Transcript Huishoudelijk Reglement Stichting Clubraad NAC

Huishoudelijk Reglement Stichting Clubraad NAC
Artikel 1 Verantwoordelijkheden
1.1.Een bestuurslid van de Clubraad vertegenwoordigt alle supporters en supportersgeledingen
bij gesprekken met NAC en alle stakeholders. Een bestuurslid van de Clubraad vervult een
voorbeeldfunctie en gedraagt zich overeenkomstig bij iedere gelegenheid.
1.2 Een bestuurslid is verantwoordelijk om een constructieve bijdrage te leveren aan het
realiseren van de doelstellingen van de Clubraad. Enkel indien bijzondere omstandigheden daar
aanleiding toe geven, kan deze verantwoordelijkheid tijdelijk worden opgeschort door de
voorzitter.
1.3. Het bestuur wijst in onderling overleg voor elk dossier of onderwerp een bestuurslid aan die
primair eindverantwoordelijk is voor de voortgang van een dossier of onderwerp.
Artikel 2 Zittingstermijn en roulatie
2.1 Een zittingstermijn bestaat maximaal uit drie maal een benoemingstermijn van drie jaar.
2.2 Het bestuur stelt in onderling overleg een jaarlijks rooster van aftreden op binnen de
statutaire criteria.
2.3 Zodra een benoemingstermijn van 3 jaar van een bestuurslid verloopt of een bestuurslid
tussentijds of anderszins terugtreedt, vindt een selectieprocedure plaats conform het
selectieprocedurereglement dat onderdeel uitmaakt van dit huishoudelijk reglement.
Artikel 3 Vergadering
3.1. De vergaderingen van de Clubraad vinden maandelijks plaats op de 3e donderdag, tenzij
anders vermeld.
3.2 Extra vergaderingen of wijzigingen van vergaderdata worden zo snel mogelijk door de
voorzitter aan het bestuur en overige betrokkenen medegedeeld.
3.3. Vergaderingen van de Clubraad zijn openbaar, tenzij de voorzitter van mening is dat dit
vanwege de te bespreken onderwerpen ongewenst is.
Artikel 4 Notulen
4.1 Bij afwezigheid van de secretaris, wordt in onderling overleg genotuleerd door een ander
bestuurslid, met uitzondering van de voorzitter.
4.2 De notulen worden binnen 7 dagen na de vergadering in concept toegezonden aan de
bestuursleden en aan NAC. Aanvullingen en/of wijzigingen kunnen gedurende één week worden
aangeleverd.
4.3 Uiterlijk binnen 14 dagen na de vergadering worden de vastgestelde notulen gepubliceerd
via de website en sociale media.
4.4. Publicatie van de notulen vindt plaats nadat alle bestuursleden binnen de gestelde termijn
hun akkoord en eventuele opmerkingen hebben doorgegeven.
Artikel 5 Dagelijks bestuur
5.1 Conform de statuten kiest de Clubraad uit haar midden een dagelijks bestuur. Het dagelijks
bestuur bestaat uit een voorzitter, secretaris en penningmeester die allen (roulerend) worden
verkozen voor een termijn van drie jaar.
5.2 De verkiezingen van de leden van het dagelijks bestuur vinden bij voorkeur bij aanvang van
het seizoen plaats.
Artikel 6 (Project)commissies
6.1. De samenstelling, wijziging of aanvulling van elke (project)commissie wordt met
meerderheid van stemmen door het bestuur vastgesteld.
6.2. Elke (project)commissie rapporteert tijdig over de voortgang en het resultaat aan de
voorzitter.
6.3 De voorzitter van de Clubraad is naar eigen inzicht bij elke commissievergadering of enige
bespreking aanwezig.
Artikel 7 Communicatie
7.1 De voorzitter van de Clubraad is belast met en is verantwoordelijk voor externe
communicatie.
7.2 Indien een supportersgeleding als bedoeld in artikel 4 lid 1 van de statuten daarbij een
zwaarwegend en gerechtvaardigd belang heeft, zal in externe communicatie betreffende
besluiten en standpunten van de Clubraad op uitdrukkelijk verzoek van de betreffende geleding
melding worden gemaakt van het feit dat zij een standpunt heeft dat afwijkt van het besluit of
van het standpunt van de Clubraad.
Selectieprocedure reglement Stichting Clubraad NAC
Procedure
1 Het bestuur van de Clubraad delegeert de selectie van bestuursleden van van de personen die
de Clubraad overeenkomstig artikel 2 lid 2 en onder d en e van de statuten voor benoeming kan
voordragen, aan een daartoe ingestelde benoemingscommissie.
2 De benoemingscommissie is geheel onafhankelijk.
3 De benoemingscommissie kiest uit haar midden een voorzitter die als woordvoerder optreedt.
4 De benoemingscommissie stelt naar eigen inzicht een schriftelijk vastgelegde
selectieprocedure op.
5 Het vastgestelde functieprofiel maakt altijd deel uit van de selectieprocedure.
6 De benoemingscommissie is gerechtigd het vastgestelde functieprofiel, na overleg met het
bestuur van de Clubraad, te wijzigingen.
7 De benoemingscommissie bepaalt naar eigen inzicht een redelijke aanmeldingstermijn, zodat
kandidaten voor een vacante zetel voldoende tijd hebben hun kandidatuur kenbaar te maken.
8 De voorzitter van de Clubraad is verantwoordelijk voor de externe communicatie.
9 De benoemingscommissie doet een voordracht aan het bestuur van de Clubraad.
10 De voorzitter van de benoemingscommissie stelt de voorzitter van de Clubraad schriftelijk in
kennis van de motivatie waarom een kandidaat wordt voorgedragen als bestuurslid.
11 Het bestuur van de Clubraad is met 2/3 meerderheid van stemmen bevoegd om de opdracht
terug te geven aan de benoemingscommissie.
12 Alle leden van de benoemingscommissie hebben een absolute geheimhoudingsplicht. Indien
deze plicht wordt geschonden, kan dat er toe leiden dat het betreffende lid door het bestuur van
de Clubraad wordt geschorst en/of ontslagen als lid van de benoemingscommissie.
13 De benoemingscommissie evalueert met ieder herkiesbaar bestuurslid de voorafgaande
zittingstermijn van 3 jaar.
Samenstelling benoemingscommissie
14 De benoemingscommissie bestaat uit minimaal 3 en maximaal 5 personen.
15 De benoemingscommissie dient altijd te bestaan uit (een combinatie van) oud-bestuursleden
van de Clubraad, HR professionals en/of onafhankelijke personen die elk op enige manier
voldoende binding, betrokkenheid en draagvlak hebben met betrekking tot NAC.
16 Om de onafhankelijkheid van de benoemingscommissie te waarborgen worden alle vacante
posities in de benoemingscommissie ingevuld door middel van coöptatie.
17 De leden van de benoemingscommissie mogen geen zitting hebben in het bestuur van
Clubraad of in het bestuur van één van de supportersgeledingen die een aanbeveling doen voor
een bestuurszetel van de Clubraad.
18 De leden van de benoemingscommissie worden benoemd vor een periode van drie jaar. Zij
hebben een maximale zittingstermijn van negen jaar.
Evaluatie en onvoorziene omstandigheden
19 De benoemingscommissie evalueert intern iedere gevoerde selectieprocedure en voert,
indien van toepassing, verbeterpunten door in de schriftelijk vastgelegde selectieprocedure.
20 Het bestuur van de Clubraad is gerechtigd op verzoek de schriftelijk vastgelegde
selectieprocedure in te zien en verbeterpunten aan te dragen.
21 Bij onvoorziene omstandigheden waarin dit reglement niet voorziet, adviseert de voorzitter
van de Clubraad en beslist de benoemingscommissie.