met een eigen logo
U kunt uw rapporten aanpassen door uw bedrijfslogo te uploaden. Klik op "Upload logo" om een
afbeelding in PNG- of SVG-indeling te uploaden. Deze wordt dan gebruikt voor al uw PDF-rapporten. Het
logo mag maximaal 150 kb zijn en de maximumafmetingen zijn 200 px x 75 px (breedte x hoogte).
Een voorbeeld weergeven van uw rapport
Wanneer u een rapport selecteert uit de lijst en op "Voorbeeld" klikt, wordt in WEBFLEET een voorbeeld
weergegeven van uw rapport met de actuele gegevens van uw wagenpark. Hiermee krijgt u een goede
indruk van hoe uw rapport eruit zal zien wanneer deze wordt geleverd of op aanvraag wordt gedownload.
Rapportage | 45
Rapporten maken en beheren
Rapporten maken en beheren
In dit hoofdstuk leert u hoe u in vijf eenvoudige stappen een nieuw rapport maakt met de
"Rapportbeheerder". U leert ook hoe u individuele gebruikers en gebruikersgroepen kunt toewijzen aan
een rapport en hoe u een afbeelding uploadt, zoals het logo van uw bedrijf. Dit wordt dan in alle
rapporten weergegeven.
De juiste sjabloon kiezen
Om een nieuw rapport te maken, klikt u op "Rapporten" in het hoofdmenu. Selecteer het tabblad
"Manager" en klik op "Nieuw" in het rechterdeelvenster. De "Rapportbeheerder" wordt geopend en laat
de stap "Kies sjabloon" zien. In de "Rapportbeheerder" ziet u rechts acht verschillende rapportcategorieën.
Klik op een categorie om de meer dan veertig verschillende rapportsjablonen weer te geven die in deze
categorieën zijn verdeeld. Wanneer u de muis boven een rapport in de lijst houdt, wordt er een korte
beschrijving weergegeven. Wanneer u een rapportsjabloon in de lijst selecteert, wordt er links een concept
van het rapport weergegeven. Klik op "Volgende" wanneer u de gewenste sjabloon hebt gevonden. In de
volgende stappen kunt u het geselecteerde rapport aan uw wensen aanpassen.
Kies uit meer dan veertig
verschillende rapportsjablonen die
zijn verdeeld in acht categorieën.
De bestandsindeling en de lay-out selecteren
In de stap "Kies bestandsindeling" bepaalt u of uw rapport staand of liggend moet worden weergegeven.
Bovendien kunt u de bestandsindeling selecteren. Dit kan een PDF-bestand zijn waarmee uw gegevens
grafisch perfect worden weergegeven, of een CSV-bestand wanneer u de ruwe gegevens verder wilt
verwerken of tekstueel wilt weergeven. Voordat u verdergaat, kunt u een voorbeeld van uw rapport
weergeven met de knop "Voorbeeld".
Kies uit de PDF- en CSVbestandsindeling en tussen de
staande en liggende weergave.
Wanneer u op "Voorbeeld" klikt, wordt er een voorbeeldrapport weergegeven met de daadwerkelijke
gegevens uit uw WEBFLEET-account.
De lay-out van rapporten wijzigen
In de stap "Wijzig" kunt u de inhoud en het visuele aspect van grafieken en tabellen bepalen. U kunt
eenvoudig de grootte van kolommen en grafieken aanpassen en de volgorde in de tabel wijzigen. Om de
Rapporten maken en beheren | 46
grootte van de grafieken te wijzigen, sleept u de rand tussen de grafieken naar links of naar rechts. Indien
een kolom niet de volledige inhoud laat zien, sleept u de rand in de kop van de tabel naar links of naar
rechts. Indien u een kolom naar een andere positie wilt verplaatsen, sleept u deze gewoon naar de
gewenste positie.
Versleep de randen om de grootte
van grafieken en kolommen te
wijzigen. Om de volgorde van de
kolommen in de tabel te wijzigen,
sleept u ze naar de gewenste
positie.
Grafieken wijzigen
Selecteer een grafiek in het gedeelte aan de linkerzijde. De overige elementen worden grijs weergegeven.
In het rechterdeelvenster ziet u een overzicht van de gegevens die voor de desbetreffende grafiek kunnen
worden aangepast. U kunt voor elke grafiek de algemene gegevens zoals de kop en beschrijving
bewerken. U kunt ook kiezen uit een verticale of horizontale weergave en een kleurenthema selecteren
voor de grafieken. De grafiek kan een trendlijn en diverse andere gemiddelden laten zien. Daarnaast kunt
u drempelwaarden en de daarbij behorende voorwaarden instellen om de belangrijkste prestatieindicatoren (KPI's) bij te houden.
U kunt de koppen, beschrijvingen,
grafiekinstellingen en
drempelwaarden wijzigen.
Tabellen met details wijzigen
Selecteer de tabel in het gedeelte aan de linkerzijde. In het rechterdeelvenster kunt u de kolomkoppen
bewerken en de inhoud selecteren. U kunt tevens bepalen welke rapporten u op voertuigen, bestuurders
Rapporten maken en beheren | 47
of een specifieke dag wilt toepassen. Daarnaast kunt u één of meer voorwaarden toevoegen aan uw
rapport om uitzonderingen in de tabel te markeren.
Wijzig labels en selecteer de inhoud
die in het rapport moet worden
weergegeven.
Kolommen
In "Kolommen" kunt u het type gegevens wijzigen dat moet worden weergegeven, evenals de naam van
de kolom voor elke kolom of gegevensset. U kunt een nieuwe kolom toevoegen door op "Toevoegen" te
klikken, of individuele kolommen of gegevenssets verwijderen door op de X te klikken.
Groeperen
In "Groeperen" kunt u instellen op welke entiteit de gegevens worden gegroepeerd: voertuigen,
bestuurders of dagen. De overzichten laten in het rapport verzamelgegevens zien voor deze entiteiten. U
kunt ook twee items combineren door op "Toevoegen" te klikken en een tweede item te selecteren.
Voorwaardelijke markeringen
In "Voorwaardelijke markeringen" kunt u voorwaarden instellen waardoor uitzonderingen in de tabel
worden uitgelicht. U kunt één of meer voorwaarden toevoegen door op "Toevoegen" te klikken of u kunt
ze verwijderen door op de X te klikken. U kunt ook instellen of de cel of de rij met de uitzondering moet
worden uitgelicht, of u kunt een kleur instellen voor de uitzondering. Selecteer de voorwaarde en de
drempelwaarden. Indien u niet wilt dat gebruikers de voorwaardelijke markeringen zelf kunnen wijzigen,
selecteert u gewoon "Vaste instelling".
De leveringsinstellingen definiëren
Nadat u de lay-out en de inhoud van uw rapport hebt gewijzigd, kunt u bepalen hoe het rapport
beschikbaar moet worden gesteld: het rapport op aanvraag downloaden of door gepland genereren. Voor
geplande rapporten kunt u instellen of u het rapport wordt geleverd via e-mail of wordt opgeslagen in het
"Archief". Gebruik de filters om rapporten te maken voor afzonderlijke voertuigen, bestuurders, groepen,
groepen bestuurders en nog veel meer.
Bepaal hoe en hoe vaak u uw
rapport wilt ontvangen. Gebruik de
filterinstellingen om zeer
gespecificeerde rapporten te
maken.
Leveringsinstellingen voor rapporten op aanvraag
Rapporten maken en beheren | 48
Rapporten op aanvraag zijn te vinden op het tabblad "Rapporten" en zijn direct beschikbaar voor de
toegewezen gebruikers. Het rapport wordt standaard met de ingestelde rapportfilters gegenereerd. Een
gebruiker kan de filterinstellingen wijzigen zolang deze niet zijn ingesteld op "Vaste instelling".
Let op: er wordt rekening gehouden met specifieke gebruikersrechten die betrekking hebben op
voertuiggroepen, voertuigen, bestuurders, adressen enz. bij het downloaden van het rapport.
Leveringsinstellingen voor geplande rapporten
Indien u "Gepland" hebt geselecteerd, kunt u ervoor kiezen om het rapport via e-mail te ontvangen of om
het op te slaan in het "Archief" zodat u het later kunt downloaden. De gebruikers aan wie dit rapport is
toegewezen, ontvangen een melding via e-mail zodra het rapport is opgeslagen in het "Archief". Er
kunnen per account maximaal tien verschillende geplande rapporten worden ingesteld om te archiveren.
Het maximumaantal geplande rapporten kan op verzoek worden uitgebreid door een extra rapportpakket
aan te schaffen. Neem hiervoor contact op met uw plaatselijke vertegenwoordiger.
Kies de periode (frequentie) waarin het rapport moet worden gemaakt door te kiezen tussen "Elke dag",
"Elke week", "Elke maand" of "Elk kwartaal".
Let op: geplande rapporten die als bijlage worden verzonden naar een e-mailadres, worden niet
opgeslagen in het "Archief".
Filterinstellingen
U kunt, afhankelijk van het type rapport, filteren op: afzonderlijke voertuigen of groepen voertuigen,
afzonderlijke bestuurders of groepen bestuurders, totaal aantal gereden kilometers, begin/eindlocatie,
kilometerteller en nog veel meer.
Een rapport voltooien
U kunt uw rapport opslaan met een naam naar keuze. Op die manier kunt u uw rapporten gemakkelijker
vinden of de naamgevingsregels gebruiken die u normaal gesproken hanteert. U vindt uw rapport onder
de naam die u hier in de tabbladen "Rapporten", "Archief" en "Manager" hebt ingesteld. Wanneer u een
gepland rapport hebt gemaakt dat is opgeslagen in het "Archief", kunt u opgeven hoe lang het rapport
hier bewaard blijft voordat het automatisch wordt verwijderd. Om uw rapport af te ronden, klikt u op
"Voltooi".
Geef uw rapport een naam en
selecteer hoe lang uw geplande
rapporten bewaard moeten blijven
in het "Archief".
De bewaarperiode die u hier kiest is maximaal drie jaar. Dit is afhankelijk van de leveringsperiode die u
hebt gekozen.
Rapporten aan gebruikers toewijzen
Als u uw nieuwe rapport hebt gemaakt, dient het beschikbaar te worden gesteld aan gebruikers of
gebruikersgroepen. Selecteer uw rapport in de lijst. Klik op "Wijs toe" in het rechterdeelvenster. Klik op de
grijze pijl om een groep gebruikers uit te vouwen zodat u de gebruikers kunt zien. Gebruik het vrije tekstfilter om de gebruiker te vinden waar u naar op zoek bent. Selecteer individuele gebruikers of
Rapporten maken en beheren | 49
gebruikersgroepen en klik op de pijlen in het midden om het rapport aan hen toe te wijzen of de
toewijzing te verwijderen. U kunt ze ook slepen. Klik op "Sla op" om de wijzigingen op te slaan.
Wijs uw rapport toe aan individuele
gebruikers of gebruikersgroepen.
Als u een gepland rapport toewijst aan een individuele gebruiker of een gebruikersgroep, moet het emailadres beschikbaar zijn in de gegevens van de gebruiker. Anders wordt de gebruiker gevraagd om de
ontbrekende gegevens in te vullen.
Rapporten maken en beheren | 50
Veiligheid en efficiëntie van uw bestuurder
Veiligheid en efficiëntie van uw bestuurder
Met WEBFLEET helpt u uw bestuurders om hun rijstijl te verbeteren. De WEBFLEET OptiDrive-indicator
geeft weer hoe veilig en efficiënt uw bestuurders op de weg zijn. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe
de OptiDrive-indicator functioneert, hoe u deze moet instellen, wat de variabelen zijn en hoe u de
bijbehorende rapporten kunt maken.
Rijstijl in de bestuurderslijst
Met WEBFLEET kunt u in één oogopslag zien hoe veilig en efficiënt de rijstijl van iedere bestuurder is en
hoe deze stijl in de loop van de tijd is ontwikkeld. De OptiDrive-indicator van iedere bestuurder wordt in de
bestuurderslijst weergegeven. Als u de bestuurderslijst wilt bekijken, klik dan op "Meer" in het hoofdmenu
en selecteer "Bestuurders" in de lijst. In de OptiDrive-indicatorkolom wordt een gekleurd pictogram en de
waarde voor iedere bestuurder weergegeven. De kleur van het pictogram geeft aan of de rijstijl van de
bestuurder uitstekend is (groen), goed is (geel) of beter kan (rood). De "Trend" kolom geeft een indicatie
van hoe de veiligheid en efficiëntie van iedere bestuurder in de afgelopen zeven dagen is veranderd.
Bekijk al uw bestuurders in één lijst.
Bekijk de OptiDrive-indicator van uw
bestuurders en zie hoe de veiligheid
en efficiëntie van hun rijstijl in de
afgelopen periode is veranderd.
De OptiDrive-indicator varieert van 0 (kan beter) tot 10 (uitstekend). Het pijltje in de "Trend" kolom geeft
de ontwikkeling van de rijstijl aan door omhoog (verbetering), naar rechts (stabiel) of omlaag
(vermindering) te wijzen.
De OptiDrive-grafiek
De waarde van de OptiDrive-indicator wordt weergegeven in een kolomgrafiek. Deze grafiek is
opgebouwd uit de categorieën die worden gebruikt om de veiligheid en efficiëntie van de rijstijl van de
bestuurder te meten. Een volle kolom betekent een veilige, efficiënte en milieuvriendelijke rijstijl. Als u een
bestuurder in de bestuurderslijst selecteert, worden de OptiDrive-gegevens van die bestuurder
weergegeven. Deze gegevens bestaan uit de waarde tussen 0 en 10, de vier variabelen die worden
gebruikt om de waarde te maken en de kolomgrafiek. De waarde van elke variabele wordt door twee
factoren bepaald. De variabele "te snel rijden" wordt bijvoorbeeld berekend door te kijken naar hoe lang
er te snel werd gereden en hoeveel kilometer er boven de maximumsnelheid werd gereden. De invloed die
aan een variabele wordt toegepast, heeft ook invloed op de waarde.
Bekijk de variabelen, hun factoren
en het toegewezen gewicht die de
OptiDrive-indicator beïnvloeden.
U bepaalt de variabelen van de OptiDrive-indicator. Als er bepaalde informatie niet beschikbaar is of niet
relevant voor u is, kunt u de accountinstellingen voor die variabele zo instellen dat deze niet in de
Veiligheid en efficiëntie van uw bestuurder | 51
OptiDrive-indicator wordt opgenomen. De desbetreffende variabele wordt dan niet meegenomen in de
OptiDrive-berekening en rapportage.
Meer informatie over de OptiDrive-variabelen
WEBFLEET geeft een overzicht van elke variabele die wordt gebruikt om de OptiDrive-indicator te
berekenen. Als u op een variabele klikt, wordt er een venster geopend met gedetailleerde informatie over
de desbetreffende bestuurder. De gegevens van de afgelopen zeven dagen worden weergegeven. Elk
tabblad geeft een OptiDrive-indicator, de twee bepalende factoren van de waarde en een tabel met de
verzamelde informatie weer. U kunt de gegevens op voertuig of reeks filteren.
Zoek gedetailleerde informatie over
te snel rijden, opvallend rijgedrag,
stationair draaien en
brandstofverbruik.
Het tabblad "Te snel rijden" geeft alle ritten waarbij te snel werd gereden weer, evenals de verwante
informatie voor elke gebeurtenis. Het tabblad "Opvallend rijgedrag" geeft alle gerapporteerde
gebeurtenissen weer, zoals de tijd van de gebeurtenis, het type, de ernst, enz. Het tabblad "Stationair"
geeft het gerapporteerde stationair draaien weer, zoals de tijdsduur, de hoeveelheid verspilde brandstof,
enz. Het tabblad "Brandstofverbruik" geeft de gegevens over het brandstofverbruik weer. Een
referentiewaarde voor brandstofverbruik wordt gebruikt om het verschil in brandstofverbruik voor elke rit
te bepalen.
Pas de OptiDrive-indicator aan
U kunt de berekening van de OptiDrive-indicator instellen voor uw WEBFLEET-account. U kunt dit op basis
van uw eigen vereisten instellen. Selecteer op de pagina "Instellingen" het tabblad "Rapportage". Bij
"OptiDrive-variabelen" vindt u een schuifregelaar voor elk van de vier variabelen. Verplaats elk van de vier
schuifregelaars van de OptiDrive-variabelen om de invloed van elke variabele in te stellen voor de
berekening van de OptiDrive-indicator. Als te snel rijden bijvoorbeeld een belangrijke overweging voor uw
bedrijf is, zet dan de schuifregelaar "Te snel rijden" op "Max". Als u een variabele volledig wilt verwijderen
van de OptiDrive-indicator, zet de schuifregelaar dan op "Min". Als de informatie over brandstofverbruik
bijvoorbeeld niet voor alle voertuigen in uw account beschikbaar is, kunt u de schuifregelaar
"Brandstofverbruik" op "Min" zetten. De OptiDrive-indicator wordt dan gebaseerd op de drie overige
variabelen. Klik op "Opslaan" om uw wijzigingen op te slaan.
Configureer de berekening van de
OptiDrive-indicator volgens uw
eigen vereisten in de
accountinstellingen.
Veiligheid en efficiëntie van uw bestuurder | 52
Op het tabblad "Instellingen" kunt u de maximumsnelheid instellen die wordt gebruikt om gebeurtenissen
met betrekking tot te snel rijden te rapporteren. Het gemiddelde brandstofverbruik en het brandstoftype
worden gebruikt als referentiewaarden om het brandstofverbruik te bepalen. Deze instelling is toepasbaar
op alle voertuigen in de account. Informatie over stationair lopen en brandstofverbruik is alleen
beschikbaar wanneer u TomTom ecoPLUS gebruikt.
Rapportage over veiligheid en efficiëntie
Met WEBFLEET kunt u de veiligheid en efficiëntie van iedere bestuurder analyseren dankzij duidelijk
gestructureerde PDF-rapporten. U kunt ook CSV-bestanden maken die u kunt gebruiken met
spreadsheetprogramma's voor geavanceerde verwerkingen. Als u een rapportage wilt downloaden met
de OptiDrive-indicatoren, de trends en variabelen per bestuurder, ga dan naar "Rapportage" en selecteer
"OptiDrive-rapport". Stel de filters in zodat u alleen de gewenste informatie krijgt. U kunt de resultaten
sorteren op bestuurder of indicator. Het PDF-rapport geeft alle bestuurders, de waarden van hun
variabelen en de resulterende OptiDrive-indicator weer. De resultaten worden ook als een
gesegmenteerde balk weergegeven en de trend wordt met een pijl aangegeven.
Gebruik rapporten om de veiligheid
en efficiëntie van de rijstijl van uw
bestuurders te analyseren.
De OptiDrive-indicator en de trendberekening hebben betrekking op de periode die u voor het rapport
hebt ingesteld. De variabelen worden altijd in de kolommen te snel rijden/stationair draaien en opvallend
rijgedrag/brandstofverbruik weergegeven, ook als een variabele in de OptiDrive-indicator is ingesteld op
"Min". De balk die de samenstelling van de OptiDrive-indicator weergeeft, geeft ook de invloed van elke
variabele aan.
Het Dashboard configureren
Met WEBFLEET Dashboard kunt u rangorde en trends van de veiligheid en efficiëntie van uw bestuurders
bewaken. Als u de OptiDrive-informatie in het Dashboard wilt weergeven, selecteer dan "Dashboard" in
het hoofdmenu en klik op het pictogram "Grafiekconfiguratie". Er wordt een nieuw venster geopend.
Selecteer de OptiDrive-indicator in de lijst en stel vervolgens het type in dat u wilt weergeven. Selecteer bij
"Tijd" de periode die u wilt weergeven. Kies of u informatie voor alle bestuurders, voor een groep
bestuurders of voor één bestuurder wilt weergeven. Als u groepen of één bestuurder wilt weergeven,
selecteer dan de groep of de bestuurder. Bepaal de bovenste en onderste drempel die ervoor zorgen dat
Veiligheid en efficiëntie van uw bestuurder | 53
de grafiekbalken in een andere kleur worden weergegeven wanneer deze buiten de grenzen van de
drempel komen.
Met WEBFLEET wordt de rijstijl van
uw wagenpark weergegeven in het
Dasboard met behulp van grafieken
voor trends en rankings.
Stel de onderste drempel in op uw minimale verwachtingen voor een veilige en efficiënte rijstijl zodat er
nog genoeg ruimte is voor verbetering.
Gedetailleerde informatie bekijken in het Dashboard
In het gedetailleerde scherm van het Dashboard worden alle details en onderliggende gegevens
weergegeven in een duidelijk overzicht. De kolomgrafiek geeft weer hoe de OptiDrive-indicator wordt
berekend. Ook worden de vier variabelen en hun factoren samen met de bijbehorende informatie
weergegeven. Klik op het pictogram "Toon details". Selecteer een item in het gedeelte met details of
selecteer een periode op de tijdsbalk in het bovenste gedeelte om de gedetailleerde informatie over de
OptiDrive-indicator te bekijken. Selecteer een van de vier variabelen aan de rechterkant van de kolom om
de bijbehorende informatie in de tabel te bekijken.
Bekijk de uitgebreide informatie in
het gedetailleerde scherm van het
Dashboard.
Veiligheid en efficiëntie van uw bestuurder | 54
Tachograafinformatie beheren
Tachograafinformatie beheren
De installatie van digitale tachografen is in de EU verplicht voor alle vrachtwagens die onlangs zijn
geregistreerd en zwaarder zijn dan 3,5t enz. Volgens EU-richtlijn 561/2006 dient u de
tachograafinformatie van de bestuurderskaart om de 28 dagen en vanaf de massaopslag van het voertuig
om de 90 dagen te downloaden. Daarnaast bent u verplicht de gegevens minimaal één jaar te bewaren. U
moet de gegevens analyseren om te controleren of bestuurders voldoen aan de toegestane werktijden en
om te kunnen bewijzen dat er passende actie wordt ondernomen op het moment dat bestuurders
regelmatig de wet overtreden. Bestuurders dienen tevens de perioden waarin ze niet rijden te
documenteren met een bewijs van activiteit. Met WEBFLEET kunt u eenvoudig op afstand gegevens
downloaden vanaf de massaopslag en de bestuurderskaart van de digitale tachografen die zijn
geïnstalleerd in uw voertuigen, zonder dit aan de vervoersplanner of bestuurder te hoeven vragen. Voor
voertuigen die geen ondersteuning bieden voor het op afstand downloaden van tachograafinformatie,
kunt u dit in enkele handmatige stappen doen. U kunt de tachograafinformatie ook betrouwbaar online
opslaan en analyseren vanaf een computer op elke willekeurige locatie. Zo kunt u eenvoudig voldoen aan
de EU-richtlijnen zonder uw dagelijkse werkzaamheden te hoeven verstoren. In dit hoofdstuk wordt
beschreven hoe u WEBFLEET Tachograph Manager kunt gebruiken.
Het gebruik van Tachograph Manager voorbereiden
Wanneer WEBFLEET Tachograph Manager is geactiveerd voor een voertuig in uw WEBFLEET-account,
dient uw WEBFLEET-accountbeheerder WEBFLEET-gebruikers toegang te geven tot de
tachograafinformatie. Klik op "Meer…" in het hoofdmenu en selecteer vervolgens "Gebruikers" in de lijst.
Selecteer de gebruiker die u toegang wilt geven tot WEBFLEET Tachograph Manager in de lijst met
gebruikers en klik op "Wijzig". Klik op "Geavanceerd". Ga naar het tabblad "Systeem". Selecteer "Toegang
tot tachograafinterface" in het gedeelte "Algemeen". Klik op "OK" om uw wijzigingen op te slaan.
WEBFLEET-beheerders stellen
gebruikers in voor Tachograph
Manager.
De aanvullende service aanschaffen
WEBFLEET Tachograph Manager is een aanvullende service die u afzonderlijk van uw WEBFLEETabonnement per voertuig dient aan te schaffen. Raadpleeg uw TomTom-reseller voor meer informatie.
Toegang tot alle voertuigen en bestuurders
In Tachograph Manager heeft een WEBFLEET-gebruiker toegang tot alle voertuigen en bestuurders die tot
het WEBFLEET-account behoren, zelfs als slechts een subset van de voertuigen en bestuurders zichtbaar
voor hen is in de standaardgebruikersinterface van WEBFLEET.
Overzicht van Tachograph Manager
Om Tachograph Manager te openen, klikt u op "Meer…" in het hoofdmenu en selecteert u "Tachografen"
in de lijst. Op het tabblad "Deadlines" ziet u de datums waarvoor de tachograafinformatie van uw
bestuurders en voertuigen moet worden gedownload, plus de vervaldatums van de bestuurderskaarten.
Op het tabblad "Analyse" kunt u rapporten opvragen, zoals rapporten over sociale overtredingen en
diepgaande analyses van de activiteiten van uw bestuurders en voertuigen. Op het tabblad "Archief" kunt
u bestanden uploaden die u handmatig hebt opgehaald van uw tachografen voor archivering en kunt u
gearchiveerde bestanden downloaden en verzenden naar een e-mailadres. Op het tabblad "Instellingen"
Tachograafinformatie beheren | 55
kunt u individuele bestuurders maken, master-gegevens bekijken voor bestuurders en voertuigen,
meldingen inplannen en nog veel meer.
Beheer bestuurders- en
voertuiggegevens in Tachograph
Manager.
Bestuurders met tachografen maken in de
standaardinterface van WEBFLEET
Als u wilt dat alle bestuurders die een tachograaf gebruiken, ook worden beheerd in de
standaardinterface van WEBFLEET, kunt u het volgende doen. Klik op "Meer…" in het hoofdmenu.
Selecteer "Bestuurders". Klik op "Nieuw". Wanneer u de details bewerkt, is het belangrijk om "Digitale
tachograaf" te selecteren en het individuele kaartnummer correct in te voeren of het desbetreffende
nummer te selecteren in de lijst "Niet-toegewezen kaarten". De nieuwe bestuurder wordt automatisch
gesynchroniseerd met Tachograph Manager. Daarnaast worden alle bestaande bestuurders met een
digitale-tachograafnummer in uw standaardinterface van WEBFLEET automatisch gesynchroniseerd met
Tachograph Manager.
Maak bestuurders met digitale
tachografen in de standaardinterface
van WEBFLEET, zodat deze
automatisch kunnen worden
gesynchroniseerd met Tachograph
Manager.
De rapportagefuncties benutten
TomTom Telematics raadt u aan om bestuurders te maken in de standaardgebruikersinterface van
WEBFLEET, zodat u de standaardrapportagefuncties van WEBFLEET kunt benutten, zoals
werktijdrapportage of OptiDrive. Bestuurders die slechts tijdelijk actief zijn in uw wagenpark, moeten
worden ingesteld in WEBFLEET Tachograph Manager.
Bestuurderskaartnummers importeren voor gebruik in WEBFLEET
U kunt alle bestuurderskaartnummers importeren in WEBFLEET, zodat ze beschikbaar zijn in de lijst "Niettoegewezen kaarten". Plaats de kaarten in een tachograaf die is aangesloten op een LINK-systeem. Alle
onbekende bestuurderskaarten worden vermeld in de vervolgkeuzelijst "Niet-toegewezen kaarten".
Bestuurders maken met behulp van tachograafbestanden
In Tachograph Manager kunt u handmatig bestuurders maken of kunt u de tachograafbestanden van hun
bestuurderskaart uploaden. U moet bestuurders in Tachograph Manager maken om hun
Tachograafinformatie beheren | 56
bestuurderskaartgegevens op afstand te kunnen downloaden. Als u bestuurders wilt maken door de
tachograafbestanden van hun bestuurderskaart te uploaden, gaat u naar Tachograph Manager en
selecteert u het tabblad "Archief". Selecteer rechts "Bestand uploaden" en klik op "Upload bestand". U
kunt individuele bestuurders maken door afzonderlijke tachograafbestanden te uploaden, en u kunt ook
meerdere bestuurders maken door meerdere bestanden tegelijk te uploaden. Dit laatste doet u door een
ZIP-bestand te uploaden met meerdere tachograafbestanden van de bestuurderskaart.
Maak individuele bestuurders met
afzonderlijke tachograafbestanden
of maak meerdere bestuurders
tegelijk met ZIP-bestanden met
meerdere tachograafbestanden.
Bestuurders die u alleen in Tachograph Manager maakt, worden niet gesynchroniseerd met de
standaardinterface van WEBFLEET. U kunt ze alleen zien en beheren in Tachograph Manager.
Handmatig bestuurders maken in Tachograph Manager
Als u niet beschikt over de tachograafbestanden van uw bestuurders, kunt u de bestuurders handmatig
maken door hun naam en bestuurderskaartnummer te gebruiken. Selecteer het tabblad "Instellingen" in
Tachograph Manager. Klik aan de rechterkant op "Master-gegevens - Bestuurders". Klik op "Registreer
bestuurder". Voer in het venster de naam en het bestuurderskaartnummer in en klik op "Opslaan" om uw
bewerkingen op te slaan.
Maak handmatig bestuurders in
Tachograph Manager door het
bestuurderskaartnummer en de
namen van bestuurders te
gebruiken.
Bestuurders die u in Tachograph Manager maakt, worden niet gesynchroniseerd met de
standaardinterface van WEBFLEET. U kunt ze alleen zien en beheren in Tachograph Manager.
Bestuurdersgegevens
Wanneer u op het tabblad "Instellingen" op "Master-gegevens – Bestuurders" klikt, kunt u de gegevens
van uw bestuurders bekijken, bewerken en exporteren in Excel- of PDF-indeling. Als u de details wilt
bewerken, klikt u op het potloodpictogram. Als u een bestuurder in de lijst wilt deactiveren, verwijdert u
het vinkje in de kolom "Status". Elke nieuwe bestuurder die u maakt, is standaard actief. Actief houdt in
dat de bestuurder in dienst is van een bedrijf. Actieve bestuurders worden groen en geselecteerd
weergegeven in de kolom "Status". Voor actieve bestuurders kan tachograafinformatie worden opgehaald
en opgeslagen in de applicatie. Bestuurders die niet zijn geselecteerd en rood worden weergegeven in de
kolom "Status", zijn inactief. Voor inactieve bestuurders kan geen tachograafinformatie worden opgehaald
Tachograafinformatie beheren | 57
en opgeslagen in de applicatie. Zowel voor actieve als inactieve bestuurders zijn er historische gegevens
beschikbaar.
Bekijk de details van uw bestuurders
online of sla ze op in Excel- of PDFindeling.
Als u de details wilt bewerken van bestuurders die in de standaardinterface WEBFLEET staan, moet u de
bijbehorende details ook in die interface bewerken. Wanneer u in Tachograph Manager
bestuurdersgegevens bewerkt voor bestuurders die in de standaardinterface van WEBFLEET staan, worden
uw wijzigingen niet gesynchroniseerd met de standaardinterface van WEBFLEET.
Voertuigen maken
Alle voertuigen in de standaardgebruikersinterface van WEBFLEET die het op afstand downloaden van
tachograafinformatie ondersteunen en waarvoor u de aanvullende Tachograph Manager-service hebt
aangeschaft, worden automatisch gesynchroniseerd met Tachograph Manager. Voertuigen die zijn
uitgerust met een digitale tachograaf en die geen ondersteuning bieden voor het op afstand downloaden
van tachograafinformatie, moeten handmatig worden gemaakt door de bijbehorende
voertuigtachograafbestanden te uploaden naar Tachograph Manager. Selecteer het tabblad "Archief".
Selecteer aan de rechterkant "Bestand uploaden". Klik op "Upload bestand". U kunt individuele voertuigen
maken door één tachograafbestand te uploaden of u kunt meerdere voertuigen tegelijk maken door een
ZIP-bestand te uploaden dat meerdere tachograafbestanden van meerdere voertuigen bevat.
Maak handmatig voertuigen door
tachograafbestanden te uploaden
als de voertuigen zijn uitgerust met
digitale tachografen die het op
afstand downloaden van
tachograafinformatie niet
ondersteunen.
Belangrijk: maandelijkse kosten per voertuig
Elk voertuig dat u maakt door tachograafbestanden te uploaden naar Tachograph Manager, wordt
automatisch geactiveerd. TomTom Telematics brengt vervolgens gedurende minstens één maand
automatisch kosten voor de aanvullende service WEBFLEET Tachograph Manager in rekening voor dit
voertuig. Het is daarom raadzaam om goed op te letten wanneer u tachograafbestanden van verschillende
voertuigen tegelijk uploadt.
Voertuiggegevens
Ga voor een lijst met voertuigen en de bijbehorende details naar het tabblad "Instellingen" en selecteer
"Master-gegevens - Voertuigen" aan de rechterkant. Hier kunt u de lijst met voertuigen bewerken en
exporteren naar Excel- of PDF-indeling. Als u de details wilt bewerken, klikt u op het potloodpictogram.
Tachograafinformatie beheren | 58
Als u een voertuig in de lijst wilt deactiveren, verwijdert u het vinkje in de kolom "Status". Elk nieuw
voertuig dat u maakt, is standaard actief. Actief betekent dat het voertuig bij uw wagenpark hoort en dat
de aanvullende service WEBFLEET Tachograph Manager ervoor is ingeschakeld. Actieve voertuigen worden
groen en geselecteerd weergegeven in de kolom "Status". Voor actieve voertuigen kan
tachograafinformatie worden opgehaald en opgeslagen in de applicatie. Voertuigen die niet zijn
geselecteerd en rood worden weergegeven in de kolom "Status", zijn inactief. Voor inactieve voertuigen
worden geen kosten in rekening gebracht voor de aanvullende Tachograph Manager-service. Hiervoor
kunnen ook geen gegevens worden opgehaald en opgeslagen in de applicatie. Zowel voor actieve als
inactieve voertuigen zijn er historische gegevens beschikbaar.
Bekijk de details van uw voertuigen
online of sla ze op in Excel- of PDFindeling.
Als u de details wilt bewerken van voertuigen die in de standaardinterface van WEBFLEET staan, moet u de
details ook bewerken in de standaardinterface van WEBFLEET. Wanneer u in Tachograph Manager
voertuiggegevens bewerkt voor voertuigen die in de standaardinterface van WEBFLEET staan, worden uw
wijzigingen niet gesynchroniseerd met de standaardinterface van WEBFLEET.
Belangrijk – deactivering van voertuigen
Voertuigen met ondersteuning voor downloaden op afstand en de aanvullende service WEBFLEET
Tachograph Manager, kunnen alleen worden gedeactiveerd door de aanvullende service schriftelijk te
annuleren. Om de aanvullende service te annuleren voor voertuigen waarvoor u handmatige downloads
uitvoert, is het afdoende om het voertuig in de lijst te deactiveren.
Voertuigen upgraden voor het op afstand downloaden van tachograafinformatie
WEBFLEET Tachograph Manager herkent automatisch tachografen waarvan WEBFLEET de
tachograafinformatie mogelijk op afstand kan downloaden. De compatibiliteit wordt aangegeven in de
tweede kolom van het overzicht.
Deadlines voor downloads
Met WEBFLEET Tachograph Manager kunt u snel zien welke tachograafinformatie van bestuurderskaarten
en de massaopslag van voertuigen al had moeten zijn gedownload en welke binnenkort moet worden
gedownload. U kunt tevens zien welke bestuurderskaarten binnenkort verlopen. Ga naar het tabblad
"Deadlines". Selecteer aan de rechterkant "Deadlines – Bestuurders" of "Deadlines – Voertuigen" voor een
lijst met deadlines voor downloads. U kunt de lijst filteren door de periode voor komende downloads aan
Tachograafinformatie beheren | 59
te geven. Rode stippen geven achterstallige downloads aan. Groene stippen geven downloads aan die
nog niet achterstallig zijn.
Bekijk voor welke
bestuurderskaarten en welke
voertuigen de tachograafinformatie
binnenkort moet worden
gedownload en welke achterstallig
is.
U kunt de downloadintervallen aanpassen en vooraf herinneringen per e-mail ontvangen. Hiervoor gaat u
naar het tabblad "Instellingen" en klikt u op "Meldingen – Bestuurders", "Meldingen – Voertuigen" en
"Specifieke wetgeving per land".
Landspecifieke deadlines voor downloads
U kunt de perioden voor het downloaden van tachograafinformatie centraal instellen volgens de
wetgeving voor uw land. Ga naar het tabblad "Instellingen". Selecteer aan de rechterkant "Specifieke
wetgeving per land". De standaardperioden zijn 28 dagen voor bestuurderskaarten en 90 dagen voor
voertuigen, overeenkomstig de EU-wetgeving. De daadwerkelijke deadlines en de geautomatiseerde
meldingen die u ontvangt voor het downloaden van tachograafinformatie, zijn gebaseerd op deze
perioden.
Stel de uitleesperioden voor de
tachograafinformatie van uw
bestuurders en voertuigen in
volgens de wetgeving van uw land.
Downloads op afstand van digitale-tachograafinformatie in WEBFLEET
WEBFLEET downloadt automatisch de tachograafinformatie van tachografen die downloads op afstand
ondersteunen en waarvoor de downloadfunctie op afstand wekelijks is ingesteld voor bestuurderskaarten
en maandelijks voor de massaopslag van voertuigen. Met deze WEBFLEET-functie beschikt u gegarandeerd
over de gedownloade informatie volgens de deadlines.
Meldingen voor het downloaden van informatie vanaf de
bestuurderskaart of de massaopslag
Selecteer rechts op het tabblad "Instellingen" "Meldingen - Bestuurder" of "Meldingen – Voertuig". Hier
kunt u downloaddeadlines aanpassen aan wettelijke bepalingen voor het downloaden van
bestuurderskaarten en massaopslag van het voertuig per bestuurder of per voertuig. U kunt een
herinnering instellen voor de downloaddeadlines. Voor het verzenden van e-mailmeldingen op de
herinneringstijd van downloaddeadlines, kunt u één standaard-e-mailadres opgeven. Op dit e-mailadres
Tachograafinformatie beheren | 60
komen meldingen voor alle bestuurders of voertuigen binnen. U kunt ook e-mailadressen instellen per
bestuurder en voertuig.
Stel downloaddeadlines,
herinneringstijden en emailadressen in voor
geautomatiseerde e-mailmeldingen
die worden verzonden op het
moment dat downloads moeten
worden uitgevoerd. Dit kunt u
centraal doen of per bestuurder en
voertuig.
De instellingen die u kiest zijn relevant voor het handmatig downloaden van tachograafinformatie, omdat
de externe download via WEBFLEET centraal wordt uitgevoerd en deadlines niet mogen worden gemist.
Als u het downloadinterval voor bestuurderskaarten en massaopslag van voertuigen centraal wilt instellen
overeenkomstig de specifieke wetgeving van een land, gaat u naar het tabblad "Instellingen" en selecteert
u "Specifieke wetgeving per land".
Tachograafinformatie handmatig uploaden
Wanneer u een melding voor een deadline ontvangt, moet u de desbetreffende gegevens downloaden
van de tachograaf of de bestuurderskaart en deze vervolgens uploaden naar WEBFLEET Tachograph
Manager om de gegevens te archiveren. Om de tachograafbestanden voor bestuurders of voertuigen te
uploaden, gaat u naar het tabblad "Archief". Klik aan de rechterkant op "Bestand uploaden". Klik op
"Upload bestand". Selecteer de bestanden die u wilt uploaden vanaf uw computer. U kunt
tachograafinformatie ook van meerdere voertuigen of bestuurders als batch uploaden door ZIP-bestanden
met meerdere tachograafbestanden te uploaden.
Tachograafinformatie van
bestuurderskaarten en de
massaopslag van het voertuig
handmatig uploaden.
Belangrijk: maandelijkse kosten per voertuig
Elk voertuig dat u maakt door tachograafbestanden te uploaden naar Tachograph Manager, wordt
automatisch geactiveerd. TomTom Telematics brengt vervolgens automatisch kosten voor de aanvullende
service Tachograph Manager in rekening voor dit voertuig, ongeacht hoe kort deze service actief was. Het
is daarom raadzaam om goed op te letten wanneer u tachograafbestanden als batch uploadt.
Tachograafbestanden handmatig uploaden of downloaden met TachoSync
Met de clientsoftware TomTom TachoSync kunt u tachograafbestanden handmatig als batch uploaden of
downloaden naar een specifieke map. U kunt TachoSync installeren op uw server of op een lokale
computer. Neem voor meer informatie contact op met uw reseller.
Tachograafinformatie beheren | 61
Afzonderlijke bestanden downloaden
U kunt heel eenvoudig afzonderlijke bestanden downloaden die zijn gearchiveerd in WEBFLEET
Tachograph Manager, bijvoorbeeld wanneer de autoriteiten bestanden opvragen voor een controle. Ga
naar het tabblad "Archief" en selecteer "Download bestand" aan de rechterkant. Selecteer op het tabblad
"Bestuurder" een bestuurder in de lijst. Selecteer het type bestand dat u wilt downloaden voor de
geselecteerde bestuurder. Kies de begin- en einddatum voor de periode en klik op Zoeken. Er wordt een
lijst met bestanden weergegeven. Om bestanden te downloaden, klikt u op het downloadpictogram voor
de respectievelijke regel in de kolom "ddd". Volg dezelfde instructies wanneer u bestanden voor
voertuigen wilt downloaden op het tabblad "Voertuigen".
Download handmatig
tachograafbestanden voor
bestuurders en voertuigen uit het
Tachograph Manager-archief.
Automatische verwijdering van bestanden die door TomTom zijn gearchiveerd
Tachograafbestanden worden twee jaar lang gearchiveerd in WEBFLEET Tachograph Manager.
Tachograafbestanden die ouder zijn dan twee jaar, worden automatisch verwijderd in het eerste kwartaal
van het daaropvolgende jaar. Hiervoor dient de volledige periode die door dit respectievelijke bestand
wordt gedekt, meer dan twee jaar geleden te zijn.
Archiefgeschiedenis
WEBFLEET Tachograph Manager biedt u een geschiedenis van uw archiveringsactiviteiten. Selecteer
"Archiefgeschiedenis" rechts op het tabblad "Archief". Hier kunt u een periode instellen waarvoor u de
archiefgeschiedenis wilt weergeven. In de tabel ziet u de bestandsnaam, de archiveringsdatum en de
status. U kunt de archiefgeschiedenis downloaden in PDF- of CSV-indeling.
Meerdere bestanden naar een e-mailadres verzenden
Met WEBFLEET Tachograph Manager kunt u heel eenvoudig gearchiveerde tachograafbestanden van
bestuurders en voertuigen naar een e-mailadres verzenden. Ga naar het tabblad "Archief". Selecteer
"Verzend bestanden" aan de rechterkant. Stel de begin- en einddatum in van de periode waarvoor u
tachograafbestanden naar een e-mailadres wilt verzenden. Selecteer de typen tachograafgegevens.
Selecteer de bestuurders en voertuigen in de lijsten. Typ een e-mailadres in het veld "E-mail" en klik op
"Verzend bestanden".
Verzend met slechts een paar
klikken gearchiveerde
tachograafbestanden van
bestuurders en voertuigen naar een
e-mailadres.
Tachograafinformatie beheren | 62
Rapporten over rijtijden en rustperiodes
Met WEBFLEET Tachograph Manager kunt u eenvoudig rapporten in PDF- of CSV-indeling opvragen over
de rijtijden en rustperiodes van uw bestuurders binnen gedefinieerde perioden op basis van dagen of
diensten. U kunt deze rapporten tevens naar een e-mailadres verzenden. Ga naar het tabblad "Analyse".
Selecteer "Rapporten – Bestuurders" aan de rechterkant. Stel de periode in. Selecteer één of meer
bestuurders die u wilt opnemen in het rapport. Voor "Dagelijks overzicht" en "Dienstoverzicht" kunt u een
subtotaal instellen op dag-, week-, maand- of kwartaalbasis. Klik op het PDF- of CSV-pictogram om het
rapport te downloaden. Klik op het e-mailpictogram om het rapport naar een e-mailadres te verzenden. U
wordt gevraagd uw e-mailadres in te voeren en te kiezen tussen een PDF- of CSV-indeling.
Ontvang rapporten over rijtijden en
rustperiodes van uw bestuurders op
dagbasis of dienstbasis in PDF- of
CSV-indeling, of via e-mail.
Rapporten over sociale overtredingen
U kunt de rijtijden en rustperiodes van uw bestuurders bekijken die verband houden met sociale
overtredingen. Ga naar het tabblad "Analyse". Selecteer "Rapporten – Bestuurders" aan de rechterkant.
Selecteer de toepasselijke wetgeving en stel de filters in. Met filters kunt u een tolerantie instellen, zodat
niet elke overtreding in de lijst wordt weergegeven. Als u op het potloodpictogram klikt, kunt u een nieuw
filter maken of een bestaand filter bewerken dat u in de lijst selecteert. U kunt tevens het geselecteerde
filter verwijderen door op het prullenbakpictogram te klikken. Voor bepaalde landen is een boeteschema
beschikbaar, waarmee u de financiële impact van overtredingen beter kunt bekijken. Om het boeteschema
weer te geven, selecteert u een land in de vervolgkeuzelijst. Om het rapport met sociale overtredingen
weer te geven, klikt u op "Toon".
Een overzicht van sociale
overtredingen weergeven.
Diepgaande analyse van activiteiten van bestuurders en
voertuigen
Naast de bestuurdersrapporten kunt u een uitgebreid inzicht in de activiteiten van uw bestuurders krijgen
vanuit het perspectief van een bestuurder of een voertuig. In het overzicht worden de activiteiten
weergegeven met beschrijvingen en hoogtepunten van sociale overtredingen van uw bestuurders voor
een specifieke periode of voor één dag. Ga naar het tabblad "Analyse". Selecteer "Activiteiten –
Bestuurders" of "Activiteiten – Voertuigen". Selecteer bovenaan een bestuurder of een voertuig. Om het
Tachograafinformatie beheren | 63
overzicht weer te geven, selecteert u één dag op de kalender. Plaats de muisaanwijzer op de tijdlijn boven
aan het overzicht om een beschrijving weer te geven van de kleuren en lijnen rechtsboven de tijdlijn.
Bekijk de activiteiten van uw
voertuigen en bestuurders in een
overzicht met de beschrijvingen en
hoogtepunten van sociale
overtredingen.
Activiteiten van bestuurders of voertuigen voor meerdere dagen weergeven
Om een overzicht voor meer dan één dag weer te geven, selecteert u de begin- en einddatum bij
"Tijdsperiode" onder de kalender. Klik op "Toon". Er wordt een lijst met tijdlijnen weergegeven. Elke tijdlijn
vertegenwoordigt een dag. Als u op één lijn klikt, krijgt u het volledige, gedetailleerde overzicht voor die
dag.
Verslag van bestuurdersactiviteiten
Bestuurders zijn verplicht om hun activiteiten bij te houden wanneer ze niet werken of wanneer ze ander
werk uitvoeren. Daarom biedt WEBFLEET Tachograph Manager u de mogelijkheid om een verslag van
activiteiten af te drukken. Ga naar het tabblad "Instellingen". Selecteer "Verslag van activiteiten" aan de
rechterkant. Vul alle relevante gegevens in en druk het blad af, zodat de bestuurder het kan ondertekenen.
De werk- of rusttijd die wordt gerapporteerd door het invullen van een verslag van activiteiten, wordt
meegnomen in het werktijdrapport dat u kunt downloaden met Tachograph Manager.
Laat bestuurders bevestigen dat ze
voldoen aan officiële regels
wanneer ze niet werken, een ander
soort voertuig besturen of ander
werk uitvoeren.
Tachograafinformatie beheren | 64
Restende rijtijd
Restende rijtijd
WEBFLEET helpt u te voldoen aan de Europese rijtijdwetgeving (EC 561/2006) door u een snel en
eenvoudig overzicht te geven van de resterende rijtijden en de rustperioden van de chauffeurs die
gebruikmaken van een digitale tachograaf. Met deze informatie kunt u uw dag- en weekplanning
optimaliseren. Het enige wat u nodig hebt is een LINK 3xx/5xx in het voertuig die is verbonden met een
digitale tachograaf via de D8-pin. Rijtijd op basis van tachograafgegevens is een extra functie en vereist
een aanvullend serviceabonnement. In dit hoofdstuk leert u hoe u eenvoudig kunt voldoen aan Europese
richtlijnen met betrekking tot rijtijd en hoe u gerelateerde boetes kunt verminderen door snel inzicht in de
resterende rijtijden, rusttijden en sociale overtredingen van uw chauffeurs voor de actuele dag, de huidige
en de aankomende week.
Dagelijks resterende rijtijden in de kaartweergave
In WEBFLEET-kaartweergave kunt u ter ondersteuning van uw dagplanning de resterende rijtijd per dag
voor uw chauffeurs bekijken. Selecteer hiervoor 'Kaart' in het hoofdmenu. Selecteer een voertuig op de
kaart zodat het objectvak en het voertuigvenster worden geopend. In de chauffeursdetails ziet u de
resterende rijtijd voor die dag, de tijd waarop de volgende pauze moet worden gestart en de tijd waarop
de dienst van de betreffende chauffeur eindigt.
De dagelijks resterende rijtijd voor
uw chauffeurs wordt weergegeven
in de kaartweergave en op het
voertuigvenster aan de zijkant.
Meldingen over sociale overtredingen
De lijst met meldingen omvat tevens drie typen meldingen voor sociale overtredingen. Hierdoor kunt u
snel reageren. Klik op het driehoekje rechtsboven in het objectvak om een pop-upvenster te openen met
de lijst met meldingen voor dit voertuig. U kunt dit ook doen door rechts op het detailvenster te klikken en
'Meldingen' te selecteren om de lijst met meldingen te tonen.
Sociale overtredingen van uw
chauffeurs kunnen als drie
verschillende waarschuwingen
worden weergegeven.
Drie typen sociale overtredingen
In WEBFLEET worden de volgende drie meldingen voor sociale overtredingen gedefinieerd als
waarschuwingen overeenkomstig de classificatie die wordt gehanteerd in Europese wetgeving. Deze
meldingen worden aangegeven door een gele driehoek: zeer ernstig, ernstig en minder ernstig.
Restende rijtijd | 65
Indien een chauffeur regelmatig wisselt van voertuig, kan het handig zijn om zijn overtredingen voor het
gehele wagenpark weer te geven. Om dit grotere overzicht te zien, klikt u op 'Meer', selecteert u
'Meldingen' in de lijst en gebruikt u het filtervak om op de naam van de chauffeur te zoeken.
Gedetailleerde informatie over sociale overtredingen
U vindt gedetailleerde informatie over sociale overtredingen in de Tachograph Manager.
Wekelijks resterende rijtijden in de chauffeursweergave
U kunt een gedetailleerd overzicht krijgen van de resterende rijtijden van uw chauffeurs voor de huidige en
de volgende week. Bij de berekening van de resterende rijtijd voor de week wordt rekening gehouden met
alle wettelijke vereisten van tweewekelijkse rijbeperkingen zoals voorgeschreven door Europese
wetgeving. Klik op 'Meer' in het hoofdmenu en selecteer vervolgens 'Bestuurders' in de lijst. Selecteer een
chauffeur uit de lijst. Open in het rechterdeelvenster het gedeelte 'Rijtijden/rustperioden (tachograaf)'. In
'Resterende rijtijd' ziet u de tijd die uw chauffeur mag rijden op de actuele dag en in de huidige en
volgende week.
Krijg een gedetailleerd overzicht van
de resterende rijtijd, aankomende
pauzes en rustperioden voor uw
chauffeurs.
Meer informatie over 'Vandaag'
Chauffeurs mogen hun dagelijks gereden uren uitbreiden tot 10 uur per dag. Dit mag twee keer per week.
Het groene pictogram '10u' geeft aan hoe vaak een chauffeur zijn/haar dagelijkse rijtijd mag uitbreiden tot
10 uur per dag. Indien het pictogram '10u' grijs is met een kruis erdoorheen, dan heeft de chauffeur die
uitzondering reeds gebruikt.
Meer informatie over 'Huidige week'
De eerste waarde in de regel voor 'Huidige week' geeft de resterende rijtijd aan voor de huidige week en
telt de resterende tijd af. De tweede waarde in de regel voor 'Huidige week' is een vaste waarde die de
totale rijtijd aangeeft die is toegestaan tijdens de huidige week.
Meer informatie over 'Volgende week'
De waarde in de regel voor 'Volgende week' geeft aan hoeveel uur een chauffeur de komende week mag
rijden. Deze dynamische waarde wordt bepaald op basis van het aantal gereden uren in de huidige week.
Let op: volgens de Europese wetgeving mag een chauffeur per twee weken slechts 90 uur rijden. Het
maximumaantal toegestane rijuren per week wordt daarom bepaald op basis van het aantal gereden uren
in de voorgaande week.
Verkorte rustperiode
Onder 'Verkorte rustperiode' ziet u hoe vaak er uitzonderingen zijn gemaakt op de dagelijkse en wekelijkse
rustperioden.
In de regel voor 'Dagelijks' staan drie groene '<11u'-pictogrammen. Deze geven aan hoeveel
uitzonderingen er voor dagelijkse verkorte rustperioden kunnen worden gemaakt. Als een van de '<11u'pictogrammen grijs is, dan heeft de chauffeur al één uitzondering gebruikt.
Er is ook een indicator voor de wekelijkse rustperioden voor het aantal uur dat moet worden
gecompenseerd tot de aangegeven datum.
Restende rijtijd | 66
Overtredingenindicator
In de lijst aan de linkerkant vindt u een kolom met een pictogram voor de overtredingenindicator. Dit
pictogram wordt weergegeven wanneer een chauffeur een overtreding heeft begaan ten aanzien van de
rijtijdwetgeving. U kunt in één oogopslag zien voor welke chauffeurs mogelijk maatregelen moeten
worden getroffen. Voor details over de overtredingen klikt u op 'Meer' in het hoofdmenu, selecteert u
'Meldingen' in de lijst en gebruikt u het filtervak om te zoeken op de naam van de chauffeur.
Disclaimer:
De resterende rijtijden die TomTom verstrekt, zijn een indicatie en afhankelijk van de tachograafgegevens
die naar WEBFLEET zijn verstuurd via het ingebouwde systeem van een voertuig. De algoritmen die zijn
gebruikt voor de berekening van de indicatieve rijtijden, zijn gebaseerd op Europese rijtijdwetgeving. U
bent zelf verantwoordelijk voor de controle van resterende rijtijden en de naleving van toepasselijke
nationale wetgeving.
Restende rijtijd | 67
Adressenbeheer
Adressenbeheer
Met WEBFLEET kunt u de adressen beheren waar u dagelijks mee moet werken. U kunt de adressen
gebruiken om uw opdrachten te verzenden. De adressen staan in de ritrapporten zoals het eigenlijke
ritrapport, wanneer een rit begint of eindigt op een adres dat in WEBFLEET is gemaakt. In dit hoofdstuk
krijgt u te zien hoe u adressen in WEBFLEET kunt maken, deze op kleur of groep kunt sorteren en ze
zichtbaar kunt maken op de kaart. U kunt aan een adres een naam geven zodat u het gemakkelijker kunt
terugvinden en u kunt een contactpersoon toevoegen die automatisch aan een opdracht wordt
gekoppeld die naar dat adres wordt gestuurd.
Adressen maken
Als u in WEBFLEET een adres wilt maken, moet u in het hoofdmenu op "Meer" klikken en "Adressen" in de
lijst selecteren. Klik in het detailvenster op "Nieuw". U kunt maximaal drie namen invoeren bij een adres.
Alle namen worden gebruikt wanneer u een opdracht naar een voertuig stuurt dat dat adres gebruikt.
Selecteer een straal om het adres heen. Als een voertuig zich binnen de straal van het adres bevindt, wordt
het adres automatisch aan de positiegegevens van het voertuig toegevoegd. U kunt het adres aan een
groep toewijzen en activeren om het op de kaart te laten zien. Selecteer een gekleurd adressenpictogram
om het adres op de kaart aan te geven. U kunt ook een contactpersoon aan het adres toevoegen. Er
wordt automatisch voorgesteld om deze contactpersoon aan het logboek toe te voegen. De
contactpersoon wordt ook automatisch toegevoegd aan opdrachten die u naar een voertuig stuurt.
Adressen maken en aan groepen
toewijzen. Contactgegevens
toevoegen en zichtbaar maken op
de kaart.
Als u een adres in WEBFLEET maakt en in de kaart wilt laten zien, zorg dan dat u "Toon op kaart" heeft
geselecteerd.
Met de gekleurde pictogrammen kunt u de adressen gemakkelijk sorteren, los van de groepen waaraan ze
zijn toegewezen.
Adresnamen in positiegegevens
De straal die aan een adres is toegewezen, wordt alleen gebruikt om de adresgegevens leesbaar te maken
als werkelijk adres in plaats van alleen straatnamen en nummers. Het werkelijke adres verschijnt dan in het
logboek met positiegegevens van het voertuig wanneer dit de straal betreedt. Dit maakt het gemakkelijker
om de positiegegevens van een voertuig te vinden en te sorteren in plaats van de adressen te moeten
aflezen in de rittenlijst.
Adressen in groepen beheren.
Als u een adres heeft gemaakt, kunt u dit aan een of meerdere groepen toewijzen. Selecteer het adres in
de lijst en klik op "Bewerken". Selecteer een of meer groepen op het tabblad "Groepen" waaraan u uw
adres kunt toewijzen. Klik op "Nieuwe groep" als u een nieuwe groep wilt maken. Klik op de
verwijderknop in de kolom "Handelingen" als u een groep wilt verwijderen. Klik op de knop "Bewerken"
Adressenbeheer | 68
als u de naam van een groep wilt wijzigen. Klik op "Toewijzing opslaan" als u de toewijzingen van uw
adres aan een of meerdere groepen wilt opslaan.
Adressen in groepen beheren.
Adresgroepen maken, verwijderen
en bewerken.
Adressen in de kaart tonen
U kunt een of alle adressen in de kaart laten zien of deze filteren op groep of kleur. Wanneer u een adres
bewerkt en het tabblad "Kaart" selecteert, wordt het adres op de kaart getoond. U kunt in het midden van
de cirkel op de kaart klikken en deze verplaatsen om de locatie te wijzigen. U kunt ook op iedere andere
plek in de cirkel klikken om de straal te vergroten of te verkleinen. Als u meerdere adressen op de kaart
wilt laten zien, selecteer dan "Kaart" in het hoofdmenu en klik op de knop "Kaartinstellingen" rechtsboven
op de kaart. Selecteer "Adressen" zodat de kaart adressen kan laten zien. U kunt filteren op speciale
adresgroepen of -kleuren.
Laat het adres zien dat u heeft
bewerkt of laat meerdere adressen
zien die zijn gefilterd op groep of
kleur in de kaart.
Adressen op de kaart laten zien
Als u de mogelijkheid om adressen op de kaart te laten weergeven niet heeft geactiveerd, gebeurt dit ook
niet als u de juiste groep of "Alle groepen" of "Alle kleuren" in de kaartweergave selecteert. Als u een
adres wilt laten verschijnen, dient u "Toon in kaart" te selecteren als u het adres bewerkt. De kaart kan
maximaal 2000 adressen weergeven.
Stilstand op een adres
Wanneer u wilt weten welke voertuigen stilstonden op een bepaald adres, selecteer dan het adres in de
lijst, klik op "Bewerken" en selecteer het tabblad "Stilstand". Hier worden alle stilstanden weergegeven
Adressenbeheer | 69
met het begin, het einde en de duur van iedere stilstand voor de verschillende voertuigen. U kunt de lijst
filteren op groepen, voertuigen en datum.
De stilstanden van uw voertuigen op
een adres bekijken.
Adressenbeheer | 70
Gebieden gebruiken
Gebieden gebruiken
WEBFLEET biedt een oplossing waarmee u uw voertuigen kunt volgen dankzij rapportage over hun
posities in relatie tot bepaalde gebieden. U kunt rapportages combineren met behulp van verschillende
soorten meldingen. Deze worden bijvoorbeeld gemaakt als uw voertuigen zich binnen of buiten bepaalde
gebieden bevinden, of als ze een gebied in- of uitrijden. In dit hoofdstuk ziet u hoe u een of meerdere
gebieden kunt maken, periodes kunt bepalen waarin de posities van uw voertuigen binnen of buiten die
gebieden aan WEBFLEET worden gerapporteerd en de gebiedsrapportage instellen voor individuele of
meerdere voertuigen en groepen voertuigen.
Overzicht van gebieden
Klik in het hoofdmenu op 'Meer' en selecteer 'Gebieden' om de lijst met gebieden weer te geven. De lijst
met gebieden geeft u een duidelijk overzicht van alle gebieden in uw WEBFLEET-account. Voor ieder
gebied worden de volgende gegevens weergegeven: naam, type (met naam en pictogram), de handeling
die wordt uitgevoerd als de positie van een voertuig wordt gemeld, het bericht en de activeringsstatus.
Selecteer een gebied in de lijst om de planning voor automatische meldingen weer te geven. In het
detailvenster rechts op het scherm is te zien op welke voertuigen en voertuiggroepen de
gebiedsrapportage van toepassing is.
Bekijk in een oogopslag alle
gebieden in een gesorteerd
overzicht met de bijbehorende
relevante informatie.
Status van gebieden
Actieve gebieden noemen we 'Geactiveerd'. Voor deze gebieden worden meldingen over voertuigposities
gemaakt. Gebieden die pas op een bepaalde datum actief worden, hebben de status 'In de wacht'.
Gebieden die op basis van datum niet meer geldig zijn, hebben de status 'Verlopen'. Gebieden die
handmatig zijn uitgeschakeld, hebben de status 'Gedeactiveerd'.
Vierkante en ronde gebieden maken
Als u gebieden wilt maken, moet u in het hoofdmenu op 'Meer' klikken en 'Gebieden' in de lijst
selecteren. Klik op 'Nieuw' in het detailvenster rechts. Selecteer het tabblad 'Gebiedsdefinitie'. Onder
'Gebiedskenmerken' kunt u een nummer en naam geven aan een nieuw gebied. Als u een rechthoekig of
cirkelvormig gebied wilt maken, selecteert u 'Rechthoek' of 'Cirkel' in de lijst 'Type'. U kunt het gebied op
de kaart bekijken. Klik op het midden van de cirkel en sleep deze naar de gewenste locatie om te
centreren. Als u de afmetingen wilt veranderen, moet u ergens in het gebied klikken en het gebied naar
Gebieden gebruiken | 71
buiten slepen om het gebied te vergroten of naar het midden om het gebied te verkleinen. U kunt ook een
radius of breedte en hoogte invoeren bij 'Gebiedskenmerken' aan de rechterkant.
U kunt gebieden maken waar u
maar wilt, als cirkel of als rechthoek,
en de straal of de grootte vergroten
of verkleinen.
Cirkelvormige gebieden hebben een minimale radius van 50 meter. Rechthoekige gebieden hebben
minimale afmetingen van 50 bij 50 meter.
Veelhoekige gebieden maken
U kunt ingewikkelde gebieden maken met meerdere hoeken. Selecteer het type gebied 'Veelhoek' in het
tabblad 'Gebiedsdefinitie' onder 'Gebiedskenmerken'. U kunt de vorm van een veelhoekig gebied
ontwerpen door op de kaart te klikken en ankerpunten toe te voegen. Als u klaar bent, klikt u op het
beginpunt om het gebied te voltooien. De vorm wordt nu gevuld. U kunt de vorm van uw gebied wijzigen
door de individuele rechthoekige ankerpunten aan iedere zijde of in het midden van iedere lijn te
verslepen.
Maak veelhoekige gebieden door
op de kaart te klikken en de
ankerpunten te verslepen tot u de
gewenste vorm hebt.
Veelhoekige gebieden kunnen tot wel 50 ankerpunten bevatten.
Een gebied in de vorm van een corridor
Als u een gebied wilt maken in de vorm van een corridor, gaat u naar het tabblad 'Gebiedsdefinitie'.
Onder 'Gebiedskenmerken' selecteert u in de lijst het type 'Corridor'. Klik op de kaart om uw gebied te
Gebieden gebruiken | 72
tekenen. Voeg punten toe om uw corridor te maken. Voer aan de rechterkant de breedte in om de
breedte van uw corridor te veranderen.
Maak een gebied in de vorm van
een corridor, bijvoorbeeld langs een
route.
Corridors kunnen uit wel 200 ankerpunten bestaan. Corridors hebben een minimumbreedte van 50 meter.
Extra functies van gebieden
Als u veel gebieden hebt, kunt u het overzicht op de kaart en de lijst met gebieden snel verliezen. U kunt
gebieden sorteren door aan elk gebied een kleur toe te wijzen. Sommige gebieden hebt u misschien alleen
in een bepaalde periode nodig. In dit geval kunt u de start- en einddatum van de periode opgeven waarin
het gebied actief is. Dit kunt u doen door een kleur te selecteren of een actieve periode op te geven op het
tabblad 'Gebiedsdefinitie' onder 'Gebiedskenmerken'.
Houd het overzicht over uw
gebieden door kleuren toe te wijzen
en een actieve periode op te geven.
Meldingen voor gebieden inplannen.
Als u een gebied maakt, moet u opgeven welke melding u wilt ontvangen als uw voertuigen een gebied
in- en/of uitrijden of wanneer er voertuigen binnen en/of buiten een bepaald gebied worden
gerapporteerd. Ga hiervoor naar het tabblad 'Gebiedsdefinitie' onder 'Bij positiebericht van een voertuig'.
Selecteer 'Binnen/buiten' of 'Inrijden/uitrijden' in de lijst 'Positiestatus' om de activiteit op te geven die
moet worden gerapporteerd. Selecteer het soort bericht dat wordt gemaakt. U kunt verschillende typen
meldingen selecteren, zoals Bericht, Waarschuwing of Alarm. Op het tabblad 'Planning' kunt u de
Gebieden gebruiken | 73
tijdsperiode en het aantal losse dagen opgeven waarin deze gebieden worden gecontroleerd zolang ze
actief zijn. Klik op 'Opslaan'.
Bepaal de dagen en perioden om
uw gebieden te controleren.
Voertuigen aan gebieden toewijzen
U kunt meerdere voertuigen en/of groepen voertuigen selecteren om hun posities aan WEBFLEET te
rapporteren als deze binnen en/of buiten een bepaald gebied zijn of een bepaald gebied in- en/of
uitrijden. Selecteer een gebied in de lijst en klik op 'Bewerken'. Op het tabblad 'Toewijzingen' kunt u
afzonderlijke voertuigen en groepen voertuigen toevoegen. Klik op 'Opslaan' als u uw toewijzingen wilt
bewaren.
Selecteer voertuigen en groepen
voertuigen om hun posities voor een
bepaald gebied te rapporteren.
Gebieden gebruiken | 74
Accountinstellingen
Accountinstellingen
In dit hoofdstuk leert u hoe de accountinstellingen kunt aanpassen voor de kaartweergave, het
dashboard, adressen, berichten, orders en rapporten.
Overzicht van instellingen
Met WEBFLEET kunt u instellingen aanpassen die van toepassing zijn op alle gebruikers met een
WEBFLEET-account. Daarnaast kunt u instellingen wijzigen die alleen van toepassing zijn op uw gebruiker.
Klik op "Instellingen" rechtsboven aan de WEBFLEET-interface om het venster "Instellingen bewerken" te
openen. Hier kunt u: instellen hoe voertuigen op de kaart worden weergegeven, eenheden, perioden,
indelingen, de workflow voor orders en rapportinstellingen definiëren, algemene berichten maken die
voor statusrapportage en voor orders worden gebruikt, en namen toewijzen aan de verschillende
adreskleuren.
Wijzig de instellingen voor het
gehele WEBFLEET-account voor alle
gebruikers en wijzig individuele
instellingen voor één gebruiker.
Gebruikers in staat stellen accountinstellingen te beheren
Gebruikers moeten de vereiste toegangsrechten hebben om alle tabbladen van het instellingenvenster te
kunnen openen. U kunt deze rechten toewijzen wanneer u een gebruiker bewerkt. Klik op "Meer" in het
hoofdmenu en selecteer vervolgens "Gebruikers" in de lijst. Selecteer een gebruiker en klik op "Bewerken"
in het detailvenster om het venster met gebruikersinstellingen te openen. Klik op het tabblad
"Gebruikersgegevens" onder "Profielinstellingen" op "Geavanceerd". In het gedeelte "Algemeen" kunt u
de gewenste wijzigingen aanbrengen.
Gebruikerspecifieke accountinstellingen
Op het tabblad "Gebruiker" van het WEBFLEET-instellingenvenster kunt u de instellingen wijzigen die
alleen van toepassing zijn op uw gebruiker. U kunt selecteren hoe uw voertuigen op de kaart worden
weergegeven, zodat u een beter overzicht hebt van uw wagenpark. U kunt bepalen of de afstand wordt
weergegeven in kilometer of mijl. Stel in of en hoe u op de hoogte wilt worden gesteld wanneer er
meldingen worden verzonden. Daarnaast kunt u de tijdsnotatie en de tijdzone voor uw WEBFLEETaccount instellen en kunt u het aantal werkdagen instellen dat moet worden gebruikt voor de Dashboardberekening. Klik op "Opslaan" om deze instellingen toe te passen voor uw gebruiker.
Bewerk de instellingen die specifiek
van toepassing zijn op uw gebruiker.
Accountinstellingen | 75
Instellingen voor voertuigen op de kaart
Op het tabblad "Gebruiker" kunt u instellen of u uw voertuigen met hun nummer, naam of beide wilt
weergeven. Als er veel voertuigen op de kaart staan, kan het lastig zijn om het overzicht te behouden. U
kunt selecteren dat voertuigen op de kaart worden weergegeven als een punt (afhankelijk van het
zoomniveau), dat het aantal voertuigen wordt weergegeven en dat u kunt zien hoe dicht de voertuigen bij
elkaar in de buurt zijn.
U kunt het zoomniveau instellen voor de kaart die wordt weergegeven wanneer u op de knop "Toon" klikt
om een voertuig op de kaart te zien. De kaart zoomt in op het niveau dat u hebt ingesteld. U kunt tevens
instellen hoeveel dagen een voertuig inactief moet zijn voordat het voertuig grijs wordt weergegeven op
de kaart en in het detailvenster.
Accountinstellingen
U kunt instellingen wijzigen die van toepassing zijn op alle gebruikers. Selecteer het tabblad "Account" in
het WEBFLEET-venster "Instellingen bewerken". Naast de opties die u hebt voor voertuigen op de kaart,
kunt u ook diverse instellingen met betrekking tot locatie-informatie wijzigen. Selecteer of u accounts wilt
vergrendelen als gebruikers vijf keer het onjuiste wachtwoord invoeren wanneer ze zich aanmelden bij
WEBFLEET. Stel meldingen in die worden verzonden een bepaalde tijd voordat een voertuig de locatie van
de order bereikt. Selecteer een standaardordertype om tijd te besparen bij het invoeren van orders. U kunt
ook in- en uitschakelen of uw bestuurders orders kunnen afwijzen op hun TomTom PRO. Nadat u de
accountinstellingen hebt bewerkt, klikt u op "Opslaan".
Maak algemene accountinstellingen
voor alle gebruikers.
Instellingen op het tabblad "Account" kunnen per gebruiker worden genegeerd via het tabblad
"Gebruiker," mits die gebruiker de bevoegdheid heeft om zijn/haar eigen instellingen te wijzigen.
Orderinstellingen
Als u bijvoorbeeld voornamelijk afleveringen doet, kunt u "Leveringsorder" selecteren als het
standaardordertype. Wanneer u een order maakt, wordt "Leveringsorder" automatisch geselecteerd.
Locatiegegevens
Locatiegegevens in de berichtenlijst en in de positiebeschrijving van het voertuig op de kaart of in het
detailvenster laten de positie van een voertuig zien in verhouding tot de volgende plaats. Het is afhankelijk
van de instelling bij "Detailniveau van locatiebeschrijving" of deze gegevens gebruikmaken van
internationale, nationale of regionale plaatsen als referentiepunt. De relevantie is afhankelijk van de vraag
of uw bedrijf actief is op regionaal, nationaal of internationaal niveau.
Adreskleuren labelen
WEBFLEET biedt u een aantal kleuren die u kunt gebruiken voor adressen die op de kaart worden
weergegeven. Deze kleuren kunnen adrescategorieën of adresgroepen vertegenwoordigen. Op het
tabblad "Adreskleuren" van de WEBFLEET-accountinstellingen kunt u namen toewijzen aan deze kleuren.
Accountinstellingen | 76
Selecteer een kleur en voer de naam in. Klik op "Opslaan" om uw wijzigingen op het tabblad
"Adreskleuren" op te slaan.
Wijs namen toe aan adreskleuren.
Status- en orderberichten definiëren
U kunt twee soorten berichten maken die worden gebruikt voor uw WEBFLEET-account. Op het tabblad
"Statusberichten" kunt u maximaal vijftien algemene berichtteksten invoeren die worden overgedragen
naar de PRO-systemen van uw bestuurders. Bestuurders kunnen ze gebruiken om te rapporteren aan
WEBFLEET. Op het tabblad "Orderberichten" kunt u maximaal vijftien statusberichten maken die uw
bestuurders uit de lijst kunnen selecteren om aan kantoor te rapporteren wanneer ze met een order bezig
zijn. Of deze berichten kunnen worden doorgestuurd naar uw e-mail, is afhankelijk van het type melding
dat u per bericht hebt geselecteerd en van de manier waarop u de meldingen hebt aangepast. Voordat u
naar een ander tabblad gaat of het venster sluit, klikt u op "Opslaan" om uw berichten op te slaan.
Maak algemene en
ordergerelateerde statusberichten.
De workflow voor orders aanpassen
Op het tabblad "Workflow voor orders" kunt u de workflow voor uw bestuurders aanpassen tijdens een
order. WEBFLEET kan een waarschuwing maken wanneer een bepaalde status in de workflow wordt
gerapporteerd. Als bepaalde orderstatussen niet nodig zijn, kunt u ze uit de workflow verwijderen op het
PRO-navigatiesysteem. U kunt dit voor elk van de ordertypen doen. Daarnaast kunt u onder
"Workflowbeheer" het aantal acties verminderen dat door uw bestuurders moet worden uitgevoerd op
Accountinstellingen | 77
het PRO-navigatiesysteem wanneer zij een order ontvangen en starten. Klik op "Opslaan" om uw
wijzigingen op te slaan.
Pas de workflow voor orders op de
PRO-systemen aan en definieer
meldingen voor specifieke
workflowstatussen.
Waarschuwingen voor enkelvoudige workflowstatussen
U kunt instellen dat WEBFLEET waarschuwingen maakt voor enkelvoudige statussen die worden vermeld
onder "Workflowstatus" zoals "Ontvangen", "Gelezen", "Gestart", enzovoort. Dit zijn algemene
orderstatussen. Ze refereren niet aan de werkvoortgang van de daadwerkelijke service-, afhaal- of
leveringsorders zoals "Werk gestart" of "Ophalen gestart".
Orderstatussen
Wanneer uw bestuurders aan een order werken, moeten ze de voortgang rapporteren aan WEBFLEET.
Hiervoor moeten ze op het scherm tikken voor elke orderstatus, zoals "Aangekomen op bestemming" of
"Werk gestart", enz. U kunt instellen welke van deze statussen moeten worden gerapporteerd. U kunt dit
voor elk van de drie ordertypen afzonderlijk instellen. Daarnaast kunt u instellen dat er een waarschuwing
naar WEBFLEET wordt verzonden wanneer een bepaalde orderstatus wordt gerapporteerd.
Instellingen voor rapportage
Op het tabblad "Rapportage" van de WEBFLEET-accountinstellingen kunt u de berekening van de
OptiDrive-indicator configureren volgens uw eigen vereisten. U kunt een maximumsnelheid aangeven die
moet worden gebruikt voor de rapportage van snel rijden. Indien de kaart geen maximumsnelheid voor
een bepaalde weg aangeeft, wordt deze waarde gebruikt als referentie. U kunt in procenten definiëren
hoeveel de bestuurder te hard mag rijden. U kunt ook instellen of u op de hoogte wilt worden gesteld
wanneer het brandstofniveau van een van uw voertuigen onder een bepaalde limiet komt, wanneer er
wordt getankt of wanneer er een onverwacht verlies van brandstof wordt gedetecteerd. Om uw
aanpassingen op het tabblad "Rapportage" op te slaan, klikt u op "Opslaan".
Definieer drempelwaarden voor de
OptiDrive-indicator en limieten voor
de rapportage van te snel rijden en
brandstofverbruik.
De OptiDrive-indicator aanpassen
Voor gedetailleerde informatie over de configuratie van de OptiDrive-indicator raadpleegt u het hoofdstuk
"De OptiDrive-indicator aanpassen".
Accountinstellingen | 78
Te snel rijden
De WEBFLEET-kaart wordt geleverd met informatie over de maximumsnelheid van de weg. De
maximumsnelheid die u onder "Snelheidsoverschrijdingen" instelt, is van toepassing op het account. Voor
het rapport wordt altijd de laagste maximumsnelheid gebruikt.
Voorbeeld 1: als het account of het voertuig een specifieke maximumsnelheid van 100 km/u heeft
gekregen en de werkelijke maximumsnelheid van de weg 70 km/u is, dan is de maximumsnelheid die voor
de rapportage wordt gebruikt 70 km/u.
Voorbeeld 2: als het account of het voertuig een specifieke maximumsnelheid heeft gekregen van 100 km/
u en de werkelijke maximumsnelheid van de weg 130 km/u is, dan is de maximumsnelheid die voor de
rapportage wordt gebruikt 100 km/u.
U kunt een snelheidstolerantie in procenten definiëren. Als de maximumsnelheid 80 km/u is en u de
tolerantie hebt ingesteld op 10%, mag uw bestuurder tot 88 km/u rijden zonder dat er rapporten worden
gegenereerd voor te snel rijden.
Brandstofmeldingen
In het gedeelte "Brandstofmeldingen" kunt u een minimumbrandstofniveau instellen, zodat WEBFLEET een
melding genereert wanneer het brandstofniveau in de tank onder die limiet komt. U kunt definiëren welk
type melding er moet worden gemaakt.
Als u op de hoogte wilt worden gesteld wanneer er wordt getankt, kunt u dit ook definiëren. Wanneer u
"Na bijtanken" activeert, kunt u het type melding selecteren dat moet worden gemaakt. Daarnaast wordt
u op de hoogte gesteld wanneer er een abnormaal verlies van brandstof in de tank wordt gedetecteerd.
Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer de tank lekt.
De functionaliteit van brandstofmeldingen en omwentelingen per minuut is alleen beschikbaar voor
voertuigen die zijn uitgerust met een TomTom LINK 510 die is verbonden met de FMS-interface van het
voertuig.
Accountinstellingen | 79